議事録に議論の要点を盛り込むためには、会議中にとるメモが重要です。議論の中から要点を抽出してメモを残しておくと、素早く議事録を作成・共有できるので、決定事項をすぐ業務に反映できます。
 
一方で、「議論のスピードについていけない」「重要な点を聞き逃してしまう」という理由でメモを取るのが苦手な方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、会議で議事録のメモを上手く取るコツについてご紹介します。
 
  • 議論の速さにメモが間に合わず、議事録の質が低い
  • 分かりやすい議事録を書くためのメモの取り方を知りたい
  • 議事録のとり方が社員によってバラバラな状況を改善したい
という担当者の方は、この記事を参考にして会議中にとるメモの質を向上させ、議事録をすぐに共有できるようにしましょう。


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議事録の目的

議事録のメモが追いつかない原因の一つに「議事録に必要のない情報までメモしていること」が挙げられます。したがって、まずは以下に記載した議事録の目的を確認し、必要な情報を過不足なくメモするのに役立てましょう。
 
  1. 会議の決定事項を共有する
  2. 議事録の重要な目的は、決定事項を残しておくことです。明文化して共有することで、参加者同士の認識のズレをなくす役割を果たします。
     
  3. タスクと期限を共有する
  4. 議事録には、次回の会議までのタスクと期限を共有する役割もあります。議事録に記載してすぐに共有することで、タスクへ素早く取りかかれるのです。
以上のように、議事録には決定事項やタスクを共有するという目的があります。また、会議の参加者だけでなく、不参加のメンバーにも共有する場合があるので「誰が見ても一目で分かる議事録」にするために、メモの段階から会議の要点を捉えて記載することが重要です。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!


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議事録の基本項目

メモの抜け漏れをなくすために、以下の基本項目を押さえましょう。
 
  • 会議名/日時/開催場所/参加者
  • はじめに会議の基本的な情報を記載しておくと「何に関する会議か」という概要を理解したうえで議事録を読み進められます。
  • 会議の目的/決定事項
  • 決定事項だけでなく目的にも触れておけば、両者を照らし合わせて確認できます。
  • 議論の内容
  • 決定事項に至るまでの経緯を発言者も含めて記載しましょう。
  • 次回の議題
  • 次回までにやるべきタスクと期限を記載します。
  • 参考資料
  • 会議の不参加者にも情報が行き渡るように、参考資料も忘れずに添付しましょう。
以上の基本項目を押えれば、抜け漏れのない議事録を誰でも簡単に作成できます。


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議事録の例文

以下では、議事録の例文をご紹介します。コピー&ペーストして例を削除すれば、テンプレートとしても利用可能です。
 
会議名:(例)営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
開催日時:(例)2022年9月5日(月)
開催場所:(例)本社会議室C
参加者:(例)営業部 大道部長、佐藤、鈴木
 
目的
(例)来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
 
決定事項
(例)営業システムの変更。
 
次回の会議内容
(例)9/1(木)第3回会議:Instagramアカウントの投稿内容について検討
 
タスクと期限
(例)田中:プレスリリースのテーマを8月30日(火)までに提出
 
参考資料
(例)今後のスケジュールは添付ファイルを参照
 
上記の例文のように、数字や箇条書きを使うと読みやすくなるので、会議に参加していないメンバーでも一目で内容を把握できます。


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議事録のメモを早く取る6つのコツ

以下では、議事録のメモを早く取るコツを解説します。闇雲にすべての発言をメモするのではなく、テクニックを身に付けることが上達への近道です。

(1)記載すべき内容を確認しておく

1つ目のコツは、メモに記載すべき内容を確認しておくことです。
 
たとえば、前回の会議内容を確認しておくと、議論の進み方とメモすべき内容の目星をつけられます。また、ブレインストーミングのように多くの発言が予想される会議では、意見の関係性を示したり、グループ分けをしたりすることを頭に入れておきましょう。
 
以上のように、会議のテーマをもとにメモの内容や書き方を確認しておけば、素早くメモができるのです。

(2)5W1Hを意識する

抜け漏れのないメモを素早く取るためには、「5W1H」を意識しましょう。5W1Hとは、以下の6つの要素を指します。
 
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
以上の5W1Hを意識してメモを取ると、一言一句書き留めずとも議論の概要を抜け漏れなく記載できるのでおすすめです。

(3)記号や装飾を活用する

独自の記号や文字を用いて文章を簡略化すれば、会議のメモを効率的に作成できます。
 
たとえば、ある議題に対して賛成する人は「○」、反対する人は「×」と記号を用いれば、文字を書く手間が省けるうえに、意見が一目で分かりやすいです。ほかにも、決定事項に「★」をつけると結論が明確になります。
 
以上のように、議事録のメモをスピーディーに取るためには、記号や装飾を使いながら簡略化して記載するのも一つの方法です。

(4)ショートカットキーを使う

パソコンで議事録をとる場合、ショートカットキーの活用も時短につながります。
 
ショートカットキーとは、キーボード上の複数のキーを組み合わせて操作の手間を省く機能です。以下では、Windowsの基本的なショートカットキーをご紹介します。
 
  • Ctrl+C:コピー
  • Ctrl+A:全選択
  • Ctrl+X:切り取り
  • Ctrl+V:貼り付け
  • Ctrl+F:検索
  • Ctrl+B:太字
  • Ctrl+Z:元に戻す
以上のようなショートカットキーを駆使すれば、わずかな操作で文章を編集できるため、効率的にメモを取ることにつながるのです。

(5)メモを共同編集する

会議の参加者が多い場合、メモを共同編集する方法もあります。
 
共同編集するメリットは、一人でメモを取る場合に比べて「メモが追いつかない」という状況になりにくいことです。また、事前にメモを取る役割分担を打ち合わせておけば、書き落としが大幅に削減されると期待できます。
 
以上のようにメモを共同編集することで、素早く抜け漏れのないメモが取れるのです。

(6)テンプレートやフォーマットを利用する

メモしたい項目を記載したテンプレートやフォーマットを利用するのも一つの方法です。
 
ただし、ネット上で配布されているWordやExcelなどのテンプレートは、記載されている項目が会議の内容に沿わない可能性があります。また、会議ごとにファイルが増えるので、管理が面倒です
 
したがって、たとえば独自のテンプレートを作成してメモを効率的に取れる「Stock」のようなツールを活用するのが最適です。
 
関連記事: 正しい議事録の書き方とは?必要な項目や早く書くコツも解説


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メモを「議事録」にする5ステップ

会議でとったメモは、可能な限り早いうちに議事録へ書き換えましょう。以下では、メモを「議事録」にする5つのステップをご紹介します。

(1)同じ内容でまとめる

まずは、メモを同じ内容でまとめる作業を行います。
 
会議で取ったメモは、断片的な情報の集まりです。そのため、そのまま議事録に書き起こそうとすると、情報が分散していて不参加のメンバーには分かりにくいものになってしまいます。
 
したがって、まずはメモを内容ごとに分類しなければなりません。また、この段階で抜け漏れがないか第三者に確認してもらうのも有効です。

(2)項目を並び替える

次に、誰が見ても会議の内容が分かる構成を考えます。
 
議事録の項目は、会議のアジェンダ通りの順番である必要はありません。たとえば、会議での決定事項を優先度順に並び変えたり、結論から先に記録したりするなど、必要に応じて並び替えましょう。
 
また、定期的な会議の場合は議事録のテンプレートを用意しておけば、構成を考える手間が省けます。

(3)フレームワークを参考に情報を整理する

メモした情報を整理して記載する際は、フレームワークの活用が有効です。以下では、3種類のフレームワークをご紹介します。
 
  • 空・雨・傘のフレームワーク
  • 空は「今どのような状態か(空は曇っている)」、雨は「その状態は何を意味しているのか(雨が降りそう)」、傘は「何をすべきか(傘を用意する)」を意味しています。つまり、空・雨・傘のフレームワークは、議事録を「事実」「事実の解釈」「判断」の順でまとめ、経緯と論点を明確にする手法です。
     
  • SDS法
  • SDS法とは「Summary(要点)」「Details(詳細)」「Summary(要点)」の順で文章を構成する手法です。同じ要点について内容の深度を変えて表現するので、SDS法を用いると重要な点を印象付けられるというメリットがあります。
     
  • PREP法
  • PREP法とは「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(結論)」の順で文章を構成する手法です。結論に重点を置いているので、決定事項明確になります。議事録で活用する場合、理由には「決定までのプロセス」、具体例には「概要や内容」を記載しましょう。
以上のようなフレームワークの活用を社内で統一すると、教育コストをかけずともクオリティの個人差を削減できるというメリットがあります。

(4)簡潔な文章かどうかを見直す

一度完成したら読み返して、簡潔な文章に仕上げるのが重要です。
 
読み返す際のポイントには「結論が示されているか」「一文が長くないか」といった点が挙げられます。一文が冗長で読みづらい場合は箇条書きを活用しましょう。
 
せっかく議事録を作成しても、文章が分かりづらいと資料として役に立ちません。したがって、誰が見ても要点をすぐに把握できる簡潔な文章にしましょう。

(5)24時間以内に共有する

議事録作成は会議終了直後に取りかかり、24時間以内に共有するのがポイントです。
 
詳細にメモしていても時間の経過とともに記憶は薄れるので、記憶が鮮明なうちに議事録を作成しましょう。また、共有のスピードが早いほど、不参加のメンバーもすぐに確認できるため、チームの業務が停滞することなく進められるのです。
 
ただし、議事録の共有をメールやチャットで実施すると、ほかのメッセージに埋もれて確認が遅れる可能性があります。したがって、作成した議事録をリアルタイムで流さずに共有する「Stock」のようなツールを使うのも一つの方法です。


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議事録のメモを取るためのアイテム

以下では、議事録のメモに使えるアイテムを4つご紹介します。メモを取る人数や時間を考慮し、自社に合った方法を採用しましょう。

ICレコーダー

1つ目の方法は、会議をICレコーダーで録音するメモを取る方法です。
 
記録したデータを聞き直せば、誤りや抜け漏れのないメモを作成できます。したがって、聞き逃しのリスクを回避し、正確な情報を記載するにはICレコーダーの活用が有効です。
 
一方で、「録音したうえで文字に起こすので二度手間」「オンライン会議では画面録画の操作が必要」といったデメリットもあります。

ノート

2つ目は、手書きのノートを用いて議事録のメモを取る方法です。
 
手書きでメモするメリットとして、記録できる内容の自由度が高い点が挙げられます。たとえば、ブレインストーミングによる会議の場合は、ノートを広く使ってアイデアを書き出したり、アイデア同士を自由に線で結びつけられたりするのが特徴です。
 
一方で、「議事録データとしてPCに打ち直す手間がかかる」というデメリットが挙げられます。

スマートフォン・パソコン

3つ目は、スマートフォンやパソコンを使ってメモを取る方法です。
 
スマートフォンを使い慣れていれば、フリック入力で効率的にメモを作成できます。また、多くの企業で導入されているWordやGoogleドキュメントといった文書作成サービスを使えば、パソコンでもメモが取れます。
 
ただし、スマホは「入力画面が小さくて操作しにくい」、パソコンは「メモの文書ファイルを管理するのが面倒」という点がデメリットです。

ITツール

4つ目は、ITツールを活用する方法です。
 
直感的に書き込めたり共同編集したりできるツールを利用すれば、ICレコーダーで記録せずともメモの抜け漏れを防げます。また、メモや議事録のファイルを管理する機能もあるので、ノートやWordファイルのように「会議ごとに増えて管理が追いつかない」という心配もありません。
 
ただし、操作が難しいと社内に浸透しにくいです。したがって、直感的に情報を書き込める「Stock」のようなツールを使って議事録のメモに活用しましょう。


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【担当者は必見】議事録の注意点

以下では、議事録で注意すべき点ついて解説します。
 
せっかく分かりやすい議事録を作成しても、確認したいときに見つけられなければ意味がありません。たとえば、紙やWord、Excelファイルで管理していると探すのに時間がかかります。
 
したがって、「保存された議事録へ簡単にアクセスできるツール」を導入しましょう。
 
結論、議事録の作成・管理に最適なツールは、メモや議事録を確実に蓄積し、かつ検索機能ですぐに探し出せる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にメモや議事録を記載し、フォルダで分けて管理しましょう。また、議事録の「テンプレート」を保存しておけば、議事録作成の効率が上がるだけでなく、議事録の形式を社内で統一できます。

すばやくメモを取って簡単に議事録を作成できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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議事録メモを上手にとるポイントやコツまとめ

これまで、メモを取るコツや議事録を作成する5ステップ、議事録の注意点を中心にご紹介しました。
 
メモを取る際は5W1Hを意識したり、事前にテンプレートを用意したりすると、効率的かつ抜け漏れのない議事録を作成できます。
 
ただし、せっかく分かりやすい議事録を作成しても、保存場所のアクセス性が悪く「確認したい議事録がどこにあるか分からない」という状況になれば意味がありません。
 
したがって、必要な議事録へすぐにアクセスできるツールを導入しましょう。たとえば、今回ご紹介したStockは、メモや議事録を簡単に作成できるだけでなく、必要な情報を瞬時に見つけ出せるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、議事録のメモや管理の効率化に役立てましょう。
 
関連記事: 【比較表あり】議事録の共有をスムーズにするツール5選をご紹介