IT化の影響もあり、今日では社内外の情報共有に情報共有アプリを用いる企業が増加傾向にあります。アプリによっては気軽にコミュニケーションを取れるチャット機能やタスク管理機能など、業務に役立つ機能が備わっているので、導入するだけで業務の円滑な進捗が可能です。
しかし、機能はもちろん、料金体系やマッチする業界・業種もツールごとに異なるので、どんな情報共有アプリを選定すべきかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、目的別に使える情報共有アプリ10選や選定ポイントをご紹介します。
- 情報共有アプリの種類を知り、そのうえで自社にマッチするアプリを選定したい
- 自社内で情報共有ができていないのでアプリを通して、トラブルを事前に防止したい
- LINEではなく、ビジネスで活用できる機能が備わったアプリを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社に導入すべき情報共有アプリがわかり、社内のコミュニケーションの活性化ができます。
【目的別】情報共有アプリ10選
以下では、おすすめの情報共有アプリを10選ご紹介します。
情報共有アプリは大きく分けると「情報ストック」「チャットアプリ」「ファイル共有」「タスク管理」「社内SNS」の5つに分けられ、それぞれ解消できる目的が異なります。
そのため、情報共有アプリを導入する際は、まず自社が抱えている課題を明確にしておく必要があります。しかし、アプリによって情報共有を円滑化したいという場合に、これらの要素のうち1つにだけ課題を感じているというケースはほとんどなく、多くの場合複数あるいはすべての要素に課題を感じています。
したがって、導入するツールはどれかひとつの要素に特化したものではなく、情報共有におけるすべての課題を過不足ない機能で解決できるものがおすすめです。
今回ご紹介するアプリのひとつである「Stock」は、情報共有におけるあらゆる悩みを解決に導く情報共有ツールです。
蓄積された情報はフォルダごとに整理して保管できるうえ、「タスクや案件に紐づいた形」でメッセージのやりとりが可能です。さらに、タスク管理機能を利用すれば、メッセージのやりとりから発生したタスクも漏らさずに管理できます。
【情報共有に特化】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【チャットに特化】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けのチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れるので、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。既読機能がないため、チャットツールにありがちなコミュニケーションストレスが軽減できるのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
- 検索精度が高くない
無料プランで利用できるのは7グループまでとなり、期間や人数を絞った仮運用が必要です。
検索機能はありますが、精度があまり高くないというユーザーの声があります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり600円/月
- エンタープライズ：1ユーザーあたり960円/月
チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。
無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。
【チャットに特化】Slack
＜Slackの特徴＞
Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用者が増え現在ではChatworkと並び有名なツールとなっています。カスタマイズ性が高いのが特徴です。
＜Slackの注意点＞
- 社外とのやりとりは難しい
- チャットやメンションを見落としてしまう
ワークスペース内は社内情報が蓄積される仕様上、社外とのやりとりを同じワークスペースで行うのは難しく、別途ワークスペースを作成する必要があります。
チャンネルの数が増えると、重要なメッセージを見落しやすくなります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1ユーザーあたり850円/月（年間契約）
- ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月（年間契約）
直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。
スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。
【ファイル共有に特化】Dropbox
Dropboxは、ビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実したオンラインストレージサービスです。オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイルの共有エラーが発生することがある
- ファイルに関するやりとりができない
利用環境にも左右されますが、ファイルの共有エラーが起こったというユーザーの声があります。
あくまでファイル管理用のストレージツールなので、ファイルに関する質問や議論には、別のチャットツールなどを使う必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Professional：1ユーザーあたり2,000円/月
- Standard：1ユーザーあたり1,250円/月
- Advanced：1ユーザーあたり2,000円/月
ビジネスで利用したい個人向けのプランです。
最低3ユーザー以上の小規模チーム向けのプランです。
大規模チーム向けのプランです。より高度な管理機能が利用できます。
【ファイル共有に特化】GoogleDrive
＜Google Driveの特徴＞
Google DriveはGoogleアカウントで利用できるオンラインストレージです。スプレッドシートやGmailなどの各種Googleサービスとの連携が行えるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 編集履歴の表示が分かりづらい
- 自動同期設定は精度が低い
アップロードしたデータには編集履歴が表示されますが、わかりづらく使いにくいというユーザーの声があります。
自動同期設定は不安定になりやすく、保存したつもりが出来ていなかったというトラブルが起こりやすいので注意が必要です。
＜Google Driveの料金体系＞
- Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。15GB以上の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
【タスク管理に特化】Backlog
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。ガントチャート機能が利用でき、エンジニア利用に特化しているのが特徴です。
＜Backlogの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- コミュニケーションがとれない
エンジニア利用に特化したツールなので、ITに詳しくない社員が使いこなすには時間がかかります。
メッセージ機能がないので、社員間でのやりとりには別のツールの併用が必要です。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月(ユーザ上限30人)
- スタンダードプラン：12,980円/月（ユーザー無制限）
- プレミアムプラン：21,780円/月（ユーザー無制限）
- プラチナプラン：55,000円/月（ユーザー無制限）
【タスク管理に特化】Trello
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。タスクカードを動かしてステータス変更ができるので進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。
＜Trelloの注意点＞
- パソコンとスマホで利用できる機能に差がある
- 日本語に対応していない部分がある
パソコン版ではすべての機能を利用できますが、スマホ利用の場合一部機能制限があるので利用の際は注意が必要です。
＜Trelloの料金体系＞
- FREEプラン：$0
- STANDARDプラン：$6 USD/ユーザー/月（月間払い）
- PREMIUMプラン：$12.50 USD/ユーザー/月（月間払い）
- ENTERPRISEプラン：$17.50 USD 以下/ユーザー/月（月間払い）
- 5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。
【社内SNSに特化】LINE WORKS
＜LINE WORKSの特徴＞
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー機能・フォルダ管理などができるグループウェアです。プライベート利用の多いLINEと同じ操作性で利用できるのが特徴です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- アプリの動作が重い場合がある
- 既読機能がストレスになりやすい
通信環境によってはアプリの動作が重く、利用に時間がかかったというユーザーの声があります。
メッセージ内容を読むと既読マークがつくため、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じやすいです。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：1ユーザーあたり450円/月
- アドバンスト：1ユーザーあたり800円/月
5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
1TB＋1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。
100TB＋1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。
【社内SNSに特化】Workplace from Meta
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、Metaが提供しているコラボレーションツール（グループウェア）です。他社サービスとの連携が充実しているのが特徴です。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- サポート品質が期待できない
- 通知設定が詳細にできない
元々アメリカのツールなので、サポートからの返答が片言で不明瞭だったり、回答までに時間がかかったりします。
細かな通知設定ができないため、場合によっては通知の回数が多くストレスになりかねません。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- コアプラン：1ユーザーあたり$4/月
Workplaceの標準的な機能が利用できるプランです。
【社内SNSに特化】Talknote
＜Talknoteの特徴＞
Talknoteは、社内コミュニケーションの円滑化を実現する社内SNSです。コミュニケーションが中心ですが、社内掲示板としての利用もできます。管理機能が充実しているのが特徴です。
＜Talknoteの注意点＞
- カスタマイズはできない
- 検索機能が十分でない
APIを利用したカスタマイズはできないので、自社の運用フローの変更が必要になります。
検索機能の精度が低く、過去に記載した内容が探しづらいというユーザーの声があります。
＜Talknoteの料金体系＞
初期費用＋基本プラン＋オプションで構成されており、詳細な料金には問い合わせが必要です。
情報共有アプリを選ぶ時のポイント4選
情報共有アプリの導入前には選定ポイントを意識して、アプリを検討する必要があります。以下では、情報共有アプリを決める際の選定ポイントをご紹介します。
ストック情報とフロー情報の管理ができるか
アプリを検討する際は、そのアプリがストック情報とフロー情報両方の管理に対応しているかどうかを確認しましょう。
ストック情報とは議事録やマニュアルをはじめとするアーカイブすべき情報であり、フロー情報とはチャットなどのその場限りの情報をいいます。
ひとつのアプリで両方の情報管理ができると、アプリを使い分けずにツール内にすべて保管できるので情報の分散が防げます。あとからその情報を振り返りたいときも、アプリ内で検索するだけでいいので、アクセスにかかる時間も削減できます。
簡単な操作性
ツールを導入する際は、決定権の所有者だけなく、実際に使う社員も簡単に使いこなせるかを確認しましょう。
長く運用を続ける中で、徐々にアプリが使われなくなっていくののはアプリ導入においてよくあることですが、こうした状況を防ぐには、誰でも簡単に情報共有できる操作性が大切です。
とくに情報共有アプリは中長期的な利用が前提となっているため、リテラシーが異なる社内でも運用可能なアプリである必要があります。
複数デバイスでの利用
アプリを検討する際は、複数デバイスに対応しているかどうかも重要です。
安易にパソコンからしか使えない、スマホからしか使えないといったアプリを選ぶと、情報へのアクセスに制限ができてしまいます。場合によっては、利用できる環境まで移動しなくてはならず、業務効率の面から考えても最適だとはいえません。
したがって、導入するアプリは時間や場所を問わず複数デバイスでの利用ができるものを選択しましょう。
場所を問わずにアプリが利用できれば、これまでのように情報確認のためにオフィスに戻らなければいけないというケースもなくなり、社員の時間的コスト削減が実現できます。
セキュリティが万全か
情報共有アプリでは自社の大切な情報資産を管理することになるので、利用するアプリには万全なセキュリティ体制が敷かれている必要があります。
セキュリティ基準は自社のセキュリティポリシーに沿うものであるのはもちろんですが、第三者機関による認証を取得しているかどうかも確認すべきポイントになります。
また、アプリ内で情報の閲覧・編集に権限が付けられるものを選べば、万が一の情報漏洩の際にも被害を最小限に留められます。
情報共有アプリの導入で得られる3つのメリット
以下では情報共有アプリの導入によって得られるメリットについて解説します。
従来のメールや口頭での情報共有からアプリでの情報共有への切り替えで、どのようなメリットが得られるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
社内の情報をまとめることができる
情報共有アプリでは、社内のあらゆる情報をまとめて管理できます。
メールに添付されたファイル、印刷されたドキュメントなど、社内には多くの情報が存在します。これらを別々に管理していると、いざ情報が必要になったときにもどこに添付されているのかわからないといった事態に陥ってしまいます。
情報共有アプリを利用して、こうした情報を一元化すると、たとえ情報量が多くなってもフォルダ単位で管理できるようになります。その結果、必要な情報へのスムーズなアクセスが実現します。
社内共有がスムーズになる
情報共有アプリを用いると、情報共有に対する心理的ハードルが下がり、結果としてスムーズな共有を促せます。
たとえば従来一般的だったメールによる共有の場合、後から見返すときの検索が困難であったり、特定の人にしか共有されなかったりというデメリットがありました。
しかし、情報共有アプリを導入すれば、全員が同じアプリ内で情報共有できるため、メールや口頭での情報共有より確実に伝達できます。
さらに、情報の所有者に内容を聞かなくても、アプリ内で検索するだけで情報を手に入れられるので、これまでのように確認する手間も防げます。
コミュニケーションが活性化される
情報共有アプリを使うと、気軽なやりとりが可能になり、コミュニケーションが活性化されます。
コミュニケーションが密に行われると、信頼関係の構築はもちろん、情報の伝え忘れ、タスク漏れの防止にもつながります。また、アプリでは基本的にチャット形式でやりとりが進むので、メールや口頭での情報共有と比較すると必要な情報の伝達度も向上します。
アプリの導入を成功させるための注意点
以下では、アプリの導入を成功させるための注意点について解説します。
自社でのアプリ導入で思ったような成果を挙げられなかったという方は、以下のポイントに当てはまっていないか確認し、もし該当する場合は改善を図りましょう。
導入目的を社内に共有する
情報共有アプリの導入を成功させるには、アプリの導入目的の社内周知が大切です。
たとえば、業務効率化を目的に情報共有ツールを導入したとして、社員がその目的を理解せずに利用すれば、ツールをプライベートのやりとりに利用してしまう可能性があります。これでは、業務効率の向上は見込めません。
こうした事態を防ぐためにも、アプリの導入目的が業務効率化であると認識させ、ファイルのやりとりや情報交換に利用するように社員を教育する必要があります。
共有方法としては、ミーティングでの周知や社内報などによる周知などさまざまな方法があります。自社で最も浸透率の高い機会を選んで、適切に行いましょう。
情報共有のルール決めを行う
目的の共有と同様に大切なのが、情報共有を行う際のルール決めです。
アプリを導入し目的が正しく理解できても、共有すべき情報や共有方法、タイミングなどがわからなければ利用者によって共有する情報に差が出てしまいます。
すべての社員が同一のタイミングで、必要な情報を共有する仕組みを構築するためにも、事前に情報共有のルール決めを行い、社内に周知しましょう。
情報共有アプリ10選のまとめ
ここまで、目的別のおすすめ情報共有アプリ10選と、選定ポイントやメリットをご紹介しました。
今日では情報共有アプリはクラウド型での利用がメジャーとなっており、導入が簡単にできる分長期的な利用に至る前に使われなくなってしまう、というケースが起こりやすくなっています。
こうしたケースを防ぐためにも、担当者は「本当にそれが自社に確実に馴染むアプリかどうか」を確実に見極めることが大切です。
したがって、導入時に見込める効果はもちろん、誰が見ても一瞬で使い方が理解できるか、ITリテラシーが異なる社内でも時間をかけずに業務効率化ができるか、などにも注目して検討を行いましょう。
今回ご紹介した情報共有アプリのStockは、導入したその日から業務効率化に貢献するよう、誰でもわかるシンプルさにこだわって設計されたアプリです。
利用は無料で登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有に関するストレスを解消し、情報共有にかかるコスト削減を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
