リモートワークを実施する企業は年々増えており、なかにはオフィスを売却して完全リモートワークにした企業もあります。リモートワークには感染症の拡大防止以外にも、生産性向上やコスト削減などのメリットがあるので、多くの企業で導入されているのです。
 
一方で、リモートワークの重要性は理解しているが「どのツールを導入すればリモートワークができるのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、カテゴリ別のリモートワークに必須のおすすめツールをご紹介します。
 
  • リモートワークで失敗しないための最適なツールを選定したい
  • カテゴリごとに厳選されたツールをじっくりと比較検討したい
  • ITに詳しくない社員がいるので簡単に使えるツールが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、リモートワークに必要なツールの特徴が分かるうえに、自社に最適なツールも見つかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【6つのカテゴリ】リモートワークに必須のツールとは

リモートワークを実施する場合には、以下の6つのカテゴリから自社に必要なカテゴリを選んで、該当するITツールを選定する必要があります。
 
  1. 情報共有ツール
  2. 情報共有ツールは「あらゆる社内情報を一か所で管理し、誰でもアクセスできるように共有するツール」です。業界や職種に関わらず、すべての業務の基本となる情報共有がスムーズにできます。
     
  3. ストレージツール
  4. ストレージツールは「ワードやエクセルなどのファイルを保存して、カテゴリごとに整理するツール」です。ファイルはインターネット上に保存されるので、紙媒体と違い紛失するリスクがありません。
     
  5. チャットツール
  6. チャットツールは「メールとは異なり、社内で円滑なコミュニケーションがとれるツール」です。メッセージだけでなくスタンプで反応したり、ファイルを直接送信したりできます。
     
  7. Web会議ツール
  8. Web会議ツールは「遠隔で仕事をするメンバーと顔を合わせて会議ができるツール」です。テキストだけでは不十分な業務を進めるのに重宝します。
     
  9. 労務管理ツール
  10. 労務管理ツールは「バックオフィスに関する幅広い業務をデジタル化して、ムダを削減するツール」です。これまで煩雑な作業が必要だった労務管理全般が大幅に効率化されます。
     
  11. バーチャルオフィスツール
  12. バーチャルオフィスツールは「インターネット上に仮想オフィスを用意して仕事をするツール」です。Web会議よりも簡単にメンバーと会話ができるなど、オフィス空間を再現しているのが特徴です。
以上のように、6つのカテゴリそれぞれに特徴があるので、すべてを導入するのではなく自社に必要なものを慎重に検討しましょう。


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情報共有ツール

情報共有ツールは「あらゆる社内情報を一か所で管理し、誰でもアクセスできるように共有するツール」です。
 
リモートワークを実施するあらゆる企業が直面するのが「情報共有が停滞する」という課題です。そして、情報共有の課題解決にはITツールが有効な一方、多機能なITツールは簡単に使いこなせないので結局誰も情報共有をしません。
 
そのため、リモートワークでもあらゆる社内情報を一か所にまとめられる「Stock」のようにITに詳しくない65歳でも説明なしで情報共有できるほどシンプルなITツールが必要と言えます。
 
Stockは「ノート」に業務情報を記載した瞬間から、ほかの任意のメンバーに共有されるので余計な操作は不要です。また、非IT企業を含む導入実績が100,000社を超えるほど今注目のツールであり、多くの企業がリモートワークで活用しています。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ストレージツール

ストレージツールは「ワードやエクセルなどのファイルを保存して、カテゴリごとに整理するツール」です。ファイルはインターネット上に保存されるので、紙媒体と違い紛失するリスクがありません。
 
一方で、ストレージツールで管理されるファイルは作成が面倒なうえに、アクセス性が悪いので注意しましょう。

【Dropbox】 安全に全てのファイルにアクセスでできるツール

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Dropboxの特徴

  • ファイルの更新情報が分かる
  • Dropboxに保存されているファイルには「誰が、いつファイルの更新をしたのか」が記録されるので便利です。
     
  • 電子署名が利用できる
  • DropboxにHelloSignを連携させれば、契約書の初稿から署名までが完結できます。

Dropboxの注意点

  • ファイルに関する複雑なコミュニケーションが取りづらい
  • Dropboxのメッセージ機能では円滑なコミュニケーションをとるのが難しいので、「ファイルに関する議論をする」などの用途には合いません。
     
  • すぐに情報が見つからない
  • Dropboxではフォルダで階層管理ができますが、目的の情報にすぐにアクセスするのが難しくなる可能性があります。

Dropboxの料金体系

  • Professional:2,000円/月/ユーザー
  • Standard:1,250円/月/ユーザー
  • Advanced:2,000円/月/ユーザー


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【Google Drive】あらゆるデバイスからアクセスできるツール

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Google Driveの特徴

  • あらゆるファイルを保存できる
  • Google Driveにはドキュメントファイルのほかに、画像やオーディオ、マークアップなどのファイルも保存できます。
     
  • あらゆるデバイスから利用できる
  • Googleアカウントがあればパソコンやスマホ、タブレットからでも仕事のファイルにアクセスできます。

Google Driveの注意点

  • 第三者に情報が閲覧される可能性がある
  • ファイルへ簡単にアクセス可能なリンクは、リンクを知っている全員がファイルを閲覧できるので注意が必要です。
     
  • すぐに情報が見つからない
  • Google Driveではフォルダで階層管理ができますが、目的の情報にすぐにアクセスするのが難しくなる可能性があります。

Google Driveの料金体系

  • Googleアカウントがあれば無料ですべての機能を利用できます。


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チャットツール

チャットツールは「メールとは異なり、社内で円滑なコミュニケーションがとれるツール」です。メッセージだけでなくスタンプで反応したり、ファイルを直接送信したりできます。
 
一方で、チャットツールで共有したメッセージは次々と流れてしまい、数日前の情報でも探し出すのに苦労するので注意しましょう。

【Chatwork】仕事のコミュニケーションを効率化するツール

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Chatworkの特徴

  • グループチャットで交流できる
  • 社内外のメンバーと複数人でコミュニケーションがとれるグループチャットが利用できます。
     
  • ビデオ通話も利用できる
  • チャットによるテキストメッセージだけでなく、顔を見ながら会話ができるビデオ通話も備わっています。

Chatworkの注意点

  • 大切な情報が流れてしまう
  • Chatworkは迅速なやりとりができる一方で、共有された情報が次々と流れてしまうのであとから探し出すのに苦労します。
     
  • 無料プランではビジネス利用は難しい
  • Chatworkは複数人でやりとりする機能がありますが、無料プランではグループチャットは7つまでしか作成できません。

Chatworkの料金体系

  • フリー:0円
  • ユーザー数は100人まで、ストレージ容量は1契約あたり5GBまで利用できます。
     
  • ビジネス:600円/月/ユーザー
  • ユーザー数は無制限で、ストレージ容量は1ユーザーあたり10GBまで利用できます。
     
  • エンタープライズ:960円/月/ユーザー
  • ユーザー数は無制限で、ストレージ容量は1ユーザーあたり10GBまで利用できます。


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【LINE WORKS】LINEのように利用できるツール

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LINE WORKSの特徴

  • アンケート機能が利用できる
  • 意識調査やイベントの出欠席などのアンケートが簡単に作成、集計ができます。
     
  • スタンプで感情を伝えられる
  • LINE WORKSでは1,000種類以上のスタンプが利用できるので、テキストでは伝わりづらい感情を伝えられます。

LINE WORKSの注意点

  • 大切な情報が流れてしまう
  • LINE WORKSは迅速なやりとりができる一方で、共有された情報が次々と流れてしまうのであとから探し出すのに苦労します。
     
  • 既読機能がある
  • LINE WORKSにはメッセージを相手が確認したか分かる既読機能があるので、自分のペースで仕事ができなくなる恐れがあります。

LINE WORKSの料金体系

  • フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • スタンダード: 1ユーザーあたり ¥450/月(年額契約)
  • アドバンスト: 1ユーザーあたり ¥800/月(年額契約)


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【Slack】仕事がスムーズになるツール

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Slackの特徴

  • チャンネルごとに話題を変えられる
  • Slackにはチャネルという複数人でチャットができる機能があり、チャンネルごとに話題を変えれば混乱しません。
     
  • ビデオ通話も利用できる
  • Slackにはチャットによるテキストメッセージだけでなく、顔を見ながら会話ができるビデオ通話も備わっています。

Slackの注意点

  • 大切な情報が流れてしまう
  • Slackは迅速なやりとりができる一方で、共有された情報が次々と流れてしまうのであとから探し出すのに苦労します。
     
  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Slackにはさまざまな機能が搭載されていますが、ITに詳しくない人にとっては使いこなすのが難しく感じる可能性があります。

Slackの料金体系

  • フリー:0円
  • プロ:850円/ユーザー/月
  • ビジネスプラス:1,600円/ユーザー/月
  • Enterprise Grid:要問い合わせ


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Web会議ツール

Web会議ツールは「遠隔で仕事をするメンバーと顔を合わせて会議ができるツール」です。テキストだけでは不十分な業務を進めるのに重宝します。
 
Web会議ツールは顧客とのビデオミーティング中に接続が切れないように、安定した環境で利用できるものを選びましょう。

【Zoom】豊富なセキュリティ対策が用意されているツール

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Zoomの特徴

  • 参加者はユーザー登録が不要
  • Web会議の参加者は、主催者が共有するリンクからアクセスできるので手間がかかりません。
     
  • 安定した環境で利用できる
  • ZoomはほかのWeb会議ツールと比較してデータ通信量が少ないので、数十人規模の会議でもスムーズです。

Zoomの注意点

  • 無料プランには時間制限がある
  • 無料プランでは「3人以上のWeb会議が40分まで」と制限があるので、ビジネス利用する場合には注意しましょう。
     
  • Web会議前にメッセージは送れない
  • ZoomではWeb会議が始まる前にメッセージを送れないので、別のツールを併用する必要があります。

Zoomの料金体系

  • 無料:0円
  • プロ:2,000円/ライセンス/月
  • ビジネス:2,700円/ライセンス/月
  • 企業:2,700円/ライセンス/月


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【V-CUBEミーティング】HD対応の高品質なツール

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V-CUBEミーティングの特徴

  • 安定した環境で接続できる
  • V-CUBEミーティングは接続状況に合わせて映像や音声の品質を自動で切り替えるので、安定した環境でWeb会議ができます。
     
  • リアルタイムで自動翻訳してくれる
  • 自動翻訳機能が搭載されているので、多国籍のメンバーともリアルタイムでWeb会議できます。

V-CUBEミーティングの注意点

  • 契約しているユーザーのみ参加できる
  • 「契約しているユーザー同士でないとWeb会議ができないので困る」という利用者の声があります。

V-CUBEミーティングの料金体系

  • V-CUBEミーティングの料金プランについては問い合わせが必要です。


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労務管理ツール

労務管理ツールは「バックオフィスに関する幅広い業務をデジタル化して、ムダを削減するツール」です。これまで煩雑な作業が必要だった労務管理が大幅に効率化されます。
 
労務管理ツールはこれまで紙で管理していた情報がデジタルになるので、紛失のリスクがなくセキュリティ面でも重宝します。

【ジョブカン勤怠管理】あらゆる業務形態に対応できるツール

ジョブカン勤怠管理のトップページ

ジョブカン勤怠管理の特徴

  • さまざまな打刻方法を選べる
  • ICカードやWeb打刻だけでなく、静脈認証や顔認証などさまざまな方法が用意されています。
     
  • 煩雑なシフト作成が簡略化される
  • 曜日ごとに必要な人数とシフトパターンを設定すれば、自動的にシフト表が作成されます。

ジョブカン勤怠管理の注意点

  • 安定した通信環境が必要
  • 勤怠管理ツール全般に共通しますが、通信環境が安定しない状態で打刻をすると正しく記録されない可能性があるので注意しましょう。

ジョブカン勤怠管理の料金体系

  • 無料プラン(機能制限あり)
  • 0円(利用できる機能:1〜4つ)
     
  • 有料プラン(出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4機能)
  • プラン1:200円/ユーザー/月(利用できる機能:1つ)
    プラン2:300円/ユーザー/月(利用できる機能:2つ)
    プラン3:400円/ユーザー/月(利用できる機能:3つ)
    プラン4:500円/ユーザー/月(利用できる機能:4つ)
    *有料プランの月額最低利用料金は税込2,200円です。


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【freee人事労務】複雑な労務事務を1つにまとめるツール

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freee人事労務の特徴

  • 人事・労務の業務をペーパーレス化する
  • 勤怠から給与明細まですべてをデジタル管理するので、紛失などの心配はありません。
     
  • 抜け漏れがなくなる
  • 従業員情報の更新があればアラート機能で知らせてくれるので抜け漏れが減ります。

freee人事労務の注意点

  • 給与計算チェック機能はエンタープライズしかない
  • 給与計算のミスを防げるチェック機能は、一番コストがかかるエンタープライズでしか利用できません。

freee人事労務の料金体系

  • ベーシック:基本料金4,480円/月 + 500円/ユーザー/月
  • プロフェッショナル:基本料金9,280円/月 + 700円/ユーザー/月
  • エンタープライズ:問い合わせをする必要があります。
  • *そのほか、人事労務を丸投げできる「アウトソースプラン」や小規模法人向け「ミニマムプラン」があります。


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バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは「インターネット上に仮想オフィスを用意して仕事をするツール」です。Web会議よりも簡単にメンバーと会話ができるなど、オフィス空間を再現しているのが特徴です。
 
バーチャルオフィスツールを活用すれば、実際にオフィスにいるかのような感覚で仕事ができます。

【Remotty】自然なコミュニケーションを実現するためのツール

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Remottyの特徴

  • すぐに会話ができる
  • 誰かに相談したいことがあれば、ボタンをワンクリックだけでビデオ通話ができます。
     
  • ほかのメンバーの状況が分かる
  • Remottyではほかのメンバーが出社しているのか、在宅勤務なのか、作業中なのか、休憩中なのか、と詳細に状況を把握できます。

Remottyの注意点

  • 基本的に常にビデオをオンにして利用する
  • Remottyは常にビデオをオンにすることでオフィス空間を再現できるツールです。そのため、ビデオのオフはできますが、基本的に1日中ビデオをオンにして利用します。

Remottyの料金体系

  • Remottyの料金は問い合わせをするか、資料ダウンロードをする必要があります。


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【Sococo】テレワークでも気軽に雑談できるツール

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Sococoの特徴

  • ほかのメンバーの雑談が聞こえる
  • Sococo上の同じ部屋にいれば、ほかの社員の雑談などが自然に聞こえます。
     
  • 取り急ぎの連絡もスムーズ
  • 会議中の社員に連絡がきた場合には、バーチャル空間の部屋でノックをすれば問題ありません。

Sococoの注意点

  • 社員を見分けるのに苦労する
  • Sococoのバーチャル空間で利用可能なアバターは色と名前しか変更できないので、社員を見分けるのに苦労します。

Sococoの料金体系

  • SOCOCO:$14.99/ユーザー/月(最低利用人数は10人です)
  • SOCOCO UNLIMITED:$24.99/ユーザー/月(最低利用人数は100人です)


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リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークにはメリットばかりでなく、デメリットもあります。自社で実施するまえにメリットとデメリットを正しく認識しておけば、稟議を通すための説得材料にしたり、トラブルを未然に防いだりできます。
 
そこで以下では、リモートワークのメリットとデメリットをご紹介します。

リモートワークのメリット

リモートワークがさまざまな企業で導入されたのは感染症の拡大防止が大きな理由ですが、以下のようなメリットがあるのも要因のひとつです。
 
  1. 時間と場所を選ばず仕事ができる
  2. リモートワークは時間と場所を選ばないので、余計なストレスから解放されて仕事のパフォーマンスアップが期待できます。
     
  3. 優秀な人材を確保でできる
  4. オフィスへ勤務する必要がないので、これまで「育児や介護をしている」「地方・海外に在住している」などの理由で採用できなかった人材にアプローチが可能になります。
     
  5. 通勤のストレスがない
  6. リモートワークは通勤時間がなくなるので空いた時間を有効活用でき、結果的に生産性の向上にもつながります。
以上のように、リモートワークは業務効率を向上させる効果があるうえ、人手不足の時代に自社の将来を担う人材の確保も期待できるのです。
 
関連記事: 【良いことの方が多い!?】リモートワーク導入のメリットとデメリットを大公開!

リモートワークのデメリット

リモートワークにはメリットだけでなく、企業が早急に対処すべき以下のようなデメリットもあります。
 
  1. セキュリティに不安がある
  2. リモートワークでは公共施設の無料Wi-Fiなどから不正アクセスされるなどの被害があるので、情報セキュリティの観点から不安が残ります。
     
  3. 労働の評価がしづらい
  4. リモートワークでは業務のプロセスが見えづらいので、評価が難しいという問題があります。そのため、基本的に成果しか見られない状況になるので、社員は不満を抱えながら仕事をすることになるのです。
     
  5. 情報共有がされなくなる
  6. リモートワークではさまざまなITツールを駆使して仕事をしなければならないので、ITに詳しい社員しか情報共有をしない状況になります。
以上のように、リモートワークには「セキュリティ」「正当な評価」「情報共有」の3つのデメリットがあります。これらのデメリットを解消するためには「Stock」のようなITツールが必須です。
 
Stockは安心・安全のセキュリティで社内情報が守られるうえに、リアルタイムで共有される「ノート」で部下の仕事ぶりが分かるので正当な評価ができます。また、情報共有はノートに書き込むだけなのでわざわざ共有する必要はありません。
 
関連記事: リモートワークに重要なセキュリティ問題。情報漏洩のリスクととるべき対策とは?


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リモートワークの導入で注意すべき3つのポイント

自社へリモートワークを導入する場合には、以下の3つのポイントを守りましょう。
 
  • リモートワークに関する社内制度・ルールを整備する
  • オフィス勤務に適用されている社内制度・ルールのままでは、リモートワークを実施した際に支障がでます。そのため、人事評価や補助金の制度などのリモートワーク勤務の社員に必要な制度・ルールを整えましょう。
     
  • 社員同士で気軽の交流できる機会をつくる
  • リモートワークでは社員同士のコミュニケーションが少なくなるので、交流する機会を設ける必要があります。具体的には、オンライン飲み会や雑談のメッセージグループを作成するなどです。
     
  • 誰でも簡単に使いこなせるITツールを導入する
  • リモートワークはITツールを使いこなせるのが前提となるので、説明なしでもすぐに使いこなせるほどシンプルなITツールを導入しましょう。
以上の3つのポイントを実践すれば、多くの企業が直面したリモートワークの課題を簡単に解決できるのです。
 
関連記事: 【必見】リモートワークとは?テレワークとの違いや課題の解決法を紹介


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リモートワークに必須のおすすめツールまとめ

これまでリモートワークに必須のおすすめツールやメリット・デメリット、導入ポイントをご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • リモートワークをする場合には、6つのカテゴリーから自社に必要なツールを選ぶ
  • リモートワークには「情報共有が停滞する」などのデメリットもある
  • リモートワークのツールは誰でも簡単に使いこなせるものにする
リモートワークではITツールを活用することが大前提になるので、社員全員が使いこなせるITツールでなければ意味がありません。多機能で複雑なものは上手く活用できないので、次第に誰も利用しなくなります。
 
たとえば、今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」であれば導入初日から説明なしですぐに運用に乗せられるほどシンプルなので、非IT企業が導入しても安心です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でリモートワークの課題を解消して、オフィスで仕事をするのと遜色がないほどの成果を上げましょう。