社員が持つナレッジや営業活動を通して得たノウハウは、自社で適切に管理されることで資産化する重要な情報であり、その情報の管理には「社内wiki」の活用がメジャーです。
 
そして、多数ある社内wikiのひとつに、オーストラリア発の「Confluence」というツールがあります。これから社内wikiの導入や移行を検討している担当者のなかにも「使用感がイメージでき、評判がよければ導入したい」と考える方が多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Confluence(コンフルエンス)の概要や使い方、口コミ・評判や料金比較についてご紹介します。
 
  • Confluenceの名前は聞いたことがあってもどんなツールかはわからない
  • 社内wikiを複数検討しているが、そのうちのひとつにConfluenceも検討している
  • 自社の社内wikiにConfluenceの活用は適切かどうか判断したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceが自社にマッチしているか、導入すべきかどうかの適切な判断ができます。


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Confluence(コンフルエンス)とは

Confluenceはオーストラリアのアトラシアン社が提供する、全世界で75,000社以上の導入実績があり、チームのナレッジやノウハウの一元管理が可能な社内wikiです。
 
ナレッジマネジメントを行い社内wikiとしてチームの情報を適切に管理できるのはもちろん、ドキュメントを用いてマニュアルや議事録なども作成可能。そして作成したドキュメントのテキストでは「コメント」機能も使えるので、情報共有を促進させるさまざまな機能が備わっています。
 
また、JIRAやTrelloをはじめとしたアトラシアン社の他ツールはもちろん、SlackやGoogle Drive、boxなどの外部ツールとも連携ができます。


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Confluence(コンフルエンス)の基本的な使い方

Confluenceには主に以下の代表的な2つの使い方があります。

ナレッジベースの構築

Confluenceは「スペース」を作成し、その中に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。
 
「ページ」ではWordのようにドキュメントベースでマニュアルや議事録、日報などのナレッジを蓄積していきます。一方のブログは更新頻度の高い情報をまとめておく際に役立ちます。
 
ページは白紙から作成しなくてもあらかじめ75以上のテンプレートが公開されているうえ、新たにテンプレートを作成する必要がありません。また、ページは階層構造にできるため「よくある質問集(FAQ)」のようなページを作成し社員間での共有もできます。
 
ページでは各個人のロードマップも作成できますが、より確実にプロジェクト管理をするのであれば、同社のTrelloを使う方法もあります。

リアルタイムでの情報共有

Confluenceはクラウドツールなので、オンライン環境であれば場所や時間を問わず必要な情報へアクセスできるうえ、ページやブログは共同編集が可能です。
 
たとえば、作成したページに記載されたテキストに対してインラインでコメントをつけられたり、作成したブログには「フィード」としてチャットのように意見交換したりもできます。もちろん任意のメンバーへメンション(受信者)をつける、タスクの設定もできるので、情報共有の抜け漏れを防止します。
 
また、権限設定も柔軟にできメンバーによって閲覧・編集権限を分けられるので、「情報が散乱してしまう」という状態にもなりにくくなります。


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Confluence(コンフルエンス)で使える役立つ機能

Confluenceにはナレッジベースの構築や情報共有を促進させる役立つ以下の機能が備わっています。
 
  • ウォッチ機能
    ウォッチ機能を用いれば、柔軟な通知設定が可能です。Confluenceでは共同編集が可能ですが、ある社員が作成したページを他のメンバーが編集すると、ページを作成した社員に通知がいく設定にもできます。そのため、自分が関わるページ・タスクの変更点がすぐにわかります。
  • テンプレートのカスタマイズ
    Confluenceには75を超えるマーケティングや人事、エグゼクティブ用のテンプレートが備わっていますが、作成したページをテンプレート化して使い回しができます。テンプレートを活用すれば、効率的なナレッジ蓄積が実現します。
  • リスト
    リスト機能を用いれば任意のページのタスクを設定し、リスト形式で表示できます。期限や担当、内容も設定できるので業務の抜け漏れリスクを削減します。
  • マクロ
    マクロ機能を利用するとConfluenceに搭載されているプラグインはもちろん、有料および無料のプラグインを利用してさらなる作業の効率化ができます。図表の作成サポートやデータ抽出、タスクのステータス表示など役立つ機能が豊富です。
  • 他ツールとの連携
    アトラシアン社は他にも開発現場の業務管理ができる「JIRA(ジラ)」やプロジェクト・タスク管理ができる「Trello(トレロ)」といったサービスを展開しており、これらのツールはもちろん、外部ツールとも連携できます。
このように、Confluenceには豊富な機能が備わっているので、検討の際には「どこまで自社でカスタマイズして利用するか」を事前に社内の認識を統一させておく必要があります。


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Confluence(コンフルエンス)の評判

以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はApp Store>評価とレビューITreviewより引用しております。

Confluence(コンフルエンス)の良い口コミ・評判

非公開ユーザー
企業内ポータル、また社内wikiとして使用が可能など、可能性としてはかなり広いものでした。実際に社内wikiとして部署内で共有していました。
非公開ユーザー、投稿日:2020年12月24日
過去に会社にいた人、今いる社員がシステムの使い方や、オンボーディング、参考資料や、過去の企画書、プロジェクトを記載しておりWikiの様にとりあえず何か社内を調べたい時に便利です。
非公開ユーザー、投稿日:2020年06月23日
他社製品と比較してドキュメントの「書き心地」が良いです。具体的には
・タイピング→文字反映までのスピードが速い
・他アプリケーションとの連携が豊富で、ドキュメント内にサムネイル表示が出来るなど見やすい
・マクロ機能により、目次やポイント表示が簡単に可能で見やすいドキュメントの作成が容易
などを感じており、ドキュメントを書くストレスを軽減してくれます。
非公開ユーザー、投稿日:2020年06月15日
・クラウド版は新機能が順次自動追加されるので、社内でメンテナンスする必要がない。
・用途が幅広く、共有や制限が簡単にできる。
・必要最低限の制限をページに設定することで、他の人とのコラボレーションを促進できる。
・マクロ機能を利用することで、簡単に高機能なページを作成できる。
非公開ユーザー、投稿日:2020年06月08日
・軽い動作で汎用性の高いエディタで、幅広い物書きのシーンに対応できる。
文字数カウント、マクロ機能など機能も豊富。

Confluence(コンフルエンス)の悪い口コミ・評判

NYC fgjtd、2020/03/04
使いづらい、見るだけならマシだが、作成はダメダメ
iq3、2017/01/30
度々ログイン情報を要求されるのが辛いです。ログイン画面がiCloud キーチェーンが使えない仕様になっているので、パスワードを手入力することになるのですがKeyChainで生成した複雑なパスワードを使用しているのでそれを毎回入力するのはキツイです。
せめてiCloud キーチェーンからの入力が可能なログイン画面ならいいのですが。
サッと情報を確認したいときにログインを要求されると使いづらいです。
マタサブロウ、2019/09/28
ウェブ版とUIが微妙に違う
投稿の削除などができない。
3点リーダーのメニューなどの配置はウェブ版と統一しているのに、その中でできるアクションが違うので、結局アプリで完結できずウェブ版と併用したり、中途半端になってしまう。
非公開ユーザー、投稿日:2020年12月24日
最初に使う時はなにがどうなっているのかが分かりにくく、操作に慣れるまでは使いにくかった。
もう少し丁寧な説明があると、導入しやすいかなと個人的に感じました。
非公開ユーザー、投稿日:2020年08月02日
文書作成時に利用可能な機能について、分かりやすく情報がまとまっていない印象なので、ドキュメントの情報を充実させてほしいです。
自分で機能を試しながら慣れていったので、もしかしたら今も役に立つ機能を使いこなしきれていないかもしれません。
編集内容の保管機能がちょっと分かりにくいです。
使い始めた頃、編集内容は自動保管されるものと勘違いしており、編集再開時に前回の編集内容を意図せず破棄してしまったことがありました。


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Confluence(コンフルエンス)の料金プランの比較表

ここではConfluenceの料金プランで異なる機能の比較表をご紹介します。料金に関してオンプレミス以外のプランは人数が増えるほどひとり当たりの料金が安くなります。
 
※オンプレミス型は2024年2月2日にサポートが終了予定な点に注意が必要です。
 
Free Standard Premium Enterprise オンプレミス型(500ユーザーから)
利用料金(1ユーザーあたり)
無料
〜660円/月
〜1,250円/月
要問い合わせ
3,210,000円〜
ストレージ容量
2GB
250GB
無制限
無制限
無制限
おすすめ利用シーン
小規模チーム向け
成長途中のチーム向け
高度なナレッジ管理が必要な企業向け
大企業・グローバル企業向け
高度なセキュリティを希望する中堅〜大企業向け
最大利用人数
10人まで
20,000人まで
20,000人まで
20,000人まで
50,000人以上も可能
サイト上限
1
1
1
無制限
無制限
ページとスペースの権限、アーカイブ、インサイト機能
×
分析機能、一括アーカイブ、権限調査、カレンダー機能
×
×
管理者キー、権限のコピー管理者インサイト、サンドボックス、リリース管理
×
×
監査ログ、匿名のアクセス管理
×
IP許可リスト
×
×
データレジデンシー
×
サポート
コミュニティサポート
現地営業時間のみ
Premiumサポート
Enterpriseサポート
Atlassianサポート
アップタイムSLAの保証
×
×
99.9%
99.9%
99.9%
ユーザー単位の一元化されたライセンス
×
×
×
あり
あり


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Confluence(コンフルエンス)よりもシンプルに使えるツール

以下では、Confluenceよりもさらにシンプルに情報管理ができ、社内wikiとして使えるツールをご紹介します。
 
Confluenceは海外発のサービスですが日本語化もされているため、日系企業でも安心して利用できる非常に多機能なツールです。そのため、ITリテラシーが高ければさまざまな機能やプラグインを用いて積極的にナレッジ管理を効率化できます。
 
しかし、社内wikiツールを初めて導入する非IT企業の場合は、Confluenceは利用自体はもちろん最初のルール化からつまづいてしまう可能性が高く、導入後使いこなすまでに長い期間がかかる、もしくは複雑な機能が多く使われなくなってしまうリスクが高いのです。
 
つまり、社内wikiとして社員や自社のナレッジ管理を「簡単に」行うには、非IT企業向けに開発された「Stock」のような、シンプルな情報共有ツール一択です。
 
Stockは「ノート」に蓄積したいナレッジを記載、リアルタイムで共有できるのはもちろん、ノートに紐づく「メッセージ」で直接任意のメンバーともやりとりできます。蓄積した情報は「フォルダ」で管理できるので、情報を探すストレスを与えません。

チームの情報を最も簡単に残せるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Confluence(コンフルエンス)の機能・評判・料金まとめ

ここまで、Confluenceの概要や口コミ・評判・料金プランの比較をまとめてご紹介してきました。
 
Confluenceは日本でもYahoo!やGREEなどの有名企業が導入している社内wikiツールであり、口コミ・評判に関してはさまざまな意見がありました。そのため、「有名な企業が入れているから」という理由だけで導入するのではなく、自社のの解決したい課題を最優先する必要があります。
 
とくに、非IT企業の場合はConfluenceの導入後使いこなせず、コストばかりがかかってしまったというケースは必ず避けるべきであり、自社のリテラシーにマッチするシンプルなツールが必須です。
 
ご紹介したStockはそのシンプルな使い勝手と、社内wikiに過不足のない機能が評価され、非IT企業を含む80,000社以上のチームに導入されている情報共有ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でConfluenceよりも簡単に社内wikiを構築し、適切なナレッジマネジメントをしていきましょう。