日々の業務のなかで発生するさまざまな情報は、資産としても活用できるので適切に管理されている必要があります。
企業によって管理方法はさまざまですが、中にはアナログで紙の書類でキャビネットに保管、ツールでもExcelやWordのファイル、USBなどでの管理をしている企業も多くあります。
これらの情報管理が属人化しており、社内で散らばっている状態であると、情報を紛失する恐れがあったり、すぐに必要な情報を取り出せないというデメリットがあります。
そのため、最近では「情報管理ツール」というITツールを用いて、社内の情報資産を効率的に管理している企業が増加傾向にあります。一方で、企業規模や業界によってマッチするツールは異なるので、ツールの種類で選定するのは難しいと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理ツールの種類やおすすめのツール5選をご紹介します。
- 社内の情報管理が適切に行えていないので、ツールを用いて効率化したい
- 個人で持つ情報をまとめて、情報資産として活用したい
- アナログでの情報管理から、資産として活用できるようなデジタルでの管理に移行したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、情報を資産として活用するツールが選定でき、業務効率化の実現が近づきます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
主な情報管理ツールの種類とは？
各社からリリースされている情報管理ツールはさまざまですが、種類としては以下でご紹介する3つに分類されます。種類を把握しておくと、自社に最適なツール選定ができるようになります。
①ノート型のツールを使った情報管理
議事録やドキュメントなどのストック情報を簡単に管理するのに最適なのが、ノート形式のツールになります。情報を資産として活用しやすく、必要な情報へすぐにアクセスできるのが特徴です。
チャット機能などのフロー情報を扱えるものもあるため、１つのツールで情報管理を完結できます。共有したい情報はノートに記載するだけでも適切な管理が可能ですが、フォルダで共有する資料を分類するという工夫を用いると、さらに効率的な情報管理が行えます。
さらに、共有ルールも社内でマニュアル化しておくと、情報管理の方法がツール内でも人によって違うという事態を防止できます。
②チャットツールを使った情報管理
フロー情報の管理にはチャットツールが向いています。気軽に情報を発信できるため、コミュニケーションの活性化につながります。
しかし、チャットツールの特性上、チャットをする度に情報が流れていってしまうため、情報を残しておくためには、タスクを設定したり、ツールが別途必要になったりします。
チャットツールは気軽にコミュニケーションを取れますが、適切な情報管理をしておくためにはツールの横断が多く発生しないように、あらかじめ業務上どのようなシーンでチャットツールでやりとりするのかを決めておくのが良いでしょう。
③ファイル管理ツールを使った情報管理
社内にあるあらゆるファイルを情報資産として一括管理するのが、ファイル管理ツールになります。特に、オンラインストレージツールなどとも呼ばれ、PDFやドキュメントファイルだけではなく、動画やデザインデータなど大きなファイルでも管理が可能です。
一方で、全ての情報を適切なファイル形式で保存しなければいけなかったり、編集するためにファイルを開かなければいけなかったりなど、多くの手間が発生します。
また、必要なファイルへすぐにアクセスするには、事前にフォルダ分けしたり、ファイル名の付け方などをルール決めしたりしておくと、情報管理の手間を省くことができます。
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簡単に社内の情報資産を管理できる情報管理ツール5選
以下では情報資産を適切に管理するツールを5つご紹介していきます。
上記でご紹介したノート型ツール、チャットツール、ファイル管理ツールで費用対効果を最大限に高めるには、長期利用が必須になります。そして、社内で長く利用するためには「誰でも使いやすく、情報資産を簡単に管理できるツールか」を重視すべきです。
また、チャットツールでは管理方法に工夫が必要だったり、ファイル共有ツールでは、ルール決めやファイルに関するやりとりは別ツールを使ったりする必要があります。
したがって、これから情報管理ツールを導入する企業は結論「ノート型」のツールがおすすめです。
さまざまなツールがあるなか、初めてITツールの導入に挑戦するというような非IT企業であっても、情報資産をノート型で管理するツールのStockであれば「チャットだと流れてしまう」「ファイル共有だと面倒」という情報管理におけるストレスを解消します。
Stockはノート型で管理するツールですが、ノートに紐づいた形でメッセージができるうえ、プランによって大きなファイルも管理できる、現在80,000社以上の導入実績を誇るツールです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール：Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
ファイル管理のみを目的とした情報管理ツール：Dropbox
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できるため、社内の保管庫としての役割で使えるサービスです。
＜Dropboxのポイント＞
- あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
全てクラウド上への保存が可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
- 他人との共有が簡単
リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやりとりができます
＜Dropboxを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度.txtや.docxなどのファイル形式にしないといけないため、不便です。
- ファイルに関するやりとりができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
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Googleのストレージサービス：Google One
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。
＜Google Oneのポイント＞
- 無料プランでも15GBの容量が使える
Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです。
- Googleアカウントとの連携
例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります。
＜Google Oneを使う上で気をつけたい点＞
- 管理のルール決めをしないといけない
すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります。
- ファイルに関するやりとりができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
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気軽なコミュニケーションが取れるツール：Chatwork
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます。
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります。
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
- 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります。
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エンジニア向けのチャットツール：Slack
Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。
＜Slackのポイント＞
- 他サービスとの連携が豊富
タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます。
- カスタマイズ性が高い
例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます。
＜Slackを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はチャットが続くほど流れてしまいます。
- ストック情報を管理できない
フロー情報を扱うツールのためタスク機能がなく、ストック情報を管理することができません。
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適切な情報管理が重要な理由
情報を社内資産として活用するには、情報管理が適切でなければいけません。また資産としての活用の他にも、ツールを効果的に使えると、アナログでの情報管理と比較して以下3つの「できること」が増えます。
情報を一箇所で管理できる
ツールを使えば、社内外の情報をツール内で一括管理できます。
もし、社員ごとのPCにそれぞれ違う情報が格納・管理されていた場合、部署やチーム内でも情報格差が発生してしまう原因となります。また、情報が分散されることで、情報漏洩の危険性も懸念されます。
しかし、ツールでの管理により、社内の情報分散を防止できます。そして、社内の異なるメンバーでも、必要な情報はツールのなかに格納されている、という共通認識を持つこともできます。
社内で常に共有された状態を作れる
情報管理ツールを使うと、社内で情報共有された環境を作り出すことができます。
ツールによっては共有はもちろん、共同作業が可能なものもあるので、常に最新情報をメンバー間で把握しながら案件を進められます。
また、属人化した知識をテキストやファイルでまとめ、マニュアルとすることで組織力の向上はもちろん、製作物におけるクオリティの均一化にも貢献します。
ツールでは、必要なときに必要な情報へすぐにアクセスできるため、今までは一部の人しか知らなかった情報やノウハウなどが、簡単に必要な人へ共有できるようになります。
社外でも必要な時に情報を閲覧できる
ツールを導入すると、社内外を問わずに情報の確認ができます。アナログな管理では、社内にいなければ情報を見ることはできませんが、クラウド上での管理は場所に囚われず、情報の閲覧が可能になります。
そのため、情報の閲覧のためだけに社内へ戻るという手間を省くことができます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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情報資産を管理するツールまとめ
ここまで、情報資産を管理するツールのタイプや、おすすめのツールについて解説してきました。
ツールに関して、ノート型、チャットツール型、ファイル型の3つのどれであっても、操作の難しい多機能なツールを選定してしまうと社員が使えずストレスを抱え、情報資産を活用した業務効率化の実現が難しくなってしまいます。
ここでのストレスとは、ファイルが必要以上に増えてしまい整理できていない、チャットをしている間に情報が流れていってしまうという状態などが挙げられます。ツールを導入してもストレスを感じてしまうと、導入した意味を成しません。
一方、今回ご紹介したStockはノート型でありながら「チャットが流れる」「ファイル共有が面倒」といった情報管理のストレスを無くす、かつ誰でも使えるシンプルな設計となっています。
利用は無料からでき、登録も1分で完了しますので、ぜひStockで情報を資産として活用し、企業力・組織力を大きく向上させていきましょう。
→チームの情報を最も簡単に残せるツール:「Stock」
