日々の業務が行われていくなかで、さまざまな文書が社内外とのやりとりにて使用されます。また、それぞれの文書は管理や処理する期間などが定められているため、適切な文書管理を行ったうえでの処理が必要になります。
 
しかし、自社でなおアナログな方法で文書管理を行っており、業務効率がいまいち上がっていないとお考えの方も多いかと思います。また、膨大な文書管理を効率的に行うには「文書管理ソフト」の導入が必須であるとはわかっていても、どんなソフトが良いのか検討がつかない方もいるのではないでしょうか。
 
そこで、今回の記事では、文書管理を効率的に行う方法として文書管理ソフトの選び方や機能、おすすめのソフトを中心に解説していきます。
 
  1. そもそも文書管理ソフトとは何なのかわからない
  2. 文書管理を行う上でどのようにソフトを選べばいいのかわからない
  3. ソフトの必要性はわかるものの、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるようなソフトを知りたい
とお悩みの方は是非、今回の記事を参考にすると自社にマッチした文書管理ソフトの選定ができ、膨大な文書を楽に管理できるようになります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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文書管理ソフトの選び方とは

それでは、早速業務効率化を進めるための文書管理ソフトの選び方について見ていきましょう。そもそも文書管理ソフトについてわからないという方は文書管理ソフトとはから読んでみてください。

検索しやすいか

文書検索ソフトを比較するうえで、一番大切なポイントは、どれだけ検索性に優れているかという点です。
 
文書管理を行う際には、カテゴリやタグなどを利用して管理する方法が一般的ですが、あまりにもこだわりすぎると入力や仕分けに時間がかかる原因となりかねません。
 
文章によって求められる検索性は異なるため、無駄を省くためにも「どのように分類するか」「誰がどのように入力・仕分けを行うのか」ということや、実際の業務フローをあらかじめ検討しておきましょう。
 
また、ソフトによっては全文検索機能があり、電子化された紙の書類であっても検索が可能なものもあります。自社が求める検索性を想定し、比較を行いましょう。

法令や制度への対応

企業や文書によっては、法令や各種制度に沿った分類が求められることもあるでしょう。
 
例えばISOを取得している企業であればISOの指針に則った文章管理が必要です。そのため、電子文書に法的な効力を持たせるためには「e文書法に則りタイムスタンプを付与したこと」「文書の存在ならびに内容が改ざんされていないこと」を証明する必要があります。
 
どのような対応が必要となるのかは企業や文書によって異なるため、「特定の法令や制度に対応させたい」という目的が明確であれば、法的な制約などに左右されないソフトを選ぶことが大切です。

セキュリティ

個人情報や機密情報を含む文書を扱う場合は、文書の盗難・紛失・情報漏洩などを起こさないための対策を事前に立てておくことが必要です。
 
文書にアクセスできる人を設定するのはもちろんですが、その人には閲覧のみが許可されているのか、編集もできるのかなどの細かい部分まで、文書やユーザーごとに設定できるソフトをおすすめします。
 
ソフトによっては、文書のダウンロードや印刷を禁止したり、閲覧履歴や作業履歴が閲覧できたりするものもあります。自社のセキュリティレベルをどこまで上げておくかを考えて、ソフトを比較検討しましょう。


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関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!

おすすめ文書管理ソフト5選

以下では、おすすめの文書管理ソフトを5つご紹介していきます。
 
文書管理は一部の人のみが行うものではなく、会社全体で行うべき業務です。一方、決裁権のある担当者の一存で、「有名だから」「大手企業が使っているから」と高機能で操作が難しいソフトを選択してしまうケースもあるのです。
 
現場の声を聞かずに一部の社員による判断でソフトを導入してしまうと、社内に浸透せず利用されないばかりか、かえって業務効率が下がる原因ともなりかねません。
 
効率的な文書管理の実現は、ソフトを導入するだけではなく、その後全社で運用に乗せることではじめて達成されます。そのためには、非IT企業でも社内のITリテラシーに左右されない、導入したその日から不自由なく使えるソフトを選定する必要があります。
 
例えば、文書管理にも利用できるStockは、65歳以上のITに不慣れな方でも簡単に操作でき、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超えるソフトです。
 
文書の作成・保管・共有・破棄の全てが簡単に行えるツールをお探しの方には最適のツールだと言えるでしょう。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

NotePM(ノートピーエム)

NotePM

NotePMは、議事録や業務マニュアルなどの社内情報やナレッジをストックする「社内wikiツール」です。

<NotePMのポイント>

  1. 高いセキュリティ性
    高いセキュリティ性を持つ「Amazon web service」をデータベースとして使っており、プライバシーマークの使用許諾事業者の認定に加えて、2段階認証にも対応しています。
  2. 6つの料金形態
    無料プランはありませんが、比較的安価に使用することが可能です。1番低い料金はユーザー数3人までで月額1,000円、最大でユーザー100人までで月額30,000円となります。1,000人を超える場合は問い合わせが必要となります。
 


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Confluence(コンフルエンス)

Confluenceのトップページ

Confluenceは、職種や業界に対応したテンプレートを取り揃えている「社内wikiツール」です。

<Confluenceのポイント>

  1. 簡単に情報共有ができる
    議事録や採用、マーケティング用のテンプレートが多数存在しているため、簡単かつ素早く体系化した情報を共有することができます。
  2. 買い切りタイプもある
    月額料金を払って使用するクラウド型だけでなく、買い切りタイプのオンプレミス型もあります。

Fleekdrive

Fleekdriveのトップページ

Fleekdriveは、シンプルなUIが特徴の法人向けのオンラインストレージです。
セキュリティ対策がしっかりと練られているため、安心して利用できます。

<Fleekdriveのポイント>

  1. コラボレーション機能
    チャット機能を使ってコミュニケーションが行えるほか、他ツールであるSalesforceと連携しファイルをまとめて管理ができたりするなど、コラボレーション機能が豊富です。
  2. 高セキュリティ
    データセンターやアプリケーションのセキュリティがしっかりしていることに加えて、PDFに対してコピー&ペーストを禁止する機能などがあります。

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. ストレージの追加は100GBからしかできない
    初期ストレージは100GBで、追加のストレージの追加は100GBからしかできないため、小容量の追加には対応していません。
  2. 最低利用人数は10人
    サービスを利用するための最低利用人数は10人のため、小さいチームでは導入が難しいでしょう。
 


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Knowledge(ナレッジ)

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Knowledgeは、セットアップが簡単なオープンソースの「社内wikiツール」です。

<Knowledgeのポイント>

  1. モバイル対応
    オープンソースでは珍しく、スマホなどのモバイル端末での使用が可能です。
  2. 無料で利用可能
    オープンソースのソフトウェアなので、全て無料で利用可能です。また、ソフトのコードを改良することで、独自のカスタマイズもできます。
 


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文書管理ソフトとは

ここでは、「文書管理ソフトについて改めて確認したい」という方と「そもそも文書管理ソフトがどのようなものか知りたい」という方のために、文書管理ソフトについて解説します。

文書の保管・活用・廃棄を一元管理するソフト

文書管理ソフトとは、ワードやエクセルなどで作られた文書や電子化されたドキュメントなどを格納し、文書の保管・活用・廃棄という一連の流れをシステム上で一元管理するソフトのことを言います。
 
文書管理ソフトを導入することで、必要な文書が必要な時に利用できるように整理され、情報の更新や共有などが円滑になる働きがあります。

主な機能とは

一般的に、文書管理ソフトには以下のような機能があります。
 
  • 文書登録:文書を整理して保管する機能。紙文書を電子化する機能も含まれる。
  • 検索:全文検索、完全一致検索、あいまい検索、タグ検索機能など。
  • バージョン管理:文章の変更や更新があった場合に最新版と旧版を保存する機能。
  • ライフサイクル管理:文書保管期限の通知設定や、文書の更新・削除を自動化する機能など。
  • セキュリティ:アクセスログ管理や閲覧・記載権限の設定、ファイルの暗号化など。
  • ワークフロー:文書の申請・承認・公開などのフローを自動化する機能。
上記の機能についていずれかの機能に特化しているソフトもあれば、網羅している高機能なソフトもあります。


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文書管理ソフトの利用によるメリット5つ

文書管理ソフトの利用により、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは大きく分けて5つのメリットについてご紹介します。

探す手間が省ける

業務上、稟議書や報告書などをはじめとするさまざまな文書が日々増え続けていきます。こうしたなかには、法律によって保管期限が定められたものが多数あります。例えば、契約書や請求書などは、取引証憑書類と呼ばれ、法人税法によって7年間の保管が義務付けられています。
 
このような書類が社内に存在する結果、文書が山積みになってしまい必要な文書を探すのに手間がかかってしまうというケースは少なくはありません。
 
紙媒体での保管をやめて文書管理ソフトを使い、文書を電子化して保管することにより、検索機能を利用した検索・利用が簡単になります。
 
また、文書管理ソフトではファイルを横断した検索や、ファイルの中身についても検索ができるため、エクセルなどで管理するよりもより高い検索性で利用できます。

コスト削減

必要な書類が電子化され、ペーパーレス化が進むため、コスト削減が見込めます。これまで用紙代や印刷にかかるプリンタ・インク代などのあらゆる諸経費が削減できるからです。
 
もちろん、文書管理ソフトの導入により一定の運用コストは発生しますが、文書が電子化されて保管・管理・廃棄がされるため、これまでのように廃棄書類をシュレッダーで処分するなどの手間も省くことができます。
 
そのため、管理する紙媒体の量が多ければ多いほど、文書管理ソフトの導入により費用対効果が高くなるといえます。

共有や承認がしやすくなる

文書管理ソフトではクラウドを利用したサービスが多いため、インターネットに接続していれば共有や承認がしやすくなります。
 
紙媒体の書類であれば、その場にいなければその情報を見ることができませんが、文書管理ソフトを利用すればメールやクラウド上で電子化された書類を見ることができるため、場所や時間を問わずに共有できるようになります。
 
ワークフロー機能が搭載されているソフトであれば、申請書を電子化して上長に共有できます。どこからでも承認が行えるため、効率よく承認サイクルを回すことができるでしょう。
 
同時更新ができないエクセルとは異なり、文書管理ソフトでは複数人で同時に文書の更新ができます。そのため、2人以上のチームから規模が大きい部署まで貢献します。

古い文書を参照するなどのミスの低下

文章を改訂・更新した際に、最新版と旧版が混在してしまい、間違って旧版の文書を参照してしまったり、上書き保存してしまったりといったミスを起こした経験はないでしょうか?
 
文書管理ソフトにはバージョン管理機能があるため、常にどれが最新の文書なのかが視覚的に分かるようになっています。
 
バージョン管理機能では、誰がいつ・どの文書を編集・更新したのかが記録されています。また、旧版と最新版を別々に管理するソフトもあるため、誤って古いものを上書きしてしまった場合でも元に戻すことが可能です。

セキュリティの強化

前項でも触れたように、社内にある文書にはさまざまな種類があるため、役職や属性に応じた閲覧権限を設定する必要があります。文書管理ソフトの導入によって、文書ごとにアクセス権限を設定したり、アクセスログを管理したりできるようになります。
 
また、ファイルのダウンロードや印刷が禁止できるソフトを使えば、不要な文書の持ち出しも防止可能です。
 
万が一、文書やURLが漏れてしまった場合でも、権限や制限を設定していることにより情報漏洩の心配もありません。


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関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!

文書管理ソフトの利用によるデメリット2つ

文書管理ソフトは、文書を管理するうえで多くのメリットがあることがわかりました。しかし、メリットがあるということは一方でデメリットも存在します。
 
以下では、文書管理ソフトを導入する際に2つのデメリットをご紹介します。

導入・運用コストが発生する

ソフトを導入する以上、必ず導入・運用コストが発生します。昨今では、初期費用を抑えて導入ができるクラウド型のソフトが主流となってきているため、導入コストについては一定まで下げることが可能でしょう。
 
ただし、クラウド型ではユーザー数によって料金が変わるなどの注意点があります。一方、クラウド型と比較されるオンプレミス型は、運用コストが小手であるものの初期費用が極めて高額となります。どちらを選択するべきかは社内リソースを踏まえ検討しておく必要がありますが、初期費用を考えるとクラウド型の方がリスクを抑えられます。
 
運用コストで悩むという場合は、Stockのように無料プランが用意されているソフトもあるため、まずは無料トライアルを試してみると、ソフトの使用感が把握できます。

活用するにはルール決めが重要

文書管理ソフトを導入したからといって、全ての管理や検索が容易になるというわけではありません。なぜなら、ソフトを導入したからといっても、実際に中に保存するデータは人間が整理し保管する必要があるからです。
 
そのため、現場で実際に利用する従業員がソフトを適切に運用していくことが重要になります。
 
文書管理ソフトのメリットを最大限活用するためにも、どの書類を電子化し、どのように分類・管理していくのかというルールを正しく決めておきましょう。


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関連記事: 簡単に使えるドキュメント管理ツール8選!もうどこにあるか迷わない!

文書管理ソフトにおける5つのタイプとは

文書管理ソフトは、「管理する文書」「どのような目的で管理するのか」の2点から、5つのタイプに分けることができます。管理したい内容や目的に合わせて、利用するソフトのタイプを選択していきましょう。

社内文書全般×保管型

文書の種類を問わず、社内にあるものを適切に保管したいという方におすすめです。社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有に加え、社内プロジェクトでの共同作業やテレワーク時の文書の取り出しなどを行いたい場合は社内文書全般×保管型を選択しましょう。
 
個別にアクセス制限を設定できる文書管理ソフトを導入すれば、仕様書や設計書などの重要文書も管理できるようになるでしょう。

社内文書全般×作成・共有型

文書には、作成・利用・保管・廃棄という一連の流れがあります。そのため、保管だけでなく、その前段階である作成についても効率化したいという場合には、社内文書全般×作成・共有型がおすすめです。
 
例えば、「ナレッジを言語化して社内共有したい」「業務マニュアルを作成したい」という場合はこちらを選択するようにしましょう。

契約書×保管型

契約書の台帳管理や更新管理の効率化などを目的とするのであれば、契約書×保管型を選択しましょう。契約書は更新期限を見落とすだけでも大きな損害を生み出しかねない重要文書です。そのため、他の文章に比べてより厳格な運用が求められます。
 
契約書の更新期限が近付くと自動で通知メールが送れる機能を持つアプリを選択することで、効率的に管理できるようになります。

契約書×作成・共有型

契約書を作成するには、取引先と自社との間で複数回文書のやりとりを行う必要があります。そのため、締結済みの契約書の保管だけでなく、契約書の作成自体も効率化したいと考えるのであれば契約書×作成・共有型を選びましょう。
 
テンプレート機能やプロセス管理機能があるものを選択することで、契約書の作成から承認までを一挙に効率化できるようになります。

社内外保管型

社内に留まらず、社外でも文書を共有したいとお考えならこのタイプを選択しましょう。例えば、社外のプロジェクトメンバーとファイルを共有したい、取引先とデータを共有したいといった場合が社内外保管型に当てはまります。
 
社内外保管型では、オンラインストレージを利用するため、文書以外の画像や動画、アプリケーションなども共有したいという場合にはおすすめです。


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関連記事: 【失敗しない】文書管理のルール作りと運用のポイントをご紹介!

おすすめの文書管理ソフトのまとめ

文書管理ソフトは、日々の業務を円滑に進め効率を上げるために必要不可欠なソフトになります。そのため、一部の人だけが利用できればいいというものではなく、社内全員が使いこなせるようなソフトを選定しましょう。
 
したがって、ITツールに詳しい社員だけが使えるソフトではなく、簡単な操作性でマルチに対応できるソフトの選択が必須です。
 
今回ご紹介したStockは、非IT企業からの評判が非常に良好なソフトです。契約書などの文書管理からマニュアル作りやナレッジ共有まで、文書管理におけるあらゆる目的を一挙に達成できるソフトでもあります。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して文書管理のストレスを解消しましょう。
 
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