マニュアルを読めば円滑に業務を進めたり、初歩的なミスを減らしたりできるにも関わらず、なかにはマニュアルを読まない人がいます。マニュアルを読まずに作業を進めればミスが起こるのは明らかなので、早急に対処しなければなりません。
しかし、「マニュアルを読まない人がいるが、その理由が分からず上手く対処できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを読まない人がいる3つの理由とその解決策を中心にご紹介します。
- 書いてあるのにマニュアルを読まない理由を知りたい
- 社員に読まれるマニュアルを作成するコツを押さえたい
- マニュアルを確認しやすい管理・共有方法があれば知りたい
という方は、この記事を参考にすると「読まれるマニュアル」にするためのポイントが分かるので、業務の質やスピードを改善できる可能性が高まります。
目次
マニュアルがないとどうなる？作成のメリット
まず前提として、マニュアルを作成するメリットを確認しましょう。以下の3つの理由から、企業では必ずマニュアル整備をすべきなのです。
- 業務品質の均一化
- 教育コストの削減
- 属人化の防止
マニュアルを参照すれば、誰もが同じ手順で業務を進められるため、個々人の経験やスキルによる業務品質の差が小さくなります。「同じ業務に取り組んでいるのに、社員によってやり方が違う」といった状況がなくなり、品質が均一になるのです。
マニュアルがあれば、新人社員は任意のタイミングで自由に業務内容について学習できます。業務の予習・復習ができるうえ、研修やOJT教育よる手間がかからないため、マニュアルは新人教育に役立ちます。
マニュアルの作成により「特定の社員しかできない業務」がなくなれば、当該社員の急な離職や休職で会社の業務全体が停滞するリスクがなくなります。また、情報の属人化を防止して業務の引き継ぎを円滑にするためにも、マニュアルは必要なのです。
このように、業務の品質を上げ、教育や引継ぎを効率化するためにマニュアル整備は必須です。マニュアルを作成できていない企業は早急に対応しましょう。
書いてあるのにマニュアルを読まない3つの理由とは
次に、「業務マニュアルが整備されているにも関わらず、読まない人がいる」3つの理由を解説します。マニュアルを読まない理由を把握して、それぞれに合わせた対処法をとりましょう。
（1）内容が分かりづらく頭に入らない
マニュアルを読まない1つ目の理由は、「マニュアルが分かりづらいため」です。
たとえば、業務で忙しくマニュアルを読む時間さえもないときに、「文章が冗長で分かりにくいマニュアル」では役に立ちません。また、「図や表がなく作業をイメージできないマニュアル」では、そもそも読みたいと思えないのです。
分かりづらいマニュアルは読むこと自体が負担となるため、結果として、読まない選択をする社員がでてきてしまいます。
（2）何でも人に聞いてしまう
マニュアルを読まない2つ目の原因として、何でも人に聞いてしまうケースがあります。
どこに保存されているのか分からない管理方法では、マニュアルを探すのに時間がかかってしまいます。その結果、「マニュアルを探すより人に聞いた方が早い」となり読まない人がでてくるのです。
そのため、まずはマニュアルを見やすく整備して、人に聞かなくても業務を進められるようにしましょう。どうしても聞く必要がある場合は、「ナレカン」のように質問に対する回答が蓄積されるツールの使用がおすすめです。
このようなツールを使えば、過去にした質問とその回答を見返すことができるため、同じ質問を繰り返す必要がなくなります。
（3）目的の情報が見つからない
3つ目のマニュアルを読まない理由は、目的の情報が見つからないことです。
たとえば、紙媒体のマニュアルではキーワード検索ができないため、目的の情報を見つけるには、1ページずつ目を通す必要があります。そのため、必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、探している間にマニュアルを読むのが面倒だと感じてしまうのです。
せっかく作成したマニュアルが見つからない可能性があるうえ、捜索のために多くの時間を無駄にしてしまうため、「すぐに情報を見つけ出せるマニュアルの管理方法」が求められます。
【これで解決】 読まれるマニュアルの管理・共有に最適なツール
ここでは、読まれるマニュアルの管理・共有に必須の情報共有ツールを紹介します。
社員がマニュアルを読まない理由は、「マニュアルを確認するのが面倒」だと感じているからだと言えます。とくに、WordやExcelで作成されたマニュアルは、どこに保管したのか忘れやすく、スマホやタブレットでは確認しづらいデメリットがあるのです。
したがって、「PC以外のデバイスでも使えて、情報を見やすく整理できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、マニュアルが放置されるので、「誰でも簡単に使えるほどシンプルか」も確認する必要があります。
結論、自社が導入すべきツールは、わずかな操作で目的のマニュアルにアクセスでき、誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンはスマホやタブレットからも操作できるので、場所を選ばずマニュアルを確認できます。また、「ISO27001」などの厳格なセキュリティや、フォルダごとの編集・アクセス権限設定によって、勝手にマニュアルが閲覧・編集される心配もありません。
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞
以下は、ナレカンで接客マニュアルを作成した例になります。
ナレカンでは、1記事1マニュアルで簡単に作成できます。さらに、マーカーや下線などを使えるほか、画像やファイル添付によって視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。
- フォルダでのマニュアル管理
- コメントと既読機能
「新店舗マニュアル」のなかに「接客マニュアル」という小分類のフォルダを作成することで、マニュアルを部署や内容ごとに整理して、目的のマニュアルにすぐにアクセスできます。
ナレカンの記事にはコメント機能があり、なにか疑問点などがあればマニュアルごとにやり取りしてすぐに解決することができます。また、既読機能もあるため誰がマニュアルを読んだのかすぐに把握できるのです。
読まれるマニュアルにするための3つの対策
ここでは、読まれるマニュアルにするための3つの対策をご紹介します。以下の対策をもとに、読まれない原因である「分かりづらさ」や「アクセス性の悪さ」といった課題を取り除きましょう。
（1）内容を分かりやすくする
まずは、内容を分かりやすくするための工夫が必要です。
たとえば、要点を箇条書きにしたり図や画像を使ったりすれば、何が重要なポイントなのかを一目で把握できるようになるので、マニュアル自体が見やすくなります。しかし、WordやExcelでは画像を貼り付けるのに手間がかかってしまいます。
そのため、ノートにドロップ＆ドラッグで画像を貼り付けられ、画像編集機能で重要な箇所にマーカーを引くことができる「ナレカン」のようなツールを導入する企業も増えているのです。
（2）簡単にマニュアルを確認できるようにする
次に、簡単にマニュアルを確認できるようにすることが大切です。
マニュアルを作成しても、保存場所が分からない状態では誰もマニュアルを確認しなくなります。ただし、社内サーバーで管理すると「ファイルの保管場所」が分からなくなり、チャットではほかのメッセージによって流れてしまうので、確認が面倒です。
そのため、情報を見やすく整理してストックできる「ノート型ツール」を使ってマニュアルを管理しましょう。
（3）すぐに欲しい情報を見つけられるツールを使う
最後に、すぐに欲しい情報を見つけられるツールを使いましょう。
欲しい情報をすぐに得られないマニュアルでは、スムーズに業務を進めることができません。例えば、WordやExcelでは一つひとつファイルを開いてマニュアルを探す必要があるうえ、スマホからだと操作しにくいというデメリットがあります。
そのため、「ナレカン」のように「ノートにテキストや画像を残せるツール」でマニュアルを運用すべきです。ノート型ツールはWordやExcelとは異なり、わざわざファイルを開く手間がないうえに、スマホやタブレットでも簡単に閲覧・編集できるので重宝します。
マニュアルを読まない人がいる理由と対策まとめ
ここまで、マニュアルを読まない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
マニュアルを読まない主な要因には、「目的の情報がすぐに見つからず、マニュアルを確認するのが面倒だ」という意見があります。したがって、「欲しい情報にすぐにアクセスできる」仕組みをつくる必要があります。
そのため、「マニュアルをテーマごとに管理できて、検索性に優れたツール」が必須です。ただし、多機能なツールでは現場に馴染まないので、誰でも簡単に使えるツールでなければなりません。
したがって、マニュアルの管理・共有に必要なのは、スマホやタブレットからも簡単に操作でき、”多階層のフォルダ”と”高い検索性”ですぐに目的のマニュアルにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」でマニュアルを管理・共有して、マニュアルが読まれる環境をつくりましょう。