2018年に政府が「働き方改革」に関する法律を成立させましたが、今日では働き方改革とDX(デジタル・トランスフォーメーション)の関係性にも注目が集まっています。デジタル技術を活用するDXの実現は、働き方改革に貢献するとも言われています。
 
しかし、DXの推進が働き方改革にどのように作用するのかは明言されていません。そのため、DXで社内の働き方改革を実現する方法がわからず、その取り組みも思うように効果が見られず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、DXで働き方改革を実現させる方法や事例、DXの実現に貢献するおすすめツールを紹介します。
 
  • DXと働き方改革にどのような関係があるのかわからない
  • DXと働き方改革を同時に実現し、業務効率化を実現したい
  • DXで働き方改革を実現した事例を知り、自社でも実践したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、DXが働き方改革に貢献する理由を理解し、働き方改革を実現するヒントを得られます。


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DXとは

DXとは「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること」であり、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱しました。
 
また、日本経済産業省は「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています。
 
すなわちDXとは、ITシステムによって生産性向上などの利点を得た企業が、人々や社会をより豊かにすることです。
 


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働き方改革とは

働き方改革は、個々の事情に応じて多様な働き方を選択できる社会の実現を指しますが、そこには必要な3つの柱があります。以下では、3つの柱の概要を紹介します。

長時間労働の是正

長時間の残業が問題となっている現状を変えるため、労働時間を見直す指標が定められました。時間外労働が月々45時間・年間360時間までと設定されています。
 
制限を上回った場合は懲役や罰金などの重い処分があるため、社員の残業時間の累計には注意する必要があります。
 
また、限定された時間内でも業務が完了するよう、ITツールの導入といった効率化の推進も求められます。長時間労働の是正の際には、社員の業務負担を軽くする施策の実行が不可欠です。

同一労働同一賃金

同一労働同一賃金は、正規雇用と非正規雇用の間にある賃金格差を解消し、不公平を是正します。
 
以前は、同一業務を行っていても、正規雇用と非正規雇用の所得には大きな差がありました。同一労働同一賃金の導入後は、同じ業務の担当者には雇用形態に関わらず、同額の給料を支払う必要があります。同一労働同一賃金は、雇用形態の違いによる収入の差を解消し、賃金の不公正を是正します。
 
同一労働同一賃金の開始で企業の支払うべき人件費は増加しました。コストカットに向けては、少ない人員でも業務が完了するよう、社内の業務効率化の推進が求められます。

柔軟な働き方の実現

各個人の事情に合わせて働き方を選択できるよう、複数の制度が整備されました。そのうちの一つが、「高度プロフェッショナル制度」です。
 
高度プロフェッショナル制度とは、一定の条件を満たした労働者を対象に、労働時間の制限などを撤廃するものです。本制度の開始に伴い、時間給ではなく成果に応じた収入を得る働き方を労働者が選択できるようになりました。
 
また、実際の勤務時間に関わらず契約時間分の給料を与える「裁量労働制」や、定められた総労働時間のなかで始業や終業の時刻を労働者が自由に設定できる「フレックスタイム制」など、労働者が希望する働き方を実現できる制度の普及も進んでいます。
 
企業には、労働者が自身の労働の形を選択できるような柔軟な制度の導入が求められています。


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DXで実現できる働き方改革とは

DXは社内の従来の業務を大きく変化させ、働き方改革を実現します。そこで以下では、DXで実現できる3つの働き方改革をご紹介します。

人手不足の解消

DX導入により業務効率化が実現され、人手不足が解消されます。たとえば、DX実現の例として、高度な業務にも対応できるRPA(Robotic Process Automation)の導入があります。
 
RPAの実施業務には経理における請求書の作成や、事務における受注管理などが挙げられます。これらの業務に代表される、かつては手作業で行われていた定型業務をRPAによって自動化し、業務効率化を実現します。
 
RPAの導入によって、社員は人間のみが実施できる高度な業務に時間を割けるようになります。その結果、社員を必要度の高い場所に配置でき、人手不足が解消します。
 
このように、ITシステムの活用が単純業務の負担を減らし、人手不足の解消にも貢献することがわかります。

テレワークの導入

DX実現はオフィスの外での業務を可能とするため、テレワークも導入しやすくなります。
 
DX実現の一例として、クラウドサービスの導入が挙げられます。クラウドサービスは、オンライン上のソフトウェアやサーバーを活用するITツールを指します。クラウドを利用すれば、時間や場所に縛られずに必要な情報にアクセスできます。
 
かつては、社内のサーバーに情報を蓄積していたため、オフィス外からの情報の入手は不可能でした。クラウドの導入によって、社員は出勤せずとも業務を遂行できます。業務の場所にこだわる必要がなくなるため、テレワークの導入も可能となります。
 
ITツールの導入によりDXが実現され、場所に縛られない「テレワーク」という働き方を可能にします。


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DXによる働き方改革を実現する方法

DXによって働き方改革を実現するためには、計4つのステップを踏む必要があります。以下では、DXを通して働き方改革を実現する方法を解説します。

DX導入の体制を整える

まずは、DX導入に向けて、社内の受け入れ体制を整備する必要があります。
 
具体的には、企業の経営層からDX導入の許可を得たり、全社員にDX推進のメリットを説明し理解を得たりするなどが挙げられます。DXの実現には、社内全体からの理解が不可欠です。
 
DXの実現には一定額の投資が必要です。そのためには、DX実現のメリットを経営層に理解してもらい、実行の許可を得る必要があります。
 
逆に、社員の理解が得られない状態でDXを推進した場合、導入したITツールが利用されないためにDX実現が失敗する場合もあります。したがって、DX実現には経営層を含む全社員から理解を得るなど、受け入れ体制の構築が求められます。

最適なツールを選定し導入する

DX実現に活用できるツールは複数存在するため、導入に当たっては、現在の企業に必要な機能を持つツールの見定めが必要です。
 
企業が抱えている問題は、長時間労働や人手不足などそれぞれ異なります。問題によって導入すべきITツールも変わるため、問題点を見極めたうえでITツールの選択が重要となります。
 
また、販売されているITツールも、近年急激に増加しています。ITツール選択の際には、そのツールの実績や口コミ、セキュリティなどを確認したうえで、ツールを選択する必要があります。
 
そして、必要なツールが何かを判断するためにも、自社の問題点、解決したい課題を明確することが必須なのです。

業務フローを決定する

ITツールの導入後は、ツールの活用環境を作るため、業務フローの策定が求められます。
 
ITツールを導入しても業務フローが以前のままでは、ITツールを利用すべき場面が不明瞭となってしまいます。ITツールの利用を想定した新たな業務フローの策定と開示が求められます。
 
全社員がITツールを業務で使用しなければDXは実現せず、DXのメリットも得られません。ITツールを社内に普及させるために、素早い新業務フローの作成が求められます。

PDCAサイクルを回す

ITツール導入後は、PDCAサイクルの活用による成果の確認・改善が必要となります。
 
ITツールが社員によって日々利用されているか、ITツールの導入によって発生した問題はないかなどを丁寧に確認し、定期的な修正が必要です。
 
ITツールによっては「Stock」のように導入後も丁寧なサポートを提供するベンダーもあります。DX導入後はPDCAサイクルを回し、ツールのサービスを適宜利用しながら、課題解消への注力が求められます。


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DXによる働き方改革の実現事例

DXによって実現した働き方改革の例として、以下では2つの企業を紹介します。

三菱UFJ信託銀行

三菱UFJフィナンシャル・グループ傘下である三菱UFJ信託銀行は、2021年7月、全社ペーパーレス化によるDX「Salesforce Platform」を導入しました。
 
「紙の帳票のためにリモートワークが導入できない」という問題点を解決するため、従来の方法であった紙での申請業務をすべて電子化しました。これにより、どこでも業務に必要な申請ができるようになり、リモートワークが可能となりました。
 
本システムは使いやすさが魅力であり、現在は関連会社を含めると9000人以上が利用しています。三菱UFJ信託銀行は、使いやすい電子化システムの導入によってDXを実現し、テレワークや業務効率化を推進しました。
 

第一生命

保険業界大手の第一生命は、クラウド型のプラットフォーム「Now Platform」を導入し、業務プロセスを簡略化しました。
 
以前は、4000近くのシステムを使用していた第一生命ですが、それぞれのシステムの連携ができておらず、データ活用が阻害されていました。
 
「Now Platform」は、システムやデータベースを一元化し、全社でのデータ共有を可能とするものです。本ITツールにより、複数の部署にまたがる業務の場合も情報共有が簡単となりました。その結果、必要なデータを逐一探す時間が不要となり、業務プロセスが簡略化されました。
 
単純業務の負担減少により社員の残業時間の緩和につながったほか、社外からのデータ入手も可能となり、テレワークも大きく進みました。第一生命は、データを一元管理できるクラウドの導入によってDXを推進し、残業時間の減少やテレワークといった働き方改革も実現させました。
 


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DXによる働き方改革を実現するためのおすすめツール

以下では、DXによって働き方改革を実現するために最適なツールを紹介します。
 
働き方改革実現のためには、オフィス外でも情報にアクセスできるクラウドサービスの利用や、紙で実施していた業務をオンライン上で完結できるITツールの利用が必要です。つまり、アナログな情報管理をデジタルへ変革させることがDXの第一歩となります。
 
そのため、導入するITツールには、全社員がすぐに利用を開始できるような使いやすさが求められます。全社員がITツールを使いこなせなければ、働き方改革どころかDX実現にも至りません。
 
すなわち、DXによって働き方改革を実現するためには、非IT企業でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」のような情報共有ツールが求められるのです。
 
Stockは、情報管理に必須な「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能を過不足なく備えており、今まで紙で実施していた業務も簡単に電子化できるため、テレワークや業務効率化はもちろん、DX推進にも役立ちます。

【Stock】DXによる働き方改革をスムーズに実現する情報共有ツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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DXで実現する働き方改革の概要まとめ

ここまでDXで実現する働き方改革について、実現の方法や事例、おすすめのツールをご紹介しました。
 
DXの実現によりITツールが社内で活用されるようになれば、人手不足が解消されるほかテレワークの推進にもつながります。働き方改革実現のためにも、ITツールの社内整備は急務と言えます。
 
ただし、導入するITツールが複雑なものであればあるほど教育コストがかさみ、業務効率低下の原因にもなってしまいます。したがって、導入するITツールには、「誰もが利用できるような使いやすさ」が必要です。
 
DXによる働き方改革を素早く実現するためには、多機能で複雑なツールは不要です。そのため、非IT企業でもストレスなくあらゆる情報を一元管理できるStockのような「使いやすさに特化した」情報共有ツールが求められるのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でDXを推進し、働き方改革を実現させましょう。
 
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