営業活動で発生するさまざまな情報は適切に管理すべきものです。しかし、未だに紙の書類でキャビネットに保管するアナログな方法や、ツールでもエクセルやワードのファイル、USBなどでの管理となっている企業も多いのではないでしょうか。
こうした管理方法は手軽にできる一方で情報が属人化しやすく、情報の紛失やすぐに必要な情報を取り出せないという事態に陥りやすくなります。
そのため、最近では「情報管理ツール」を用いた、社内の情報資産の効率的な管理が求められています。しかし、企業規模や業界によってマッチするツールは異なるので、ツールの選定は難しくなる傾向があります。
そこで今回は、IT資産の管理に役立つおすすめの情報管理ツールをご紹介します。
- 社内の情報管理が適切に行えておらず、ツールを用いて効率化したい
- 個人で持つ情報をまとめて、情報資産として活用したい
- アナログの情報管理から、資産として活用できるデジタルの管理に移行したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、情報を資産として活用できるツール選定ができ、業務効率化を実現できます。
主な情報管理ツールの種類とは？
各社からリリースされている情報管理ツールはさまざまですが、種類としては以下でご紹介する3つに分類されます。あらかじめ種類を把握してから検討に移ると、自社に最適なツール選定ができるようになります。
ノート型のツールを使った情報管理
議事録やドキュメントなどのストック情報を簡単に管理するのに最適なのが、ノート形式のツールです。ノート形式のツールは情報を資産として活用しやすく、必要な情報へすぐにアクセスできるのが特徴です。
ツールによってはチャット機能などのフロー情報を扱えるものもあるため、1つのツールで情報管理が完結できます。共有したい情報はノートに記載するだけでも適切な管理が可能ですが、フォルダを活用して共有する資料を分類するなどの工夫を用いれば、さらに効率的な情報管理が実現できます。
また、このとき共有ルールも社内でマニュアル化しておくと、情報管理の方法が人によって違うという事態も防げます。
チャットツールを使った情報管理
フロー情報の管理にはチャットツールが向いています。チャットツールでは気軽に情報を発信でき、コミュニケーションが活性化します。
しかし、ツールの特性上チャットをするたびに情報が流れていってしまうので、情報を確実に残しておくには、タスクの設定や、チャット内容を保管するツールが別途必要になります。
チャットツールでは気軽にコミュニケーションが取れるのも特徴です。しかし、ツールの横断が多発するのを防ぎ適切な情報管理をするためにも、業務上のどんなケースでチャットツールを使うかをあらかじめ決めておきましょう。
ファイル管理ツールを使った情報管理
社内のあらゆるファイルを情報資産として一括管理するのが、ファイル管理ツールです。ファイル管理ツールはオンラインストレージツールとも呼ばれ、PDFやドキュメントファイルだけではなく、動画やデザインデータなど大きなファイルの管理も行えます。
一方で、ファイル管理ツールによる情報管理では、全ての情報を適切なファイル形式で保存する必要や、編集するためにファイルを開く必要など、多くの手間が発生します。
さらに、ツールでは画像ファイルだけ・動画ファイルだけといった形式での保管になるので、ファイルに関連したやりとりや説明が行いたい場合は、別途ツールを利用して行う必要があります。
【フリー】簡単に社内の情報資産を管理できるツール5選
以下では情報資産を適切に管理できるおすすめのツールを5つご紹介します。
情報管理ツールには、ノート型、チャットツール型、ファイル型の3つの種類がありますが、チャットツールでは情報が流れないような管理方法が、ファイル共有ツールでは運用ルールを共有するための場が必要となり、結果として他ツールとの組み合わせが必要になります。
しかし、複数ツールの組み合わせによる運用は、利用者の負担を増やし「情報管理は面倒なもの」だと感じさせる原因となります。こうした考えが根付けば、自社での情報管理が阻害される原因となりかねません。
そのため、情報を記載するだけで蓄積できる「ノート型」ツールの導入がおすすめです。
さまざまなツールがあるなか、初めてITツールの導入に挑戦する非IT企業であっても、情報資産をノート型で管理するツールの「Stock」であれば「チャットだと流れてしまう」「ファイル共有だと面倒」という情報管理におけるストレスを解消します。
Stockはノート型で管理するツールですが、ノートに紐づいた形で「メッセージ」や「タスク」機能が使えます。また、プランによって大容量のファイルも管理できるので、目的によってツールを切り替える必要もありません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Dropbox】ファイル管理に特化
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、ファイル閲覧制限をはじめとする管理者権限機能が豊富なオンラインストレージです。共有が簡単で、外部サービスとも連携できるのが特徴です
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル以外の保管が不便
- ファイルに関するやりとりができない
たとえば、テキスト情報を管理したいときは、一度.txtや.docxなどのファイル形式にする必要があります。
ファイルに関する質問や議論には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Professional：1ユーザーあたり2,000円/月
- Standard：1ユーザーあたり1,250円/月
- Advanced：1ユーザーあたり2,000円/月
ビジネスで利用したい個人向けのプランです。
最低3ユーザー以上の小規模チーム向けのプランです。
大規模チーム向けのプランです。より高度な管理機能が利用できます。
【GoogleDrive】オンラインストレージ
＜Google Driveの特徴＞
Google DriveはGoogleアカウントで利用できるオンラインストレージです。各種Googleサービスとの連携が行えるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイルに関するやりとりができない
- 管理のルール決めが必要
DropBox同様、ファイルに関する質問や議論には別のチャットツールなどを使う必要があります。
すぐに保存ができ、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。それ以上の容量の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
【Chatwork】気軽なコミュニケーションがとれる
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。気軽なコミュニケーションができる一方で既読機能はないので、チャット利用によるストレスがないのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
- 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
コミュニケーションがチャットで進むため投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
情報管理として利用するには有料プランへの加入は必要不可欠です。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり600円/月
- エンタープライズ：1ユーザーあたり960円/月
チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。
無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。
【Slack】エンジニア向けチャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。ほかサービスとの連携が豊富なのが特徴です。
＜Slackの注意点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
- ストック情報を管理できない
Chatwork同様にチャットツールのため、チャットが続くほど情報が流れてしまいます。
フロー情報を扱うツールなのでためタスク機能がなく、ストック情報の管理ができません。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1ユーザーあたり850円/月（年間契約）
- ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月（年間契約）
直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。
スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。
適切な情報管理が重要な理由
情報を社内資産として活用するには、情報管理を適切に行う必要があります。また資産としての活用のほかにも、ツールを効果的に使えると、アナログでの情報管理と比較して以下3つの「できること」が増えます。
情報を一箇所で管理できる
ツールを使えば、社内外の情報をツール内で一括管理できます。
社員ごとのPCでそれぞれ違う情報を格納・管理すると、部署やチーム内であっても情報格差が発生し、業務が属人化します。また、情報が社内に分散されることで、情報漏洩の危険性も懸念されます。
一方、ツールで管理を行うと社内情報の分散が防止できます。さらに、社内情報はすべてツールで管理されるので情報格差が発生しづらくなり、情報の属人化が防げます。
社内で常に共有された状態を作れる
情報管理ツールを使うと、常に情報を社内で共有されている状態にできます。
ツールによっては共有はもちろん、共同作業もできるので、常に最新情報をメンバー間で把握しながら案件を進められます。
また、属人化した知識をテキストやファイルでまとめてマニュアルとすれば、組織力の向上はもちろん、製作物のクオリティ均一化にも貢献します。
さらに、ツールを利用すれば必要なときに必要な情報へすぐにアクセスできるため、今までは一部の人しか知らなかった情報やノウハウなども、必要な人へ簡単に共有できるようになります。
社外でも必要な時に情報を閲覧できる
ツールを導入すると、社内外を問わずに情報の確認ができます。アナログな管理では、社内にいなければ情報を確認できませんが、クラウド上での管理は場所に囚われず、情報の閲覧が可能になります。
したがって、情報の閲覧のためだけに社内へ戻る、情報の確認を後回しにするといった事態を防げます。
IT資産の管理に役立つおすすめの情報管理ツールまとめ
ここまで、情報資産を管理するツールのタイプや、おすすめのツールを解説しました。
ノート型、チャットツール型、ファイル型のいずれを導入する場合でも、操作の難しい多機能なツールを選定してしまうと社員が使えずストレスを抱え、情報資産を活用した業務効率化の実現が難しくなります。
ここでのストレスとは、ファイルが必要以上に増えてしまい整理できない、チャットをしている間に情報が流れて振り返れないという状態を言います。こうしたストレスを感じるような環境では、折角導入したツールも意味を成しません。
一方、今回ご紹介したStockはノート型でありながら「チャットが流れる」「ファイル共有が面倒」といった情報管理のストレスを無くす、かつ誰でも使えるシンプルな設計となっています。
まさに情報管理ツールで起こりうる悩みの解決に最適なツールです。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報をIT資産として活用し、企業力・組織力を大きく向上させましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
