会議をする度に作成する議事録ですが、どのように作成し、全体に共有していますでしょうか。
 
多くの方は、会議中にメモを取り、会議後にWordなどでまとめて社内に展開されているのではないかと思います。
 
しかし、クラウド上で会議中に議事録を完成させることで、リアルタイムで共有することが可能になり、作成に要する時間を削減することができます。
 
今回の記事では、オススメの議事録アプリをご紹介させていただきます。
 
議事録作成に限らず、普段の業務でも利用できるアプリもありますので、是非参考にしてみてください。

 

議事録を作成するのに、なぜWordではなくアプリなのか?

①リアルタイム作成・共有

議事録作成アプリを使えば、会議中に議事録の作成ができるだけでなく、そのままリアルタイムでの共有が可能です。
そのため会議後の作成に時間をかける必要もありませんし、その場で会議内容に関して認識合わせをすることもできます。

②どこからでも確認できる

スマホからも確認できるようになるため、時間や場所に関係なく、いつでも議事録の確認ができます。
例えばクライアントとの打ち合わせの際に、前回の議事録を確認することも可能です。

③管理が簡単

アプリを使うことで、クラウド上に議事録を管理することができます。
そのため、文書管理の手間が省け、いつでも必要な議事録にアクセスできます。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?テンプレートやフォーマットをうまく活用しよう!

議事録作成アプリを使うことで効率化できること

①議事録の作成

今までは、会議中にメモを取り、終了後にWordなどでまとめることが多かったのではないかと思います。
しかし、議事録作成アプリを使うことで、会議中に簡単に作成することができ、終了までには完成させることが可能です。

②出席者や全社への共有

会議終了後に、メールで出席者などに共有している場合が多いかと思います。
しかし、この方法では、添付ファイルを開く手間などもあり、全員に見られることは少ないのではないでしょうか。
議事録作成アプリを使えば、作成した議事録をすぐに共有することができ、いつでも簡単に閲覧できるため、確認漏れや見逃しを防ぐことができます。

③会議内容の振り返り

後から会議の内容を振り返るために、議事録の作成は大事です。
しかし、メールで送りっぱなしの場合や、きちんと管理されていない場合には、どこに議事録があるのか探す手間が発生します。
しかし、議事録アプリを使うことで、クラウド上で管理されるため、必要な時に必要な議事録へのアクセスがすぐにできます。
 
関連記事: 議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう!

これなら誰でも使える!議事録アプリ6選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使うことで、議事録などのストック情報と、タスクを一緒に管理することが可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

40ノートまでは無料で利用することができますが、有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html



h3>議事録作成に特化したツール「GIJI」

「GIJI」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

GIJIは、議事録の作成に特化したエディタです。
オンラインで簡単に共同作業できるのが特徴です。

<GIJIのポイント>

  1. リアルタイムで議事録を作成
    オンラインで共同編集することができるので、会議中に全員が議事録を編集でき、効率的な作業を実現します。
  2. 議事録専用のアプリ
    議事録専用のエディタを搭載していたり、余計な機能はついていないので、誰でも簡単に読みやすい議事録を作成することができます。

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. スマホで使えない
    スマホ専用のアプリがないため、外出先で手軽に確認、ということには向いていません。
  2. 議事録以外に応用ができない
    GIJIは議事録作成専用のツールなので、情報共有のためのツールとして応用することはできません。
 
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議事録も作成できる高機能なノートアプリ「Evernote」「Dropbox paper」「Onenote」

「Evernote」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

Evernoteは、クラウドにメモを作成できる、情報共有アプリです。。
メモがノート単位で保存できるので、議事録作成にも活用することができます。

<Evernoteのポイント>

  1. 全ての情報を残せる
    録音機能があるので、音声を振り返りながら議事録を作成することもでき、会議中のホワイトボードの写真などのファイルもアップロードできます。
  2. どのデバイスからでもアクセスできる
    パソコン・スマホ・タブレット全てのアプリがあるため、すぐに議事録を確認することができます。

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. 高機能であるため、使いにくいことも
    Evernoteは文書作成以外にも様々な機能があり、シンプルなツールを求めている方には向いていないかもしれません。
  2. 文字数のカウントができない
    文字数をカウントする機能がないため、一回どこかに貼り付けてカウントする必要があります。
 
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「Dropbox Paper」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

Dropbox Paperは、Dropboxユーザーであれば誰でも使うことができるドキュメント作成ツールで、Dropboxユーザーには嬉しいポイントがたくさんあります。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. 共有でき、コメントできる
    リンクを送ることで共有することができる上に、修正点や質問があればコメントすることもできるため、議事録作成に役立ちます。
  2. 議事録フォーマットがある
    日時、参加者、議題などの議事録作成にひつよな要素がフォーマットとして用意されているため、チーム内で議事録で書かれている要素が違うということを防ぐことができます。

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. ファイルの整理がしにくい
    作成したドキュメントは作成順に表示されるため、情報を見やすくるするためにはフォルダの整理が必要になります。
  2. 無料プランでは2GBまでしか使うことができない
    無料プランでは2GBまでという制限があるので、ファイルが多くなったり長く使いたい場合には有料プランへのアップデートが必要です。
 
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「Onenote」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

OnenoteはMicrosoftが提供するデジタルノートアプリです。
最大の特徴は自由度の高さにあり、テキストを書くことはもちろん、手書きメモを作成したり、画像や音声を貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. リアルタイムでの同期・共有
    オンライン上で編集するので、リアルタイムで同期され保存を忘れてしまったとうことを防ぐことができます。また、共有も簡単なので会議中に複数人で編集することも可能です
  2. スムーズなOffice製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼ればすぐに開くことができるうえに、クラウドサービスの「OneDrive」にデータを保存することもできます。

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. タグ付けができない
    タグを付けることができないため、すぐに開きたいという場合も検索する必要がありそうです。
  2. スマホアプリの起動パスワードがない
    スマホアプリを使用する際に起動パスワードがないため、セキュリティが気になる方には向いていません。
 
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エンジニア向けの開発会議で議事録が作成しやすいアプリ「Qiita:Team」

「Qiita:Team」

議事録アプリを使えば、会議だけでなく業務の効率化まで実現可能!

Qiita:Teamは、Markdown記法に対応している情報共有アプリです。
簡単にドキュメントを作成でき、簡単に共有できることが特徴にあります。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    Markdown記法に対応しており、簡単に見栄えの良い議事録を作成することができます。Markdownに慣れていなくてもサポート機能があるため、安心です。
  2. テンプレート機能
    議事録用のフォーマットを作成し、テンプレートして登録することができるため、記載される情報の統一ができます。

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  1. エンジニア向けのツール
    エンジニアの方に人気のあるツールのため、非エンジニアの方は使いこなすのが難しい場合もあります。
  2. フォルダで分類できない
    タグで分類することはできますが、フォルダ構成がないため、ドキュメントが多くなった際には、整理が難しいです。

Qiita:Teamの詳細はこちら

 
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[参考]議事録作成ツールの紹介記事

議事録作成はツールを使って効率化しよう!

【議事録作成ツール8選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!

まとめ

議事録の作成は、アプリを使うことで効率化することが可能です。
 
また、普段の業務で使えるアプリにすることで、日常の情報共有にも役立ち、よりチーム全体の業務効率化に繋げることができます。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを参考にしていただき、会議の効率化を測っていただければと思います。

 

 
関連記事: 議事録とは?分かりやすい議事録の書き方とポイントをご紹介!