「日々の業務を効率化したい!でも、何をすればいいか分からない」とお悩みの方も多いかと思います。
 
そこで今回の記事では、業務効率化をするためにできることや、どのような目的でツールを導入すればいいのかについてご紹介させていただきます。
 
業務効率化をしたいと思っている方の最初の一歩となれれば嬉しいです。

 
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業務効率化を実現するためにできること

①業務フローの見直し

普段当たり前のようにしている業務でも、改善をすることで効率化に繋げることができます。
一度業務の内容やそれぞれの担当の洗い出しを行い、どのフローで非効率になってしまっているかを把握することで、適切な見直しをすることが可能になります。

②業務の分担

他の人でもできる業務については分担することで、日々のルーティンワークを減らすことに繋がります。
また、それぞれのタスクにかかる時間や内容を正確に把握することで、自分がやるべきことと分担をするべきことが明確になります。

③ツールの導入

情報管理やコミュニケーションに改善の余地がある場合には、ツールを導入することで効率化を図ることが可能になります。
また、ツールを導入する際には、効率化を図りたい業務に適したツールを選ぶことが重要になります。
 
関連記事: 業務効率化にはツールが必要?業務に適したものを探してみよう!
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業務効率化の目的例

社内の情報共有を円滑にしたい

社内のやり取りが希薄化すると、最新の情報も一部の人にしか伝わらず、業務が滞ってしまうこともあります。
また、チャットで済むような共有も、いちいち会議をすることになり、本来集中すべき業務に時間を割けなくなってしまいます。

ベテラン社員のノウハウが引き継がれない

ノウハウの属人化はどの企業でも抱えている問題です。
ノウハウがうまく共有されたり、引き継がれることで、特に専門職の業務効率化に役立ちます。

顧客との商談記録が残っていないので失注が多い

顧客のフォローアップの効率化ができれば、売上増加にも繋がります。
そのため、今まで個人に任せていた管理方法を共通化することで、チーム全体でのサポートがしやすくなります。
 
関連記事: 業務効率化するための手法とは?今すぐできる5つのこと
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業務効率化を実現できるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ったストック情報の管理だけでなく、「タスク機能」「メッセージ機能」を利用したフロー情報の管理もできるため、Stockだけで社内の情報を一括管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html


 
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まとめ

業務効率化を実現する方法には様々な方法があります。
 
今回は、主にツールの導入をおすすめさせていただきましたが、まずはどの業務を効率化したいのかを検討する必要があります。
 
業務効率化のためにツールが必要となった場合には、是非今回ご紹介したツールをお試しいただければと思います。

 

 
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