IT化が進む昨今では、従来のインストール型のサービスから、SaaSと呼ばれるサービスに切り替える企業が増えてきています。SaaSを利用すると、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのオフィス外の勤務でも通常通りに業務が進められるのが特徴です。
 
しかし、ITリテラシーの低い非IT企業の場合、そもそもSaaSとは何なのか、何故導入すべきなのかが分からないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、SaaSとはそもそも何かという点から、類似サービスとの違い、メリット・デメリットについて解説します。
 
  • そもそもSaaSが何なのかわからない
  • SaaSと類似サービスとの違いが知りたい
  • SaaSを導入するメリット・デメリットから、導入するかどうかを決めたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、SaaSについて正しく理解したうえで、導入が進められるようになります。


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SaaSとは?

SaaSとは「Software as a Service」の略であり、今までパッケージソフトとして販売されていたソフトウェアのサービスが、クラウドサービスとして提供されるようになったものです。
 
従来のソフトウェアでは、利用者は自分のコンピューターにインストールしてシステムを作動させる必要がありました。しかし、SaaSではインストールの必要なく、利用者は提供事業者のサーバーにアクセスするだけで使用できます。そのため、初期コストを軽減した利用が可能です。
 
昨今のテレワークへの需要の高まりや、働き方改革推進などの社会的背景も伴い、SaaS市場は急速な成長を続けています。インターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できるというサービスの性質が、オフィス以外での業務時に役立つからです。


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類似サービスとの違いとは

以下では、SaaSと類似サービスとの違いについて解説します。
それぞれの違いを確認し、自社に導入すべきなのが本当にSaaSなのか確認しましょう。

クラウドサービス

クラウドサービスとは、離れた場所で動いているコンピューターをインターネットを介して利用するサービスの総称です。
 
パソコンやサーバーにインストールして利用するいわゆるオンプレミスサービスとは異なり、ネットワークにつながっていれば、どこからでも利用できるのが特徴です。
 
SaaSはこうしたクラウドサービスの利用形態のひとつであり、大まかにいえばクラウドサービスとSaaSは同じものを指します。

PaaS

PaaSとは「Platform as a Service」の略で、クラウド上にあるOSやサーバーなどのプラットフォームが利用できるサービスです。
 
データセンター上にネットワークやサーバーシステムなどが用意されており、ユーザーはそれらのサービスを利用してソフトウェアやアプリの開発が行えます。
 
代表的なサービスとしてAmazonが提供するAWSや、Microsoftが提供するMicrosoft Azureがあります。

IaaS

IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、情報システムの稼動に必要な仮想サーバをはじめとしたデバイスやネットワークなどのインフラが利用できるサービスです。
 
IaaSを利用すると、従来であれば自社で用意する必要があったITシステムを、クラウドサービスとして必要なときに利用できます。ベンダーがハードウェア自体の管理を行うので、経年劣化などによる整備が不要なのが特徴です。
 
ソフトウェアの代わりとなるサービスを提供するSaaSと、ITインフラの提供を行うIaaSと区別して理解するといいでしょう。


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SaaSの特徴とは?

以下では、SaaSの特徴について解説します。SaaSの導入でどのようなことができるのか見ていきましょう。

場所や時間を問わずアクセスできる

インストール型(オンプレミス型)のサービスの場合、ソフトをパソコンにインストールして利用する必要があり、インストールされていないパソコンや、そもそも利用対象ではないスマホ・タブレットからは利用ができません。
 
一方、SaaSはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば場所や時間を問わずにアクセスできます。
 
その結果、「オフィスでパソコンの前にいないとき」でも業務が行えるので、隙間時間を利用した業務効率化や、テレワークなどの多様な働き方が実現可能です。

データをオンライン上に保存できる

SaaSを利用すると、大容量のファイルや、業務で利用する多くのファイルデータをすべてオンライン上に保存できます。
 
そのため、社内で管理するよりも安全に管理できるだけでなく、場所を問わずデータにアクセス可能です。
 
とくに、情報共有の重要性が注目されている昨今では、すべての社員が必要なときにデータにアクセスできる環境の構築は必要不可欠です。こうした環境を実現するにはまさにSaaSの導入が最適だと言えます。


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SaaSを導入するメリット

以下では、SaaSを導入するメリットについて解説します。従来一般的だったインストール型(オンプレミス型)のサービからSaaSに切り替えることで、どのようなメリットがあるのかひとつずつ見ていきましょう。

管理者の負担軽減

SaaSを利用すると、管理者の負担が軽減できます。
 
従来のオンプレミス型のサービスを利用するには、サーバーの設置やソフトウェアの更新などを管理者が適切に行う必要がありました。
 
一方SaaSの場合、クラウド上で提供されているソフトウェアを使用するので、ユーザーはサービス利用のために専用のサーバーを準備する必要はありません。また、ソフトウェアの管理や維持はすべてベンダーが行うので「ソフトウェアが古くなっていたせいで利用できなくなった」という事態も防げます。
 
その結果、システム管理者の負担を最大限に削減した運用が可能になります。

コスト削減

SaaSの利用は、コスト削減にも繋がります。
 
現状多くのSaaSでは月額課金制のサブスクリプションモデルを採用しており、ユーザー数や機能によって料金プランを選択するシステムになっています。
 
そのため、常に自社にあった最適な機能をそれに見合った金額で利用でき、コスト面で無駄のない運用が可能です。

多様な働き方への対応

SaaSを利用すると、多様な働き方にも対応できるようになります。
 
SaaSではインターネット経由でサービスが提供され、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。そのため、オフィス内はもちろん在宅勤務中の場合や出張先であっても、普段と同じように業務を進められます。
 
とくに、昨今では働き方改革などの影響により、オフィス外での勤務は一般的なものとなっています。こうした働き方の実現には、勤務場所に関わらず同一の作業効率で業務を行える環境の構築が重要です。
 
SaaSの導入だけで、こうした多様な働き方へのアプローチが行えるようになります。


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SaaSを導入するデメリットとは

メリットがある一方で、SaaSの導入にはデメリットもあります。以下では、SaaSの導入によるデメリットについて解説します。

サービスが利用できなくなることがある

SaaSでは、一時的にサービスが利用できなくなるケースがあります。
 
サービスに突発的な障害が発生したときはもちろんですが、インターネットを介して利用するサービスのため、たとえば停電や災害の影響でインターネットに接続できないときも同様に利用ができません。
 
しかし、障害に対するメンテナンスなどが行われる際には、事前に周知されるうえ、作業時間もアクセスが集中する時間以外になるのが一般的です。したがって、ユーザーへの影響はそこまで大きくないと考えられます。

セキュリティに懸念がある

SaaSはインストール型(オンプレミス型)のサービスに比べて、セキュリティに懸念があります。
 
自社サーバーにシステムを構築したり、ソフトを利用したりするインストール型とは異なり、SaaSの場合は利用時に常にインターネットに接続する必要があります。
 
その結果従来の方法と比べて、不正アクセスやサイバー攻撃などを受けやすいのです。
 
したがってSaaSを導入する際は、そのサービスが行っているセキュリティ対策を確認し、万が一の事態に備えられているかを見極めなくてはなりません。


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チーム内の複数人で情報共有や編集ができる

一部のSaaSにはドキュメント編集機能やストレージ機能が搭載されており、こうしたサービスを利用すると、複数人での情報共有や編集が可能です。
 
その結果、ファイルのやりとりに手間をかけずに作業が進められます。
 
また、編集した内容は同じデータ上に更新されるので、誤って古い情報を確認してしまったり、最新のデータが分かりづらく戸惑ったりする恐れもありません。


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おすすめ法人向けSaaSサービス

以下では、おすすめの法人向けSaaSサービスをご紹介します。
 
SaaSとして提供されているサービスにはさまざまな種類があり、それぞれ解消できる課題が異なるので、導入の際には自社がどのような課題を感じているのかを明確化する必要があります。
 
しかし、場合によっては解消したい課題がひとつだけではなく、複数にわたるケースもあるでしょう。その場合は、それぞれの機能に特化したツールを複数導入するのではなく、ひとつのツールで複数の課題に対応できるものを選択するのがおすすめです。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、情報共有に必要な機能を過不足なく搭載しており、ファイル共有やドキュメント作成だけでなく、タスクやビジネスチャットなども利用できます
 
ひとつのツールで情報共有に必要な内容がすべて解決できるため、「SaaSの導入により業務効率化を実現したい」と考える企業にとっては、まさに最適なツールです。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ

ここまで、SaaSとはそもそも何かという点から、類似サービスとの違い、メリット・デメリットを解説しました。
 
働き方改革などにより多様な働き方が広まってきている昨今では、社外であっても社内同様の作業効率で業務が行える環境の構築は企業にとって重要な課題となっています。こうした課題解決には、SaaSの導入は必要不可避だと言えます。
 
しかし、ただ闇雲にサービスを導入するだけでは十分な効果が発揮できません。とくに、社外での勤務の場合、操作方法などを聞ける相手が身近にいないため、難しいサービスを選んでしまえば利用が滞る可能性もあります。
 
したがって、SaaSを導入する際は社員全員が確実に使いこなせるサービスでなくてはなりません。
 
たとえば今回ご紹介したStockは、直感的な操作が高い評価を受け、現在非IT企業を含む100,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。誰でも説明なしに使いこなせるほど簡単なStockならば、社内のITリテラシーの差によって社内浸透に差がでる恐れもありません。
 
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して自社の業務効率向上化を実現しましょう。
 
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