業界・業種問わずチームで作業を依頼したり、社外の委託先に対して作業指示を出したりする際には、情報共有をして作業を依頼します。通常はメールやチャットなどで依頼しますが、複雑な作業や説明が別途必要なものは「指示書」を用いて依頼します。
 
指示書は種類ごとに役割が異なるため、書き方や管理方法を統一することで管理が楽になります。しかし、「チームごとに指示書の形式が異なって管理しにくい」「指示書の数が増え続けて管理者の手に負えない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、指示書の書き方やポイント、役立つ管理ツールを中心にご紹介します。
 
  • 指示書の書き方を全社で統一させ、効率的に管理したい
  • 作業依頼が口頭やメールなので履歴が残る指示書で情報共有したい
  • 指示書をはじめとしたあらゆる種類の情報を一元管理して、管理の手間を省きたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、指示書の分かりやすい書き方を社内で統一でき、さらに一か所で簡単に管理する方法が分かります。


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指示書の役割

指示書とは作業者への周知を目的に、ある作業や仕事内容について細かく記載された資料を指します。
 
指示書があれば作業者はどのように作業を遂行していけば良いかが分かります。したがって、過不足なく伝わるような指示書を作成すれば、教育コストを削減できるほか「依頼者が想定していない作業に着手してしまった」というトラブルも回避可能です。
 
ただし、テキストでの情報共有となるため、作業の手順や内容を正しく伝えることを心がけなければ計画通りの成果が返ってこない場合があります。したがって、依頼者側では「誰が見ても分かる指示書」の作成が求められます。


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代表的な指示書の種類

以下では、「toBにおいてある作業を指示する」指示書の種類をご紹介します。名称は違いますが、すべてに共通して分かりやすく正確に記載することが求められます。

作業指示書

作業指示書とは業務指示書とも言い換えられ、一般的な民間企業で多く用いられる指示書です。
 
項目は企業によって異なりますが、基本的には作業予定や作業内容、日時や場所が設定されている上で業務詳細が記載されていることが多いです。
 
項目は異なることがある一方、どの企業でも作業指示の把握にストレスがかからないように、シンプルな指示を書くことが求められます。
 
関連記事: 作業指示書を見ない人の傾向や徹底させるための方法とは

運行指示書

運行指示書は主に運送業界で使われる指示書で、運送の計画を示したものです。
 
とくに全国に貨物を届ける長距離ドライバーが持つケースが多く、出発地や目的地だけでなく、経由地や休憩地、それぞれの予定時刻なども記載されます。
 
運行指示書は貨物自動車運送事業安全規則という規則によって携帯が定められており「労働基準法に則っている」「管理者とドライバーで1枚ずつ保有する」などの決まりがあります。

デザイン指示書

デザイン指示書は主に開発現場、プログラマーやデザイナー、ディレクターとコーダーなどの間で用いられる指示書であり、仕様書ともよばれます。
 
主に要件定義で用いられ、この指示書を元に実際に開発へと移ります。要件定義で微妙なニュアンスが正しく伝わらないことは必要以上に工数がかかる原因になるため、デザイン指示書作成では細かい粒度で記載しなければなりません。
 
以上のように、イメージの相違を防いでコミュニケーションコストをかけずに開発を進めるためにも、具体的に分かりやすく作成することが求められるのです。

工事指示書

工事指示書は主に建設現場で用いられる指示書です。記載内容をもとに施工の進捗との差分を見つけたり、効率化のための働きかけを考案したりします。
 
工事指示書は一次請けの企業が作成し、その後元請けの企業と内容を精査します。不備がないことを確認できれば、各業者の作業内容と照らし合わせながら工事を進められます。
 
工事指示書は安全管理や法的根拠の提示という意味でも重要な書類なため、ほかの指示書よりも一層不備のない記載が求められる点に注意しましょう。


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【例文あり】見やすい指示書の書き方

以下では、見やすい指示書の書き方を例文付きでご紹介します。依頼者と作業者の間に齟齬が生じるのを防ぐために、分かりやすい指示書の作成を実践しましょう。

指示書の構成

見やすい指示書を作成するためには、最初に構成から考えるのが重要です。以下が主な項目の内容となります。
 
  • 基本的な構成の項目
    作業名・期間・作業内容・備考(注意事項)・作業時間・作業者名・依頼者連絡先
  • 適宜追加する構成の項目
    管理番号・作業実施場所・金額・必要な資料
「基本的な構成の項目」を網羅すればシンプルかつ過不足のない指示書が完成しますが、作成する指示書の種類に合わせて「適宜追加する構成の項目」を活用しましょう。
 
また、訪問看護や訪問リハビリのために発行される指示書のように、掲示期間が定められているものもあります。そのため、必要な項目に漏れがないかどうか確認しましょう。

指示書の例文

以下では、指示書の書き方を「経費削減の指示書」を例にとってご紹介します。
 
No.0000
令和4年4月20日
社員各位
総務部長
山田 太郎 印
経費削減について
 
令和4年5月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。
 
 
1. 交通費について
 ①定期は半年単位で購入すること
 ②営業活動では、公共交通機関を利用すること
 
2. 事務について
 ①顧客との会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること
 ②事務機器などの発注は事前の申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。
 
2. 通信について
 ①バイク便やメール便は原則利用しないこと。
 ②支社間の連絡はない線を使用すること。
 
以上
 
例文のように項目ごとに指示内容を記載すると、作業者のやるべきことが読みやすくなります。また、指示書を作成したら、宛先や指示内容に不備がないか必ず確認しましょう。
 
関連記事: 作業指示書とは?正しい様式やテンプレート5選を紹介


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指示書で気をつけるべき3つのポイント

以下では、指示書で気をつけるべき3つのポイントをご紹介します。分かりやすい指示書を作成し、作業を計画通り実行してもらうために以下のポイントに注意しましょう。

簡潔に記載する

指示書の種類に関わらず気をつけておきたいポイントは「誰が見ても分かるように簡潔に記載すること」です。
 
指示書の内容理解に時間がかかってしまうと「作業開始が遅れて計画が後ろ倒しになる」「依頼者と作業者で内容を確認し合うコミュニケーションコストがかかる」といった問題が発生する可能性があります。
 
依頼者・作業者ともに多忙ななか、指示書1枚で内容を過不足なく伝えるために、簡潔に記載することを心がけましょう。

迅速に共有する

作成した指示書はすぐに作業者へ共有しましょう。指示書に限らず情報が素早く共有できなければ、ビジネススピードが鈍化してしまいます。
 
とはいえ、紙の指示書を手渡しする手法では渡すタイミングがつかめなかったり、提出者の不在によって素早く共有ができなかったりします。また、メールで指示書を提出する方法では、属人化されたメールボックスの管理やほかの業務の連絡事項に流されてしまうという「メールのデメリット」が原因で見落とす可能性もあるのです。
 
このように、共有者に要因がないにも関わらず、共有できない状況は効率的とは言えません。そのため、指示書を作成したあと即座に共有でき、かつほかのメッセージによって流れることのない「Stock」のような「ITツール」での共有をしましょう。

すぐにアクセスできる場所で管理する

共有された指示書は、すぐにアクセスできる場所で管理しましょう。
 
作業者は指示書を見ながら業務を進めるため、時間や場所を問わずに閲覧できる状態でなければなりません。たとえば、検索機能が搭載されているツールで管理すれば、見たいときにすばやくアクセスできます
 
逆に「指示書をどこに保存したか分からない」という状況は作業の遅れやミスをもたらします。したがって、目的の指示書へすぐにアクセスできる環境が求められるのです。


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指示書の作成・共有・管理に必須のおすすめツール

以下では、指示書の作成・共有・管理に必須のおすすめツールについてご紹介します。
 
指示書の作成方法としては、通常WordやExcelが用いられます。しかし、共有のたびにファイル化したり、指示内容の振り返りで都度ファイルを開いたりする手間がかかります。また、取引先が増えるにつれ書類も増えるため管理も複雑になってしまうのです。
 
したがって、指示書を簡単に作成・共有・管理できるITツールでの管理が必須です。とはいえ、非IT企業の場合は他社と同じように有名なツールや多機能なツールを導入しても定着しないので、社内のITリテラシーにマッチした「使いやすいツール」を選定しなければなりません。
 
結論、指示書に必須なツールは、指示書の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がなく、かつITに詳しくない65歳の社員でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に指示内容を記入すると、そのまま任意のメンバーに共有できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」も搭載されているため、コミュニケーションコストを抑えながら指示内容に関する質問も気軽にできます。

【Stock】最も簡単に指示書を運用できるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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指示書の書き方や管理ツールまとめ

ここまで、指示書の書き方やポイント、必須のツールを中心にご紹介しました。
 
指示書では作業名・期間・作業内容などの基本的な項目を押さえつつ、必要に応じて項目を追加するという形式をチームで統一すべきです。また、作業に素早く取りかかれるように、簡潔かつ分かりやすい表現を使いましょう。
 
指示書を作成したあとは計画通りに作業を進めるため、迅速に共有しなければなりません。そして、共有後はアクセス性の良い「ITツール」で管理する必要があります。
 
したがって、今回ご紹介したStockのように誰でも簡単に指示書を作成してすぐに共有でき、時間や場所を問わず閲覧できるツールが求められるのです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で指示書を作成・共有・管理し、作業を計画通り進めるのに役立てましょう。
 
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