社内ではどのような方法で社内コミュニケーションを行い、情報共有や管理をされていますでしょうか。
 
様々な手法で試してはいるものの、まだまだ情報共有に関して悩みを持っている企業も多いのではないかと思います。
 
そこで今回は、社内の情報共有を円滑にし、情報管理の不満を解消するツールをご紹介させていただきます。

 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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社内で情報共有することの重要性

業務を進めていく中で、情報共有は不可欠です。
情報共有がうまくいっていないと、社内で情報格差が生まれ、認識の齟齬が起きやすくなります。
 
様々な情報が共有されていることで、社内のコミュニケーションが円滑になり、お互いの信頼感やモチベーションの向上にも寄与します。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


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情報共有ツールの導入メリット

①業務効率化

例えば、社内のノウハウやマニュアルが情報共有ツールに蓄積されていれば、いちいち人に聞くことなく、自己解決が簡単になります。
また、引き継ぎなどに費やす時間も減るため、コミュニケーションコストの削減に繋がります。

②情報の一括管理

情報共有ツールを使えば、あらゆる情報を一括管理することが可能になります。
そのため、検索ですぐに必要な情報を見つけることができたり、情報の保管場所に迷うことがありません。

③円滑なコミュニケーション

多くのツールでメッセージ機能やコメント機能を使えることから、気軽なコミュニケーションもできるようになります。
コミュニケーションの促進が活発な情報共有にも繋がり、スムーズな業務推進を実現します。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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情報共有ツール選定のポイント

①操作性

情報共有ツールを選定する上で、誰でも操作できるほど簡単な操作性というのは重要な項目です。
使い方が面倒だったりすると、情報共有するのが面倒となり、ツールを導入した意味がなくなってしまいます。

②アクセス性

多くの情報を管理していても、整理された状態で無ければ、必要な情報にアクセスするまでの時間が無駄になります。
そのため、簡単に情報が整理できるものであったり、検索性に優れているものを選ぶことで、情報へのアクセス性が高まります。

③目的を達成できるか

何の為にに情報共有するかの目的を明確にし、それに合ったツールを選ぶ必要があります。
そのため、ドキュメント管理であればドキュメントの共有がメインのツールを、コミュニケーションであればチャットがメインのツールを選ぶことが大事です。
 
関連記事: 無料お試しプランがある情報共有ツールの選び方とは?しっかり試して選定しよう!


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ノート型情報共有ツール編

誰でも簡単にチームの情報共有ができるシンプルツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

「Evernote」

Evernoteのトップページ

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

Evernoteのノート画面

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー

EvernoteのWebクリッパー画面

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。

■Evernoteの料金

Evernoteの料金プランページhttps://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


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「Onenote」

Onenoteのトップページ

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

 
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■Onenoteの主な機能

ノート

Onenoteのノート画面

手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。

■Onenoteの料金

Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
 


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「Dropbox Paper」

Dropbox Paperのトップページ

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
 


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チャットツール編

「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などをきにすることなく、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

チャットワークのチャット画面

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの料金

チャットワークの料金プランページhttps://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(累計7個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 


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「Slack」

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「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用する人が増え、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

Slackのチャット画面

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取ることも可能になります。
コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有

Slackのファイル共有画面

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。

■Slackの料金

Slackの料金プランページ
https://slack.com/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人あたり)〜)が必要になります。
 


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社内SNS編

「Oneteam」

Oneteamのトップページ

「Oneteam」|どこにいても、チームで働ける

https://one-team.com/ja/

Oneteamは、ビジネスの生産性を向上させるためのコラボレーションツールです。
ビジネス向けなので、普段の業務管理と一緒に社内掲示板としての活用ができます。

■Oneteamの特徴

1.トピックごとにチャットができる
 掲示板単位でチャットができるので、余計な話題が混ざることがありません。
 
2.テンプレートが充実
 普段の業務で利用頻度の高いものについて、既にテンプレートが用意されているので、それを使うと効率的に社内掲示板を作ることができます。

■Oneteamの主な機能

トピック

Oneteamのトピック画面

テーマごとに投稿することが可能なので、社内掲示板として活用することができます。
もちろん、ファイルの添付やテンプレートを利用した投稿も可能です。
外部サービス連携
「Webhook」や「Zapier」を利用することで、普段業務で利用しているツールと連携することができるので、社内掲示板の更新情報を別ツールに通知することが可能になります。

■Oneteamの料金

利用料金については、問い合わせをする必要があります。
 


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「Talknote」

Talknoteのトップページ

「トークノート 」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

Talknoteのグループ画面

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

Talknoteのタスク管理画面

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

Talknoteの料金プランページhttps://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 


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「LINEWORKS」

LINEWORKSのトップページ

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
 
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

LINEWORKSの掲示板画面

掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。

掲示板にコメントと既読をつける

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

LINEWORKSのカレンダー画面

■LINE WORKSの料金

LINEWORKSの料金プランページhttps://line.worksmobile.com/jp/home/price

無料プランがあるため、無料で利用することができます。
有料プラン(300円/月〜(1人あたり))を契約すると、管理画面の充実、広告の非表示、メールやファイルストレージ機能の利用ができるようになります。
 


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「Workplace by Facebook」

Workplace by Facebookのトップページ

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

Workplace by Facebookのグループ画面

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント

Workplace by Facebookのイベント画面

「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。

■Workplace by Facebookの料金

Workplace by Facebookの料金プランページ

Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
※プレミアムプランには、90日間の無料トライアルがついています。
 


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ファイルストレージ編

「Dropbox」

Dropboxのトップページ

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

Dropboxのファイル管理画面

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの料金

Dropboxの料金プランページ
https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1300円〜になります。
 


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「Google One」

Google Oneのトップページ

「Google One」|追加の保存容量と Google の各種特典

https://one.google.com/about

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどとの連携が特徴です。

■Google Oneの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
 Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
 
2.Googleアカウントとの連携ができる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。

■Google Oneの主な機能

ファイル管理

Google Oneのファイル管理画面

ファイルを保管するだけでなく、Google Oneからスプレッドシートなどの作成をすることができます。

■Google Oneの料金

Google Oneの料金プランページ
https://one.google.com/about

容量が15GBまでは無料で使うことができ、容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
 


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
情報共有ツールと言っても、それぞれに特徴や領域がありますので、どの部分の不満を解消するのかを明確にすることで適切なツールを選定できるのはないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、効率的な情報共有に役立てていただければと思います。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!