会議のたびに作成する「議事録」は、決定事項を共有する用途に使えるほか、蓄積することで社内の情報資産としても価値を発揮します。
しかし、議事録の活用体制が整っていないために恩恵を受けられず「何のために作成・管理しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を作成する7つの目的と必要性、作成のポイントを紹介します。
- 議事録の作成に時間がかかっており、無駄な業務だと感じている
- 議事録の目的を理解して社内に周知したい
- 議事録作成の業務を短時間で終わらせたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録をつくる目的が理解できるほか、議事録共有の手間をなくす方法も分かります。
目次
議事録の概要
ここでは、議事録の概要を紹介します。以下を参考に、議事録の意義を理解しましょう。
議事録とは
議事録とは、会議や商談の内容を記録したものを指します。
議事録に近い用途で使われるものとしてメモがありますが、メモは自身のためにつくるのに対して、議事録は他者のために作成する点で異なります。
すなわち、議事録は誰が読んでも会議内容を理解できるように分かりやすく記載する必要があるのです。
議事録に記載する基本項目
議事録に記載する基本項目は、以下の通りです。
- 会議名（議題）
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議内容
- 決定事項
- 次回の会議予定
議事録に上記の内容をまとめることで、重要な項目の抜け漏れがない資料をつくれます。
議事録を作成する7つの目的
社内で議事録の目的が適切に共有されていなければ、社員は重要性を実感できず「議事録は必要ない」と考えるようになります。
しかし、議事録の作成には多くのメリットがあり、業務を進めるうえで欠かせない資料です。以下では、議事録を作成する7つの目的を紹介します。
目的1｜決定事項を共有する
議事録の目的として、決定事項を明確にして共有することが挙げられます。
会議内容や決定事項は業務の進め方に関わるため、欠席者を含む全社員へ共有して業務に反映させる必要があります。そこで、議事録を使えば出席者と欠席者の間で簡単に共通認識が生まれ、決定事項がスムーズに浸透する環境を整えられるのです。
このように、議事録は決定事項を明確にすることで、認識のずれをなくす役割を担っています。
目的2｜備忘録として残す
議事録は、会議の出席者にとっては備忘録として作用します。
エビングハウスの忘却曲線は、人の記憶は時間が経つにつれて薄れていき、1時間後には半分以上の内容を忘れることを示しています。すなわち、会議での決定事項を長期間覚えておくことはできないため、議事録の作成が求められるのです。
このように、議事録には、決定事項を振り返る備忘録的な役割があります。
目的3｜責任の所在を明らかにする
議事録を作成することで責任の所在が明らかになります。
「決定の責任は誰にあるのか」といったことを明確にしておかなければ、問題が発生した際に対応が遅れかねません。また、「言った・言わない問題」を防止するためにも、会議における意思決定プロセスを記録しておく必要があるのです。
このように、議事録は責任の所在を明確にして、社員同士の無用な衝突を回避する役割を担っています。
目的4｜業務の優先順位を明確にする
議事録の目的のひとつとして、業務の優先順位を明確にすることが挙げられます。
会議では、今後の方針のほか、取り組むべきタスクについても話し合います。そのとき、タスクの詳細や優先順位を議事録に記載しなければ「次に何をすべきか」が不明確になり、プロジェクトの遅延につながりかねません。
そのため、議事録にはタスクの詳細や優先順位を必ず記載し、すぐに取り組める環境を整えましょう。
目的5｜会議の内容を口頭で伝達する手間を省く
議事録を活用することで、会議内容を口頭で伝達する手間を省けます。
会議の決定事項を確認するために何回も出席者とやりとりする行為は、お互いにとって手間であり非効率です。しかし、議事録があれば決定事項を簡単に把握できるので、双方の負担解消につながるのです。
このように、議事録には、社内のコミュニケーションコストを減らし社員の負担を軽減するという意義があります。
目的6｜次の会議をスムーズにする
議事録には、会議中に結論が出なかった議題を記録し、次の会議の方針を明確にする役割があります。
会議を進めるうちに、複数の検討すべきテーマが浮かび上がっていきます。それらのテーマを議事録に記録しておけば、次回のアジェンダをつくる際の参考となり、スムーズに企画できるようになるのです。
このように、議事録には次の会議に向けた準備を楽にする役割があります。
目的7｜ビジネススキルを向上させる
議事録作成の業務は、ビジネススキルの向上につながります。
議事録は他者に共有する前提でつくるため、誰が見ても理解できるように分かりやすく記載しなければなりません。そして、「読みやすい議事録」をつくる経験を積むことで、文章力や要約力といったスキルを磨けるのです。
このように、議事録の作成によって社会人に必要なスキルを身に付けられます。
誰も見ない議事録から脱却する3つのポイント
議事録の7つの目的は、読まれなければ達成されません。そのため、以下では、読まれない議事録から脱却する3つのポイントを紹介します。
（1）会議前の準備に力を入れる
議事録の完成度を上げるには、会議前の準備に注力する必要があります。
会議前の準備ができていなければメモが追いつかなくなり、議事録にも抜け漏れが発生しかねません。一方、会議の前日までに議題や当日の流れを把握しておけばメモすべき発言が明確になり、結果として網羅性の高い議事録をつくれるのです。
そのため、会議の前日までに必ず準備して、項目に過不足のない議事録をつくれる環境を整えましょう。
（2）5W2Hを意識する
議事録の作成時に5W2Hを意識すると、項目の抜け漏れを防げます。5W2Hは、以下の7項目を指します。
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（どうして）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どうやって）
- How much（いくらで）
フレームワークを用いれば重要な事項の抜け漏れを防げるので、議事録の質を高められます。そのため、社内の議事録活用率を上げたい方は、5W2Hを意識してすべての要点が盛り込まれた議事録を作成しましょう。
（3）議事録を適切に管理する
誰も見ない議事録から抜け出すには、議事録を適切に管理する必要があります。
「限られた場所・時間しか議事録を閲覧できない」という課題がある場合、社員による活用は見込めません。したがって、必要な資料を見つけやすい環境をつくるために、議事録へ簡単にアクセスできるITツールでの管理が求められるのです。
たとえば、PCに加えてスマホ・タブレットにも対応しているITツール「Stock」を導入すれば、時間や場所を問わず議事録を読めるようになります。結果として、社員が議事録を活用しやすくなるのです。
そのため、議事録を社員に活用させたい方はITツールを導入して、必要な情報を見つけやすい環境を整えましょう。
議事録を効率的に作成するコツ
議事録作成が早い人になると、ほかの業務に時間を割けるといったメリットを得られます。ここでは、若手でも議事録をスムーズに作成できる3つのコツを紹介します。
（1）箇条書きで記載する
議事録は箇条書きで簡潔に記載する必要があります。
メールに載せるような前書きは不要なほか、文章を長くする原因の「です・ます調」は避けなければなりません。したがって、会議の要旨のみを「だ・である」調で短く記載しましょう。
このように、読み手に短時間で内容を理解させるために、重要な点のみを端的に記す必要があります。
（2）結論ファーストで書く
メンバーへ分かりやすく要点を伝えるには、結論ファーストで執筆する必要があります。
会議の内容を時系列順に記載するのではなく、決定事項や今後のタスクを中心に結論から書くのがポイントです。決定するまでの経緯については、重要な発言だけをピックアップし発言者名とともに書き残します。
このように、すぐに内容を把握させるために、結論から書くことを心がけましょう。
（3）過去の議事録を参考にする
最後に、過去の議事録を参考にするのがおすすめです。
過去の議事録を参考にすれば記載すべき内容を把握できるので、項目の抜け漏れをなくせます。また、過去の資料とフォーマットを統一すれば、読み手は必要な項目をすぐに見つけられるため、結果として議事録が活用されやすくなるのです。
このように、過去の議事録を手本にすると抜け漏れがなくなり、読み手が活用しやすい議事録をつくれます。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール
以下では、議事録の作成・共有・管理ができるおすすめのITツールを紹介します。
議事録をメールで共有する場合、毎回文面を考えなければならず負担となります。また、チャットツールだと議事録のファイルが流れてしまうほか、オンラインストレージではファイルを開く手間が発生するので結果として社員による活用が進みません。
そこで、情報共有ツールを導入すれば、必要な資料がすぐに見つかることに加えて共有も簡単なため、議事録を業務で活用しやすくなるのです。とくに、「シンプルな情報共有ツール」であれば、使い方が簡単なので導入即日から運用を開始できます。
結論、選択すべきツールは、65歳の社員でも活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。議事録の作成・共有・管理すべてに対応したツールであり、業務負担の軽減につながります。
Stockの「ノート」に議事録を残すと自動で共有されるため、資料共有に手間がかかりません。また、会議の属性や顧客ごとに「フォルダ」をつくれば、必要な情報へすぐにアクセスできる環境が整うのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録の必要性まとめ
これまで、議事録を作成する目的や誰も見ない議事録から脱却するポイントを中心に紹介しました。
議事録は決定事項の共有のほか、責任の所在を明らかにするなどさまざまな役割を担っています。したがって、議事録はどのような場合でも必ず作成すべき資料なのです。
しかし、議事録を紙やメールで共有する場合、必要な資料を見つけづらいので活用が難しくなります。そのため、情報共有ツールで議事録を管理し、資料が活用しやすい環境を整える必要があるのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、議事録を含むあらゆる資料を簡単に管理できる情報共有ツールです。資料管理に必要な機能が過不足なく備わっており、200,000社以上の導入実績を誇ります。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」で議事録を運用し、情報共有のストレスを解消しましょう。
