個人的なものに限らず、タスク管理の仕方に悩まれている方は非常に多いのではないでしょうか。
タスク管理の仕方１つで、日々の仕事の効率も変わってくるため、やり方を改善することは重要なことになります。
そこで今回の記事では、効果的なタスク管理をするための方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
タスク管理とは？
タスク管理とは、その言葉の通りで「タスク」を「管理」することです。
「タスク」とは仕事の作業を細かく区切ったものです。
タスクの優先順位や期日、担当者をきめ、進捗管理を行うことが「タスク管理」と言います。
タスク管理を行うことで、チームメンバーのやるべきことが明確になるため、仕事を効率的に行えるようになります。
そもそもタスク管理の目的とは？
タスクの量・進捗状況を把握する
タスク管理をするために、タスクを細分化することで、どれくらいの作業量があるのかが分かります。
必要な作業を把握することで、発生する可能性のあるトラブルも予想でき、事前に準備することができるようになります。
また、タスクの進捗状況を毎日把握することで、期日に遅れにくくなります。
万が一遅延が発生しても、早い段階でリスケジュールしたり、クライアントに交渉することができます。
優先順位をつけてタスクを実行する
日々の業務では、複数のタスクからできています。
そのため、それらを細く分解し、それぞれに優先順位をつけることで、優先度の高いタスクからこなすことができます。
そうすることで、「複数のタスクから何を最初にやればいいか分からない」などというようなことを防げるようにもなります。
自分の作業状況を見える化する
上述のようにタスクを細かく分解し優先順位をつけることができれば、自分の作業を見える化でき、日々のスケジュールも立てやすくなります。
そのため、効率的にタスクをこなすことができ、生産性の向上に繋がります。
上長がマネジメントしやすくする
上長にとって、何人もいる部下の状況を適切に把握するのは非常に重要なことです。
日々状況が変わる中で判断をするには、各メンバーの状況がすぐに確認できることが必要になってきます。
効果的なタスク管理をするために必要なこと
①思いついた時にタスクを登録する
タスクの登録を忘れてしまい、気づいた時には遅かったということも多いのではないでしょうか。
それを防ぐためには、思いついた時にすぐにタスクを記載できるようにすることが大事になります。
②タスクに関連する情報を残す
ただタスクを列挙するだけでは、どのような目的で作業をするのかが分からなくなるため、タスクを進める上で必要な情報を探す時間と手間が発生します。
そのため、タスクの内容を記載するだけでなく、どのような背景があり、どのように進めればいいのかなどの情報も残すことで、効率的にタスクを進めることが可能となります。
③タスクを共有する
一人でタスクを管理している場合、期限切れに気づかなかったり、他のメンバーとの認識齟齬が生まれる可能性が高くなります。
それぞれのタスクを共有することで、「誰が」「いつまでに」タスクを進めるのかが明確となり、チーム全体の進捗をスムーズにすることが可能となります。
タスク管理の手段
メモ帳やスケジュール帳、ふせん
メモ帳やスケジュール帳、ふせん等に手書きでタスクに関する情報を書いて管理する方法です。
メンバーが全員が見れるところに置いて共有することが重要です。
ふせんを利用する場合には、1つ1つのタスクをふせんに書き、ホワイトボードに貼り付けると良いでしょう。
進捗状況(未着手・進行中・完了)や優先順位が分かるような表示形式で管理すると情報が整理されて見やすいです。
Excel・Googleスプレッドシート
仕事で利用することも多い、ExcelやGoogleスプレッドシートを用いてタスク管理することもできます。
使い慣れている表計算ソフトを使うことで、導入時のハードルが低く、柔軟なカスタマイズができることも魅力です。
タスク名、担当者、期日を入力するだけでガントチャートを作成してくれる無料でダウンロードできるテンプレートなどもあるので、とても便利です。
タスク管理ツール
タスク管理専用のツールもあります。
タスク管理のために作られたツールなので、ファイルの管理なども要らず、簡単な動作でタスク管理をすることができます。
主な機能としては、タスクを一覧化する、タスクの進捗状況をグラフにして可視化する、ファイルの添付、検索機能などが挙げられます。
ツールによって様々な機能を搭載しているので、必要な機能は何か確認してから利用しましょう。
効率的なタスク管理が実現できるツール16選をご紹介！
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使ったタスク管理は、議事録等の「ストック情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できるのが特徴です。
そのため、タスクの対応漏れを防げるだけでなく、いつでもタスクに関連する情報を確認しながら作業を進めることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろんのこと、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、チャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題があり、最適な管理方法を模索されていました。
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的にタスク管理ができるようになったということです！
Trello
Trelloはタスクをふせんに見立てて、視覚的に管理するかんばん方式のタスク管理ツールです。
分かりやすいインターフェースが特徴で、タスク管理では定番のツールです。
＜Trelloのポイント＞
- かんばん方式でタスク管理
ボードにタスクを進捗度ごとに並べて管理するかんばん方式を撮っています。進捗も「未着手」「進行中」「完了」だけではなく、自由にカスタマイズすることができるので、用途に合わせて管理することができます。
- 分かりやすい操作性
1つ1つのタスクを「カード」としてドラッグ＆ドロップで移動させることができるため、誰でも直感的に操作することができます。
＜Trelloを使う上で気をつけたい点＞
- コミュニケーションは取れない
コメント機能といった、コミュニケーションをとるための機能がないため、Trelloではない方法でコミュニケーションをとる必要があります。
- シンプルな機能なため、分析などはできない
Trelloはシンプルな機能に絞っているので、複雑な分析などを行おうとすると見にくくなってしまい、使いにくいです。
Backlog
Backlogシンプルで分かりやすいUIを持ち、ガントチャート方式でタスク管理をすることができるツールです。
＜Backlogのポイント＞
- タスクの設定が細かくできる
タスクの種類、優先度、進捗度、親子関係、担当者、メモなど、細かく設定することができます。またタスクの更新状況が通知されるので、情報共有には困りません。
- スケジュールを可視化できる
各タスクごとのスケジュールを「ガントチャート」として可視化されるので、予定通りに進んでいるのか確認することができます。
＜Backlogを使う上で気をつけたい点＞
- エンジニア向け
元々、エンジニア向けのバグ管理ツールとして開発されたので、非エンジニアの方は難しいと感じる部分もあるかもしれません。
- 検索機能は弱い
タスクが多くなると、検索をして情報を探す場合もあると思いますが、検索しても情報が出てこないというレビューもあるので、改善して欲しいですね。
Redmine
Redmineはオープンソースのソフトウェアで、プラグインが充実しているタスク管理ツールです。
＜Redmineのポイント＞
- コストがかからない
オープンソースで公開されているため、お金をかけずに導入することができ、ずっと無料で利用することができます。
- プラグインが充実
標準機能に物足りなさを感じても、豊富なプラグインが公開されているため、補うことができます。
＜Redmineを使う上で気をつけたい点＞
- ITに詳しくないと難しい
オープンソースなため、サポートがない上に、自社に合わせてカスタマイズが必要なので、初心者には向いていません。
Asana
Asanaはタスク管理のレイアウトを選べ、チャット機能も搭載しているタスク管理ツールです。
＜Asanaのポイント＞
- タスク管理のレイアウトを選べる
タスク管理の方式を「リスト式」と「かんばん方式」から選ぶことができるので、状況に合わせて変えることができます。
- 豊富な連携先
AsanaはSlackやGoogle Driveなど有名ツールをはじめ、100以上ものツールと連携できるため、タスクを効率的に管理することができます。
＜Asanaを使う上で気をつけたい点＞
- フリープランには限界がある
フリープランでは15人まで無料で利用することができますが、朝菜を有効活用したい場合には、1人あたり1475円の有料プランの方がいいとのレビューがあります。
- 機能が豊富なためシンプルに使うには向いていない
タスク管理機能、タイムライン機能、チャット機能など、様々な機能があるので、自由度が高く、社内でルールを統一しないと混乱がありそうです。
JIRA
JIRAは、アジャイル開発に向いているタスク管理ツールです。
高いカスタマイズ性を持ち、豊富なレポートを出力することができます。
＜JIRAのポイント＞
- カンバンボードでタスクを可視化
「カンバンボード」と言われるボードにタスクをドラッグ＆ドロップで移動させることができるので、視覚的にタスク管理することができます。
- 種類豊富なレポート
チームのパフォーマンスやタスク管理に関してのレポートがリアルタイムに反映されたレポートを確認することができます。
＜JIRAを使う上で気を付けておきたい点＞
- 多機能であるため使いにくいことも
多くの機能が備わり、設定できることも多いので、どこで何ができるのか分かりにくいこともあります。
- 非エンジニアには向いていない
アジャイル型開発を行うチーム向けのツールなので、非エンジニアの方にはいらない機能があります。
Wrike
WrikeはGoogleやAirbnbでも導入されている、タスク管理ツールです。
プロジェクトを横断したタスク管理が可能で、レイアウトを4種類から選ぶことができます。
＜Wrikeのポイント＞
- タスク管理のレイアウトを選ぶことができる
タスク管理の方法を「リスト」「ボード（かんばん方式）」「テーブル」「ガントチャート（有料版のみ）」から選ぶことができるため、非常に便利です。
- 全てのタスクを管理できる
複数のプロジェクトが同時進行している場合も横断してタスク管理ができるため、いちいち表示を変える必要がなく、効率的にタスク管理が可能です。
＜Wrikeを使う上で気をつけたい点＞
- ガントチャートは有料プランでないと見れない
スケジュールを把握するのに便利なガントチャートは有料プラン(1ユーザーあたり9.80ドル/月)でないと見ることができません。
- 一部が英語のまま
ビデオガイドやヘルプ記事が英語のみで、日本語版がないようなので、困ったときに英語が必要です。
Jooto
Jootoは、かんばん方式でタスクをドラッグ＆ドロップで管理することができ、タスク管理に関する機能が揃っています。
＜Jootoのポイント＞
- かんばん方式とガントチャートでタスク管理
タスクごとにカードを作成し進捗ごとの管理するかんばん方式と、他ツールでは有料なことも多いガントチャートでスケジュールを確認することができるので、状況に合わせて使い分けられます。
- 便利な通知機能
Jootoはスマホアプリがあるため、期日が近いタスクや自分宛のコメントをPCを開かずともスマホから確認することができます。また、通知メールやプッシュ通知も設定することができるので、忘れることを防ぎます。
＜Jootoを使う上で気をつけたい点＞
- フリープランは4人まで
フリープランでは、ボード無制限で4人まで利用することができますが、チームで使うには1人あたり500円〜/月の有料プランにする必要があります。
- コメントが多すぎると見にくい
タスクごとにコメントを残せますが、多すぎると見にくいというレビューがあります。
TeamHack
TeamHackは、タスク管理機能とチャット機能に比重を置いたタスク管理ツールです。
タスク管理は「プロジェクト＞タスク」というツリー型で行っています。
＜TeamHackのポイント＞
- タスクやドキュメントごとにチャットできる
そのタスクに関する情報のみをチャットでやりとりすることができるので、気軽に情報共有でき、情報を容易に探すことができます。
- タイムトラッキング機能
タスク管理と同時に作業時間を計測することができます。各タスクの所要時間を一目で確認できるようになるので、業務の見える化をサポートしてくれ、正確な計画を立てることができるようになります。
＜TeamHackを使う上で気をつけたい点＞
- オフラインでも使えるモバイルアプリがない
アプリがないため、オフラインでタスクの確認ができないため、別のスケジュールに登録しないといけません。
- 全体の進捗管理はできない
ガントチャート機能は備わっていないので、全体のタスクの進捗管理は難しいです。
monday.com
monday.comは、世界で10万社を超える企業が利用しており、カラフルなUIと高いカスタマイズ性が特徴です。
＜monday.comのポイント＞
- 高いカスタマイズ性
タスク管理に関する情報をその場で項目を追加することができます。項目の種類と色は自分で設定できるので、自分好みの画面にすることができます。
- 選べるレイアウト
タスクの表示方式は「カンバンView」「Timeline(ガントチャート) View」「カレンダーView」から選ぶことができるので、状況に合わせて変えることができるので便利です。
＜monday.comを使う上で気をつけたい点＞
- 無料プランがない
各プランを14日間無料でお試しすることはできますが、フリープランはないので、無料期間中に導入するか見極めないといけません。
- 英語が苦手だと使いにくい場合も
直感的な操作で使用できるのでほとんどの場合は困りませんが、細かい作業をする際に英語が必要です。
Group Task
Group Taskは、必要最小限の機能で、チームのタスクを管理する、デザインがシンプルなことが特徴のタスク管理ツールです。
＜Group Taskのポイント＞
- 最低限の機能
タスク管理ツールによくある、使い方に工夫する必要のある機能は省き、必要最低限の機能に絞り込むことで、チームの生産性を上げることができます。
- シンプルなデザイン
見た目の派手さを控えて、ずっと使っていてもストレスを感じないデザインです。シンプルなため、直感的に使うことができ、利便性も高いです。
＜Group Taskを使う上で気をつけたい点＞
- チャットやカレンダー機能はない
必要最低限な機能に絞り込んでいるため、チャットやカレンダー機能はなく、物足りなさを感じるかもしれません。
Taskworld
Taskworldは、Trelloのような使い心地のかんばん方式でタスクを管理するツールです。
Trelloとは違いチャット機能、ガントチャート作成機能、タイム計測等ができます。
＜Taskworldのポイント＞
- 高い安全性
全てのデータをクラウド上にデータが保存される、AWSで管理しているため高いセキュリティを誇っています。
- かんばん方式とガントチャートでタスク管理ができる
進捗度でタスクを分類するかんばん方式と、スケジュールを把握することができるガントチャートでタスクを確認することができるので便利です。
＜Taskworldを使う上で気をつけたい点＞
- 無料プランがない
30日間無料でお試しすることができますが、それ以降は1人あたり1050円〜/月の有料プランを契約する必要があります。
Torio
Torioはタスク管理からファイル共有、コミュニケーションも可能な、1台3役のタスク管理ツールです。
＜Torioのポイント＞
- かんばん方式とリスト方式でタスクを管理
進捗状況が可視化できるかんばん方式と、例えば担当者ごとのタスクが分かるリスト方式の切り替えが簡単にできるので、状況に合わせて表示を変えて作業を進めることができます。
-
コメント機能があったり、SlackやChatworkと連携し自動で通知が送られるので伝え忘れを防ぐことができ、確認漏れもなくせます。
＜Torioを使う上で気をつけたい点＞
- Androidのアプリがない
iPhoneで使えるiOSアプリはありますが、Androidのアプリはないため、全てのスマホ・デバイスで使えるわけではありません。
- 無料プランがない
30日間無料でお試しすることはできますが、それ以降は1人あたり980円~/月の有料プランを契約しないといけません。
Microsoft to do
Microsoft to doはMicrosoft社が提供する、シンプルで分かりやすいことが特徴のタスク管理ツールです。
＜Microsoft to doのポイント＞
- ToDoリスト形式でタスク管理
タスクをワンクリックで作成することができ、細かく分類できるグループ/リスト機能があるため、タスクが多くなっても分かりやすく整理することができます。
- タスクをどこからでも管理することができる
Windows・Macのパソコン、スマホ、タブレットの全てのデバイスに対応しているため、どこからでも確認・管理することができます。
＜Microsoft to doを使う上で気をつけたい点＞
- 同じ期限内の順番は変えられない
同じ期限のタスクの優先順位や順番を任意で設定はできないので、タスクが多い方は見にくくなってしまうかもしれません。
- サブタスクの期限設定はできない
タスクのしたにサブタスクの設定ができますが、サブタスクの期限日の設定はできず、並べたサブタスクの期限がバラバラになることがあります。
Todoist
Todoistはシンプルなデザインが特徴で、ToDoリストでタスクを管理するツールです。
操作しやすく、管理しやすいのが特徴です。
＜Todoistのポイント＞
- タスクを階層化して管理
タスクに階層をつけて管理することができるので、タスクを直感的に整理することができます。
- 簡単に共有することができる
共有したいタスクがあれば、招待メールをTodoistのアカウントの有無に関わらず送ることができます。そして、タスクをメンバーに振り当てることもできるようになります。
＜Todoistを使う上で気をつけたい点＞
- 無料版には限界がある
無料のプランだと5人までしか使えず、リマインダー機能を使うことができないので、期限のタスクでも通知がきません。
- 子タスクに親タスクの名前は入らない
子タスクの名前に親タスクは入らないため、なんの子タスクかわからなくなることがあります。
Evernote
Evernoteは本来はメモツールですが、リマインダー機能やチェックリスト、タスク分類機能が備わっているため、タスク管理ツールとしても利用することができます。
＜Evernoteのポイント＞
- チェックリストとメモを活用してタスク管理に
Todoリストのように使えるチェックリスト機能や、メモのなかにタスクに関する情報を入れることでタスク管理に役立てることができます。
- クラウド上に管理するためどこからでもアクセス可能
クラウド上に全てのデータは管理されているため、紛失の心配がなく、どのデバイスからアクセスしても同じ情報を得ることができます。
＜Evernoteを使う上で気をつけたい点＞
- 本来の目的はメモ
Evernoteの機能を活用することで、タスク管理として利用することはできますが、本来メモやノートの作成が目的なのでタスク管理ツールとしては最適とは言えません。
まとめ
様々な特徴のタスク管理ツールがあるため、普段の仕事の仕方に合うものを選ぶのが大事になります。
機能なども大事ですが、タスクは日々発生するものですので、毎日使い続けても苦にならないということも一つのポイントかと思います。
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、タスク管理の仕方を見直していただければと思います。
