企業にとって、情報とは重要な経営資源のひとつであり、業務効率化や生産性向上には必要不可欠なものです。こうした情報を適切に管理する方法として、「情報の一元管理」があります。
 
情報を一元管理できれば、情報活用の活性化など、企業活動に良い影響を与えます。
 
しかし、一元管理の重要性を理解しているビジネスマンが多い一方で、「社内で実践するには自社では一元管理についてあまり理解がない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、一元管理の概要とメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 「一元管理とは何か」を正確に理解して、社内情報の一元管理を一気に推し進めたい
  • 一元管理のメリットやデメリットを理解したうえで、導入するITツールを検討したい
  • 効率的な一元管理を実現するポイントも押さえたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、一元管理について深く理解でき、自社でどのように実践するかのイメージが明確になります。


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一元管理とは?

社内で一元管理を推進するには、一元管理に対する理解を深める必要があります。以下では、一元管理の概要と経営資源の一元管理についてご紹介します。

一元管理と一括管理の違い

一元管理に似た言葉に、一括管理があります。それぞれの意味は以下の通りです。
 
  • 一括管理
  • 個々の部署や担当者が管理していた情報を、一か所に集約して管理する方法です。
  • 一元管理
  • 社内情報を一か所にまとめるだけでなく、管理方法まで統一することを意味します。
管理方法などがばらばらで一箇所にまとめる一括管理ではなく一元管理を行い、情報の管理方法まで統一すれば、集積したデータをより効率的に活用できるようになります。

経営資源を一元管理する重要性

企業が業績を上げるためには、経営資源を一元管理して、適切な経営判断ができる環境を用意する必要があります。一般的に、企業の経営資源は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの要素から成り立っていると言われています。
 
4つの経営資源のなかでも、とくに情報の一元管理は円滑な経営の要になります。企業が取り扱うべき情報は日々増え続けており、適切に管理しなければ自社に有益な情報を有効活用できないからです。
 
たとえば、顧客データや業務ノウハウ、生産管理データなど、あらゆるカテゴリーの社内情報を統合されたデータベースに一元管理できれば、生産フローや問い合わせ処理などの業務が効率化されます。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


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一元管理の3つのメリット

情報を一元管理するメリットは、間接的な影響も含めれば数多くありますが、以下では代表的な3つのメリットについてご紹介します。

業務効率化

情報の一元管理によって、「単純作業がなくなる」「必要な情報がすぐに見つかる」など、社内のあらゆる業務の効率化が進みます。
 
たとえば、社内情報が複数の場所で管理されている場合、目的の情報を手に入れるには管理場所を他の社員に聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。こうした手間は、作業時間が増える原因にもなり、結果として作業効率の低下に繋がりかねません。
 
一方、一元管理によりすべての情報が一箇所に整理された状態で管理されていれば、情報を探す手間を省き即座に必要な情報にアクセス可能になります。
 
また、業務ノウハウやナレッジが一元管理できていれば、参照すべき箇所が明らかになるため、優秀な社員の知見が浸透しやすくなります。その結果、社員ひとりひとりを教育するよりも、スキルアップのプロセスを効率化できるのです。
 
このように、情報の一元管理は社内のあらゆる仕事に業務効率化の好影響を与えます。

円滑なコミュニケーションの実現

情報の一元管理は、社内情報をひとつの管理方法でまとめるので、経営層と現場、営業と開発などの間にある壁を取り払うことにも繋がります。
 
たとえば、情報の管理方法が部門や立場ごとに異なる場合、情報共有のハードルが高まり、部署横断的なヨコの関係が弱くなります。その結果、業務以外のコミュニケーションも減少し、部門間の円滑な情報共有も少なくなりがちです。
 
一方で、一元管理で情報の管理方法が統一されていれば、部署を越えた情報共有であっても、情報が同一の形式で管理されているので情報共有が活性化しやすくなり、業務以外のコミュニケーションも促進できます。
 
その結果、部署を横断した円滑なコミュニケーションが実現できます。

情報の活用が活発化

情報の一元管理により、情報の活用が社内で活発になることもメリットのひとつです。
 
情報が一元管理されていない環境は、大切な社内情報が分散していたり、体系的に整理されていなかったりと、情報を有効活用できる状態ではありません。これでは、折角の経営資産が意味を持たなくなってしまいます。
 
一方一元管理によって社員全員が共通する情報にすぐアクセスできる環境があれば、社員同士の情報格差は軽減され、意思決定のスピードも向上します。
 
その結果、効率的に業務が進行するようになり、さらに情報が蓄積されて活用が促進されるという好循環が生み出せます。
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


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一元管理の2つのデメリット

膨大な社内情報の一元管理は、人力では限界があるので、ITツールの存在が欠かせません。しかし、一元管理に必要なITツールに関して、以下のような考慮すべき2つのデメリットがあります。

ツールの複雑化

社内情報の一元管理を実現するツールは、多機能かつ高性能という特徴があります。「多機能」や「高性能」は大きなメリットに聞こえますが、裏を返せば「複雑」である場合が多々あります。
 
一元管理のために導入したITツールが社内に浸透せず、一部の社員しか利用していない状況が発生している場合、高確率でITツールの操作性の難しさに原因があります。
 
とくに、ITリテラシーの異なる社内に導入する場合には、ITに詳しくない社員でも直感的かつ簡単に操作できるシンプルなツールが必要です。

コストが高額

多機能で高性能なITツールは、運用コストが高くなる傾向にあります。情報の一元管理は重要ですが、あくまでも企業の生産性を高めるための手段のひとつなので、できる限りコストは抑えるべきです。
 
したがって、自社に必要な機能に目星を付け、過不足なく搭載しているITツールを選びましょう。必要以上の機能を持つツールは高いコストがかかるうえ、社員に利用が浸透しないデメリットもあるからです。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、フリープランでも利用ができ、有料プランも低コストで運用ができるツールになっています。また、ITに詳しくない社員でも使いこなせるほどシンプルで使い勝手が良く、社内浸透を阻む恐れもありません。


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情報の一元管理を効率化するポイント

社内情報をただ一元管理するだけでなく、効率的に管理できると、より担当者や社員がいきいきと働きやすい環境が整えられます。
 
以下では、情報の一元管理を効率化する際に押さえるべき3つのポイントを解説します。

目的を社内で共有する

情報を一元管理できるツールを導入する前に、まずはツールを利用する社員に導入目的を共有しましょう。
 
トップダウンの指示だけで運用させる方法では、ITツールを扱うこと自体が目的となり、全体を俯瞰して情報を共有・活用する環境は生まれません。
 
また、導入目的を事前に共有しておけば、実務のなかで運用方法の改善点が出てきた際にも、より目的に近い方向に修正できます。
 
つまり、問題が発生した際にその場しのぎの表面的な解決ではなく、本質的な解決に繋がるのです。

情報が流れないツールを選ぶ

情報の一元管理には、社内で共有された情報が流れずに蓄積できる環境が必要不可欠です。たとえば、ビジネスチャットツールで社内情報を管理している場合、重要なファイルを共有したメッセージがほかのメッセージで流れていくケースが多々あります。
 
情報の一元管理の本質は、集積した情報の有効活用にあり、社内情報が埋もれてしまう環境は一元管理ができている状況だとは言えません。
 
そのため、情報の一元管理には、社内の大切な情報が流れず、確実に蓄積できるITツールを導入しましょう。後から振り返りやすいツールで管理しておけば、情報の取りこぼしを防げます。

情報への高いアクセス性のあるツールを選ぶ

情報の一元管理には、共有された情報が流れない機能だけでなく、目的の情報を瞬時に見つける機能も必要です。
 
なぜなら企業が取り扱う情報は膨大な量であり、日々の業務のなかでさらに増え続けます。膨大な社内情報から、瞬時に目的の情報を探し出せなければ、情報の一元管理ができているとは言えません。
 
したがって、情報の活用を促すには、導入するITツールに誰でも簡単に必要な情報へアクセスできる機能が搭載されている必要があります。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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非IT企業でも情報の一元管理が簡単にできるツール

以下では、ITツールに不慣れな非IT企業でも情報の一元管理が簡単にできるツールをご紹介します。
 
情報の一元管理を実現するだけでなく、担当者や社員への負担を減らしながら、より高い効果を生み出すためには「一元管理の目的が共有でき、情報が正しく蓄積・アクセスできるツール」が必要です。
 
情報の一元管理ができるITツールは数多くありますが、共有した情報が流れず、目的の情報にすぐにアクセスできるツールは限られます。
 
また、情報の一元管理にチャットツールとストレージツールを併用するケースもありますが、その場合ツールをまたいだ管理となるので情報が分散してしまい、一元管理のメリットを享受できません。そのため、共有した情報のテーマごとに、ひとつのツールで社員同士がコミュニケーション可能なツールの導入が求められるのです。
 
結論、チャットを含めたすべての社内情報を一元管理できるツールは、社内の情報を確実に蓄積し、目的の情報をすぐに発見できる「Stock」一択と言えます。
 
シンプルな操作性で誰でも直感的に利用できるStockであれば、ITツールに不慣れな非IT企業でも社員のITリテラシーの差によらず社内浸透が促進できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報の一元管理の概要やメリット・デメリットまとめ

ここまで、一元管理の概要とメリット・デメリットを中心に解説してきました。情報の一元管理のメリットとデメリットをまとめると以下になります。
 
  • 【メリット】業務効率化
  • 【メリット】円滑なコミュニケーションの実現
  • 【メリット】情報の活用が活発化
  • 【デメリット】ツールの複雑化
  • 【デメリット】コストが高額
一元管理の3つのメリットは情報の活性化に繋がり、企業の利益向上のためにはなくてはならないものです。しかし一方で、情報の一元管理が抱えるデメリットに適切に対処できなければ、メリットを存分に享受できないのも事実です。したがって、2つのデメリットを解決できるITツールの導入が必要になります。
 
今回ご紹介したStockは、2つのデメリットを解決し「低コストで情報の一元管理ができる、過不足のない機能を兼ね備えたシンプルなツール」です。
 
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