ナレッジやノウハウが属人化していると意味がありませんが、適切に管理できれば自社の情報資産になります。そして、ナレッジやノウハウの管理には「Confluence（コンフルエンス）」などの情報共有ツールが利用されているのです。
Confluenceには多種多様な機能が備わっており、IT企業を中心に広く導入されています。そのため、「具体的な使用感がイメージでき、評判が良ければ導入したい」と考える担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Confluence（コンフルエンス）の使い方や機能、口コミを中心に紹介します。
- Confluenceは知っているが、どのようなツールなのか詳細は分からない
- 社内wikiを運用したいがどれも操作が難しそうで困っている
- 複数のツールを行き来するのが面倒なので統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceが自社にマッチしているかだけでなく、誰でも簡単に情報共有する方法も分かります。
目次
Confluence（コンフルエンス）とは
ConfluenceはIT企業を中心に広く知られているツールですが、改めて概要や機能、料金等を解説します。「どのように自社で運用するのか」「課題は解消されるのか」をイメージしながら確認しましょう。
（1）概要
ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツールです。
Confluenceは社内wikiとしてチームの情報を管理できるのはもちろん、マニュアルや議事録などをドキュメント形式で作成することも可能です。また、ドキュメントに備わっているコメント機能は、社内の情報共有を促進させる役割があります。
Jira（ジラ）やTrello（トレロ）をはじめとしたAtlassian社のツールはもちろん、SlackやGoogleドライブ、Boxなどの外部ツールとも連携ができます。
（2）機能一覧
Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。（左右にスクロール可）
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| いいね！ |
メンバーが作成したページにリアクションできる機能です。 |
| テーブル |
ページに表を作成できる機能です。 |
| 見出し |
分かりやすい文章構造をつくるための機能です。 |
| リスト |
任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。 |
| メンション |
ページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりする機能です。 |
| テンプレート |
すでにあるフォーマットを利用して作成の手間を省く機能です。 |
| ウォッチ機能 |
特定のページを編集すると、メンバーに通知される機能です。 |
| ステータスバー |
作業進捗を一目で判断できる機能です。色付きなので直感的です。 |
| スラッシュコマンド |
スラッシュ（/）を入力してあらゆる機能を選択できる機能です。 |
| マクロ |
ページに機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。 |
| 目次 |
ページ内のコンテンツを一覧で見られる目次を設定する機能です。 |
| 変更履歴 |
変更箇所を比較したり、過去のバージョンを復元したりできる機能です。 |
| ツールと連携 |
タスク管理ができるJIRAやTrelloなどのツールと連携できる機能です。 |
このように、Confluenceには豊富な機能が備わっているので、検討の際には「どこまで自社でカスタマイズして利用するのか」と社内認識を統一させておく必要があります。
（3）できること
Confluenceの機能を使ってできることは以下の2つです。マクロなどを活用できるようになれば、自社の業務に合わせた運用も可能になります。
3-1. ナレッジベースの構築
Confluenceでは「スペース（作業場所）」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。
ページはマニュアルや議事録などの文書作成に向いています。一方、ブログは投稿日で管理されるため、更新頻度の高い日報などをまとめるのに役立つのです。
また、ページとブログには複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間はかかりません。また、ページは階層構造で管理できるので「よくある質問集（FAQ）」などを社内共有するのにも向いています。
以上のようにConfluenceを上手く活用すれば、社内情報やノウハウを体系的にまとめるナレッジベースをつくれるのです。
3-2. リアルタイムでの情報共有
Confluenceはインターネット上で情報管理するクラウドツールなので、時間や場所を問わずに必要なドキュメントにアクセスでき、共同編集にも対応しています。
たとえば、ページやブログに対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。複数人で共同編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。
以上のようにConfluenceを利用すれば、リモートワークでも円滑な情報共有ができるうえに個々人の作業も捗るのです。
（4）料金プラン
ここではConfluenceの料金と機能を比較表でご紹介します。オンプレミス（自社サーバーで運用する仕様）以外のプランは利用ユーザーが増えるほど一人あたりの料金が安くなります。（左右にスクロール可）
| Free | Standard | Premium | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| 利用料金(1ユーザーあたり) |
無料 |
〜660円/月 |
〜1,310円/月 |
要問い合わせ |
| ストレージ容量 |
2GB |
250GB |
無制限 |
無制限 |
| 利用に適したチーム・企業 |
小規模チーム |
成長途中のチーム |
高度なコンテンツ管理をする企業 |
大企業・グローバル企業 |
| 最大利用人数 |
10ユーザー |
35,000ユーザー |
35,000ユーザー |
35,000ユーザー |
| サイト上限 |
1 |
1 |
1 |
無制限 |
| ページとスペースの権限 |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| 匿名のアクセス |
× |
○ |
○ |
◯ |
| データレジデンシー |
× |
○ |
○ |
◯ |
| 分析機能 |
× |
× |
◯ |
◯ |
| 管理者インサイト |
× |
× |
○ |
◯ |
| IP許可リスト |
× |
× |
○ |
◯ |
| サポート |
コミュニティサポート |
現地営業時間 |
Premiumサポート |
Enterpriseサポート |
| アップタイムSLAの保証 |
× |
× |
99.9% |
99.9% |
| ユーザー単位の一元化されたライセンス |
× |
× |
× |
○ |
※オンプレミス型は、2024年2月15日（PT）にサポートが終了予定です。
（5）基本画面
Confluenceの基本画面は下図の通りです。
Confluenceでは「スペース」という作業場所に、情報をストックする「ページ」を保存します。以上がConfluenceの基本的な構造です。
Confluenceを始めるための3ステップ
Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な3つの手順をご紹介します。
ステップ1｜アカウントを登録する
はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録をしましょう。
まずは、Confluenceの公式ホームページを開き、画面右上の[無料で入手する]をクリックします。
次に、画面右下に表示される[次へ]をクリックしましょう。
最後に、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ（新規登録）すれば、アカウント登録は完了です。
ステップ2｜ワークスペースを作成する
アカウント登録が完了したら、Confluence上でチームの情報をまとめておく「ワークスペース」を作成します。
手順としては、アカウントの作成が完了すると下図の画面が表示されるので、任意の”チームの役割”を選択しましょう。
最後に、チームで利用するスペース（作業場所）を作成するために、任意の”スペース名”を設定します。
以上の操作でワークスペースの作成は完了です。
ステップ3｜チームメンバーを招待する
最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。セットアップで下図の画面が表示されるため、メンバーのメールアドレスを入力して[チームメイトを追加]をクリックすれば完了です。
セットアップ終了後にメンバーを招待する場合には以下の手順に従います。
- 画面右上の[歯車マーク]をクリックする
- 画面左側の[ユーザー管理]を選択する
以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。
Confluenceの基本的な使い方
Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。
使い方1｜スペースを作成する
Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。セットアップで下図の画面が表示されるので、スペース名を入力して[次へ]をクリックすれば完了です。
セットアップ終了後にスペースを作成するためには、下図のように[スペース]＞[スペースを作成]をクリックしましょう。
次に、作成するスペースの種類を選択する画面になるので、運用目的に合ったスペースを選びます。
最後に、任意のスペース名とスペースキー（Confluenceで管理される識別子、大文字英語のみ）を入力しましょう。
以上の操作で、Confluence上にスペースが作成されます。
使い方2｜ページを作成する
次に、スペース上にページを作成して情報管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。
上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページを作成したら子ページや孫ページなどを紐づけて、関連する情報をページツリー（体系的な構造）で整理できます。
使い方3｜ページを検索する
最後に、目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。
- 検索欄をクリックする
- 表示される[高度な検索]を選択する
以上の操作で、上記のように投稿者や最終更新日、ラベルなどでページを絞り込み検索できます。
使いにくい？Confluenceの口コミ・評判
以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。
※こちらの口コミ・評判は ITreview ＞ Confluence より引用しています。
良い口コミ・評判
はじめに、Confluenceの良い口コミと評判を紹介します。利用ユーザーからは「あらゆるツールと連携できる」「ツリー構造で情報管理できる」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/19）Confluenceは、共有機能を使って議事録を作成したり、資料を修正してもらったりできるアプリです。正直、共有機能を持ったアプリは今たくさんあるのですが、無料で2 GBまで使うことができるので、お試しとして利用することをお勧めします。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/16）シンプルな階層構造でページを増やしていくことが出来るため会社の部毎にルールを決めて情報共有をするツールにオススメです。挿入機能を利用することでJIRAやTrello、他ページの参照なども可能な点が良いです。あとスマホアプリを利用することで出張先でもConfluenceの記載内容を簡単に確認する事ができます。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/09）イントラネットの構築で利用していますが、拡張性の高さが随一で非常に便利です。特に、Macroの機能が大変充実しており、かつ非技術者でも使えるようNo-Codeでボタンなどを実装できるため、どんな職種の方でも綺麗なWebページを作ることができる点が重宝されています。これにより、全ての従業員がこれを利用することができるため、社内での情報共有が円滑になり、情報入手がしやすくなりました。
非公開ユーザー（投稿日：2022/09/26）プロジェクトメンバー間での情報共有と、会議の議事録作成に使用しています。またjiraと連携して利用することでより詳細な進捗状況の確認ができるようになりました。プロジェクトページ内に更新があったとき、メンバーに通知が行く設定にできるので、別途メール等での連絡が不要になりました。
非公開ユーザー（投稿日：2022/06/27）・主に社内wikiで利用していますが、ツリー構造で情報を管理できるので情報の関連付けが視覚的に分かりやすく整理できる・プラグインが豊富で、特に「zephyr」「draw.io」を取り入れて業務フロー図や手順書をツール上で一元管理できるのは便利・エンジニア部門では「Jira」と連携させて、課題管理と進捗状況、課題解決における関連トピックをリンクで表示することで、コミュニケーションと情報の蓄積を使い分けて管理できる点は便利
改善点に関する口コミ・評判
次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「機能が多いので使いづらい」「動作が重いので不満を感じる」などの声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/19）デザインがスマホの場合少し見にくくて、どこに何があるかがよくわからなくなることがあります。もっとシンプルな作りになってくれるといろんな年齢の人でも使えると思います。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/18）弊社の外国籍メンバーには多く利用されているが、日本人メンバーにとってはいまだにハードルが高い。日本語テキスト表示が若干小振りであったり、普段日本生まれのサービスを利用しているメンバーにとっては、外国生まれのツール、ましてや英語表記のツールは少しハードルが高い。できれば、日本語と英語では文字サイズもツールも日本人に馴染みのあるサイズ感にローカライズされることが望ましい。
非公開ユーザー（投稿日：2022/11/14）改善ポイントは機能の多さゆえの構築の煩雑さです。使いこなせたら非常に便利ですが、記事を新規で作成する際にやや使いづらさを感じます。
非公開ユーザー（投稿日：2022/07/21）・動作が重く、修正する際に間違いを起こしそうで不満。・閲覧や更新ができないようなエラーが出た際、完全復帰するまで何もできない。・検索機能が貧弱
非公開ユーザー（投稿日：2022/03/27）全体的にサクサクというわけではないので、ちょっと重く感じる。また、各ページ間の行き来がそこまでよくないのできっちり手動で目次ページを作るなどしないと使い勝手がよくならない。
Confluenceと連携できるJira（ジラ）とは？
情報管理に特化したConfluenceと連携できるツールのひとつに「Jira（ジラ）」があります。Jiraは、Confluenceの運営会社がサービスを提供しているので、デザインや操作性が似ています。
また、Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのが特徴です。そして、ConfluenceとJiraは連携できるため、不足する機能を補い合えます。
しかし、実際に利用しているユーザーの声にもあるように、Confluenceは多機能なのでITに詳しくない企業がJiraと併用するのは注意が必要です。高い運用コストを支払い続けても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
【これで解決】情報とタスクを紐づけられる便利なツール
以下では、ConfluenceとJiraの特徴が備わっているツールをご紹介します。
「情報共有のConfluence」と「タスク管理のJira」を連携すれば、より多くの作業を効率的にこなせるようになります。情報共有とタスク管理はあらゆる仕事に必要であるため、どちらもカバーできるツールが理想的です。
しかし、ConfluenceとJiraはどちらも多機能なので、口コミにもあったように使いこなすのは難しく、運用コストだけがかさむ可能性があります。そのため、誰でも直感的に操作できるシンプルなツールで代替すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」と仕事を管理する「タスク」があり、非IT企業の65歳が説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる形式の社内情報を残せるだけでなく、期限がある作業を管理できる「タスク」がノートごとに紐づいています。また、ノートは「フォルダ」ごとに整理整頓できるため、目的の情報を探すのにストレスがありません。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ
ここまで、Confluenceの使い方や機能、口コミを中心にご紹介しました。
Confluenceは社内ポータルや社内wikiとして導入されるツールですが、口コミではさまざまな意見がありました。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、確実に自社の課題を解消できるツールを選定しましょう。
とくに、非IT企業の場合は「結局使いこなせずコストだけがかかってしまった」という事態は避けるべきであり、自社のITリテラシーにマッチするシンプルなツールが必須です。
そのため、自社で利用すべきなのは、情報共有の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使える「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で簡単に情報共有・管理ができる環境を整備しましょう。
