一般的に、日常業務のなかで「マニュアル」と「手順書」は同じものとして扱われますが、実は、両者の間には大きな違いがあります。
 
また、マニュアルや手順書のほかに「説明書」と「規定・規範」があり、これらの違いについても明確に認知しているビジネスマンは多くありません。しかし、社内はもちろん社外とのやりとりでも、似たような言葉の認識を統一させると認識のズレを無くすことができます。
 
たとえば、自社で「マニュアル」や「手順書」といった言葉の定義を確認し、現行で運用している書類がどの言葉の定義に一番近いのか、を統一します。この統一により、意味が複数あることでの混乱を防止できるのです。
 
そこで今回は、マニュアルや手順書、説明書、規定・規範の違いと3つの運用ポイントをご紹介します。
 
  • マニュアルと手順書の違いとは何か?知っておいた方が良いのか?
  • 作成したマニュアルや手順書の運用ポイントを具体的に知りたい
  • 運用ポイントをすべて押さえた管理環境を提供してくれるツールを教えてほしい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくと、マニュアルと手順書の違いや運用ポイントが分かり、企業の利益に繋げられます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

マニュアル、手順書、説明書、規定・規範の違い

マニュアル、手順書、説明書、規定・規範は、それぞれが重要な社内情報です。以下では、マニュアル、手順書、説明書、規定・規範の特徴をひとつひとつご紹介していきます。

マニュアルの定義と役割

マニュアルとは、業務の全体像やフローを包括的に記載したものを指します。
 
例えば、業務上の知識や概念、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務に関する基本情報を体型的にまとめています。マニュアルを参照すると、業務がスムーズになり、社員同士の共通認識や目的意識を醸成させる効果があります。
 
そのため、マニュアルは、社員ひとりひとりが業務全体を俯瞰しながら作業に取り組み、ビジネスを円滑に遂行するサポートの役割を担っています。

手順書(作業標準書)の定義と役割

手順書は、業務のなかの単位作業にフォーカスし、工程や進め方を正確にまとめたものを指します。また、手順書は作業標準書とも呼ばれます。
 
例えば、作業の目的や準備、手順の解説、動作のポイント、作業時間・品質の基準、チェックポイント、注意事項など、誰が参照しても同じクオリティで作業ができるような項目が記載されています。
 
手順書は定型作業を標準化し、作業や製品の品質均一化や人的ミスの削減などを実現します。また、作業の効率化や社員の安全確保も可能です。
 
手順書は作業中に利用する場合が多いので、曖昧な表現をできる限り排除し、簡潔な表現で作成することが求められます。

説明書の定義と役割

説明書は、業務に必要な製品のオペレーションに関する内容説明をまとめたものを指します。業務に必要な製品とは、機械装置や作業用機器、ITツール、ソフトウェアなどのことです。
 
説明書には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q&Aなど、利用者が製品を使いこなせるように、必要な項目がまとめて記載されています。
 
マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務の円滑化に必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には社員の安全を守ります。

規定・規範の定義と役割

規定は、業務上で守るべき規則を企業ごとにまとめているものを指します。規格をベースとするISOや法令、企業独自のルールなどを社内で共有して、リスクを最小限に抑える効果があります。
 
一方、規範は、企業内で共有されている価値をまとめたものを指します。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、社員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。
 
規定・規範は、社員の行動や判断の基準となる模範になり、業務の円滑化に影響を与えます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法

マニュアルや手順書などを運用する3つのポイント

マニュアルや手配書などにはそれぞれ異なる特徴がありますが、以下では、共通する3つの運用ポイントをご紹介します。

いつでも、どこからでも、すぐに確認できる

マニュアルや手順書などの運用に共通するポイントのひとつに「管理環境の重要性」が挙げられます。
 
管理環境とは、大きく分けて「アナログ環境」と「デジタル環境」があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、マニュアルなどの運用に関してはデジタル環境での管理が効率的です。
 
なぜなら、社員が仕事をする場所はオフィス、作業場、システム室、出張先、自宅、サテライトオフィスなど、さまざまなシーンが想定されるからです。そして、マニュアルなどを利用するタイミングも決まっていません。そのため、場所や時間を問わずにアクセスできるデジタル環境でマニュアルや手順書を管理しましょう。
 
また、スマートフォンなどのモバイル端末からもアクセスできるツールを利用すれば、さらに利便性や効率性が向上します。

常に最新の状態で共有されている

マニュアルや手順書などを運用する上で課題になるのが「変更の共有」です。
 
マニュアルなどは、運用していくなかで修正や変更が必要になりますが、情報の更新がリアルタイムで共有されないと情報の行き違いが発生し、大きな損失に繋がる可能性もあります。Officeのドキュメント作成ツールなどでマニュアルを作成し、メールでファイル共有している場合には特に注意しましょう。
 
マニュアルなどの運用には、リアルタイムで最新の情報を反映・共有できる環境が必要不可欠です。自社がどのような環境でマニュアルなどを管理しているかを確認しましょう。

社員全員が使いこなせるツールで管理する

社内情報を管理できるツールは数多くありますが、「ITに疎い社員でも使いこなせるシンプルなツール」がマニュアル管理には最適です。
 
導入が検討されるツールの多くは、ITに詳しいマネジメント層が採用します。しかし、社内情報を実際に利用する社員の大半は、ITリテラシーが低い場合が多いです。
 
また、社員の中でもITツールへの抵抗感は異なるので、ITツール導入後の利用率に差が生まれ、アナログとデジタルの情報が混在する事態になります。
 
そのため、マニュアルや手順書を利用する、「すべての社員が説明なしで使えるほどシンプルなツール」が求められます。多機能かつ高性能であるほど、使い方は複雑化して、情報の管理・運用が困難になるので注意しましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう

マニュアルや手順書などの運用に最適なツール

マニュアルや手順書の運用を効率化するためには、以下の4つの条件を満たすツールが必要です。
 
  1. マルチデバイスに対応できる
  2. クラウドで情報共有できる
  3. シンプルで簡単に使える
  4. 情報への高いアクセス性
マニュアルや手順書、説明書、行動・規範を、クラウドストレージで管理している企業もありますが、ファイルを作成するのは面倒であり、スマートフォンで情報共有できないデメリットもあります。また、最大の問題点は、ファイル管理におけるアクセス性の悪さです。
 
ファイル管理は社内情報を蓄積できても、必要なタイミングでマニュアルなどの情報にすぐにアクセスできないため、結局、社内情報を有効活用できません。「必要な情報にすぐにアクセスできる」ことは、わずか数クリックの差ですが、日々の忙しい業務のなか、1クリックでもアクセスが早いだけで非常に大きな違いとなるのです。
 
結論、マニュアルや手順書などの情報を効率的に運用する4つの条件をすべて満たすツールは、社内の情報を誰でも簡単にストックして、時間や場所を問わずスムーズに必要な情報へアクセスできるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

マニュアルや手順書などの違い まとめ

これまで、マニュアルや手順書の違いと運用ポイントを中心にご紹介してきました。以下は、作成したマニュアルや手順書などを効率的に運用する3つのポイントです。
 
  1. いつでも、どこからでも、すぐに確認できる
  2. 常に最新の状態で共有されている
  3. 社員全員が使いこなせるツールで管理する
マニュアルや手順書、説明書、規範・規定は、それぞれ目的や役割が異なりますが、どれも業務の円滑化に貢献する重要な要素です。しかし、印刷して現場に置いたり、作業担当者に渡したりするだけでは効果はなく、企業の利益にはほとんど繋がりません。
 
一方で、作成したマニュアルや手順書を正しく運用・共有ができる環境で管理すると、成果物のクオリティを均一化できたり、器具を安全に使用できたりする効果をもたらし、企業の利益や効率化に貢献するのです。
 
また、マニュアルが必要なときは緊急性が高く、目の前の課題をすぐに解決すべき、というシーンが大半です。したがって、情報へのアクセス性の高いITツールでのマニュアル管理が必須です。
 
今回ご紹介したStockは、社内な情報を効率的に管理・情報共有し、かつ、ITに詳しくない人でも簡単に使えるシンプルなツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、マニュアルや手順書を効率的に管理できる環境を整え、自社の利益に貢献してみてください。
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?意味や目的・作成方法からポイントも紹介
 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介