一般的に「マニュアル」と「手順書」は同じ文書として扱われますが、実は両者には大きな違いがあります。また、それぞれ作成方法が異なるため、混同してしまうと上手く機能しなくなる恐れがあるのです。
そこで今回の記事では、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介します。
- マニュアルと手順書の違いを把握しておきたい
- 効果的に作成するポイントが知りたい
- マニュアルと手順書を簡単に使えるように管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務に役立つマニュアルや手順書を作成するポイントやおすすめの管理方法が見つかります。
目次
マニュアルと手順書の3つの違い
マニュアルと手順書には「目的」「範囲」「内容」の3つの違いがあります。以下は、それぞれの違いについてまとめた比較表です。
| マニュアル | 手順書 | |
|---|---|---|
| 目的 |
業務の全体像を把握すること |
安定的に仕事を回すこと |
| 範囲 |
業務全体をカバーすることが多い |
一部の作業だけに特化していることが多い |
| 内容 |
業務上の知識、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務の基本情報が体系的にまとめられています。 |
目的や準備、手順、動作ポイント、作業時間、品質基準、注意事項など、誰でも作業できる粒度の項目が記載されています。 |
以上のような違いがマニュアルと手順書にあるため、混同しないようにしましょう。
取扱説明書と規定・規範との違い
マニュアルに類似した文書に「取扱説明書」と「規範・規定」があります。以下は、それぞれの概要です。
- 取扱説明書
- 規定・規範
取扱説明書は、業務に必要なシステムや機器の使い方をまとめたものです。具体的には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q＆Aなど、正しく使いこなせるように必要な情報がまとめられています。
マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務を円滑にするために必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には従業員の安全のために重要です。
規定は、業務上で守るべき規則をまとめている文書です。ISOや法令、独自ルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。
規範は、社内で共有されている価値をまとめた文書です。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、従業員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。
以上のように、取扱説明書や規定・規範はマニュアルとは利用目的が大きく異なるため、まったく別の文書として捉えましょう。
マニュアルと手順書の作り方
以下では、マニュアルと手順書の作り方を解説します。それぞれ作り方が異なるので混同しないように気をつけましょう。
マニュアルの作り方
以下は、マニュアルを運用に乗せるまでの5ステップです。
- ステップ1：マニュアルの対象範囲を決める
- ステップ2：構成（目次）を設定する
- ステップ3：内容を記載する
- ステップ4：仮運用する
- ステップ5：本格運用する
マニュアルを作成する目的から対象範囲を決定します。一度にすべての業務をマニュアル化するのは困難なので、目的を定めることは重要です。
すぐにマニュアルの中身に取りかかるのではなく構成を組み立てます。構成を作成することで項目の抜け漏れがなくなり、さらに読みやすいマニュアルになるのです。
実際にマニュアルの内容を記載していきます。従業員にヒアリングしたり実際の作業を観察したりして、実務とマニュアルが乖離しないように注意しましょう。
次に、マニュアルの仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。
仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、マニュアルは定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。
以上のようなマニュアル作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。
手順書の作り方
以下は、手順書を運用に乗せるまでの5ステップです。
- ステップ1：作業を洗い出す
- ステップ2：構成（目次）を設定する
- ステップ3：内容を記載する
- ステップ4：仮運用する
- ステップ5：本格運用する
対象作業を、実際の流れにしたがって洗い出しをします。項目が抜け漏れないように作業をしながらメモしたり、従業員にヒアリングしたりしましょう。
すぐに内容を書き始めると抜け漏れが起こるだけでなく、読み手を無視した手順書になるので避けましょう。
手順書の内容を記載していきましょう。テキストだけでは具体的な作業がイメージできないので、作業風景の写真などを適宜添付するのがおすすめです。
次に、手順書の仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。
仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、手順書は定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。
以上のような手順書作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。また、手順書は適切に管理しなければ使われなくなるので、僅かな操作でマニュアルにアクセスできる「Stock」のようなITツールが重宝します。
マニュアル・手順書に共通する作成ポイント
以下では、マニュアルと手順書に共通する5つの作成ポイントをご紹介します。どれも欠かせないポイントなので必見です。
（1）抽象的な言葉を使わない
はじめに、すぐに行動へ移せないような抽象的な言葉は使わないようにしましょう。
マニュアルを利用する従業員が同じ解釈になるマニュアルでなければ、業務品質がばらばらになるので作成する意味がありません。そのため、どのように作業を進めれば良いか分からない抽象的な表現は避けるべきです。
このように、具体的な行動に移しやすいことは「分かりやすいマニュアル」の必須条件になります。
（2）専門用語を極力避ける
次に、マニュアルには専門用語を可能な限り含めないようにしましょう。
長年働いている従業員であれば問題ありませんが、マニュアルをもっとも利用するのは基本的に新しいメンバーです。そのため、はじめは仕事の流れなどを覚えることが先決であるため、専門用語は別途覚えさせます。
しかし、どうしても専門用語を使わざるをえない場合には、注釈をつけるなどをすれば問題ありません。
（3）画像や表を活用する
次に、テキストだけでなく画像や表もマニュアルに使いましょう。
テキストだけで分かりやすいマニュアルをつくるのは難しいため「業務の流れを示すフローチャート」「作業の様子が分かる写真」などを盛り込みます。ただし、画像や表を入れすぎてもかえって分かりづらくなるため適度に活用しましょう。
このように誰でも理解できるマニュアルにするためには、適度なアクセントが必要です。
（4）レイアウトを凝らない
次に、必要以上にマニュアルのレイアウトに凝らないようにしましょう。
レイアウトはあくまでも分かりやすいマニュアルにするための補助的なポジションなので、余計な時間をかけなくても問題ありません。逆に、レイアウトにこだわることで「見やすいマニュアルをつくる」という本来の目的を阻害する恐れがあるのです。
以上のように、マニュアルのレイアウトはあくまでも理解を促すための要素のひとつであって、個性を出すものではないということが分かります。
（5）誰でも簡単に使えるツールで管理する
最後に、ITに詳しくない従業員でも使いこなせるシンプルなツールでマニュアルを管理しましょう。
多機能なITツールではデジタルが苦手な従業員が使いこなせず、次第に誰も利用しなくなります。そのため、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツールが最適です。
たとえば、マニュアルの作成・管理・共有に必要な機能に過不足がない「Stock」であれば、非IT企業の65歳でも使いこなせるので何の問題もありません。
【これで解決】非IT企業の65歳がすぐに使いこなせるツール
以下では、ITに詳しくない従業員でも使いこなせるツールをご紹介します。
マニュアルを運用している多くの企業ではマニュアルが形骸化しており、実際はほとんど使われていないのが現状です。そこで役に立つのがITツールですが、多機能ゆえに使いこなせず結局放置されてしまっています。
また、Wordなどのファイル形式のマニュアルはストレージツールで管理されますが、アクセス性が悪いので日常使いには向きません。メールやチャットでファイルを共有すると、ほかのメッセージで流れてしまうのも不便です。
結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」一択と言えます。
Stockのノートを格納できる「フォルダ」には任意のメンバーだけに閲覧や編集を許可する機能があるため、会社全体で導入しても情報は保護されます。また、Stockはスマホの小さな画面でもサクサク動くのでストレスがありません。
チームのすべての情報を最も簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルと手順書の違いまとめ
ここまで、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介しました。
マニュアルと手順書はどちらも定期的に更新しなければ、実務とのズレが徐々に大きくなります。つまり、紙のマニュアル・手順書はすぐに更新できないので大きな課題があるのです。
また、WordやExcelファイルで作成されたマニュアル・手順書は、保存先のストレージからわざわざ確認しなければならず面倒なので活用されなくなります。さらに、メールやチャットで共有すると別のメッセージなどで流れてしまうので不便です。
結論、情報管理のために導入すべきなのは、大切な情報が流れないうえに、僅かな操作でマニュアルや手順書の確認・更新ができる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でマニュアルや手順書を効率的に管理できるようにしましょう。
