議事録には、会議に参加していない社員にも内容を共有して、社内で共通認識を作りながらあらゆる業務を調整する役割があります。また、議事録作成の担当者の方にも、ビジネス基礎力の向上や上司からの評価など、多くのメリットがあります。
 
しかし、実際、議事録の業務に苦手意識を持っている方が多く、どのようなアプローチで解決すれば良いのか分からない方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「議事録業務を苦手と感じる3つの理由と対処法」「議事録業務を得意分野にするために意識すべき5つのポイントとおすすめのツール」をご紹介します。
 
  • 議事録作成の担当になったが、苦手な業務なのでどうにかしたい
  • 議事録への苦手意識を克服し、高い評価を得られる議事録を作れるようになりたい
  • 全て自分の力で議事録を作るのは無理があるので、サポートしてくれるツールが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にして議事録業務に取り組むことで、苦手意識を克服できます。
 


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議事録が上手く書けず苦手と感じる3つの理由

議事録の業務に苦手意識を持っている方は、自分では原因に気づけていないかもしれません。しかし、原因が分かれば、適切なアプローチを行うことで解消できます。
 
そこで、議事録が上手く書けずに苦手と感じてしまう3つの理由を解説します。

会議中、会議後に議事録を作成しようとする

会議中もしくは会議終了後の議事録作成は、会議の振り返りに時間が取られてしまい非効率です。会議中は要点を整理しながら、発言内容を書き留める必要があり、会議終了後も迅速に作成して、社内に共有しなければいけません。
 
そのため、会議の前日までに議事録をある程度まで完成させておく必要があります。一方で、「会議が始まっていないのに、なぜ議事録が作成できるのか」と疑問に思う方もいるかもしれません。
 
前日までの準備で必要なことは、基本項目を埋めることです。以下の基本項目は会議の前日までに最低限埋めましょう。
     
  • 会議名
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者
  • 会議の目的
  • アジェンダ
議事録の準備を事前にする人は少ないですが、会議が始まる前に業務が進んでいれば、心に余裕ができるのでおすすめです。

話の文脈・構造を意識できていない

議事録のメモは細かく取れているが、最終的に議事録を作成する段階で上手くいかないという方が多いのではないでしょうか。
 
作成段階でつまずいてしまう場合、発言者の会話内容を一言一句漏らさずにメモすることに集中しすぎて、話の文脈や構造を意識できていない可能性があります。
 
発言内容の要点を正確に把握できれば、一言一句メモする必要がなくなり、メモをすらすらと取れるようになります。つまり、議事録の完成度は能力の問題ではなく、文章構造を意識しているか否かの違いによって決まります。

”完璧”な議事録を目指している

発言内容を一言一句漏らさずに議事録へ記載する必要はありません。議事録は会議の内容をコピーしたものではなく、会議のエッセンスをまとめた文書です。会議に参加していない社員が一目見て内容を把握できる議事録が理想です。
 
また、初めは完成度の高い議事録を目指すよりも、80%の出来でも締め切りまでに確実に共有することが大切です。「議事録のために確認したいことがあるのですが」と上司や責任者へ質問するのも効果的です。一人で悩んで作成するよりも完成度を高めながら、効率的に議事録を作成できます。
 
しかし、「議事録に抜け漏れがあったらどうしよう」と不安になることも多いので、念のためICレコーダーや録画ツールを利用して、会議のバックアップを取っておくのも良い対策です。


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関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!

議事録を得意な業務にするために意識する5つのポイント

議事録の業務が苦手な理由として、「会議中、会議後に議事録を作成しようとする」「話の文脈・構造を意識できていない」「”完璧”な議事録を目指している」があり、それぞれに対処法がありました。
 
以下では、さらに苦手を克服するためのポイントや、議事録を得意な業務にするためのポイントをまとめてご紹介します。

【準備ポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する

「準備の段階で基本項目を埋めておくこと」に加えて、「議事録の構成」もある程度完成させておきましょう。
 
準備段階で内容まで埋めておく基本項目「会議名/開催日時/開催場所/出席者/会議の目的/アジェンダ」に、以下の会議当日に埋める項目も加えて、全体の構成を組み立てます。
 
  • 決定事項
  • 補足事項
  • 発言内容
  • 関連するタスク
  • 次回予定
さらに効果的な方法が、テンプレートを事前に用意しておくことです。会議のアジェンダや参加者は毎回異なりますが、大まかな構成・項目は変化しません。会議ごとに一から議事録を作成する必要がなく効率的で、何度も再利用できます。
 
また、テンプレートを用意すると管理の際に分類がしやすく、利用する場合にも比較検討が容易など、テンプレートにはさまざまなメリットがあります。

【準備ポイント】会議の結論を予測する

議事録業務の経験をある程度積んだ方は、会議の準備段階で「会議の結論」を予測するようにしましょう。
 
共有された会議の目的やアジェンダ、参加者を参考にして「予測される結論は何か」をある程度考えておきます。予測する結論は実際の会議に役立つわけではありませんが、自分が想定していた通りに会議が進めば、平静を保ちながら会議に参加できるメリットがあります。
 
ただし、当日の会議では作成者の勝手な意見や推測などの主観を捨てる必要があります。あくまでも、会議当日は要点を正確に反映できるように努めましょう。

【会議ポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する

会議では闇雲にメモを取ってしまうと、重要な発言を聞き逃してしまう恐れがあります。そのため、発言者の「結論」と「理由」に注目しましょう。
 
また、何らかの意思決定が起こった場合にも、「何が決まったのか(結論)」「どのような背景からか(理由)」を会話から拾えるように意識しましょう。結論と理由が明確になれば、具体的な方針もスムーズに理解できます。

【作成ポイント】PREP法を活用する

PREP法は「説得力がある」「明快でわかりやすい」「書きやすい」という議事録作成にぴったりの特徴を持った文章作成のフレームワークです。

「PREP」は展開の順番を示す、以下のアルファベットの頭文字から取ったものです。

  • 結論(Point)
  • 理由(Reason)
  • 具体例(Example)
  • 結論(Point)
PREP法は最も大切な事柄を一番最初に提示して、次に理由や具体例を示すことで説得力を与える方法です。議事録は会議に参加した社員だけでなく、会議に参加できない社員も確認するので、最初に結論が明示されているのは重要なポイントです。
 
「結論→理由→具体例→結論」の枠組みに、手持ちの情報を当てはめるだけで文章が完成します。そのため、議事録の作成が苦手という方におすすめの方法です。

【全ポイント】ITツールに頼る

準備、会議、作成の3つの段階に分けて、議事録業務の苦手を克服する方法をご紹介してきましたが、全ての段階で効果がある手段としてITツールの活用があります。
 
自力で議事録の準備から作成まで行うのは、多くの時間やコストがかかります。そのためITツールに任せられる作業は全て任せてしまうことで、業務に余裕が生まれます。
 
また、ITツールを活用することで人的ミスが減り、結果的に業務クオリティの向上が見込めます。


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関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!

議事録の効率化をサポートするおすすめのITツール

議事録業務を「準備」「会議」「作成」の段階に分類して、議事録業務に苦手意識を持ってしまう原因の対処法をご紹介してきました。その中でも、より簡単で効果があるのが、ITツールの導入です。
 
これからご紹介する情報共有ツールStockを活用すれば、テンプレートをいくつも登録して瞬時に利用できる機能があるので議事録を一から作る手間がなくなります。また、箇条書きリストや番号付きリストがあるので、誰が見ても読めるメモが作成できます。
 
さらに、会議で使われたデータを共有できるファイル添付機能もあるので、会議に参加していない社員にも会議の情報を抜け漏れなく伝達できます。
 
Stockのように議事録作成をサポートしてくれるツールを導入すれば、時間を大幅に削減でき、空いた時間を別の業務に充てられます。

議事録のメモ、作成、管理までサポートするツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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関連記事: 【議事録効率化ツール8選】楽に会議の記録を取る方法

議事録作成が得意になるメリット

議事録作成の業務が得意になることで、負担に感じることなく多くのメリットを享受できます。
以下では、議事録業務の具体的なメリットを3つご紹介します。

社内人脈が広がる

議事録の作成担当者の方は、社内の人脈を広げる大きなメリットを持っています。
 
会議の規模が大きくなるほど、会議に関係する社員や部署が多くなります。そのため、普段関わることのない社員と会話する機会が増えるので、自身の視野を広げられる可能性があります。
 
議事録の作成者は議事録作成を理由にして質問やアドバイスを受けられるので、議事録の精度を高めるためにも、積極的に連絡を取ることをおすすめします。

上司からの評価が繋がる

上司は「正確性」「わかりやすさ」を重視して議事録を確認します。会議の目的を正確に把握して、内容を正しく認識しているかは議事録を見れば一目瞭然です。
 
逆に言えば、会議の内容を理解して簡潔に表現した議事録を作成できれば、確実に上司から評価されます。今回ご紹介したPREP法や「Stock」を活用すれば、評価される議事録を誰でも作成できるのでぜひ実践してみてください。

自分の成長になる

議事録作成の業務は、自身のビジネス基礎力を大幅に向上させる絶好のチャンスです。議事録業務にはインプット(準備/会議)とアウトプット(議事録)が同時にあり、他の社員よりも早く成長できる可能性があります。
 
例えば、議事録は自分のメモではないので、他の社員に共有する前提で作成します。そのため、会議を客観的に観察し、必要な情報を見極めて、他者に説明するスキルが身につきます。
 
他にも、議事録作成業務は「要約力」「人の話を聞く力」「コミュニケーション能力」など、ビジネスをする上で必要不可欠なスキルを獲得できるチャンスです。
 
議事録の作成は率先的にやる社員がなかなか出ない業務ですが、作成を効率的にする方法を正しく理解すれば、多くのメリットを最小限の労力で得ることができます。


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関連記事: 議事録は作成しても意味がない??社内で活用される議事録とは

議事録の苦手を克服する方法 まとめ

議事録が上手く書けずに苦手意識があるのには、以下3つの理由があります。
 
  • 会議中、会議後に議事録を作成しようとする
  • 話の文脈・構造を意識できていない
  • ”完璧”な議事録を目指している
議事録は会議前日までの準備によって完成度が決まると言っても過言ではありません。また、会議中の会話スピードはメモよりも速いので、結論と理由に着目することで内容の抜け漏れを防ぎ、議事録の完成度を高められます。
 
また、PREP法を利用して「結論→理由→具体例→結論」になるように議事録を作成できれば、議事録の完成度をより高められます。以上のような苦手克服の方法は全て自力で行う必要がありますが、ITツールを活用すればさらに議事録作成をサポートしてくれます。
 
例えば、今回ご紹介したStockは、自身で作成したテンプレートを登録することができ、いつでもワンクリックで利用できます。作成された議事録は流れることなく社内で蓄積され、必要なタイミングですぐに目的の議事録にアクセス可能です。
 
無料から利用でき、登録も1分で完了します。ぜひ導入して議事録を得意な業務にしましょう。