企業は、経営資源のひとつである情報を適切に管理できれば、業務効率化や生産性向上などの大きな利益を得られます。
 
たとえば、情報の適切な管理方法のひとつに、情報の一元管理があります。情報を一元管理できれば、情報活用の活性化など、企業の利益に大きな影響を与えます。
 
しかし、一元管理の重要性を理解しているビジネスマンが多い一方で、「社内で実践するには一元管理についてあまり理解がない」と感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、一元管理の概要とメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 「一元管理とは何か」を正確に理解して、社内情報の一元管理を一気に推し進めたい
  • 一元管理のメリットやデメリットを理解した上で、導入するITツールを検討したい
  • 効率的な一元管理を実現するポイントも押さえたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、一元管理について深く理解でき、自社でどのように実践するかのイメージが明確になります。


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一元管理とは?

社内で一元管理を推進するためには、一元管理に対する理解を深める必要があります。以下では、一元管理の概要と経営資源の一元管理についてご紹介します。

一元管理と一括管理の違い

一元管理に似た言葉に、一括管理があります。それぞれの意味は以下の通りです。
 
  1. 一括管理
  2. 個々の部署や担当者が管理していた情報を、一か所に集約して管理する方法を指します。
     
  3. 一元管理
  4. 社内情報を一か所にまとめるだけでなく、管理方法まで統一することを意味します。
一元管理で、情報の管理方法まで統一すれば、集積したデータを効率的に活用できるようになります。

経営資源を一元管理する重要性

企業が業績を上げるためには、経営資源を一元管理して、適切な経営判断ができる環境を用意する必要があります。企業の経営資源は以下の4つの要素から成り立っています。
 
  • ヒト
  • モノ
  • カネ
  • 情報
4つの経営資源のなかでも、特に情報の一元管理は円滑な経営の要になります。企業が取り扱うべき情報は日々増え続けており、適切に管理しなければ自社に有益な情報を有効活用できないからです。
 
たとえば、顧客データや業務ノウハウ、生産管理データなど、あらゆるカテゴリーの社内情報を一元管理できれば、生産フローや問い合わせ処理などの業務全般が効率化されます。


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関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

一元管理の3つのメリット

情報を一元管理するメリットは、間接的な影響も含めれば数多くありますが、以下では代表的な3つのメリットについてご紹介します。

業務効率化

情報の一元管理によって、「単純作業がなくなる」「必要な情報がすぐに見つかる」など、社内のあらゆる業務の効率化が進みます。
 
たとえば、社内情報が複数の場所で管理されている場合、目的の情報を手に入れるために管理場所を他の社員に聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。
 
また、業務ノウハウやナレッジが一元管理できれば、情報が一箇所に格納されているので、優秀な社員の知見が浸透しやすくなります。そのため、知識情報の一元管理は社員ひとりひとりを教育するよりも、スキルアップのプロセスを効率化できるのです。
 
このように、情報の一元管理は社内のあらゆる仕事に業務効率化の好影響を与えます。

円滑なコミュニケーションの実現

情報の一元管理は、社内情報をひとつの管理方法でまとめるので、経営層と現場、営業と開発などの間にある壁を取り払うことにつながる可能性があります。
 
たとえば、情報の管理方法が部門や立場ごとに異なる場合には、情報共有のハードルが高まり、部署横断的なヨコの関係が弱くなります。そのため、業務以外のコミュニケーションも減少し、部門間の円滑な情報共有もより少なくなってしまうのです。
 
そのため、社内コミュニケーションを円滑にするためには、社内で共有されるあらゆる情報を一元管理できる環境が不可欠です。

情報の活用が活発化

情報の活用が社内で活発になることもメリットのひとつです。情報が一元管理されていない環境は、大切な社内情報が分散していたり、体系的に整理されていなかったりと、情報を有効活用できる状態ではありません。
 
つまり、情報の一元管理は、情報が一か所に集約されて、かつ有効活用できてはじめて意味がある管理方法なのです。
 
たとえば、社員全員が共通する情報にすぐアクセスできる環境があれば、社員同士の情報格差が軽減され、意思決定のスピードも向上します。
 
そして、効率的に業務が進行するようになり、さらに情報が蓄積されて活用が促進されるという好循環を生み出します。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選

一元管理の2つのデメリット

膨大な社内情報の一元管理は、人力では限界があるので、ITツールの存在が欠かせません。しかし、一元管理に必要なITツールに関して、以下のような考慮すべき2つのデメリットがあります。

ツールの複雑化

社内情報の一元管理を実現するツールは、多機能かつ高性能な特徴があります。「多機能」や「高性能」は大きなメリットに聞こえますが、裏を返せば「複雑」である場合が多々あります。
 
導入したITツールが社内に浸透せず、一部の社員しか利用していない状況が発生している場合、高確率でITツールの操作性の難しさに原因があります。ITリテラシーの異なる社内に導入する場合には、ITに詳しくない社員でも直感的かつ簡単に操作できるシンプルなツールが必要です。

コストが高額

多機能で高性能なITツールは、比較的運用コストが高くなる傾向にあります。情報の一元管理は重要ですが、あくまでも企業の生産性を高めるための手段のひとつであるので、できる限りコストは抑えるべきです。
 
したがって、自社に必要な機能に目星を付け、過不足なく搭載しているITツールを選びましょう。必要以上の機能を持つツールは高いコストがかかり、社員に利用が浸透しないデメリットもあります。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、フリープランでも利用ができ、有料プランも低コストで運用ができるツールになっています。また、ITに詳しくない社員でも使いこなせるほどシンプルで、使い勝手が良い特徴があります。


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情報の一元管理を効率化するポイント

社内情報をただ一元管理するだけでなく、効率的に管理できれば、より担当者や社員がいきいきと働ける環境を整えられます。
 
以下では、情報の一元化を効率化する3つのポイントをご紹介します。

目的を社内で共有する

情報を一元管理できるツールの導入前に、ツールを利用する社員に導入目的を共有しましょう。
 
トップダウンの指示だけで運用させる方法では、ITツールを扱うこと自体が目的になり、全体を俯瞰して情報を共有・活用する環境は生まれません。
 
また、導入目的を共有すれば、実務のなかで運用方法の改善点が出てきた際にも、より目的に近い方向に修正できます。つまり、問題が発生した際にその場しのぎの表面的な解決ではなく、本質的な解決が可能になります。

情報が流れないツールを選ぶ

情報を一元管理するには、社内で共有された情報が流れずに蓄積される環境が必要不可欠です。
 
たとえば、ビジネスチャットツールで社内情報を管理している場合、重要なファイルを共有したメッセージが他のメッセージで流れてしまうケースが多々あります。
 
情報の一元管理の本質は、集積した情報の有効活用にあり、社内情報が埋もれてしまう環境は一元管理ができていないと言えます。
 
そのため、情報の一元管理には、社内の大切な情報が流れず、確実に蓄積できるITツールが必要です。

情報への高いアクセス性のあるツールを選ぶ

情報の一元管理には、共有された情報が流れない機能だけでなく、目的の情報を瞬時に見つける機能も必要です。
 
企業が取り扱う情報は膨大な量であり、日々の業務のなかでさらに増え続けます。膨大な社内情報から、瞬時に目的の情報を探し出せなければ、情報を一元管理しているとは言えません。
 
情報の活用を促すためには、導入するITツールの機能として、誰でも簡単に必要な情報へアクセスできる機能が必要です。


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関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?

一元管理のデメリットをカバーするおすすめのツール

情報の一元管理を実現するだけでなく、担当者や社員への負担を減らしながら、より高い効果を生み出すための3つのポイントは、以下の通りです。
 
  1. 目的を社内で共有する
  2. 情報が流れないツールを選ぶ
  3. 情報への高いアクセス性のあるツールを選ぶ
情報の一元管理ができるITツールは数多くありますが、共有した情報が流れず、目的の情報にすぐにアクセスできるツールは限られます。
 
また、チャットツールとストレージツールを併用する場合もありますが、ツールをまたいでの管理となるので情報の分散が発生してしまい、一元管理のメリットを享受できません。そのため、共有した情報のテーマごとに、ひとつのツールで社員同士がコミュニケーション可能なツールが必要です。
 
結論、チャットを含めたすべての社内情報を一元管理できるツールは、社内の情報を確実に蓄積し、目的の情報をすぐに発見できるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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一元管理とは? まとめ

これまで、一元管理の概要とメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。以下は、一元管理のメリットとデメリットです。
 
  1. 【メリット】業務効率化
  2. 【メリット】円滑なコミュニケーションの実現
  3. 【メリット】情報の活用が活発化
  4. 【デメリット】ツールの複雑化
  5. 【デメリット】コストが高額
一元管理の3つのメリットは企業の利益に繋がる重要な要素であり、経営資源のひとつである情報の活用に迫られている企業に必要です。
 
一方で、情報の一元管理が抱えるデメリットに適切に対処できなければ、メリットを存分に享受できないのも事実です。そのため、2つのデメリットを解決できるITツールの導入が必要になります。
 
今回ご紹介した「Stock」は、2つのデメリットを解決し「低コストで情報の一元管理ができる、過不足のない機能を兼ね備えたシンプルなツール」です。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内に分散した情報を一元管理し、業務効率化や生産性向上を実現しましょう。
 
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