新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、テレワークが多くの企業で採用され始めてから、教育資料としてのマニュアルの価値が再度見直されています。
 
今日では「マニュアルを参照すれば、1人でも作業できる状態」にするマニュアルが求められ、記載される情報量が増えている傾向にあります。しかし、情報量の多いマニュアルは、何がどこに書かれているのかが分かりにくく、理解に時間がかかるという課題があります。
 
マニュアルが抱える課題を解決するためには、テキストで煩雑になった見た目を整え、読みやすいマニュアルにする必要があります。
 
見やすくわかりやすいマニュアルにするためのツールとして、デザイン性の高い資料作成に有効な「パワーポイント」の利用が挙げられます。しかし、「パワーポイントで分かりやすいマニュアルを作れるのか」「作成して効果はあるのか」という懸念点がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作るコツやメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • ワードやエクセルに慣れていないので、パワーポイントで効率的にマニュアルを作成したい
  • マニュアルを作成する前に、パワーポイントが最適なツールなのか確認したい
  • パワーポイントのデメリットをカバーできるおすすめのツールを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくと、パワーポイントを活用したマニュアル作成が効率的になり、かつ、自社に合ったマニュアルの作成・管理環境を再検討できます。
 


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パワーポイントでマニュアルを作成する3つのコツ

パワーポイントは、相手に伝わるデザインの資料を作成できる豊富な機能を兼ね備えています。以下では、マニュアル作成においてパワーポイントの機能を上手く利用するコツをご紹介します。

フォントを絞る

パワーポイントには、MS明朝や游ゴシックなど、さまざまなフォントがあります。しかし、マニュアル作成の際には、1つのフォントだけを利用しましょう。
 
フォントの種類が複数あると、余計な情報が増えるのでマニュアルの内容に集中できなくなります。そのため、重要な箇所を強調したい場合には太文字やカラーにし、説明文は枠線で囲むなどで対応しましょう。
 
社内で使用するフォントにルールがある場合には、ルールに従ってフォントを使用します。あくまでもフォントは理解を促すためのものであり、デザインなどを理由に複数使うことは、分かりにくいマニュアルの原因になります。

カラーを絞る

マニュアルで使用するカラーは3色までに限定しましょう。使用する色が3つの理由は、以下の3つの使い分けをするためです。
 
  • ベースカラー
  • マニュアルの説明文で使うカラーです。
  • メインカラー
  • 見出しなどの強調したい箇所で使うカラーです。
  • アクセントカラー
  • 一番強調したい箇所で使うカラーです。
選択した3色以上の使い分けをしたい場合には、色の濃淡を変更して使用すれば、統一感を損なうことなくマニュアルを作成できます。

図・表・写真を活用する

パワーポイントでマニュアルを作成する際には、図や表、写真を効果的に使って、社員の理解を促すマニュアル作りが求められます。
 
テキストのみで作成されたマニュアルは、内容理解に時間がかかるので、社員のマニュアルに対する心理的ハードルを高めてしまう可能性があります。
 
一方で、図などのビジュアルで内容を把握できる情報は、社員の理解を助け、積極的なマニュアルの利用を促します。
 
そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する際には、図や表、写真を利用しましょう。ただし、これらを利用しすぎるとかえって、情報にまとまりがなくなり理解を妨げる原因になるので、適度に添付するのがポイントです。


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関連記事: マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット

以下では、プレゼンテーション資料を作成するパワーポイントを使って、マニュアルを作成することのメリットを2つご紹介します。

デザインの自由度が高い

パワーポイントでマニュアルを作成すれば、視覚的、感覚的に優れたデザインのマニュアルを作成できます。
 
なぜなら、パワーポイントはプレゼンテーションの資料を作成するのに特化したツールなので、図やグラフの作成、画像の挿入が直感的にできるからです。
 
画像などから直感的な内容理解ができるマニュアルは、テキストのみで作成されたマニュアルよりも、社員の理解度の高める効果があります。また、ビジュアルに訴える情報は「画像優位性効果」が働くので、文字だけのマニュアルよりも記憶に定着しやすいのです。
 
そのため、図や画像を活用しやすいパワーポイントは、社員に分かりやすいマニュアルを作るのに適しているツールと言えます。

普段利用するツールで作成できる

Office製品のひとつであるパワーポイントは、多くの日系企業が採用しているITツールです。そのため、企画のプレゼンテーションなどで使用する機会があり、基本的な操作をすでに理解しているビジネスマンが多いので、利用のハードルが低いという特徴があります。
 
また、基礎的な知識があればデザインアイデアやマクロなど、応用的な機能を利用してマニュアルを作成できます。
 
そのため、他のツールを使う時間的コストや心理的コストを回避するために、普段からよく利用するパワーポイントでマニュアルを作成するのは、有力な手段のひとつです。


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関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法

パワーポイントでマニュアルを作成する3つのデメリット

パワーポイントでマニュアルを作成することに2つのメリットがある一方で、デメリットも存在します。以下では、マニュアル作成をパワーポイントで行う3つのデメリットをご紹介します。

初心者にはハードルが高い

パワーポイントでのマニュアル作成は、初心者にはハードルが高いといえるでしょう。パワーポイントの操作に慣れていても、パワーポイントでのマニュアルの作成にはかなりの時間を要します。
 
1ページごとの編集であってもマニュアルとなればページ数も多く、デザインやレイアウトが自由自在なことも重なって、なかなか作成が進まないケースが多いです。操作方法に詳しくない初心者の社員であれば、よりその傾向が強くなります。
 
つまり、視覚的に優れたマニュアルを作成できることが仇となり、必要のない細部に拘ってしまって作業効率が低下する事態に陥ります。
 
業務効率化のためのマニュアル作成が非効率であるのは本末転倒なので、マニュアルをパワーポイントで作成するのは得策とは言えません。

スマートフォンで確認しにくい

パワーポイントで作成したマニュアルを、スマートフォンなどのモバイル端末で閲覧するのは不便です。
 
なぜなら、パワーポイントはPCでの操作を前提としたOffice製品のひとつなので、スマートフォンで表示する場合には縮小され、閲覧しにくいケースが多いからです。
 
マニュアルを利用する職種や場所などはさまざまであり、どのデバイスからアクセスしても利用しやすいことがマニュアルに求められる条件です。
 
そのため、あらゆる環境でマニュアルを利用することを前提に、どのデバイスからもストレスなく閲覧できるように管理する必要があります。

リアルタイムで共有できない

パワーポイントは基本的にリアルタイムで編集内容を共有できません。そのため、マニュアルにアクセスするタイミングによっては、編集内容が反映されていない情報を確認することになり、業務に影響を与えかねません。
 
情報が経営資源のひとつとして数えられる昨今のビジネス環境において、最新の情報が瞬時に社内で反映されない事態は、マニュアルのみならず他の社内情報が共有されないリスクがあります。
 
そのため、パワーポイントで作成したマニュアルは、社内で共有する情報としては不完全なので、リアルタイムの共有を前提としたツールで作成・共有をしましょう。


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関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!

パワーポイントのデメリットをカバーするおすすめのツール

パワーポイントは、プレゼンテーション資料の作成に特化したツールなのでデザイン性の高いマニュアルが作成でき、普段の仕事でも利用する機会が多い便利なツールです。一方で、作成作業に入る前に、考慮すべき以下の3つのデメリットがありました。
 
  • 初心者にはハードルが高い
  • スマートフォンで確認しにくい
  • リアルタイムで共有できない
パワーポイントのデメリットから、マニュアル作成の初心者でも簡単に操作でき、効率的に完成させられるツールが必要なことが分かります。また、スマートフォンなどのモバイル端末からも利用しやすく、リアルタイムで編集内容が確認できることも条件になります。
 
また、企業にもたらすマニュアルの効果を最大限に活かすためには、「作成」「共有」「管理」のプロセスを1つのツールで完結させる必要があります。3つの要素が独立すると、マニュアルに関係するあらゆる情報が分散してしまい、どれが最新の情報なのか分からなくなります。
 
結論、パワーポイントのデメリットをすべてカバーできるマニュアル作成ツールは、チームの情報を一箇所で管理し、誰でも簡単に文書の作成から管理までできるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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パワーポイントでマニュアルを作成する3つのコツ まとめ

これまで、マニュアルを作成するコツやメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。以下は、パワーポイントでマニュアルを作る3つのコツです。
 
  1. フォントを絞る
  2. カラーを絞る
  3. 図・表・写真を活用する
3つのコツに共通するのは、「デザインはシンプルにする」ということです。パワーポイントにはデザイン性を高める機能が豊富に揃っていますが、あまりにも多くの要素を使ってマニュアルを作成すると、かえって分かりにくいマニュアルが完成します。
 
また、パワーポイントでのマニュアル作成では、作成業務の効率化、マニュアルの利便性向上、情報伝達の円滑化を同時に実現することは難しいので、パワーポイントのメリットを押さえながらも、3つのデメリットをカバーできるツールが求められます。
 
今回ご紹介したStockは、パワーポイントの3つのデメリットをカバーしつつ、初めて利用する方でも説明なしで使えるほどシンプルなツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、パワーポイントで作成したマニュアルに劣らない、社員にとって分かりやすいマニュアルを作成・共有しましょう。
 
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