業務を進める上で欠かせないマニュアルですが、作成して終わりではなく、社内で共有・運用をし、常に新しい情報に更新し続ける運用体制、すなわち「マニュアルの管理」が重要です。
しかし、管理の重要性や必要性は把握していても、正しく管理できているかどうか自信がない方や、管理がうまくできずに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
マニュアルの管理はツールの導入によって簡単に管理ができ、ツールによる効率化の結果、空いた時間を別の業務に転換可能になります。
そこで今回の記事では、オススメのマニュアル管理ツールを6選ご紹介します。
- 一番使いやすいマニュアル管理ツールが知りたい
- 自社のマニュアルを含む文書管理が煩雑で困っている
- 色々なマニュアル管理ツールから比較検討したい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてマニュアル管理や文書管理を効率化し、生産性向上を実現しましょう。
社内資産化や管理に役立つマニュアル作成ツール6選
以下では、社内資産化や管理に役立つマニュアル作成ツールを6選ご紹介します。
マニュアルは常に最新の状態に保っておくことで、社内で活用されやすい情報資産となります。マニュアルの価値を最大限発揮するためにも、マニュアル管理ツールは、こうした日々の更新において負担にならない、できる限り操作が簡単なものを選びましょう。
操作が難しいようなツールであれば、更新に前向きに取り組みづらく、結果としてマニュアル管理が行われなくなる可能性もあるからです。
今回ご紹介する「Stock」は、チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツールです。
「ノート」に内容を打ち込むだけでマニュアルの作成ができ、テンプレート機能を利用すれば、簡単に統一性のあるマニュアルが作れます。
また、ノートにはメッセージを紐づけられるため、マニュアル更新に関する連絡やフィードバックなどのコミュニケーションもすべてStock内で完結させられます。
【Stock】マニュアル作成だけでなく、様々な業務で利用可能
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【iTutor】高機能・多機能で、マニュアル作成に特化している
「iTutor」｜マニュアル作成ソフトの決定版
＜iTutorの特徴＞
- 簡単にマニュアルを作成できる
- e-ラーニングの作成もできる
iTutorを起動してからパソコンでマニュアルにしたい動作をするだけで、外注したかのような高品質なマニュアルを作成できます。
ドラッグ＆ドロップの動作を行うだけでeラーニングコンテンツも作成できます。
＜iTutorの注意点＞
- 動画キャプチャがとれていないことがある
- 印刷時のレイアウトが難しい
自動作成機能を利用したものの一部キャプチャがとれていなかったというユーザーの声があります。
作成した画面のまま印刷するのが難しく、レイアウト調整が必要です。
＜iTutorの料金＞
- Mac専用エディション：16.5万円～
- エントリービデオエディション：27.5万円～
- エントリーオフィスエディション：27.5万円～
- スタンダードエディション：49.5万円～
- プロフェッショナルエディション：66万円～
Macを使用してマニュアル作成などが行えるプランです。
動画制作など、動画メインのプランです。
手順書や業務マニュアルに特化した、ドキュメントメインのプランです。
ドキュメントも動画も作成したい場合のプランです。
各種Officeフォーマットへのエクスポートや画像変換ができるプランです。
【Dojo】豊富なテンプレートが選択できる
「Dojo」｜マニュアル作成ソフト
＜Dojoの特徴＞
- 簡単に高品質なマニュアルが作成可能
- eラーニングも作成でき、学習管理システムとの連携ができる
豊富なテンプレートと、自動音声合成機能が搭載されているため、誰でも高品質なマニュアルを作成できます。
eラーニングコンテンツを作成でき、作成したコンテンツは学習管理システム「GAKTEん」で配信で配信できるため、社員の学習進捗の把握までが可能です。
＜Dojoの注意点＞
- 動画編集画面が複雑
- キャプチャ取得タイミングは制限できない
動画編集画面が複雑なため、慣れるまで時間が必要です。
キャプチャ取得タイミングが制限できないため、キャプチャが大量に作成される場合があります。
＜Dojoの料金＞
- 料金については問い合わせが必要です。
【TeんDo】eラーニングにも対応
「TeんDo」｜マニュアル作成ソフトTeんDoシリーズ
＜TeんDoの特徴＞
- 簡単に精度の高いマニュアルが作成できる
- マニュアルだけではなく、汎用性が高い
画面をキャプチャし、簡単な入力をするだけでマニュアルを作成できます。また、図表や音声の挿入もできるため、思い通りのマニュアルに仕上げることができます。
マニュアルだけではなく、動画マニュアル、eラーニングツール、プレゼンツールにも活用できるため、様々な使い方が期待できます。
＜TeんDoの注意点＞
- 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外
- マニュアル作成以外で使えない
多音声合成やマニュアルエディターを利用するには別途オプション契約が必要です。
マニュアル作成に特化しているため、他の業務への転用はできません。
＜TeんDoの料金＞
- 1ライセンス74,800円～
※最低3ヶ月以上の契約が必要です。
インストール型にも対応している「Teachme Biz」
「Teachme Biz」｜動画で手順書を簡単作成
＜Teachme Bizの特徴＞
- マニュアルの浸透を助ける機能がある
- 効果測定機能が搭載されている
アプリ上に全てのマニュアルがあるため、検索しすぐに参考資料として使用できます。また、新人教育に用いるコースの作成も可能です。
マニュアルがどれくらい活用されているのかを知ることができる「効果測定機能」があります。データに基づいてマニュアルの活用を促す戦略を立てられます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- データ・動画編集が重い
- 管理者権限が多機能すぎる
通信環境も関係しますが、データや動画の編集をすると動作が思いというユーザーの声があります。
管理者権限が多機能なため、導入時の設定に時間がかかります。
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン:5万円/月
- ベーシックプラン：10万円/月
- エンタープライズプラン：30万円/月
編集アカウントは10名、閲覧アカウントは50名までのプランです。
編集アカウントは30名、閲覧アカウントは150名までのプランです。
編集アカウントは100名、閲覧アカウントは500名までのプランです。
関連記事： 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法
【WebDemo】動画マニュアル作成に特化している
「WebDemo」｜企業の動画活用のことならウェブデモ
＜WebDemoの特徴＞
- 動画に特化している
- 企業だけでなく、3,500以上の団体に導入されている
動画作成に特化した会社が開発をしているため、画面キャプチャ・動画編集・動画ファイルに出力の3つのステップで簡単に動画を作成できます。
動画マニュアルやビジネスアニメ、eラーニング教材制作ツールとして、教育機関や行政機関にも利用されています。
＜WebDemoの注意点＞
- セキュリティ対策がわかりにくい
公式HPにはセキュリティ対策についての記載がないため、セキュリティ対策の内容については問い合わせが必要です。
＜WebDemoの料金＞
- ダウンロード版とパッケージ版があり、ダウンロード版は、1ライセンス66,000円〜から利用できます。
マニュアルの適切な管理で得られるメリット4選
マニュアル作成ツールを導入し、マニュアルをWeb化して適切に管理できるようになると、以下の4つのメリットが得られます。
紙媒体での管理から切り替えることでどのように便利になるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
速やかな情報伝達が可能
マニュアル作成ツールで作成したマニュアルは、情報伝達の速度の向上に貢献します。
たとえば、新入社員や異動してきた社員への教育にマニュアルを活用すれば、担当者が付いて一人ひとりに業務内容やシステムの使い方などを説明する必要がなくなります。
もし、マニュアルがなければ属人化された知識やノウハウを伝達するのには、大幅な時間的コストがかかってしまいます。
こうした状況を防ぐためにも、マニュアルの作成・運用を行い、速やかな情報伝達によって、情報共有にかかるストレスを削減する必要があります。
素早い情報アクセスによる迅速な対応
たとえば、トラブルがあった際に「よくある質問」や「FAQ」などの対処法を掲載したマニュアルがあれば、対処方法を人に聞かずに素早い対応ができます。
さらに、マニュアルをマニュアル作成ツールで作成しておけば、データはクラウド上に保管されるため、検索機能を利用したスムーズなアクセスが可能になります。
マニュアルを紙媒体で管理すると、検索性が低いために必要なときにアクセスができず、ツールよりも大幅に探す時間が必要になってしまいます。その結果、トラブルに対する対応に遅れが発生する恐れもあります。
トラブルへの対応は初手が大切なため、ITツールでの管理が重要になります。
業務の「見える化」を実現
業務内容のハウツーがマニュアルに記載されているため、業務内容が見える化します。
業務内容が明確に分かるため、スムーズな業務引き継ぎが行え、個々の業務クオリティを下げずに一定の水準に維持可能になります。
たとえば、紙媒体でのマニュアルを変更・修正する際は、訂正箇所に手書きで赤をいれたり、再度印刷して担当者ひとりひとりに渡していく必要があるため、効率的であるとは言えません。
しかし、クラウド上で管理していれば、元のデータを修正できるため、マニュアルを綺麗状態で修正可能です。データはクラウド上で保管されているため、ひとりずつ配り歩く必要もありません。
このように柔軟に修正できるという点は、紙媒体のマニュアルにはないメリットと言えるでしょう。
有事の際に会社の利益が守れる
業務中に何らかの事故が起こった場合など、社内で社会的に影響を与えるような大きな問題が発生した場合、説明責任を果たすためにも、監督官庁の立ち入り監査に対応する必要があります。
マニュアルは、こうした有事の際に業務内容を分かりやすく伝える重要性の高い文書になります。マニュアルの内容を参考にして、「業務フローに問題があったかどうか」「作業を行う従業員の安全性に留意していたか」が判断されるため、企業にとっては業務フローのエビデンスとなるからです。
マニュアル管理ができていれば、こうした際に問題が起きた箇所のマニュアルへと即座にアクセスできます。有事の際における説明対応の速さは企業イメージに直結するため、対応が遅くなると会社のイメージ悪化に繋がる恐れがあります。
また、マニュアル管理自体ができていなければ業務の属人化が露呈することとなり、会社信頼低下にも繋がりかねません。
有事の際に企業の利益を守るためにも、マニュアル管理を行う必要があります。
マニュアル管理ツールの比較ポイント
ここでは、マニュアル管理ツールの2つの比較ポイントについて解説します。どのツールを選ぶべきか悩む場合は、以下のポイントを意識して検討しましょう。
作成の手間を省く機能はあるか
1つめのポイントは、作成の手間を省く機能の有無です。
たとえば、作成したいマニュアルに合わせたテンプレートや基本フォーマットがあれば、項目に従って入力するだけでマニュアルの作成が可能です。あらかじめ作成されたテンプレートであればレイアウトやデザインが崩れることもないため、マニュアル更新の際に画像や文章の差し替えも簡単に行えます。
このように、マニュアル作成の操作が単純であればあるほど、人的コストの削減とリソース最適化に繋がります。
ツールによっては音声認識機能や画面キャプチャ機能が利用できるものもあるため、作成時に利用頻度が高いものや利用を想定される機能があれば優先的に選びましょう。
マニュアルの活用を促す機能はあるか
マニュアルは作成して終わりではなく、正しく活用されることで効果を発揮します。そのため、マニュアルの活用を促す機能の有無も比較ポイントとなります。
検索機能やQRコード出力機能・操作方法のナビゲーション機能など、活用促進に役立つ機能はさまざまあります。
ツールによっては、動画トレーニングコンテンツとして利用できるものもあるので、作成したマニュアルを業務のなかでどう運用するのかを想定して選びましょう。
おすすめのマニュアル管理ツールまとめ
これまで、おすすめのマニュアル管理ツール6選と、マニュアルの適切な管理によるメリットをご紹介してきました。
ツールを導入する際はマニュアル作成に特化したツールなのはもちろん、情報・文書管理など、他の業務でも利用できるツールにすると、さらなる業務効率化が期待できます。しかし、多機能なツールは使いこなせれば効果を発揮しますが、使い方が複雑なことも多く、ランニングコストも高い傾向があります。
そのため、ツール選定の際は「使いやすく、継続的に運用できるか」が重要なポイントであり、説明がいらないほどシンプルにマニュアルを管理できるツールのStockであれば、社内の抵抗感が発生することなくマニュアルの作成・管理が可能です。
マニュアル作成だけではなく情報共有やタスク管理も行えるので、幅広い業務で使えます。業界業種問わず、非IT企業を含む100,000社以上の導入実績があります。
利用・登録は無料からできるので、ぜひ「Stock」を利用してマニュアル管理の効率化を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
