昨今、情報の一元管理の重要性が広く知れ渡ってきており、情報管理のためにITツールやソフトウェアを利用することが一般的になってきました。その中でも、社内ポータルサイトは情報管理機能に加えて、コミュニケーション機能やスケジュール管理が利用できることから、自社の情報管理ツールとして採用している企業が増えてきています。
 
社内ポータルの多くはWebサイト上に構築されるものですが、最近はGoogleの機能であるGoogleサイトを利用した社内ポータルが人気です。
 
しかし、いざ社内ポータルを作ってみようと考えても、手順が分からず後回しになってしまっている人もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、Googleサイトを利用した社内ポータルの作成手順からメリット・デメリットまでを徹底解説します。
 
  • Googleサイトを使った社内ポータルの作り方が知りたい
  • Googleサイトで社内ポータルを作るメリットが分からない
  • Googleサイトで社内ポータルを作る際のデメリットが気になる
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を読むことでGoogleサイトでの作成手順について正しく学び、実際にポータルサイトを作成できるようになります。


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Googleサイトを使った社内ポータルの作り方

それでは、実際にGoogleサイトを利用した社内ポータルの作成手順を見ていきましょう。
 
作成手順の前にGoogleサイトを利用するメリットやデメリットが知りたいという方は、Googleサイトで社内ポータルを作るメリットとはから読んでみてください。

Googleサイトにアクセスする

まずはGoogleサイトにアクセスします。
 
Googleアカウントにログインし、Googleサイトの作成画面を表示しましょう。Googleサイトを開いたら、+マークの画面をクリックします。
 
Googleサイトの画面
 
+の隣に表示されているテンプレートを選択すると、テンプレートが挿入された状態になります。
 
Googleサイトの画面

テーマやテンプレートを設定する

テンプレートの挿入は、Googleサイトの起動画面からそのまま選択するか、+で新規作成したうえで画面下部のリンクをクリックすることで行えます。
 
Googleサイトの画面
 
テーマとはGoogleサイトにおける全体デザインの役割をするものです。
設定するには、画面右のテーマをクリックします。
 
Googleサイトの画面
 
Googleサイトで利用できるテーマが一覧表示されるため、好きなデザインを選択し、色やフォントなどを設定しましょう。
 
Googleサイトの画面

レイアウトを設定する

テーマが決まったら次はポータル内のレイアウトを設定していきます。
 
「挿入」タブをクリックし、画面中央に表示されるレイアウトの中から好きなレイアウトを選択します。
 
Googleサイトの画面
 
選択したレイアウトが自動で反映され、ページ内に表示されます。
 
Googleサイトの画面

項目の削除・追加を行う

表示されている項目(セクション)の中には、不要なものもあるでしょう。
その場合は、該当のセクション上にカーソルを動かし、ゴミ箱ボタンをクリックすることで削除できます。
 
Googleサイトの画面
 
また、項目の追加を行いたい場合は画面右から追加したい項目を選択します。他にも、テキストボックスや画像などが追加できます。
 
Googleサイトの画面

コンテンツを設定する

全体のデザインが決まったら、各セクションにコンテンツを設定していきます。
セクションの上にある+を押し、配置したいコンテンツを設定していきましょう。
 
ここでは、さらに応用的な活用方法であるサブページを作成し、メインページにリンクさせる方法をご紹介します。サブページへのリンクが活用できればページの階層設定ができるため、より分かりやすい社内ポータルが作成可能です。
 
今回は、トップページにNewsページのリンクを貼り、さらにNewsページから詳細内容のページへと飛ばす構成を作成します。
 
まずは、「ページ」をクリックし、下部にある「新しいページ」をクリックします。
 
Googleサイトの画面
 
ページの名前を入力する画面が出るので、ページ名を入力しましょう。
 
Googleサイトの画面
 
これでサブページが作成できました。ここからさらに詳細のページに飛ばすため、もう1度同じ手順で新規ページを作成します。今回はNewsと懇親会のお知らせという2ページを作成しました。
 
次に、2階層目にあたるページに戻り、テキストボックスを挿入します。入力欄をクリックするとツールバーが出てくるので、その中から「リンク」をクリックします。
 
Googleサイトの画面
 
サイト内に貼れるページのリンク一覧が出てくるので該当のページ名をクリックします。
 
Googleサイトの画面
 
これで2階層から3階層目へのリンクが貼れました。
 
Googleサイトの画面
 
最後に、トップページに戻り、同様の手順トップページから2階層目に飛ぶリンクを設定すれば完成です。
 
Googleサイトの画面

Googleアプリと連携する

Googleアプリとの連携は、通常のコンテンツの設定と同様の手順で行えます。
セクションをクリックして挿入、もしくは画面右の中から連携したいものを選択するだけで連携ができます。
 
Googleサイトの画面

公開設定を変更する

全てのコンテンツが設定できたら公開設定を変更します。
画面上部にある公開をクリックしましょう。
 
Googleサイトの画面
 
公開範囲を設定し、公開を押せば作成したGoogleサイトが公開されます。
 
Googleサイトの画面
 
一度公開したものを停止したり、設定を行いたい場合は▼ボタンをクリックします。
 
Googleサイトの画面


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Googleサイトで社内ポータルを作るメリットとは

Googleサイトで社内ポータルを作ることで、他の方法と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。ひとつずつ見ていきましょう。

コストがかからない

通常Webサイトを作成する際は、独自ドメインの取得費用などのコストが発生します。業者にサイトを制作してもらえばさらにこれに制作費用がかかります。一方、Googleサイトは無料で利用できるため、Webサイト制作にかかるコストを削減できます。
 
特に、初めて社内ポータルを導入するという場合は、コストを抑え実際に情報共有がスムーズに行えるのかを検証したい担当者の方も多いでしょう。
 
そのため、まずはGoogleサイトで社内ポータルを作り、実際の利用率や経過を追っていくことも検討に値します。

スマホからでも見やすい

Googleサイトは端末に合わせて画面サイズやホームページの表示を変更するレスポンシブ対応をしているため、パソコンからはもちろんスマホからでも見やすいのがメリットです。デバイスを問わずに利用できるため、外出先や出張先からスマホで簡単にアクセスできるようになります。
 
書類のように持ち歩く必要がなく情報を気軽に確認できるほか、紛失の恐れも防げるため、情報管理の点からも非常に効果的だと言えます。

Googleサービスとの連携機能

GoogleサイトはGoogleが提供しているサービスの1つです。そのため、Googleが提供する他のサービスとの連携がスムーズに行えます。
 
たとえば、Googleカレンダーを連携させて部署ごとのスケジュールを表示させる、Googleフォームを利用して社内イベントへの申込書を作成するなどの使い方ができます。
 
普段から利用しているサービスをそのまま社内ポータル上に反映させられるのは、Googleサイトならではのメリットだと言えます。

同時編集が可能

ポータルサイトを更新しようと思ったとき、他の担当者が更新中で更新作業が行えなかったという経験はないでしょうか。
 
GoogleサイトではGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートと同様に同時編集が可能です。複数人で同時に社内ポータルの編集ができるため、他の人の作業を待つことなく効率的に自身の作業を進められます。

閲覧制限をかけられる

有料にはなりますが、Google Workspaceを利用すれば作成した社内ポータルに閲覧制限が設定できます。
 
Google Workspaceの利用コストはかかってしまいますが、社内の情報を安全に保つためにも閲覧制限の利用をおすすめします。
 
特に、ポータル内で公開する情報に閲覧制限の必要がある場合には、導入を検討すべきです。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

Googleサイトで社内ポータルを作るデメリットとは

Googleサイトを活用するメリットは多いですが、一方でデメリットも存在します。
 
①閲覧できるブラウザに制限がある
Googleサイトを閲覧できるブラウザはChrome、Firefox、Internet Explorer、マイクロソフト Edge、Safariの5つです。それ以外のブラウザには対応していないため、利用の際には注意しましょう。
 
②サイト内に作成できる階層は5階層まで
関連情報をまとめる際に階層を作って管理していくやり方は一般的ですが、Googleサイトでは5階層までしか階層を作成できません。より詳細に分けて階層管理がされた社内ポータルを作りたい場合には、Googleサイト以外を選択する必要があります。
 
③細かなデザインの変更ができない
Googleサイトではテンプレートやテーマなどがあらかじめ用意されている一方で、細かなデザインの変更機能は存在しません。
そのため、ポータル内のデザインを細かく設定して構築したいという人にはGoogleサイトは最適だとは言えないでしょう。


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関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!

社内ポータルとして利用できるおすすめツール

社内ポータルを利用することで、情報の一元管理やスケジュール管理・プロジェクト管理などのさまざまなメリットが得られます。しかし、Googleサイトでの社内ポータルの作成が簡単にできるとはいえ、各コンテンツを設定して頻繁に更新していくのは少々手間がかかります。
 
特に、ツールに慣れていない人やITリテラシーの低い人であれば、作成して定期的な更新を行っていくのは難しいでしょう。さらに、社内ポータルサイトの目的は「情報の一元管理」や「コミュニケーションコストの削減」にあるので、時間がかかる社内ポータルサイトの構築にこだわるのではなく、別の手段で目的を達成すべきです。
 
加えて、社内に浸透するかが不安な場合は、社内ポータルとしても利用できるITツールを導入し、ポータルサイトの代わりとして活用する方法があります。
 
しかし、複雑なITツールは社内が混乱し、浸透せず利用されなくなってしまう危険性があるのです。一方、導入したその日から誰でも使えるほどシンプルなツールのStockであれば「情報の一元管理とコスト削減」が達成できます。
 
たとえばStockで、社内ポータルにあるような「お知らせ」のフォルダを作成し、フォルダ内で詳細を記載したノートを利用することで、簡単に社内情報をまとめられます。さらに、メッセージ機能もあるのでコミュニケーションの活性化も促進します。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Googleサイトを活用した社内ポータルのまとめ

ここまで、Googleサイトを用いた社内ポータルの作成方法を中心にご紹介してきました。
 
社内ポータルを導入するうえでの一番のハードルは、ポータルが正しく社内で活用され情報共有に役立つかどうかがわからないという点でしょう。作成しても利用されないのであれば、人的・金銭的なコストが生じるだけで無駄になってしまいます。
 
また、せっかく社内ポータルを作成したとしても、更新の連絡は別のチャットツールやメールで送るなどの手間も発生します。
 
今回ご紹介した「Stock」は社内ポータルとしても利用できる一方で、情報共有に役立つ機能を多数利用できる情報共有ツールです。
 
記載したノートに紐づけてメッセージ機能を利用すれば、更新連絡なども全てStock内で行えるため業務効率の向上が見込めます。実際に非IT企業を含む80,000社以上が導入し、社内ポータルとしての利用実績も豊富です。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ社内ポータルとして情報共有に役立てましょう。
 
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