メモ帳やノートでのアナログ管理から、アプリを使った管理まで、様々な方法がありますが、それらに記載したタスクを共有されていますでしょうか。
 
個人的なタスクは把握できているかと思いますが、なかなか他の人のタスクや、全体のタスクを把握できている方は少ないのではないかと思います。
 
今回の記事では、共有がしやすいタスク管理アプリの特徴についてご紹介させていただきます。
 
タスクを共有することで、チーム全体の進捗把握がしやすくなり生産性向上に繋がりますので、是非参考にしていただければと思います。

 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
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タスク管理をする際に、共有する必要がある理由

①チーム全体の進捗状況が分かる

各メンバーのタスクを共有をしておくことで、全体としてどのように進んでいるのかがわかりやすくなります。
全体が見えることで、自分のタスクの影響範囲が明確になるため、効率的にタスクを進めることが可能になります。

②期限切れタスクへの対応が素早くなる

自分のみで管理をしていると、どうしてもタスクの期限切れに気づかなかったり、後回しにしがちになってしまいます。
共有をしていれば、お互いに期限に関する確認などができるため、タスクの期限切れを防ぐことが可能になります。

③各メンバー同士でのコミュニケーションに繋がる

お互いのタスクが分かることで、質問がしやすかったり、進め方の相談ができたりと、コミュニケーションが生まれやすくなります。
そうすることで、タスクにかかる時間を短縮できるようになるなどの効果も期待ができます。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!


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共有しやすいアプリの特徴

①個別のURLが発行できる

個別のURLを発行できることで、そのURLをクリックするだけで、すぐに共有したい内容にアクセスすることができます。
そのため、都度都度共有した場所を説明する必要がなく、情報の伝達がスピーディーになります。

②アプリの操作がしやすい

どれだけ自分が使いやすくとも、共有した相手がうまく操作できないなど、共有する以前の問題が発生することもあります。
そのため、どのような人でも操作が簡単にできるようなアプリを使うことが成功への近道です。

③通知機能が充実している

例えば、「タスクの担当者になった場合」「依頼したタスクが完了した場合」などに通知が来ると、対応がしやすくなります。
また通知を含めたコミュニケーションがあることで、タスクの円滑な進行にも繋がります。
 
関連記事: 個人でも使えるプロジェクト・タスク管理ツール【無料でも利用可能】


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タスクを共有する時に使いたいアプリ

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「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録などの「ストック情報」と、タスクを同じ画面で管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。




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[参考]共有しやすいタスク管理アプリの参考記事

使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう

これで期限を守れる!簡単にタスク管理ができるツールを選ぶポイントとは?




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まとめ

タスク管理にも箇条書きで列挙すればいいものや、タスクの内容を細かく記載しておかないといけないものなど、様々なタイプがあるかと思います。
 
それぞれのタイプによって、使いやすいアプリは違いますので、自分たちのチームに合うものを選んでいただければ嬉しいです。
 
是非いつものタスク管理でお困りの場合には、やり方を変えることで改善されるかお試しください。
 
関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較