社員が持つナレッジや営業活動から得たノウハウは、自社で適切に管理することで資産化される重要な情報です。そのため、ノウハウや社内情報の管理には「情報管理ツール」を活用するのがメジャーとなっています。
 
そして、数多くある情報管理ツールのひとつに、オーストラリア発の「Confluence(コンフルエンス)」というツールがあります。Confluenceには多種多様な機能が搭載されており、IT企業を中心に広く導入されています。
 
そのため、これから情報管理ツールの導入や移行を検討している企業のなかには「使用感がイメージでき、評判がよければConfluenceを導入したい」と考える担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Confluence(コンフルエンス)の使い方や料金、口コミ・評判についてご紹介します。
 
  • Confluenceは聞いたことがあるが、どのようなツールかの詳細は知らない
  • 社内wikiを複数検討しているが、そのうちのひとつにConfluenceがある
  • 社内情報の管理・共有に悩んでいるので、解消できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、「Confluenceが自社にマッチしているか」「Confluenceを導入すべきか」の適切な判断ができるようになります。


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Confluence(コンフルエンス)とは

ConfluenceはIT企業を中心に広く知られているツールですが、改めてConfluenceの概要やできることを解説します。「自社でどのように運用するのか」「自社の課題は解消されるのか」を中心にイメージしましょう。

概要

Confluenceのトップページ

 
ConfluenceはオーストラリアのAtlassian(アトラシアン)社が提供する、全世界で導入されているチームのナレッジやノウハウの一元管理が可能な情報管理ツールです。
 
Confluenceは、社内wikiとしてチームの情報を適切に管理できるのはもちろん、ドキュメントを用いてマニュアルや議事録なども作成可能です。そして、ドキュメントの「コメント機能」など、情報共有を促進させる機能も豊富に備わっています。
 
また、JiraやTrelloをはじめとしたAtlassian社のツールはもちろん、SlackやGoogle Drive、Boxなどの外部ツールとも連携ができます。

できること

ナレッジベースの構築

Confluenceでは、「スペース(作業場所)」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。
 
ページはドキュメントベースでマニュアルや議事録などの文書作成に向いています。一方、ブログは投稿日で管理されるので更新頻度の高い日報や週報などをまとめるのに役立つのです。
 
ページとブログには、あらかじめ複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間を省けます。また、ページは階層構造で管理可能なので「よくある質問集(FAQ)」のようなページを社内で共有することもできます。
 
以上のように、Confluenceを活用すれば、社内情報や知識を体系的にまとめるナレッジベースを構築できるのです。

リアルタイムでの情報共有

Confluenceはインターネット上で情報を管理する「クラウドツール」です。そのため、オンライン環境であれば場所や時間を問わずに必要な情報へアクセスでき、さらにページやブログの共同編集も可能です。
 
たとえば、ページやブログに対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。複数人で共同編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。
 
以上のように、Confluenceを利用すればリモートワークでも円滑な情報共有ができ、個々人の作業も捗るのです。


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Confluenceで使える機能一覧

Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。
 
応用機能 特徴
ウォッチ機能
誰か特定のページを編集すると、ほかの社員にも通知がいく設定にもできる機能です。情報更新を見逃す心配が軽減されます。
テンプレート
テンプレートを活用すれば一からページを作成する必要がないので、時間と手間をかけずに情報管理ができます。
リスト
任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。
マクロ
ページに別の機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。
メンション
ほかの社員にページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりできる機能です。
変更履歴
ページの変更内容を比較したり、古いバージョンのページを復元したりできる機能です。
他ツールとの連携
開発現場のタスク管理ができる「JIRA(ジラ)」や「Trello(トレロ)」などの外部ツールと連携可能です。
 
このように、Confluenceには豊富な機能が備わっているので、検討の際には「どこまで自社でカスタマイズして利用するのか」の社内認識を統一させておく必要があります。


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Confluenceの料金プランの比較表

ここではConfluenceの料金プランのなかで、異なる機能・特徴をピックアップした比較表をご紹介します。料金に関しては、オンプレミス以外のプランは人数が増えるほどひとり当たりの料金が安くなります。
 
*以下の「料金プラン比較表」は左右にスクロールできます。
Free Standard Premium Enterprise オンプレミス型(500ユーザーから)
利用料金(1ユーザーあたり)
無料
〜660円/月
〜1,250円/月
要問い合わせ
3,210,000円〜
ストレージ容量
2GB
250GB
無制限
無制限
無制限
おすすめ利用シーン
小規模チーム向け
成長途中のチーム向け
高度なナレッジ管理が必要な企業向け
大企業・グローバル企業向け
高度なセキュリティを希望する中堅〜大企業向け
最大利用人数
10人まで
20,000人まで
20,000人まで
20,000人まで
40,000人以上も可能
サイト上限
1
1
1
無制限
無制限
ページとスペースの権限、アーカイブ、インサイト機能
×
分析機能、一括アーカイブ、権限調査
×
×
管理者キー、権限のコピー、管理者インサイト、サンドボックス、リリース管理
×
×
監査ログ、匿名のアクセス
×
IP許可リスト
×
×
データレジデンシー
×
サポート
コミュニティサポート
現地営業時間のみ
Premiumサポート
Enterpriseサポート
サポート
アップタイムSLAの保証
×
×
99.9%
99.9%
99.9%
ユーザー単位の一元化されたライセンス
×
×
×
あり
あり
 
※オンプレミス型は、2024年2月15日(PT)にサポートが終了予定です。


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Confluenceを始める方法

Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な3つの手順をご紹介します。

アカウントを登録する

はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録をしましょう。
 
まずは、Confluenceの公式ホームページを開き、画面右上の[無料で入手する]をクリックします。

Confluenceのトップページから登録する

Confluenceと併用するツールを選択する

次に、画面右下に表示される[次へ]をクリックする。

Googleアカウントかメールアドレスで登録する

最後に、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ(新規登録)すれば、アカウント登録は完了です。

ワークスペースを作成する

アカウント登録が完了したら、Confluence上でチームの情報をまとめておく「ワークスペース」を作成します。
 
手順としては、アカウントの作成が完了すると下図の画面が表示されるので、任意の”チームの役割”を選択しましょう。

Confluenceにチームの役割を登録する

次に、自身の”役職名”を入力します。

Confluenceに役職名を登録する

最後に、チームで利用するスペース(作業場所)を作成するために、任意の”スペース名”を設定しましょう。

Confluenceにスペースを作成する

以上の操作で、ワークスペースの作成が完了しました。

チームメンバーを招待する

セットアップの最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。具体的な手順は以下の通りです。
 
  1. 画面右上の[歯車マーク]をクリックする
  2. 画面左側の[ユーザー管理]を選択する

Confluenceのユーザー管理を開く

Confluenceのユーザー招待画面

以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。


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Confluenceの基本的な使い方

Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。

(1)スペースを作成する

Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。
 
スペースを作成するためには、下図のように[スペース]>[スペースを作成]をクリックしましょう。

Confluenceでスペースを作成する

Confluenceで作成するページを選択する

次に、作成するスペースの種類を選択する画面になるので、運用目的に合ったスペースを選びます。

Confluenceのスペース名とスペースキーを入力する

最後に、任意のスペース名とスペースキー(Confluenceで管理される識別子、大文字英語のみ)を入力します。

Confluenceに作成されたスペースのイメージ

以上の操作で、Confluence上にスペースが作成されました。

(2)ページを作成する

次に、スペース上にページを作成して、情報を管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。

Confluenceにページを作成する

ページの作成イメージ

上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページを作成したら子ページや孫ページなどを紐づけて、関連する情報をページツリー(体系的な構造)で整理できます。

(3)ページを検索する

最後に、目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。
 
  1. 検索欄をクリックする
  2. 表示される[Confluenceの高度な検索]を選択する

Confluenceで高度なページ検索をする

高度な検索をするための設定画面

以上の操作で、上記のように”投稿者”や”最終更新日”、”ラベル”などでページを絞り込み検索できます。


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使いにくい?!Confluenceの口コミ・評判

以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview > Confluence より引用しています。

Confluenceの良い口コミ・評判

はじめに、Confluenceの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「Jiraと連携すれば便利になる」「Markdown記法が使えるのでエンジニアも使える」という声が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/3/27)
 
JIRAを使っていることもあり、Confluenceを使っているが、JIRAとの連携が非常に良い。JIRAのURLを貼った時だけ、他のリンクとは別の見た目になる。
CSSを使って見た目を少しではあるが、変更できるのも良い。
非公開ユーザー(投稿日:2022/2/10)
 
会議の際に、同じ画面を開きながらメモをしていくことで、メモの進捗が全員にリアルタイムに表示され、途中からはいってきた人でも、理解が遅い人でも同じ世界感で会議を進めることができるのが特徴です。
非公開ユーザー(投稿日:2021/12/24)
 
・ブラウザ利用なのにショートカットキーが割り振られていて操作が非常に容易なところが気に入っています。
・ブログ機能も備わっているので備忘録的なメモも可能なところ。
・UIの色がしつこい色を使用していないので全体的に見やすく、使いたくなるようなところ。
非公開ユーザー(投稿日:2021/12/17)
 
とにかく汎用性に富んでいる点とグローバルで使用できる点、この2つについては他のコラボレーションツール以上の良い点だと思います。
アドオンで色々なサブ機能も3rdPで提供されていますので、それらと組み合わせれば十分活用できるツールだと思います。
非公開ユーザー(投稿日:2021/11/16)
 
ページの公開範囲が指定できるので、作成中は自身のみが閲覧が可能なとこ
また、Markdown記法にも対応しているのでエンジニアでもページの作成ができるとこ

Confluenceの改善点に関する口コミ・評判

次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「機能が多いので慣れていないと抵抗感がある」「動作が遅いのでストレスを感じる」などの声が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/3/27)
 
全体的にサクサクというわけではないので、ちょっと重く感じる。
また、各ページ間の行き来がそこまでよくないのできっちり手動で目次ページを作るなどしないと使い勝手がよくならない。
非公開ユーザー(投稿日:2022/2/3)
 
機能をあまり使いこなしていませんが、当初の取っ付き易さという点で、この手の形態に慣れない人には抵抗感がある様です。
直感的に分かりづらい内容は、詳しい人に教えてもらう方が良いかもです。
非公開ユーザー(投稿日:2021/12/23)
 
・とにかく動作が重いです。何をするにも待たされるのがストレス。これが致命的なほど社内からの評判を悪くしています。みんな使いたがりません。
・みんなでワイワイ会議をしながら文書を共同編集したいこともあるのですが、そういった用途には不向き。そういった利用用途には他社ツールのほうが向いていると思われます。
山中 哲也(投稿日:2021/12/21)
 
編集時に意図したスタイルに編集ができないことがあり、ドキュメント作成に手こずることがあった。
また、日本で導入している会社が少ないため、ウェブ検索で情報が出てこないことがあった。
高橋 智彦(投稿日:2022/12/20)
 
多機能で表示がリッチなのは良いが全体的にページの表示がもっさりしている。
特にページ内容が増えてくると編集ページを開くのにかなり時間がかかる。


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Confluenceと連携できる「Jira」とは?

Jiraのトップページ

 
情報管理ができるConfluenceと連携するツールのひとつに「Jira(ジラ)」があります。Jiraは、Confluenceの運営会社がサービスを提供しているので、デザインや操作性が似ています。
 
また、Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのが特徴です。そして、ConfluenceとJiraは連携できるため、不足する機能を補うことが可能になっています。
 
しかし、実際に利用しているユーザーの声にもあるように、Confluenceは多機能なのでITに詳しくない企業がJiraと連携して利用するのには注意が必要です。高い運用コストを支払い続けても、社員が使いこなせなければ意味がありません。


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【担当者必見】ConfluenceとJiraの特徴が備わっているツール

以下では、ConfluenceとJiraの特徴が備わっているツールをご紹介します。
 
「情報管理が可能なConfluence」と「タスク管理が可能なJira」を連携すれば、より多くの作業ができるようになります。しかし、どちらも多機能なので、実際の口コミにもあったように非IT企業では使いこなせず、運用コストだけがかさむ可能性があるのです。
 
また、そもそもConfluenceはソフトフェア開発などのIT企業に適した機能が豊富に備わっています。そのため、初めて導入する非IT企業の場合は、導入後使いこなすまでに長い期間がかかり、結果的に誰も使わなくなってしまうリスクがあるのです。
 
結論、社内の情報管理に悩む企業は「情報管理とタスク管理ができるうえに、誰でもすぐに使いこなせるツール」を導入すべきと言えます。
 
たとえば、チームのあらゆる情報はもちろん、タスクの管理も可能な「Stock」であれば、非IT企業の65歳の社員が直感的に操作できるほどシンプルなので、スムーズに社内の業務プロセスへと浸透します。
 
Stockでは「ノート」へあらゆる情報を書き込んで管理でき、ノートに紐づく「タスク管理」で作業の抜け漏れを一気に減らします。また、蓄積された情報は「フォルダ」ごとに整理整頓できるので、情報を探すストレスを与えません。

チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Confluence(コンフルエンス)の使い方、料金、口コミ・評判まとめ

ここまで、Confluenceの使い方、料金、口コミ・評判をまとめてご紹介しました。
 
Confluenceは社内ポータルや社内Wikiとして、Yahoo!やGREEなどのIT企業が導入するツールですが、口コミ・評判ではさまざまな意見がありました。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、自社の課題を解消できるツールを選定しましょう。
 
とくに、非IT企業の場合は「Confluenceの導入後使いこなせず、コストばかりがかかってしまった」というケースは必ず避けるべきであり、自社のリテラシーにマッチするシンプルなツールが必須です。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」はシンプルな使い勝手と、情報管理に過不足のない機能が評価され、非IT企業を含む100,000社以上のチームに導入されているツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でConfluenceよりも簡単に情報管理ができる環境を社内に整備しましょう。