ビジネスの円滑な進行と業務効率化の実現には、社内外との情報共有が必要不可欠であり、共有する情報は検索性の高いデジタル形式で共有するのが望ましいとされています。
 
しかし、情報をデジタル形式に切り替えようと考えてはいるものの、いきなりツールへの移行は行えないため、使い慣れたツールであるエクセルを利用して情報共有を行っているという企業も多いのではないでしょうか。
 
エクセルでの情報共有は、初期コストなしに簡単に始められる一方で共有性が悪く、社内外での情報共有において最適の方法だとは言えません。業務効率化を実現する情報共有を実現したいのなら、ITツールを導入しましょう。
 
しかし、昨今ではさまざまな情報共有ツールがリリースされていることから、どのツールを選ぶべきかは担当者にとって大きな悩みどころだと言えます。
 
そこで今回は、脱エクセルが実現できる、社内外での情報共有に使えるおすすめのツール12選を中心にご紹介します。
 
  • 社内の情報共有手段をより効率化したい
  • 時間をかけずに一番おすすめな情報共有ツールを選定したい
  • 情報共有ツールを利用して管理すべき情報を整理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが選定でき、エクセルの管理から脱却してより効率的な情報共有を自社で展開できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめの情報共有ツール12選

以下では、脱エクセルを実現し、社内外の情報共有に使えるおすすめのツールを12選ご紹介します。
 
現状、エクセルで情報共有を行っているという企業において、「エクセルは操作が簡単であり導入コストがかからない」という考え方が根本にありがちです。そのため、脱エクセルを実現するためのツールは、「エクセルのように簡単な操作性、かつ導入コストがなるべくかからない」必要があります。
 
低コストで最大の費用対効果を生むためには、今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、シンプルな操作性が評価を受け、現在非IT企業を含む100,000社以上の企業に導入されている情報共有ツール一択です。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されているので、ITに不慣れなユーザーでも説明なしにすぐに使いこなせます。
 
チャットツール・社内SNS・ファイルストレージとさまざまな用途で利用できる一方で、他社と比較しても圧倒的な低価格を実現しているStockであれば、コストの問題もクリア可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Evernote】情報の収集蓄積に役立つ

Evernoteのトップページ

Evernoteの特徴

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用できるのが特徴です。

<Evernoteの注意点>

  • 動作が重くなる場合がある
  • サイズの大きいデータやファイルの貼り付けによって動作が重くなったというユーザーの声があります。
  • 高機能なため、使い方が難しい
  • 高機能なツールのため、使いこなすまでに時間がかかる傾向があります。

<Evernoteの料金体系>

  • FREE:¥0
  • 月60MGまでアップ可能で、25MBまでのノートが利用できるプランです。
  • PERSONAL:¥680/月(月間払い)
  • 月10GBまでアップ可能で、200MBまでのノートが利用できるプランです。
  • PROFESSIONAL:¥850/月(月間払い)
  • 月20GBまでアップ可能で、外部ツールとの連携が可能なプランです。
  • EVERNOTE TEAMS:¥1,100/ユーザ/月(月間払い)
  • 月20GBまでアップ可能で、1ユーザーあたり2GBの容量が利用可能なプランです。管理機能が充実しているのが特徴です。

【Onenote】自由度の高いドキュメント作成ができる

Onenoteのトップページ

<Onenoteの特徴>

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。テキストや画像をノート内に自由に配置できるので、自由度が高いドキュメント作成が可能なのが特徴です。

<Onenoteの注意点>

  • フォント設定にバグがある
  • フォントを変更しても半角文字を入力すると規定のフォントに戻ってしまうバグが報告されています。
  • 情報構造の概念が難しい
  • 「セクション」や「ページ」など情報構造の把握が難しいため、ITリテラシーの低い企業では馴染みにくいかもしれません。

<Onenoteの料金体系>

  • Microsoft 365 Business Basic:¥540/ユーザー/月(年間契約)
  • 最大300名でのチャット機能と1TBの容量が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Standard:1,360/ユーザー/月(年間契約)
  • Business Basicの機能に加えてデスクトップ版の Office アプリなどが利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Premium:¥2,180/ユーザー/月(年間契約)
  • Business Standardの機能に加えて、より高度なセキュリティ機能が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Apps:¥900/ユーザー/月(年間契約)
  • デスクトップ版の Office アプリが利用できるプランです。
     

    【Dropbox Paper】Dropboxとの連携ができる

    Dropbox Paperのトップページ

    Dropbox Paperの特徴

    Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメント作成が行えるツールです。Dropbox内に保管されたファイルとの連携が簡単に行えるのが特徴です。

    <Dropbox Paperの注意点>

    • 情報の整理が難しい
    • データは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分ける作業が必要となり、操作に手間がかかりやすいです。
    • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    • ほとんどの機能がアイコンのみで表示されるので、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります。

    <Dropbox Paperの料金体系>

    • Professional:¥2,400/月(月間払い)
    • フリーランスなど個人向けのビジネスプランです。
    • Standard:¥1,500/ユーザー/月(月間払い)
    • 小規模チーム向けのプランです。Professionalの機能に加えて、チーム管理機能が利用できます。
    • Advanced:¥2,400/ユーザー/月(月間払い)
    • 大規模チーム向けのプランです。Standardの機能に加えて、高度なセキュリティ機能が利用できます。

    【Chatwork】ビジネス向けチャットツール

    チャットワークのトップページ

    <Chatworkの特徴>

    Chatworkは、ビジネス向けのチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有を活発に出来るのが特徴です。

    <Chatworkの注意点>

    • 大事な情報が流れていく
    • チャット形式のため、投稿した情報が流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
    • 無料プランでは7個までしかチャットグループを作れない
    • 無料で利用できる範囲には制限があり、ツールを十分にを使いこなすには、有料プランへの加入は不可欠です。

    <Chatworkの料金体系>

    • フリー:0円
    • チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。
    • ビジネス:1ユーザーあたり600円/月
    • 無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
    • エンタープライズ:1ユーザーあたり960円/月
    • ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。

    【Slack】カスタマイズができるチャット

    Slackのトップページ

    <Slackの特徴>

    Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。アメリカで生まれたサービスですが、日本でもIT業界を中心に利用者が増加しており、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

    <Slackの注意点>

    • チャンネルの並び替えはできない
    • 作成したチャンネルの並び方ができないので、重要な通知を見逃す可能性があります。
    • Slack内で利用される機能名や表現が特殊
    • Slack内で利用される機能名や表現は一般的なものとは異なるため、慣れるまでは時間がかかります。

    <Slackの料金体系>

    • フリー:0円
    • 直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
    • プロ:1ユーザーあたり850円/月(年間契約)
    • フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。
    • ビジネスプラス:1ユーザーあたり1,600円/月(年間契約)
    • スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。

    【Microsoft Teams】ビデオ会議も行えるコラボレーションツール

    Microsoft Teamsのトップページ

    <Microsoft Teamsの特徴>

    Microsoft Teamsは社内のチームワークが実現できるコラボレーションツールです。チャット機能のほか、ビデオ会議やファイル共有なども行えるのが特徴です。

    <Microsoft Teamsの注意点>

    • 音声の遅延や障害が発生する
    • ビデオ会議時に音声が遅延したり、途切れてしまったりするというユーザーの声があります。
    • アプリとウェブで挙動が違う
    • アプリとウェブで挙動が異なり、特にアプリ版では動作が安定しにくいです。

    <Microsoft Teamsの料金体系>

    • Microsoft Teams (無料):0円
    • 最大60分のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり5GBの容量が利用できるプランです。
    • Microsoft Teams Essentials:1ユーザーあたり430円/月(年間契約)
    • 最大30時間のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり10GBの容量が利用できるプランです。
    • Microsoft 365 Business Basic:1ユーザーあたり540円/月(年間契約)
    • Teams Essentialsの機能に加えて文字起こし機能やメール機能が利用できるプランです。
    • Microsoft 365 Business Standard:1ユーザーあたり1,360円/月(年間契約)
    • Business Basicの機能に加えてデスクトップ版の Office アプリが利用できるプランです。

    【Talknote】社内掲示板として活用できる

    Talknoteのトップページ

    <Talknoteの料金体系>

    Talknoteは、社内のコミュニケーション円滑化を実現する社内SNSです。掲示板内容の既読・未読の管理などが出来るのが特徴です。

    <Talknoteの注意点>

    • カスタマイズはできない
    • APIを利用したカスタマイズはできないので、自社の運用フローの変更が必要になります。
    • 検索機能が十分でない
    • 検索機能の精度が低く、過去に記載した内容が探しづらいというユーザーの声があります。

    <Talknoteの料金体系>

    初期費用+基本プラン+オプションで構成されており、詳細な料金には問い合わせが必要です。

    【LINEWORKS】ビジネス版LINE

    LINEWORKSのトップページ

    <LINE WORKSの特徴>

    LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。プライベート利用の多いLINEと同じ感覚利用できるのが特徴です。

    <LINE WORKSの注意点>

    • アプリの動作が重い
    • アプリの動作が重く、作業時のストレスになるというユーザーの声があります。
    • 外部ユーザーの招待が難しい
    • 社内での利用には問題ありませんが、外部ユーザーを招待した利用は難しいです。

    <LINE WORKSの料金体系>

    • フリー:0円
    • 5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
    • スタンダード:1ユーザーあたり450円/月
    • 1TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。
    • アドバンスト:1ユーザーあたり800円/月
    • 100TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。

    【Workplace from Meta】ビジネス向けコラボレーションツール

    Workplace by Metaのトップページ

    <Workplace from Metaの特徴>

    Workplace from Metaは、Metaが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。他社サービスとの連携が充実しているのが特徴です

    <Workplace from Metaの注意点>

    • サポート品質が期待できない
    • 元々アメリカのツールなので、サポートからの返答が片言で不明瞭だったり、回答までに時間がかかったりします。
    • 通知設定が詳細にできない
    • 細かな通知設定ができないため、場合によっては通知の回数が多くストレスになりかねません。

    <Workplace from Metaの料金体系>

    • コアプラン:1ユーザーあたり$4/月
    • Workplaceの標準的な機能が利用できるプランです。

    【Dropbox】オフラインでも利用できるストレージサービス

    Dropboxのトップページ

    <Dropboxの特徴>

    Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。オンラインストレージではありますが、オフライン環境でも利用できるのが特徴です。

    <Dropboxの注意点>

    • ファイルが共有されないケースがある
    • 通信環境にもよりますが、共有したはずのファイルが開けないというユーザーの声があります。
    • 高機能だが操作が複雑
    • 情報漏洩のリスク削減のために意図的にオフにすべき機能がありますが、ITリテラシーの低い方だとオフにすべき機能が分かりづらく設定が難しいです。

    <Dropboxの料金体系>

    • Professional:1ユーザーあたり2,000円/月
    • ビジネスで利用したい個人向けのプランです。
    • Standard:1ユーザーあたり1,250円/月
    • 最低3ユーザー以上の小規模チーム向けのプランです。
    • Advanced:1ユーザーあたり2,000円/月
    • 大規模チーム向けのプランです。より高度な管理機能が利用できます。

    【Google Workspace】Google提供ツールとの連携が可能

    Google Workspaceのトップページ

    <Google Workspaceの特徴>

    Google WorkspaceはGoogleが提供する企業の生産性向上を実現するコラボレーションツールです。GmailなどGoogleが提供するアプリとの連携ができるのが特徴です。

    <Google Workspaceの注意点>

    • 検索機能の精度が低い
    • メールやカレンダーなど、キーワードで検索してもヒットしない場合があるというユーザーの声があります。
    • 高機能ゆえにコストがかさむ
    • 便利な一方で、導入コストが他ツールに比べて高いため、中小企業では導入が難しいかもしれません。

    <Google Workspaceの料金体系>

    • Business Starter:1ユーザーあたり680円/月
    • ビデオ会議は100名まで、1ユーザーあたり30GBの容量が仕様可能なプランです。
    • Business Standard:1ユーザーあたり1,360円/月
    • ビデオ会議は150名まで、1ユーザーあたり2TBの容量が仕様可能なプランです。
    • Business Plus:1ユーザーあたり2,040円/月
    • ビデオ会議は250名まで、1ユーザーあたり5TBの容量が仕様可能なプランです。
    • Enterprise:要問合せ
    • より高度なセキュリティ機能を利用したいチーム向けのプランです。
     
    関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


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    情報共有ツールおすすめ12選の比較表

    以下では、今回ご紹介した12ツールを比較表にまとめました。(右にスクロールができます。)
     
    【一番おすすめ】Stock Evernote Onenote Dropbox Paper チャットワーク Slack Microsoft Teams Talknote LINEWORKS Workplace by Facebook Dropbox Google Workspace
    特徴
    チームの情報を最も簡単に残せるツール
    クラウド上で使える、情報を収集、蓄積するノートアプリ
    Microsoftが提供するデジタルノートアプリ
    クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
    ビジネスが加速するクラウド会議室(チャットツール)
    アメリカ発のビジネス向けチャットツール
    社内チームワークを向上させるコラボレーションツール
    社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNS
    LINEとつながる唯一のビジネスチャット
    Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツール
    個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービス
    Googleが提供するアプリとの連携が可能なコラボレーションツール
    料金
    無料
    有料プランでも324円/月/1ユーザー〜
    ・無料
    ・プレミアム(600円/1ユーザー/月)
    ・BUSINESS(1,100円/1ユーザー/月)
    ツール自体は無料。しかしOnedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要あり。
    Dropboxのプランで異なる
    ・Basic:無料
    ・Plus:1,200円/月/1ユーザー
    ・Family:2,000円/月/最大6人まで
    ・フリー:無料
    ・ビジネス:500円/月/1ユーザー
    ・エンタープライズ:800円/月/1ユーザー
    ・プロ:850円/月/1ユーザー
    ・ビジネスプラス:1,600/月/1ユーザー
    ・Enterprise Grid:要問い合わせ
    ・Microsoft Teams:0円
    ・Microsoft Teams Essentials:430円/月/1ユーザー
    ・Microsoft 365 Business Basic:540円/月/1ユーザー
    ・Microsoft 365 Business Standard:1,360円/月/1ユーザー
    ・要問い合わせ
    ・フリー:無料
    ・ライト:300円/月
    ・ベーシック:500円/月
    ・プレミアム:1,000円/月
    ・スタンダード:無料
    ・プレミアム:$3/月(1アクティブユーザー)
    ・Plus:1,200円/1ユーザー
    ・Family:2,000円/最大6人まで
    ・Business Starter:680円/月/1ユーザー
    ・Business Standard:1,360円/月/1ユーザー
    ・Business Plus:2,040円/月/1ユーザー
    ・Enterprise:要問合せ


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    情報共有ツールにおける4つの選定ポイント

    以下では情報共有ツールを比較する際の4つの選定ポイントについて解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。

    誰でも使えるようなツールか

    ツールを選ぶ際には操作性を確認しましょう。どんなに高機能な情報共有ツールでも、利用者がそのツールを使いこなせなければ意味がありません。
     
    情報共有ツールを導入したものの、誰も使いこなせず一部の社員しか使わない、もしくは誰も使わないという状況を避けるためにも、ツール選定時から注意する必要があります。
     
    とくに、特定の業界に特化したものではないか、専門的な知識がなくても使いこなせるかの確認は必要不可欠です。
     
    比較に迷ったときは、なるべくシンプルな機能で、どのような人でも簡単に使えるツールを選びましょう。

    業務に必要な情報にいつでもアクセスできるか

    情報共有ツールを選ぶときは、ツールのアクセス性の確認も必要です。
     
    アクセス性の低いツールで情報共有を行えば、共有自体はしたものの、後から見直したいときに「どこを見ればいいか分からない」という状況が発生し、必要な情報を探すという時間的ロスが発生してしまいます。
     
    情報へのアクセス性の悪さはそのまま作業効率の悪さに直結します。したがって、導入するツールは簡単に情報の整理ができて、いつでも必要な情報にアクセスできる状態を作り出せるツールでなくてはなりません。

    自社に必要な機能は何か

    情報共有ツールを選ぶときは、自社に必要な機能がそのツールで利用できるかも確認しなくてはなりません。
     
    情報共有ツールはシンプル機能で構成されているものから、多くの機能があるものまでさまざまです。万が一、誤ったツールを導入すれば、本来感じていた課題を解決できなくなってしまいます。
     
    したがって、自社の抱える情報共有の課題を確認し、どのような機能が必要なのかの洗い出しが肝心です。

    コストは的確か

    各ツールによって異なる料金体系もあらかじめ確認が必要です。
     
    無料でも使えるもの・トライアル(無料)期間がついているもの・初期費用があるものなど、情報共有ツールによって、料金体系は大きく異なります。
     
    費用対効果を最大にするためにも、各種ツールの料金と備わっている機能の総合的な比較検討を行いましょう。
     
    関連記事: 【2021年最新版】無料で試せる情報共有ツール5選!おすすめのツールから選び方まで徹底解説!


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    情報共有ツールで管理すべき情報とは

    以下では、情報共有ツールで管理すべき情報について解説します。企業によって管理すべき情報は異なりますが、一般的に情報共有ツール内で管理すると効果があるとされる情報は以下になります。

    進捗・スケジュール

    社内メンバー同士で進捗やスケジュールが共有できると、お互いの業務の調整が可能になります。たとえば、手が空いた社員が業務負担の多い社員の業務を手伝えるようになり、効率的な業務進行が見込めます。
     
    また、進捗・スケジュール共有によって社員それぞれの動きが明確化するので、相手の予定確認などを行う時間が短縮できます。その結果、コミュニケーションにかかるコストの削減も行えます。

    日報・週報

    1日の業務記録や1週間の業務記録である日報・週報を共有すると、チームメンバーが行っている作業内容や状況・課題が把握しやすくなります。
     
    また、情報共有ツールで日報・週報を管理すると、出先であってもインターネットを介して日報の提出が可能になります。
     
    その結果、従来のようにわざわざ日報記入のためだけに帰社したり、翌日に持ち越して記載したりする必要がなくなり、業務時間の短縮・効率化が実現できます。

    顧客情報・売上情報

    顧客管理や売上情報も情報共有ツールで管理すべき情報です。住所・氏名などの個人情報はもちろん、過去の商談履歴や売上情報も一緒に共有しておきましょう。
     
    こうした情報が社内で正しく共有されていれば、担当者が変更になった場合も引継ぎが容易になり、サービスの質を下げる恐れもありません。
     
    合わせて、契約に結び付いた理由や流れなどもツール内に蓄積しておけば、チーム全体の知識量向上に役立ちます。

    クレーム・問い合わせ

    クレームや問い合わせなどのトラブルもツールを利用してチームで共有します。
     
    クレームや問い合わせの内容が組織内で周知されていないと、再度同じクレームや問い合わせを受けた際に同じように時間をかけて対応する羽目になります。
     
    前回同じ状況になった際にどのように対応したのか、商品の品質などに関するものであれば何に対してのクレームなのかを素早く共有し、解決策を講じておきましょう。

    マニュアル

    業務の概要・手順・ルールが記されたマニュアルも情報共有ツールで管理すべき情報です。マニュアルをツールで共有し、誰でも閲覧できる状況で管理することで、組織やチーム全体が同じ認識で業務に取り組めるようになります。
     
    同時に業務で培ったノウハウもマニュアルとしてツールに蓄積すれば、既存メンバーだけでなく新しく業務に参加するメンバーもスムーズな業務進行が可能です。

    社内規定

    業務規程や危機管理マニュアルなどの社内規定は、メンバーが誰でも見られる環境での管理が必要となります。したがって、情報共有ツールでの管理が最適です。
     
    規定が変更された場合でもすぐに確認ができるツールで管理しておけば「社内規定の管理場所を知らないために、規定違反の行為をしていた」という事態が防げます。

    議事録・会議資料

    会議内容が記載されている議事録や会議録をツールで共有しておくと、会議に参加しなかった社員もあとから会議内容の確認が容易に行えます。
     
    また、会議前にツール内に会議資料を共有しておけば、会議が始まるまえに内容の確認が行えるので、会議が始まってから資料を配布するよりもスムーズに進行できます。
     
    関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!


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    社内・社外での情報共有に使えるツールまとめ

    これまで、脱エクセルの実現を可能とする情報共有ツール12選の比較と、選定ポイント・管理すべき情報を解説しました。
     
    ツール社内浸透を実現させるには導入後の運用を想定しながら、まずは無料トライアルのあるツールで使い勝手を確かめてみる方法が確実です。
     
    しかし、日々の業務が忙しいなかで複数のツールを導入し、使用するというサイクルを何回も繰り返すのは非現実的です。いくら運用に乗せなければ効果が発揮できないとはいえ、ツールの選定にそれほど時間をかけたくないと感じる方も多いでしょう。
     
    ツール検討の時間をなるべく抑え、すぐにでも活用したいと考えるならば、機能に過不足なく、操作性がシンプルなものをおすすめします。
     
    今回ご紹介した社内の誰でもすぐに使用でき、ツールの乗り換えもスムーズなツールの「Stock」であれば、導入したその日から円滑な情報共有を実現できます。
     
    情報共有に必要な機能が過不足なく利用できるため、自社で感じている情報共有の課題にツールがミスマッチな恐れもありません。
     
    無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有を活性化させましょう。
     
    関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
     
    関連記事: ビジネスアプリおすすめ13選!種類やメリットも解説
     
    関連記事: 目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!
     
    関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!
     
    関連記事: 情報共有とは?必要な理由とメリットを考えてみよう