今日、自社にクラウドを導入する企業が増加傾向にあります。企業がクラウドを活用すると、社員間での情報共有がスムーズとなり、業務効率化が大きく進みます。DX(デジタル・トランスフォーメーション)の実現には、企業内の情報伝達スピードを向上させるクラウドの導入が必須と言えます。
 
しかし、DXにクラウドが必要だと知ってはいても、クラウドの具体的なメリットがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。クラウドの利点を理解しないまま闇雲に導入しても長所を引き出せないために、DX実現のような大きな成果は得られません。
 
そこで今回は、DX実現にクラウドが必要な理由と導入のメリット、おすすめのツールを紹介します。
 
  • なぜDX実現にはクラウドが必要なのか知りたい
  • クラウドの導入で得られる具体的なメリットを理解したい
  • DX実現に最適なクラウドを知り、自社に導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、DX実現にクラウドが不可欠な理由を理解し、導入すべきクラウドのヒントを得られます。


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クラウドとは

クラウドは、オンライン上のソフトウェアやサーバーを活用するテクノロジーです。クラウドの特徴として、インターネットの接続環境があれば、どこでもソフトウェアやストレージを利用できる点があります。
 
企業でのクラウド活用例としては、迅速な情報共有が挙げられます。社員がクラウドにアップロードした情報は、即座に全社員に共有されます。以前はメールなどで送付する必要があり、手間のかかる作業であった「情報の共有」が、クラウドによって手間なくスムーズに行えます。
 
クラウドには、3つの種類があります。以下では、それぞれの概要を紹介します。

パブリッククラウド

パブリッククラウドとは、企業がクラウドの管理会社から一部を借りて利用するものです。
 
パブリッククラウドは、簡易会社が管理を行うため、管理・維持コストが発生しません。また、自社の規模に合わせてクラウドサーバーの利用量を選択できるなど、柔軟性が高いのも魅力です。

プライベートクラウド

プライベートクラウドは、独立サーバーや独立クラウドを利用できるものです。プライベートクラウドは、他社から完全に独立した環境が利用できる点で、パブリッククラウドとは異なります。
 
プライベートクラウドは自社専用のため、OSや機能を自由に設定できる点が魅力です。一方で、初期費用や管理・維持コストは高いというデメリットがあります。

ハイブリッドクラウド

ハイブリッドクラウドは、プライベートクラウド及びパブリッククラウドの両方を利用できるものです。
 
そして、顧客データや機密事項はプライベートクラウドで、それ以外はパブリックグラウドで管理するといった、柔軟な活用を可能にします。
 
その導入には、プライベートクラウドとパブリッククラウドを別の企業から購入したり、自社で構築したシステムの補完としてパブリッククラウドを外部から導入したりと、さまざまなアプローチがあります。
 
後者の場合、既存システムと共存できるクラウドであれば、大幅なコストカットも可能な点が魅力です。


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なぜDXにクラウドが不可欠なのか

クラウドの導入前に、「DX実現にクラウドが必要な理由」を理解する必要があります。DXにクラウドが不可欠な理由としては、以下の2つが挙げられます。

情報共有をスムーズにするため

まず、クラウドの導入によって必要な情報を見つけやすくし、情報共有を円滑に行うという狙いが挙げられます。
 
クラウドが普及する以前は、自社内に構築したサーバーに情報を蓄積する形が主流でした。しかし、自社サーバーはシステムを一から構築する必要があります。
 
ほかにも、自社サーバーの問題点として、複数のシステムの統合が困難な点が挙げられます。複数のシステムが社内に共存した結果、部署ごとにデータの管理場所が異なるといった問題が生じてしまうのです。
 
一方、クラウドは異なるシステム間でも連携できる仕組みがあるため、すべてのデータの管理・閲覧が可能です。クラウドの導入によって欲しい情報がすぐに手に入る環境が生まれ、情報共有のスピードが格段に上昇します。

競争優位性を得るため

もうひとつの目的として、業務効率化によって競争の優位性を獲得するため、という理由があります。
 
クラウドは、インターネット上でやりとりが完結するので、このスムーズな情報共有により企業の業務スピードを向上させます。また、クラウドのメンテナンスなどの維持業務は管理会社が行うため、資金や人件費をシステムの管理に掛ける必要はありません。
 
このように、クラウドの導入によって自社サーバーを設置した場合の管理業務が不要となります。クラウドの活用は、社員が業務を効率的に実施するのに役立ち、社内全体の機動性を向上させます。
 
つまり、今まで管理業務に割かれていた時間やコストを他業務に充てられるので、競合よりもスピード感を持って営業活動ができ、競争優位性が得やすくなるのです。


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DXにおけるクラウドのメリット

DXを目的としたクラウド導入のメリットとして、以下の2つが挙げられます。
 
以下におけるクラウドは、クラウド導入企業の約8割が利用しているパブリッククラウドを想定しています。

低コストで運用できる

クラウドは、自社サーバーを設置するのと比較して、一人あたり月額数百円から数千円で利用できることからも低コストで運用可能です。
 
企業によって事業規模はさまざまであり、必要な容量も大きく異なります。クラウドの選択時は自社の利用人数、具体的には「全社で利用するか」「一部署・チームで利用するか」の利用規模を正しく把握し、マッチするプランを選ぶ必要があります。
 
また、利用人数が増加しても柔軟に変更できるクラウドもあるうえ、管理コストがかからないのもメリットと言えます。

すぐに導入できる

クラウドはすぐに導入できるので、利用までに要する日数が少ないのもメリットです。
 
クラウドの導入は、自社サーバーや大規模システムの構築が不要なため、負担は非常に少ない点が魅力です。新規事業に向けてサーバーの確立が急務な場合も、クラウドであればすぐに準備を完了できます。
 
また、別サービスへの移行に伴う解約に関しても素早く移行できます。ただし、それまでに格納していたデータの移行は自社で行う必要がある点に注意です。


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DXにおけるクラウドのデメリット

クラウドはDX実現に欠かせないものですが、一方で担当者が把握しておくべき課題もあります。以下では、クラウドの活用に当たって直面するデメリットについて解説します。

移行時に負担が大きい

既に自社にシステムを有している企業がクラウドに移行する場合、移行完了までに大きな負担がかかる場合があります。数十年にわたって運用しているシステムの場合、追加開発の繰り返しによって複雑な構造と化している可能性があります。
 
業務のクラウド化に当たり、移行前には業務の流れや構造を明確にする必要があります。しかし、複雑なシステムの解析には時間と費用がかかるので企業にとっては大きな負担となります。
 
とくに、既存システムの利用が長く、格納されている情報が多い場合は負担が大きくなりがちです。そのため、移行にかかる負担はもちろん、その後の運用でもストレスを与えずに簡単に利用できる、使いやすいクラウドの導入が求められます。

メンテナンスで利用できないときがある

クラウドの運用・管理は管理会社が行うので、管理会社のメンテナンスを実施中は利用ができない点がデメリットです。
 
メンテナンスの時間は管理会社が設定するため、自社にとって都合の悪い時間帯に行う場合も想定されます。
 
クラウドにアクセスできなければ、必要なデータや情報が入手できず業務の進行にも影響が出てしまうので、クラウドの選択時には、障害発生件数が少ない使えるクラウドの導入が望ましいです。


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DXにおけるクラウド選択のポイント

DX実現に必要なクラウドについて、クラウドの選択時に着目すべき2つのポイントを解説します。

使いやすさ

クラウドは全社員の使用によって、スムーズな情報共有が実現します。すなわち、ITに対する知識の有無にかかわらず、誰でも使いこなせるクラウドが必要です。
 
クラウドの使用に高度なIT知識を必要とする場合、クラウドを使いこなせるのは一部の社員のみとなりがちです。仮にクラウドの使い方がわからない社員がいた場合、クラウドではない別のシステムにデータや情報を保管してしまうなどのトラブルが発生します。
 
したがって、データ・情報の一元管理の実現には、クラウドの使いやすさが不可欠と言えます。

安全性の高さ

安全性の高さも重要なポイントのひとつです。クラウドのセキュリティが強固であれば、自社の機密情報や顧客データの漏洩を未然に防げます。
 
導入後はクラウドが自社情報のすべてを管理します。自社の中枢を担う存在となるため、利用するクラウドには自社の機密情報を預けるだけの信頼性があるかを見極める必要があります。
 
価格を重視し非常に安価なクラウドを導入した場合、セキュリティが十分ではなかったり、障害が頻繁に起きたりするために、使い物にならない可能性もあります。
 
クラウドのセキュリティ対策が十分ではなかったために情報が漏洩した場合、自社は顧客や株主、取引先からの信頼を失ってしまいます。第三者からの信頼を損ねないよう、情報漏洩のリスク削減のためにはセキュリティの強固なものを選択しましょう。


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DX実現におすすめなクラウドツール

以下では、DXの実現に最適なおすすめのツールをご紹介します。
 
DX実現には、スムーズな情報共有を可能にするクラウドの導入が不可欠です。クラウドは自社情報のすべてを管理するツールとなるため、慎重な選択が求められます。そのクラウドの選択基準は「全社員が簡単に利用できる使いやすさ」「セキュリティ対策が万全か」が挙げられます。
 
このクラウドに必須の条件2つを満たしDX実現に貢献するツールは、情報共有の側面から非IT企業のDX化を促進させる「Stock」一択です。
 
Stockは非IT企業でもすぐに使いこなせる操作性と、国際セキュリティ資格のISO27001(ISMS)を取得するほどの高いセキュリティ水準、SSLによるデータの常時暗号化システムを備えており、業界業種問わず100,000社以上の企業から支持を得ています。
 
また、「ノート」機能を使って全社員にリアルタイムで情報共有ができ、この「ノート」に紐づけた形で「メッセージ」も送信可能です。そして、必要な情報をクラウドの中から探す手間なく、情報を探すのに時間がかかるというストレスを与えません。

【Stock】非IT企業のDX化に貢献する情報共有ツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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DXにおけるクラウドの概要まとめ

ここまで、DX(デジタル・トランスフォーメーション)実現にクラウドが不可欠な理由とメリット、おすすめのツールをご紹介しました。
 
クラウドは、社内の情報共有をスムーズにするとともに、企業内の業務効率化を推進し、DXの実現に貢献します。クラウドは、自社システムで情報を管理するよりも低コストで導入できるほか、サーバーを自社に構築せずにすぐに始められる点が魅力です。
 
しかし、クラウドは企業の情報管理の中枢を担うため、慎重に選ぶ必要があります。クラウドは使いやすいか、セキュリティ対策が万全かという2つの基準に当てはまるものを選択する必要があります。
 
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