情報共有ツールの利用が当たり前となってきていますが、それぞれのツールの特徴を理解してツールの導入をすることができていますでしょうか。
 
「有名なツールであること」「高機能であること」も大事ですが、「利用する業務内容」や「利用するメンバーが使いやすいか」という観点でも、ツールの選定することで社内の情報共有の悩みを解消することに繋がります。
 
そこで今回は、ツールの特徴別に情報共有ツールをご紹介させていただきます。

 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有を活性化させるには何から始めればいいのか?

①定期的に情報共有する場を設ける

例えば、週1回の会議を設定するなど、情報共有のための場を設定することで、チーム内の情報共有を促すことができます。
お互いに状況を報告することで、誰が何をしているのかが分かり、認識の違いが生まれにくくなります。

②社内の情報をオープンにする

参加している人のみに共有される議事録なども、全体に共有することで、実は情報を必要としていた人に届けることが可能になります。
また、様々な情報をオープンにすることで情報の格差を無くすことができます。

③ツールを導入する

情報共有ツールを活用することで、社内コミュニケーションの活性化を促します。
業務中の情報共有が活発化することで、確認などの無駄な時間が削減され、効率的に仕事を進めることが可能になります。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


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情報共有ツールを選定する時に気をつけたいこと

①誰でも使えるようなツールか

どんなに高機能な情報共有ツールでも、使いこなすことができなければ意味がありません。
シンプルな機能で、どのような人でも簡単に使えるツールを選ぶことで、チーム内の情報共有が促進されます。

②業務に必要な情報にいつでもアクセスできるか

情報共有をしたものの、後から見直したいときに「どこを見ればいいか分からない」という状況はよくあるかと思います。
簡単に情報の整理ができて、いつでも必要な情報にアクセスできる状態を作り出せるツールが必要になります。

③自社に必要な機能は何か

情報共有ツールにはシンプルなものから、多くの機能があるものまで様々です。
使わない機能があっても混乱を招くだけですので、自社の業務に必要な機能は何か、その機能が揃っているツールはどれか、という観点で選ぶことも大事です。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!


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チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チャットに特化した情報共有ツール

「Slack」

Slackのトップページ

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。
チャットワークと並んで有名なツールで、パナソニックやヤフージャパンでも導入されています。

■Slackの特徴

1.通知を細かくカスタマイズできる
通知が一切こないようにしたり、自分宛のメッセージのみ通知させることや、外部のアプリと連携することで、通知がSlack上に来ることができたりと、自分用にカスタマイズすることができます。
 
2.後から参加してもチャットを読むことができる
Slackにはチャンネルというグループチャットの機能があり、このチャンネルに後から入った人でも過去のチャットを確認することができます。

■Slackの主な機能

チャット

Slackのチャット画面

テキストでのメッセージだけではなく、様々なファイルを添付させたり、絵文字での返信が可能です。
外部のサービスと連携することで、散らばりやすい通知をSlackにひとまとめにして管理することもできます。
Slackはコミュニケーションを活発にさせることを得意としています。
ファイル共有

Slackのファイル共有画面

チャットには様々な形式のファイルを添付することができる上に、送ったファイルを一覧で確認することが可能なので、ファイルを探すのも簡単にできます。

■Slackの料金

Slackの料金プランページ
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、無料プランでは、メッセージ履歴や外部連携できるアプリの数などが限られています。
仕事で、複数人のチームで使うには1人あたり850円~/月のプランの方が制限なく使え、機能も豊富なので使いやすいです。
 


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「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールで、メール・電話・会議に代わってコミュニケーションをとることを可能とします。
「ビジネスが加速するクラウド会議室」とも呼ばれ、社内の情報共有を活発化し、業務を効率化させます。

■チャットワークの特徴

1.社外の人とも繋がることができる
社内外関係なく、グループを作ることができます。
チャットワークを利用していれば繋がることができるので、プロジェクト等で社外の人とも簡単に連絡することができます。
 
2. 送信後のメッセージ管理機能
一度送ったメッセージを送信した後に、修正・削除が可能です。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

チャットワークのチャット画面

グループチャットでは、単なるチャットだけではなく、引用や編集ができることや、間違えて送ってしまったメッセージを削除する機能があります。
絵文字を利用することもできるので、メールのように堅くなりすぎず、フランクにコミュニケーションをとることができます。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

グループチャットごとに、タスク管理ができます。
自分のタスクの設定・管理だけではなく、他のメンバーにタスクを依頼することもできるので、チームで活用できそうです。

■チャットワークの料金

チャットワークの料金プランページhttps://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは無料で使うことができますが、無料プランではグループチャットが7個までしか作ることができません。
制限を気にせず使いたい場合は人あたり400円〜/月の有料プランを契約する必要があります。
 


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タスク管理に特化した情報共有ツール

「Backlog」

Backlogのトップページ

「Backlog」|オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール

https://www.backlog.jp/特徴別に探す情報共有ツール11選

Backlogは、シンプルでわかりやすいUIを持つ、プロジェクト管理ツールです。
チームのタスクなどの進捗管理や情報共有ができるようになります。

■Backlogの特徴

1.タスクが明確になり、進捗状況が可視化
ガントチャートでタスクのスケジュールを把握することができ、タスクの内容・担当者・期日が明確になるため、作業の抜けや遅延を防ぐことが可能です。
 
2.親子関係の設定ができる
登録した課題は親子関係を持たせることができ、ガントチャートにも親子関係は反映されるので、各タスクの関係が分かるようになり便利です。

■Backlogの主な機能

タスク管理

Backlogのタスク管理画面

タスクを「カンバンボート」と「ガントチャート」で管理することができます。
時と場合に応じて表示方式を変えることができるので、便利です。

Wiki

BacklogのWiki画面

BacklogにはWiki機能があり、議事録やマニュアルを管理することができるため、社内の情報共有が容易になります。

■Backlogの料金

Backlogの料金プランページ
https://www.backlog.jp/特徴別に探す情報共有ツール11選

無料プランでは、1プロジェクト10人まで利用することができます。
それ以上のプロジェクト数や人数であれば、1チームあたり2400円~/月の有料プランを契約する必要があります。
 


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「Trello」

Trelloのトップページ

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、タスクを「カード」に見立ててかんばん方式で管理するプロジェクト管理ツールです。

■Trelloの特徴

1.直感的に操作できる
タスクが1枚の「カード」となり、ドラッグ&ドロップで移動ができたりと直感的に操作することができるので操作に戸惑うことはありません。
 
2.機能アップが簡単
拡張機能のための無料のプラグインが多く用意されているので、用途に合わせて機能を強化することができます。

■Trelloの主な機能

タスク管理

Trelloのタスク管理画面

かんばん方式をとっているので、タスクの進捗ごとに「未着手・進行中・完了」といったステータスごとに管理することができます。
タスクを「カード」のように扱うことができるので、直感的な操作性をもち、簡単に管理することができます。

■Trelloの料金

Trelloの料金プランページ
https://trello.com/pricing

Trelloは無料で、無制限のパーソナルボード・カード・リストを利用することができますが、チームボードは10個までという制限があります。
権限機能をつけたり、タスクに添付できるファイル容量を増加するためには、1ユーザーあたり$9.99~/月の有料プランの契約は必要です。
 


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ファイル管理に特化した情報共有ツール

「Dropbox」

Dropboxのトップページ

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、インターネット上にファイルを保存できるクラウドストレージサービスです。
個人でもビジネスでも利用することができ、様々なファイルを保存することができ、簡単に共有することも可能です。

■Dropboxの特徴

1.クラウド上に保存
パソコン・スマホ・タブレットと各端末に保存していたデータをクラウド上に保存することができ、紛失の心配がありません。
また、どのデバイスからでも同じファイルを確認することができます。
 
2.ファイルに入れるだけで自動保存
専用フォルダにファイルをドラッグするだけで、自動でクラウド上に保存してくれます。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

Dropboxのファイル管理画面

カテゴリごとにフォルダを作って様々な形式のファイルを管理することができます。
また、共有フォルダを作ることで、社外の人ともファイルを共有するできるようになります。

■Dropboxの料金

Dropboxの料金プランページ
https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button

無料で、2GBまでの容量を使うことができますが、容量を増加するためには1人あたり1200円〜/月の有料プランの契約が必要です。
 


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「Google One」

Google Oneのトップページ

「Google One」|追加の保存容量と Google の各種特典

https://one.google.com/about

Google Oneは、Google Driveのようなオンラインストレージサービスです。
Googleのサービスなので、スプレッドシートなどとの連携が便利なのが特徴です。

■Google Oneの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
Dropboxは無料版だと2GBまでしか使えませんが、Google Oneでは無料で15GBまで使うことあできます。
 
2.オンラインで保管
オンライン上にファイルを保存するので、紛失の心配がなく、様々なデータのバックアップ用としても使うことができます。

■Google Oneの主な機能

ファイル管理

Google Oneのファイル管理画面

フォルダに分けてファイルを保存することができます。
また、Google Oneからスプレッドシートなどの作成も可能です。

■Google Oneの料金

Google Oneの料金プランページ
https://one.google.com/about

無料で15GBの容量を使うことができますが、それ以上の容量が必要な場合は、1人あたり250円~/月の有料プランにアップデートが必要です。
容量に合わせて値段が変わってきます。
 


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ドキュメント管理に特化した情報共有ツール

「Qiita:Team」

Qiita:Teamのトップページ

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、文書の作成・共有ツールです。
簡単に文書を作成できるため、スムーズな共有ができるようになるので、チームのレベルアップにつながります。

■Qiita:Teamの特徴

1. 文書作成と共有を簡単にできる
Markdown記法をとっていますが、サポートが充実しているため、簡単に書くことができます。
また、文書を投稿すると共通フィードに共有されるので、手間を取らずに共有ができます。
 
2. 豊富な連携先
SlackやChatWorkなどのチャットツールや、Webhook機能使った連携ができるので、業務を効率化させることができます。

■Qiita:Teamの主な機能

ドキュメント作成

Qiita:Teamのドキュメント作成画面

Markdown記法に対応しており、サポートが充実しているため、初めてでも簡単に綺麗に文書を作成することができます。
また、豊富にテンプレートが揃っているので、フォーマットがある面倒な文書でもスムーズに作成することができます。

■Qiita:Teamの導入費用

Qiita:Teamの料金プランページ
https://teams.qiita.com/pricing/

無料で30日間お試しすることができますが、メンバー数が増える場合には1520円〜/月(3人まで)の有料プランの契約が必要です。
30GBの容量は変わらず、メンバー数に応じて料金が上がっていきます。


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「Docbase」

Docbaseのトップページ

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、社内に分散している情報を一元的に管理する情報共有ツールです。
共有したい文書の作成もテンプレート機能やまとめ機能を利用して簡単にできます。

■DocBaseの特徴

1. 文書管理
文書の分類をするタグ機能、わかりやすくするスター機能、メンバーで共有するグループ機能など、様々な方法で文書を管理することができます。
 
2. 社外の人とも共有できる
社外の人も同じグループに参加することができるため、メールの手間などを省き、簡単に情報の共有ができます。

■DocBaseの主な機能

文書作成

Docbaseの文書作成画面

Markdown記法に対応しているため、整った綺麗な文書を作成することができます。
また、複数人で同時に文書を編集することができるので、会議などでもリアルタイムで文書を作成することができます。

■DocBaseの導入費用

Docbaseの料金プランページ
https://docbase.io/#plan

無料で30日間体験することができますが、それ以降は900円〜/月(3人まで)の有料プランでないと使うことができません。
ユーザー数とストレージ容量で料金が変わるのでホームページを参考にしてみてください。
 


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「Dropbox Paper」

Dropbox Paperのトップページ

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、Dropboxが提供する、チームでドキュメントの作成ができるツールです。
Dropboxとの連携が可能なので、関連した内容の紐付けが簡単にできます。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを作ったり、ドキュメントごとにコメントをつけることができるので、業務を効率化する機能が豊富です。
 
2. どの端末でも利用しやすい
ブラウザ版だけではなく、iOS・Android用のアプリも提供されているので、どの環境でもアクセスしやすいです。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

テキストのみのドキュメントはもちろん、写真や動画を挿入することもできます。
また、議事録フォーマット等もあるので、クラウドで共同編集できる特徴を生かしてスピーディーに議事録を作成することも可能です。
チェックリストや表の作成もできるので、ToDoの管理にも役立てることができます。
写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
 


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「Milanote」

Milanoteのトップページ

「Milanote(ミラノート)」|The notes app for creative work

https://www.milanote.com/

Milanoteは、「クリエイティブな仕事の為のノート」として誕生した、新しいオンラインノートサービスです。
ボードと呼ばれる画面にテキストはもちろんのこと、画像やファイルを自由に配置することができます。

■Milanoteの主な機能

ボード

Milanoteのボード画面

ボードと言われる場所に、自由自在にテキスト・写真・動画・様々なファイルを簡単に挿入することができます。
ドラッグ&ドロップで簡単に動かすことができ、直感的に操作することができます。
作成したデータはリンクとして共有できたり、PDFやPNGへの書き出しも可能です。

■Milanoteの料金

Milanoteの料金プランページ
https://www.milanote.com/plans

基本的には無料で利用することができますが、100ノートまでという制限があります。
無制限で使いたい場合には、1人あたり$9.99/月の有料プランの契約が必要です。
 


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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[参考]情報共有ツールに関する紹介記事

情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?




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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ツールの特徴を知ることで、チームに必要なツールがどういったものかを再確認することができるのではないでしょうか。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールの中から、自社の業務やメンバーにマッチするツールを選定していただければと思います。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!