生産性向上や業務効率化のために、コラボレーションツールに興味を持っている方も多いのではないでしょうか。
メールやファイル、チャットにタスクと、多くの情報が溢れている日々の業務の悩みを解消する一つではないかと思います。
そこで今回の記事では、コラボレーションツールを選ぶポイントとオススメのツールをご紹介させていただきます。
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、組織内で共同作業をする上で必要な機能を備えたツールの総称です。
主に「情報共有ツール」「クラウドストレージ」「チャット」「タスク管理ツール」「プロジェクト管理ツール」「社内SNS」「Web会議システム」などのようなものがコラボレーションツールと呼ばれ、仕事の効率化に役立ちます。
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コラボレーションツールを選ぶ際のポイント
①現状の社内コミュニケーションを改善することができるか
もし、現状のコミュニケーションが円滑で問題がない場合には、無理をして新しくツールを導入する必要はありません。
しかし例えば、「メールだと、添付ファイルの管理が不便」「チャットツールを使っても、大事な情報が流れていってしまい探すのが手間」など、何か課題がある場合にツールを導入することで改善が見込めます。
②特化型のツールを選ぶ必要があるか
コラボレーションツールには特定の機能に特化しているものと、複数の機能を使えるものがあります。
特化型にする場合には、基本的にその機能以外は使えないので、普段の業務で導入しても問題ないのかを確認する必要があります。
③簡単に誰でも使いこなすことができるか
機能面でもそうですが、操作性でも重要な部分になってくるのが「使いやすさ」です。
いくら優れた機能のツールを導入しても、実際に使いこなせなければ、効果を発揮することはできません。
自社の課題を解決できるコラボレーションツール5選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ったストック情報の管理から、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を使ったフロー情報の管理までできる、コラボレーションツールです。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
情報をどんどん流すタイムライン形式のコラボレーションツール
「Workplce by Facebook」
Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けの社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作ってコミュニケーションを取る形になります。
＜Workplce by Facebookのポイント＞
- Facebookと同様の操作性
Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
- 他サービスとの連携ができる
ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます
＜Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
- ストック情報を管理するのが難しい
タイムラインでの管理になるため、どうしてもストック情報の管理が難しくなってしまいます
タスク管理機能を中心としたエンジニア向けコラボレーションツール
「Backlog」
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。
＜Backlogのポイント＞
- プロジェクトの進捗を見える化できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
- Gitなどを使ってソースコードを管理できる
BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。
＜Backlogを使う上で気を付けておきたい点＞
- エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
- コミュニケーションがしにくい
コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
チャット機能にのみ特化しているコラボレーションツール
「チャットワーク」
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
- 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
ファイル管理機能にのみ特化しているコラボレーションツール
「Google One」
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。
＜Google Oneのポイント＞
- 無料プランでも15GBの容量が使える
Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
- Googleアカウントとの連携
例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります
＜Google Oneを使う上で気をつけたい点＞
- 管理のルール決めをしないといけない
すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
[参考]コラボレーションアプリの紹介記事
まとめ
生産性向上や業務効率化のために、様々なツールがありますが、ツールを導入するだけでは変化は起こりません。
今までの問題点を解消し、それぞれの人がきちんと使いこなせるツールを選ぶことが必要になります。
今回ご紹介させていただいたツールから、そのようなツールを見つけていただければ嬉しいです。
