会社の規模に関わらず、どの企業や部署でも「会議」が日常的に行われています。そして、会議をすると必ず必要になるのが「議事録」です。
 
議事録は会議内容を丸々書き写しただけの書類ではなく、多くの目的を果たすために作成されている社内の重要な情報資産です。
 
しかし、議事録作成に目的があっても、「他の業務の時間やプライベートな時間を使って作成した議事録が誰にも読まれない」という苦い経験から、議事録を作成する意義が分からなくなってしまった方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「議事録を作成する7つの目的」「社内で読まれる議事録を作る3つのポイントとおすすめツール」をご紹介します。
 
  • 議事録を作成する意義が分からず、なかなかやる気が起こらない
  • 誰にも議事録が読まれず、どうにか社内で活用してもらいたい
  • 議事録の作成を効率化して、他の業務に時間を割きたい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくことで、議事録業務の目的が明確になり、読まれる議事録が作れるようになります。
 

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議事録を作成する7つの目的

議事録の作成はとても手間がかかる業務なので、「議事録作成は非効率ではないか」「録画データを共有すればいいのではないか」と考えている方もいるのではないでしょうか。
 
以下では、議事録の作成が果たしている目的を7つご紹介します。

決定事項を明確にして共有する

「会議の決定事項を社内に共有すること」は、7つの目的のなかで最も重要です。会議に全社員が参加して各々が抜け漏れなくメモを取ることができれば、議事録は必要ありませんが、現実的に不可能です。
 
また、誰が読んでもわかる「決定事項が明確な議事録」が求められます。そのため、PREP法のように「結論→理由→具体例→結論」の構成で文章を書くフレームワークを用いて議事録を作成しましょう。
 
決定事項を明確にすることで認識のズレをなくし、さらに議事録の内容をすぐに理解できるようになるので、業務の効率化にもなります。

会議の備忘録を残す

議事録は会議に参加していない社員に内容を共有するだけでなく、会議参加者には備忘録として活用されます。
 
人の記憶は時間が経つにつれて薄れていき、1時間後でも50%以上の内容を忘れてしまうと言われています。社内の意思決定に関して曖昧な記憶のまま業務を進めることは、企業価値を大きく損なう結果に繋がる恐れがあります。
 
そのため、会議で話し合われた内容は確実に議事録に落とし込み、社内の重要な情報として管理しましょう。

責任の所在を明らかにする

議事録を作成することで、発言や行動の責任の所在を明らかにし、会議の内容に関するトラブルを未然に防ぎます。「会議で〇〇については共有した」「〇〇のことは聞いていない」という水掛け論を回避し、「誰がどのような理由で意思決定をしたのか」を明確にするための議事録が必要です。
 
議事録は情報共有だけでなく、社員同士の無用な衝突を回避する重要な役割を担っています。

業務の優先順位を明確にする

会議では、決定事項に関連するタスクについても話し合われます。そのため、議事録にタスクの優先順位や具体的な方針が明記されていないと、次のアクションが起こせずにプロジェクトの遅延や業務の非効率化を招きます。
 
社員全員が議事録から業務の優先順位を確認できれば、関係者全員の認識のズレが起こらず、社内業務の円滑化にも貢献します。

業務効率化を図る

議事録が共有されることで、社員の業務効率化に貢献できます。会議の決定事項や話し合われた内容を確認するために、何回も会議の参加者に連絡するのは「質問する側」と「質問される側」の時間的コストが浪費されます。
 
そのため、議事録を作成すれば、任意のタイミングで会議内容を確認でき、社員ごとに認識している事実が異なるという事態も防止できます。
 
議事録が社内のコミュニケーションコストを減らし、認識の齟齬をなくすことで業務効率化を実現します。

次の会議をスムーズにする

議事録は、会議で決定し切れなかった事柄を記録し、「次回の会議で議題にすべきこと」「次回の会議までにやるべきこと」などを明確にします。
 
会議では、新たに取り組むべき事項や検討が必要な内容などが次々と出てきます。そのため、議事録には次回の会議のアジェンダに繋がる内容が、記載されている必要があります。
 
つまり、議事録は会議の備忘録だけでなく、会議同士を繋ぐ重要な役割を担っているのです。

ビジネススキルを向上させる

議事録作成の業務に携わることで、担当者の方はビジネススキルを向上できます。
 
例えば、議事録は社内全体に共有する前提で作成するので、誰が見ても理解できる簡潔な文章を目指す必要があります。そのため、「膨大な情報を要約して、読み手を想定し、自分の言葉で説明をする能力」が養われます。
 
また、議事録作成は手間がかかるので敬遠されがちな業務ですが、ITツールを駆使すると効率化ができます。負担を最小限に抑えながら成長ができる機会になるので、率先して議事録業務に取り組むことをおすすめします。
 
例えば、「Stock」を使えば議事録のテンプレートを登録でき、会議のたびに一から議事録を作成する必要がなくなり、作成者の負担が一気に減ります。


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読まれない議事録から脱却する3つのポイント

ここまで議事録を作成する7つの目的を確認しましたが、7つの目的は議事録が読まれなければ達成されません。そのため、以下では、読まれない議事録から脱却するための3つのポイントをご紹介します。

会議前の準備に力を入れる

議事録の完成度は、会議の前に決まると言っても過言ではありません。会議中は交わされる会話の抜け漏れのないメモや、会議後は議事録の早急な共有が求められるので、議事録の内容に時間をかけるタイミングがありません。
 
そのため、会議の前日までに議事録をスムーズに作成できる下準備調査を怠らないようにしましょう。例えば、議事録のテンプレートを事前に作成しておき、会議名や開催日時、開催場所など事前に項目を埋めておく工夫ができます。
 
また、会議のアジェンダから関連する過去の議事録を確認したり、専門用語を事前に調べたりすることで、当日に焦らずに会議に参加できます。
 
前日までに万全の準備をしておくことで質の高い議事録が作成でき、社内で広く活用されるようになります。

会議後の議事録の作成を効率化する

作成した議事録の共有は、会議終了後から24時間以内に行いましょう。
 
会議の参加者はすでに会議の決定事項を把握しており、社員同士の情報の非対称性が大きい状態です。また、人の記憶は時間と共に薄れてしまうので、担当者自身の記憶が鮮明なうちに作成する必要があります。
 
わかりやすい議事録の文章を効率よく書くためのフレームワークに5W2Hがあります。5W2Hでは、以下の要素が文章に組み込まれているかを意識して文章を書きます。
 
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(どうして)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • How(どうやって)
  • How much(いくらで)
また、5W2Hで文章を書くことで、情報の抜け漏れを確認しながら議事録を作成でき、議事録の精度が大きく高まります。
 
最初のうちは、文章を書くことに慣れないと時間がかかりますが、5W2Hのフレームワークを駆使して、スピーディな議事録の共有を目指しましょう。

議事録の共有・管理を怠らない

完成度の高い議事録を作成しても、共有と管理ができる環境が整っていないと誰も議事録を読みません。
 
自社が「議事録が他のメッセージで流れてしまう」「なかなか目的の議事録が見つからない」という課題を抱えている場合、社員は議事録の活用にハードルを感じてしまいます。
 
読まれる議事録を実現するためには、議事録を探すストレスを解消する必要があります。また、ビジネスマンは1日に約20分、年間80時間以上を書類を探すことに費やしていると言われているので、時間的コストの削減も求められます。
 
つまり、議事録を探すストレスや時間的コストを減らせる環境が整えば、より効率的に、生産的に業務に取り組める可能性があります。


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議事録の作成、共有、管理ができるおすすめのツール

読まれる議事録を作成するには準備効率性、そして共有・管理環境が必要不可欠です。
 
準備の段階では事前に議事録のテンプレートを用意したり、過去の議事録を参照したりして余裕を持つことが重要です。また、議事録を作成する際、5W2Hを意識して文章を書くと、わかりやすい議事録を効率的に作り、早急に社内に共有できます。
 
そして、作成した議事録を他の社員がストレスなく活用できるような共有・管理環境を整えることで、議事録が社内の情報資産に昇華されます。
 
また、議事録を作成したあとに上司や会議参加者のチェックを必ず受けますが、ツールを利用しないと様々な都合によって作業が遅延して共有が遅くなってしまう恐れがあります。変化の激しい経営環境のなかでは、議事録の共有が遅れるほどリスクが増大して、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。
 
そのため、議事録をチェックする社員も議事録を編集でき、担当者と連絡が簡単に取れるようなクラウド型のツールを導入しましょう。
 
これからご紹介するStockは、議事録などの社内の情報を確実にストックしていくので過去の議事録も確認することができ、かつ高いアクセス性があるので、目的の議事録を瞬時に発見できるクラウド型のツールになっています。
 
Stockは、議事録が読まれない原因である、議事録を確認するハードルを「情報の蓄積に特化したシステム」「高いアクセス性」で解消してくれる優秀なツールです。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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議事録の必要性のまとめ

これまで、議事録を作成する目的や読まれない議事録から脱却するためのポイントをご紹介してきました。以下は、議事録を作成する7つの目的です。
 
  1. 会議の備忘録を残す
  2. 責任の所在を明らかにする
  3. 業務の優先順位を明確にする
  4. 業務効率化を図る
  5. 次の会議をスムーズにする
  6. ビジネススキルを向上させる
  7. 決定事項を明確にして共有する
社内で広く活用される議事録を作成するために、会議前の準備や作成する際に書き方のフレームワークを存分に活用しましょう。また、作成した議事録を社員がストレスなく活用できるツールの導入は、社内の業務効率化や生産性向上を実現します。
 
今回ご紹介したStockは、非IT企業含む導入実績が70,000社以上を誇る今注目の情報管理ツールです。議事録をはじめとした、社内の大切な情報を集約して有効利用できるようにサポートします。
 
また、説明がいらないくらい簡単に使えるシンプルなツールなので、社内のIT化が進んでいない企業でも、導入したその日から業務を効率化できます。
 
無料かつ、登録は1分で完了するので、ぜひインストールして議事録の作成業務で使い勝手を試してみてください。