昨今、PCやスマホ・タブレットで利用できる「クラウド型のノートツール」で業務やプロジェクトの情報を管理し社内の情報共有を効率化している企業が増加傾向にあります。
 
クラウドの型のノートツールはアナログのノートとは異なり、オンライン上でノートを管理・共有できるので、確実な情報共有や情報へのスピーディーなアクセスに繋がります。
 
一方で、社内の業務やプロジェクトの情報をクラウド型のノートツールで簡単に管理したいが、ノートツールの種類が多くどのノートツールが自社にマッチしているのかわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、オンラインで管理できるおすすめのクラウド型ノートツール6選と選定ポイント・メリットをご紹介します。
 
  • アナログのノートでの情報管理に限界を感じている
  • 情報を簡単に共有できるクラウド型のノートツールを探している
  • 自社にマッチしたノートツールで社内の情報を一元管理したい
という担当者の方は、この記事を参考にすると自社に最適なクラウド型のノートツールで、社内の情報共有を簡単に効率化できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

オンラインで管理できるクラウド型ノートツール6選

以下では、オンラインで管理できるクラウド型のノートツール6選をご紹介します。
 
クラウド型のノートツールは、作成したノートがクラウド上に保存されるので、紙のノートのように物理的な保管場所を必要としません。また、テキスト情報以外にも画像やファイルをはじめとしたさまざまな形式の情報を管理・共有できるので、社内情報の一元管理が可能になります。
 
一方で、機能が多く操作が難しいツールを導入してしまうと、ツールを使いこなせずに社員がツールの利用をやめてしまう可能性もあります。ノートツールの利用が継続的にされるには、シンプルで誰でも簡単に利用できるノートツールが必要です。
 
そのため、ITの専門知識がなくても問題なく、すぐに利用できる「Stock」のようなクラウド型ノートツールが最適です。
 
Stockはシンプルな操作性で直感的に「ノート」を作成し、任意のメンバーにリアルタイムでノートを共有できます。また、「フォルダ」機能でノートを階層的に管理可能なので、業務や部署ごとでの分類も簡単に行えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Dropbox Paper】チームや組織などのメンバー同士で作成できるノートツール

Dropbox Paperのトップページ

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperの特徴>

  • チェックリストやコメントなどの機能が豊富
  • 記載したドキュメントの内容やチェックリストをつけてToDo管理をしたり、コメントを付けられたりするような機能が豊富です。
  • Dropbox内のファイルとの連携
  • Dropbox PaperにDropboxに保管されたファイルを添付できます。ファイルを開くまでに手間がかからず、わずか1クリックでファイルを開けます。

<Dropbox Paperの主な機能>

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

ドキュメント作成では動画や写真の挿入以外にも、表やチェックリストの作成もできます。そのため、資料の作成やToDoの管理も簡単に行えます。
 
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへのリンクを作成できます。ファイルの中身をすぐに見られるうえ関連したファイルとの紐付けも素早くできます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報の整理が難しい可能性
  • 作成したドキュメントの表示が作成順です。そのため、フォルダごとに分類する手間がかかる場合もあります。
  • 機能がアイコン表示
  • 機能がアイコンで表示される仕様です。どの機能がどのアイコンであるのかを覚えるまで時間がかかってしまう可能性があります。

〈Dropbox Paperの料金体系〉

  • Basic:¥0/月
  • Plus:¥1,500 / 月(月間契約)¥1,200 / 月(年間契約)
  • Family:¥2,500 / 月(月間契約)¥2,000 / 月(年間契約)


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【Inkdrop】デザイナー・エンジニア向けのノートツール

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<Inkdropの特徴>

  • エンジニアやデザイナーのための機能
  • Markdown記法やコード共有に対応しているため、技術者が多い職場やクリエイティブ職が多い職場とマッチします。
  • ステータス機能
  • ノートに完了や未対応などのステータスを自由につけられます。投稿したノートにステータスをつければノートの自体に進行状況などの記載をする必要がなくなります。

<Inkdropの機能>

Inkdropのノート画面

ノート機能は、シンプルな構成で作成したノートを階層的に把握できるので素早い同期が可能です。また、オフラインでも利用できます。

<Inkdropの注意点>

  • 慣れるまで時間がかかる
  • デザイナーやエンジニア向けなので、多機能で操作が複雑に感じる可能性があります。
  • 日本語対応していない
  • メニューなどが全て英語のため、使いこなすには英語の堪能な社員が必要です。

<Inkdropの料金体系>

  • Free Trial: $0/月
  • Basic Plan: $4.99/月
30日間の無料トライアルが利用でき無料トライアル期間が終了すると、自動的に料金が発生します。また、年払いの場合$44.90/年となり月払いよりも17%コストを抑えられます。
 
 


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【OneNote】自由度の高いノートを手軽に作成できるノートツール

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<Onenoteの特徴>

  • テキストや画像の自由な配置が可能
  • テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自社のスタイルに合わせたメモが作成可能です。
  • Office製品との連携
  • Microsoftが提供するノートツールなのでExcelやWordのファイルを貼り付ければ、プレビューのようにファイルをすぐに見られます。

<OneNoteの主な機能>

  • ノート
  • Onenoteのノート画面

    ノートは手書きやテキストの打ち込みにも対応しています。
  • PDFエクスポート
  • PDFエクスポートも対応しているので、ノートをPDF管理する場合には便利な機能です。
  • Teamsとの連携
  • TeamsでOneNoteのページをタブとして追加できます。ノートをチームや社内のメンバーで共有しながら打ち合わせなども行えます。

<OneNoteの注意点>

  • 編集機能が多い
  • ノートの編集や図表の作成など自由度の高いノートを作成できる一方で、機能の多さから操作が難しく感じる場合があります。そのため、ITに慣れていない社員は機能を使いこなすまでに時間がかかる可能性もあります。
  • 動作が重くなる場合がある
  • ノートの保存先がOneDriveなので、ノートの作成や共有を行う際に動作が遅くなりスピーディーな編集を行えない場合もあります。

<OneNoteの料金体系>

無料で利用できます。しかし、保存先がOnedriveとなるので、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を追加で払う必要があります。
 


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【Evernote】豊富な機能でノートを作成できるノートツール

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<Evernoteの特徴>

  • 必要なすべての情報を一箇所で管理
  • テキストだけではなく音声や画像、写真など、多くの種類の情報を1つのノートにまとめられ必要な時にすぐに取り出せます。
  • webクリップ機能
  • ノート内に気になったweb上の記事などを簡単に添付できます

〈Evernoteの主な機能〉

Evernoteのノート画面

ノート機能ではテキスト、画像、音声など複数の情報を1つのノートにまとめられるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残せます。

EvernoteのWebクリッパー画面

Webクリッパー機能では、Web上で気になったページを簡単にEvernoteへ保存できます。ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理が可能です。

<Evernoteの注意点>

  • チーム全体への共有には向いていない
  • 個人向けのノートとして作られているので、チーム全体での共有には向いていません。
  • 多機能すぎる
  • 機能が多く、ITツールに不慣れな人には操作を複雑だと感じてしまう場合もあります。

<Evernoteの料金体系>

  • FREE:¥0/月
  • PERSONAL:¥680/月
  • PROFESSIONAL:¥850/月
  • EVERNOTE TEAM:1ユーザーあたり ¥1,100/月
FREEプランでは月25MBまでしかノートを利用できません。また、月の上限アップロードに60MBの制限があります。
 

【Notion】ノートを自社にマッチしたスタイルで管理できるノートツール

Notion

<Notionの特徴>

  • プロジェクトや業務の管理に最適
  • タスク管理、データベース、社内wiki、メモ機能などプロジェクトや業務の管理に最適な機能が備わっています。また、カンバンやタイムライン(ガントチャート)など自社に適したビューを選択できます。
     
  • マルチデバイス対応
  • オンラインのノートツールなのでクラウドでデータが同期され、WindowsやMacのPC版だけでなくAndroidやiOSのアプリ版でも利用できます。

<Notionの注意点>

  • 複数人で編集できない
  • 無料版では複数人でプロジェクト管理編集やページの編集ができません。複数人で編集や管理をするには、有料版への加入が必要です。
     
  • 多機能すぎる
  • WordPressのように綺麗なページを作成できますが、記事編集に慣れていない人は難しく感じてしまう場合があります。そのため、一定以上のクオリティでページを作成できるようになるまでに多くの教育コストがかかる可能性があります。

<Notionの料金体系>

  • Personal Plan:$0/月
  • Personal Pro Plan:$5/月(月間契約) $4/月(年間契約)
  • Team Plan:$10/月(月間契約) $8/月(年間契約)
  • Enterprise Plan:要問い合わせ
 
 
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オンラインで利用できるノートツールの選定ポイント

以下では、オンラインで利用できるノートツールを選ぶ際のポイントを解説していきます。ノートツールは機能の豊富さ以上に、自社の運用目的にマッチした利用が可能なツールであるかどうかが重要です。

マルチデバイス対応かどうか

クラウド型のノートツールを導入する際は、マルチデバイスに対応しているかどうか確認しておきましょう。
 
パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用できると、外出先やパソコンを使用できないシーンでもノートの確認や編集が可能になります。
 
たとえば、ノートの作成・編集がスマホやタブレットでできると、営業担当の社員が営業記録を出先で記入できるようになるので、情報を記入するまでの時間が短縮され密度の濃い記録が行えます。
 
また、スマホやタブレットで使えるかだけでなく、OS問わずに利用できるものであるかの確認も重要です。

操作性に問題はないか

簡単な操作でノートを作成できるツールであるかの確認も行いましょう。
 
現場の社員が気軽にメモを取れ、手軽にアクセスできるツールであるとノートの継続的な利用がされやすくなります。
 
また、ITに不慣れな社員は機能が多く複雑なツールであると、ノートを使いこなすまでに多くの教育コストがかかってしまう可能性もあります。
 
ツールの機能だけでなく、自社の社員がすぐに利用できる操作性であるかどうか見極めましょう。

複数人で同時作業は可能か

複数人で共同の作業が可能なノートツールであるかどうか確認しましょう。
 
共同での編集が可能であると、社内やチームメンバーと同じノートを確認できるので、ミーティング時の議事録作成や資料の編集が容易に行えます。
 
また、リモートワークや在宅勤務の社員とオンラインミーティングを行う際にも、ノートが同時に編集できると情報共有のラグや伝達漏れを防げます。
 
情報を更新した際に逐一共有する手間も省略されるため、業務の効率化に繋がりやすくなります。


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オンライン上にノートを保存するメリット

オンライン上で社内のあらゆる情報が一元管理し、情報の効率的な運用が行えるようになると、以下のメリットが享受できます。

紛失の心配がない

紙のメモ帳やノートのように紛失の心配がありません。
 
紙のノートでは、紛失してしまうとバックアップしておけないので、ノートに何が書いてあったのか一字一句間違えずに復元するのは難しいです。
 
また、紙のノートであると、外回り中に立ち寄ったカフェや、電車内などに置き忘れた際に機密事項が漏洩してしまうケースもあります。
 
一方、クラウド型のノートであると、スマホやタブレットなどのデバイスを置き忘れた場合でも、遠隔でツールのアクセス権限を即座に停止でき情報の漏洩を防げます。

スピーディーなアクセス性

紙のノートに比べて必要な情報へスピーディーにアクセス可能です。
 
アナログのノートの場合、必要な情報にたどり着くまでに該当のノートを探し、ページを1枚ずつめくっていく必要があります。しかし、ノートツールでは、作成したノートをフォルダなどを用いて視覚的に管理できるので、わずか数クリックで該当の情報へたどり着けます。
 
また、ツール内のノートを一括で検索できるツールであると、必要な情報がどのノートにあるかわからない場合でもすぐに発見できます。
 
たとえば、ノートの内部まで検索できる「Stock」のようなツールであれば、断片的なキーワードからでも該当の情報にアクセスでき、情報までの距離を格段に縮められます。
 
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「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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オンラインで使えるクラウド型ノートツール6選まとめ

ここまで、オンラインで管理できるおすすめのクラウド型ノートツール6選と選定ポイント・メリットについてご紹介してきました。クラウド型のノートツールを選ぶ際に確認しておきたいポイントは以下になります。
 
  • OS問わずあらゆるデバイスで利用できるツールであるか
  • 社員がすぐに利用できるシンプルな操作性であるか
  • 社内・チームメンバーで共同編集できる機能が備わっているか
また、折角ノートを作成しても、情報の整理が行われていなければツールの中で情報が散乱し、素早い共有や活用ができません。そのため、社内の情報を一元管理し情報共有の効率化を図るには、あらゆる情報を確実にストックするだけでなく、簡単に整理もできるツールが必要です。
 
今回ご紹介したStockは、シンプルな操作で直感的に利用でき、作成したノートを階層的に管理できます。また、ノートがリアルタイムで共有されるので、更新の度に逐一共有する必要もありません。
 
利用は無料かつ登録も1分で完了するので「Stock」でノートを管理し、社内の情報共有の効率化を実現しましょう。
 
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