企業の生産力向上に役立つマニュアルは、ITツールを利用すると作成から管理までをより効率的に行えるようになります。
 
しかし、昨今ではマニュアル作成・管理ツールが多くリリースされていることから、どのツールを選択すべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、マニュアル作成・管理に役立つおすすめのツールを4選ご紹介します。
 
  • マニュアルをツール管理に移行すべきか悩んでいる
  • 現場に浸透しやすいマニュアル作成・管理ツールが知りたい
  • マニュアル作成・管理ツールの比較ポイントがわからない
という担当者の方は、今回の記事を読むことで、なぜマニュアルをITツールで管理すべきかが正しく理解でき、適切な運用を行えるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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マニュアル作成と管理に役立つおすすめツール4選

ここではマニュアル作成と管理に役立つおすすめのツールを4選ご紹介します。
 
マニュアルは一度作ったらそれで終わりではなく、手順の変更などに応じて日々更新を加えていく必要があります。さらに、マニュアルは会社にとって大切な情報資産のため、一度作ったものは破棄されず、そのまま蓄積して活用される傾向があります。最初の作成者の手を離れ、別の担当者がマニュアル更新を担当するというケースもありえます。
 
このような場合でも、手間なく更新作業を行えるように、マニュアル管理ツールは「誰でも直感的に利用できて、操作性が難しくないもの」を選択する必要があります。
 
今回ご紹介する「Stock」は、マニュアルの作成から管理までが一元化できる情報共有ツールです。
 
ITリテラシーの低い社員でも直感的に使い始められるほど操作が簡単なので、マニュアル管理者が「ツールの使い方が分からず更新が上手くいかない」という事態を防げます。
 
さらに、ノートに紐づくメッセージを利用すれば、マニュアルの更新連絡もStock内で完結できます。マニュアル管理をとにかく効率的に行いたいという企業にとって、まさに最適なツールです。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【NotePM】ナレッジ共有に役立つ社内wikiツール

NotePMのトップページ

<NotePMの特徴>

NotePMはマニュアル作成にも利用できる社内Wikiツールです。画像編集機能がついているので、画像に矢印や吹き出しなどを利用した書き込みができるのが特徴です。

<NotePMの注意点>

  • 自動保存されたはずのデータが消えることがある
  • 「自動保存しました」と表示されたのにデータが消えてしまったというユーザーの声があります。
  • PDFデータはそのままのサイズで貼り付けられる
  • PDFデータを挿入するとそのままのサイズで添付されてしまい、サムネイルでは貼り付けができません。

<NotePMの料金体系>

  • プラン8:4,800/月
  • 8ユーザー、80GBまで利用可能なプランです。
  • プラン15:9,000/月
  • 15ユーザー、150GBまで利用可能なプランです。
  • プラン25:15,000/月
  • 25ユーザー、250GBまで利用可能なプランです。
  • プラン50:30,000/月
  • 50ユーザー、500GBまで利用可能なプランです。
  • プラン100:60,000/月
  • 100ユーザー、1TBまで利用可能なプランです。

【tebiki】動画マニュアルが簡単に作れる

tebikiのトップページ

<tebikiの特徴>

tebikiはスマホで動作を撮影するだけで動画マニュアルが作れるマニュアル作成ツールです。自動字幕や自動翻訳機能があるため、海外拠点でも利用できるのが特徴です。

<tebikiの注意点>

  • 既存コンテンツの利用に制限がある
  • PDF、Word、Excel、PowerPointのファイルはマニュアル内に組み込めないため、注意が必要です。

<tebikiの料金体系>

  • 料金ついては問い合わせる必要があります。

【Dropbox Paper】共同ドキュメント編集ツール

Dropbox Paperのトップページ

<Dropbox Paperの特徴>

Dropbox Paperはインターネット上で共同で編集できるドキュメントツールです。Dropboxユーザーであれば誰でも無料で利用できるのが特徴です。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 文字色の変更ができない
  • 文字にマーカーを引く機能はありますが、文字色そのものの変更はできません。
  • 画像が増えると動作が重くなる
  • 画像の追加によって動作パフォーマンスが低下したというユーザーの声があります。

<Dropbox Paperの料金体系>

  • Dropboxのアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。
 


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マニュアルの種類別の管理方法

マニュアルには動画形式と手順形式の形式がありますが、これらは形式ごとに管理方法が異なります。誤った方法で管理してしまえば、適切に利用できなくなってしまうので注意が必要です。以下を参考に、管理方法を確認しましょう。

動画形式の場合

動画形式のマニュアルは、ステップに分けて複数の動画で構成されることが多いため、それぞれをカテゴリーごとにまとめて管理します。
 
フォルダの階層を利用して動画を管理し、必要に応じて別ファイルで確認テストなどを用意すれば、マニュアル理解度の向上にも繋がります。

手順形式の場合

手順形式のマニュアルは、作業をしながら見るケースが多いので、マルチデバイス対応などすぐに必要な情報にアクセスできるような管理が必要になります。
 
そのため、PC以外の端末でも利用できるのはもちろん、ノート形式で管理するツールなど、情報ストックを目的としたツールで管理するのがポイントです。
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用までの方法を解説!便利なツール6選も紹介


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なぜオフィスソフトではなくマニュアル管理ツールを導入すべきなのか

ここでは、なぜオフィスソフトではなくマニュアル管理ツールを導入すべきなのか解説します。
 
株式会社アイディエーションが発表した「マニュアル手順書ツール ユーザー満足度調査」によると、9割以上のひとが、マニュアル作成のツールとしてオフィスソフトを利用しているとのことです。
 
オフィスソフトはほとんどの場合、会社のパソコンにインストールされているため、コストを抑えて使い慣れた操作感で作成できるというのが、マニュアル作成に利用される理由です。
 
しかし、オフィスソフトで作成したマニュアルは、マニュアルの品質が作成者のスキルに依存する傾向があります。利便性の高いオフィスソフトを使いこなせているかどうかでマニュアルの質が変化してしまうのです。
 
その結果、マニュアルによって使いやすさにばらつきが生じ、マニュアル活用の促進の壁にもなりかねません。
 
また、オフィスソフトで作成したマニュアルは、共有フォルダへの格納や、メール添付などで共有する必要がありますが、こうした運用では、利用者はマニュアルが更新されるたびに新しくマニュアルを端末に保存する手間が発生します。
 
場合によっては、端末内に同じデータが複数存在することになり、どれが最新のものなのか分からなくなる恐れもあります。
 
こうした事態を防ぐためにも、マニュアルはマニュアル管理ツールで運用しましょう。
 
マニュアル管理ツールを導入すると、ツール内でマニュアルの作成から管理までが行えるため、改めて共有する必要がなくなります。さらに、ツールはインターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、こまめな内容の更新が可能です。


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マニュアル管理ツールを選ぶ際の比較ポイント

ここではマニュアル管理ツールを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。
 
以下のポイントを比較してツールを検討すれば、より自社の課題を解決できるツールの導入が可能になります。

作成予定のマニュアルの形式に対応しているか

一言でマニュアルといっても、テキストだけで構成されたものや、イラストや画像を利用したもの、動画で手順を解説するものなど、さまざまな形式のマニュアルがあります。
 
いざ導入したところで、実際に想定していた形式のマニュアルができないとなっては、せっかくのツールも意味がありません。そのため、まずは選定予定のツールが、作成したいマニュアルの形式に対応しているかどうかを確認しましょう。
 
文字だけで説明しづらいような作業のマニュアル作成なら、画像や動画の挿入が簡単にできるものがおすすめです。逆に、文字だけでも十分に伝わるような作業内容の場合、機能がシンプルなものを選べばコスト削減にも繋がります。
 
自社の求めるマニュアル像に近づくため、機能の過不足がないツールを選択しましょう。

操作性に問題はないか

どんなに優れた機能を持っているツールでも、操作が難しければ使いこなすことはできません。特にITツールに馴染みがないような社員が多い場合は、できるだけ簡単に使いこなせるサービスを選ぶのが無難です。
 
本導入前に無料トライアルを実施しているツールも多いので、まずは実際に利用してみて操作性を確認しておきましょう。
 
なお、この際注意しなくてはならないのが、ここでの操作性は導入担当者ではなく、全社員のITリテラシーに沿った操作性であることです。社内にはさまざまなITリテラシーを持っている社員がいるため、導入担当者の采配で決めてしまえば、現場のITリテラシーに沿わない可能性もあります。
 
マニュアルの活用を促進するためにも、社内の誰もがツールを利用できるかどうかを確認しておきましょう。

十分なサポートを受けることができるか

いくら簡単に利用できるツールといえども、トラブルが発生する可能性もあります。万が一起こったトラブルに対応するためにも、導入前や導入後にどんなサポートが受けられるのかを事前に確認しておきましょう。
 
具体的なサポート内容としては、「導入前に操作方法に関してのレクチャーが受けられる」「定期的に導入後の利用に関しての実践的なセミナーが開催される」「問い合わせを年中無休で受け付けている」などが挙げられます。
 
これらのサポート内容が揃っていれば問題なく安心してツールを利用できます。

マニュアルの出力が可能かどうか

作成したマニュアルをPDFなどで出力できるツールを選ぶとオンライン上だけでなく、紙の資料としても活用できます。たとえば、マニュアルの一部分だけを他の用途で利用したい時などに便利な機能です。
 
一方でマニュアルをさまざまな電子媒体で取り扱い、共有したいという場合はマルチデバイス機能を備えたツールを選ぶのがおすすめです。時間や場所を問わず、どの端末からでもマニュアルの確認ができるので、大規模な組織で利用する際は非常に便利です。


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マニュアル作成と管理に役立つおすすめツールのまとめ

ここまでマニュアル作成と管理に役立つおすすめツールと、マニュアル管理ツールを導入する理由、ツールの比較ポイントについて解説してきました。
 
ツールのなかには、マニュアル作成にのみ特化したものや、普段の情報共有の一環としてマニュアル管理にも役立つツールなどさまざまな種類があります。しかし、マニュアル管理を適切に行うためには、「普段の業務とマニュアル管理をなるべく切り離さずに活用できるツール」の導入がおすすめです。
 
今回ご紹介したStockは、マニュアル管理のほか、ナレッジ共有や文書管理ツールとしても活用できる情報共有ツールです。
 
社内にあるすべての情報をStock内に保管する習慣がつけば、マニュアル管理のために別途操作方法を覚える必要なく、日常業務と並行してマニュアル管理作業が行えます。
 
利用・登録は無料からできるので、ぜひ「Stock」を利用してマニュアルの作成から管理までを効率化しましょう。
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?意味や目的・作成方法からポイントも紹介
 
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