近年ではWeb業界を中心に、スケジュールや進捗の管理を通してディレクターを補佐する、「制作進行管理」の需要が高まっています。とくに、スケジュール通りにプロジェクトを進めるには進行管理が不可欠です。
しかし、進行管理の仕事は、関係者のタスクや工数の管理など多岐に渡るので、大きな負担がかかります。そのため、「ツールを使って業務を効率化したいが、どのツールを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、制作の進行管理におすすめのツール5選を中心にご紹介します。
- 自社の業務に合う制作管理ツールを見つけたい
- ツール導入で効率化できる業務を知り、導入可否を判断したい
- 簡単に操作できて、すぐに業務負担を軽減できる進行管理ツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、制作現場の進行管理に使えるツールが分かり、業務を円滑に進められるようになります。
目次
制作進行管理とは
制作進行管理とは、制作（プロジェクト）のスケジュールと進捗との差分を確認し、必要に応じて社内外の調整をする役職を指します。
政策の作業が遅れると、人件費が想定以上にかかったり、納期に間に合わなかったりしてしまいます。そこで、制作進行管理が「適切なスケジュール」や「制作のルール」を策定して進捗をコントロールしていれば、制作をスムーズに進行できるのです。
このように、プロジェクトの計画と進捗のズレを調整するのが制作進行管理の業務です。広い視野で物事を見られる人が向いている役職ですが、業務の負担は大きいと言えます。
制作進行管理とディレクションの違い
「制作進行管理」と「ディレクション」の業務の違いは以下の通りです。
| ＜業務＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| 制作進行管理 |
ディレクション業務の一部で、主に制作のスケジュール管理をする業務。社内外の関係各所と連携をとって、期限内に制作を到着させることに注力する。 |
| ディレクション |
制作進行管理より広く、制作の全般を管理する業務。「企画」や「クオリティ管理」、「予算管理」なども含まれる。 |
このように、制作進行管理はディレクションに含まれる「制作の企画」「スケジュール管理」「編集」などのうち、スケジュール管理の業務のみを指します。
制作進行管理ツールで効率化できる3つの業務
進行管理の業務負担を減らすためにはITツールが不可欠です。しかし、闇雲にツールを選ぶのではなく「どの業務がツールで効率化できるのか」を精査しなければなりません。
そこで以下では、ツール利用が有効な3つの業務を解説します。自社が導入すべきツールの特徴を把握しましょう。
（1）スケジュール管理
まずは、各スタッフのスケジュールを調整する「スケジュール管理」が挙げられます。
スケジュールはスタッフの人数分作成しなければならないため、紙やExcelで作成していては、スケジュールの作成に時間がかかってしまいます。さらに、制作には多くのスタッフが関わるので、各メンバーのスケジュール確認にも不便です。
一方、一部のスケジュール管理ツールには予定表を自動作成する機能があるので、Excel入力などにかける時間を減らせます。さらに、「スケジュール管理ツール」で時間のかかる業務を効率化すれば、人的ミスの防止にもつながるのです。
（2）工数管理
制作進行管理には、プロジェクトに必要な時間や人員を管理する「工数管理」もあります。
工数管理をすれば「どの工程でムダが発生しているか」を把握でき、生産性向上のために最適なアプローチをとれるようになります。しかし、進行管理の担当者は複数の業務をかけ持ちしているケースが多く、工数管理だけに十分な時間を割くことは困難です。
そこで、簡単に作業を分析できる「工数管理ツール」を使えば、”すべての作業の工数と実績”を一覧で見られるので、時間がかかっている作業が即座に分かります。その結果、生産性を高めつつスムーズに業務を進められるのです。
（3）タスク管理
進行管理の業務のひとつに、スタッフの業務進捗を管理する「タスク管理」があります。
進行管理は、スタッフが滞りなく業務を進められるように取り回す役割です。したがって、進捗が遅れている作業に対しては原因を明らかにして改善させ、納期に間に合うように対応する必要があります。
しかし、進行管理は複数の業務を抱えるため、すべてのタスクを漏れなく管理することは困難です。そこで、タスク管理を効率化できる「Stock」のようなツールを使うと、”タスクの通知”が来るので、作業を忘れてしまう心配がありません。
無料あり｜スムーズな制作進行管理におすすめのツール5選
以下では、制作進行管理の業務におすすめのツール5選を紹介します。
ツールを使えば、多岐に渡るスケジュール管理の手間を減らして、制作を期限通りに進めやすくなります。しかし、多機能なツールを導入してしまうと、ITツールを使い慣れていないスタッフは使いこなせません。
さらに、導入のときに使い方を一から教育する必要があるので、プロジェクト全体の作業スピードを下げる原因になってしまいます。したがって、「誰でも簡単に使えること」を軸にツールを選ぶべきなのです。
結論、制作進行管理の業務を円滑にするツールは、非IT企業の65歳以上のスタッフでも、説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、制作に関するあらゆる情報を簡単に残せるうえに、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートは「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるため、話題が入り乱れずに連絡がとれたり、タスクの抜け漏れを防げるのです。
【Stock】最も簡単に進行管理できるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【AdFlow】制作会社が開発した管理ツール
＜AdFlowの特徴＞
- 制作会社が開発
- プロジェクトのスケジュールを自動作成できる
- 進行管理以外の業務にも使える
開発元の会社は、制作会社でもあります。現場のノウハウを持って開発されているので、制作業務に必要な機能が細かな部分まで揃っています。
納期を登録するだけでスケジュールが自動で作成されるので、業務にかける時間を短縮できます。
AdFlowは、進行管理以外のディレクション業務にも使えます。たとえば、画像への書き込み機能を使えば、PowerPointなどのツールを併用せずに修正を指示できるのです。
＜AdFlowの機能・使用感＞
引用：AdFlow｜機能紹介
- チャット機能
- 稿数管理機能
プロジェクトに紐づいたメッセージ機能を備えています。そのため、社内の関係部署との連絡にメールや他のチャットツールを併用する必要がありません。
制作物の初稿から最新稿までを一元管理できるので、最新のバージョンも一目で分かり、探し出す手間を省きます。また、古いバージョンを誤って編集してしまうケースも防げるのです。
＜AdFlowの注意点＞
- 人によっては操作が難しい
ユーザーの口コミには、「使い始めた当初はマニュアルを見ながらでないと設定や操作が分かりづらい部分があり、チュートリアル動画などがあればより使いやすくなると感じました」という声があります。（引用：ITreview）
＜AdFlowの料金体系＞
- 詳細は要問い合わせ
【Pace】営業利益を自動で算出するツール
＜Paceの特徴＞
- 赤字の原因を把握できる
- ツール上でデータ管理ができる
Paceでは、すべての作業をリスト形式で一覧表示できるので、時間がかかった作業（赤字の原因）を簡単に把握できます。
「顧客情報」や「原価データ」など、工数管理に必要な情報の多くをPace上で管理できます。
＜Paceの機能・使用感＞
引用：Pace｜機能一覧
- 日報入力
- 作業検索
案件ごとに実施した業務内容や、作業時間を記載します。日報の入力が工数管理に紐づいているため、工数入力の負荷を減らせます。
「作業検索」は、日報に登録された「作業区分」や「担当者」で絞り込み検索できる機能です。検索結果では”時間のかかっている作業”も分かるので、業務改善のための取り組みもしやすいです。
＜Paceの注意点＞
- 無料プランはない
Paceには有料プランの無料トライアルがありますが、無料プランはありません。また、無料トライアルは終了後30日以内に有料プランへ契約しなければ、保管しているデータが削除されてしまいます。（参考：Pace｜よくある質問）
＜Paceの料金体系＞
参考：Paceの料金ページ
- 550円/ユーザー/月（月払い）
【Smartsheet】プロジェクトの詳細を管理できるツール
＜Smartsheetの特徴＞
- プロジェクトの規模関係なく管理ができる
- 連携可能なツールが豊富
プロジェクトの情報を入力すると、ディレクション業務に必要な「計画」「リソース」「スケジュール」を、豊富な表示方法で追跡できます。
Teams、Slackなどと連携して制作進行管理ができます。たとえば、Slackと連携すると、Smartsheet上の承認リクエストをSlackから承認できるのです。
＜Smartsheetの機能・使用感＞
- ステータス管理ができる
- タスクのリマインドができる
スプレッドシードで進行管理をすれば、タスクごとの担当者や期日、進捗ステータスが一目で分かります。
該当タスクのセルから、具体的な日付をリマインド設定できます。登録したメールアドレスへ通知が来るため、作業の抜け漏れを防ぐのに効果的です。
＜Smartsheetの注意点＞
- 大規模プロジェクトには有料プランへの加入が必要
- 資料を上手くダウンロードできない場合がある
無料プランでは編集者が2人までなので、大規模プロジェクトで使うには、有料プランへの加入が必須です。
「作成した資料をExcelでダウンロードするとレイアウトが崩れたり図が表示されないことがある」というユーザーもいます。（引用：ITreview）
＜Smartsheetの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- プロ：984円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Google Keep】個人のメモを共有できるツール
＜Google Keepの特徴＞
- メモに画像を追加できる
- 検索機能を使って情報に素早くアクセスできる
メモに画像を追加できるので、制作物の画像をメモに添付して管理可能です。
メモにスケジュールや工数を入力しておけば、検索機能を使って迅速に把握できます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- メモのラベル分け
- メモの共同編集ができる
Google Keepでは、メモをフォルダではなくラベル形式で振り分けます。制作物についてのメモを一覧で見ることに特化しているため、情報を整理して長期保存するには不向きです。
任意のユーザーのアドレスを登録すれば、メモを共有したり共同編集したりできます。ただし、メモを1つずつ共有設定する必要がある点に注意が必要です。
＜Google Keepの注意点＞
- 長文の記載には向かない
- OSによって更新速度が遅い
Google Keepは付箋形式のメモツールなので、マニュアルやミーティングの議事録など長文の記載には不向きです。また、チェックリスト等でタスク管理はできますが、長期の制作スケジュールを見通すことはできません。
iPhoneでGoogle Keepを使っているユーザーからは「Androidに比べて更新が遅い」との声もあります。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
＜比較表＞制作の進行管理におすすめのツール
以下は、プロジェクトや制作の進行管理におすすめのツール5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | AdFlow | Pace | Smartsheet | Google Keep | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に進行管理できるツール |
制作会社が開発した管理ツール |
営業利益を自動で算出するツール |
プロジェクトの詳細管理ができるツール |
個人のメモを共有できるツール |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】※シートへのコメントは可能 |
【×】 |
| スマホアプリ |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、予実の自動計算機能はない |
使いこなすまでに時間がかかる |
無料プランは備わっていない |
大規模プロジェクトには有料プランへの加入が必要 |
長文の記載には向かない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・詳細は要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは550円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは984円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「AdFlow」の詳細はこちら |
「Pace」の詳細はこちら |
「Smartsheet」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
上記のうち、とくに無料プランのある進行管理ツールであれば、少人数で長期運用したい場合に費用を抑えられるのでおすすめです。
制作進行管理にツールを導入しないデメリット3選
ここでは、進行管理にツールを導入しない3つのデメリットをご紹介します。進行管理がスムーズにできなければ、以下の致命的なミスにつながる恐れがあるので注意です。
（1）納期に間に合わない可能性がある
進行管理がスムーズにできていなければ、納期に間に合わない可能性があります。
ツールを利用しない場合、メンバーとの連絡に時間がかかり、クライアントの意図が全体に浸透しない恐れがあります。その結果、修正作業にかかる時間が増え、プロジェクト遅延の原因になってしまうのです。
仮に、納期に間に合わなかった場合は会社の信用問題につながり、進行管理の担当者に責任が問われるケースもあります。そのため、スケジュール管理に特化したツールを使って進捗を見える化し、確実に納期に間に合わせられるようにしましょう。
（2）優先すべきタスクが見極められない
優先すべきタスクが見極められない点も、ツールを導入しないデメリットのひとつです。
タスクに優先順位を設けない場合、メンバーが各自で決めた順番でタスクを消化していくので、優先すべきタスクがあと回しになってしまいます。
たとえば、あらかじめ決められたフローで制作しなければならないプロジェクトの場合、優先順位を設けず制作を進行したことで、作業のやり直しや修正をしなければならないケースがあります。
したがって、プロジェクトを効率よく進行させるためにも、進捗を簡単に確認できるツールでタスクを管理する必要があるのです。
（3）業務に無駄な工数がかかる
ツールを利用しない進行管理の場合、業務に無駄な工数がかかってしまいます。
とくに、進行管理の担当者とメンバーとの連絡にメールを利用している場合、宛先やあいさつ文の設定に時間がかかり面倒です。結果として無駄な工数がかかり、別の業務に割くべき時間が圧迫されてしまうのです。
一方、メンバーが使いこなせない多機能なツールを導入しても、使い方を一から教育するコストがかかります。円滑な情報共有ができ、誰でも使いこなせるツールでなければ、制作が遅れる可能性がある点に注意しましょう。
制作進行管理ツールの3つの選定ポイント
ここでは、進行管理ツールの3つの選定ポイントをご紹介します。以下のポイントに当てはまるツールを導入すれば、円滑な進行管理ができるようになります。
（1）クラウド型のツールか
はじめに、導入するツールの形式を確認しましょう。形式による違いは以下の通りです。
- クラウド型：インターネットを介して利用するツール
- インストール型：PCにインストールして利用するツール
インターネットがあれば時間・場所を問わずに利用でき、リモートワーク下のプロジェクトでも活躍します。一方、インターネットがなければすべての機能を使えない点がデメリットです。
インターネットを介さずにツールを利用するので、セキュリティリスクが小さいのが特徴です。しかし、1アカウントあたりの利用料が高かったり、スマホでは利用できなかったりするデメリットがあります。
このように、ツールの形式によって特徴は異なりますが、円滑な進行管理には、社外でも使いやすい「クラウド型ツール」一択だと言えます。
（2）スムーズな修正依頼ができるか
次に、スムーズに修正依頼ができるかも確認しましょう。
制作進行管理には、「メンバーが提出したデータを確認し、必要に応じて修正依頼を出す業務」もあります。そのため、提出されたデータと紐付けて修正依頼をしなければ、情報が入り乱れて混乱する可能性があるのです。
したがって、情報が流れやすいチャットツールではなく、データと紐づけてメッセージを送れる情報共有ツールが進行管理には最適です。
（3）必要な機能に過不足がないか
必要な機能に過不足がないことも、重要な選定ポイントのひとつです。
進行管理に必要な機能は、メンバーと事前に相談しましょう。たとえば、タスクの進捗を見える化する場合は「カンバン機能」、タスクのスケジュール感を把握する場合は「ガントチャート機能」など、導入目的によって必要な機能が変わります。
ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせず、最終的に放置されてしまいます。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のような、誰でも使いやすいツールが最適です。
制作管理におすすめのツールまとめ
ここまで、制作の進行管理におすすめのツール5選を中心にご紹介しました。
タスク管理からスケジュール管理まで多様な業務を担当する進行管理は、それぞれの業務に十分な時間を割くことが困難です。そのため、業務負担を軽減しながら、すべての業務を漏れなく管理できるツールが必須なのです。
ただし、多機能なツールではITに不慣れな社員が使いこなせず、次第に放置されてしまいます。したがって、「誰もが使えるシンプルなツール」を選ばなければなりません。
結論、自社に最適なツールは、必要な機能に過不足がなく、導入したその日からすべてのメンバーが活用できる「Stock」一択です。現在、Stockは非IT企業を中心に200,000社以上で導入され、タスク管理や工数管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、進行管理しやすい制作環境を整えましょう。
