マニュアルは社内業務を円滑に進行するうえで欠かせないアイテムです。したがって、作成して終わりではなくチーム全体へスムーズに共有できなければなりません。そのためには、「適切なマニュアル管理」がされている必要があるのです。
しかし、管理の重要性や必要性は把握していても、ノウハウが不足しているため適切なマニュアル管理ができないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内情報の資産化ができるおすすめのマニュアル管理ツール6選を中心にご紹介します。
- 自社のマニュアルを含む文書管理が煩雑で困っている
- マニュアル管理ツールを活用し、マニュアルの作成・共有をスムーズに行いたい
- 数あるマニュアル管理ツールから、使い勝手の良いものを比較検討したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル管理ツールが見つけられ、マニュアルはもちろんあらゆる社内情報を資産化できるようになります。
社内情報の資産化ができるおすすめのマニュアル管理ツール6選
以下では、社内情報の資産化に役立つマニュアル管理ツールを6選ご紹介します。
マニュアル作成ツールは更新の際にWeb上ですぐに内容を更新できるので、紙でのマニュアル管理より圧倒的に効率が良くなり、社内で活用されやすい情報資産となります。
ただし、チーム全員がマニュアルを瞬時に閲覧するには、マニュアルの「共有」「アクセス性の良さ」もスムーズでなければなりません。現場で使われるマニュアルへのアクセス性が低ければ瞬時に内容を確認できず、逆に業務スピードが落ちてしまうのです。
また、ツールの操作が複雑だとマニュアル管理が適切にされない恐れがあり、「必要なマニュアルの管理場所がわからない」といった事態も招きかねません。したがって、「ITリテラシーを問わずに使えるツール」を選びましょう。
そして、上記の要素を過不足なく備えたツールは、非IT企業の社員でも簡単に、マニュアルの作成・共有が行える情報共有ツールの「Stock」です。
Stockの「ノート」にテキストを直接入力しながらマニュアルを作成ができるほか、直感的な「フォルダ」で案件ごとにマニュアルを振り分けられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」によって、マニュアルの更新内容もチーム全体へ瞬時に共有可能です。
【Stock】最も簡単にマニュアル作成・管理を実現
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【iTutor】高機能・多機能かつマニュアル作成に特化
iTutorは、高機能・多機能さが特徴のマニュアル管理ツールです。
＜iTutorの特徴＞
- 簡単にマニュアルを作成できる
- e-ラーニングの作成もできる
マニュアルの編集やファイルへの出力が数クリックで行えるので、簡単にマニュアルを作成できます。
ドラッグ＆ドロップ（対象を長押ししながら移動させる）するだけでeラーニングコンテンツも作成できます。
＜iTutorの注意点＞
- 動画キャプチャがとれていないことがある
- 印刷時のレイアウトが難しい
自動作成機能を利用したものの一部キャプチャがとれていなかったというユーザーの声もあります。
作成した画面のまま印刷するのが難しく、レイアウト調整が必要です。
＜iTutorの料金＞
- Mac専用エディション：16.5万円～
- エントリービデオエディション：27.5万円～
- エントリーオフィスエディション：27.5万円～
- スタンダードエディション：49.5万円～
- プロフェッショナルエディション：66万円～
Macを使用してマニュアル作成などが行えるプランです。
動画制作など、動画メインのプランです。
手順書や業務マニュアルに特化した、ドキュメントメインのプランです。
ドキュメントも動画も作成したい場合のプランです。
各種Officeフォーマットへのエクスポートや画像変換ができるプランです。
【Dojo】豊富なテンプレートが選択できる
Dojoは、豊富なテンプレートが備わっているツールです。
＜Dojoの特徴＞
- 簡単に高品質なマニュアルが作成可能
- eラーニングも作成でき、学習管理システムとの連携ができる
豊富なテンプレートと自動音声合成機能を利用すれば、誰でも高品質なマニュアルを作成できます。
eラーニングコンテンツを作成でき、作成したコンテンツは学習管理システム「GAKTEん」で配信で配信できるため、社員の学習進捗の把握までが可能です。
＜Dojoの注意点＞
- 動画編集画面が複雑
- キャプチャ取得タイミングは制限できない
動画編集画面が複雑なため、慣れるまで時間が必要です。
キャプチャ取得タイミングが制限できないため、キャプチャが大量に作成される場合があります。
＜Dojoの料金＞
- ユーザー数1～5人までで無料体験版の利用ができます。
- 有料プランは1チーム41,250円/月～で利用できます。
【TeんDo】eラーニングにも対応
TeんDoは、eラーニングをはじめ多様なコンテンツに対応可能なツールです。
＜TeんDoの特徴＞
- 簡単に精度の高いマニュアルが作成できる
- マニュアルだけではなく、汎用性が高い
画面をキャプチャし、簡単な入力をするだけでマニュアルを作成できます。また、図表や音声の挿入もできるため、思い通りのマニュアルに仕上げることができます。
マニュアルだけではなく、動画マニュアル、eラーニングツール、プレゼンツールと汎用性高く活用できます。
＜TeんDoの注意点＞
- 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外
- マニュアル作成以外で使えない
多音声合成やマニュアルエディターを利用するには別途オプション契約が必要です。
マニュアル作成に特化しているため、他の業務への転用はできません。
＜TeんDoの料金＞
- 1ライセンス74,800円～
※最低3ヶ月以上の契約が必要です。
【Teachme Biz】インストール型にも対応
Teachme Bizは、クラウド型に加えてインストール型にも対応しているツールです。
＜Teachme Bizの特徴＞
- マニュアルの浸透を助ける機能がある
- 効果測定機能が搭載されている
アプリ上に全てのマニュアルがあるため、検索してすぐに参考資料として使用できます。また、新人教育に用いるコースの作成も可能です。
マニュアルがどれくらい活用されているのかを把握できる「効果測定機能」によって、データに基づきながらマニュアルを浸透させられます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- データ・動画編集が重い
- 管理者権限が複雑
通信環境も関係しますが、データや動画の編集をすると動作が重たくなる場合もあります。
管理者権限が複雑なため、導入時の設定に時間がかかるというユーザの声もあります。
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン:5万円/月
- ベーシックプラン：10万円/月
- エンタープライズプラン：30万円/月
編集アカウントは10名、閲覧アカウントは50名までのプランです。
編集アカウントは30名、閲覧アカウントは150名までのプランです。
編集アカウントは100名、閲覧アカウントは500名までのプランです。
【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルも作成可能
COCOMITEは、画像・動画を使ったマニュアルも簡単に作成・管理できるツールです。
＜COCOMITEの特徴＞
- 画像・動画マニュアルが簡単に作成できる
- フォルダにアクセス権限を付けられる
- フォルダやファイルへスムーズにアクセスできる
基本レイアウトに沿うだけで画像・動画マニュアルを作成できます。
フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、セキュリティも十分に確保できます。
共有リンクを取得すれば、フォルダやファイルへのアクセスもスムーズに行えます。
＜COCOMITEの注意点＞
- 対応するインターネットブラウザはGoogle Chromeの最新版のみ
インターネットブラウザに接続する場合は、Google Chromeの最新版のみとなる点に注意しましょう。
＜COCOMITEの料金＞
- エントリープラン：22,000円/月
- スタンダードプラン：60,000円/月
- エンタープライズプラン:220,000円/月
編集者3名まで、25GBの容量が使用可能なプランです。
編集者20名・閲覧者100名まで、100GBの容量が使用可能なプランです。
編集者100名・閲覧者500名まで、500GBの容量が使用可能なプランです。
マニュアルの適切な管理で得られるメリット4選
ここでは、マニュアルの適切な管理で得られるメリットを4つご紹介します。
以下のメリットを得るためにも、チームのマニュアル管理が煩雑な場合は早急にツールを導入・運用しましょう。
速やかな情報伝達が可能になる
マニュアル管理ツールでマニュアルを作成すると、情報伝達の速度アップに貢献します。
たとえば、新入社員や異動してきた社員へ業務を教育する際に、紙のマニュアルだと印刷や配布に時間がかかってしまいます。しかし、ツールを活用すればマニュアルの印刷・配布のプロセスを解消できるため、情報伝達のスピードが向上するのです。
このように、マニュアル管理ツールによる速やかな情報伝達を実現して、マニュアル共有にかかるストレスを削減しましょう。
迅速な情報アクセスによって対応スピードが上がる
迅速な情報アクセスから対応スピードが向上する点も、適切なマニュアル管理のメリットです。
たとえば、トラブルがあった際に「よくある質問」や「FAQ」などの対処法を掲載したマニュアルの管理場所が明確だと、担当者に口頭で対処法を聞く必要がなくなるため、対応が遅れる心配がありません。
また、ツールの検索機能を利用すれば必要なマニュアルのデータへのアクセスもスムーズに行えます。このように、マニュアルの適切な管理によって情報へのアクセスがスピーディーになり、トラブルへもより迅速に対応できるようになるのです。
業務の「見える化」を実現できる
マニュアルを適切に管理すれば、業務内容の見える化も実現します。
紙媒体のマニュアルであれば作成者ごとに内容やクオリティのばらつきが発生しやすいため、内容の認識齟齬から業務内容の全貌を把握できない社員を生む恐れがあります。
しかし、マニュアル管理ツール上であればテンプレートを利用できるので、マニュアルの様式や品質にばらつきが出るのを防げるのです。その結果、業務内容も把握しやすくなるため、内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。
有事の際に会社の利益が守れる
さらに、適切なマニュアル管理をすれば有事の際でも会社の利益が守れます。
「責任者が急遽変わった」「商品の発注ミスが生じた」などの社内業務に大きな影響を与える有事の際にも、マニュアルを適切に管理していれば適切かつ迅速な対応が可能です。
また、マニュアルから「業務フローのどのような箇所に問題があったか」といった判断もでき、再発防止へのノウハウも蓄積しやすくなります。このように、適切なマニュアル管理をすれば有事への正しい対応が可能になるため、自社の損失を抑えられるのです。
マニュアル管理ツールの比較ポイント
ここでは、マニュアル管理ツールの2つの比較ポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを意識して検討しましょう。
作成の手間を省く機能はあるか
ポイントのひとつは、作成の手間を省く機能の有無です。
たとえば、作成したいマニュアルに応じたテンプレートや基本フォーマットがあると、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。また、テンプレートであれば内容の更新時における画像や文章の差し替えも簡単に行えます。
このように、マニュアル作成の手間が省ける機能が備わっていれば、コストの削減やリソースの最適化にも繋げられるのです。
マニュアルの活用を促す機能はあるか
もうひとつの比較ポイントは、マニュアルの活用を促す機能の有無です。
マニュアルは作成して終わりではなく、チーム全員に活用される必要があります。そのため、マニュアルの作成だけでなく共有もスムーズにできる機能がなければなりません。
また、ツールの操作が複雑であってもITに不慣れな社員の抵抗感を生んで活用されなくなる恐れがあります。そこで、誰でも簡単に操作可能な「Stock」を使い、チーム全員がストレスなくマニュアルを閲覧できる環境構築をしましょう。
おすすめのマニュアル管理ツールまとめ
これまで、おすすめのマニュアル管理ツール6選から、ツールの比較ポイントまでをご紹介してきました。
マニュアル管理ツールには、情報伝達の速度向上やトラブルへの適切な対処が可能になるメリットがあります。また、マニュアルを簡単に作成できるのはもちろん、その後の共有もスムーズに行えるツールであれば、あらゆる社内情報を資産化させられるのです。
ただし、操作が複雑なツールでは社内の抵抗感を生み、ツールが活用されない恐れがあるので注意しましょう。したがって、ツールの継続的な運用をしていくには「シンプルでITリテラシーを問わずに利用できるツール」が必須となります。
そこで、今回ご紹介したツールのうち65歳以上の社員でも即日で使えるStockであれば、誰でもマニュアルの作成・共有をスピーディーに行えます。操作性のシンプルさから非IT企業を含む120,000社以上で導入され、社内情報の資産化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を利用して効率的なマニュアル管理を実現しましょう。
