マニュアル作成ツールとして、今日ではデザイン性の高い資料作成ができる「パワーポイント」が多く利用されています。パワーポイントを使ってデザインや構成を工夫すれば、視覚的にわかりやすいマニュアルを作れるのです。
 
しかし、「パワーポイントでわかりやすいマニュアルをつくりたいものの、効率的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作るコツやメリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • パワーポイントでマニュアルを作成したいが、作成のコツがわからない
  • パワーポイントでの効果的なマニュアル作成で属人化を解消したい
  • パワーポイントのデメリットを解消できる方法を押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントを活用したマニュアル作成が効率的に行えるようになり、パワーポイントのデメリットを解消する方法もわかります。


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パワーポイントでマニュアルを作成する4つのコツ

ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを4つご紹介します。迅速に伝わりやすい資料を作成するためにも、以下のコツを押さえましょう。

フォントを絞る

パワーポイントには、MS明朝や游ゴシックなど、さまざまなフォントがあります。しかし、マニュアル作成の際にはひとつのフォントだけを利用しましょう。
 
フォントの種類が複数あると、余計な情報が増えるのでマニュアルの内容に集中しづらくなってしまうからです。そのため、重要な箇所を強調する場合には太文字やカラーにし、説明文は枠線で囲むなどの対応が求められるのです。
 
また、自社でフォントの規定が定められていない場合はゴシック体を使いましょう。ゴシック体は線の太さが均一なため遠くからでも見やすく、極めて視認性が高いからです。
 
  • ゴシック体の画像
ゴシック体の画像

カラーを絞る

マニュアルで使用するカラーは3色までに限定しましょう。使用する色が3つの理由は、以下の3つの使い分けをするためです。
 
  • ベースカラー
  • マニュアルの説明文で使うカラーです。
  • メインカラー
  • 見出しなどの強調したい箇所で使うカラーです。
  • アクセントカラー
  • 一番強調したい箇所で使うカラーです。
選択した3色以上の使い分けをしたい場合には、色の濃淡を変更して使用すれば、統一感を損なわずにマニュアルを作成できます。

図・表・写真を活用する

パワーポイントでマニュアルを作成する際には、図や表、写真を効果的に使った、より社員の視覚的理解の促進が求められます。
 
マニュアルがテキストのみで構成されていると、内容理解に時間がかかる可能性があり、社員のマニュアルに対する抵抗感を生みかねません。しかし、図などの視覚情報は一目で内容が伝わるので、社員のマニュアル利用を促しやすくなるのです。
 
そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する際には、図や表、写真を効果的に利用しましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなりかえって理解を妨げる原因になるので、適度に添付するのがポイントです。

テンプレートを活用する

パワーポイントでのマニュアル作成をより効率化するには、テンプレートも活用しましょう。マニュアルは以下のような構成が一般的です。
 
  1. 表紙
  2. 表紙の画像
  3. 目次
  4. 目次の画像
  5. 詳細(具体的なノウハウの紹介ページ)
  6. 詳細の画像
このように、あらかじめテンプレートを準備しておけば、マニュアルを作成するごとにコピー&ペーストをしたり、はじめからレイアウトを考えたりする時間を削減できます。また、「メンバーごとの記載にばらつきがある」といった心配もありません。


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関連記事: 【必見】マニュアル作成のコツとは?具体的な作成手順も紹介

パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット

ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するメリットを2つご紹介します。以下のメリットを得るためにも、適切なマニュアル作成をしましょう。

デザインの自由度が高い

パワーポイントでマニュアルを作成すれば、視覚的、感覚的に優れたデザインのマニュアルを作成できます。
 
パワーポイントはプレゼンテーションの資料作成に特化しているため、図やグラフの作成、画像の挿入が直感的に行えます。また、ビジュアルに訴える情報は「画像優位性効果」によって、文字だけのマニュアルよりも記憶に定着しやすい面もあるのです。
 
このように、パワーポイントはデザインの自由度が高いことから、わかりやすく記憶に残りやすいマニュアルを作成できるツールだと言えます。

利用のハードルが低い

パワーポイントには利用のハードルが低いメリットもあります。
 
実際に、パワーポイントは「視覚的にわかりやすいコンテンツを作れる機能」がひとつのツールに集約されています。そのため、ほかのツールの導入が不要で、かつ多くの企業が採用していることから必要以上の教育コストがかかりません
 
また、デザインアイデアやマクロといった専門知識がなくても、基本的な操作さえ把握すれば誰でもわかりやすいマニュアルが作成できる利便性もあるのです。


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関連記事: 【制作事例あり】業務マニュアルの作成手順と作成ポイントを解説!

パワーポイントでマニュアルを作成する3つのデメリット

ここでは、マニュアル作成をパワーポイントで行う3つのデメリットをご紹介します。
 
パワーポイントにはデザインの自由度が高かったり利用ハードルが低かったりするメリットがあるものの、以下のようなデメリットにも注意しましょう。

初心者には使いこなすのが難しい

まず、パワーポイントでのマニュアル作成は、使いこなすのが難しく初心者にはハードルが高いデメリットがあります。
 
パワーポイントはデザインやレイアウトが自由なものの、細部にまでこだわりすぎると作成に必要以上の時間がかかってしまいます。また、多機能であるため「どの操作を行えば目的の編集ができるのかわからない」となる恐れもあるのです。
 
このように、パワーポイントは多機能ゆえに初心者には使いこなすのが難しく、マニュアル作成ではなくデザインやレイアウトの調整が目的となりかねない点に注意しましょう。

スマートフォンで確認しにくい

パワーポイントでは、作成したマニュアルをスマートフォンなどのモバイル端末では確認しにくいデメリットもあります。
 
パワーポイントはPCでの操作を前提としているので、スマートフォンで表示する場合には縮小されて閲覧しにくいケースがあるからです。また、スマートフォンでは動作が重くなりやすく、スムーズな内容確認ができない点もあるのです。
 
このような事態を防ぐためにも、PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスからマニュアルへ瞬時にアクセスできる環境構築をしましょう。

リアルタイムで共有できない

パワーポイントはリアルタイムで編集内容を共有できません。そのため、編集内容が反映されていない情報を確認したメンバーが発生する恐れがあります。
 
最新の情報が瞬時に社内へ共有されなければ、認識齟齬が生じるだけでなくマニュアルの利用が滞る原因にもなります。そのため、「リアルタイムでのマニュアル共有」という側面では、パワーポイントは不向きな点に注意しましょう。
 
一方で、「クラウドツール」を導入すればマニュアルの編集内容を瞬時にチームへ共有できます。ただし、操作が複雑なツールでは運用されなくなるリスクもあるので、「Stock」で誰でも簡単にマニュアルの作成・共有を行えるようにすべきなのです。


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関連記事: Webマニュアル作成に役立つおすすめツール17選!メリットや比較ポイントも紹介!

パワーポイントのデメリットをカバーするのに最適なツール

以下では、パワーポイントのデメリットをカバーするのに最適なツールをご紹介します。
 
パワーポイントはプレゼンテーション資料の作成に特化しており、豊富なデザインから視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。しかし、初心者には操作が難しく、モバイル端末からの閲覧やリアルタイムでの共有には不向きなデメリットもあるのです。
 
そこで、マルチデバイスに対応しており、マニュアルの編集内容も瞬時に共有できる「クラウドツール」の活用が求められます。クラウドツールを使えば、パワーポイントのデメリットを解消しながらマニュアルをはじめとした、あらゆる文書の一元管理が可能です。
 
ただし、操作が複雑なツールでは社内の抵抗感を生み、ツールの運用が頓挫しかねない点に注意しましょう。結論、パワーポイントのデメリットをすべて排除できるツールは、ITリテラシーを問わず誰でもマニュアルの作成・管理を行える「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に直接テキストを記載しながらマニュアルを作成し、共有もリアルタイムで行えます。また、「フォルダ」で案件ごとにマニュアルをわかりやすく振り分けられるので、パワーポイントよりもマニュアルの作成・更新・管理が極めて簡単です。

パワーポイントよりも簡単にマニュアルを作成できるツール「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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パワーポイントでマニュアルを作成する4つのコツまとめ

これまで、マニュアルを作成するコツやメリット・デメリットをご紹介してきました。具体的なコツは以下の4つです。
 
  • マニュアルの内容に集中できるように、フォントを絞る
  • 強調箇所を明確にするために、カラーを絞る
  • 一目で内容が伝わりやすいように、図・表・写真を活用する
  • 作成の手間や記載方法のばらつきを防ぐために、テンプレートを活用する
以上のポイントを押さえなければ、かえってわかりにくいマニュアルとなってしまう点に注意しましょう。また、パワーポイントでのマニュアル作成には、操作の難しさやモバイル端末での確認のしにくさ、リアルタイムでの共有ができないデメリットもあるのです。
 
このようなデメリットを解消するには、「ITリテラシーの低い社員でもストレスなく使えるクラウドツール」が求められます。たとえば、今回ご紹介したStockを使うと、パワーポイントのデメリットを解消しつつ、ITに不慣れな社員でも即日でマニュアルの作成・共有ができます。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。