議事録に議論の要点を盛り込むためには、会議中にとるメモが重要です。議論の中から要点を抽出してメモを残しておくと、素早く議事録を作成・共有できるので、決定事項をすぐ業務に反映させられます。
 
一方で、議論のスピードについていけずに重要な点を聞き逃してしまい、適切にメモをとれていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、会議で議事録のメモをうまく取るコツについてご紹介します。
 
  • 会議でメモを取るのが苦手なので、ポイントを把握して克服したい
  • メモや資料をもとに素早く議事録を作成する書き方を知りたい
  • 多くの業務を抱えているなかでも、議事録の作成を効率化したい
という担当者の方は、この記事を参考にして会議中にとるメモの質を向上させ、議事録の納期を早めて情報共有のサイクルを回しましょう。


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会議で議事録のメモを取る際の3つのコツ

議事録を作成する上で会議の内容をメモすることは重要な作業ですが、聞き逃しがないように細心の注意が必要です。これからご紹介する3つのコツを習得できれば、要点を逃さずにメモを取れるようになります。

5W1Hを意識する

書記の方は、発言内容の5W1Hを意識して聞くとメモすべきポイントが明確になります。
 
議事録のメモでは、「誰が発言したのか」「何が決定事項なのか」「どのようなプロセスで決定したのか」を後から見返して分かるようにする必要があります。
 
そのため、一言一句書き留めるのではなく、後から見返して会話の流れが分かるように必要最低限の要点を書き残します。その際に、5W1Hを意識すると議論の文章構造をシンプルに捉えられるので、素早く要点をつかめます。
 
このように、議事録に必要な情報をメモする際には、5W1Hのフレームワークを用いて会話を分類するのが有効です。

数字や単語を外さない

会議中に扱われる数字や単語は正確にメモする必要があります。
 
たとえば、議論の中で交わされる数字は日付や金額など重要なものが多いので、聞き逃しや書き忘れが起きないように注意しましょう。
 
また、会議中に理解できない単語を耳にした際には、メモを取って会議後に上司や他の社員に聞くのが重要です。不明点を冷静にメモしておけば後から確認や修正ができます。
 
議事録を具体的に作成するには、数字や重要単語を確実にメモするのが重要です。

記号や装飾を活用する

会議のメモを正確かつ効率的に作成するためには、独自に設定した記号や文字の装飾を駆使するのがポイントです。
 
たとえば、ある議題に対して賛成する人は「○」、反対する人は「×」と記号を用いれば、文字を書く手間が省けるので素早くメモを取れます。
 
また、決定事項は太字で目立たせるなど工夫を凝らすと、議事録を作成する際に重要な点を一目で把握できるので、書き忘れを防げます。
 
議事録のメモをスピーディーに取るためには、記号や装飾を使いながら簡略化して記載する必要があります。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!


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議事録のメモを取るためのアイテム

議事録のメモを取るためには、自社の環境や課題に合った方法を採用する必要があります。以下では、議事録のメモに使えるアイテムを5つご紹介します。

ICレコーダー

ICレコーダーで会議の内容を録音しておくと、聞き逃した箇所をもう一度聞き直せるので、議事録の抜け漏れを回避できます
 
また、記録したデータを聞き直すとメモに誤りがないか確かめられるので、議事録の正確性を保てます。このように、聞き逃しのリスクを回避し、正確な情報を議事録に盛り込むためにはICレコーダーの活用が有効です。
 
ただし、無断で会議に持ち込むことは好ましくないので、事前に許可を取る等の手続きを済ませてから会議で利用しましょう。

ノート

手書きのノートを用いて議事録のメモを取る方法があります。
 
手書きでメモするメリットとして、記録できる内容の自由度が高い点が挙げられます。また、言語化できない内容があれば、図や表で表現すると抜け漏れなく書き残せます。一方で、議事録の作成時にタイプする手間がかかるので、素早く提出するのが難しいです。
 
手書きでメモを取る方法は情報を自在に記録できる反面、PCに打ち直す手間がかかるので、他の手段を検討する必要があります。

スマートフォン

スマートフォンを利用すれば、日常的に使っている感覚で会議のメモを取れます。スマホ特有のフリック入力が可能なので、使い慣れた人は効率的に文字を入力できます。
 
しかし、会議の場でスマホを使っているのは印象が悪く、私用で使っていると誤解される可能性もあります。また、入力画面が小さいので文字入力以外の操作がしにくいデメリットがあります。

パソコン

パソコンはスマートフォンと比較して、入力した情報を簡単に編集でき、使い慣れればフリック入力よりも効率的に文字入力が可能です。
 
太文字や下線など文字の装飾も簡単にできるので、会話の聞き逃しを避けながら、重要なポイントが後から一目で分かるメモが作成できます。

ITツール

ITツールには、メモを効率的にするためのサポート機能が豊富に備わっています
 
パソコンだけでなくスマホやタブレットでも使えるので、メモをもとにして時間や場所に縛られず議事録を作成可能です。
 
たとえば、情報共有ツールの「Stock」リストや表をすぐに作成できるのはもちろん、群を抜く軽快な操作性で会議の種類を問わず素早く議事録が作れます。
 
上記の機能を使うとメモを整理して取れるので、後から読み返した際に素早く内容を理解し、スムーズに議事録の作成へ進めます。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!


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メモを「議事録」にする5ステップ

会議が終了してから、議論内容を記録したメモを参考に議事録を作成していきます。以下では、メモ内容を議事録に昇華させる5つのステップをご紹介します。

同じ内容でまとめる

会議で取ったメモは、断片的な情報が分散しており綺麗に分類されていない状態です。そのため、会議の議題を参考に、関連する内容を結びつけて整理するのが重要です。
 
さらに、この段階で足りない情報や補足情報を追加する作業が必要なので、聞き逃しがないかをICレコーダーや他の参加者へのヒアリングを通して確認しましょう。

項目を並び替える

会議に参加していない社員が議事録を閲覧しても、会議の内容をスムーズに把握できるような構成を考えます
 
議事録の項目は、会議のアジェンダ通りの順番である必要はありません。決定事項を優先度順に並び変えるなど、自社の議事録運用に合致するような構成を練るのが重要です。

フレームワークを参考に情報を整理する

収集した情報を整理して記載する際には、フレームワークの活用が有効です。以下では、3種類のフレームワークをご紹介します。
 
  • 空・雨・傘のフレームワーク
  • 空は「今どのような状態か(空は曇っている)」、雨は「それは何を意味しているのか(雨が降りそう)」、傘は「何をすべきか(傘を用意する)」を意味しています。つまり、空・雨・傘のフレームワークは、議事録を「事実」「事実の解釈」「判断」の順でまとめ、経緯と論点を明確にします。
  • SDS法
  • 「Summary(要点)」「Details(詳細)」「Summary(要点)」の順で文章を構成する手法です。同じ要点を内容の深度を変えて表現するので、SDS法を用いると記憶に残りやすい構成で議事録を作成できます。
  • PREP法
  • 「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(結論)」の順で文章を構成する手法です。結論に重点を置いているので何が決定事項なのかが明確になります。また、議事録で活用する際には、理由は「決定までのプロセス」、具体例は「概要や内容」を記載しましょう。
活用するフレームワークを社内で統一すると、フォーマットを一つに揃えられるので、クオリティの個人差を防げます。

簡潔な文章かどうかを見直す

一度完成したら読み返して婉曲表現を削除し、簡潔な文章に仕上げるのが重要です。読みにくい文章では議事録を誰も利用しなくなり、議事録の作成意義を失ってしまいます。
 
そのため、会議の要旨を端的に記載し、誰が読んでもすぐに内容を把握できる議事録を作る必要があります。

24時間以内に共有する

議事録作成は会議終了直後に取り掛かり、24時間以内に共有するのがポイントです。詳細にメモしていても時間の経過とともに記憶は薄れるので、記憶が鮮明なうちに議事録を作成しましょう。
 
さらに、共有スピードを上げると、会議の不参加者が内容を確認して業務に素早く反映させられます。その結果、PDCAサイクルを全社でスピーディーに回せるので、業務効率を上げられます。
 
議事録の共有はスピードが重要なので、会議終了後すぐに執筆するのが重要です。


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議事録の作成・共有におすすめなツール

以下では、議事録の作成・共有におすすめなツールをご紹介します。社内で議事録を有効活用するためには以下のステップが必要です。
 
  1. 会議に参加してメモを取る
  2. メモをもとに議事録を作成する
  3. 議事録を共有して管理する
3つのステップを切れ目なく効率的に行うには、メモの作成から議事録の共有までを一元化できるITツールの活用が必須です。さらに、「共有した議事録を誰でも簡単に閲覧できるシンプルなツール」が望ましいです。逆に多機能で操作が複雑なツールでは、ITリテラシーに低い社員が使いこなせず、全社で議事録の活用を推進していくのが困難です。
 
そのため、選ぶべきツールは導入初日から直感的に使いこなせ、メモの作成から議事録の共有までをシームレスに行える「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に議事録を書き込むだけで自動的に共有・蓄積が行えるうえ、ワンクリックで保存したフォーマットを呼び出せるので、会議終了後すぐに議事録を作成できます。さらに、ノートに紐づいたメッセージ機能を活用して、会議中に生じた不明点についてのやりとりも可能です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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議事録メモを上手にとるポイントやコツまとめ

これまで、議事録のメモを取るコツや必要なアイテム、メモから議事録へ昇華するステップについて解説しました。特に重要な会議で議事録のメモを取る際のコツ3つは以下となります。
 
  1. 5W1Hを意識して議論の要点をつかむ
  2. 議事録を具体化するために数字や単語を外さない
  3. 記号や装飾を活用して素早く書き残す
上記のコツを押さえて、要点の抜け漏れを防ぐのが重要です。また、議事録の作成目的は不参加者への情報共有なので、作成した議事録を社員が有効利用できる環境で共有・管理する必要があります。
 
ご紹介したStockは、ITに不慣れな人でも簡単に使えるシンプルなツールなので、非IT企業でも議事録の作成・管理を効率化し、情報共有の負荷を大きく削減できます。
 
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