議事録の共有は、会議の不参加者に情報を届けるうえで重要です。また、参加者にとっても内容を振り返られるので、議事録は全社で共通認識を持つうえで必要不可欠です。
 
一方で、「議事録をメールで共有したのに誰も見ていなかった」など、共有体制の脆弱さに不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、議事録の共有をスムーズにするツール5選と共有されないデメリットをご紹介します。
 
  • 議事録の共有体制を構築し、コミュニケーションを活発化させたい
  • 議事録の運用を効率化するツールを知りたい
  • 社内で議事録が活用されない現状を打破したい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして自社に最適なツールを導入し、議事録の運用体制を構築しましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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議事録の共有をスムーズにするツール5選

以下では、議事録の共有をスムーズにするツール5選をご紹介します。
 
従来のようなWordやExcelでの議事録作成では、共有する際に別のツールを使用しなければならず、工数が増えてしまいます。一方で、情報共有ツールなら、議事録の作成と共有を一元化できるので、関係者全員に漏れなくスピーディーに連絡可能です。
 
さらに、共有した議事録を素早く閲覧するには「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」が必須です。また、共有した議事録に関するやりとりも一括で行えると、要件が明確で意思疎通がしやすくなります。
 
そのため、導入するツールは非IT企業の社員でも説明不要で使いこなせ、議事録の作成・共有をワンストップで行える「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に議事録と資料を一括でストックし共有できるので、会議の内容を振り返る際に便利です。さらに、ノートに付随したメッセージ機能で、議事録や会議に関するやりとりも簡単に行えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【GIJI】リアルタイムで議事録を共有

GIJIのトップページ

<GIJIのポイント>

  • 綺麗な議事録が作成可能
  • メモした文章を必要な部分だけピックアップしてドラッグ&ドロップすることにより、誰でも綺麗に議事録をカスタマイズできます。
  • 議事録をリアルタイムで共有可能
  • 同時編集機能を活用すると会議中に複数人で書き込めるので、会議終了と同時に議事録を共有可能です。

<GIJIの注意点>

  • 無料プランでは使用できる機能に制限がある
  • 10人までの人数制限があり、SlackやGoogleカレンダーとの連携機能も使用できないので、全社で導入するには難しいです。

<GIJIの料金体系>

  • GIJIは下記の2つの料金プランがあります。
    • 無料プランの場合、登録上限人数10名で容量が5GBまでしか使えません。
    • スタンダードプランの場合、300円/月(1ユーザー)で制限なく全ての機能を利用可能です。


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【DocBase】情報共有のスピードを加速させる

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<DocBaseのポイント>

  • ドキュメントの共同編集が可能
  • 最大10人まで、1つのドキュメントに対して共同編集が可能です。議事録の作成や文章のリアルタイムの校正が可能になり、資料作成の速度が格段に向上します。
  • Markdownに対応
  • Markdownに対応していることにより、簡単に綺麗な文章が作成できます。会議中でも会話から遅れずに、議事録の見栄えを整えられます。

<DocBaseの注意点>

  • 「タグ」の管理が必要
  • タグによってメモを管理するシステムですが、メモの数が増加するとタグの数も増え、管理が難しくなります。対策としては、タグの付け方やグループの決め方などのルールを事前に決めておき、整理しやすい体制を整えることが重要です。
  • スマホ版が使いづらい
  • スマホは画面が小さいので、操作が難しく使いづらいです。スマホ版は確認作業をする程度で利用し、文章作成などメインの機能はPCで利用するのがおすすめです。

<DocBaseの料金体系>

  • DocBaseには下記の4つの料金プランがあります。
    • スタータープランの場合、990円/月でユーザー上限数3人、ストレージは3GBまで利用可能です。
    • ベーシックプランの場合、4,950円/月でユーザー上限数10人、ストレージは10GBまで利用可能です。
    • レギュラープランの場合、9,900円/月でユーザー上限数30人、ストレージは30GBまで利用可能です。
    • ビジネスプラン100の場合、21,450円/月でユーザー上限数100人、ストレージは100GBまで利用可能です。
    • また、200人以上で利用する場合は公式サイトより100人単位での料金プランを見積もることが可能です。


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【Confluence】リモートワークに適している

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<Confluenceのポイント>

  • 会議の内容を一か所にまとめて共有できる
  • 議事録と会議の資料などを1つの画面に収められるので、振り返りを行う際に便利です。
  • テンプレートが充実
  • 議事録に関するテンプレートが初期搭載されているので、作成に慣れていない社員でも項目を埋めるだけで簡単に作れます。

<Confluenceの注意点>

  • 多機能ゆえに操作が難しい
  • 機能が豊富で充実している反面、操作に慣れるまでに時間がかかります。
  • 操作が重いことがある
  • 何か作業をする際に待たされることが多く、ストレスに感じるという口コミがあります。

<Confluenceの料金体系>

  • Free:0円
  • 10ユーザー、2GBまで利用可能な無料プランです。
  • Standard:1ユーザーあたり660円/月
  • 250GBまで利用可能なプランです。サポートは現地営業時間のみです。
  • Premium:1ユーザーあたり1,250円/月
  • 容量無制限に利用できるプランです。Standardよりもより高度なセキュリティが利用できます。
  • Enterprise:要問合せ
  • 容量無制限に利用できるプランです。サイトも無制限に作成可能です。


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【esa】情報を育てていくツール

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<esaのポイント>

  • 同時編集エディタ
  • 会議中に議事録を複数人で作成できるので、終了後に素早い共有が可能です。
  • 「書き途中」というステータスがある
  • 自分の書いたものを「書き途中」として共有できるため、閲覧者にとって現在の状況がわかりやすくなっています。

<esaの注意点>

  • 無料プランがない
  • 最長2ヶ月の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります。
  • エンジニア向けのサービス
  • Markdownやwebhookによるサービス連携など、エンジニアにとっての使いやすい機能が多く搭載されています。一方で、ITに不慣れな社員が使いこなすのには時間がかかるので注意しましょう。

<esaの料金体系>

2ヶ月間無料で全ての機能を無料で利用できますが、それ以降はユーザーあたり500円/月がかかります。
 


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議事録共有を効率化できる比較表

以下で示すのは、上記でご紹介した議事録共有ツールの比較表です。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock GIJI DocBase Confluence esa
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
会議中にリアルタイムで議事録を共有できる
グループを作成して完成した議事録をすぐに共有
リモートワークの社員とも素早く情報共有が可能
3段階のステップで情報をブラッシュアップする
利用料金
・無料トライアル期間で試せる
・有料プランでも月324円〜/人
・費用対効果が高い
・Free:10名までの利用で5GBの容量制限あり。
・Standard:¥300/ユーザー/月
・スターター:990/月でユーザー上限3人。3GBの容量制限あり
・ベーシック:¥4,950/月でユーザー上限10人。10GBの容量制限あり。
・レギュラー:¥9,900/月でユーザー上限30人。30GBの容量制限あり。
・ビジネス100:¥21,450/月でユーザー上限100人。100GBの容量制限あり。
・100人以上は公式サイトで料金見積もりができます。
・Free:10名まで無料で使えます。
・Standard:¥660/ユーザー/月
・Premium:¥1,250/ユーザー/月
・Enterprise:要問合せ
・2か月のフリートライアル後に、¥500/ユーザー/月
セキュリティ
・国際セキュリティ資格(ISO27001)の取得
・2段階認証
・IPアドレス制限
・シングルサインオンなど
・ウェブアプリケーションの保護
・ファイアウォール
・定期的な脆弱性検査など
・アクセス制限
・アクセストークン管理
・2段階認証など
・データ転送時の暗号化
・99.9%のアップタイムSLA
・組織監査ログなど
・AWSの監査ログ取得
・情報セキュリティポリシーの遵守など


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議事録が共有されないことで起こってしまうトラブルとは

議事録は作成したら終わりではなく、社内で共有することが重要です。なぜなら、会議の不参加者に情報を共有し、全社で決定事項を遵守する必要があるからです。
 
しかし、議事録が適切に共有されないと作成目的が実現できず、全社で業務改善を行うのが難しいです。以下では、議事録が共有されないことで起こってしまうトラブルをご紹介します。

毎回会議の最初に前回の振り返りが必要

議事録が共有されていないと、冒頭で前回の振り返りが必要で非効率的です。
 
出席者の中には、前回の会議に参加していない社員がいるケースもあり、認識を合わせるところから始めなければなりません。そのため、15分で終わる会議が30分以上かかってしまうなど、余計に時間が伸びてしまいます。
 
一方で、議事録が適切に共有されていれば会議前に準備が行えるので、会議冒頭の振り返りが不要で議論に時間を割けます。
 
会議の時間を短縮するには議事録を共有して社員の認識を統一し、事前準備を行うことが重要です。

会議の参加者がやるべきことが明確化されない

議事録が共有されていないと、各タスクの担当が不透明になってしまい、結局誰もやらないということが起こりがちです。
 
チーム内でタスクの進捗状況を把握していないと、状況に応じてフォローができず、期限内に達成するのが難しいです。議事録で「誰が」「何を」「いつまでに」ということを明確化しておくことで、次の会議までの進捗が良くなります。
 
議事録を共有して各社員が担当するタスクを明確化すれば、会議の決定事項を適切に実行でき、業務改善を着実に行えます。

余計な連絡が発生する

一度会議で話した内容も、再度確認するために連絡しなければいけなくなるなど、余計なコミュニケーションが発生します。
 
議事録に会議の内容を書き残しておかないと、「言った」「言わない」のトラブルが発生し、業務が滞ってしまいます。そのため、議事録に記録として保存しておけば、各自が見るだけで内容を理解できるので、情報共有の手間をなくせます。
 
議事録があると何度も同じことを伝達する手間が省け、情報共有のスピードを早められます。
 
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議事録の共有を簡単にするツールまとめ

これまで、議事録の共有をスムーズにするツール5選と共有されないことで発生してしまう事態についてご紹介してきました。
 
議事録が共有されていないと、口頭で伝達する手間がかかり、「言った」「言わない」の水掛け論も発生しやすいです。そのため、ITツールを活用し、社内で情報共有の体制を整備するのが重要です。
 
さらに、議事録へのアクセス性を保つには、操作性に優れたシンプルなツールが必須です。今回ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に使いこなせるツールであり、議事録の作成から共有までを一元化できます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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