ビジネスでの情報共有はプロジェクトや案件を円滑に進めたり、社内での認識を統一させたりと、複数人で業務を進めるための必須要素です。
 
その情報共有の代表的なツールとしてチャットツールが挙げられます。しかし、適切な情報管理ができていないと重要な情報が流れてしまい、情報を探す手間がかかる、同じようなやりとりを繰り返してしまうなどのデメリットもあります。
 
一方、チャットツールのやりとりのスムーズさを持ち合わせながら、各種資料やファイルをノート形式で共有できる「ノート型ツール」というツールもあります。さまざまな備忘録をはじめとしたさまざまな文書に加え、画像やファイルも管理できます。
 
そこで今回は、社内の情報共有や文書管理が円滑になるノート型ツールをご紹介しますので、
 
  • チャットツールを導入してみたものの、使いづらさを感じ、ツールの乗り換えを検討している
  • 社内の情報共有が統一されておらず、一部のメンバーに情報が行き渡らない
  • テキストはもちろん、画像やファイルなどの共有も効率化したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで、自社にマッチしたノート型ツールを選択できます。
 
関連記事: ノートをクラウド上で管理できるツール7選!メモもアイデアも共有しよう!
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

備忘録や文書管理に使えるノート型ツール8選

以下では、備忘録やさまざまな文書管理に使える、おすすめのノート型ツールを厳選して8選ご紹介します。
 
ノート型ツールは長期利用を想定して設計されているので、有料で導入してみたものの、使い勝手が悪く誰も使っていない、という状況が生じては効率化ができているとは言えません。
 
そのため、まずは無料トライアル期間があるノート型ツールを導入して、その使いやすさを社内で比較検討してみましょう。
 
結論、非IT企業でも即日で使えるほどの使いやすさや、情報共有に過不足のない機能、既に多くの企業での導入実績がある基準で選ぶのであれば、Stockという情報共有ツール一択でしょう。
 
Stockは説明がいらないくらい誰でもすぐに使える設計となっており、実際に非IT企業を含む導入実績が80,000社を超えています。「ノート」を使って直感的にテキスト文書や画像を管理でき、「メッセージ機能」で情報共有、「タスク管理機能」で特定のメンバーにタスクを割り振ることもできます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

クリエイティブな作業に特化した「Dropbox Paper」

Dropbox Paperのトップページ

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付ける、記載内容に対してコメントを付けるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付られるうえ、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

ドキュメント作成機能では写真や動画の挿入はもちろん、チェックリストや表の作成もできるうえ、ToDoの管理や簡単な資料も作成できます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの導入費用

Dropbox Paperは、無料で利用できます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

画像やメモの直感的な管理が可能「Milanote」

Milanoteのトップページ

「Milanote(ミラノート)」|The notes app for creative work

https://www.milanote.com/

Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。
そのため、テキストの共有はもちろん、画像やファイルなどを自由に配置できることが特徴になります。

■Milanoteの主な機能

Milanoteのボード画面

ボード機能では、ボードと呼ばれる場所に、メモや画像などを自由に配置できます。貼り付ける感覚で配置できるため、直感的に操作可能です。
特徴として、ボードに貼り付けたノートや画像などを線で結ぶことができるため、それぞれの関連性を視覚的に把握できます。

■Milanoteの料金

Milanoteの料金プランページ
https://www.milanote.com/plans

Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限(200ノートまで)があるため、その制限を無くしたり、検索機能を利用するには、有料プラン(1人あたり$9.99/月〜)の契約が必要になります。
 
関連記事: 仕事で使えるノート共有アプリ6選!社内情報の管理にもおすすめ!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

マークダウン形式にも対応「kibela」

kibelaのトップページ

「Kibela」|個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成できます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

kibelaのブログ画面

Blogでは、個人的なメモや考えをBlogとして投稿できます。Blogの共有で、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有できるようになります。

kibelaの料金プランページ

Wikiでは、メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用できます。

■Kibelaの導入費用

kibelaの料金プランページ
https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用できます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

開発者にとって非常におすすめな「Boostnote」

Boostnoteのトップページ

Productivity – 「Boostnote」 | Boost Happiness, Productivity, and Creativity.

https://boostnote.io/ja/

Boostnoteは、開発者向けのEvernoteのような位置付けで、マークダウンへの対応など、プログラマー向けのノートアプリで、ダウンロードしてユーザー登録などもせず、すぐに使えるのが特徴です。

■Boostnoteの特徴

1. プログラマー向けのノート
Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーを意識した機能が豊富です。
 
2. ローカル環境で動く
インストールの手間がありますが、ローカル環境で動かせるため、ネットワークに依存せず使うことができます。

■Boostnoteの主な機能

Boostnoteのノート画面

ノート機能では、プレビューがあるので、Markdownで書いた内容をすぐに確認できます。また、Javascript、Python、HTML、CSS等100以上の言語でシンタックスハイライトを付けることができ、複数のコードスニペットを同じスニペットに保存できます。

■Boostnoteの導入費用

Boostnoteは、オープンソースプロジェクトのため無償利用できます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エンジニア、デザイナーの利用率が高い「Inkdrop」

Inkdropのトップページ

「Inkdrop」|Note-taking App with Robust Markdown Editor

https://www.inkdrop.info/

Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。

■Inkdropの主な機能

Inkdropのノート画面

ノート機能では、階層が把握しやすいシンプルな構成となっており、マークダウンにも対応しています。素早い同期が特徴的でオフラインでも利用できます。

■Inkdropの料金

Inkdropの料金プランページ
https://www.inkdrop.info/pricing

60日間と長めの無料トライアル期間がついていますが、それ以降は有料プラン($4.99/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
関連記事: 社内データを集約するノート型情報共有ツール7選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

有料プランで同期端末を無制限にできる「Evernote」

Evernoteのトップページ

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用できます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

Evernoteのノート画面

「ノート機能」では、テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。

EvernoteのWebクリッパー画面

ebクリッパー機能では、Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理ができます。

■Evernoteの料金

Evernoteの料金プランページhttps://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3,100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoftが提供するノート型ツール「Onenote」

Onenoteのトップページ

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置できるため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■Onenoteの主な機能

Onenoteのノート画面

ノート機能では、手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
 
また、作成したノートのPDF出力も可能です。議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷する際には便利な機能になります。

■Onenoteの料金

Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
 
関連記事: 【無料・有料別】iPadノートアプリのおすすめランキングTOP5!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ビジネスでノート型ツールが選ばれる3つの理由

最近では企業規模を問わず、ご紹介したようなノート型ツールを活用し、業務効率化を実現している企業も増えてきています。特に、個人で情報を管理するだけでなく、チームや部署での情報共有がスムーズにできる、格納した情報へのアクセス性が高いのが決め手となることも多いようです。
 
以下では、ビジネスでノート型ツールが選ばれる代表的な3つの理由についてご紹介します。

必要な情報を確実に残しておくことができる

ノート型ツールでは必要な情報を確実に残しておくことができます。
 
例えば、チャットツールを使っていると、気軽にコミュニケーションができるのはメリットであるものの、情報が上へと流れていってしまい、メッセージ内容を後から振り返って確認することには向いていません。
 
共有されたファイルは、マイチャットなどに設定しておけばタスク漏れなどは防止できますが、上にいってしまったチャット情報は検索すれば探すことはできるものの、非常に手間がかかります。
 
しかし、ノート型のツールはファイル機能などを用いて情報が蓄積できるため、情報が残せない心配はありません。

情報へのアクセス性が高い

ノート型のツールであれば、ファイルを開く、必要な情報を探すために何度もクリックするなどの操作が必要なく、すぐに情報へたどり着くことができます。そのため、情報が蓄積されていれば、情報へのアクセススピードは非常に早くなります。
 
さらに、ノートに反映させるテンプレートなどをあらかじめ作成したり、社内で情報共有のルール決めがされていたりすると、情報へのアクセススピードがさらに向上します。

情報のアップデートが簡単

手書きのノートと違い、ノートを直接編集するだけで更新できるため、手軽に情報をアップデートできます。
 
また、複数人での閲覧や、編集履歴の管理ができるツールもあるため、メンバー同士で画面を見ながら確認をしたり、過去のアップデートについて把握したりも簡単にできます。
 
特に、備忘録などの文書はもちろん、会議すぐに共有しなければならない議事録や、会議資料のすり合わせなどのシーンで重宝するでしょう。
 
関連記事: 【iPhone・Android対応】スマホのノートアプリおすすめ10選!
 
関連記事: ノートをクラウド上で管理できるツール7選!メモもアイデアも共有しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

備忘録や文書管理に使えるノート型ツールのまとめ

ここまで、備忘録や文書管理などに使える、今注目のノート型ツールについてご紹介しました。
 
ノート型ツールは実際に利用する現場の声によって、選定するツールの特徴が異なります。例えば、シンプルで簡単、最低限の機能だけあれば良いという現場の声に対し、経営者の一存で高機能だが複雑なツールに決まってしまい、運用ができず結局一部しか使っていない、というケースもあります。
 
また、費用対効果の観点からも、教育コストが大幅に取られてしまうような複雑なツールよりも、シンプルで誰でもスムーズに使いこなせるツール選定が必要です。
 
今回ご紹介したStockは、リテラシーが異なる社内メンバーやITツールに不慣れな非IT企業からの評判が非常に高く、常時70〜100件以上の案件を同時並行で取り扱う企業へ導入したところ、業務負荷が5分の1以下に削減された、という声もあるほどです。
 
Stockは無料で利用でき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入してまずは備忘録や文書管理といった身近な部分から効率化をしていきましょう。
 
関連記事: 【iPhone・Android対応】仕事で使えるノートアプリ10選!