議事録の役割は、決定事項に関する全員の認識を統一し、各業務を調整することです。また、限られた時間のなかで要点を抽出しなければならないので、議事録の作成者は情報を取捨選択する能力が身につきます。
 
しかし、「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、議事録の苦手を克服する5つのポイントを中心に解説します。
 
  • 新人でも分かりやすい議事録を作成できるノウハウが知りたい
  • 抜け漏れがない議事録を作って、社内の情報共有に役立てたい
  • 議事録が書けないで困っている若手社員への教育方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録作成への苦手意識を取り除くための指導に役立ちます。


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議事録の目的

議事録の書き方を指導する前に「そもそもなぜ議事録を書くべきか」という目的を説明しなければなりません。そこで、以下では議事録の目的を2つ解説します。
 
  1. 決定事項を記録するため
  2. 決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録という形で全員に共有することで、認識のズレを防ぐ役割も果たすのです。
     
  3. 次回までにやるべきことを記録するため
  4. 当日の内容だけでなく、次回の会議までのタスクと期限を記録、共有するという目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。
以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!


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なぜ?議事録が苦手な理由

以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ3つの理由について解説します。苦手克服に向けて正しく対処するために、まずは原因を特定しましょう。

会議の内容を理解できない

1つ目の原因は、会議の内容を理解できていないことです。
 
たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。また、内容を理解しないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。
 
以上のように会議の内容を理解していない場合、まずは過去の議事録を参照して流れを把握させたり、決定事項を改めて確認する機会を設けたりしましょう。

議事録の書き方が分からない

2つ目の原因は、議事録の書き方を理解できていないことです。
 
たとえば、会議の内容は分かっていても「どのように議事録へ起こせばよいのか分からない」というケースがあります。また、内容を上手くまとめられずに苦手意識を感じる若手社員も少なくありません。
 
以上のように議事録の書き方が分からない場合は、テンプレートを作って記載すべき内容を明確にするという解決方法があります。

議事録のメモが追い付かない

3つ目の原因は、議事録のメモが議論のスピードに追い付いていないことです。
 
たとえば、「メモを取っている間に次の議題に移って、重要事項を聞き逃した」というケースがあります。参加者の発言を一言一句記録しようとすると、メモを取っている間に会議が進んで悪循環に陥るのです。
 
以上のように議事録のメモが議論に追い付いていない場合は、抜け漏れなく、かつ効率的に情報を記載するための5W1H(When,Where,Who,What,Why,How)を意識させましょう。
 
関連記事: 議事録は作成しても意味がない?社内で活用される議事録とは


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議事録の作成が早い人・上手い人が実践する5つのポイント

以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントを「準備・会議中・執筆」の三段階に分けてご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。

【準備ポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する

会議前の準備段階で、議事録の構成や項目をあらかじめ決めておきましょう。
 
具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。
 
  • 発言内容や会議の経過
  • 保留事項
  • 補足資料
  • 関連するタスクと期限
  • 次回予定
以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間が省けるので効率的です。

【準備ポイント】会議の結論を予測する

議事録の構成を練るだけでなく、前もって会議の結論を考えてくのもポイントです。
 
過去の議事録や会議のレジュメを参考にして、会議の経過や結論を予測しましょう。予測通りに進まなかったとしても、議論の要点を抽出する能力やロジカルな思考力のトレーニングにつながります。
 
ただし、議事録には個人の主観的な意見は書き込まず、あくまで客観的に記載することに注意しましょう。

【会議ポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する

会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。
 
参加者の発言を一言一句記録することを目的にしてしまうと、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから議事録を見たときに一目で内容が分かりづらいと言えます。
 
したがって、発言内容を「結論」と「理由」に分けて分かりやすく記載しなければならないのです。

【作成ポイント】PREP法を活用する

PREP法は初心者でも取り入れやすいうえに、結論の理由や具体例を示すので説得力を与えられるフレームワークです。「PREP」とは展開の順番を示す以下の単語の頭文字を並べたものを指します。
 
  • 結論(Point)
  • 理由(Reason)
  • 具体例(Example)
  • 結論(Point)
議事録は会議に不参加の社員とも共有するので、最初に結論を明らかにしたうえで根拠や具体例を示すという特徴を持つPREP法を活用しましょう。

【共有ポイント】ITツールに頼る

議事録の作成・共有が早いチームではITツールを活用しています。
 
ITツールを使うメリットは「準備から共有まで一つのツールで完結するので混乱しない」「共有した議事録が確実に蓄積されるので、次の会議の参考にできる」という点です。
 
とくに、議事録の蓄積は、若手社員へ議事録のコツを掴んでもらうために重要なポイントです。たとえば、議事録の作成から共有、蓄積までに必要な機能が過不足なく備わった「Stock」のようなツールが役立ちます。
 
関連記事: 正しい議事録の書き方とは?必要な項目や早く書くコツも解説


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議事録のテンプレート(例文つき)

以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー&ペーストして活用できます。
 
会議名:(例)営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
開催日時:(例)2022年9月5日(月)
開催場所:(例)本社会議室C
参加者:(例)営業部 大道部長、佐藤、鈴木
 
目的
(例)来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
 
決定事項
(例)新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。
 
保留事項
(例)既存取引先に関する調査
 
次回の会議内容
(例)9/9(金):進捗確認、チーム目標の共有
 
タスクと期限
(例)佐藤:進捗確認すべき取引先のリストアップ
 
必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。


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【注目】議事録をファイルで作成するデメリット

以下では、議事録をWordやExcelのファイルで作成するデメリットを解説します。
 
「そもそも会議の内容が分からない」という社員は、議事録に慣れるまでに時間がかかります。そのため、過去の議事録を読んで、可能な限り早く会議の流れや議事録のとり方を覚えさせなければなりません。
 
しかし、WordやExcelのファイルで作成すると、タイトルに日付や会議名などわずかな情報しか記載できないため、必要な議事録へたどりつけない可能性があります。また、新入社員以外にとっても、議事録をすぐに確かめられないのは不便です。
 
したがって、全社員がいつでも議事録へたどり着ける環境を整えましょう。結論、議事録を簡単に作成するだけでなく、必要なときにすぐアクセスできる「Stock」が最適な選択肢です。
 
さらに、Stockで独自のテンプレートを作成し「ノート」に呼び出せば、誰でも簡単に形式的な議事録を作成できます。つまり、”議事録の書き方が分からない”、”議事録の作成に時間がかかる”という苦手意識も一つのツールで薄められるのです。

議事録のメモ・作成・管理までサポートするツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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議事録の苦手を克服する方法まとめ

ここまで、議事録が苦手な理由や、質の高い議事録を効率的に作成するポイント、議事録をファイル管理するデメリットを中心にご紹介しました。
 
議事録が苦手な社員には原因別に対処しましょう。たとえば、「書き方が分からない」という場合はテンプレートを配布し「メモが追いつかない」という場合は5W1Hのようなテクニックを伝授します。
 
ただし、「会議の内容が分からない、追いつけない」という場合は、過去の議事録を参考にして流れを把握させなければなりません。そのためには、アクセス性の悪いWordやExcelではなく、議事録を集約していつでも検索できるツールが最適です。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは議事録を蓄積し、必要なときにすばやくアクセスできるように管理するツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、議事録作成への苦手意識を取り除くための指導に役立てましょう。
 
関連記事: 【議事録効率化ツール8選】楽に会議の記録を取る方法