近年、あらゆる社内情報を一元管理できる「社内ポータル」を導入する企業が増えています。とくに、Googleが提供する「Googleサイト」で作成した社内ポータルは、コストをかけずに運用できるため、注目されているのです。
一方、「社内ポータルを自作するのは難しそう」「Googleサイトの使い方が分からないので手が付けられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleサイトで社内ポータルを作成する方法を中心に解説します。
- Googleサイトでスピーディに社内ポータルを作りたい
- Googleサイトのメリットとデメリットを把握し、運用するか否かの判断材料にしたい
- 社内情報の管理に課題を感じているので、早急に対策したい
という方がこの記事を参考にすれば、Googleサイトの使い方が分かり、自社に最適な社内ポータルを選択できるようになります。
目次
Googleサイトとは
はじめに、Googleサイトの概要と活用事例を解説します。Googleサイトがなぜ注目されており、どのようなページを作成できるのか確認しましょう。
Googleサイトの概要
Googleサイトとは、Google社がサービスを提供しているホームページ作成ツールです。
ホームページの作成はHTMLやCSSなどの言語を利用するのが一般的ですが、Googleサイトはコンテンツをクリックだけで配置できるなど、比較的簡単につくれます。
また、Googleサイトは無料で使えるだけでなく、アクセス制限をすれば特定のメンバーだけに公開可能になるなど、あらゆる用途に展開できる特徴を持っているのです。
Googleサイトの活用事例
Googleサイトを活用して作成されたホームページをご紹介します。以下は、金属加工や溶接、塗装をしている「株式会社ヒラノ」のホームページです。
上記のサイトには動画も埋め込まれており、視覚的に分かりやすいホームページになっています。Googleサイトの提供元であるGoogle社は動画投稿サイトYouTubeも運営しているので、親和性が高いのが特徴です。
【7ステップ】Googleサイトを使った社内ポータルの作り方
以下では、Googleサイトでの社内ポータルの作成手順を解説します。手順を押さえて、自社に適切な社内ポータルをつくりましょう。
ステップ1｜Googleサイトにアクセスする
はじめに、Googleサイトにアクセスします。Googleアカウントでログインすれば、Googleサイトの作成画面が表示されます。
次に、下図の[＋]をクリックすれば、空白の状態から社内ポータルを作成できます。一から作成するのが面倒な場合、テンプレートをクリックすればフォーマットをそのまま利用できるので効率的です。
以上の操作で、Googleサイトで社内ポータルを作成する準備ができました。
ステップ2｜テーマを設定する
Googleサイトのテーマとは、全体のデザインを変更する機能です。
テーマを変更するには、画面右側の[テーマ]をクリックします。
次に、Googleサイトで利用できるテーマが一覧表示されるため、好きなデザインを選択して、色やフォントなども設定しましょう。
以上の操作で、Googleサイト全体のテーマが設定できます。
ステップ3｜レイアウトを設定する
次に、Googleサイトのレイアウトを設定しましょう。レイアウトはコンテンツ（テキスト、写真、動画など）の配置場所を決める機能です。
レイアウトを設定するには、画面右側の[挿入]をクリックして、表示されたレイアウト一覧から任意のものを選択します。
以上の操作で、Googleサイトのレイアウトが設定できます。
ステップ4｜項目の削除・追加を行う
次に、レイアウトの不要な項目（セクション）を削除する方法を解説します。
セクションを削除するには、下図のように該当セクションにカーソルを合わせて、[ゴミ箱ボタン]をクリックします。
対して、項目の追加は、画面右側の[挿入]から任意のセクションを選択しましょう。テキストボックスや画像などが追加できます。
以上の操作で、セクションの削除と追加ができます。
ステップ5｜コンテンツを設定する
次に、セクションにコンテンツを設定しましょう。
以下のように操作すれば、別ページに飛べるようなコンテンツを作成できます。社内ポータルはあらゆる情報を集約するために、情報を階層管理しなければならないので必須のテクニックです。
はじめに、画面右側の[ページ]をクリックして、画面下部に表示される[+] ＞ [新しいページ]をクリックします。
次に、新しいページのタイトルを入力しましょう。
以上の操作で、メインページに別ページに移動するためのコンテンツが作成できました。上図では「News」をクリックすれば、別ページに飛びます。
ステップ6｜Googleアプリと連携する
Googleアプリとの連携は、コンテンツの設定と同様の手順です。ほかのGoogleアプリと連携すれば、Googleサイト内に動画を挿入したり、マップを表示したりできるので重宝します。
Googleアプリとの連携は、セクションの[+]をクリックして挿入するか、画面右側の[挿入]から連携したいコンテンツを選択します。
以上の操作で、GoogleサイトとほかのGoogleアプリを連携できます。
ステップ7｜公開設定を変更する
最後に、Googleサイトの公開設定をします。
まずは、画面右上にある[公開]をクリックしましょう。公開範囲を設定すれば、Googleサイトが公開されます。
また、一度公開したサイトの停止や共有設範囲の変更は、画面右上の[公開]から設定しましょう。
Googleサイトで社内ポータルを作るメリットとは
以下では、社内ポータルサイトをGoogleサイトで作成するメリットを解説します。ほかの方法と比べてどのようなメリットがあるのかを確認して、選定の参考にしましょう。
コストがかからない
Googleサイトで社内ポータルを運用すれば、コストがかかりません。
通常、社内ポータルの作成には、独自ドメインの取得などでコストが発生します。また、社内ポータルサイトを外注しているケースでは、制作費用もかかるのです。
一方、GoogleサイトはGoogleアカウントがあれば、誰でも無料で利用可能なので、社内ポータルにかかるコストを大幅に削減できます。とくに、社内ポータルの導入経験がない企業では、社内ポータルを気軽に試用できるため重宝します。
スマホからでも見やすい
Googleサイトでは端末に合わせて画面の表示サイズが変更されるので、パソコンだけでなくスマホからでも閲覧しやすいのが特徴です。
あらゆるデバイスに対応しており、外出先や出張先からスマホで簡単にアクセスできます。時間や場所を問わずにアクセスできなければ、情報を集約した意味がないため、Googleサイトは条件をクリアしていると言えます。
これまで、社内のお知らせなどをアナログの掲示板に貼っていた企業にとって、Googleサイトの社内ポータルは有効です。
Googleアプリと連携できる
GoogleサイトはGoogleが提供しているサービスのひとつです。そのため、ほかのGoogleアプリとの連携がスムーズにできます。
たとえば、Googleサイト上に「Googleカレンダーを連携して、スケジュールを表示させる」「Googleフォームを連携して、申込書フォームを埋め込む」などの使い方が簡単にできます。
普段から利用しているアプリを社内ポータルに反映させられるのは、Googleサイトの特徴です。
同時編集ができる
Googleサイトは、複数人で同時編集ができます。
通常のポータルサイトは、ほかの担当者が更新している間は作業ができない仕様になっています。一方、Goooleサイトは同時編集ができるので、複数人で作業する場合には効率的です。
このように、ほかの担当者の編集を待つことなく、同時に作業を進められるのがGoogleサイトの特徴です。
閲覧制限をかけられる
有料のGoogle Workspaceを利用すれば、Googleサイトに閲覧制限を設定できます。
Googleサイトは無料利用できるのがメリットですが、社内情報を安全に管理するためにも、セキュリティ対策にコストをかけるのがおすすめです。有料のGoogle Workspaceは、月額680円/ユーザーから利用できます。
ただし、Googleサイトの閲覧制限はページごとにかけられない点に注意しましょう。 柔軟に閲覧制限をしたい場合には「Stock」のようなツールを利用する必要があります。
【要注意】Googleサイトで社内ポータルをつくるデメリットとは
以下では、Googleサイトで社内ポータルをつくるデメリットを解説します。運用後に発覚するデメリットもあるので、導入する前に把握しておきましょう。
（1）閲覧できるブラウザに制限がある
Googleサイトで作成した社内ポータルでは、閲覧できるブラウザに制限があります。現在、Googleサイトの閲覧ができるブラウザは以下の通りです。
- Chrome
- Firefox
- Internet Explorer
- Microsoft Edge
- Safari
上記以外のブラウザには対応していないため、利用するときには注意しましょう。
（2）ページごとに閲覧権限を付与できない
Googleサイトでは閲覧制限ができますが、設定はサイト単位となるため「ページ」ごとの制限はかけられません。
そのため、「この情報には特定のメンバーだけがアクセスできるようにしたい」という場合は、カテゴリーごとにサイトを作成して、それぞれ別の閲覧制限を設定しなくてはなりません。
しかし、このような運用では情報を一元管理できる社内ポータルのメリットを得られなくなってしまいます。したがって、フォルダやページごとに閲覧権限を付与できるツールを導入するのがおすすめです。
（3）IT人材を常に確保する必要がある
Googleサイトは比較的使いやすいですが、長期的に運用していく場合にはITリテラシーのある社員が常に必要です。
一般的なWebサイトに必要な”HTML”を知らなくても使える一方で、階層設定やリンク先の設定などはITに関するノウハウ（知識や経験）がなければ苦戦します。さらに、担当者の異動や退職のタイミングで運用が上手くできなくなる可能性もあるのです。
したがって、「Stock」のように、ITに詳しくなくても簡単に社内ポータルをつくれるツールを導入する必要があります。
社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツール
以下では、社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツールをご紹介します。
Googleサイトは作成にコストがかからず、社内ポータルを気軽に運用できます。しかし、ITに詳しい社員がいなければ閲覧権限や階層は設定できず、担当者の異動によって社内ポータルの継続的な運用が難しくなる可能性もあるのです。
また、Googleサイトではページごとの閲覧権限付与ができないので、情報を限られたメンバーに公開したい場合には別のサイトを作成しなくてはなりません。このように、Googleサイトにはさまざまなデメリットがあるため「情報を簡単に一元管理できるツール」で社内ポータルを運用すべきです。
結論、社内ポータルに利用すべきツールは、フォルダごとにアクセス制限をかけられ、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、直感的な「フォルダ」で管理できます。また、フォルダごとにアクセス権限（閲覧可、編集可）を設定できるので、Googleサイトのように複数のサイトを用意する必要がなく、すべての情報をひとつのツールで管理可能です。
あらゆる情報を最も簡単に一元管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Googleサイトで社内ポータルを作る方法まとめ
ここまで、Googleサイトで社内ポータルをつくる方法やGoogleサイトのデメリットを中心に解説しました。
Googleサイトで社内ポータルを作成すれば情報を一元化できる一方、アクセス制限の問題があるので、別の方法で社内ポータルを作成した方が長期的に運用可能です。
ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくない社員が使いこなせず、最終的に社内に浸透しない恐れがあります。そのため、誰でも直感的に使いこなせるシンプルなツールを使うべきです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、社内ポータルに必要な機能に過不足がないシンプルなツールで、あらゆる業界・業種に最適です。
無料登録は1分で完了するので、社内ポータルを「Stock」で運用して、あらゆる情報を一か所で管理できる環境にしましょう。
