紙の書類や、エクセルなどのファイル、個人的なメモなど、多数のドキュメントを扱うことが多くなっていますが、それぞれの管理はうまくできていますでしょうか。
業務に必要なドキュメントが様々な形で管理されていることで、必要な情報へすぐにアクセスできなかったり、同じようなドキュメントを何度も作ってしまうなど、非効率を生みやすい環境となってしまいます。
そこで今回は、クラウドでの一括管理を可能にするドキュメント管理ツールをご紹介させていただきます。
目次
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
何よりも簡単に情報共有することができるため、情報共有のストレスが驚くほど削減されます。
Stockを使えば、テキスト形式でドキュメント管理ができるだけでなく、あらゆるファイルの管理が可能になります。
■Stockの特徴
１．ＩＴに詳しくないチーム向けのツール。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
2．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
3．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができるので、ドキュメントの整理に役立ちます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができるため、ドキュメントの一括管理を可能にします。。
タスク管理
ドキュメントにに紐づけてタスクを管理することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
エンジニア向けのドキュメント管理ツール
「Confluence」
「Confluence」｜チームコラボレーションソフトウェア
https://ja.atlassian.com/software/confluence
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携して利用することで、シームレスに業務を進めることが可能になります。
■Confluenceの特徴
1. JIRAと連携できる
既にJIRAを利用している場合には、Confluenceと連携することができるため、プロジェクト管理をドキュメント管理をシームレスに行うことができます。
2. 細かい権限設定
きめ細かい権限設定により、メンバーの閲覧や編集を制御することができます。
■Confluenceの主な機能
ドキュメント管理
テキスト情報以外にOffice文書や画像等を共有できます。また、バージョン管理、プレビュー、全文検索などにも対応しています。
■Confluenceの料金
https://ja.atlassian.com/software/confluence/pricing
7日間の無料トライアルを利用することができますが、基本的には有料プランへの契約が必要になります。
人数によって単価が異なるため、利用人数を確認した上で料金の確認をした方が良いです。また、JIRAを既に利用している場合には、無料でConfluenceの利用ができます。
「Simplenote」
Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートツールです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。
「Simplenote」｜The simplest way to keep notes.
■Simplenoteの特徴
1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。
■Simplenoteの主な機能
ノート
シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。
■Simplenoteの料金
Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
「kibela」
「Kibela」｜個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。
■Kibelaの特徴
1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。
■Kibelaの主な機能
Blog
個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。Blogを共有することで、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有することができるようになります。
Wiki
メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用することができます。
■Kibelaの導入費用
5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン（月540円〜（1人あたり））を契約する必要があります。
クリエイティブ系向けのドキュメント管理ツール
「Dropbox Paper」
「Dropbox Paper」｜クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
■Dropbox Paperの特徴
1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。
■Dropbox Paperの主な機能
ドキュメント作成
写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
「Milanote」
「Milanote（ミラノート）」｜The notes app for creative work
Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。
そのため、テキストの共有はもちろんのこと、画像やファイルなどを自由に配置できることが特徴になります。
■Milanoteの主な機能
ボード
ボードと呼ばれる場所に、メモや画像などを自由に配置することができます。
ペタペタ貼り付ける感覚で配置できるため、直感的に操作することが可能になっています。
特徴として、ボードに貼り付けたノートや画像などを線で結ぶことができるため、それぞれの関連性を視覚的に把握できます。
■Milanoteの料金
https://www.milanote.com/plans
Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限（200ノートまで）があるため、その制限を無くしたり、検索機能を利用するには、有料プラン（1人あたり$9.99/月〜）の契約が必要になります。
個人的に管理したい人向けツール
「Evernote」
「Evernote」｜すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
2.webクリッパー機能
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。
■Evernoteの料金
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プラン（3100円/年〜（1人あたり））を契約する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
クラウドで一括管理をすることで、どこにいても必要なドキュメントにアクセスできるだけでなく、不用意なミスや紛失も防ぐことが可能になります。
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用し、あちこちに分散しているドキュメントを効率よく管理していただければと思います。
