業務に関する文書はすぐにアクセスしたり、機密情報を保護したりするために適切に管理しなければなりません。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。
しかし、「そもそもクラウド型とほかの方法との違いが分からない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理システムの種類やおすすめのITツールを中心にご紹介します。
- 業務で発生した書類を一か所に集約して簡単に管理したい
- クラウド型システムを使いこなせるか分からないため、簡単なものを選びたい
- ペーパーレス化を推進してテレワークの環境を充実させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書をオンライン上で整理する方法や簡単に使えるツールが分かります。
目次
文書管理システムの種類
以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。
クラウド型
クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。
インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。
このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。
クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。
自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。
クラウド型文書管理システム5選
以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。
中小企業に適したクラウド型文書管理システムは、「文書を正しく管理できる機能が過不足なく備わっているか」を基準にして選びましょう。具体的には、文書の添付機能や検索機能が必要です。
一方で、ワークフローなどの高度な機能をそろえたツールも選択肢のひとつですが、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。そのため、「誰でも使えるほどシンプルか」も考慮しなければなりません。
結論、中小企業に最適なクラウド型文書管理システムは、文書管理に必要な機能が過不足なく備えられており、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるほど操作感の良い「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には文書のスキャン画像やWordファイルを添付できるのはもちろん、そのままテキストを入力して文書を作成することも可能です。また、キーワードで全文検索をすればすぐに目的の文書を探し出せます。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるシステム
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【GLOVIA smart ECM SaaS】富士通が提供する文書管理システム
＜GLOVIA smart ECM SaaSの特徴＞
- 体系的な管理
- 詳細なアクセス管理
フォルダ階層によって、文書を体系的に管理できます。
誰にどのような権限（削除・更新・参照）を与えられるか設定できるため、詳細なアクセス管理が可能です。
＜GLOVIA smart ECM SaaSの注意点＞
- 初期費用がかかる
環境構築やマスタ準備をするために「スタートアップサービス」の選択が必須になっています。
＜GLOVIA smart ECM SaaSの料金体系＞
- 要問い合わせ
【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフロー機能
- ISO文書管理のための機能
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理のポイントを押さえた機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- 要問い合わせ
【NotePM】文書の作成もできるツール
＜NotePMの特徴＞多機能でさまざまな用途に対応したツール
- 検索機能が強力
- マルチデバイス対応
検索機能はWordやPDFなどのファイルの中身までが対象となっています。
パソコンだけでなくスマホやタブレットからも利用できます。
＜NotePMの注意点＞
- 機能を使いこなせない場合がある
「マニュアル作成機能」や「レポート機能」などの応用的な機能が多く搭載されており、ITリテラシーの低いメンバーは使いこなせない可能性があります。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：￥4,800/月/ユーザー
- プラン15：￥9,000/月/ユーザー
- プラン25：￥15,000/月/ユーザー
- プラン50：￥30,000/月/ユーザー
- プラン100：￥60,000/月/ユーザー
利用可能なユーザーは8人、容量は80GBまでの制限があります。
利用可能なユーザーは15人、容量は150GBまでの制限があります。
利用可能なユーザーは25人、容量は250GBまでの制限があります。
利用可能なユーザーは50人、容量は500GBまでの制限があります。
利用可能なユーザーは100人、容量は1TBまでの制限があります。
※200人以上の企業に対応したプランもあります。
【Documal SaaS】文書を一元管理できるツール
＜Documal SaaSの特徴＞
- 履歴が記録される
- 社外とのやりとりも可能
閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。
取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。
＜Documal SaaSの注意点＞
- 導入費用が予算に合わない可能性がある
導入の初期費用として少なくとも300,000円がかかり、自社の予算に合わない可能性があります。
＜Documal SaaSの料金体系＞
- 運用基本サービス 10アカウント：￥20,000/月
- 運用基本サービス 50アカウント：￥60,000/月
- 運用基本サービス 100アカウント：￥100,000/月
別途導入初期費用（￥300,000～）が発生します。
クラウド型文書管理システムの比較表
こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます）
| 【一番おすすめ】Stock | GLOVIA smart ECM SaaS | 楽々Document Plus | NotePM | Documal SaaS | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる文書管理ツール |
富士通の提供する多機能な文書管理ツール |
検索性が高いツール |
文書の作成もできるツール |
文書を一元管理できるツール |
| 料金 |
|
要問い合わせ |
要問い合わせ |
・プラン8：￥4,800/月/ユーザー
プラン15：￥9,000/月/ユーザー
プラン25：￥15,000/月/ユーザー
プラン50：￥30,000/月/ユーザー
プラン100：￥60,000/月/ユーザー |
・運用基本サービス 10アカウント：￥20,000/月
・運用基本サービス 50アカウント：￥60,000/月
・運用基本サービス 100アカウント：￥100,000/月
・別途導入初期費用（￥300,000～）あり。 |
クラウドで文書管理をする3つのメリット
以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。
（1）時間や場所を問わずに利用できる
1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。
クラウド型であればインターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。
さらに、一部のツールはマルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットからも利用できます。とくに、今日のトレンドであるテレワークには、マルチデバイス対応した文書管理システムが必須です。
また、クラウド型の文書管理システムは時間や場所に制限されないため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書へアクセスできるのです。
（2）低コストで導入できる
2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。
オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができるITリテラシーの高い担当者がいない場合、そもそも運用に乗せることができずに費用だけがかさむ結果になるのです。
一方、クラウド型は初期費用がかからないことが多く、月額料金のみで利用可能なツールもあるため、オンプレミス型に比べて低コストで導入できます。
このように、クラウド型の文書管理システムは低予算で開始できるうえに、導入に時間がかからないという特徴があり気軽に導入しやすいのです。
（3）容量不足をすぐに補える
3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。
オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。
一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。
したがって、クラウド型は企業規模は大きくないものの、メンバーが増える可能性がある中小企業の文書管理に最適なツールだと言えます。
クラウドで文書管理する3つのデメリット
以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいツールを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。
（1）導入に時間がかかる可能性がある
これまで、紙で文書管理していた場合には、導入に時間がかかる可能性があります。
すべての文書を紙で管理していた企業や、紙で管理している文書の方が多い企業では、紙の文書を電子化する工数がかかるからです。
したがって、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。
たとえば、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理ツールの運用を開始できます。
（2）多機能なツールは使いこなせない可能性がある
多機能なツールの場合、社員が使いこなせない可能性がある点もデメリットの1つです。
多機能なツールは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくないメンバーはツールを使いこなせません。
仮に、一度ツールの導入に失敗すると社内で抵抗感が発生し、再度ツールを浸透させようとしても上手くいかない可能性が高いです。
したがって、中小企業の文書管理ツールには、多機能ではなく必要な機能を過不足なく搭載したものを選定しましょう。
（3）運用ルールの作成が必要
事前に運用ルールを作成しなければならない点も、ツール導入のデメリットです。
たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。
該当の問題を未然に防ぐためにも、管理だけでなく文書の作成や同時編集まで一元的にできるツールを導入しましょう。
また、ファイル名やフォーマットに関する問題の解決には、テンプレート機能を搭載したツールが適しています。たとえば、文書の管理だけでなく作成や編集まで可能で、テンプレート機能も備えた「Stock」を導入すると、先程挙げた問題を同時に解決できます。
クラウド型文書管理システムの選定ポイント5選
以下では、自社に合うクラウド型文書管理ツールの選び方を解説します。ツールの導入が成果につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。
（1）導入の目的に適しているか
まずは、文書管理ツールの導入目的と機能がマッチしているかを確認しましょう。
たとえば、具体的に設定される目的としては「文書をファイリングする時間が無駄なので削減する」「文書にアクセスしやすくする」などが挙げられます。
仮に、目的に沿わない機能が多く搭載されているツールを導入すると、成果につながらない可能性があります。
したがって、事前に導入目的を明確にしておくことで、自社の文書管理の問題解決に適したツールを選定できるのです。
（2）必要な機能が過不足なく搭載されているか
必要な機能が過不足なく搭載されているかも、重要な選定ポイントの1つです。
ツールは多機能であればあるほど、料金も高くなりがちです。そのため、使わない機能が多いツールを導入すると、無駄なコストとなってしまうのです。
たとえば、「ワークフロー」や「外部のツールとの連携」などをはじめとした高度な機能を多数搭載するツールがあります。そのため、「便利そうだからと導入したが結局使わなかった」となる恐れがあるのです。
したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えたツールを導入しましょう。
（3）自社のセキュリティ基準を満たしているか
導入するツールが自社のセキュリティ基準を満たしているかも確認しておきましょう。
文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いツールを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。
たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。
また、国際基準のセキュリティ資格を有したツールであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。
（4）操作性が良いか
ツールを簡単に操作できるかどうかも重要なポイントです。
たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、クリックが多かったりするツールは使いづらいので業務の妨げになります。とくに、個人のITリテラシーにばらつきがある非IT企業でのツール導入には注意が必要です。
したがって、シンプルな操作でストレスなく利用できるツールが必要になります。たとえば「Stock」は、ITに詳しくない65歳でも使いこなせるほど簡単なツールです。
（5）あらゆるデバイスに対応しているか
最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。
対応するデバイスが多いツールを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。
たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、これまではほかの社員にメールで送信してもらう必要がありました。しかし、クラウド型ツールで文書管理していれば、無駄な手間をかけずに済むのです。
したがって、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用できるツールを導入しましょう。
クラウド型文書管理システムの選び方まとめ
ここまで、文書管理システムの種類やおすすめのツール、選び方を中心に解説しました。
オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。
そして、クラウド型の文書管理システムの導入目的を明確にしたうえで、文書管理に必要な機能が過不足なく備わったシンプルなツールを選ばなければなりません。
したがって、「2段階認証」や「アクセス制限」などのセキュリティが万全で、非IT企業の65歳でも使いこなせるほど簡単な「Stock」が求められるのです。Stockは国際基準のセキュリティ資格を持っているため、セキュリティの懸念はありません。
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