マニュアルを定期的に改訂しなければ、情報が古くなって形骸化したり、現在の業務に対応できずミスを引き起こしたりして、さまざまなトラブルにつながります。そのため、マニュアル改訂は、企業にとって欠かせない業務のひとつです。
 
しかし、「マニュアル改訂の方法が分からない」「改訂に手間がかかり面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、マニュアル改訂の手順やタイミング、改訂履歴の書き方を中心にご紹介します。
 
  • 業務マニュアル改訂の手順を確認したい
  • マニュアル改訂の目的やルールを確認しておきたい
  • マニュアルの改訂履歴が残らないと、改訂が適切だったのか判断できない
という方はこの記事を参考にすると、マニュアル改訂の手順を理解できるだけでなく、簡単にマニュアルを管理できる方法も見つかります。


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マニュアル改訂とは

ここでは、マニュアル改訂の概要を解説します。意義のあるマニュアル改訂を実施するには、以下を参考にして改訂の目的や意味を把握しなければなりません。

マニュアル改訂の目的

マニュアル改訂の目的とは、業務の変更点を反映させることです。
 
変更のタイミングとしては、「作業ルールの変更や更新」「新しい機器の導入」などがあります。変更があったときにマニュアルが改訂されなければ、以前の手順で作業を進める従業員が出てしまい、トラブルや作業ミスのもとになります。
 
また、マニュアルが最新の状態でなければ、新入社員の教育や業務の引き継ぎの際にも手間がかかります。したがって、現場における問題の発生を未然に防ぎ、誰もがスムーズに業務を進めるためにマニュアル改訂が必須なのです。

改訂と改定の違い

以下では、改訂と改定の違いを説明します。両者の違いが曖昧になっている場合は、把握しておきましょう。
 
  • 改訂
  • 書籍・資料の表記を変更して分かりやすくすることを指します。たとえば、最新機器の仕様に合わせてマニュアルの内容を変更したり、説明の言い回しを変えたりするときに「改訂」を使います。
     
  • 改定
  • 既存ルールを定め直すことを指します。具体的には、製品・サービスの既存価格を見直して新たな価格を定めるときに「改定」を使います。
すなわち、既存マニュアルの内容を改善する場合は「改訂」が正しいのです。ただし、法改正や作業ルールの変更に合わせて新たに項目を定める場合は、「改定」が使われるケースもあります。


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画像あり|改訂履歴の書き方

改訂履歴は、下図(3)のように「版数」「発行日」「改訂内容」を表形式で記載するのが一般的です。また、改訂箇所が多い場合は以下の順番で作成します。例文も記載されているので参考にしましょう。
 
マニュアル改訂手順1,2
マニュアル改訂手順3,4,5
 
  1. 表紙に版数を記入する
  2. 表紙の次に、改訂の背景や経緯である「改訂序文」を挿入する
  3. 改訂序文の次に、版数・発行日・改訂内容を記載した表を挿入する
  4. 本文中の改訂箇所には、改訂の理由を「改訂注」として挿入する
  5. 巻末には、改訂注をまとめたものとして「改訂索引」を挿入する
以上のように、改訂内容の粒度に応じて改訂履歴の書き方を変えると、読み手に伝わりやすくなります。


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マニュアル改訂のタイミング

以下では、マニュアル改訂をするべき2つのタイミングを解説します。「いつマニュアル改訂をやるべきか」と悩む担当者の方は必見です。

定期的に見直す

現場の業務では、業務改善による小さな手順の変更や削除がつきものであるため、定期的に全てのマニュアルを見直しましょう。
 
小さな修正のための定期的な見直しは、四半期や半年ごと、最低でも一年に一回が理想です。とはいえ、重要な改善点があるにもかかわらず「まだ更新の時期ではないから」といって、改訂を先延ばしにするのは避けましょう。
 
そこで、定期的にマニュアルを見直すには、ITツールの活用がおすすめです。たとえば、マニュアルの書かれた「記事」と「コメント」を紐づけられる「ナレカン」ならば、現場からの改善点や質問を適宜受けられるので、定期的なマニュアルの更新に役立ちます。

ルールや業務内容の変更に伴う

次に、ルールや業務内容の変更に対応して、マニュアル改訂を即座に行いましょう。
 
なぜなら、変更があったときにマニュアル改訂がされないと、古い手順で作業を進める人が出てきてしまうからです。また、「法改正やルール変更があった時にしっかり対応している会社である」ということを示すために、改訂履歴を残しておくことも重要です。
 
したがって、マニュアル改訂と履歴の管理・周知を徹底し、従業員が常に最新の情報を確認できる状態を整えましょう。


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マニュアル改訂の重要性とは

以下では、マニュアル改訂の重要性を解説します。以下のポイントは、担当者だけでなく現場の従業員にも共有しましょう。

業務ミスやトラブルを防ぐ

まずは、業務ミスやトラブルを防ぐために重要です。
 
マニュアルの改訂をしなければ、業務の変更点や追加点に対応できなくなり、正しい手順や方法が示せなくなります。たとえば、新しい機器が導入されたにもかかわらず古いマニュアルで作業していては、新しい機器を破損させることなどが懸念されるのです。
 
したがって、古いマニュアルで業務を進める社員がミスやトラブルを起こすのを防ぐために、マニュアルは改訂し、周知する必要があります。

業務の属人化を防ぐ

2つ目に、業務の属人化を防ぐためです。
 
業務内容やルールの変更に伴うマニュアル改訂を行わないと、「役に立たないマニュアル」になり、形骸化するリスクがあります。その結果、従業員は各々のやり方で業務を進めるようになってしまうのです。
 
したがって、業務ノウハウの属人化を防ぐためにも、マニュアルは「ナレッジ」として一元管理し、必要に応じて改訂を実施しましょう。
 
ただし、マニュアル改訂に伴い、同じ内容の質問が何度も繰り返される事態は、非効率なので避けるべきです。そこで、知恵袋のような感覚で「質問」を投稿できるナレッジ管理ツール「ナレカン」を使えば、質疑応答のやりとりもスムーズになります。


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3ステップ|マニュアル改訂の手順

ここでは、マニュアル改訂の手順を3ステップで解説します。活用されるマニュアルにするために、以下の手順で改訂しましょう。

(1)改訂箇所を洗い出す

まずは、マニュアルのなかで改訂すべき箇所を洗い出しましょう。
 
マニュアル管理担当者が書き出すほか、現場の担当者の声も重視しましょう。具体的には、マニュアルの改善したい箇所についてアンケートをとったり、業務の変更点がないかを調査したりすることが挙げられます。
 
現場の声を重視して改訂箇所を特定することで、実務に沿ったマニュアルを作れます。

(2)改訂履歴を作成する

調査によって洗い出された箇所を改訂したら、改訂履歴を作成しましょう。
 
「改訂履歴の作成」とは、改訂の内容や背景、経緯などの改訂に関わる情報を記録することです。改訂履歴を残すと、従業員が改訂された箇所を見つけやすくなるほか、誤って古いマニュアルを読んでしまう事態を防げます。
 
ただし、冗長な文章は読みづらいため、表形式で示すのが一般的です。

(3)改訂を社内へ周知する

改訂したマニュアルを運用する時には、社内へ周知しましょう。
 
マニュアルが改訂されたことが周知されないと、現場での認識齟齬が生じ「古い手順で業務を進める人」と「新しい手順で進める人」が出るなど、作業のクオリティに差が出てしまうリスクがあります。
 
そこで、マニュアルの改訂が、社内に周知できているかを確かめられる機能があれば便利です。たとえば、更新したマニュアルを、誰が既読したのかを把握できる「ナレカン」のようなツールであれば「改訂しても読まれない」という悩みにも対処できます。


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【担当者必見】マニュアル改訂が最も簡単にできるツール

以下では、マニュアル改訂が最も簡単にできるツールをご紹介します。
 
マニュアル改訂においては、作業の属人化やトラブルを防ぐためにも、「改訂を周知する」「改訂履歴を残す」ことが重要です。しかし、Wordに改訂履歴を残しても、共有に手間がかかり、周知が難しいリスクがあります。
 
そこで、「マニュアルの改訂・編集履歴が残るナレッジ管理ツール」に全てのマニュアルを格納すれば、共通のマニュアルで作業を進められます。その結果、社員によって作業の質に差が出る状態を防げるのです。
 
ただし、多機能なツールでは社員が使いこなせないのでシンプルなツールを選びましょう。結論、導入すべきなのは、マニュアルの改訂履歴が自動で残り、誰がどのマニュアルを見たかまで分かるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に作成したマニュアルは、すぐに社内に共有できるほか、更新履歴が残るので改訂履歴を作成するストレスがありません。また、既読機能によって、マニュアルの確認の有無を把握できるので、マニュアルの周知を最適化できます。

マニュアルの改訂・管理に最適なツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
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  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ

ここまで、マニュアル改訂の目的や手順、書き方を中心にご紹介しました。
 
マニュアル改訂は、古い情報による業務トラブルや、業務の属人化を防ぐうえで必須です。また、改訂履歴を作成したり、現場からのフィードバックを受けてマニュアルを定期的に改善したりすれば、現場で活用されるマニュアルを作れます。
 
しかし、Wordや紙のマニュアルの場合、更新と共有に手間がかかるので、せっかく改訂を行っても従業員に最新の情報が共有されない可能性があります。そのため、マニュアルには、改訂内容がすぐに共有される「ITツール」が欠かせません。
 
結論、マニュアルの改訂がすぐに共有できて既読機能もついた「ナレカン」を導入すれば、大企業でも、最新で正確な情報を確認できる環境が整います。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアル改訂の負担を軽減しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。