「議事録をメールで展開したのに、誰も見ていなかった」
 
こんな経験をされた方は非常に多いのではないでしょうか。だからと言って、議事録が不要なわけではありません。
 
参加者間での認識統一や不参加者への情報共有、業務を進める上での振り返り先として、議事録は必要なものになります。
 
そこで今回の記事では、議事録を共有するメリットと、それを助けるツールをご紹介させていただきます。

 

議事録を共有することのメリット

①会議で決まったことの認識統一ができる

議事録には、会議で決まったことや、それぞれのタスクを記載しますので、それらの認識に問題ないかの確認は重要になります。
議事録が参加者全員に共有されていることで、認識の違いにすぐに気づくことができたり、スムーズな確認に役立ちます。

②会議に参加していない人への共有が楽になる

過去の議事録を常に共有された状態にしておくことで、不参加者は自分のタイミングで確認できるようになります。
そのため、過去のメールを検索したり、対面で共有し直すような手間を省くことができます。

③すぐに振り返りをすることができる

議事録が共有されていること、過去の議事録の振り返りが簡単になります。
そのため、今までの経緯の再確認に役立てたり、新しい参加者が増えた場合にも事前の状況把握が容易になります。
 
関連記事: 議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

議事録が共有されないことで起こってしまうこと

毎回会議の最初に前回の振り返りが必要

議事録がないと、前回何が決まったのか、今回の会議で何を確認しなければいけないのかの認識を合わせることから始めないといけません。
そのため、15分で終わる会議が30分以上かかってしまうなど、無駄な時間を費やすことになってしまいます。

会議の参加者がやるべきことが明確化されない

議事録がないことで、各タスクの担当が不透明になってしまい、結局誰もやらないということも起こりがちです。
議事録で「誰が」「何を」「いつまでに」ということを明確化しておくことで、次の会議までの進捗が良くなります。

余計な連絡が発生する

一度会議で話した内容も、再度確認するために連絡しなければいけなくなるなど、余計なコミュニケーションが発生します。
議事録があれば、それを見るだけ済むので効率的です。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?テンプレートやフォーマットをうまく活用しよう!

議事録の共有がスムーズになるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

議事録が共有されていない悩みは、ツールを使って解決しよう!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録作成を効率化できるだけでなく、メンバー間での共有も簡単に行うことができます。
また、普段の業務に関する内容も管理できるため、社内の情報共有ツールとして活用することも可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

議事録が共有されていない悩みは、ツールを使って解決しよう!

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った議事録の作成・共有と、会議で発生したタスクの管理を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、Wordで議事録の管理をされていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的で、結果として情報の確認漏れが出てしまっていたことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用した議事録管理を導入したところ、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 
 
関連記事: 議事録作成はツールを使って効率化しよう!
 
関連記事: 議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう!

[参考]議事録の作成を手助けするツールの紹介記事

【議事録作成ツール8選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!

まとめ

共有の仕方を変えることで、議事録を見られるようになるので、会議の効率も上がるのではないでしょうか。
 
会議の効率化はプロジェクトなどの進捗をスムーズにすることになりますので、是非実践いただきたいと思います。
 
今回ご紹介させていただいたツールを活用し、議事録の共有方法を変えてみていただけると嬉しいです。

 

 
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