オンライン会議やオフィスの会議でも、議事録の作成は「会話を逃さないように集中してメモを取る」「ICレコーダーで録画して時間をかけて文字起こしする」など、大変な作業です。慣れないオンラインでの会議で、さらに議事録作成の業務が大変になったという方も多いのではないでしょうか。
 
また、オンライン会議ツールとして広く知られるようになった「Zoom(ズーム)」ですが、議事録の効率化をサポートする機能はあまり活用されていません。ほかにも、オンライン会議のツールに連携できる議事録自動作成ツールが注目されていますが、注意すべき点や最大限活用するためのコツがあります。
 
そこで今回は、「Zoom会議の議事録作成を効率的にする5つの方法」や「議事録作成・管理をサポートするツール5選」、「ツールを運用するコツ」をご紹介します。
 
  • オンライン会議になってから議事録を作るのに時間がかかってしまい、他の業務を圧迫している
  • 議事録の作成や管理をサポートしてくれるツールの種類が多すぎて、1つに絞れない
  • 議事録自動作成ツールの導入を検討しているが、いまいち効果があるのかわからない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、オンライン会議でも効率的に議事録を作成できるようになります。


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Zoom会議の議事録作成を効率的にする5つの方法

Zoomを活用した社内外の会議で議事録を効率的に作成するためには、オンラインの環境を活かした方法を取る必要があります。
 
以下では、Zoom会議の議事録作成を効率化する5つの方法をご紹介します。

Zoomのレコーディング機能を活用する

Zoomのレコーディング機能とは、Zoomで実施される会議の画面を録画できる機能のことです。
 
会議の内容や要点を聞き逃して議事録に抜け漏れが発生しまう事態を防ぎます。また、後から見返せるので、メモした内容を確認しながら効率的に議事録を作成できます。
 
レコーディング機能を利用して会議を記録する方法は以下の通りです。
 
  1. ミーティング開始後に画面下部の「レコーディング」をクリックします。
  2. 画面左上に「レコーディング」と表示されている間は録画されます。
  3. 一時停止もしくは停止をしたい場合は、画面下部の「一時停止」「停止」をクリックします。
  4. 会議終了後に画面右下の「終了」をクリックすると録画データの保存先が表示されるので、確実に保存されているか確認します。
録画された会議データの保存先は「クラウドレコーディング(有料版)」「ローカルレコーディング(無料版)」によって異なります。
 
クラウドレコーディングの場合、録画データはクラウドのストレージに保存されるので、あらゆるデバイスからいつでも確認できます。一方で、ローカルレコーディングではZoom会議で使用したパソコンに直接データが保存されます。

Zoomのホワイトボード機能を活用する

Zoomにはホワイトボード機能があるので、文章や言葉では表現しにくいことでも簡単に伝えられます。ホワイトボード機能を利用する方法は以下の通りです。
 
  1. 画面下部の画面の共有をクリックします。
  2. 共有画面一覧にある「ホワイトボード」をダブルクリックします。
  3. 参加者に同じホワイトボードが共有され、絵を描く機能などが利用できます。
  4. ツールバーにある「保存」をクリックすると保存されます。
ちなみに、保存できる形式は「PNG」または「PDF」です。

議事録自動作成ツールを活用する

議事録作成の負担を大きく減らすために、議事録自動作成ツールを導入することも一つの手段です。
 
会話の速度はパソコンで文字を入力するよりも遥かに早いので、録画した動画を後で見返して自力で文字起こししても、60分の録音データに3〜6時間かかると言われています。
 
そのため、他の業務やタスクに追われる環境で効率化をするのであれば自動作成ツールは効果的な方法です。

Zoomのオーディオ文字起こし機能を活用する

Zoomのオーディオ文字起こし機能を活用すると、自動作成ツールと同様、会議で交わされた会話を自動的にテキスト変換してくれます。
 
オーディオ文字起こし機能では、Zoomの音声認識機能では捉えられない大文字や小文字、句読点を追加するために文字起こしされたテキストデータを編集可能です。
 
ただし、2021年12月現在でサポートされている言語は英語のみで日本語に対応しておらず、オーディオ文字起こし機能はクラウド録画したデータでしか利用できません。

情報共有ツールを活用する

議事録自動作成ツールには、議事録を共有するためのチャット機能などが備わっていません。一方で、メールやチャットツールで議事録を送信した場合、情報が流れてしまい誰も議事録を読まなくなります。
 
そのため、自動作成ツール等で作成された議事録を社内情報として蓄積して、活用できるように管理する情報共有ツールが必要不可欠です。
 
関連記事: 【2021年最新版】議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう!


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議事録を自動作成する際の注意点

Zoomのオーディオ文字起こし機能や議事録自動作成ツールは、手間のかかる議事録を簡単に完成させてくれる機能・ツールですが、メリット以外にも注意しておくべきポイントがいくつかあります。

正確に音声認識されない場合がある

どれだけ精度の高い音声認識技術を持ったツールでも完璧なテキスト化は困難です。
 
利用する環境やデバイス、雑音、発言の重なりなど、様々な要因により間違った表記になる場合があるので、テキスト化されたデータを確認・修正する作業が欠かせません。

メッセージアプリとしては利用できない

ほとんどの議事録自動作成ツールはメッセージアプリとして利用できないので、作成した議事録の共有は別のツールを用意する必要があります。
 
また、Zoomにメッセージ機能はありますが、会議中のみの利用に限られるので議事録の共有には不向きです。
 
そのため、議事録を社内に蓄積しながら、必要な情報をすぐに発見できるような環境が求められます。

Zoom会議の議事録作成・共有をサポートするおすすめのツール5選

以下では、議事録の作成・共有をサポートするおすすめのツールを5つご紹介します。
 
議事録の作成時には、会議で交わされた議論をメモする必要があり、要点だけメモする力は一朝一夕で身に付くものではありません。そのため、作成段階において自動作成ツールは重宝するアイテムになります。
 
一方で、議事録作成ツールは議事録の作成のスピードと質を高めるツールですが、メッセージアプリとして利用できない等の欠点があります。
 
ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、議事録の管理が即日で実現するほどシンプルな機能を持つ議事録管理ツールです。そして、その簡単さが定評であり、非IT企業を含む80,000社以上の導入実績を誇ります。
 
「ノート」で作成、「フォルダ」で共有された議事録が流れることなく蓄積されるので、議事録の共有・管理に悩むチームや組織はStock一択と言えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【AI GIJIROKU】議事録作成をAIが自動化

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<AI GIJIROKUの特徴>

  • さまざまな利用方法で使える
  • 会議の形態に縛られずさまざまな環境で利用できます。たとえば、一つのデバイスで複数人の音声を記録することや、参加者全員が別の場所にいても記録が可能です。
  • 業種別音声認識が可能
  • 各業界の専門用語やコミュニケーションに沿った音声認識機能を搭載しています。たとえば、金融、法律、教育、保険など多くの業種に対応しています。

<AI GIJIROKUの注意点>

  • 専門用語を適切に変換できない
  • 専門用語の変換精度が悪いので、再度編集する手間がかかるという声があります。
  • 使いこなすのが難しい
  • 雑音などを排除し適切に録音するまでに時間がかかり、発言内容を正確に変換するのは難しい可能性が高いです。

<AI GIJIROKUの料金体系>

  • フリー:議事録の閲覧のみ可能
  • スタンダード:1,500円/月で10時間分の議事録を収録可能
  • ビジネス:29,800円/月で10人まで利用でき、100時間分の議事録を収録可能
  • プレミアム:200,000円/月で100人まで利用でき、1,000時間分の議事録を収録可能


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【スマート書記】共同編集機能で作成時間を短縮

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<スマート書記の特徴>

  • 強固なセキュリティ性
  • 国際的なセキュリティ認証のISMSを取得しています。会議の議事録は重要な情報なので、安心できるセキュリティ下で管理する必要があります。
  • 編集がしやすい
  • 直感的に操作できる分かりやすいUIで、詳しい説明なしでも利用可能です。また、共同編集機能があるので議事録作成にかける時間を削減できます。

<スマート書記の注意点>

  • 共有機能が乏しい
  • 作成した議事録はほかのツールで共有しなければならず、手間がかかります。
  • 議事録の管理が難しい
  • 議事録の作成に特化しており、議事録を適切に管理できるような機能が少ないです。

<スマート書記の料金体系>

  • 14日間の無料トライアルがあります。詳細な料金については問い合わせが必要です。


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【Sloos】発言者ごとに文字起こし可能

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<Sloosの特徴>

  • さまざまなOSやブラウザで利用可能
  • WindowsやmacOS、Google Chromeなど主要なOSやブラウザに対応しています。さらに、ZoomやMicrosoft Teamsへの導入も可能です。
  • 発言者ごとの音声認識が可能
  • マイク1台で最大10人までの発言者を識別して、各発言を文字起こしできます。加えて、音声の登録も10秒ほどで完了するので簡単に始められます。

<Sloosの注意点>

  • 音声認識制度に課題あり
  • 場所によっては正確に発言をテキスト化できないので、編集する作業が必要です。
  • 保存機能がない
  • 録音した音声を蓄積しておくことができないので、ナレッジの蓄積には不向きです。

<Sloosの料金体系>

  • 全ての機能が無料で利用できる
  • 提供されている基本機能や音声認識等の追加オプションも無料で利用できます。


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【Texta】議事録作成支援ツール

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<Textaの特徴>

  • ブラウザから簡単に自動文字起こし
  • アプリケーションのインストールは必要なく、Google Chromeから起動してすぐに使えます。
  • 音声データの文字起こしも可能
  • リアルタイムの会議だけでなく、音声データの文字起こしも可能です。さらに、作成されたテキストデータはダウンロードできます。

<Textaの注意点>

  • 文字起こしの精度が不十分
  • データ容量が大きいと、正確にテキスト化されないというユーザーの声があります。
  • 発言者を区別する機能がない
  • 複数人の会議の場合、誰がどのような発言をしたのか一目でわからず、改めて発言者を入力する手間がかかります。

<Textaの料金体系>

  • フリー:無料でリアルタイム文字起こしが行えます。
  • スタンダード:¥1,000/月で利用可能時間は3hです。
  • プレミアム:¥3,000/月で利用可能時間は10hです。
  • エンタープライズ:¥30,000/月で利用可能時間は100hです。


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議事録自動作成ツールを運用するコツ

議事録を自動作成できるツールを社内で最大限活用するためには3つのコツを押さえる必要があります。

音声認識の精度を重要視する

議事録自動作成ツールを検討する上で最も重要なポイントが、音声認識の精度です。自動作成ツールの注意点には、正確に音声認識されないことが挙げられます。
 
そのため、できる限り音声認識の精度が高いツールを選ぶことで、テキスト化後の修正箇所が減ります。また、一度修正した箇所のデータをAIが記憶して、その後は自動的に変更を加えるような学習精度の高いツールの導入も効果的です。

バックアップを用意しておく

Zoom会議で自動作成ツールを連携して活用する場合やZoomに搭載されているレコーディング機能を使う場合でも、必ずICレコーダーなどを手元に用意しておきましょう。
 
録音した音声の質は低下しますが、ツールの不具合でデータが保存されていなかった場合に備えて対策が重要です。また、「議題の開始時間」や「発言を始めた時間」を記録しておくことで、バックアップ用に記録していた音声データと合わせて効率的な議事録作成が可能です。

情報共有ツールと組み合わせる

Zoomの機能や議事録自動作成ツールで作成された議事録を、有効活用するためには情報共有ツールと併用することが最適です。
 
議事録を作成する目的は、会議で決定した事項を簡潔に、かつ早急に共有することです。そのためには、作成した議事録を社内で簡単に共有できる必要があります。
 
さらに、議事録は何度も参照される情報なので、誰でも簡単にアクセスできる環境で管理することが欠かせません。そのため、社内で共有された議事録が蓄積され、必要になったタイミングで簡単に見つけ出せることも必要な要素です。
 
先ほどご紹介したツールの一つである「Stock」は、議事録などの社内で共有された情報が蓄積され、誰でも簡単に求めている情報にアクセスできるツールなので、自動作成ツールと併用することで議事録業務の効率化を図れます。
 
関連記事: 【2021年最新版】議事録共有を簡単にするツール4選!


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Zoom会議の議事録作成まとめ

Zoom会議の議事録作成を効率的に進める方法は以下の5つです。
 
  1. Zoomのレコーディング機能を活用する
  2. Zoomのホワイトボード機能を活用する
  3. 議事録自動作成ツールを活用する
  4. Zoomのオーディオ文字起こし機能を活用する
  5. 情報共有ツールを活用する
Zoomの基本機能や応用的な機能を活用する方法と、外部のツールを併用・連携して効率化を図る方法を検討しました。議事録の作成はzoomの機能や自動作成ツールでも可能ですが、担当者の方には作成後の共有や管理までのマネジメントが求められます。
 
今回ご紹介したStockは、議事録の共有・管理を一括でサポートし、社内で読まれる議事録を実現します。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して議事録を効率的に作成・運用しましょう。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!