「議事録をメールで展開したのに、誰も見ていなかった」
 
こんな経験をされた方は非常に多いのではないでしょうか。だからと言って、議事録が不要なわけではありません。
 
参加者間での認識統一や不参加者への情報共有、業務を進める上での振り返り先として、議事録は必要なものになります。
 
そこで今回の記事では、議事録を共有するメリットと、それを助けるツールをご紹介させていただきます。
 
関連記事: 会議のポイントを押さえて、誰にでも分かる議事録を作成できるようになろう!

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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議事録を共有することのメリット

①会議で決まったことの認識統一ができる

議事録には、会議で決まったことや、それぞれのタスクを記載するので、それらの認識に問題がないかの確認は重要になります。
議事録が参加者全員に共有されていることで、認識の違いにすぐに気づくことができたり、スムーズな確認に役立ちます。

②会議に参加していない人への共有が楽になる

過去の議事録を常に共有された状態にしておくことで、不参加者は自分のタイミングで確認できるようになります。
そのため、過去のメールを検索したり、対面で共有し直すような手間を省くことができます。

③すぐに振り返りをすることができる

議事録が共有されていると、過去の議事録の振り返りが簡単になります。
そのため、今までの経緯の再確認に役立てたり、新しい参加者が増えた場合にも事前の状況把握が容易になります。
 
関連記事: 議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!


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議事録が共有されないことで起こってしまうこと

毎回会議の最初に前回の振り返りが必要

議事録がないと、前回何が決まったのか、今回の会議で何を確認しなければいけないのかの認識を合わせることから始めなくてはなりません。
そのため、例えば15分で終わる会議が30分以上かかってしまうなど、無駄な時間を費やすことになってしまいます。

会議の参加者がやるべきことが明確化されない

議事録がないことで、各タスクの担当が不透明になってしまい、結局誰もやらないということも起こりがちです。
議事録で「誰が」「何を」「いつまでに」ということを明確化しておくことで、次の会議までの進捗が良くなります。

余計な連絡が発生する

一度会議で話した内容も、再度確認するために連絡しなければいけなくなるなど、余計なコミュニケーションが発生します。
議事録があれば、それを見るだけ済むので効率的です。
 
関連記事: 議事録は「テンプレート」を作成して効率的に書こう!
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?テンプレートやフォーマットをうまく活用しよう!


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議事録共有をスムーズにするツール4選!

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録作成を効率化できるだけでなく、メンバー間での共有も簡単に行うことができます。
また、普段の業務に関する内容も管理できるため、社内の情報共有ツールとして活用することも可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

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<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った議事録の作成・共有と、会議で発生したタスクの管理を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、Wordで議事録の管理をされていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的で、結果として情報の確認漏れが出てしまっていたことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用した議事録管理を導入したところ、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 
 
関連記事: 議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう!


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GIJI

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「GIJI」は、議事録に特化したクラウド管理型ツールです。
議事録作成のアシストをしてくれるだけでなく、音声認識で議事録を自動化することも可能です。

<GIJIのポイント>

  1. 綺麗な議事録が作成可能
    メモした文章を必要な部分だけピックアップしてドラッグ&ドロップすることにより、誰でも綺麗に議事録をカスタマイズすることが可能です。
  2. オリジナルの集音マイクにより議事録作成を自動化
    専用の集音マイクを使用することで音声認識機能を利用することができ、会話の録音、文章化を自動で行ってくれます。

<GIJIを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 専用のアイテムが有料
    先ほども紹介した集音マイクは非常に便利なアイテムですが、別途料金がかかるシステムになっています。予算を見て、利用するべきかどうか検討する必要があるでしょう。
  2. 他ツールとの連携ができない
    GIJIで作成した議事録を他のビジネスチャットなどで共有したい場合に連携ができない点は注意しておくべきでしょう。基本的にGIJIで作成した議事録はGIJI内で共有する形にはなりますが、他ツールをメインで先に導入している場合にはチェックしておくべきポイントでしょう。

<GIJIの料金>

GIJIは下記の2つの料金プランがあります。
無料プランの場合、登録上限人数10名という制限がついていますが基本的な機能は全て利用可能です。
スタンダードプランの場合、300円/月(1ユーザー)で制限なく全ての機能を利用可能です。
 


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DocBase

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DocBaseはシンプルなデザインと操作性が魅力のドキュメント共有サービスです
1つのメモを複数人で同時編集することにより、チームの生産性を向上させることが可能です。

<DocBaseのポイント>

  1. ドキュメントの共同編集が可能
    DocBaseでは最大10人まで、1つのドキュメントに対して共同編集が可能になっています。この機能により、議事録の作成や、文章のリアルタイムの校正などが可能になり資料作成のスピードが格段に向上します。
  2. Markdownに対応
    Markdownに対応していることにより、簡単に綺麗な文章が作成できるようになります。会議中などでも会話から遅れずに議事録を見栄え良く整えながら構成することが可能です。

<DocBaseを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 「タグ」の管理が必要
    DocBaseでは「タグ」や「グループ」によってメモを管理するシステムとなっています。しかし、利用しているうちにメモの数が増えていき、それに伴ってタグの数も増えていってしまい管理がしづらくなってしまうということが起こります。そのような事態になる前に、タグの付け方やグループの決め方などのルールを事前に決めておき、後から整理しやすいように設定しておくと良いでしょう。
  2. スマホ版が使いづらい
    DocBaseはスマホでも利用することができますが、スマホは画面が小さいこともあり、使ってみると非常に見にくく、使いづらさを感じます。スマホ版は確認作業をする程度で利用し、文章作成などメインの機能はPCで利用することをおすすめします。

<DocBaseの料金>

DocBaseには下記の4つの料金プランがあります。
スタータープランの場合、900円/月でユーザー上限数3人、ストレージは3GBまで利用可能です。
ベーシックプランの場合、4,500円/月でユーザー上限数10人、ストレージは10GBまで利用可能です。
レギュラープランの場合、9,000円/月でユーザー上限数30人、ストレージは30GBまで利用可能です。
ビジネスプラン100の場合、19,500円/月でユーザー上限数100人、ストレージは100GBまで利用可能です。
また、200人以上で利用する場合は公式サイトより100人単位での料金プランを見積もることが可能です。
 


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OneNote

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OneNoteはMicrosoftが提供しているOfficeシリーズの一つです。
有料プランに加入していなくても、Office365のアカウントがあれば無料で利用することができます。

<OneNoteのポイント>

  1. Office製品との相性抜群
    OneNote最大のメリットと言えるのはやはりこの点でしょう。他のマイクロソフト製品との相性が良いためOneNoteで作成したメモやドキュメントを他のツールでもそのまま利用・共有することが可能です。
  2. 手書き機能が搭載されている。
    特にタブレット端末で利用する場合に嬉しいのがこの手書き機能です。画面に色付きで文字が書けるほか、蛍光ペンなどで文章を強調することも可能です。より手書きのメモに近い直感的な操作を好む人には非常に便利な機能です。

<OneNoteを使う上で気を付けておきたい点>

  1. データの管理方法が古い
    これだけの機能がありながら、データの管理をする際に全て1度ローカルに保存しなくてはならないというのは少し残念なポイントです。その為、PCの動作が遅くなってしまうことがあります。
  2. Windows以外だと使いづらい
    マイクロソフト製品なので仕方のないことではありますが、他のOSで使用する場合だとどうしても制限事項があり、使いにくさを感じる場面があるかと思います。

<OneNoteの料金>

OneNote全ての機能が無料で利用することができます。
 


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[参考]議事録の作成を手助けするツールの紹介記事

【議事録作成ツール8選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!




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議事録自動作成ツールの評判

議事録自動作成ツールとは

ここまでは、議事録の作成・共有をサポートしてくれるツールに関して幾つかご紹介をしてきました。
一方で、音声認識機能を搭載しているアプリが自動で文字起こししてくれる、議事録自動作成ツールというものも存在します。
ここでは実際にどちらの方が使いやすく評判が良いのかについて解説していこうと思います。
 

議事録自動作成ツールの使い方・評判

議事録自動作成ツールの使い方

議事録自動作成ツールの使い方としては、音声認識機能を利用するのが一般的な方法となります。
 
専用のアプリをダウンロードし、スマホのマイクが拾える範囲で会話をするとその会話を自動で録音し、文章化してくれます。
この機能により、議事録を1から入力する手間が省けるというのが大きな魅力です。
 

議事録自動作成ツールの評判

非常に魅力的な機能を持っている議事録自動作成ツールですが実際のところ、文章認識率があまり高くなく、全ての会話を完璧に認識することは不可能なようです。
 
また、一度誤って認識してしまった文章に対して修正をするのが非常に手間がかかるということも注意しなければならない点です。


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まとめ

共有の仕方を変えることで、議事録を見られるようになるので、会議の効率も上がるのではないでしょうか。
 
会議の効率化はプロジェクトなどの進捗をスムーズにすることになりますので、是非実践いただきたいと思います。
 
今回ご紹介させていただいたツールを活用し、議事録の共有方法を変えてみていただけると嬉しいです。

 

 
関連記事: 議事録とは?分かりやすい議事録の書き方とポイントをご紹介!
 
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