営業活動を通して得た情報は、適切に管理されることで社内のナレッジやノウハウとなり、業務効率化に貢献します。たとえば、業務マニュアルを参考にすると、誰でも業務クオリティを維持した運用ができます。
従来は、マニュアルをはじめとしたナレッジはアナログでの管理が主流でした。しかし、最近では「ナレッジ管理ツール」を使うのがトレンドになっており、たとえば、代表的なツールのひとつとして「toaster team（トースターチーム）」が挙げられます。
なかには、「導入を検討しているが、自社に合っているか判断できない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、toaster teamの使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
- toaster teamを検討しているが、詳しい概要が分からない
- toaster teamを利用するにあたり、ユーザーの声も参考にしたい
- 自社のナレッジ管理を改善できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、toaster teamについて詳しく分かり、自社での導入要否を判断できるようになります。
目次
toaster team(トースターチーム)とは
ここでは、toaster teamと他のナレッジ管理ツールの違いや、基本機能をご紹介します。toaster teamの導入を検討する方は必見です。
「toaster team」と「他のナレッジ管理ツール」の違い
toaster team(トースターチーム)は、業務マニュアルをはじめとした社内情報を格納するナレッジ管理ツールです。AIによってマニュアルを自動作成できる点が、他のナレッジ管理ツールとの大きな違いです。
また、PC・スマホのいずれからでも使える一方で、iOS・Google Playストアでのリリースはされていない点に注意しましょう。
toaster teamの基本機能
toaster teamには、主に以下の機能が備わっています。
- AI自動マニュアル作成
- ノート
- ニュースクリッピング
- 用語集
「コピー機の使い方」のようにマニュアル名を入力するだけで、AIが自動でマニュアルを作成します。
社内のあらゆる情報を「ノート」へ書き込めるほか、顧客や部署ごとに、ノートへアクセスできるグループを制限できます。
社内に共有したいWebニュースをグループごとに投稿できます。また、投稿されたニュースにコメントも付けられます。
社内で使う用語をまとめられるので、逐一担当者に質問する手間がかかりません。また、登録した用語は検索をかけられるため、あとから見返しやすいです。
このように、toaster teamではAIによってマニュアルの作成負担を省いたり、属人しがちな情報を集約したりする機能が備わっているのです。
toaster team(トースターチーム)の使い方
ここでは、toaster teamの基本的な使い方を6つ解説します。以下の内容を参考に、自社で導入・運用できるかをイメージしましょう。
使い方1｜文書マニュアルを作成する
マニュアル作成機能は、toaster teamのメイン機能です。同ツールで作成する文書は「レシピ」と呼ばれ、料理のレシピを作る感覚で文書を作成する点が特徴になります。
Wordを使うようにテキストを入力してマニュアルを作成できるのはもちろん、画像や動画ファイルの貼り付けにも対応しています。GoogleドキュメントやGoogleシートといった文書の取り込みや、SNSの投稿を作成してドキュメントへ埋め込むことも可能です。
また、専門用語や業界用語をはじめとした、一般的に分かりにくい言葉に注釈をつける「用語集」を活用すると、初見のメンバーも素早く理解できるマニュアルが作れます。
使い方2｜動画マニュアルを作成する
toaster teamでは動画のマニュアルも作成できます。したがって、テキストや画像だけでは説明が難しい、動きのある業務も視覚的に示せるのです。
動画マニュアルの作成中には任意のテキストやスタンプが入れられるほか、別途音声も追加可能な「ボイスオーバー機能」も備わっています。
従来の動画マニュアルや説明動画は、業務一連の流れを数分～数十分単位で撮影し編集するといった手間をかける必要がありました。しかし、同ツールでは短尺動画にも対応しており、気軽に作れて負担を軽減できるのがポイントです。
使い方3｜用語集を作成する
文章ベースで社内用語を記録・解説・管理できる「用語集」機能も備わっています。
用語集機能では、社内用語や業界用語を記録するだけでなく、マニュアルやノートに紐づけての解説もできます。登録すると、該当の単語をクリックするだけで注釈が出現するので、教育コスト削減に貢献します。
そのため、新卒社員や業界未経験者であっても、専門的な用語につまづかずマニュアルを読み進められるのです。
使い方4｜社内Wiki・議事録を作成する
toaster teamがあれば、簡単に社内Wikiや議事録を作成・共有できます。
ドキュメント管理機能では、マークダウンといった特別な知識がなくても文章を打ち込めるので、簡単に社内Wikiを作れます。また、グループ単位での文書作成・管理ができるため、日報や議事録などの社内情報の記録にも役立ちます。
ドキュメントは画像や動画、ファイル添付にも対応しており、文章と画像をまとめて示せる点がポイントです。
使い方5｜Webクリッピング（切り抜き）を保存する
Webメディア上のニュースや記事をスクラップブックのように保存する「Webクリッピング」機能があります。
Webクリッピングでは、WebニュースのURLを投稿し、社内に共有することでニュースに対する意見交換が可能です。コメントの投稿や「いいね」リアクションの表示ができるので、気軽にコミュニケーションが取れるのです。
このように、自社に関する「業界のニュース」や「競合他社の最新情報」を共有するときは、Webクリッピング機能が効果的です。
使い方6｜拡張機能で作業を効率化する
toaster teamにはマニュアル作成を円滑にする、豊富な拡張機能も備わっています。
たとえば、日本語で作ったマニュアルも「自動翻訳機能」で英語や中国語に変換されるので、外国人労働者への教育の負担を減らせます。また、「外部チャットツールとの連携機能」や複数担当者によるマニュアルの「同時編集」にも対応しています。
このように、拡張機能を活用するとマニュアル作成の利便性が高まり、社員教育や入社対応の工数を減らせるのです。
toaster team(トースターチーム)の料金とは
以下は、toaster teamの料金プラン表です。利用前には14日間の無料トライアルもあるので、使い勝手を試してから導入可否を判断するのがおすすめです。
| ライト | スタンダード | ビジネス | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 |
全プラン100,000円 |
||
| 月額費用 |
35,000円 |
60,000円 |
120,000円 |
| マニュアル閲覧・作成上限数 |
全プラン無制限 |
||
| ファイル容量 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
| 編集アカウント数 |
50 |
100 |
200 |
プランごとに利用できる基本機能は異なりますが、「自動翻訳」や「外部公開ドキュメントの保護」機能の利用はスタンダードプランからとなる点に注意です。
【必見】マニュアルを簡単に残して共有できるアプリ
以下では、マニュアルを簡単に残して共有できるアプリをご紹介します。
toaster teamはレシピ形式で文書・動画マニュアルを作成できるほか、営業活動で発生するさまざまな情報を管理しておけるツールです。とくに、動画マニュアルの作成・管理がツール内で完結するのは、独自の特徴だと言えます。
一方で、ユーザーからは「レシピの更新が面倒なうえに、更新箇所も分かりづらい」という声が寄せられています。目的の情報がすぐに見つからなければ、社員のストレスになってしまうので注意しましょう。
必要なときに情報を活用するには「情報を正確に残し、社内に共有すること」が欠かせません。したがって、社内情報の共有には、文書とメッセージのいずれも見やすく社内展開できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には文字や表、あらゆる形式のファイル添付できるだけでなく「編集履歴」によって更新箇所も一目で分かります。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づいており、ほかの話題と混ざらずに関連情報をやりとりできるのです。
必要な機能に過不足のない情報ストックアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
toaster team(トースターチーム)の口コミ・評判
以下では、toaster teamを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入を検討するときは、実際のユーザーの声を参考にすると運用のイメージが深まります。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。
toaster team(トースターチーム)の良い口コミ・評判
ここでは、toaster teamの良い口コミ・評判をご紹介します。とくに「レシピ形式での文書作成がわかりやすい」「操作が分かりやすい」などの意見が見られました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年10月31日マニュアルを「レシピ」と称して作成出来るツールです。料理のレシピのように項目ごとに分けてマニュアル作成出来るので、 とても分かりやすく使いやすいです。鍵付きのマニュアルも作成出来るため、部署ごとやチームごとの作成にも向いています。カバー画像も自分で作成したり、テンプレートから選んだりと自由度も高いのが魅力的です。
杉山 敬太郎、投稿日：2023年10月19日良いポイント：フォーマットが統一でき、プラットフォームはかなり見やすい。マニュアル作成者の操作性が直感的にわかりやすく、簡単に作成ができる他社とも比較したが、金額的に安価で導入しやすい。
非公開ユーザー、投稿日：2023年10月19日PCでもスマホでもマニュアルを閲覧できる為、場所を選ばずに活用できる点。また英語の翻訳機能にも対応している為、英語のマニュアル作成も容易に行える点。
toaster team(トースターチーム)の改善点に関する口コミ・評判
以下では、toaster teamの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。主に「レシピの更新状況が把握しづらい」や「プラン変更が柔軟にできない」といった改善要望の声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年10月03日改善してほしいポイント初めて触る人、特にレシピを参照しようとする人が、どこにどんなレシピがあるかもう少し視覚的に把握しやすくなると嬉しいです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月29日レシピを「更新」→「公開」したら、どの部分を更新したのか自動的に文字色や箇条書きでどこかに反映される、という機能はありますか？レシピの更新が頻繁なのと、利用者側が大勢いて人によっては更新箇所をすぐに確認する人、また長期間分の更新箇所をまとめて確認する人、など様々なため、そのような機能があれば嬉しいなと思いました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月17日追加できるアカウントの数で料金プランが変わるのですが、50名⇒100名⇒200名と結構差があるので、スムーズにプラン変更できると（急に社員が増えた時等に）より使いやすくなるかなと思います。
上記のうち、とくにレシピ（マニュアル）の更新箇所が分かりづらいのはストレスです。そこで、ノート形式でナレッジを残しつつ「編集履歴」機能がある「Stock」のようなツールを使うと、簡単に変更箇所が確認できるのです。
toaster team(トースターチーム)の注意点
toaster teamを使ううえでは、以下の点に注意しましょう。
- チャット機能は外部ツールとの連携が前提
- 動画の対応形式がMP4のみ
- スマホはブラウザでの利用が前提
- 初期費用が発生する
コメント機能はあるものの、チャット機能はtoaster team内に備わっていないので、連携に対応している「Slack」「Microsoft Teams」「Chatwork」のいずれかのビジネスチャットとの併用が前提になります。（参考：ヘルプページ｜ビジネスチャットとの連携方法）
レシピを作成するときに動画をアップロードできるものの、対応動画ファイルが「MP4」のみとなっています。MP4以外の動画をレシピ内に追加する場合は、変換もしくは外部コンテンツの埋め込み機能を活用する必要があります。（参考：ヘルプページ｜ファイルアップロード・動画ファイルに対応しました）
toaster teamをスマホから利用する場合は、ブラウザでの利用が前提となります。また、スマホからブラウザ利用するときには、動画マニュアルを直接編集できない点に注意が必要です。（参考：スマートフォン専用アプリ（iOS版）のサービス提供終了に関するお知らせ）
いずれのプランを契約する場合も、初期費用100,000円が発生します。
このように、toaster teamは一部機能で利用方法に注意が必要です。また、導入するときは初期費用が発生するため、toaster teamが自社に合っているか慎重に検討しましょう。
toaster team(トースターチーム)の使い方や料金・評判まとめ
ここまで、toaster teamの使い方や料金、評判まで網羅的にご紹介しました。
toaster teamのように簡単にマニュアルを作成し、社内wikiとしても横展開できるツールを使うと、ツール内に蓄積された情報がデータベース化します。そして、そこから各社員が必要な情報を活用し、また得た情報を蓄積する、という好循環が生まれるのです。
一方、口コミにもあるように、toaster teamは「レシピのどの部分を更新したのか」が分かりづらい課題があります。マニュアルやナレッジは常に最新でなければならないので、更新箇所が見つからないのは致命的です。
そこで、「編集履歴」からノートの更新箇所が瞬時に分かるツール「Stock」を使うと、情報を探す手間がかかりません。さらに、Stockは非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるため、全社へすぐに浸透します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ナレッジを適切に管理しましょう。
