社内の情報管理の一つとして、ファイルストレージを活用されている方も多いかと思います。
日々の業務で扱うファイルを適切に管理できていますでしょうか？今回はファイルストレージを効果的に使うポイントと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
社内のファイル管理や情報管理に悩まれている方は、是非参考にしてみていただければと思います。
目次
ファイルストレージを効果的に使うポイント
①情報の整理をして管理する
保管庫としても使えるファイルストレージですが、整理をすることなくファイルを管理していては、目的のものを探すのに時間がかかります。
例えば、案件ごとにフォルダを分けるなど、情報の整理をすることで、効果的に利用することができます。
②内容が分かるようなファイル名にする
タイトルが適当な文字列などになっていると、都度ファイルの中身を確認しないといけなくなります。
しかし、どのようなファイルなのかを一目で分かるようにしておくことで、必要な情報へのアクセス性が高まります。
③複数デバイスからのアクセスを可能にする
「外出先でもファイルをサクッと確認したい」このように思うことは多いかと思います。
スマホからの閲覧が で、どこからでも必要なファイルを確認できるため、情報の確認に手間取ることがなくなります。
情報管理がうまくできるファイルストレージ10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
最初にご紹介するStockは、いわゆる「ファイルストレージサービス」ではありません。
EverNoteのような「ノート型の情報共有ツール」をイメージして頂くと良いかもしれません。
しかしStockは、あらゆるタイプのファイルをノートに貼り付けて管理することができ、かつ、ファイルに関連する情報をテキスト形式で一緒に残すことができます。
ファイルストレージサービス以上に、チームの情報管理をスムーズに実施することができ、チームの情報共有ツールを探している方には大変おすすめです。
Stockを使えば、「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
また、ノート内に貼り付けたファイルと、関連する情報をテキスト形式で記載することができるという特徴から、ファイルを開かずとも、どのようなファイルなのかを把握することが可能になります。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にでき、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
議事録管理をファイル形式から、Stockを使ったものに移行した実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、元々Wordに議事録を記載していましたが、そのような管理方法では、ファイルをいちいち開くのが面倒なことで、情報の確認漏れが出てしまうことが課題となっていました。
そのような中、Stockを利用した管理に変更したことで、今までの悩みが驚くほど解消されたということです！
セキュリティを重視しているファイルストレージ
「Mozy」
Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。
＜Mozyのポイント＞
- 拡張性が高い
自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します
- 高度なセキュリティ
最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています
＜Mozyを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります
- 日本語化されていない
日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
「SpiderOak」
SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。
＜SpiderOakのポイント＞
- プライバシーの保護に優れている
元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています
- 高度なセキュリティ
ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです
＜SpiderOakを使う上で気をつけたい点＞
- 日本語化されていない
日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
「4Sync」
4Syncは、海外のサービスでありながら日本語化されており、セキュリティが優先されたオンラインストレージサービスです。
＜4Syncのポイント＞
- セキュリティが重視されている
暗号化サービスでデータのセキュリティを最優先されています
- 無料でも20GBまで使える
メールアドレスの確認をすると、5GB追加されるため、無料で20GBまで使えることになります
＜4Syncを使う上で気をつけたい点＞
- データが180日間後に削除される
セキュリティに配慮されているせいか、保存したデータは180日間後に削除されるため、データの保管庫として使うには向いていません
個人向け・法人向けがそれぞれ用意されているファイルストレージ
「box」
boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。
＜boxのポイント＞
- 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
- 企業が求める管理システムが豊富
企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています
＜boxを使う上で気をつけたい点＞
- 大企業向けサービス
管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
- 法人利用の場合、無料プランがない
最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。
＜Dropboxのポイント＞
- あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
- 他人との共有が簡単
リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます
＜Dropboxを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
「Google One」
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。
＜Google Oneのポイント＞
- 無料プランでも15GBの容量が使える
Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
- Googleアカウントとの連携
例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります
＜Google Oneを使う上で気をつけたい点＞
- 管理のルール決めをしないといけない
すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
容量を気にせず使えるファイルストレージ
「firestorage」
firestorageは、登録不要、しかも無料で容量無制限で利用できるファイルストレージサービスです。
＜firestorageのポイント＞
- 登録不要、無料で容量無制限の利用ができる
1ファイルあたりのアップロード制限はあるものの、登録不要でも容量無制限で何度でも使うことができます
- URLでのファイル共有が可能
データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有ができます
＜firestorageを使う上で気をつけたい点＞
- 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には制限があります
- 広告が表示される
完全無料で利用できることから、広告が表示されるようになっています
個人利用向けのファイルストレージ
「iCloud Drive」
iCloud Driveは、Appleが提供しているファイルストレージサービスです。
Appleが提供していますが、iPhoneやmacからだけでなく、windowsからも利用することができます。
＜iCloud Driveのポイント＞
- ファイル共有が簡単
他の人を招待するだけで、メール添付などで共有することなく、直接ファイルを共有することができます
- リアルタイムで共同編集が可能
Pages、Keynote、Numbersの書類やメモには、共同制作機能が組み込まれているため、どこからでも共同で作業することができます
＜iCloud Driveを使う上で気をつけたい点＞
- Android端末からは利用できない
WIndowsには対応しているものの、Androidには非対応のため、Androidユーザーは利用することができません
「MediaFire」
MediaFireは、海外の知名度が高く、Dropboxと並ぶ有名なファイルストレージサービスです。
＜MediaFireのポイント＞
- デザイン性が高い
インターフェースが綺麗で、デザイン性が高く、直感的に使うことができます
＜MediaFireを使う上で気をつけたい点＞
- 日本語に非対応
日本語化されていないため、メニューやサポートなど全て英語となります
まとめ
単純にファイルストレージを使うだけでは、なかなか情報の整理をすることは難しいかと思います。
ツールを使い、かつ整理をすることで、必要な情報をうまく活用できることができるため、運用のしやすさという面でもツールを選ぶことが大事かと思います。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内のファイル管理・情報管理に役立てていただければ嬉しいです。
