エクセルでマニュアルを作成する5つの手順!メリットとデメリットもご紹介

企業には、電話対応マニュアルや操作マニュアルなど、さまざまなマニュアルがあることで円滑な業務が実現していますが、なかなかマニュアルを導入できていない企業もあります。

マニュアル化が進まない要因のひとつに、マニュアル作成ツールが統一されていないという背景があります。ワードやパワーポイント、エクセル、他ツールなどさまざまな手法が挙げられるので、統一されていなければ作成者によって違う形式、違うクオリティのマニュアルが出来上がってしまうのです。

そのため、まずは作成ツールの統一が必要です。なかでも、基本要件やFAQなどのマニュアルは「エクセル」を活用すると、表や色、画像などを用いて視覚的にわかりやすく確認できます。

しかし、普段からエクセルを表計算やデータ管理として利用している方は、マニュアル作成ツールとしての利用に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、マニュアルをエクセルで作る方法とメリット・デメリットを中心にご紹介します。

使い慣れたエクセルで、マニュアルを効率的に作成したい
エクセルでマニュアルを作る前に、メリットやデメリットを確認しておきたい
エクセル以外でも効率的にマニュアルを作成・管理できるツールがあれば知りたい

という担当者の方は、この記事を参考にすると、エクセルで作成するマニュアルについての全貌が理解でき、マニュアル作成業務の効率化が実現します。

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1 エクセルでマニュアルを作成する5つの手順
2 エクセルでマニュアルを作成する3つのメリット
3 エクセルでマニュアルを作成する4つのデメリット
4 エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツール
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5 エクセルでマニュアルを作成する5つの手順まとめ

エクセルでマニュアルを作成する5つの手順

以下では、エクセルでマニュアルを作成するための5つの手順をひとつひとつご紹介します。

目次を作成する

マニュアルの利用率は、目次の完成度に比例します。

社員がマニュアルを参照するのは、目の前に解決すべき課題があるときなので、「自分が求める情報がどこにあるか」をすぐに判断しなくてはなりません。

目次はマニュアルの検索機能を担っているので、必要な情報が見つかるかは目次の出来次第です。目次の完成度を高めるために、以下の５つのチェックポイントを意識して作成しましょう。

分かりやすい構成になっているか
見出しの表現は簡潔か
情報の粒度は適切か
難解な語句はないか
無駄な項目はないか

目次の作成には十分に時間をかけましょう。結果的に、項目の変更や削除などの大幅な変更を回避できるので効率的な作業が実現します。

マニュアルの内容を入力する

マニュアルの骨組みになる目次が完成したら、見出しの内容を記載していきます。

マニュアルは社員の行動・判断の基準となる重要な指針です。情報の抜け漏れや誤りがあれば、企業の損失に直結する事態を招きます。

そのため、作成段階から複数人と共有して、適宜チェックを受ける体制を取りましょう。マニュアルが社内で運用されるまでに、何人もの決裁者のチェックを受けますが、決裁者も人である以上、見落としをする可能性が十分にあるからです。

画像を挿入する

テキストのみで作成されたマニュアルは、内容が理解しにくいだけでなく、社員のマニュアルへの抵抗感を高める恐れがあります。そのため、視覚に訴える情報として、画像を効果的に活用したマニュアルを目指します。

例えば、業務フローをテキストのみで表現するのは困難ですが、画像で表現すれば簡単に理解できます。

しかし、画像を使いすぎると視覚情報が多くなり、かえって読みにくいマニュアルになるので、画像は適度に活用しましょう。

デザインを統一する

エクセルで分かりやすいマニュアルを作成するためには、デザインを統一する必要があります。例えば、フォントの種類、文字サイズ、カラー、セルの結合など、さまざまな要素に一貫性を持たせる必要があります。

マニュアルのデザインを編集する目的は、あくまでもマニュアルの内容に集中させるためなので、芸術性は必要ありません。

「重要なポイントは太文字にする」「トークスクリプト(コメント)は灰色の背景にする」「使用するカラーは3色まで」など、独自のルール、もしくは社内で共通する作成ルールにしたがって、統一感のあるマニュアルを作成しましょう。

共有する

作成したエクセルファイルを社内で共有します。例えば、チャットツールやクラウドストレージツールで共有する方法があります。

しかし、チャットツールでは他のメッセージでマニュアルデータが流れてしまう課題が、クラウドストレージツールでは保存先へのアクセスに手間がかかる課題があり、どちらのツールも一長一短です。

例えば、チャットツールとクラウドストレージツールの良いところを併せ持つツールのひとつに「Stock」があります。Stockを利用すれば、マニュアルを誰でも簡単に共有でき、かつ、必要なタイミングですぐにアクセス可能です。

関連記事： 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法

エクセルでマニュアルを作成する3つのメリット

ワードやパワーポイント、他ツールではなく、エクセルでマニュアルを作成することで得られるメリットには、以下3つが挙げられます。

ページに制約がない

エクセルにはページがないので、同じシートに際限なく情報を入力できます。一方でワードやパワーポイントは決められた範囲に情報を配置する必要があるので、そういった制約のなかでマニュアルを作成しなくてはなりません。

マニュアルは情報量が多くなりがちですが、エクセルであればレイアウトを気にすることなく自由に作成できます。画像などもパワーポイントと同様、自由に配置できます。

作業シートも作れる

エクセルにはブックというページに似た機能があります。そのため、マニュアルとは別に作業シートを作成すれば、マニュアルと作業のチェックリストを同じファイルで管理できます。

例えば、エクセルは表計算ソフトなので関数を用いたデータ処理が可能です。そのため、利益計算や顧客データの取りまとめなどのマニュアルと作業シートを一元管理できます。

別ファイルにアクセスできる

エクセルでは文字を入力するセルにハイパーリンクを設定できます。ハイパーリンクとはテキストや画像にリンクを設定する方法のことを指し、ハイパーリンクをクリックするだけでリンク先の情報に飛べます。

エクセルでは、同じシートもしくは他のシートのセル、外部のWebページ、ファイルなどをハイパーリンクに指定して、目的の情報にいち早くアクセスできます。

関連記事： マニュアル作成の手順から運用まで！便利なツール6選もご紹介

エクセルでマニュアルを作成する4つのデメリット

エクセルでマニュアルを作成するメリットが3つある一方で、デメリットも存在します。以下では、エクセルでマニュアルを作る4つのデメリットをご紹介します。

印刷に手間がかかる

エクセルでは、シートの範囲に際限なく情報を記載できる代わりに、印刷をするためにはいくつかの設定が必要です。そのため、マニュアルを印刷する際に画面上のレイアウトと印刷したレイアウトが大きく異なる場合があります。

実際にエクセルで作成したマニュアルを印刷しようとすると、「シートが分断してしまう」「印刷したら小さくなった」等の問題が発生します。そのため、綺麗にマニュアルを印刷するためには、印刷範囲や印刷用紙、余白設定、拡大・縮小、レイアウトの変更など、マニュアル管理者が手間のかかる設定をする必要があります。

モバイル端末で確認しにくい

エクセルのマニュアルはスマホでは見づらく、確認しにくいのが難点です。

マニュアルが利用されるタイミングは、オフィスでの仕事だけでなく、取引先や出張先、テレワーク期間中など、さまざまなシーンが想定されます。そのため、どのようなシーンでもマニュアルが利用できるように、パソコン以外のモバイル端末からもマニュアルにアクセス可能な環境が必要です。

しかし、エクセルなどのOffice製品をはじめとしたファイルは、パソコンでの利用を前提としたツールなので、モバイル端末ではエクセルが持つ「情報の一覧性」が損なわれます。そのため、iPhoneなどのモバイル端末から情報を確認するためには、何度もスクロールする必要があり非効率です。

また、表示されるセルも小さいので情報入力のミスや誤削除が起こる可能性もあり、画面の小さなモバイル端末での利用には不向きです。

リアルタイムの更新ができない

エクセルは基本的にリアルタイムでの円滑な情報共有ができません。

作成したマニュアルを効率的に運用するためには、リアルタイムで情報の更新が共有される環境が不可欠です。リアルタイムの情報共有は、情報の行き違いによる損失やコミュニケーション・ロスを減らし、企業が抱える情報管理のリスクを低下させます。

そのため、リアルタイムで円滑な情報共有ができる代替ツールが必要になります。

ファイルの共有が面倒

マニュアルなどのドキュメント資料の多くは、社内PCやクラウドストレージツールでファイル管理されています。しかし、ファイルを一回一回作成するのは面倒で、何よりアクセス性が悪いというデメリットがあります。

マニュアルが必要なタイミングは緊急性が高く、目の前の課題をすぐに解決すべき場面が大半です。そのため、できる限り少ない工数でマニュアルにアクセスできる環境が求められます。

工数にするとわずか数クリックの差です。しかし、日々の忙しい業務のなか、1クリックでも早くマニュアルにアクセスできることは、非常に大きなメリットになります。

エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツール

使い慣れているツールを利用すれば、比較的効率良くマニュアルを作成できますが、エクセルでマニュアルを作成することには、以下の4つのデメリットがあります。

印刷に手間がかかる
モバイル端末で確認しにくい
リアルタイムの更新ができない
ファイルの共有が面倒

エクセルでマニュアルを作成する4つのデメリットは、ワードやパワーポイントで作成する場合にも当てはまります。つまり、エクセルでマニュアルを作成するメリットやデメリット、他のOffice製品の特徴などを考慮すると、マニュアル作成に適した別のツールを活用する方が効率的です。

また、エクセルなどには円滑なコミュニケーションが取れるメッセージ機能がないので、修正連絡や社員からのフィードバックを受けるためには別のツールでやりとりする必要があります。ファイルとメッセージを別々に管理すると、情報が分散するので管理が複雑です。

結論、効率的にマニュアルを作成・管理するツールは、最新のマニュアルを誰でも簡単に共有でき、かつファイルとメッセージの一元管理ができるStock一択と言えるでしょう。

非IT企業を含む導入実績が70,000社を超えるStockでマニュアルを作成すれば、マニュアルに紐付いたメッセージのやりとりができるので情報が分散せず、管理が効率化されます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
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余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
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