最近リモートワークという言葉を見聞きする機会が増えてきました。
 
在宅勤務のことをリモートワークと呼ぶことが多いようですが、在宅勤務は会社のオフィスではなく、自宅で仕事をすることを指しますが、リモートワークは、自宅に限らず、自宅以外の場所でも仕事をすることを指します。
 
近年は、インターネット環境が普及したことで、会社のオフィス以外で働くことが容易になりました。しかし、しっかりとリモートワークを理解し、リモートワークの環境を整えないと、生産性が下がってしまうなど、意味のないものになってしまうのではないでしょうか。
 
そこで、今回はリモートワークをする上で欠かせないツールについてご紹介したいと思います。
 
関連記事: 「テレワーク」と「リモートワーク」の違いとは?細かい違いがあった!

 



「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークのメリット

1.時間と場所を選ばず仕事ができる
時間と場所を選ばないため、好きな場所・時間に仕事ができます。そのため、余計なストレスから解放され、仕事のパフォーマンスアップにつながります。
 
2.優秀な人材を確保でできる
決まったオフィスへ勤務する必要がないため、今までは勤務地の問題で採用できなかった優秀な人材を、国内や海外の様々な地域から採用することが可能になります。
 
3.通勤のストレスがない
通勤時間を考える必要がないため、その時間を仕事の時間に充てたり、プライベートの時間にすることで、より時間を効率的に使うことができ、生産性の向上につながります。

リモートワークのデメリット

1.セキュリティに不安がある
自宅以外でも仕事ができることから、カフェの無料wi-fiなどを使って仕事をしたりすることで、情報セキュリティの観点から不安が残ります。
 
2.コミュニケーションが不足しやすい
常に顔を合わせて仕事をするわけではないので、コミュニケーションが希薄になってしまう可能性があります。
 
3.労働時間の管理や評価がしにくい
場所に限らず、労働時間も自由になることが多いことから、1日にどれだけ仕事をしたのかが不明瞭になってしまったり、期日通りに仕事を終えても、そのプロセスが見えにくかったりすることで、評価をするのが難しくなってしまいます。
 
関連記事: 【良いことの方が多い!?】リモートワーク導入のメリットとデメリットを大公開!


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リモートワークに欠かせないツールとは

リモートワークの環境を整えるにあたり、ツールの導入は必須になるかと思います。
そこで、下記の5つのポイントで是非ツールを検討してみてください。

①情報ストックができる
離れて仕事をしているので、特に情報をしっかり残し、共有することが必要になります。
情報を垂れ流しにするのではなく、ここを見れば情報があるという場所を作ることが大事になってきます。
 
②コミュニケーションが円滑にできる
直接顔を合わせる機会が少ないからこそ、普段のコミュニケーションは大事にしたいですね。
適切なコミュニケーションツールを選定することで、メンバー同士の関係性が向上します。
 
③ファイル共有が簡単にできる
リモートワークの場合はファイルのやり取りが多くなります。
メール添付では、後から必要なファイルを探すのが大変なため、ファイルを保管する場所、共有する場所が必要になります。
 
④タスク管理がしやすい
リモートワークは、お互いの進捗状況の把握が難しくなることがあるので、タスクを管理・共有することが必要になります。
「いつまでに」「何を」を明確にすることで、評価もしやすくなるのではないでしょうか。
 
⑤ビデオ会議が簡単にできる
顔を合わせて会議をすることで、より相手の言いたいことや考えていることを理解できるようになります。
チャットでのやり取りに加え、ビデオ会議を導入することで、時間の効率化につながります。
 
関連記事: 【働き方改革】リモートワークするなら、情報共有ツールを使おう!


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情報共有ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Dropbox(ドロップボックス)

Dropboxのトップページ

Dropboxは、クラウドサービス上に、写真やPDF、各ファイルをチームで簡単に共有できる「情報共有ツール」です。

<Dropboxのポイント>

  1. ファイル共有が簡単
    Dropbox上にある情報を共有したい場合、各情報に付与されているリンクを共有相手に送るだけで行えます。また、情報共有の権限管理も行うこともできます。
  2. 遠隔操作で使用デバイスの消去ができる
    もし「Dropbox」を使用しているデバイスを紛失してしまった場合、別デバイスからの遠隔操作で、紛失したデバイス内にある「Dropboxのデータ」を消去することができます。除法漏洩のリスクを少しでも避けてくれるでしょう。
  3. 4つの料金形態
    Professional(個人)(1ユーザー・¥2,000/月)・Standard(1ユーザー・¥,250/月)・Advanced(1ユーザー・¥2,000/月)・Enterprise (お問い合わせ)の4つの料金プランが存在します。各プランには、アップロードのデータ容量とセキュリティに差があります。
 


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Scrapbox(スクラップボックス)

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Scrapboxは、複数人での同時編集を行え、共有スピードを上げてくれる「情報共有ツール」です。

<Scrapboxのポイント>

  1. ノートの自動分類
    ノート内にタグとして使いたい単語に「」を付けることで、ノートの自動分類を可能にします。これにより、フォルダ管理にかける時間を省いてくれます。
  2. 手書き機能がある
    テキストだけでなく、手書き機能もあるため、文章で伝えづらいことを絵や図にして表現することも可能です。
  3. 個人とアカデミー関係者は無料
    個人や非営利での利用は全て無料です。ビジネスでの利用では、ビジネスプラン(1ユーザー・¥1,000/月)・エンタープライズ(お問い合わせ)の2つのプランがあります。
 


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Google Drive(グーグルドライブ)

Google Drive

Google Driveは、pdfなどの情報を保存したり、文章の作成や共有を可能にする「情報共有ソフト」です。

<Google Driveのポイント>

  1. 共有を簡単に行える
    Google Drive内に保存されている情報は、各情報に与えられているリンクを共有相手に渡すだけで共有を行えます。もちろん、共有相手への閲覧・編集の変更も可能です。
  2. 様々な文章を作成できる
    「Google Drive」内には、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」など、エクセルやWordの代わりになるものを無料で使用することができます。
  3. 無料版は15GBまで利用可能
    Goole Drive内に保存できるデータ量は15GBまでになります。それ以上を超える場合は月額の料金を払うことで、上限のデータ量を多くできます。
 


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チャットツール

Chatwork(チャットワーク)

Chatwork

Chatworkは、ビデオ会議やタスク管理など様々な機能がついた「チャットツール」です。

<Chatworkのポイント>

  1. ビデオ電話が可能
    Chatworkでは、Zoomなどのweb会議ツールを使うことなくビデオ電話を行えます。複数のツールを使用することなく、1つのツールで全て完結できます。
  2. タスク管理を行える
    自分のタスク作成や編集をChatwork上で行うことができます。また、チーム内のタスクも確認することができるので、メンバーの進捗状況の把握も可能です。
  3. 4つのプラン
    フリー・パーソナル(1ユーザー・¥400/月)・ビジネス(1ユーザー・¥500/月)・エンタープライズ(1ユーザー・¥800/月)の4つ料金形態が存在します。管理者権限の付与、ストレージデータ量にそれぞれ違いがあります。
 


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LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして作られた「チャットツール」です。

<LINE WORKSのポイント>

  1. LINEと同じUI
    LINEと同じデザインや操作が同じなので、ツールをすぐに使い慣れることができるでしょう。
  2. カレンダー
    LINE WORKSには、「カレンダー機能がついていることが特徴です。ビジネスに必要な要素が備えられています。
  3. 4つの料金形態
    フリー・ライト(1ユーザー・¥300/月)・ベーシック(1ユーザー・¥500/月)・プレミアム(1ユーザー・¥1000/月)の4つのプランが存在します。各プランでは、セキュリティやタスク管理の有無、データストレージ量に差があります。
 


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Slack(スラック)

Slack

Slackは、主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しているビジネス向けの「チャットツール」です。

<Slackのポイント>

  1. 他のサービスと連携させることができる
    例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
  2. 2.カスタマイズ性が高い
    オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
  3. 4つの料金形態
    フリー・スタンダード(1ユーザー・¥850/月)・プラス(1ユーザー・¥1600/月)・エンタープライズ(お問い合わせ)の4つの料金プランがあります。各プランには、セキュリティレベル・データストレージ量に違いがあります。
 


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Web会議ツール

Zoom(ズーム)

Zoom

Zoomとは、Zoomを主催する人以外はアカウントが不要、フリープランでも最大100人が参加できる「Web会議ツール」です。

<Zoomのポイント>

  1. 招待される側はユーザー登録不要
    会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
  2. 通信が安定している
    データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。
  3. 4つの料金形態
    基本(無料)・プロ(1ライセンス・¥2000/月)・ビジネス(1ライセンス・¥2700/月)・企業(1ライセンス・¥2700/月)の4つのプランです。ホストの契約人数、ミーティングへの参加人数、さらにzoomの連続接続時間にそれぞれ差があります。
 


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Skype(スカイプ)

Skype

Skypeは、一部無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できる「Web会議ツール」です。

<Skypeのポイント>

  1. Skypeユーザー同士なら無制限で無料通話ができる
    音声通話・ビデオ通話共に、Skypeユーザー同士であれば、無料で何時間でも通話することができます。また、グループ通話にも対応しているので、ビデオ会議にも使われています。
  2. Office365と連携している
    Office365を契約している場合には、Skypeのビジネスプランを利用することができるため、例えば、Wordの画面からSkypeを始めることも可能になります。
 


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Whereby(ウェアバイ)

Web会議の画面

Wherebyは、誰でも簡単に参加できる、ブラウザ完結型の「Web会議ツール」です。

<Wherebyのポイント>

  1. 発行されたURLにアクセスするだけで、web会議を始められる
    ソフトをインストールしたり、登録をすることなく始められるため、すぐにweb会議を始めることができます。
  2. 無料プランでは4名までしか会議に参加できない
    参加者人数の制限があるため、大人数での会議を行いたい場合には、有料プランにする必要があります。
  3. 3つの月額プラン
    フリー・Pro(1ユーザー・$9.99/月)・Business($14.99/月)の3つのプランです。プランの違いにweb会議の利用人数と管理者権限があります。。
 


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V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングは、13年連続国内シェア1位に輝いている「Web会議ツール」です。

<V-CUBEミーティングのポイント>

  1. 画質・音質・接続性に優れている
    世界最高レベルの音声・画像技術を用いているので、ストレスなくWeb会議を行えます。また、通信状況を常に確認し、状況に応じて接続を切り替えているので、接続性が良く、会議が途切れてしまう心配をする必要がありません。
  2. 高いセキュリティ環境
    ASP/SaaS情報開示制度に認定されており、高いセキュリティを確保しています。また、参加者のIPアドレスの制限をできるので、不正アクセスも防ぐことが容易にできます。
 


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労務管理ツール

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理や出勤予定、休暇申請などを効率化する「労務管理ツール」です。

<ジョブカン勤怠管理のポイント>

  1. 選べる打刻方法
    ジョブカン上での「勤怠の打刻」も可能ですが、LINE・Slack、ICカード打刻などもできます。
  2. 高いセキュリティ性
    個人情報保護規格「JIS Q 15001」を保有していることから、信頼のおけるセキュリティ性を持っています。また、IPアドレス制限やワンタイムパスワード機能により、不正アクセスの脅威を防ぎます。
  3. 4つの料金携帯
    出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4つの中から、必要な機能を選択する仕組みになっています。1つ選ぶ場合は、1ユーザー・¥200/月、機能を1つ付け足すごとに月額100円ずつ増えます。
 


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人事労務freee

人事労務freeeのトップページ

人事労務freeeは、給与計算から振り込みまでをスムーズに行える「労務管理ツール」です。

<人事労務freeeのポイント>

  1. 勤怠管理から給与振込が簡単
    勤怠の管理を「人事労務freee」上で行うので、残業代や保険代も全て自動で計算してくれます。また、web上で給与の振込も一括で可能なので、ノンストップで振り込みまで行えます。
  2. 面倒な年1回の手続きもお手軽に
    年末調整や労働保険の年度更新も行うことができます。「人事労務freee」上にテンプレートが存在し、それに従い記入するだけなので、従来の方法と比べて大幅に効率化が可能です。
  3. 法人の料金プランは3つ
    ミニマム(3ユーザーまで・¥1980/月)・ベーシック(1ユーザー追加ごとに課金が必要・¥3980/月)・プロフェッショナル((1ユーザー追加ごとに課金が必要・¥39800/月)の3つの料金形態があります。各料金形態には、人数制限・各種申請経路の設定などの機能に異なる点があります。また、個人の料金プランも別に3種類あります。
 


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バーチャルオフィスツール

Remotty(リモティ)

Remotty

Remottyは、リアルタイムのオープンコミュニケーションを可能にする「バーチャルオフィスツール」です。

<Remottyのポイント>

  1. 社員同時の顔が常に見える
    出勤中の社員の顔はツール上に表示されており、電話中や作業中などの状況がすぐに分かります。なので、オフィス出勤と同じように「相談相手の都合」を知ることができ、迅速なコミュニケーションに繋がります。
  2. 入退室の履歴で勤怠管理ができる
    Remottyへの入退室のログを管理することができるので、別途勤怠管理ツールを用意しなくても、労働時間を把握することができます。
  3. 人数によって月額料金と容量が変動
    最大収容人数:10人,ストレージ量20GBで20000円になります。10人増えるごとにストレージ量が20GB、20000円ずつ増えていきます。
 


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Sococo(ソココ)

Sococo

Sococoは、オフィスや自宅、営業先の人達とも同じ空間で作業ができる「バーチャルオフィスツール」です。

<Sococoのポイント>

  1. 利用端末はPCだけではない
    Windows 10,8/Mac OS X/Android OS Android 6.0以降 /iOS 9以降を持ち合わせていれば、どの端末からでも使用することができます。また、ゲストを招待する時もリンクを開いてもらうだけなので、簡単に招待を行うことができます。
  2. 月額料金は人数ごと
    「Sococo」の月額利用料金は、1人あたり2500円です。最小人数が10名以上となっています。
 


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関連記事: コロナウイルスの影響で導入されるリモートワークを効果的に活用する方法


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社内でリモートワークを推奨する上で気をつけたいこと

①リモートワークが制度化されているか
「1週間のうち2日まではリモートワークを許可する」「1日の報告はメールで行う」など、予め決まりごとを作っておく必要があります。
それぞれがバラバラに動いてしまうと、状況把握の時間だけが無駄に過ぎてしまい、リモートワークの良さがなくなってしまいます。
 
②社内でリモートワークの知識が浸透しているか
セキュリティの問題などもあるため、リモートワークをする上での注意点は多くあります。
実際に始める前には研修をしたり、お互いに進め方などを確認することが大事になってきます。
 
関連記事: リモートワークに重要なセキュリティ問題。情報漏洩のリスクととるべき対策とは?


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
紹介させていただいたツールをうまく活用することで、リモートワークをより効果的にすることができます。
 
まずは、社内でツールを試し、リモートワーカーとの仕事への導入を考えてみてもいいかと思います。
 
リモートワークに消極的だった企業のみなさまも、これを機会に是非リモートワークについて検討してみてください。
 
関連記事: 「リモートワーク」とは?テレワークとの違いからメリットまで徹底解説!