社内情報の管理方法のひとつに、社内ポータルサイトの利用があります。社内ポータルサイトを使って社内情報を一元管理すると情報の分散が防げ、企業は業務効率化や社内コミュニケーションの活性化などのメリットを享受できます。
しかし、社内ポータルサイトは有益なツールである一方で「知識がなく、社内で構築・運用するまでに至らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内ポータルサイトの機能や活用されるためのポイントを中心にご紹介します。
- 社内ポータルサイトとほかのサービスの違いを把握し最適なものを導入したい
- 社内ポータルサイトのメリットやデメリットを踏まえ、運用に向けて準備したい
- 社内情報の一元管理ができておらず社内情報が散らばっている現状に悩んでいる
という担当者の方は、今回の記事を参考にすると、社内ポータルサイトについて理解が深まり、社内の情報管理を正しく効率化できます。
目次
社内ポータルサイトとは？
社内ポータルサイトとは、社内のあらゆる情報にアクセスできる、企業専用のWebサイトを指します。
社内ポータルサイトを利用すれば、社内で不明点があった場合、誰でもサイトへアクセスするだけで必要な情報が引き出せます。
従来は自社内ネットワーク上にサイトを構築して利用するのが一般的でしたが、昨今ではクラウドサービスを利用して、場所を問わずアクセスできるようにしている企業が増加しています。
他サービスとの違いとは
以下では、社内ポータルサイトと混同されがちなサービスとの違いについて解説します。
- ポータルサイト
- 社内SNS
- グループウェア
- 社内掲示板
ポータルサイトとはインターネット上の誰もがアクセス可能で、サイトから関連サービスへと移動できるサイトを指します。社内ポータルサイトとの違いは、アクセスできる対象者が限定されていない点にあります。
社内SNSとは、企業の社内利用を想定したSNSを指します。社内SNSは社内コミュニケーションの活性化を目的としている一方で、社内ポータルサイトは情報共有や情報の一元管理が目的であるため、社内SNSとは利用用途が大きく異なります。
グループウェアとは、Web会議や勤怠管理、タスク管理など、さまざまな機能を利用できるツールです。従来は社内ポータルサイトに比べてグループウェアは機能が限定的でした。しかし、昨今ではクラウド型グループウェアが多数リリースされており、差はほとんどないと言えます。
社内掲示板とは、社内で従業員が自由に利用できるインターネット掲示板を指します。昨今では、社内掲示板を単独で利用するのではなく、社内ポータルサイトへの組み込みによって代用するケースが増加しています。そのため、社内掲示板は社内ポータルと異なるサービスではなく、連携を行う機能だと言えます。
以上のように、それぞれのサービスごとに違いがあるので、自社に導入すべきサービスとしてどのサービスがマッチしているかを慎重に検討しなければなりません。
社内ポータルサイトの目的とは
社内ポータルサイトの主な目的は「情報の一元管理」です。
社内ポータルサイトによって、業務マニュアルやノウハウなど社内に分散している情報をサイト内に集約できます。そのため、複数のツールを横断して情報を探す手間がなくなり、効率よく作業を進められるのです。
このように、社内ポータルサイトを使えば必要な情報へのアクセス性を高めつつ、情報の管理も簡単に行えるようになります。
社内ポータルサイトの主な機能
ここからは、社内ポータルサイトの代表的な3つの機能をご紹介します。以下の内容をあらかじめ全社で把握しておけば、サイトの具体的な使用イメージを持ちながら導入を進められます。
Q&A機能
Q&A機能は、よくある質問とその答えを事前に記載しておくシステムです。
社内ポータルサイトのQ&A機能を利用して、業務上の質問と回答を一か所に集約すると、社員自身で疑問を解決できる環境が構築されます。
結果として、担当者は複数の社員からの同一の質問に答える必要がなくなり、無駄な作業にかかっていたリソースを減らせるのです。また、回答は常にページ上で確認できるので、伝達する情報の抜け漏れを防止する効果も見込めます。
社内wiki機能
社内wikiは、社員個人が情報を蓄積して運用する機能です。
たとえば、業務マニュアルや作業手順書など、業務を進めるうえで参照する資料を社内wikiとして保存しておけば、ほかの部署の社員であっても検索するだけですぐに該当情報を得られます。
そのため、業務引継などが効率的に進められるようになり、作業品質の一定化が実現できるのです。
掲示板機能
社内ポータルサイトに搭載されている掲示板機能では、社員に周知したい情報を簡単に共有できます。
誰でも自由に書き込め、双方向の情報共有が行える点が特徴です。たとえば、会議などによる対面のコミュニケーションをとるのが困難な場合でも、議論や意見交換・ノウハウの共有を掲示板上で行えます。
さらに、掲示板機能では業務以外のやりとりもできるので、社内で会話するのと同じように社員同士でコミュニケーションがとれるようになります。
社内ポータルサイトが活用されるための条件とは
ここからは、社内ポータルサイトが活用されるための条件を紹介します。以下の条件を満たしていない場合、社員がサイトを利用せず属人的な情報管理を行うようになるので注意しましょう。
操作が簡単で見やすいサイトになっているか
操作が簡単で情報が見やすいサイトかは、社内ポータルサイトが活用されるために重要なポイントです。
操作が複雑なサイトでは、社員が必要な情報を見つけるまでにサイト内を探し回る手間がかかります。結果、情報へのアクセス性の悪さから社員がサイトを見なくなる事態に陥ってしまうのです。
したがって、社内ポータルサイトは操作が簡単である必要があります。そこでたとえば、「Stock」のように誰でも直感的に操作できる情報管理ツールを社内ポータルの代わりに運用して、情報管理におけるストレスを解消している企業も多いです。
情報が定期的に更新されているか
情報が定期的に更新されているかも、社内ポータルサイトの活用にかかわるポイントのひとつです。
サイト内の情報が更新されていない状態では、社員がサイトを閲覧する必要性を感じなくなります。さらに、掲載された情報と現状に乖離がある場合、作業ミスが発生する可能性もあるのです。
したがって、社内ポータルサイトに掲載された情報は常に最新のものである必要があります。そこでたとえば、サイトの責任者を配置して情報更新のルールを定めるなどの対策を行いましょう。
情報がサイト内に集約されているか
情報がサイト内に集約されているかも、社内ポータルサイトが活用されるために必要なポイントです。
とくに、社内で複数のポータルサイトを運用している場合、情報が分散し「必要な情報が見つからない」事態になる可能性があります。また、情報によってアクセスするサイトを変えなくてはならない状態では利便性が損なわれるので、サイトが形骸化する原因になりかねません。
そのため、社内ポータルサイトではすべての情報をひとつのサイトで閲覧できるように、情報をサイト内にまとめる必要があります。ただし、情報が整理されていなければ社員がサイトを見づらくなるので、社員のニーズに合わせて表示させる順番を入れ替えるなどの情報整理をしましょう。
社内ポータルサイトの選定における比較ポイントとは
以下では、社内ポータルサイトを選定する際に比較すべきポイントを解説します。以下3点のポイントに着目すれば、導入の失敗にかかわるリスクを低減できます。
自社の課題を解決する機能があるか
まずは、自社が抱える課題を明確化し、社内ポータルサイトの導入で課題が解決できるかを確認します。
たとえば、コミュニケーションや勤怠管理、タスク管理の方法が煩雑化している場合、社内ポータルサイトを導入すると情報が一元化でき、作業効率の向上が見込めます。一方、既にグループウェアが導入されており、社内に浸透していないだけであれば、社内ポータルサイトの導入ではなく、利用方法を周知しなければなりません。
このように、課題を正しく認識してからポータルサイトの導入に踏み込まなければ、導入そのものが目的となってしまい運用が形骸化してしまうのです。
社内ポータルサイトの導入効果を最大限得るためにも、まずは、自社の課題を明確化し、社内ポータルサイト導入によって改善できるかを見極めましょう。
セキュリティ対策が十分に立てられているか
社内ポータルサイトを導入する際は、セキュリティ対策が十分に立てられているかの確認が大切です。
社内ポータルサイト内には社内のあらゆる情報が保存されます。仮に、社外秘の情報が漏洩した場合に企業は大きな損害を受けるうえ、信頼失墜につながる可能性もあるのです。
したがって、導入するポータルサイトには万全のセキュリティが必要です。アクセス制限設定など情報流出を避ける機能はもちろん、不正アクセスやサイバー攻撃に対する対策があるものを選択しましょう。
コミュニケーションの場が整備されているか
コミュニケーションの場が整備されているかも、サイトを選定するうえで重要なポイントです。
社内ポータルサイトには、掲示板機能やチャットなどさまざまなコミュニケーションの場が設けられています。しかし、社員が自由に使いはじめると、場が荒れたり過疎化したりする恐れがあるのです。
したがって、社内ポータルそれぞれの機能に関して使い分けを明確化し、どのような目的で利用すべきかのルール決めを行いましょう。
社内ポータルサイトにおける成功事例3選
ここからは、社内ポータルサイトにおける成功事例を3選紹介します。以下の成功事例を参考にすれば、自社でポータルサイトを展開する際に失敗する確率を下げられます。
名豊興運株式会社
名豊興運株式会社は、運送事業と倉庫事業を営む物流会社です。
同社では「コミュニケーションの活性化」「経営理念の浸透」を目的に社内ポータルサイトの導入を行いました。
また、ポータルサイトの導入によって、社内報をはじめとしたコンテンツや情報の素早い伝達を実現しています。
社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会
社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会は、聴覚障害者向けの支援事業を行う組織です。
同協会には耳の聞こえない職員が多く在籍しており、情報が抜け落ちないコミュニケーション方法が求められていました。また、協会全体でIT化の流れがあり、稟議書プロセスをペーパーレスにする必要があったのです。
そこで、同協会では社内ポータルサイトを導入し、コミュニケーションの課題解決や稟議書の電子化を進めました。結果、ポータルサイトによって情報をリアルタイムに共有でき、業務を効率的に行えるようになりました。
とみおかグループ
とみおかグループは、クリーニング店やコインランドリーなどを展開する企業です。
同社では、本社と店舗のスタッフが同じ目標を持って仕事できていないという課題がありました。そこで、社内ポータルサイトを導入し、社内報や企業理念・マニュアルの共有を進めたのです。
結果として、各店舗で異なっていた接客の方法が統一され、サービスの質を向上できました。また、社内コミュニケーションの活性化にもつながり、本社と店舗の垣根を超えたコミュニケーションが実現しました。
社内ポータルサイトにおける4つのメリット
ここからは、社内ポータルサイトの導入により得られる5つのメリットについて解説します。以下の内容を周知しておけば、導入をスムーズに進められます。
業務効率が向上する
社内ポータルサイトを活用すると、情報共有が簡略化され、あらゆる業務において業務効率化が実現します。
たとえば、社内ポータルサイトのコミュニケーション機能では、メールでの定型文の記載を省略でき、効率的にやりとりできます。
また、タスク管理機能では「やるべきこと」や「いつまでに完了させるのか」の管理が行えることから「どの業務にリソースを割けば最大限のパフォーマンスができるか」が視覚的に判断でき、作業効率を上げられるのです。
また、あらゆる社内情報がポータル上で一元管理されるため、情報の伝達ミス・抜け漏れなど、事実確認や対応が必要な状況が減少し、業務のムダやムラの解消にも繋がります。
社内情報が一元管理される
社内ポータルサイトで社内情報を一元管理すると、情報の分散を防止できます。
社内情報が分散している環境では、何か知りたいことがあるたびに、通常業務を一時中断して情報の管理場所を探す作業が必要です。また、複数のツールで情報管理している場合には、資料探しにより多くの時間がかかります。
しかし、社内ポータルサイトで情報を一元管理していれば、情報へのアクセス性を高めて効率よく作業を進められるのです。
コミュニケーションコストの削減
社内ポータルサイトを利用すれば、コミュニケーションコストを削減できます。
社内ポータルサイトでは、任意のメンバーへ同時に情報共有ができるので、同じ質問が来たり同じ説明をしたりする必要がありません。さらに、疑問点が生じた場合にもすぐに情報を参照できるので、課題の自己解決に取り組みやすくなります。
通常、他の社員とのやりとりには、コミュニケーションコスト(意思疎通にかかる時間や手間)がかかりますが、社内ポータルサイトを利用すると、特定の業務に関わるメンバー間で効率的に業務への共通認識を生み出せます。
ペーパーレス化・テレワークが推進される
社内ポータルサイトを利用すると、紙による情報発信が不要になるので、社内のペーパーレス化が促進されます。
また、社内情報がデジタル化されれば、テレワークなどにも柔軟に対応可能となり、社員の多様な働き方にも大きく貢献します。
結果として、社内ポータルサイトの導入により、従業員満足度の向上や紙媒体の書類管理にかかっていたコストの削減が見込めるのです。
社内ポータルサイトのデメリット
ここからは、社内ポータルサイトのデメリットを紹介します。以下のデメリットを把握していなければ、導入後にイメージとの乖離が生じて運用を中止してしまう可能性があるので注意しましょう。
ポータルサイトを構築する必要がある
社内ポータルサイトを利用するには、自社で一から構築しなければなりません。ポータルサイトの構築には、以下の9つの工程が必要です。
- 課題・目的の設定
- 要件定義
- 構成作成
- 情報設計
- デザイン制作
- コーディング
- システム構築
- 管理画面構築
- コンテンツ制作
したがって、社内ポータルサイトの構築には、自社に専門知識を持った社員がいることが前提条件となり、運用までに時間がかかるデメリットがあるのです。
機能が複雑で使いこなせない
社内ポータルサイトには豊富な機能がありますが、通常業務で利用する社員にとっては、複雑で使い勝手が良くない側面もあります。
機能が豊富であることは、ITリテラシーの高いメンバーにとっては機能を使いこなしてより効率化を図れるものの、ITリテラシーの低いメンバーにとっては社内ポータルが使えず、ストレスが発生します。また、自社の課題解決には必要のない機能も多く、必要以上の運用コストを支払う状況になってしまうのです。
そのため、「社内ポータルでなければ自社の課題が解決できないのか」を担当者は精査すべきです。とくに、情報管理に特化して効率化する場合には、必要な機能を過不足なく搭載し、すべての社員が簡単に活用できるほどシンプルなツールが最適です。
社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるツール
以下では、社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるおすすめのツールをご紹介します。
社内ポータルサイトは情報の一元管理に便利ですが、構築には専門的な知識と経験が必要であり、構築しても多機能ゆえに操作やUI（見た目）が複雑になりやすいです。そのため、社内のITリテラシーが低い場合、利用が定着しない恐れもあります。
したがって、自社で構築する必要がなく、かつITに詳しくない社員でも簡単に活用できるほどシンプルな情報管理ツールが、社内情報の一元管理には最適です。
結論、社内ポータルサイトよりも簡単に情報の一元管理を行えるのは、非IT企業における65歳以上の社員でも簡単に社内情報を一元管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で情報を残し「フォルダ」で見やすく分類しながら簡単に管理可能です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、業務テーマごとにタスク管理やコミュニケーションができる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
最も簡単に社内情報を一元管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
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余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
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＜Stockの口コミ・評判＞
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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社内ポータルサイトが活用されるためのポイントまとめ
これまで、社内ポータルサイトの概要や活用されるためのポイントを解説しました。
社内ポータルサイトは社内情報の一括管理に役立つサービスで、適切に運用すれば業務効率の向上やコミュニケーションコストの削減が期待できます。しかし、活用されるには「操作が簡単で情報が確認しやすいこと」や「情報が定期的に更新されているか」などのポイントを押さえながら運用する必要があります。
また、社内ポータルサイトは多機能なものが多く、ITリテラシーの異なる社内では運用が難しいデメリットもあります。そのため、社内情報の一括管理には、ITリテラシーを問わず使いこなせるほど操作が簡単な情報管理ツールが最適なのです。
そこで、直感的な操作性を持ち、社内の情報管理・共有が誰でも簡単にできるStockであれば、社内ポータルの複雑さに悩む懸念もなくなります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報管理を行い、業務効率の向上に役立てましょう。
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