【目的別】ビジネスの情報共有に役立つアプリ10選！（無料あり）

昨今、社内情報の共有に「情報共有アプリ」を使う企業が増えています。一部の情報共有アプリには、共有機能以外の機能が搭載されているものもあるので、上手く運用すれば業務効率も大幅に改善できるのです。

一方、「情報共有アプリは種類が多いため、どれを導入すれば良いか分からない」方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ビジネス向きのおすすめ情報共有アプリと選定ポイントを中心にご紹介します。

自社にマッチするアプリを選び、業務効率の向上に役立てたい
社内の情報共有に課題があるので早急に解決したい
ビジネス向きの機能が備わった情報共有アプリを導入したい

という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な情報共有アプリを見つけられます。

「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

1 目的別｜仕事におすすめの情報共有アプリ10選
2 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選
3 情報共有アプリを導入する3つのメリット
4 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選
5 おすすめの情報共有アプリまとめ

目的別｜仕事におすすめの情報共有アプリ10選

以下では、おすすめの情報共有アプリ10選をご紹介します。

情報共有アプリの分類は「情報ストック」「ビジネスチャット」「ファイル共有」「タスク管理」「社内SNS」の5つです。そして、情報ストックに分類される情報共有アプリには「共有された情報を流れないように蓄積できる」特徴があります。

しかし、情報の蓄積ができても、高度な機能が搭載されている情報共有アプリでは、使いこなせるメンバーが限られてしまいます。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルな情報共有アプリ」が必須です。

結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも使えるほどシンプルな「Stock」一択です。

Stockの「ノート」に蓄積した情報は直感的な「フォルダ」で管理され、強力な検索機能で、欲しい情報が見つからないストレスがありません。また、ノートに「メッセージ」が紐づけられているので、話題が混ざらず共有した情報ごとにやりとりできます。

【情報ストック】最も簡単に情報を共有・管理できるアプリ「Stock」

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

池本健太郎さん
きずな綜合会計事務所

「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん
株式会社ハピネス

「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

＜Stockの料金＞

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。

また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。

Stockの詳細はこちら

Stockの資料をダウンロード

【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」

＜Chatworkの特徴＞

気軽にコミュニケーションできる

Chatworkは、ビジネス向けのチャットアプリです。メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるので、社内の情報共有が活発になります。

既読機能がない

既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスが軽減できるのが特徴の一つです。

＜Chatworkの注意点＞

無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる

無料プランでは、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージしか閲覧できません。そのため、有料プランでなければストック情報を管理できなくなる可能性があります。

情報が流れる

チャットツールの特性上、共有した情報はタイムライン上で流れてしまうので、情報の蓄積に工夫が求められます。

＜Chatworkの料金体系＞

フリー：0円
ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い）
エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い）

Chatworkの詳細はこちら

【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」

＜Slackの特徴＞

知名度が高い

2013年にアメリカでサービスがスタートしてから、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在では有名なアプリのひとつになっています。

カスタマイズ性が高い

Slackはカスタマイズ性が高く、botなどのさまざまな機能を利用できます。

＜Slackの注意点＞

大切な情報が流れてしまう

Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。

90日経過するとメッセージやファイルが見られない

Slackのフリープランでは90日経過したメッセージやファイルにアクセスできないため、ビジネス利用には有料プランの契約が必要です。

＜Slackの料金体系＞

フリー：0円
プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise Grid：要問い合わせ

Slackの詳細はこちら

【ファイル共有】無料で2GBまで使えるファイル共有アプリ「Dropbox」

＜Dropboxの特徴＞

オフライン利用ができる

オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴の一つです。

セキュリティが充実している

Dropboxは、ビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実しているので、安心して利用できます。

＜Dropboxの注意点＞

ファイルの共有エラーが発生することがある

利用環境にも左右されますが、ファイルの共有エラーが起こったというユーザーの声があります。

ファイルに関するやりとりができない

ファイル管理用のストレージアプリなので、ファイルに関する連絡には、チャットアプリなどを併用する必要があります。

＜Dropboxの料金体系＞

以下は、Dropboxのビジネス向けプランとなります。

Professional：2,400円/月（月払い）
Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise：要問い合わせ

Dropboxの詳細はこちら

【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」

＜Google Driveの特徴＞

Googleアカウントがあればすぐに利用を始められる

Google DriveはGoogleアカウントがあればすぐに利用開始できます。

Googleサービスとの連携機能が豊富

スプレッドシートやGmailなどの各種Googleサービスとの連携がしやすい特徴があります。

＜Google Driveの注意点＞

編集履歴の表示が分かりづらい

アップロードしたデータには編集履歴が表示されますが、分かりづらく使いにくいというユーザーの声があります。

自動同期設定は精度が低い

「自動同期設定は不安定になりやすく、保存したつもりができていなかった」というトラブルが起こりやすいので注意が必要です。

＜Google Driveの料金体系＞

以下は、Google WorkSpaceの料金となります。

個人向け：0円
Business Starter：680円/ユーザー/月
Business Standard：1,360円/ユーザー/月
Business Plus：2,040円/ユーザー/月
Enterprise：要問い合わせ

Google Driveの詳細はこちら

【タスク管理】エンジニア向けのタスク管理アプリ「Backlog」

＜Backlogの特徴＞

タスクだけでなく、プロジェクト全体を管理できる

Backlogでは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できます。

エンジニア向けの機能が豊富

ガントチャート機能が利用でき、エンジニア利用に特化しているのが特徴です。

＜Backlogの注意点＞

使いこなすのが難しい

エンジニアの利用に特化したアプリなので、ITに詳しくない従業員が使いこなすには時間がかかります。

コミュニケーションがとれない

メッセージ機能がないので、従業員間でのやりとりには別アプリとの併用が必要です。

＜Backlogの料金体系＞

スタータープラン：2,970円/月
スタンダードプラン：17,600円/月
プレミアムプラン：29,700円/月
プラチナプラン：82,500円/月

Backlogの詳細はこちら

【タスク管理】カンバン方式で管理できるタスク管理アプリ「Trello」

＜Trelloの特徴＞

タスクをふせんのように管理できる

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できます。

進捗確認が簡単にできる

タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。

＜Trelloの注意点＞

パソコンとスマホで利用できる機能に差がある

パソコン版ではすべての機能を利用できますが、スマホ利用の場合一部機能に制限があるので注意が必要です。

日本語に対応していない部分がある

Trelloの一部の機能は日本語に対応していないため、英語表記のまま利用しなければなりません。

＜Trelloの料金体系＞

FREE：$0
STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
ENTERPRISE：$17.50 USD~/ユーザー/月（年払い）

5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。

Trelloの詳細はこちら

【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」

＜LINE WORKSの特徴＞

機能が多い

LINE WORKSには、チャットやカレンダー、フォルダ管理など業務効率化に必要な機能がそろっています。

プライベート向けのLINEと同じように使える

プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。

＜LINE WORKSの注意点＞

アプリの動作が重い場合がある

通信環境によってはアプリの動作が重く、利用に時間がかかったというユーザーの声があります。

既読機能がストレスになりやすい

メッセージ内容を読むと既読マークがつくため、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じる可能性があります。

＜LINE WORKSの料金体系＞

基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。

フリー：0円
スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）

LINE WORKSの詳細はこちら

【社内SNS】ビジネス向けのコラボレーションアプリ「Workplace from Meta」

＜Workplace from Metaの特徴＞

他社とのサービス連携が豊富

Workplace from Metaは、他社サービスとの連携が充実しているので、業務に最適な形へカスタマイズができます。

＜Workplace from Metaの注意点＞

サポート品質が期待できない

アメリカ製のアプリなので、サポートからの返答が片言で不明瞭だったり、回答までに時間がかかったりします。

通知設定が詳細にできない

細かな通知設定ができないため、場合によっては通知の回数が多くストレスになりかねません。

＜Workplace from Metaの料金体系＞

基本プラン

Core：$4/ユーザー/月

追加アドオン

Enhanced Admin and Support：$2/ユーザー/月

Enterprise Live：$2/ユーザー/月

Workplace from Metaの詳細はこちら

【社内SNS】社内ポータルのように使えるアプリ「Talknote」

＜Talknoteの特徴＞

さまざまな種類の機能がある

Talknoteには、組織スコアやオーバーワーク検知といった組織運営に関わる機能も備わっています。

＜Talknoteの注意点＞

カスタマイズはできない

APIを利用したカスタマイズはできないので、運用フローの変更が必要です。

検索機能が十分でない

検索機能の精度が低く、過去に記載した内容が探しづらいというユーザーの声があります。（ITreviewより）

＜Talknoteの料金体系＞

初期費用＋基本プラン＋オプション

詳細な料金には問い合わせが必要です。

Talknoteの詳細はこちら

失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選

ここからは、情報共有アプリを選ぶときのポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえなければ、アプリを導入しても現場に浸透しない事態になってしまうので、注意しましょう。

（1）複数のデバイスで使えるか

はじめに、複数のデバイスに対応しているかを確認しましょう。

特定のデバイスからしか使えない情報共有アプリを選ぶと、情報にアクセスする方法が制限されてしまいます。たとえば、パソコンのみ対応しているアプリの場合、移動が多い営業や現場で仕事をする職種では使い勝手が悪いのです。

したがって、自社で導入する情報共有アプリは、デバイスを問わずに利用できるアプリにしましょう。

（2）セキュリティは万全か

次に、万全なセキュリティ体制があるかを確認しましょう。

外部からの不正アクセスをブロックするには、第三者機関による認証（ISO27001など）を取得しているかを確認する必要があります。また、情報漏えいのリスクを削減するため、社内メンバーの閲覧・編集に制限をかけられるかも確認しましょう。

このように、情報共有アプリを導入するときは、大切な情報を保護できる体制があるかを確認する必要があります。

（3）サポート体制は充実しているか

次に、情報共有アプリを提供する企業のサポートが充実しているかを確認しましょう。

たとえば、「不明点があれば1営業日以内に回答が来るサポートデスク」や「最適な運用方法を企業ごとに提案する無料の導入相談」などがあれば、安心して運用できます。

サポート体制が充実しているかを確認し忘れるチームも多いため、自社では必ず事前にチェックしておきましょう。

（4）誰でも簡単に使いこなせるか

次に、情報共有アプリはチーム単位で利用するので、誰でも簡単に使いこなせる必要があります。

情報共有アプリの運用に失敗する大きな原因に「機能が多すぎて使いこなせない」ことがあります。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルな情報共有アプリ」を導入しなければなりません。

このように、「有名なアプリだから」「色々なことができるから」の理由でアプリを選定するのではなく、自社の業務に必要な機能があるかで選びましょう。

（5）あらゆる情報を管理できるか

最後に、あらゆる情報を管理できるかを確認しましょう。

情報には、議事録やマニュアルなどの「蓄積すべき情報」と、チャットなどの「リアルタイムでやりとりされる情報」の二種類があります。従来では、情報の種類ごとにアプリを使い分けるのが一般的でした。

しかし、複数のアプリを併用すると管理すべき情報が分散するので「あの資料はどこにあるのか」「メッセージが見当たらない」事態になります。そのため、あらゆる情報を一元管理する「Stock」のような情報共有アプリを使う必要があるのです。

情報共有アプリを導入する3つのメリット

ここからは、情報共有アプリの導入で得られるメリットについて解説します。以下を周知しておけば、情報共有アプリの利用に対する従業員の理解を得やすくなります。

（1）コミュニケーションが活性化される

一部の情報共有アプリには「メッセージ機能」があり、メンバー同士で簡単に連絡をとり合えるようになります。

チームのコミュニケーションが密になると、良好な信頼関係の基盤がつくれます。また、メールや口頭の情報共有と比べ、伝達ミスや連絡の行き違いの防止にもつながるのです。

このように、チームの仕事ではコミュニケーションは重要な要素なので、メッセージ機能がある情報共有アプリは重宝します。

（2）情報共有がスムーズになる

情報共有に対する心理的なハードルが下がり、スムーズな情報共有を促せることもメリットです。

たとえば、メールで情報共有すると、CcやBccが漏れていないか注意しなければならないので、気軽に情報を共有しづらいのです。

一方、情報共有アプリであれば簡単にメッセージが送れるので、CcやBccなどの設定も不要で簡単に情報を共有できます。

（3）社内の情報をまとめられる

情報共有アプリは、社内のあらゆる情報をまとめて管理できるのがメリットです。

メールに添付されたファイル、チャットでやりとりされた業務連絡など、社内にはさまざまな情報があります。これらを別々に管理していると、情報を参照するときに「どこに添付されているのか分からない」事態になりかねません。

一方、情報共有アプリで情報を一元管理すれば、情報が多岐にわたる場合でも、検索機能を使ってすぐに探し出せます。さらに、情報を整理する機能に過不足のない「Stock」のようなアプリであれば、情報を探すために時間をかけることもなくなるのです。

【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選

ここからは、アプリの導入を成功させるための注意点を解説します。スムーズな情報共有を実現しているチームでは、以下のポイントを押さえた運用ができています。

（1）導入目的を社内に周知する

情報共有アプリの導入を成功させるために、導入目的を社内に周知しましょう。

たとえば、業務効率化の目的を理解せずに使った場合、業務外のやりとりに利用したり運用が属人化したりして、社内が混乱する可能性があります。

周知の方法としては、ミーティングや社内報など、さまざまな方法があります。経営陣から現場まで、全社で認識を統一させることが大切です。

（2）情報共有のルールを決める

目的の共有と同様に大切なのが、情報共有をするときのルール決めです。

情報共有アプリの導入目的が周知されても共有すべき情報や共有方法、タイミングなどが分からなければ、従業員によって運用に差が出てしまいます。

すべての従業員が同じレベルで情報共有アプリを使えるようにするためにも、事前に情報共有のルールを定着させましょう。

（3）直感的に使える情報共有アプリを導入する

最後に、直感的に使いこなせる情報共有アプリを導入するようにしましょう。

高度な機能を豊富に搭載する情報共有アプリは、IT企業向けに開発されているものが多く、ITに詳しくない従業員にとっては使いこなせない恐れがあります。そして、最終的に放置されてしまい、業務を阻害する要因になりかねません。

そのため、自社で情報共有アプリを導入する場合には「ITリテラシーにかかわらず、誰でも簡単に使える情報共有アプリ」が必須なのです。