社内情報を一か所で管理する手段のひとつに、社内ポータルサイトの利用があります。社内ポータルサイトでは多種多様な機能を利用できるので、さまざまな角度から社内業務の改善をサポートします。
 
特に、社内ポータルサイトを使って社内情報を一元管理すれば情報の分散を防ぎ、企業は業務効率化や生産性向上などのメリットを享受できます。
 
一方、社内ポータルサイトは有益なツールですが、「知識がないので、社内で構築・運用するまでに至らない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内ポータルサイトの概要・機能やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 社内ポータルサイトとその他サービスの違いを把握して、自社の環境に合うものを導入したい
  • 社内ポータルサイトのメリットやデメリットを事前に理解して、適切に運用できるように準備したい
  • 社内ポータルサイトのデメリットをカバーできるツールを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、社内ポータルサイトについて理解が深まり、社内の情報管理を正しく効率化できます。
 


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社内ポータルサイトとは?

社内ポータルサイトと似たサービスとして、「ポータルサイト」や、情報管理のためのその他サービスがあります。以下では、それぞれの特徴を比較しながら、社内ポータルサイトの概要をご紹介します。

ポータルサイトとの違い

社内ポータルサイトとは、「あらゆる社内情報にアクセスするためのWebサイト」を指します。ポータル(Portal)は「扉」を意味する英語で、社内ポータルサイトには、社内情報へアクセスするための入り口の役割があるのです。
 
一方で、ポータルサイトとは社内のような閉じられた範囲ではなく、「世界中の情報にアクセスするためのWebサイト」を指します。たとえば、一般的なポータルサイトにはGoogleやYahoo!などの検索エンジンが挙げられます。
 
つまり、ポータルサイトはすべての人が利用可能なのに対し、社内ポータルサイトは社内情報を扱うので、アクセスできる対象者を社員に限定している点で違いがあります。

他サービスとの違い

社内ポータルサイトと同様に社内情報を取り扱うツールにはいくつか種類があります。以下は、代表的な情報共有ツールの特徴や機能です。
 
  1. 社内SNS
  2. 社内SNSとは、TwitterやFacebookなどの、プライベートSNSの社内版を指します。社内SNSの導入は、社内コミュニケーションの活性化を目的とし、部門間の横断的な繋がりを生み出す機能が豊富です。
     
  3. グループウェア
  4. グループウェアとは、Web会議や勤怠管理、プロジェクト管理、タスク管理など、さまざまな機能をオールインワンで利用できるツールです。社内ポータルサイトよりも機能は限定される場合がありますが、ほとんど差がなくなってきています。
     
  5. 社内掲示板
  6. 社内掲示板とは、社内で利用できるインターネット掲示板を指します。社内のメンバーに連絡事項を伝達したり、ノウハウを共有したりするために利用されます。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選

社内ポータルサイトの主な機能

社内ポータルサイトはあらゆる社内情報を管理するために、多種多様な機能が搭載されているという特徴があります。以下では、社内ポータルサイトを代表する3つの機能をご紹介します。

Q&A機能

社内ポータルサイトのQ&A機能を利用すれば、質問と回答を一か所に集約して、社員全員が業務上の疑問を解決する環境ができます。
 
Q&Aを利用した場合、担当者は複数の社員からの質問に答える必要がなくなり、伝達する情報のムラや抜け漏れが減少するメリットもあります。

社内wiki機能

社内wikiは、多くの人が疑問を解消するために利用するWebサイトのひとつである「Wikipedia」の社内版であり、社員が情報を蓄積して運用します。
 
たとえば、業務マニュアルや作業手順書など、業務を進める上で参照する資料の保存に最適です。

掲示板機能

社内ポータルサイトの掲示板機能を利用すれば、社員に周知したい情報を簡単に共有できます。
 
会議などの対面でコミュニケーションをとるのが困難な場合でも、議論や意見交換、ノウハウの共有などの利用方法があります。


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関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

社内ポータルサイトの5つのメリット

これまでご紹介した社内ポータルサイトの機能などを社内で上手く活用すれば、以下のような5つのメリットを享受できます。

業務効率が向上する

社内ポータルサイトの機能を上手く利用できれば、情報共有が簡略化され、あらゆる業務で効率化が実現します。
 
たとえば、社内ポータルサイトのコミュニケーション機能を利用すれば、メールでのやりとりを改善できます。定型文が必要なメールは、やりとりに時間がかかりますが、社内ポータルサイトではスピーディーな情報交換が可能です。
 
そのため、会議の日程調整や資料の共有など、時間がかかるやりとりが必要だった業務が効率化され、他業務に回せる時間が生まれます。

生産性が向上する

多種多様なサポート機能がある社内ポータルサイトを利用すれば、社員のアウトプットする仕事の質と量が向上します。
 
たとえば、タスク管理機能では「やるべきこと」や「いつまでに完了させるのか」を管理するので、「どの業務に、どの程度リソースを割けば最大限のパフォーマンスができるか」を簡単に判断できます。
 
また、あらゆる社内情報が一元管理されるので、情報の伝達ミスや抜け漏れなど、事実確認や対応が必要な状況が減少し、業務のムダやムラが解消されます。

社内情報が一元管理される

社内情報が分散している環境では、通常業務を一時中断して「情報の管理場所を探す」という作業が必要になります。つまり、複数のツールで情報管理している場合には、資料探しに多くの時間が浪費されます。
 
また、収集した情報に抜け漏れがあった際には、業務上の大きなミスに繋がる可能性もあります。
 
一方、社内ポータルサイトで社内情報を一元管理すれば、ミスを誘発する情報の分散を防止し、かつ高度な検索機能で目的の情報へすぐにアクセスできる環境で仕事に取り組めます。

コミュニケーションコストが削減される

社内ポータルサイトを利用すれば、社員同士が形式的なやりとりを省略してコミュニケーションがとれます。そのため、メールよりも簡単に、部門を横断した業務上の依頼が可能になります。
 
また、社内ポータルサイトでは、すべての社員に同時に情報共有できるので、何度も同じ説明をする必要はありません。社員ひとりひとりが空いた時間に情報を参照できる環境をつくり、課題の自己解決をサポートします。
 
以上のように、他の社員とやりとりする場合には、コミュニケーションコスト(意思疎通にかかる時間や手間)がかかりますが、社内ポータルサイトを利用すれば、効率的に共通認識を生み出せます。

ペーパーレス化・テレワークが推進される

社内ポータルサイトを利用すれば、紙による情報発信が不要になるので、紙資源の利用が減少します。そのため、社内のペーパーレス化が促進され、経費削減にも良い影響を与えます。
 
また、社内情報がデジタル化されれば、テレワークなどにも柔軟に対応できるので、社員の多様な働き方に大きく貢献します。IT企業はもちろん非IT企業であっても、社内ポータルをはじめとしたITツールはテレワークとの親和性が非常に高く、今日の情勢下では導入必須と言えるでしょう。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

社内ポータルサイトのデメリット

社内ポータルサイトの利用には5つもメリットがある一方で、デメリットも存在します。以下では、社内ポータルサイトを検討する前に知っておきたい、2つのデメリットをご紹介します。

ポータルサイトを構築する必要がある

社内ポータルサイトを利用するためには、自社で一から構築しなければなりません。以下は、社内ポータルサイトを構築するために必要な工程です。
 
  • 課題・目的の設定
  • 要件定義
  • 構成作成
  • 情報設計
  • デザイン制作
  • コーディング
  • システム構築
  • 管理画面構築
  • コンテンツ制作
社内ポータルサイトを構築するためには、自社に専門知識を持った社員がいることが前提条件になり、運用までに時間がかかるデメリットがあります。

機能が複雑で使いこなせない

社内ポータルサイトには豊富な機能がありますが、通常業務で利用する社員にとっては、複雑で使い勝手が良くない側面でもあります。
 
また、自社の課題解決に必要のない機能も多いので、必要以上の運用コストを支払う状況にもなりかねません。
 
そのため、自社に必要な機能を過不足なく搭載し、すべての社員が簡単に活用できるほどシンプルなツールで情報管理するのが最善です。


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社内ポータルサイトのデメリットをカバーするおすすめのツール

社内ポータルサイトを自社で運用する際に直面する2つのデメリットは以下の通りです。
 
  1. ポータルサイトを構築する必要がある
  2. 機能が複雑で使いこなせない
社内ポータルサイトを構築するには専門的な知識と経験が必要です。また、社内ポータルサイトの構築後には、社員が通常業務で運用しますが、多機能ゆえに操作やUI(見た目)が複雑で、社内にリテラシーがない場合は利用が定着しない恐れがあります。
 
そのため、自社で一から構築する必要がなく、ITに詳しくない社員でも簡単に活用できるほどシンプルなツールが、社内情報の一元管理には最適です。
 
結論、社内ポータルサイトの5つのメリットを網羅し、デメリットをカバーできるツールは、社内情報の一元管理が驚くほどの低コストで実現し、ITリテラシーの異なる社内でも即日で利用可能なほどシンプルなStock一択です。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内ポータルサイトの機能やメリット・デメリットまとめ

これまで、社内ポータルサイトの概要・機能やメリット・デメリットをご紹介してきました。
 
社内ポータルサイトは、社内で取り扱われているあらゆる情報にアクセスするためのWebサイトのことです。Q&A機能や社内Wiki機能、掲示板機能など、さまざまな機能を搭載していますが、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しいという課題もあります。
 
そのため、情報管理を効率化するためには、自社の課題解決に必要な機能を過不足なく搭載し、必要に応じてQ&Aや社内Wiki、掲示板などを作成できる「ノート機能」を兼ね備えたツールが最適です。
 
今回ご紹介した「Stock」は、ノート機能で社内のあらゆる情報を確実に蓄積し、ノートごとに紐づいたメッセージ機能でコミュニケーションもまとめて管理できるツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内の情報管理を効率化し、すべての社員が働きやすい環境をつくりましょう。
 
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