営業活動に割ける時間が限られているなかで、どの業務においても「業務効率化」を意識して取り組むのは、もはや一般的な動きになりつつあります。
 
業務効率化を確実に行うには、解決したい課題を考慮し、どのような施策を講じるかを議論してから業務効率へアプローチすることが大切です。しかし、効率化を検討・実行するための時間がないなかでも施策を考案しなければならず、思ったような効果が出ていないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務効率化を実現するアイデアと実際に業務効率化に成功した企業の事例を中心に解説します。
 
  • 自社の非効率な課題を解決したい
  • 非IT企業なので、業務効率化の実現のためITツールを駆使できるか懸念がある
  • 他社事例を参考に、自社で活かせる対策を考案したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の非効率な業務に対してのアプローチ方法がわかります。


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業務効率化とは

業務効率化とは、業務内で発生している非効率な業務を見直し、適切な対策を講じて改善していくはたらきを指します。
 
業務効率化を行うと、時間や金銭的なコストの削減に加え、より重要度の高い業務へとリソースが割けるようになるため、生産性の向上が見込めます。また、非効率な業務方法・業務負荷の偏りによって発生しがちな時間外労働の削減により、属人的な業務を分散させ、働きやすい環境づくりにも貢献します。
 
その結果、ワークライフバランスが整った環境が構築され、従業員のモチベーションが上がるという副次的効果も見込めます。


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業務効率化が求められる背景とは

「業務効率化」が近年強く訴えられている背景には、日本の「少子高齢化」が影響しています。
 
現在の日本では、少子高齢化による労働者不足が大きな問題となっており、この傾向は今後もより深刻化すると考えられています。こうした労働者不足を補うには現在ある労働力を最大限活用し、業務を効率的に進めていく必要があります。
 
また、新型コロナウイルスの感染予防のためにテレワークの導入を余儀なくされている昨今の状況においては、生産性を維持するには業務フローの見直しが必要不可欠です。
 
その結果、ITツールの活用により業務改善を行う必要性が以前にも増して重要視されるようになりました。


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生産性向上との違いとは

業務効率化と似た言葉に生産性の向上があります。同時に使われる場合も多いことから、その意味を混同してしまいやすいですが、両者は明確に異なるので、使い分けには注意が必要です。
 
業務効率化は、業務に要するコストを抑えて効率よく生産する(インプットを最小化してアウトプットをする)ことを目的に、業務を進めるうえで生じるムリ・ムダ・ムラの削減により、会社の生産性を向上させる取り組みです。
 
一方生産性の向上は、今あるリソースの活用により多くの量と質で生産を行う取り組みです。インプット量には左右されず、ひたすらアウトプットを最大化するのが目的です。
 
したがって、業務効率化は生産性向上のための手段であると言えます。


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業務効率化を実現した成功事例4選

以下では、業務効率化を行った事例を5選ジャンルごとにご紹介します。成功事例を元に、自社で取り組めそうなアイデアを検討していきましょう。

営業のナレッジ共有から業務効率化

株式会社白崎コーポレーションは資源保護に配慮したリサイクル事業や緑化事業を行う企業です。同社では自然環境が相手だという職業柄、ノウハウの獲得には長年に渡る情報の蓄積が不可欠であり、ナレッジ共有に対して課題を感じていました。
 
そこで、ナレッジの強化を目的に、SFA(営業支援ツール)の導入に踏み切りました。SFAの導入により、これまでのようにノウハウが属人化しずらくなり、担当が変わった場合であっても確実な情報共有が可能となりました。
 
また、日々の営業データをSFAに蓄積することで、社員それぞれの持つ強みや弱点などの情報を上長が把握できるようになり、営業活動が効率化するようになったそうです。
 
さらに、公共事業などの特殊な営業プロセスのフローも、SFAの利用によって運用しやすくなり、必勝パターンを活かした効率的な営業が可能になりました。
 

RPAやExcelの自動化で業務効率化

三井住友海上火災保険株式会社は、さまざまな保険サービスを取り扱う企業です。同社では、人に寄り添うサービスを扱っているゆえに、従業員が長時間労働になりやすい点に課題を感じていました。
 
そこで、業務の効率化のためにRPAやエクセルVBAをはじめとする業務効率化ツールを導入を行いました。その結果、業務の自動化が実現でき、ひと月あたりおよそ1,200時間の労働時間の削減が実現できたそうです。
 
さらに、ツールの利用によって無駄な工数も削減できたので、結果として従業員のパフォーマンスの向上にも大きく貢献しています。
 

ITツールで業務効率化

NTT東日本は、電気通信事業を行う企業です。同社では、事務作業をはじめとする作業時間がほかの業務を圧迫している点に課題を感じていました。
 
そこで、こうした作業時間を短縮し、生産性を向上させる目的で、ITツールの導入を行いました。ITツールを用いた在宅勤務の活用やWeb会議の導入、夜から朝に時間外シフトを変更するといった施策により、時間外労働を約13%も減少させられたそうです。
 
また、月間の時間外労働が45時間以上になっていた社員の数も当初の34%まで削減でき、会社全体での時間外労働の大幅な改善を実現しました。
 

環境整備で業務効率化

株式会社ブリヂストンは、タイヤをはじめとする自動車用品を製造する企業です。同社では、環境整備の改善によって業務効率化を実現し、働き方改革に大きく貢献しています。
 
とくに、現場での課題や要望の吸い上げには力を入れており、労働時間削減の取り組みやテレワークの推進、フリーアドレス精度の導入など、より働きやすくかつ社員間のコミュニケーションがとりやすい施策を立てています。
 
社員の声を意欲的に聞き実現に取り組む姿勢は、生産性の向上だけでなく信頼関係の構築・コミュニケーションの活性化にも繋がり、結果として有給消化日数や介護休暇取得日数などが増加しました。まさに働き方によって社内の雰囲気が一挙に改善した一例だとも言えます。
 


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業務効率化に貢献するアイデア5選

以下では、すぐにでも実践できる業務効率化に貢献するアイデアを5つご紹介します。

業務の見える化と見直し

業務フローを見直し改善するのは、最も簡単かつ重要な業務効率化のアイデアです。重複しているタスクや不要なタスクを見つけてなくすだけで、業務をより効率的に進められるからです。
 
業務の見直しを行う際は、その業務内容が重複している・または不要であると確認できるよう、必ずあらかじめ業務内容を見える化しておく必要があります。見える化せずに「この作業は不要だろう」と削除してしまえば、あとから「やはり必要な作業だった」と元に戻す必要が出る恐れがあります。
 
また、見える化を行う際は業務の内容だけでなく担当者についても明確にしておきましょう。すべての業務を見える化した際に、特定の人に負担がかかっているのが分かれば、業務担当の変更などによって負担を均等化できるためです。

業務マニュアルの作成

日常の業務の中で繰り返し行なう定型業務がある場合は、業務フローをマニュアル化するのがおすすめです。マニュアルを利用すれば、その作業担当者が不在の際でも同一クオリティで作業が行えるうえ、新入社員への教育コストも削減できます。
 
しかし、マニュアルを作成する際は注意も必要です。基本的にマニュアルは一度作成しておけば継続して利用できますが、業務フローの修正など細かな更新は定期的に発生します。そのため、紙媒体での作成・管理では、修正を重ねるごとに資料として見づらくなりやすいのです。
 
したがって、マニュアルは更新が簡単に行え、資料として活用しやすい形態で作成・管理を行いましょう。たとえば、「Stock」のような誰でも簡単に使えるITツールを用いれば、作成・更新・共有までがツール内で完結します。

アウトソーシングを行う

日々繰り返しの作業や判断の必要がない作業などは、自社社員から切り離し、アウトソーシング(外部委託)するのも手です。重要性によって作業を切り分けることで、自社の従業員には重要な業務にアサインさせるといった運用が可能になります。
 
また、専門知識が必要な業務でもアウトソーシングは有効な場合があります。外注によって専門スキルを持つ有能な人材を活用できるので、自社社員が行うよりも高い成果を出しやすいからです。
 
アウトソーシングを行う際は、運用面でコストが発生するため、事前に利用するコストと社員の人件費などを照らし合わせ、その方法が最適かどうかを見極める必要があります。

業務を仕組み化する

日々繰り返し行う業務は、なるべく自動化しておきましょう。
 
作業がボタンひとつで完了するようにマクロを組む、ツールによって書類作成をワンクリックで終わらせるなど自動化の方法はさまざまあります。自社で取り入れられる方法を見極め導入を進めるのがおすすめです。
 
日々の業務にかかっていた時間が自動化によって圧縮できるため、空いた時間をほかの作業に割り振れるようになり、結果として業務効率が向上します。

ITツールの導入・運用

今日では、ITツールの導入により、業務効率化を実現する企業が増加しています。
 
たとえば、チャットツールの導入はメールや電話などに比べた気軽なコミュニケーションが可能となり、Web会議システムを導入すれば、テレワークであってもオフィスで行うのと同様に会議を行えるようになります。
 
しかし、ツールによって利用できる機能や解決できる課題には差があります。したがって、ITツールの導入によって効率化を図る場合は、自社に合ったものを検討・導入しなくてはなりません。
 
関連記事: 業務効率化するための手法とは?今日からできる6つの手法をご紹介!
 
関連記事: 事例で学ぶ生産性向上3選-仕事のやり方を見直して働き方を変えていこう-


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業務効率の向上に役立つおすすめのツール

以下では、業務効率の向上に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
業務効率化を実現する方法は数多くありますが、効果が出やすく取り組みやすいのがITツールの利用です。昨今、数多くのベンダーから課題解決につながるツールがリリースされており、それらを活用すれば手間をかけずに業務効率化が実現できます。
 
しかし、ツールによって利用できる機能が異なるため、導入前にはそのツールが解消できる課題は何かを確認し、機能に過不足がないかの見極めが重要です。
 
とはいえ、通常業務が忙しくツール選定にかけられる時間が少ないなかでも、すぐにでも非効率な現状を打破しなければなりません。そのため、まずは身近な課題であり、日々必ず発生する「情報共有」にアプローチできるツールを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介する情報共有ツール「Stock」は、ノートとメッセージの使い分けによって蓄積すべきストック情報と一時的なフロー情報の両方を一元管理できます
 
情報がツールを横断せずにすべてStock内に蓄積されるので、複数ツールの組み合わせや、情報の共有方法が統一されていない場合に比べて情報を探す無駄な時間も省けます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務効率化のアイデアと改善事例まとめ

ここまで、業務効率化をアイデアと改善事例・おすすめのツールを解説しました。
 
業務効率化の実行には課題の検討を十分行う必要がありますが、その一方で「行動を起こさなくては変わらない」という現実もあります。そのため、まずは今回ご紹介したアイデアや事例を参考に、自社で取り組める内容から進めていくのがおすすめです。
 
しかし、比較的工数が少なく改善へと取り組めるからといって、ITツールの導入を行う際には注意も必要です。なぜなら社内のITリテラシーは異なるのが一般的であり、ツールの選定者にとっては使い勝手の良いツールであっても現場には即さない場合も大いにありえるからです。
 
現場が使いにくいと感じるツールでは、使える社員と使えない社員に二分化されることになり、結局業務効率化が進まない恐れもあります。したがって、導入するツールは、すべての社員が確実に使いこなせるものでなくてはなりません。
 
今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの低いユーザーでも使いこなせるほど簡単な操作性が高い評価を受け、現在非IT企業を含む100,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して自社の業務効率化を実現させましょう。
 
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