情報の一元管理の重要性が普及しつつある今日、情報管理のためにITツールやソフトウェアを利用するケースも一般的になってきました。そのなかでも、社内ポータルサイトは情報管理機能に加えて、コミュニケーション機能やスケジュール管理が利用できることから、自社の情報管理ツールとして採用する企業が増えてきています。
 
社内ポータルの多くはWebサイト上に構築されますが、とくに最近ではGoogleの機能であるGoogleサイトを利用した社内ポータルが人気です。
 
しかし、いざGoogleサイトを使って社内ポータルを作ろうと考えても、手順が分からず後回しになってしまっている方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、Googleサイトを利用した社内ポータルの作成手順からメリット・デメリットまでを解説します。
 
  • Googleサイトを使った社内ポータルの作り方が知りたい
  • Googleサイトで社内ポータルを作るメリットが分からない
  • Googleサイトで社内ポータルを作る際のデメリットが気になる
という担当者の方は今回の記事を読むと、Googleサイトでの作成手順がわかり、ポータルサイト作りが正しく行えるようになります。


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Googleサイトを使った社内ポータルの作り方

以下では、Googleサイトでの社内ポータルの作成手順をご紹介します。手順を押さえて、適切なサイト作りを行いましょう。

Googleサイトにアクセスする

まずはGoogleサイトにアクセスします。
 
Googleアカウントにログインし、Googleサイトの作成画面を表示しましょう。次に+マークの画面をクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_1
 
+の隣に表示されているテンプレートを選択すると、テンプレートが挿入された状態になります。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_2

テーマやテンプレートを設定する

テンプレートの挿入は、Googleサイトの起動画面からそのまま選択するか、+で新規作成したうえで画面下部のリンクをクリックすることで行えます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_3
 
テーマとはGoogleサイトにおける全体デザインの役割をするものです。
設定するには、画面右のテーマをクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_4
 
Googleサイトで利用できるテーマが一覧表示されるため、好きなデザインを選択し、色やフォントなどを設定しましょう。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_5

レイアウトを設定する

テーマが決まったら次はポータル内のレイアウトを設定していきます。
 
「挿入」タブをクリックし、画面中央に表示されるレイアウトの中から好きなレイアウトを選択します。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_6
 
選択したレイアウトが自動で反映され、ページ内に表示されます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_7

項目の削除・追加を行う

不要な項目(セクション)は、該当のセクション上にカーソルを動かし、ゴミ箱ボタンをクリックすると削除できます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_8
 
また、項目の追加を行いたい場合は画面右から追加したい項目を選択します。ほかにも、テキストボックスや画像などが追加できます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_9

コンテンツを設定する

全体のデザインが決まったら、各セクションにコンテンツを設定していきます。
セクションの上にある+を押し、配置したいコンテンツを設定していきましょう。
 
ここでは、さらに応用的な活用方法であるサブページを作成し、メインページにリンクさせる方法をご紹介します。サブページへのリンクが活用できればページの階層設定ができるため、より分かりやすい社内ポータルが作成可能です。
 
今回は、トップページにNewsページのリンクを貼り、さらにNewsページから詳細内容のページへと飛ばす構成を作成します。
 
まずは、「ページ」をクリックし、下部にある「新しいページ」をクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_10
 
ページの名前を入力する画面が出るので、ページ名を入力しましょう。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_11
 
これでサブページが作成できました。ここからさらに詳細のページに飛ばすため、もう1度同じ手順で新規ページを作成します。今回は懇親会のお知らせというページを作成しました。
 
次に、2階層目にあたるページ(今回だとNewsページ)に戻り、挿入ボタンよりテキストボックスを挿入します。テキストボックスの入力欄をクリックするとツールバーが出てくるので、そのなかから「リンク」をクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_12
 
サイト内に貼れるページのリンク一覧が出てくるので該当のページ名をクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_13
 
これで2階層から3階層目へのリンクが貼れました。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_14
 
最後に、トップページに戻り、同様の手順でトップページから2階層目に飛ぶリンクを設定すれば完成です。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_15

Googleアプリと連携する

Googleアプリとの連携は、通常のコンテンツの設定と同様の手順で行えます。
セクションをクリックして挿入、もしくは画面右の中から連携したいものを選択するだけで連携ができます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_16

公開設定を変更する

全てのコンテンツが設定できたら公開設定を変更します。
画面上部にある公開をクリックしましょう。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_17
 
公開範囲を設定し、公開を押せば作成したGoogleサイトが公開されます。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_18
 
一度公開したものの停止や、設定を行いたい場合は▼ボタンをクリックします。
 
Googleサイトでポータルを作る方法_19


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Googleサイトで社内ポータルを作るメリットとは

以下では、社内ポータルサイトをGoogleサイトで作成することで得られるメリットについて解説します。ほかの方法と比べてどのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

コストがかからない

Googleサイトを利用した社内ポータルは、ほかの方法での作成に比べてコストがかかりません。
 
通常社内ポータルなどのWebサイトの作成には、独自ドメインの取得費用といったコストが発生します。さらに、サイト制作を自社ではなく業者委託する場合は制作費用も別途発生します。
 
一方、GoogleサイトはGoogleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できるので、社内ポータル制作にかかる金銭的コストを大幅に削減できます。
 
とくに、社内ポータルの導入経験がない場合、ポータルの導入が本当にスムーズな情報共有を実現するのか検証したいという担当者の方も多いでしょう。
 
そのため、まずはGoogleサイトで社内ポータルを作り、実際の利用率や経過から本導入を決定したいという検討段階でもGoogleサイトは役立ちます。

スマホからでも見やすい

Googleサイトは、端末に合わせて画面サイズやホームページの表示を変更するレスポンシブ対応なので、パソコンからはもちろんスマホからでも見やすいです。
 
そのため、デバイスを問わずに利用可能であり、外出先や出張先からスマホで簡単にアクセスできるようになります。
 
書類のようにわざわざ持ち歩かなくても情報を気軽に確認できるほか、紛失の恐れもなく、情報管理の点からも非常に効果的だと言えます。

Googleサービスとの連携機能

GoogleサイトはGoogleが提供しているサービスのひとつです。そのため、Googleが提供するほかのサービスとの連携がスムーズに行えます。
 
たとえば、Googleサイト上に「Googleカレンダーと連携して部署単位でのスケジュールを表示させる」「Googleフォームを利用して社内イベントへの申込書を作成する」などの使い方が簡単にできます。
 
普段から利用している企業も多いサービスをそのまま社内ポータル上に反映させられるのは、Googleサイトならではの特徴です。

同時編集が可能

Googleサイトには同時編集があるので、作業をより効率的に行えます。
 
通常のポータルサイトの場合、ほかの担当者が更新している最中は更新作業ができないという問題が発生しやすくなります。
 
一方、GoogleサイトはGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートと同様に同時編集が可能です。複数人の担当者が同時に編集作業に取り掛かれるため、ほかの人の作業終了を待つ必要なく効率的に自身の作業を進められます。

閲覧制限をかけられる

有料プランであるGoogle Workspaceを利用すれば、Googleサイトで作成した社内ポータルに閲覧制限が設定できます。
 
コストを最大限にカットしたいと考える場合、無料のGoogleサイトのみでの運用が最適のように思えますが、社内情報を安全に管理するためにも最低限閲覧制限を設定しておくのがおすすめです。
 
とくに、ポータル内で公開する情報に閲覧制限の必要がある場合、万が一の情報漏洩に備えた制限の設定が必要です。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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Googleサイトで社内ポータルを作るデメリットとは

以下では、Googleサイトで社内ポータルを作るデメリットについて解説します。連携機能や低コストでの運用などのメリットがある一方で、どのようなデメリットがあるのかひとつずつ見ていきましょう。

閲覧できるブラウザに制限がある

Googleサイトで作成した社内ポータルでは、閲覧できるブラウザに制限があります。現在、Googleサイトの閲覧ができるブラウザは以下の通りです。
 
  • Chrome
  • Firefox
  • Internet Explorer(2022年6月16日にサポート終了)
  • Microsoft Edge
  • Safari
それ以外のブラウザには対応していないため、利用の際には注意しましょう。

サイト内に作成できる階層に制限がある

Googleサイトで作成した社内ポータルは、作成できる階層にも制限があります。
 
関連情報をまとめるには階層を利用した管理が一般的ですが、Googleサイトでは5階層までしか階層を作成できません。
 
したがって、より詳細に階層管理がされた社内ポータルを作りたい場合には、Googleサイト以外を選択する必要があります。

細かなデザインの変更ができない

Googleサイトで作成した社内ポータルでは、細かなデザインの設定はできません。
 
Googleサイトではテンプレートやテーマなどがあらかじめ用意されている一方で、細かなデザインの変更機能がありません。
 
そのため、ポータル内のデザインを細かく設定して構築したいという人には、Googleサイトを利用したポータルづくりは最適とは言えません。

ITリテラシーが低いと使いこなせない

Googleサイトを利用したポータル作りは直感的に行える一方で、ITリテラシーが低いと操作方法に戸惑う可能性があります。
 
HTMLなどの通常のWebサイト作成に必要な言語がなくても作成できる一方で、階層設定やリンク先の設定などは、事前に操作方法を学ばないと直感的には行いにくいです。
 
したがって、ITリテラシーが低いユーザーにて最適なツールだとは言い難いです。

ページごとに閲覧権限を付与できない

Googleサイトでは閲覧制限の設定が行えますが、制限の設定はサイト単位でありページごとの制限はかけられません。
 
そのため、閲覧制限を情報別に設定するには、サイトを分割してそれぞれに閲覧制限を設定した運用が必要です。
 
情報数が少なく、かつ利用人数も少ない企業であれば問題なくとも、情報数が多く利用人数の多い大企業では情報の切り分けや利用者の区分が難しいです。
 
関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!


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社内ポータルとして利用できるおすすめツール

以下では、社内ポータルとして利用できるおすすめのツールをご紹介します。
 
Googleサイトを利用した社内ポータルサイトは作成が簡単にできる一方で、閲覧制限の付与など通常運用に必要な機能が制限的にしか利用できないデメリットがあります。情報漏洩を避けるために利用者の権限ごとで情報を分割してポータルサイトを複数作成・運用するのは手間がかかり、現実的な方法ではありません。
 
したがって、情報の一元管理には、ひとつのサイト内で必要な情報を細かく切り分けて制限がかけられるサイトがおすすめです。さらに、「情報の一元化」「コミュニケーションの活性化」というポータル利用のメリットを受けるのが目的なら、時間がかかる社内ポータルサイト構築にこだわる必要はなく、別の手段を選ぶ方法もあります。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、社内情報の一元化に特化したツールです。ツール内に情報を蓄積しておけば、ツールを開くだけですべての情報にアクセスできるので、Stockを社内ポータルサイトのように利用できます。
 
また、閲覧権限はフォルダごとに設定可能で、Googleサイトのように閲覧制限ごとで複数サイトを用意する手間なく、すべての情報管理がひとつのツール内で完結します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Googleサイトでの社内ポータルの作り方まとめ

ここまで、Googleサイトを用いた社内ポータルの作成方法と、Googleサイトでポータルを作るメリット・デメリットについて解説しました。
 
社内ポータルサイトは、自社内の情報の一元化に役立つ一方で、情報の一元化が目的であれば、ポータルサイト以外の手段の方がより効率的かつ効果的な場合もあります。そのため、「情報の一元化には社内ポータルサイト」ではなく、自社に最適な情報管理の方法を選択しましょう。
 
どの方法が一番良いのか悩む場合は、作成者・運営者・利用者すべてが迷わずに手間なく更新できるツールでの情報管理がおすすめです。
 
今回ご紹介したStockは、直感的な操作で社内のありとあらゆる情報の蓄積・管理が行える情報共有ツールです。
 
社内で共有すべき情報をすべて管理できるうえ、情報の更新などの連絡もツールの横断なく、メッセージ機能を使って簡単に情報共有が可能です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の情報共有を活性化しましょう。
 
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