生産性向上や業務効率化のために、コラボレーションツールに興味を持っている方も多いのではないでしょうか。
 
メールやファイル、チャットにタスクと、多くの情報が溢れている日々の業務の悩みを解消する一つではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、コラボレーションツールを選ぶポイントとオススメのツールをご紹介させていただきます。
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!


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コラボレーションツールとは

では最初に、コラボレーションツールについての基礎知識についてご紹介します。
 

①コラボレーションツールとは?

コラボレーションツールとは、組織内で共同作業をする上で必要な機能を備えたツールの総称です。
 
主に「情報共有ツール」「クラウドストレージ」「チャット」「タスク管理ツール」「プロジェクト管理ツール」「社内SNS」「Web会議システム」などのようなものがコラボレーションツールと呼ばれ、仕事の効率化に役立ちます。
 
実際のビジネスシーンでは、1つのプロジェクトに対して複数人のチーム単位で取り組むことは珍しくありません。
 
その際に、他部署の人々や外部協力者など、様々なステイクホルダーとのコラボレーションが発生します。ここでのコミュニケーションや情報共有を円滑化し、効率よくサポートする仕組みが整っているサービスがコラボレーションツールなのです。
 

②コラボレーションツールが注目される理由

人々の働き方が大きく変化している昨今、テレワークのように遠隔で業務をするスタイルが一般化してきました。
 
そこでより重要性を増しているのが、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化です。
 
それぞれ違う環境下でも情報共有が簡単に行えて、意思統一ができれば遠隔でも問題なく仕事を進めることができます。
 
多くの企業がコラボレーションツールに注目し、導入が活発に行われている背景にはこういった事情があるのです。
 

③コラボレーションツールの基本機能とメリット

コラボレーションツールの基本機能は情報共有を効率化するものと、コミュニケーションを円滑化するものの2つに大別されます。

情報共有を効率化するもの

①タスク管理・プロジェクト管理機能
 
誰がどの業務に携わっていて、どのくらい進捗しているのかを常時確認できる機能はプロジェクトを円滑に進める上で必要不可欠でしょう。
また、プロジェクトの過程を可視化することでタスク漏れを防ぐことができるというメリットもあります。
 
②スケジュール管理・共有機能
 
社員全員のスケジュールを可視化することによって、実際に設定したタスクがちゃんと進行されているのかを確認することができます。
また、打ち合わせの時間の設定をお互いのスケジュールを把握した上で設定することができる点もメリットです。
 
③オンラインストレージ機能
 
共有したいデータやファイルをオンライン上にアップロードすることで、場所や時間を問わず、チームメンバー全員が情報にアクセスできるようになります。
時間や場所、容量に囚われず最速で情報共有ができる為、非常に便利な機能と言えるでしょう。
 

コミュニケーションを円滑化するもの

①チャットツール
 
ビジネスメールに比べ、社内コミュニケーションをより気軽に取ることができます。
コミュニケーションを取る際の障壁を下げることにより、進捗確認や、申請・承認作業などもそれまでに比べスムーズに進むことが期待できるでしょう。
 
②ビデオ通話・webミーティング機能
 
それぞれ違う場所からでもビデオ通話を通して、社員同士での会議や打ち合わせが可能になります。
また、画面の共有や録画機能が搭載されていれば、いちいち資料を紙媒体で作成する必要もなくなります。
 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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コラボレーションツールを選ぶ際のポイント

ここからは、実際にコミュニケーションツールを比較していく上で、押さえておくべきポイントを解説していきます。
 

①現状の社内コミュニケーションを改善することができるか

もし、現状のコミュニケーションが円滑で問題がない場合には、無理をして新しくツールを導入する必要はありません。
 
一方で、「メールだと、添付ファイルの管理が不便」「チャットツールを使っても、大事な情報が流れていってしまい探すのが手間」など、社内でのコミュニケーションに関して何か課題がある場合には、ツールを導入することで改善が見込めます。
 

②特化型のツールを選ぶ必要があるか

コラボレーションツールには特定の機能に特化しているものと、複数の機能をバランスよく使用できるものがあります。
 
特化型にする場合には、基本的にその機能以外は使えないので、普段の業務で導入しても問題ないのかを確認する必要があります。
 
普段の業務を通じて課題となっている部分をしっかりと特定してからツールの選定を行うことをおすすめします。
 

③簡単に誰でも使いこなすことができるか

機能面でもそうですが、操作性に関しても「使いやすさ」という面は非常に重要です。
 
いくら優れた機能のツールを導入しても、実際に使いこなせなければ、効果を発揮することはできません。
 
実際に無料でお試し期間を設けているサービスもありますので、1度使用感を確認してから導入を進めていく方が良いでしょう。
 
関連記事: 無料お試しプランがある情報共有ツールの選び方とは?しっかり試して選定しよう!


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自社の課題を解決できるコラボレーションツール5選

最後に私たちがおすすめする最新のコラボレーションツールを5つご紹介していこうと思います。
 
先程のチェックポイントと併せてご参照ください。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

情報をどんどん流すタイムライン形式のコラボレーションツール

「Workplce by Facebook」

Workplce by Facebookのトップページ

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けの社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作ってコミュニケーションを取る形になります。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多い
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
  • ストック情報を管理するのが難しい
    タイムラインでの管理になるため、どうしてもストック情報の管理が難しくなってしまいます
 


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タスク管理機能を中心としたエンジニア向けコラボレーションツール

「Backlog」

Backlogのトップページ社内の生産性を向上させるコラボレーションツールとは?最新のツールから選び方まで解説!

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


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チャット機能にのみ特化しているコラボレーションツール

「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 


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ファイル管理機能にのみ特化しているコラボレーションツール

「Google One」

Google Oneのトップページ

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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[参考]コラボレーションアプリの紹介記事

チームの業務効率化を実現できるコラボレーションアプリ6選




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まとめ

生産性向上や業務効率化のために、様々なツールがありますが、ツールを導入するだけでは変化は起こりません。
 
今までの問題点を解消し、それぞれの人がきちんと使いこなせるツールを選ぶことが必要になります。
 
今回ご紹介させていただいたツールから、そのようなツールを見つけていただければ嬉しいです。

 

 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!