社内FAQはExcelをはじめとしたツールを用いて管理する方法もありますが、ファイルを開いて必要な情報を探すという一連の流れに時間がかかります。
 
欲しい情報にアクセスするための検索機能に特化し、情報へのアクセスにおけるストレスを解消するツールが「社内FAQツール」です。各社からリリースされており、それぞれ特徴やコストなどに違いがあります。
 
しかし、さまざまなツールのうち、どのツールが自社にマッチしているのか分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめの社内FAQツール10選や社内FAQの導入効果を中心にご紹介します。
 
  • 社内からの問い合わせが多く、都度の対応で疲弊している現状を解消したい
  • 各ツールの特徴を知り、最適な形でQ&Aをまとめておきたい
  • 社内FAQの効果を理解し、ツールを全社に浸透させる材料にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、適切な社内FAQツールが選定でき、社内の業務フローを効率化できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内FAQとして使えるツール10選

以下では、社内FAQとして使えるツール10選をご紹介します。
 
社内FAQはスピーディな対応を求められるシーンでの活用が多いので、蓄積された情報にすぐにアクセスできるツールでなければなりません。
 
ツールを使う以外にも、紙やExcel、Wordを用いてFAQを自作する方法がありますが、必要な情報を探す手間がかかります。一方、社内FAQツールを利用すると、検索機能やカテゴライズ機能によって整理された情報へ簡単にたどり着けます。
 
しかし、多機能で複雑なツールには注意が必要です。操作しにくいツールだと、FAQ活用の前段階であるFAQ作成が活発に行われない可能性があります。社員のITリテラシーのばらつきを考慮し、誰もが簡単に使えるほどシンプルなツールを選ばなければなりません。
 
結論、社内FAQに必要な「情報へのアクセス性」と「シンプルさ」を兼ね備えたツールは導入したその日から業務効率化が実現できる社内FAQツールの「Stock」一択です。
 
Stockは非IT企業向けのツールであるため操作が簡単で、社内FAQは「ノート」に蓄積し「フォルダ」でカテゴリごとに管理できます。強力な「検索機能」で必要な情報へのアクセス性も抜群です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Tayori】FAQ作成に特化しているツール

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<Tayoriの特徴>

  • テンプレート機能
  • 「フォーム」と呼ばれるテンプレートを利用すると、ステップに沿って簡単に問い合わせ画面を作成できます。
  • タスク機能
  • チームで問い合わせの担当を決めてタスクを割り振り、視覚的に把握できます。

<Tayoriの注意点>

  • 社内FAQに特化したツールではない
  • 社内FAQに利用する機能は一部に限定されているため、他の機能を利用する予定がない場合は費用対効果が低くなります。

<Tayoriの料金体系>

  • フリープラン
  • 利用ユーザー数は1人まで
  • スタータープラン:¥3,400/月
  • 利用ユーザー数は3人まで
  • プロフェッショナルプラン¥7,400/月
  • 利用ユーザー数は10人まで

Tayoriの詳細はこちら

【Zendesk】CSの解決策をデータベース化

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<Zendeskの特徴>

  • チームパブリッシング機能
  • 編集・レビュー・修正・追加など、社内FAQ執筆に関するあらゆる業務を最適なメンバーに依頼できます。
  • 既存のツールとの連携が可能
  • ZendeskをSlackやMicrosoft Teamsなどの外部ツールと連携させると、社内FAQの新規投稿のリアルタイム通知など使いこなせる幅が広がります。

<Zendeskの注意点>

  • 機能が複雑
  • ワークスペース機能、分析機能、自動化機能といった多くの機能があるため、メンバーのITリテラシーによっては教育に十分な時間や工数が必要です。シンプルに管理したいチームには向いていません。

<Zendeskの料金体系>

  • Suite Team:$49/サポート担当者/月
  • 顧客が問題を自己解決できるヘルプセンターやFAQサイトを1つ構築できます。
  • Suite Growth:$79/サポート担当者/月
  • 顧客が問題を自己解決できるヘルプセンターやFAQサイトを複数構築できます。
  • Suite Professional:$99/サポート担当者/月
  • 顧客が問題を自己解決できるヘルプセンターやFAQサイトを複数構築できます。
  • Suite Enterprise:$150/サポート担当者/月
  • 顧客が問題を自己解決できるヘルプセンターやFAQサイトを複数構築できます。そのほかの高度なナレッジ管理機能なども利用可能です。
上記以外のプランは問い合わせが必要です。

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【ナレッジリング】コールセンター向けFAQ

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<ナレッジリングの特徴>

  • 検索ボックス機能
  • カテゴリー選択や並び替え、その他のオプションなどの「こだわり条件」の設定により、必要な情報にすぐにアクセスできます。
  • コミュニティ機能
  • 検索で必要な情報が見つからない場合は、 「コミュニティ」機能を用いて全ユーザーを対象に質問を投稿できます。投稿された質問とそれに対する回答は新たなナレッジとして蓄積されます。

<ナレッジリングの注意点>

  • 初期費用がかかる
  • 試用のためのフリープランは10万円前後の初期費用がかかるため、導入のハードルが高いといえます。

<ナレッジリングの料金体系>

  • フリープラン
  • 初期費用は0円で、アカウント数は20まで、容量は0.5GBまでの制限があります。
  • Saasプラン:¥9,800/月+¥120×ユーザー数
  • 初期費用は98,000円で、アカウント数は希望数を申請、容量は2GBまでの制限があります。
  • ASPプラン:¥50,000/
  • 初期費用は150,000円で、容量は要問い合わせになります。
  • 公開FAQプラン
  • 初期費用は150,000円です。

ナレッジリングの詳細はこちら

【SlimFAQ】ブログ感覚でFAQを作成

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<SlimFAQの特徴>

  • 簡単にページ作成できる
  • シンプルなエディタで直感的にページの作成ができます。
  • 検索対象のカスタマイズ
  • 自社の利用方法に合わせて、検索対象をカスタマイズできます。

<SlimFAQの注意点>

  • 日本語に対応していない
  • すべて英語表記であるため、グローバルな職場以外には向いていません。

<SlimFAQの料金体系>

  • FREE
  • 設置できるFAQは1個までです。
  • STANDARD:$9/月
  • 設置できるFAQは10個までです。
  • PRO:$25/月
  • 設置できるFAQは10個までです。マルチユーザーサポートなどさまざまなオプションを利用できます。

SlimFAQの詳細はこちら

【Docbase】システムに関するFAQが多い企業向けツール

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<Docbaseの特徴>

  • きれいなドキュメントを誰でも作成できる
  • Markdownに対応しているため、整理されたドキュメントが簡単に作成できます。入力サポート機能もあり、Markdownになじみのない人でも使いやすいツールです。
  • 検索性が高い
  • 「グループ」「メンバー」「タグ」ごとに絞り込み検索ができるため、必要な情報に素早くアクセスできます。

<Docbaseの注意点>

  • 公開範囲がグループ単位
  • ドキュメントの公開範囲はグループ単位であるため、複数の部署をまたいだ社内FAQの共有を行いたい場合は新たにグループを作らなければなりません。

<Docbaseの料金体系>

  • スタータープラン:¥990/月
    3GBまでの容量で3ユーザーまで利用可能
  • ベーシックプラン:¥4,950/月
    10GBまでの容量で10ユーザーまで利用可能
  • レギュラープラン:¥9,900/月
    30GBまでの容量で30ユーザーまで利用可能
  • ビジネス100プラン:¥21,450/月
    100GBまでの容量で100ユーザーまで利用可能
  • ビジネス200プラン:¥43,450/月
    200GBまでの容量で200ユーザーまで利用可能
これ以上の人数は、100名単位で利用可能です。

Docbaseの詳細はこちら

【Qiita:Team】エンジニアのチームにおすすめ

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<Qiita:Teamの特徴>

  • メンション機能
  • 社内FAQの回答を、必要としている人にピンポイントで発信できます。
  • コミュニケーションが簡単
  • 記事ごとにコメント欄が設けられており、社内FAQの回答に対する補足や議論の場として活用できます。

<Qiita:Teamの注意点>

  • エンジニア向けのツール
  • エンジニア向けツールなので、非エンジニアとの記載ルールを統一するのに苦労する場合があります。

<Qiita:Teamの料金体系>

  • Personal:¥500/月
    30GBまでの容量を1ユーザーで利用可能
  • Micro:¥1,520/月
    30GB/ユーザーの容量を3ユーザーまで利用可能
  • Small:¥4,900/月
    30GB/ユーザーの容量を3ユーザーまで利用可能
  • Medium:¥7,050/月
    30GB/ユーザーの容量を10ユーザーまで利用可能
  • Large:¥15,300/月
    30GB/ユーザーの容量を17ユーザーまで利用可能
  • Extra:¥15,300/月~
    30GB/ユーザーの容量を17ユーザー以上利用可能

Qiita:Teamの詳細はこちら

【Kibela】 個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

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<Kibelaの特徴>

  • インポート機能
  • 他の記事から簡単にインポートできます。導入時、既存の保存場所から社内FAQを移動させるのに役立ちます。
  • セキュリティ性
  • 多要素認証やIPアドレスアクセス制限があるため、機密情報である社内FAQを外部から守れます。

<Kibelaの注意点>

  • スマートフォンに完全対応していない
  • スマホ未対応のため、移動中や現場でのFAQの閲覧は気軽に行えません。

<Kibelaの料金体系>

  • コミュニティープラン(無料プラン)
    ユーザー当たり1GBまでの容量を、5ユーザーまで利用可能
  • スタンダードプラン:¥550/ユーザー/月
    ユーザー当たり5GBまでの容量を、6ユーザーから利用可能
  • エンタープライズプラン:¥1,650/ユーザー/月(年額契約)
    容量は無制限、6ユーザーから使用可能

Kibelaの詳細はこちら

【iQube】グループウェアの一機能として使えるツール

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<iQubeの特徴>

  • 詳細な閲覧・編集権限
  • 記事が格納されているフォルダごとに、グループ単位または個人単位で閲覧・編集権限を設定できます。
  • スマートフォンに対応
  • スマートフォンに対応しているため、外回りの多い営業部門などでも社内FAQが利用しやすいといえます。

<iQubeの注意点>

  • ストレージ容量が少ない
  • 有料プランでもユーザーあたり1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します。

<iQubeの料金体系>

  • 無料プラン
  • 30MBまでの容量を10ユーザーまで利用可能
  • テレワークプラン:¥330/ユーザー/月
  • ユーザーあたり0.1GBの容量を利用可能
  • スタンダードプラン:¥440/ユーザー/月
  • ユーザーあたり1GBの容量を利用可能
  • プレミアムプラン:¥770/ユーザー/月
  • ユーザーあたり1GBの容量を利用可能
有料プランは人数制限なしで利用できます。

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【Kintone】自社の好みに合わせた豊富なカスタマイズができる

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<Kintoneの特徴>

  • 「アプリ」システム
  • 仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」がKintoneの大きな特徴です。社内FAQツールとして利用する場合は、「FAQアプリ」を用いて質問と回答の蓄積・検索を行います。
  • 関連リンクの記載
  • 質問・回答に関連するサイトや資料のリンクを合わせて記載できます。回答は簡潔にまとめ、詳細な説明資料をリンク先に記すことで作成者の負担が軽減されます。

<Kintoneの注意点>

  • 高度なセキュリティは有料
  • 接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは有料です。

<Kintoneの料金体系>

  • ライトコース:¥780/ユーザー/月
  • アプリ数は200個まで、スペース数は100個まで設置可能
  • スタンダードコース:¥1,500/ユーザー/月
  • アプリ数は1,000個まで、スペース数は500個まで設置可能

Kintoneの詳細はこちら



「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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社内FAQの設置で得られる3つの効果とは

以下では、社内FAQを設置すると得られる3つの効果について解説します。全社に社内FAQの効果を浸透させ、利用を促進しましょう。

知りたい情報がすぐに見つかる

何かに困ったときや知りたいことがあるとき、社内FAQを見れば迅速に解決できるという環境整備ができます。
 
多くの社内FAQツールには検索機能が搭載されているため、疑問点に関連するキーワードを入力するだけで簡単に回答へたどり着けます。担当者に頼らず解決でき、業務負担の偏りが改善されます。また、顧客からの問い合わせの際に活用すると返答時間が短縮され、結果として顧客満足度が向上します。
 
社内FAQの設置による情報へのアクセス性の向上は、社内・社外双方にメリットをもたらします。

社内のノウハウ蓄積につながる

社内FAQを用いると業務に精通した社員の経験や知識を蓄積されるため、同じ業務を行う社員のスキル向上と教育コストの削減が期待できます。
 
社内FAQを参照しながら業務を進めると、参照した分の知識が身に付きます。さらに、業務を通した業務のマニュアルを社内FAQ形式であらかじめ蓄積しておくことで、新入社員や中途社員による質問の手間も省けます。
 
ただし、社内FAQの作成が活発でなければノウハウ蓄積の効果は得られません。積極的な社内FAQづくりが行われるように、操作が作成者のストレスにならないシンプルで見やすいツールを採用しましょう。

質問を受ける人の業務軽減になる

社内FAQの設置により問題の自己解決が促されるため、担当者の負担も軽減されます。
 
社内FAQがない場合、疑問点が発生する度に各部門の担当者が回答しなければならず非効率的です。とくに、イレギュラーな業務は歴の長い社員に負担が集まる傾向にあるため、本来の業務に大きな支障がでてしまうのです。
 
しかし、社内FAQを設置することで業務負担を減らせれば、社員のパフォーマンスやクオリティを下げずに生産性を向上できます。


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社内FAQの2つの種類

ここでは、社内FAQの2つの種類について解説します。自社の業務スタイルに合わせた社内FAQを設置しましょう。

社内向けFAQ

社内FAQは、あらかじめ想定された疑問点やトラブルへの対処法が記載されたFAQです。
 
マニュアルのようなスタイルで、テキストや画像などを用いてFAQを作成します。記載内容は、トラブルの種類ごとのアプローチや、顧客対応・案内など多岐にわたります。
 
不明点があった場合に社内向けFAQで対処法を確認すると、担当者の業務を停止することなく自己解決できます。

コールセンター向けFAQ

コールセンター向けFAQは、主に顧客対応に関する内容がまとめられたFAQです。toC、toB問わずクライアント(社外)向けFAQとしても活用できます。
 
顧客対応を重ねて蓄積したデータやノウハウは、FAQとして業務効率化に貢献するのはもちろん、顧客管理システム(CRM)などとのデータと連携するとより高度なデータの獲得にもつながります。
 
定量的に顧客満足度を計測できるので、データを元にLTV(ライフタイムバリュー)向上のためにアプローチできます。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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社内FAQのおすすめツールまとめ

ここまで、社内FAQのおすすめツールや導入で得られる効果をご紹介してきました。
 
社内FAQツールを導入すると蓄積されたナレッジに素早くアクセス可能、かつ不明点を自己解決できます。担当者への問い合わせも減少するため、本来の業務に集中でき業務効率の改善やコスト削減が実現します。
 
ただし、社員による活発なFAQ作成がなければ成り立ちません。さらに、実際に使われているかどうかを測定するためには、現場との情報共有が必須です。使いづらいツールや情報共有ができないツールは、導入後の効果的な運用や費用対効果の向上を妨げる可能性があります。
 
そのため、社内のリテラシーが異なる場合、今回ご紹介したStockのような即日で社内FAQとして活用できる、情報共有に優れた非IT企業向けのツールが求められるのです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で効果的な社内FAQを開設・運用し、社内の生産性向上を実現しましょう。
 
関連記事: 社内FAQツールを導入してエクセル管理を脱却しよう!
 
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