一般的に、日常業務のなかで「マニュアル」と「手順書」は同じものとして扱われますが、実は、両者の間には大きな違いがあります。
 
こうした似たような言葉は、社内外問わず認識を統一させると、意味が複数ある場合での混乱が防止できます。
 
そこで今回の記事では、マニュアルや手順書、説明書、規定・規範の違いと3つの運用ポイントをご紹介します。
 
  • マニュアルと手順書の違いについて理解し、認識のズレを防ぎたい
  • 作成したマニュアルや手順書を効果的に運用するポイントが知りたい
  • マニュアルや手順書作成に役立つテンプレートが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、マニュアルと手順書の違いや運用ポイントを理解し、企業の利益へと繋げられるようになります。


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マニュアル、手順書、説明書、規定・規範の違い

マニュアル、手順書、説明書、規定・規範は、それぞれが重要な社内情報です。以下では、マニュアル、手順書、説明書、規定・規範の特徴を一つひとつご紹介していきます。

マニュアルの定義と役割

マニュアルとは、業務の全体像やフローを包括的に記載したものを指します。
 
マニュアルのなかには、業務上の知識や概念、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務に関する基本情報が体型的にまとめられています。そのためマニュアルを参照すると、業務をスムーズに進行し、社員同士の共通認識や目的意識の醸成が行えます。
 
したがって、マニュアルは、社員ひとりひとりが業務全体を俯瞰しながら作業に取り組み、ビジネスを円滑に遂行するサポートの役割を担うとも言えます。

手順書(作業標準書)の定義と役割

手順書は、業務のなかの単位作業にフォーカスし、工程や進め方を正確にまとめたものを指します。また、場合によっては作業標準書とも呼ばれます。
 
手順書には、作業の目的や準備、手順の解説、動作のポイント、作業時間・品質の基準、チェックポイント、注意事項など、誰が参照しても同じクオリティで作業ができるような項目が記載されています。
 
手順書は定型作業を標準化し、作業や製品の品質均一化や人的ミスの削減を実現します。さらに、手順書の利用によって作業の効率化や社員の安全確保も行えます。
 
手順書は作業中に利用するケースが多いので、作成する際は曖昧な表現をできる限り排除し、簡潔な表現での記載が求められます。

説明書の定義と役割

説明書は、業務に必要な製品のオペレーションに関する内容説明をまとめたものを指します。業務に必要な製品とは、たとえば機械装置や作業用機器、ITツール、ソフトウェアなどです。
 
説明書には機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q&Aなど、利用者が製品を正しく使いこなせるよう、必要な項目がまとめて記載されています。
 
マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務の円滑化に必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には社員の安全確保の面から非常に重要な文書と言えます。

規定・規範の定義と役割

規定は、業務上で守るべき規則を企業ごとにまとめているものを指します。規格をベースとするISOや法令、企業独自のルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。
 
一方、規範は、企業内で共有されている価値をまとめたものを指します。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、社員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。
 
規定・規範は社員の行動の基準となる模範であり、業務の円滑化に影響を与えます。


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関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法

マニュアルや手順書を運用する3つのポイント

マニュアルや手配書をはじめとする文書にはそれぞれ異なる特徴がありますが、運用面で注意する点は同様です。
 
以下では、上記の文書において共通する3つの運用ポイントをご紹介します。

場所や時間を問わず確認できる

マニュアルや手順書の運用に共通するポイントのひとつに「管理環境の重要性」が挙げられます。
 
管理環境は、大きく分けると「アナログ環境」と「デジタル環境」があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、マニュアルや手順書の運用に関してはデジタル環境での管理が効率的です。
 
なぜなら、社員が仕事をする場所はオフィス以外にも、自宅や外出先、サテライトオフィスなど、さまざまなシーンが想定されるからです。また、マニュアルや手順書の利用タイミングも明確に決まっていません。
 
そのため、必要なときに場所や時間を問わずアクセスできるデジタル環境での管理が最適です。
 
さらに、効率性や利便性を考えるのであれば、スマートフォンやタブレットにも対応しているマルチデバイス対応のツールを利用がおすすめです。

常に最新の状態で共有されている

マニュアルや手順書を運用する上で課題になるのが「変更の共有」です。
 
マニュアルや手順書は、運用していくなかで修正や変更が必要になりますが、情報の更新がリアルタイムで共有されないと情報の行き違いが発生し、大きな損失に繋がる可能性もあります。とくに、WordやExcel、PowerPointなどでマニュアルを作成し、メールでファイル共有している場合には注意しましょう。
 
マニュアルや手順書の運用には、リアルタイムで最新の情報を反映・共有できる環境が必要不可欠です。円滑な運用のためにも、自社がどのような環境でマニュアルなどを管理しているかを確認しましょう。

社員全員が使いこなせるツールで管理する

社内情報を管理できるツールは数多くありますが、「ITに疎い社員でも使いこなせるシンプルなツール」がマニュアルや手順書の管理には最適です。
 
導入が検討されるツールの多くは、ITに詳しいマネジメント層が検討・採用を行います。しかし、社内情報を実際に利用する社員の大半が、マネジメント層と同様のITリテラシーを持っているとは限りません。
 
また、社員の中でもITツールへの抵抗感は異なるので、ITツール導入後の利用率に差が生まれ、アナログとデジタルの情報が混在する事態も起こりえます。
 
こうした事態を防ぐためにも、導入するITツールは「すべての社員が説明なしで使えるほどわかりやすいツール」であることが求められます。多機能かつ高性能であるほど、使い方が複雑化し、情報の管理・運用が困難になるので注意しましょう。
 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう


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マニュアルや手順書作成に活用できるテンプレート

マニュアルは統一感を出すためにも、同一の形式で作成する必要があります。自社にすでにフォーマットがある場合は、それを利用しますが、特定のフォーマットがない場合はあらためてフォーマットの統一を行いましょう
 
マニュアルのフォーマット決めに迷う場合は、テンプレートを利用するのも手です。インターネット上では、さまざまなサイトでテンプレートの配布が行われています。
 
テンプレートに沿って情報を入力するだけで簡単に作成できるので「マニュアルの書き方がわからない」「手順書を作成するためのサンプルが欲しい」という場合にもおすすめです。
 
以下のサイトでは、マニュアルや手順書作成に役立つフォーマットが配布されています。作りたい形式に合わせて利用してみましょう。
 
 


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マニュアルや手順書の運用に最適なツール

ここではマニュアルや手順書をはじめとする文書の運用に最適なツールをご紹介します。
 
マニュアルや手順書など、社内文書の運用が行えるITツールはさまざまありますが、ファイルへのアクセス性や作成の手間を考えると、チャットツールやクラウドストレージは文書管理に最適だとは言えません。チャットツールでは最新のデータが確認しづらく、クラウドストレージではストレージ上でマニュアルの新規作成ができないからです。
 
作成したマニュアルや手順書を適切に運用するためにも、情報へのアクセス性が高く、誰でも簡単にマニュアルや手順書の作成ができるツールを利用しましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」は、マニュアルをはじめとする文書の作成から管理までが行える情報共有ツールです。
 
ノートに直接書き込んでマニュアルや手順書の作成が行えるほか、これまでに作成したマニュアルデータがあれば、ノートに添付することでファイル管理ができます。
 
また、更新内容はリアルタイムで反映されるため、更新遅れによる情報の行き違いも防げます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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マニュアルや手順書の違いのまとめ

ここまで、マニュアルや手順書の違いと運用ポイントを中心にご紹介してきました。
 
マニュアルや手順書をはじめとする社内文書は、どれも業務の円滑化に貢献する重要な要素である一方、印刷しただけや作業担当者に渡すだけでは、企業の利益に繋がりません。
 
しかし、作成したマニュアルや手順書が正しく運用・共有ができる環境で管理すれば、成果物のクオリティの均一化や、器具の安全性の向上に繋がり、結果として企業の利益や効率化が見込めます。こうした恩恵を最大限受けるためにも、「情報へのアクセス性の高いITツール」での管理が必須です。
 
今回ご紹介したStockは、社内情報の効率的な管理・共有に役立つ情報共有ツールです。操作は直感的に行えるほど簡単ため、ITリテラシーの低い社員でも説明なしに使い始められます。
 
Stockにはテンプレート機能も搭載されているため、あらかじめ作成したフォーマットを利用して統一感のあるマニュアル・手順書の作成が可能です。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、マニュアルや手順書を効率的に管理できる環境を整え、自社の利益に貢献しましょう。
 
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