ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。
日々の業務の中で多くのファイルを扱うにあたり、社内の情報を一元管理できるので、必要なときに必要なファイルへとすぐにアクセスができます。
しかし、クラウドでのファイル管理をしていない場合は、「メールに添付されたファイルを探すのに時間がかかる」「誤って削除してしまったので再度共有してもらわないといけない」など、必要なファイルにすぐにアクセスできずにストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理の煩雑さを解消できる、安全で評判のファイルストレージ10選と選び方のポイントをご紹介しますので、
- 社内のファイル管理や情報管理に悩んでいる
- どんなファイルストレージにするか決めかねているが、安全かつ評判の良いツールが知りたい
- 運用も簡単であり、コスパの良いファイルストレージサービスを探している
といった企業担当者の方は、ぜひ本記事を参考に自社の用途に合ったストレージサービスを選定してみてください。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
- 1 ファイルストレージを選ぶ上で確認しておきたいこと
- 2 社内のファイル管理が楽になるファイルストレージ10選
- 2.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール：Stock
- 2.2 企業向けに特化したオンラインストレージ：Box
- 2.3 Office365との連携をしたいなら：OneDrive
- 2.4 エンタープライズ向けクラウドバックアップサービス：Mozy
- 2.5 個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージ：Dropbox
- 2.6 プライバシー保護を重視したオンラインストレージ：SpiderOak
- 2.7 iPhoneやMacですぐに使える：iCloud Drive
- 2.8 容量無制限のオンラインストレージ：firestorage
- 2.9 海外の知名度が高いオンラインストレージ：MediaFire
- 2.10 セキュリティ最優先のオンラインストレージ：4Sync
- 3 ファイルストレージを効果的に使うポイント
- 4 [参考]無料で使えるオンラインファイルストレージ30選の紹介記事
- 5 安全で評判のファイルストレージまとめ
ファイルストレージを選ぶ上で確認しておきたいこと
ファイルストレージは無料で使うことができますが、使用人数が増えたり、ストレージ容量が増えると月額課金が必要になるものがほとんどですので、まずは予算に合ったツールを選定するのが大前提です。
一方、管理に便利な機能や、数あるファイルのなかから必要なもののみにスムーズにアクセスできるかなどの機能面も重要な選定ポイントです。
以下で、どのような点を重視するべきかを解説します。
①フォルダ階層形式での管理ができるか
ファイルの一括管理が可能だとしても、ただファイルを放り込んでいるだけでは、整理された状態にないため、結局探す手間が発生してしまいます。
格納したファイルの散乱を防ぐには、正しくフォルダ階層形式でファイルを業務ごとに管理できるかが重要になります。
②ファイルを開かなくとも、ファイルの内容を確認できるか
どのようなファイルなのかを確認するために、いちいちファイルを開いていては手間がかかります。
各ファイルに対してどのようなファイルなのかを記載できる機能があると、中身を確認しなくとも、必要なものをすぐに見つけ出すことが可能になります。
具体的には、ファイルにコメントをつけられる機能や、保管したファイルをベースにチャットでやりとりができる機能があると、管理も楽になります。
③ファイルの共有がしやすいか
ファイルストレージはファイルの管理に適していますが、同時に共有が簡単にできることも必要です。
もし共有機能がない場合は、わざわざメール添付による共有をしなければいけません。
共有するファイルが多いとその分無駄な時間がかかってしまい、他の業務に支障が出てしまう可能性もあります。
実際にファイルを共有するとき、ファイルがどこにあるのか、フォルダ内を探すのに時間がかかってしまったという経験があるのではないでしょうか。
共有の手順が面倒な場合には、せっかく管理できているファイルを活用することができなくなりますので、楽にファイル共有ができるサービスを選定しましょう。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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社内のファイル管理が楽になるファイルストレージ10選
ここでは、ファイルストレージの選定ポイントを踏まえた上で、安全で評判なおすすめのファイルストレージサービスを10個ご紹介します。
簡単に、各サービスの特徴や利用時の注意点についても解説しています。
チームの情報を最も簡単に残せるツール：Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
企業向けに特化したオンラインストレージ：Box
boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。
＜boxのポイント＞
- 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます。
- 企業が求める管理システムが豊富
企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています。
＜boxを使う上で気をつけたい点＞
- 大企業向けサービス
管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じる可能性があります。
- 法人利用の場合、無料プランがない
最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
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Office365との連携をしたいなら：OneDrive
OneDriveは、Microsoftが提供しているオンラインストレージサービスです。
Microsoftのアカウントを持っていれば、すぐに利用開始できます。
＜Onedriveのポイント＞
- オフラインでもアクセス可能
オフラインでもファイルにアクセスをすることができるため、インターネット環境を気にすることなく利用できます。
- office365との連携
OneDriveは、MIcrosoftが提供しているため、Office365との連携が簡単にできます
＜Onedriveを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため不便と感じることがあります。
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
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エンタープライズ向けクラウドバックアップサービス：Mozy
Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。
＜Mozyのポイント＞
- 拡張性が高い
自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します。
- 高度なセキュリティ
最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています。
＜Mozyを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります。
- 日本語化されていない
日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります。
Mozyの詳細はこちら
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個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージ：Dropbox
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。
＜Dropboxのポイント＞
- あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
- 他人との共有が簡単
リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます。
＜Dropboxを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便と感じる可能性があります。
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
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プライバシー保護を重視したオンラインストレージ：SpiderOak
SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。
＜SpiderOakのポイント＞
- プライバシーの保護に優れている
元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています。
- 高度なセキュリティ
ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る人のみです。
＜SpiderOakを使う上で気をつけたい点＞
- 日本語化されていない
日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります。
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iPhoneやMacですぐに使える：iCloud Drive
iCloud Driveは、Appleが提供しているファイルストレージサービスです。
Appleが提供していますが、iPhoneやmacからだけでなく、windowsからも利用できます。
＜iCloud Driveのポイント＞
- ファイル共有が簡単
他の人を招待するだけで、メール添付などで共有することなく、直接ファイルを共有できます。
- リアルタイムで共同編集が可能
Pages、Keynote、Numbersの書類やメモには、共同制作機能が組み込まれているため、どこからでも共同で作業することができます。
＜iCloud Driveを使う上で気をつけたい点＞
- Android端末からは利用できない
WIndowsには対応しているものの、Androidには非対応のため、Androidユーザーは利用することができません。
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容量無制限のオンラインストレージ：firestorage
firestorageは、登録不要、しかも無料で容量無制限で利用できるファイルストレージサービスです。
＜firestorageのポイント＞
- 登録不要、無料で容量無制限の利用ができる
1ファイルあたりのアップロード制限はあるものの、登録不要でも容量無制限で何度でも使うことができます
- URLでのファイル共有が可能
データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有ができます。
＜firestorageを使う上で気をつけたい点＞
- 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には制限があります
- 広告が表示される
広告が表示されるので煩わしいと感じる可能性があります。
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海外の知名度が高いオンラインストレージ：MediaFire
MediaFireは、海外の知名度が高く、Dropboxと並ぶ有名なファイルストレージサービスです。
＜MediaFireのポイント＞
- デザイン性が高い
インターフェースが綺麗で、デザイン性が高く、直感的に使うことができます
＜MediaFireを使う上で気をつけたい点＞
- 日本語に非対応
日本語化されていないため、メニューやサポートなど全て英語となります
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セキュリティ最優先のオンラインストレージ：4Sync
4Syncは、海外のサービスでありながら日本語化されており、セキュリティが優先されたオンラインストレージサービスです。
＜4Syncのポイント＞
- セキュリティが重視されている
暗号化サービスでデータのセキュリティを最優先されています。
- 無料でも20GBまで使える
メールアドレスの確認をすると、5GB追加されるため、無料で20GBまで使えることになります。
＜4Syncを使う上で気をつけたい点＞
- データが180日間後に削除される
セキュリティに配慮されているせいか、保存したデータは180日間後に削除されるため、データの保管庫として使うには向いていません。
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ファイルストレージを効果的に使うポイント
ファイルストレージを導入することが目的ではなく、業務効率化の実現が目的であるので、導入後に効果的に使うことができなければファイルストレージを導入した意味がありません。
以下では、ファイルストレージ導入後に効果的に使うための3つのポイントを解説します。
①情報の整理をして管理する
保管庫としても使えるファイルストレージですが、整理をすることなくファイルを管理していては、目的のものを探すのに時間がかかります。
例えば、案件・客先・プロジェクトごとにフォルダを分けるなど、情報の整理をすることで効果的に利用できます。
他にも、表記ルールなどをあらかじめ設定しておくことで、情報管理の方法が統一されていないという状況を防ぐことができます。
②内容が分かるようなファイル名にする
タイトルが適当な文字列などになっていると、都度ファイルの中身を確認する工数が発生してしまいます。
しかし、どのようなファイルなのかを一目で分かるようにしておくことで、必要な情報へのアクセス性が高まります。
よくあるのが、CSVなどのファイルのように、デフォルトで英数字の名前がついているものをそのまま格納してしまうこと。
先述の「表記ルール」の策定と一緒に、ファイルの名前の付け方も統一しておくと良いでしょう。
③複数デバイスからのアクセスが可能か
「外出先でもファイルをサクッと確認したい」と思うことは多いかと思います。
導入しているツールが複数デバイスのアクセスから可能な場合は、スマホからの閲覧でどこからでも必要なファイルを確認できるため、情報の確認に手間取ることがなくなります。
逆に、PCのみからしかアクセスできない場合は、ファイルを確認するのに一旦自社に戻らなけらばならないという面倒が発生していますので、マルチデバイス対応は優先順位の高い選定ポイントになるでしょう。
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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[参考]無料で使えるオンラインファイルストレージ30選の紹介記事
おすすめのファイルストレージを10選ご紹介しましたが、「さらに多くのオンラインファイルストレージを知りたい・選定したい」という場合は、以下の記事にて「30選」ご紹介していますので、こちらもチェックしてみましょう。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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安全で評判のファイルストレージまとめ
必要なファイルの検索に時間をかけず、すぐにアクセスできるということはストレスの軽減になり、円滑な業務遂行に役立ちます。
一方、これまでご紹介したファイルストレージは海外発のものが多く、中には評判であっても日本語化されていないものもあります。
ファイルストレージサービスに限らず、新サービスの導入は少なからず社内が混乱します。その際に、わからないことがあったらすぐに質問ができる国内発の、安全でITに詳しくなくても使えるツールの選定がおすすめです。
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