オフィスでのペーパーレス化や業務効率向上のために、文書管理ツールを導入し、社内の文書を管理している企業が増えてきています。
 
しかし、「オンプレミス型とクラウド型どちらのツールを導入すべきかわからない」「クラウドで管理することでどのようなメリットがあるのかわからない」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では文書管理ツールをクラウド型にするメリットや、失敗しないクラウド型文書管理ツールの選び方についてご紹介します。
 
  • 文書管理ツールを導入したいがオンプレミス型とクラウド型のどちらを選択すればいいかわからない
  • クラウド型で管理するのに最適な文書が知りたい
  • おすすめのクラウド型文書管理ツールが知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にしていただくことで、文書管理をクラウド化することの有効性がわかり、自社に合った最適な文書管理ツールを選択できるようになります。
 


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クラウドで文書管理を行うメリットとは

クラウド型のツールは、自社にサーバーを設置することなく、インターネット環境さえあればどこからでも文書管理ツールにアクセスできるツールです。まずは、クラウドで文書管理を行うことでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

社外からも文書管理ツールを利用できる

クラウドで文書管理を行うと、場所を問わずツールへのアクセスができます。社内環境下ではもちろん、社外ネットワークからでも文書管理を行えるようになります。
 
外出機会の多い営業マンなどにとっては、いつでも社内の文書管理ツールにアクセスできます。また、顧客情報を記載したファイルや営業資料を場所を問わず簡単に引き出せるようになり、業務効率の向上が見込めます。
 
そのため、外出先から一度オフィスに戻ってツールを起動する必要がなくなります。

異なるデバイスからも利用できる

クラウドサービスでは、アカウントIDとパスワードを入力することでユーザーが識別されているため、異なるデバイスから文書管理ツールが利用できます。
 
昨今では、スマートフォンアプリが提供されているケースも多いため、さらにマルチデバイスでの利用が広がってきています。
 
デバイスに関わらずに同様に利用できる機能性の高さは、クラウドの利用ならではと言えます。

オンプレミス型よりも低コストで導入できる

クラウド型は、初期費用にコストがかかりがちなオンプレミス型よりも低コストで導入できます。
 
オンプレミス型のサービスは、セキュリティの高さやカスタマイズ性の高さから人気があります。一方で、導入コストが嵩むことや、サーバーやストレージの整備が必要なために本導入までに時間がかかることから、自社への導入がスムーズに進まないケースがあります。
 
しかし、クラウド型のサービスでは、こうした整備はベンダーが行うため不要です。そのため、短期間のテスト導入のあとに本導入に比較的簡単に踏み出せるようになります。
 
また、各種整備を行う社員のリソースを考慮する必要がないため人件費も削除でき、オンプレミス型と比べて大幅なコスト削減が見込めます。

容量不足をすぐに補える

文書管理ツール内には、社内のありとあらゆる文書が保管されるために、相応の容量が必要になります。文書のライフサイクルを意識していても、年々管理すべき文書が増えていくケースがほとんどなため、それに応じてストレージを拡張していかなければなりません。
 
容量の問題はクラウド型・オンプレミス型どちらであっても同様です。しかし、新しいサーバーを購入し、環境を構築し直すなどの手間が発生するオンプレミス型に比べて、クラウド型では、容量を追加したいタイミングで提供事業者に依頼するだけで即座に利用容量を追加できます。
 
必要になってから実際に拡張されるまでの時間を短縮できるため、文書管理ツールとして導入するには大きなメリットだと言えるでしょう。


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関連記事: 【失敗しない】文書管理のルール作りと運用のポイントをご紹介!

クラウドで文書管理を行うデメリットとは

メリットの多いクラウドでの文書管理ですが、その一方でデメリットもあります。どのような点が課題となるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

導入や運用にコストがかかる

オンプレミス型に比べてコストが低く導入がしやすくても、ツールを導入する以上、一定のコストが発生します。
 
しかし、文書管理システムは導入するだけでは効果を発揮しません。適切な文書の管理・利用が一番の目的なため、こうしたコストに対する投資を怠ることはおすすめしません。
 
コストを抑えるために使いにくいツールを導入したり、社員のITリテラシーを把握せずに逆に過度な機能がついたものを導入した場合、一部の社員しか使っていないというような状況に陥ってしまいます。
 
コストを考えることも大切ですが、本当に選定したツールが自社に適しているのかを検討し、自社にとって最良なツールを選択していきましょう。

社員への教育が必要

ツールを導入する以上、社員教育は必要不可欠です。社内にはさまざまなITリテラシーを持った人がいるため、全ての人が確実にツールを使いこなせるように、教育していく必要があります。
 
社員教育に手を抜いてしまえば、結局文書管理ツールが浸透し、活用されない事態となりかねないため、導入担当者は現場での利用を想定してツールを検討することが大切です。
 
もしくは、ツール導入により発生する教育コストを抑えられるStockのような、教育コストが不要な文書管理ツールの導入しましょう。

運用ルールの定期的な見直しが必要

文書管理をツールで行っていくうえで、さまざまな課題や改善点が見つかることもあるでしょう。こうした点に常にアンテナを張っておき、定期的な運用ルールを見直すことが必要です。
 
ルールの見直しを怠れば、ツール内のデータが管理されずに検索性も下がってしまい、結果として使われなくなってしまうという事態に陥りかねません。
 
ツールにとっては定期的に新機能が追加されたり、さらに使い勝手の良いツールが提供される場合もあるため、一度導入したらそれで終わりではなく、現在の状況や使われ方については適宜把握しておく必要があります。


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関連記事: 文書管理規定と文書管理マニュアルの違いや作り方を徹底解説!

クラウドで管理するおすすめの文書とは

ここまで、クラウドで文書管理を行ううえでのメリット・デメリットについて見てきました。ここでは、クラウドで管理するのにおすすめな社内文書についてご紹介します。

契約書・機密文書

クラウド型文書管理ツールの利用によってセキュリティが保持され、情報漏洩のリスクが軽減されることから誓約書や機密文書がツール上で管理できるようになります。紙媒体の場合は紛失の恐れがありますが、ツール上に保管することでデータとして管理ができるため、物理的な漏洩も防止できます。

申請書・報告書

申請書や報告書には必ず上長の承認が付きものです。そのため、こうした書類はクラウド型の文書管理ツール上に保管しましょう。紙媒体ではなく電子文書に変換すると、上長が出張などで社外に出ている場合でも速やかな承認が行えるようになり、業務効率が向上します。

会議資料

クラウド型の文書管理ツールを利用すると、ペーパーレス化が促進できることに加えて、過去の資料の検索も行えるようになります。毎回印刷をかけていた会議資料をクラウドに保管すると、印刷の手間が省け、スピーディーな会議進行とコスト削減が図れます。

マニュアル

文書管理ツールでは、システムの運用や監視、保守などに関わるドキュメントの管理が行えます。マニュアルの作成が運用が課題となっている企業であれば、文書管理ツールを導入し、一元管理できる体制を構築するのもおすすめです。
 
特に、クラウド型は社内外からもマニュアルにアクセスできるため、昨今のリモートワークが推進されている環境下でのマニュアル保管には最適だと言えます。


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関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!

自社に合うクラウド型文書管理ツールの選び方とは

では、自社に合うクラウド型文書管理ツールを選ぶには、どのような点に注意したらいいのでしょうか。ここでは正しく活用できるツールを選択するために大切な、3つのポイントについてご紹介します。

導入の目的を決める

クラウド型文書管理ツールは、それぞれのツールによって得意とする文書管理の方法が異なります。
 
そのため、紙媒体の社内文書をデータ化して管理したいのか、文書を社員同士で場所を問わずに共有・閲覧できるようにしたいのかなどの目的によって、導入すべきツールは異なります。
 
最適なツールを導入するためにも、あらかじめそのツールを使って自社のどのような問題を解決したいのかという目的を明確にすることが大切です。

操作性を確認する

クラウド型文書管理ツールを導入が初めてであれば、全ての社員がスムーズに利用できる使い勝手のいいツールを選ぶことが大切です。
 
ITに詳しい人しか使えないような難しいツールを導入してしまえば、上手く活用できない社員が出てきてしまうばかりか、むしろツール導入によって文書管理の効率が下がり、生産性を低くしてしまいかねません。
 
このような事態を避けるためにも、実際の現場レベルに合わせたツールを選びましょう。

セキュリティを確認する

クラウド型文書管理ツールは、オンプレミス型に比べて低コストだという点から人気のツールです。しかし、社内の重要な文書を外部のインターネット上のクラウドに保管するということを忘れてはいけません。
 
インターネット上での管理は、自社サーバーで管理するとき以上に情報漏洩のリスクがあります。意図しない情報漏洩を防ぐためにも、ツールのセキュリティは確実にチェックしておくべきです。
 
  • 文書ごとにアクセスできる人が制限できるか
  • 閲覧や編集履歴は見られるか
  • 自動で文書のバックアップが取れるか
ツールによってさまざまなセキュリティ対策が備わっているため、自社に必要なセキュリティが保持されているものを選択しましょう。


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関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!

おすすめのクラウド型文書管理ツール

クラウド型文書管理ツールの導入を失敗させないためには、導入の目的・操作性・セキュリティの3つが重要だとご紹介しました。
 
具体的には、社内リテラシーが異なる社内でも、すぐに利用できるほどのシンプルさや、2段階認証やシングルサインオンなど、強固なセキュリティが必要です。「有名で流行りだから」「多機能だから」という理由で決定してしまうと現場で使われずに、クラウド型ツールの月額費用だけがかかってしまうので注意です。
 
文書管理ツールは短期の利用では意味をなさず、中長期的な利用が前提です。そのため、導入前の検討やトライアルでの試用は必須と言えます。
 
今回ご紹介するStockは、現在80,000社以上で導入されている文書管理ツールで、ITに不慣れな方でもマニュアルなしで利用できる操作性が高い評価を受けているツールです。
 
文書の保管から作成、共有までが一元化して行えるため、導入におけるさまざまな目的を一挙に解消できます。
 
さらに国際セキュリティ資格を保持するまでの万全のセキュリティ対策が練られていることから、まさにクラウド型文書管理ツールとして最適なツールだと言えるでしょう。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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文書管理はクラウドで行うべきかのまとめ

今回の記事では、文書管理をクラウド型ツールで行うことのメリットについてご紹介させていただきました。
 
働き方改革やリモートワークが促進されているなか、社内だけではなく社外からもアクセスできるクラウド型文書管理ツールは、もはや日常業務において必要不可欠な存在だと言えるでしょう。
 
場所を問わないという物理的なアクセスはもちろん、「ツール内で必要な情報にいかに早くアクセスできるか」の指標も忘れてはいけません。文書を探すのにかかる数クリックの差ですが、実際に運用してみるとこの差が非常に大きいことがわかります。
 
今回ご紹介したクラウド型ツールのStockは、シンプルさにこだわった設計で情報へのアクセスにおけるストレスを解消し、導入したその日から文書管理の業務効率化が実現できます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して文書管理のライフサイクル、管理フローのを効率化をしましょう。
 
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