今日のIT化の影響もあり、社内外の情報共有に情報共有アプリを用いる企業が増加傾向にあります。今まで一般的であったメールとは違いccやBccなどの設定も不要であり、特定の人とのみやりとりができる設定や、送信後のメッセージ編集も可能です。
また、アプリによっては気軽にコミュニケーションを取れるチャット機能やタスク管理機能など、業務に役立つ機能が備わっているアプリもあります。
機能はもちろん、料金体系やマッチする業界・業種もツールごとに異なるので、どんな情報共有アプリを選定すれば良いのかわからなくなってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、目的別に使える情報共有アプリ10選や選定ポイントなど、役立つ情報を中心にご紹介します。
- 情報共有アプリの種類を知り、そのうえで自社にマッチするアプリを選定したい
- 自社内で情報共有ができていないのでアプリを通して、トラブルを事前に防止したい
- LINEではなく、ビジネスで活用できる機能が備わったアプリを導入したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで最適な情報共有アプリがわかり、社内のコミュニケーションを活性化せさることができます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
【目的別】情報共有アプリ10選
以下では、さまざまな情報共有アプリを目的別に10選ご紹介します。情報共有アプリには以下の代表的な5つの種類が挙げられます。
- 情報ストック
- チャットアプリ
- ファイル共有
- タスク管理
- 社内SNS
自社で解決したい課題によって導入アプリの特性が異なるので、注意する必要があります。
チームの情報を最も簡単に残せるアプリ
「情報ストックアプリ」は部署やプロジェクトチームといった小さい組織から、会社全体といった大きな規模まで、情報をストックしておく保管庫として使えるツールです。
通常、ファイルなどの情報をストックしておくだけであれば、オンラインストレージサービスを使うと情報を格納できます。しかし、大容量のストレージである分、格納するファイル数も多くなります。したがって、ファイルを探すこと自体に時間がかかり、ファイルは開いて保存するという作業が必要なため、より一層情報へのアクセス性が悪くなってしまいます。
一方、情報ストックアプリを使うと、フォルダを簡単に整理して情報を保管できるので、必要な時に必要な情報へのアクセスも良好、情報共有のストレスを与えません。
特に、Stockというアプリは整理された状態で情報の蓄積・保管ができ、「タスクや案件に紐づいた形」でメッセージができます。そのため、確実な情報共有が可能です。
さらに、Stockは「導入したその日から」業務効率化が実現できるほどシンプルに設計されているので、機能に「過不足のない」アプリを探しているチーム・組織には導入必須と言えます。
すぐに使える情報共有アプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
チャット機能に特化した情報共有アプリ
チャット機能に特化したアプリは、ビジネスにおけるやりとりをチャット形式で行えるアプリです。やりとりを行うごとに情報は流れてしまうものの、LINEのように気軽にやりとりができるので、コミュニケーションの活性化に貢献します。
「チャットワーク」
「チャットワーク」｜ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。
■チャットワークの特徴
1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
2. 既読機能がない
既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などをきにすることなく、作業に集中しやすくなります。
■チャットワークの主な機能
テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやすくなります。
タスク管理機能について、各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理できます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。
■チャットワークの料金
https://go.chatwork.com/ja/price/
チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限（累計7個まで）があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン（400円/月（1人）〜）を契約する必要があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「Slack」
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用する人が増え、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット機能ではテキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろん、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取り可能になります。コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有機能では、チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。
■Slackの料金
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やしたりするには、有料プランの契約（850円/月（1人あたり）〜）が必要になります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
ファイル共有をメインで使いたい情報共有アプリ
ファイル共有に特化したアプリは、オンラインストレージサービスとも呼ばれ、動画などの大容量のファイルでもクラウド上に保存しておけるサービスとなります。
業務上ファイルサイズの大きいものを扱うことが多い業種で使えるアプリです。
「Dropbox」
「Dropbox」｜Dropboxで創造力を働かせよう
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやりとりに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存できる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存できるため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクが作成できるので、他人との共有が楽になります。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理機能では、共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropboxの料金
https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）1,300円〜になります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「Google One」
「Google One」｜追加の保存容量と Google の各種特典
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うケースが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどと連携できることが特徴です。
■Google Oneの特徴
1.無料で15GBの容量が使える
Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであればGoogleドライブがおすすめです。
2.Googleアカウントとの連携ができる
Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できるので、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、操作方法で迷う心配はございません。
■Google Oneの主な機能
ファイル管理機能では、ファイルを保管するだけでなく、Google Oneからスプレッドシートなどを作成できます。
■Google Oneの料金
容量が15GBまでは無料で使用でき、容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
タスク管理をメインで使いたい情報共有アプリ
タスクの適切な管理はプロジェクトの成功において必須の要素です。そのタスク管理を直感的に、かつわかりやすく管理できるアプリもあります。
主に開発現場で使われることが多く、大小問わずさまざまなプロジェクトが並行して動いている現場でアプリ導入をすると、案件が増えるごとに管理が難しくなってしまうという問題を防止できます。
「Backlog」
「Backlog」｜オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。
■Backlogの特徴
1.進捗を視覚的に把握できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化できるので、進捗の把握が視覚的にできます。
2.タスクに関するコミュニケーションができる
コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になります。
■Backlogの主な機能
タスク管理機能では期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定ができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。
また、マークダウン形式でwikiを書くことができます。
開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。
■Backlogの料金
1プロジェクト10人までであれば、無料で利用できます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン（2,400円/月〜（1チームあたり））の契約が必要になります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「Trello」
「Trello」｜みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
■Trelloの特徴
1.直感的な操作性
付箋を貼る感覚で、積極的にタスクを追加できます。
2.タスクの進捗が管理しやすい
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。
■Trelloの主な機能
タスク管理機能では、カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単に管理できます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータス管理もできます。
■Trelloの料金
基本的には無料で利用できますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けるには、有料プラン（$9.99/月〜）の契約が必要になります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
社内SNSとして使いたい情報共有アプリ
社内SNSは、社内の複数人がカジュアルにコミュニケーションが取れるアプリです。メールや書面での情報共有と違い、情報共有のスピードが向上するので効率的な意見交換ができます。
また、チャットはもちろんグループを作ったり、社内掲示板を作成できたりといった機能もあります。
「LINE WORKS」
「LINE WORKS」｜LINEとつながる唯一のビジネスチャット
https://line.worksmobile.com/jp/
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。
■LINE WORKSの特徴
1. LINEと同じ感覚でチャットができる
LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用できます。
2. チャット以外にも様々な機能が使える
チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。
■LINE WORKSの主な機能
掲示板機能ではカテゴリーごとに分類して、一覧で確認できます。
掲示板にはコメントができ、LINE同様に既読管理もできます。
また、カレンダー機能では社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。
■LINE WORKSの料金
https://line.worksmobile.com/jp/home/price
無料で利用可能ですが、有料プラン（300円/月〜（1人あたり））を契約すると、管理画面の充実、広告の非表示、メールやファイルストレージ機能の利用ができるようになります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「Workplace by Facebook」
「Workplace by Facebook」｜チームとの共同作業を効率的に行えるスペース
https://www.facebook.com/workplace
Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。
■Workplace by Facebookの特徴
1. Facebookと使い方が似ている
FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
2. 他社サービスとの連携が充実している
Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。
■Workplace by Facebookの主な機能
掲示板として各グループを使って投稿できます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもできます。
イベント機能では、「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録ができます。
飲み会や交流イベントなどを登録すると、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。
■Workplace by Facebookの料金
Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン（$3/月（1アクティブユーザー））を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
※プレミアムプランには、90日間の無料トライアルがついています。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「トークノート」
「トークノート 」｜いい会社をつくる社内SNS
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板としての利用もできます。
■トークノートの特徴
1.シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
2.管理機能が充実している
既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。
■トークノートの主な機能
グループでは、テーマごとに投稿できますので、社内掲示板として利用できます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク機能で作成したタスクは、期限と共に一覧で確認できます。
■トークノートの料金
https://talknote.com/price/index.php
無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用のほか1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
情報共有アプリを選ぶ時のポイント5選
情報共有アプリの導入前には選定ポイントを意識して、アプリを決める必要があります。以下では、情報共有アプリを決める際の選定ポイントご紹介します。
①ストック情報とフロー情報の管理ができるか
議事録などのストック情報と、チャットなどのフロー情報を管理できることで、アプリを使い分ける必要がなく、情報の分散を防げます。
ストック情報だけでは、情報に紐づくやりとりは別ツールで行う必要があり、チャットのようなフロー情報だけの管理でも同様にツールの横断が発生してしまいます。
円滑な情報管理のためには、Stockのようなストック情報とフロー情報をひとつのツールで管理できるようなアプリを導入すべきと言えます。
②簡単な操作性
導入決定者だけでなく、実際に使う社員が簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
長く運用を続ける中で、徐々に使われなくなっていくのを防ぐためには、どのような人でも簡単に情報共有できるほどの操作性かを見る必要があります。
情報共有アプリは中長期的な利用が前提となっているため、リテラシーが異なる社内でも運用可能なアプリが必要です。
③複数デバイスでの利用
パソコンからしか使えない、スマホからしか使えないというようなアプリを選んでしまうと、情報へのアクセスに制限ができてしまいます。どこからでもアプリが使えると、情報確認のためにオフィスに戻らなければいけないというケースがなくなります。
そのため、仕事で使う上では、時間や場所を問わず複数デバイスでの利用ができるかを確認しておく必要があります。
④セキュリティが万全か
多くのクラウドツールの場合、高度なセキュリティ対策をしていますが、第三者機関による認証を取得しているものもあります。
セキュリティには多くの認証があるため、認証を確実に取得しているアプリを選ぶことをお勧めします。また、万が一の情報漏洩を防ぐためにも、アプリ内で閲覧・編集などの権限が付けられるとさらに強固なセキュリティで情報管理ができます。
⑤導入がスムーズにできるか
利用が決まった場合でも、実際の導入までの手続きが難しい場合があります。特に、登録利用・申し込みだけで使えるクラウド型ではなく、自社サーバーなどの設置が必要なオンプレミス型だと、導入までに時間がかかってしまう可能性が高いです。
また、専門知識を持った人がいないと設定ができないということもあるため、どのような手順で導入すればいいかの確認が必要です。
導入後のスムーズな運用ができるかどうかも考えると、教育コストがかからないアプリ選定が重要です。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
情報共有アプリの導入で得られる3つのメリット
情報共有アプリで得られるメリットは以下3つが挙げられます。メリットを享受するには、効果的な運用が必須になりますので、社内全員が使いこなすための教育が必要です。
①社内の情報をまとめることができる
情報共有アプリでは社内のさまざまな情報をまとめて管理できます。メールに添付されたファイル、印刷されたドキュメントなど、社内には多くの情報が存在します。
情報量が多くなったとしてもフォルダや、ファイル名のつけ方を社内で統一して情報共有アプリを利用すると、情報をまとめて管理でき、必要な情報へのアクセス性が高まります。
②社内共有がスムーズになる
情報共有アプリを用いると、情報共有の心理的ハードルが下がるので、共有がスムーズになります。例えば、メールによる共有の場合、後から見返すときの検索が困難であるなど、特定の人にしか共有されないというデメリットがあります。
しかし、情報共有アプリを導入すれば、全員が同じアプリ内で情報共有ができるようになるため、メールや口頭での情報共有より確実に伝達できます。
社内の部署や職種ごとにグループやフォルダを設定しておけば、さらに情報のありかがわかりやすくなるのでおすすめです。
③コミュニケーションが活性化される
情報共有アプリを使うと、気軽なやりとりが可能になり、コミュニケーションが活性化されます。
コミュニケーションが密に行われると、信頼関係の構築はもちろん、情報の伝え忘れ、タスク漏れの防止にもつながります。アプリでは基本的にチャット形式でやりとりが進むので、メールや口頭での情報共有と比較すると必要な情報の伝達度も向上します。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
情報共有アプリ10選のまとめ
ここまで目的別の情報共有アプリ10選と、選定ポイントやメリットについてご紹介してきました。
今日では情報共有アプリは、クラウド型での利用がメジャーとなっており導入が簡単にできる分、長期的な利用に至る前に、使われなくなってしまうというケースが起こりがちです。このようなケースを防ぐためには、社内で選定した情報共有アプリが長期的に使えるかどうかを周知してもらう必要があります。
導入時に見込める効果はもちろん、アプリの使いやすさは誰が見ても一瞬で使い方が理解できるか、リテラシーが異なる社内でもその日のうちから業務効率化ができるか、などにも注目すべきです。
今回ご紹介した情報共有アプリのStockは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超え、業務効率化に貢献するため、誰でもわかるシンプルさにこだわって設計されたアプリです。
利用は無料で登録も1分で完了しますので、ぜひStockで社内の情報共有に関するストレスを解消し、情報共有にかかるコスト削減を実現しましょう。
