生産性向上や業務効率化のためには情報共有やコミュニケーションの円滑化が重要です。メールや電話・口頭などさまざまな手段がありますが、コラボレーションツールを利用すると、より効率的かつ効果的にコミュニケーションを進められます。
しかし、さまざまなベンダーからリリースされているツールのなかで、どれを選べばいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自社の生産性向上に役立つコラボレーションツール5選とツールの選定方法、ツール導入によるメリット・デメリットを解説します。
- 自社に最適なコラボレーションツールを選定するポイントが知りたい
- 生産性向上に役立つおすすめツールが知りたい
- コラボレーションツール導入のメリット・デメリットを確認したうえで導入可否を判断したい
という担当者の方は、今回の記事を読むとコラボレーションツールの選定ポイントを意識して、自社に最適なツール選びが行えるようになります。
目次
コラボレーションツールの選定ポイント
以下では、コラボレーションツールを選定する際に、押さえるべきポイントを解説します。ポイントを押さえたツール選定で、自社に最適なものを導入しましょう。
自社の抱える課題が解決できるか
まずは、そのツールで自社の抱える課題が解決できるかどうかを確認しましょう。したがって、自社内のコミュニケーションにおいて何が課題なのかの判断が必要です。
極端な話、現状のコミュニケーションが円滑であり問題がないという場合には、無理に新しくツールを導入する必要はありません。
しかし、たとえば「メールだと、添付ファイルの管理が不便」「チャットツールを使っても、大事な情報が流れていってしまい探すのが手間」など、社内でのコミュニケーションに関して何らかの課題がある場合には、ツール導入よって状況の改善が見込めます。
一言にコラボレーションツールと言っても、利用できる機能はそれぞれ異なり、解決できる課題も違います。最適なツール選びのためにも、問題点を洗い出し、ツール検討を行いましょう。
特化型か複合型か
自社の抱える課題が分かったら、次は選択するツールを特化型と複合型のいずれにするかを決めます。特化型とは特定の機能に特化しているツールを、複合型とは複数の機能をバランスよく使用できるツールを言います。
特化型のツールの場合、より専門性の高い機能が利用できる反面、基本的にその機能以外は使えません。一方、複合型のツールでは、機能をマルチに利用できますが、特化型ツールに比べて専門性が低い傾向があります。
したがって、自社ではどちらのツールを選ぶのがより効果的かを想定して検討を行わなければなりません。
ツールの操作性が最適か
ツールを導入して業務効率化を図る以上、ツールの操作性は重要な選定ポイントです。
いくら優れた機能を持つツールでも、実際に使いこなせなければ効果は発揮できません。
そのため、機能面はもちろん、操作性に関しても使いやすいものかどうかを確認しておきましょう。しかし、注意すべきなのは使いやすさをツール選定者のITリテラシーを基準としないことです。
社内のITリテラシーには差があり、ツール選定者以上に知識が深い社員もいれば、反対に低い社員もいます。したがって、「この程度はわかるだろう」という思い込みでの選定は危険です。
ツールによっては、トライアル期間や無料プランを設けているサービスもあるので、いきなり本導入を行うのではなく、まずはスモールチームでの仮運用から始めて、操作性が自社に最適かどうか確認しましょう。
自社の生産性向上に役立つコラボレーションツール5選
以下では、自社の生産性向上に役立つコラボレーションツール5選をご紹介します。
コラボレーションツールを利用すると情報共有やコミュニケーションが活性化されますが、その一方でツールによっては解消できない課題もあるので注意が必要です。
とくに「コミュニケーション活性化にはチャットツール」「ファイル共有だからオンラインストレージ」のように安易にツールを選択すると、「蓄積したいフロー情報が流れてしまう」「ファイルに関連したやりとりが行えない」など別の問題が出てきやすいです。
コラボレーションツールは便利であるものの、複数ツールを組み合わせて利用するのは効果的だとは言えません。したがって、ツールを検討する際は、そのツールだけで業務が円滑化できるかどうかまでを見極める必要があります。
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、ファイル管理やコミュニケーションの活性化・ドキュメント作成までが行えるツールです。
蓄積すべきストック情報・一時的なやりとりのフロー情報両方のやりとりがツール内で行えるため、ツールを横断して利用する必要もありません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Workplace from Meta】タイムライン形式のコラボレーションツール
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、Metaが提供する社内SNSです。Facebookを操作感は同じなのでITリテラシーによっては導入のハードルが低く、他ツールとの連携も豊富なのが特徴です。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- コミュニケーション機能が多すぎる
- ストック情報の管理が難しい
コミュニケーションに関する機能が多く、ITリテラシーがなければそれぞれの機能の使い分けに迷う恐れがあります。
タイムラインでの管理になるため、ストック情報の管理は難しいです。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- コアプラン：1ユーザーあたり$4/月
Workplaceの標準的な機能が利用できるプランです。
【Backlog】エンジニア向けコラボレーションツール
Backlogの特徴
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。Gitなどと連携できるため、エンジニアが多いチームに採用されています。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには利用が難しい
- コミュニケーションがしにくい
エンジニア向けのツールなので、非エンジニアの場合用語などで戸惑いやすいです。
コミュニケーションに関する機能がなく、フロー情報のやりとりには別のツールを使う必要があります。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プラミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
最大5プロジェクトを30名まで利用可能な、小規模なチーム向けプランです。
最大100プロジェクトを30GBまで利用可能な、小規模なチーム向けプランです。
プロジェクト数無制限で100GBまで利用可能な、中規模のチーム向けプランです。
プロジェクト数無制限で300GBまで利用可能な、大規模のチーム向けプランです。
【Chatwork】チャット機能に特化したコラボレーションツール
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。既読機能がなく、チャットツールにありがちなコミュニケーションストレスを軽減できるのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
- 無料プランで利用できる範囲が狭い
チャットツールの特性上、投稿した情報が流れていくので、後から振り返りにくいです。
無料プランでは7チャットグループまでしか利用できないなど制限が厳しいため、長期の仮運用には向きません。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり600円/月
- エンタープライズ：1ユーザーあたり960円/月
7つのチャットグループと、5GBのストレージが利用できるプランです。
無制限にチャットグループが作成でき、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
ビジネスプランで利用できる機能に加えて、セキュリティ・管理機能が充実したプランです。
【Google Drive】ファイル管理に特化したコラボレーションツール
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleの各種サービスとの連携ができるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 管理のルール決めが必要
- ファイルに関するやり取りができない
すぐにファイル保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります。
ファイルに関する質問や議論の際には、別のチャットツールなどを使ってやりとりする必要があります。
＜Google Driveの料金体系＞
- Google アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量が15GBまでになります。15GB以上の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、組織内で共同作業をするうえで必要な機能を備えたツールの総称です。おもに「情報共有ツール」「クラウドストレージ」「チャット」「タスク管理ツール」「プロジェクト管理ツール」「社内SNS」「Web会議システム」などがコラボレーションツールと呼ばれます。
実際のビジネスシーンでは、ひとつのプロジェクトに対して複数人のチームで取り組むことは珍しくありません。その際に、他部署の人々や外部協力者など、多様な相手とのコミュニケーションは必要不可欠です。そうしたコミュニケーションや情報共有を円滑化し、効率よくサポートするためにコラボレーションツールが使用されます。
また、昨今では働き方改革などの影響で働き方が多様化し、テレワークのように遠隔で業務をするスタイルが一般化してきました。そこでより重要性を増しているのが、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化です。
コラボレーションツールを利用すると、それぞれ違う環境下でも情報共有が簡単に行えるので、遠隔でも問題なく仕事が進められるようになります。
コラボレーションツールの基本機能
以下では、コラボレーションツールの持つ基本機能について解説します。導入によりどのような機能を利用できるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
コミュニケーション機能
コラボレーションツールでは、メールの代わりにコミュニケーションが行えるチャット機能や、ビデオ通話機能、オンライン会議機能などが利用できます。
基本的なコミュニケーションをチャット機能で、文章では伝わりづらい内容やはビデオ通話やオンライン会議機能を利用して行うという方法が一般的です。
また、チャットではファイル添付が行えるので、チャットで送付した資料を基にオンライン会議機能でディスカッションを行うといった利用方法も可能です。
情報共有機能
コラボレーションツールでは、ファイル共有機能やタスク管理・スケジュール管理機能などを利用して、チームメンバーとの情報共有も行えます。
プロジェクトの過程が可視化されタスク漏れが防げるほか、メンバー同士の作業状況も把握できるので、人的リソースの追加や新しい仕事を割り振るなど、適切な業務マネジメントが行えます。
また、ファイル共有機能を利用すれば、時間や場所、容量に囚われず最速で情報共有ができ、より効率的に業務を進められます。
情報管理機能
コラボレーションツールで利用できるオンラインストレージ機能は、安全な情報管理にも役立ちます。
安全なファイル管理システムの構築には高度なセキュリティ対策の必要がありますが、クラウドサービスであるコラボレーションツールの場合、こうしたシステムの整備や対策などはベンダーがすべて行ってくれます。
そのため、自社で構築するよりも安全に情報管理を行う環境が利用できます。より高度なセキュリティを望むのであれば、国際セキュリティ視覚など第三者機関による認証を取得しているツールがおすすめです。
コラボレーションツールを利用するメリットとは
以下では、コラボレーションツールを利用するメリットについて解説します。ツールの導入がどのようなメリットをもたらすのか、ひとつずつ見ていきましょう。
コミュニケーションが円滑になる
コラボレーションツールを利用すると、コミュニケーションが円滑になります。
コラボレーションツールで利用できるチャット機能は、メールと異なり定型文や挨拶の挿入の手間がなく、要件だけをスピーディーに伝えられるようになります。また、簡潔に送信されたメッセージは読むのにも時間がかからないので、相手からの返信スピードもこれまで以上に早くなることが期待できます。
その結果、テキストチャットを利用した簡易的な会議なども行いやすくなり、意見交換の機会が増加します。結果として、組織の風通しのよさにも繋がるでしょう。
情報へのアクセス性の向上
コラボレーションツールは基本的にクラウドサービスになっており、インターネット環境があれば場所や時間を問わず利用きるのが特徴です。
そのため、社内サーバーやUSBなどにデータを格納している場合に比べて、はるかに情報へのアクセス性を向上できます。
とくに、昨今増えてきているテレワークなどの勤務形態ではオフィス外で業務を行うので、必要なデータにすぐアクセスできないのは作業効率の低下に直結します。こうした状況を改善するのに、まさに最適なツールだと言えるでしょう。
また、多くのコラボレーションツールはマルチデバイス対応なので、外出先や出張先での急な顧客対応も行えるようになり、結果として作業効率の向上が見込めます。
生産性の向上
コラボレーションツールの導入により、コミュニケーションと情報共有の両方が活性化されるので、企業の生産性そのものが向上できます。ツール導入により業務の無駄が最大限カットでき、費用対効果を最大限高められるからです。
削減できた分のリソースをさらにほかの企業活動に回せば、生産性をより向上できます。
コラボレーションツールを利用するデメリットとは
メリットがある一方で、コラボレーションツールにはデメリットもあります。どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
情報過多になりやすい
コラボレーションツールのデメリットは、情報過多になりやすいことです。
コラボレーションツールの活用により、従来メールや口頭で行っていたコミュニケーションをチャットで行えるようになります。しかし、チャットはメールよりも気軽にコミュニケーションがとれる一方で、無駄な会話が増えたり通知によって集中力が途切れたりするというデメリットがあります。
こうした情報過多な状態では、かえって作業効率が下がり、場合によっては生産性の低下を招きかねません。
そのため、チャットを利用する際には「あらかじめ仕様ルールを決めておく」「通知設定を細かく設定できるツールを選択する」などの対策を立てておきましょう。
オフライン環境では利用できない
コラボレーションツールは便利な一方で、オフライン環境では利用できないというデメリットもあります。
多くのコラボレーションツールはクラウドサービスとなっており、インターネット環境があれば場所を問わず利用できる反面、基本的にはオフライン環境では利用が出来ません。
そのため、自社では、オンラインで無理なく使用できるようインターネット環境が整っているかどうかの確認が大切です。
しかし、一部のツールには機能の制限がかかるものの、オフラインで利用できるものもあります。「基本的にはオンラインではあるものの一時的にオフラインが想定される」といった場合は、こうしたツールの選択がおすすめです。
自社の生産性向上に役立つコラボレーションツールのまとめ
ここまで、自社の生産性向上に役立つコラボレーションツール5選とツールの選定方法、ツール導入によるメリット・デメリットについて解説しました。
生産性向上や業務効率化のためにはさまざまなコラボレーションツールがありますが、ただツールを導入するだけでは大きな変化は起こりません。課題の解決に繋がるツールを社員が正しく活用でき、情報共有のサイクルを回し続けることではじめて、コラボレーションツールは効果を発揮します。
したがって、いくら便利で多機能に使えるツールであっても社員のITリテラシーに沿わないツールであれば、自社にとって最適なコラボレーションツールとはなりません。ツール導入の効果を最大限受けるには、社員全員が間違いなく使いこなせる必要があるのです。
今回ご紹介したStockは、非IT企業を含む導入社数が100,000社以上を誇る人気の情報共有ツールです。誰でも直感的に使えるStockなら、ツールの操作方法がわからない社員が出てくる恐れもありません。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して自社の生産性を向上させましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
