多くの情報共有アプリがある中で、自社の業務や使う人に合わせたアプリの選定ができておりますでしょうか。
情報共有は日々の業務の根幹となっているため、アプリの選定を間違えてしまうと、業務効率化どころか、非効率になってしまい、業務に支障が出てしまいます。
そこで今回は、目的別に使える情報共有アプリをご紹介させていただきます。
目次
情報共有アプリを導入することのメリット
①社内の情報をまとめることができる
メールに添付されたファイル、印刷されたドキュメントなど、社内には多くの情報が存在します。
情報共有アプリを利用することで、それらの情報をまとめて管理をすることができ、必要な情報へのアクセス性が高まります。
②社内共有がスムーズになる
例えば、メールによる共有の場合、後から見返すのが困難であったり、特定の人にしか共有されないというデメリットがあります。
しかし、情報共有アプリを導入すれば、全員が同じ場所を見ることができるようになるため、簡単に共有することが可能になります。
③コミュニケーションが活性化される
情報共有アプリを使うと、気軽なコミュニケーションが可能になります。
そのため、様々な情報のやり取りが行われ、社内コミュニケーションの活性化に繋がります。
情報共有アプリを選ぶ時のポイント
①ストック情報とフロー情報の管理ができる
議事録などのストック情報と、チャットなどのフロー情報を管理できることで、アプリを使い分ける必要がなく、情報があちこちに分散することを防げます。
また、
②簡単な操作性
導入決定者だけでなく、実際に使う人々が簡単に使いこなせるかを確認することが大事になります。
長く運用を続ける中で、徐々に使われなくなっていくのを防ぐためには、どのような人でも簡単に情報共有できるほどの操作性なのかを確認が必要です。
③複数デバイスでの利用
パソコンからしか使えない、スマホからしか使えないというようなアプリを選んでしまうと、情報へのアクセスに制限ができてしまいます。
仕事で使う上では、どのようなシーンでも使えることが必要になるため、複数デバイスでの利用ができるかを確認しておく必要があります。
④セキュリティが万全か
多くのクラウドツールの場合、高度なセキュリティ対策をしていますが、第三者機関による認証を取得しているものもあります。
セキュリティには多くの認証があるため、それらを取得しているアプリを選ぶことで安心感が生まれます。
⑤導入がスムーズにできるか
利用が決まった場合でも、実際の導入までの手続きが難しい場合があります。
例えば、専門知識を持った人がいないと設定ができないということもあるため、どのような手順で導入すればいいかの確認は大事です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
何よりも簡単に情報共有することができるため、情報共有のストレスが驚くほど削減されます。
■Stockの特徴
１．ＩＴに詳しくないチーム向けのツール。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
2．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
3．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
チャット機能のみで十分なら使いたい情報共有アプリ
「チャットワーク」
「チャットワーク」｜ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。
■チャットワークの特徴
1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
2. 既読機能がない
既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などをきにすることなく、作業に集中しやすくなります。
■チャットワークの主な機能
グループチャット
テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理
各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。
■チャットワークの料金
https://go.chatwork.com/ja/price/
チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限（累計14個まで）があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン（400円/月（1人）〜）を契約する必要があります。
「Slack」
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用する人が増え、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取ることも可能になります。
コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有
チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。
■Slackの料金
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約（850円/月（1人あたり）〜）が必要になります。
ファイル共有をメインで使いたい情報共有アプリ
「Dropbox」
「Dropbox」｜Dropboxで創造力を働かせよう
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropboxの料金
https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）1300円〜になります。
「Google One」
「Google One」｜追加の保存容量と Google の各種特典
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどとの連携が特徴です。
■Google Oneの特徴
1.無料で15GBの容量が使える
Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
2.Googleアカウントとの連携ができる
Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。
■Google Oneの主な機能
ファイル管理
ファイルを保管するだけでなく、Google Oneからスプレッドシートなどの作成をすることができます。
■Google Oneの料金
容量が15GBまでは無料で使うことができ、容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
タスク管理をメインで使いたい情報共有アプリ
「Backlog」
「Backlog」｜オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。
■Backlogの特徴
1.進捗を視覚的に把握できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
2.タスクに関するコミュニケーションができる
コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。
■Backlogの主な機能
タスク管理
期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。
Wiki
マークダウン形式でwikiを書くことができます。
開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。
■Backlogの料金
1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン（2400円/月〜（1チームあたり））の契約が必要になります。
「Trello」
「Trello」｜みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
■Trelloの特徴
1.直感的な操作性
付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
2.タスクの進捗が管理しやすい
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。
■Trelloの主な機能
タスク管理
カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
■Trelloの料金
基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けるには、有料プラン（$9.99/月〜）の契約が必要になります。
社内SNSとして使いたい情報共有アプリ
「LINE WORKS」
「LINE WORKS」｜LINEとつながる唯一のビジネスチャット
https://line.worksmobile.com/jp/
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。
■LINE WORKSの特徴
1. LINEと同じ感覚でチャットができる
LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
2. チャット以外にも様々な機能が使える
チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。
■LINE WORKSの主な機能
掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。
掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。
カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。
■LINE WORKSの料金
https://line.worksmobile.com/jp/home/price
無料プランがあるため、無料で利用することができます。
有料プラン（300円/月〜（1人あたり））を契約すると、管理画面の充実、広告の非表示、メールやファイルストレージ機能の利用ができるようになります。
「Workplace by Facebook」
「Workplace by Facebook」｜チームとの共同作業を効率的に行えるスペース
https://www.facebook.com/workplace
Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。
■Workplace by Facebookの特徴
1. Facebookと使い方が似ている
FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
2. 他社サービスとの連携が充実している
Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。
■Workplace by Facebookの主な機能
グループ
掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント
「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。
■Workplace by Facebookの料金
Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン（$3/月（1アクティブユーザー））を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
※プレミアムプランには、90日間の無料トライアルがついています。
「トークノート」
「トークノート 」｜いい会社をつくる社内SNS
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。
■トークノートの特徴
1.シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
2.管理機能が充実している
既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。
■トークノートの主な機能
グループ
グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク
作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。
■トークノートの料金
https://talknote.com/price/index.php
無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか
もちろん機能面も大事ですが、使う人がきちんと使いこなせるか、自社の日々の業務にあっているかを考えることが大事になります。
是非今回ご紹介させていただいたアプリをじっくりと吟味し、日々のスムーズな情報共有に役立ていただけると嬉しいです。
