紙の書類や、エクセルなどのファイル、個人的なメモなど、多数のドキュメントを扱うことが多くなっていますが、それぞれの管理はうまくできていますでしょうか。
業務に必要なドキュメントが様々な形で管理されていることで、必要な情報へすぐにアクセスできなかったり、同じようなドキュメントを何度も作ってしまうなど、非効率を生みやすい環境となってしまいます。
そこで今回は、クラウドでの一括管理を可能にするドキュメント管理ツールをご紹介させていただきます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
チームの情報を最も簡単に残せるツール
最初に、社内のドキュメントや情報管理を行う際に最もおすすめできるツールをご紹介いたします。
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
エンジニア向けのドキュメント管理ツール
続いて、エンジニアが利用する際により大きな力を発揮してくれるツールのご紹介です。
「Confluence」
「Confluence」｜チームコラボレーションソフトウェア
https://ja.atlassian.com/software/confluence
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携して利用することで、シームレスに業務を進めることが可能になります。
■Confluenceの特徴
1. JIRAと連携できる
既にJIRAを利用している場合には、Confluenceと連携することができるため、プロジェクト管理をドキュメント管理をシームレスに行うことができます。
2. 細かい権限設定
きめ細かい権限設定により、メンバーの閲覧や編集を制御することができます。
■Confluenceの主な機能
ドキュメント管理
テキスト情報以外にOffice文書や画像等を共有できます。また、バージョン管理、プレビュー、全文検索などにも対応しています。
■Confluenceの料金
https://ja.atlassian.com/software/confluence/pricing
7日間の無料トライアルを利用することができますが、基本的には有料プランへの契約が必要になります。
人数によって単価が異なるため、利用人数を確認した上で料金の確認をした方が良いです。また、JIRAを既に利用している場合には、無料でConfluenceの利用ができます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「Simplenote」
Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートツールです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。
「Simplenote」｜The simplest way to keep notes.
■Simplenoteの特徴
1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。
■Simplenoteの主な機能
ノート
シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。
■Simplenoteの料金
Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「kibela」
「Kibela」｜個人の発信を組織の力にする情報共有ツール
Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。
■Kibelaの特徴
1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。
■Kibelaの主な機能
Blog
個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。Blogを共有することで、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有することができるようになります。
Wiki
メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用することができます。
■Kibelaの導入費用
5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン（月540円〜（1人あたり））を契約する必要があります。
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クリエイティブ系向けのドキュメント管理ツール
続いて、クリエイティブ系のお仕事をされている方に人気のツールをご紹介します。
「Dropbox Paper」
「Dropbox Paper」｜クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
■Dropbox Paperの特徴
1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。
■Dropbox Paperの主な機能
ドキュメント作成
写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
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「Milanote」
「Milanote（ミラノート）」｜The notes app for creative work
Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。
そのため、テキストの共有はもちろんのこと、画像やファイルなどを自由に配置できることが特徴になります。
■Milanoteの主な機能
ボード
ボードと呼ばれる場所に、メモや画像などを自由に配置することができます。
ペタペタ貼り付ける感覚で配置できるため、直感的に操作することが可能になっています。
特徴として、ボードに貼り付けたノートや画像などを線で結ぶことができるため、それぞれの関連性を視覚的に把握できます。
■Milanoteの料金
https://www.milanote.com/plans
Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限（200ノートまで）があるため、その制限を無くしたり、検索機能を利用するには、有料プラン（1人あたり$9.99/月〜）の契約が必要になります。
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個人的に管理したい人向けツール
最後に、個人でお仕事をする際に便利なドキュメント管理ツールをご紹介します。
「Evernote」
「Evernote」｜すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
2.webクリッパー機能
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。
■Evernoteの料金
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プラン（3100円/年〜（1人あたり））を契約する必要があります。
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ドキュメント管理ツールとは
ドキュメント管理ツールとは、社内に蓄積されている電子文書やマニュアルを整理し、クラウド上で管理するシステムのことを指します。
ドキュメント管理ツールを活用することで、文書検索にかかる時間を大幅に短縮したり、ペーパーレス化を達成することが可能になります。
ドキュメント管理を行うと、必要な文書を、必要な時に、場所を問わず、誰でも、すぐに取り出して利用できるようになるため、会社全体の生産性の向上につながります。
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ドキュメント管理ツール導入のメリット
次に、ドキュメント管理ツールを導入することで、社内にもたらすことができるメリットについてご紹介していこうと思います。
必要な情報をすぐに検索可能
ドキュメント管理ツールに書類を保存しておくことで、文書のタイトル設定や内容に関するタグ付けを行なった上で管理することができるので、探す際にそれらの情報をもとに検索をかけることができます。
検索機能を使うことで、大量にある資料の情報をいちいち手探りで探す必要もなくなる為、大幅に作業効率を向上させることができるでしょう。
ドキュメントのバージョン・履歴管理が可能
ほとんどのドキュメント管理ツールにこの機能が搭載されています。
ドキュメントのバージョン・履歴管理ができることで、いつ誰が書類を編集したのか、何が変更されたのかが一目でわかるようになります。
また、誤って編集してしまった際も、変更前の状態に簡単に戻すことができる為、安心して編集することができます。
場所を問わず、どこからでもデータ共有が可能
複数のデバイスに対応しているツールであれば、場所を問わずどこからでも、データや文書の共有・閲覧・編集ができるのも大きなポイントです。
これにより、メンバー間での情報共有のスピードが格段に向上し、大幅な業務効率化を達成することができるでしょう。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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ドキュメント管理ツールの選び方
最後に、ツールを選ぶ際に気をつけるべきポイントについて解説していきたいと思います。
セキュリティ
組織で文書管理を行う際に最も気をつけなくてはならない点はセキュリティ機能がしっかりと備わっているかというポイントです。
セキュリティに関する機能が十分に搭載されており、なおかつ万が一の際に備え、サポート体制も整っているツールを選ぶと良いでしょう。
使いやすさ
企業にツールを導入し、社員全体に浸透させていく上で重要なポイントと言えるでしょう。
具体的な機能としてはマルチデバイス機能や共同編集機能が備わっているものをおすすめします。
場所を問わず、誰もが簡単にドキュメントを編集することができれば生産性の向上につながります。
ほしい機能が備わっているか
ドキュメント管理ツールの利用目的は企業によって様々だと思います。
その為、企業によって必要な機能も変化するはずです。
予算の面と相談をしながら、自分たちのニーズを最も満たしてくれるツールを選ぶと良いでしょう。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
クラウドで一括管理をすることで、どこにいても必要なドキュメントにアクセスできるだけでなく、不用意なミスや紛失も防ぐことが可能になります。
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用し、あちこちに分散しているドキュメントを効率よく管理していただければと思います。
