業務効率化の必要性が叫ばれている中、皆さんのチームでは、どのような手法を試されていますでしょうか。
 
なかには業務効率化の必要性を感じてはいるものの、なかなか実践できなかったり、具体的にどんなことをすればいいのか分からない方もいらっしゃるのではないかと思います。
 
そこで今回は、業務効率化について実現するうえで押さえるべきポイントから注意点、今日から始められる6つの手法についてご紹介します。
 
業務効率化にお悩みの方は、是非最後までご覧ください。
 


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業務効率化とは

そもそも業務効率化とはどのようなことを言うのでしょうか。改めておさらいしていきましょう。

作業の無駄やムラを減らすための業務改善のこと

業務効率化とは、日々行っている業務の中にある「無駄・ムラ・無理」を見つけ出し、それらを減らすまたはなくすことを言います。
 
これにより、時間やコストを削減することができるうえ、より重要度の高い作業へとリソースが割けるため、生産性の向上が見込まれます。
 
社内にある限られた資源の中で、個々が高いパフォーマンスを発揮し、業績向上につなげるためにも業務効率化は必要不可欠だと言えます。
 
さらに、現在の日本では「少子高齢化」による労働力不足が大きな問題となっており、こうした傾向は今後より深刻化していくものだと考えられています。
 
不足していく労働者を補い、働き方改革を進めるうえでも、業務効率化は重要な役割を持つものです。
 
関連記事: 業務効率化のアイデアとは?すぐに取り組むためのポイントをご紹介


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業務効率化によるメリットとは

業務効率化を行うことで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

個人負担の軽減や評価の向上

業務効率化により、業務の無駄や無理を省くことができれば自ずと従業員の身体的・精神的な負担を軽減することができます。
 
さらに、業務効率化に積極的に取り組もうとする姿勢は、会社や他の従業員に対して好印象を与えるため、社内での評価の向上に繋がる可能性もあります。

経費削減

業務効率化により、従業員の時間外労働が減れば、人件費や光熱費などの経費を削減することができます。
 
またそれ以外にも、業務によっては社内で行うよりも外注した方が安くなる作業があればそれを切り出し、紙で出していた書類はペーパーレス化をするなど、実際業務にかかっていたコスト自体を下げることで業務効率化を図る方法もあります。

従業員満足度の向上

残業や休日出勤などの時間外労働が減ることで、ワークライフバランスを重視する社員の満足度を高めることにも繋がります。
 
福利厚生や社内環境の整備など、効率化によって得られた利益を従業員へと還元することで、会社に対する信頼感やモチベーションアップへと繋がり、優秀な人材の流出を防ぐ役割もあります。


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業務効率化を考えるためにすべきこととは

業務効率化の重要性について理解できたでしょうか。
では、実際に業務効率化に取り組もうと考えたら、どのようなことをすべきか確認しましょう。

現状の業務フローを正しく把握する

業務効率化を成功させるためには、業務効率化前の状況を「正しく現状把握」することが大切です。
 
業務のどの部分をどのように改善する必要があるのかを理解しないままに、業務効率化ツールの導入や手法を取り入れてみても十分な効果が発揮できないからです。
 
まずは、部署ごとの担当者数や作業時間、社内業務や社外業務の内容について詳しくまとめるところから始めましょう。
 
社内全体を把握することで、何をどのようにどうやって効率化すべきなのかという形が見えてきます。

業務効率化するポイントを探す

社内業務の全体像が把握できたら、次は効率化すべきポイントを探していきます。
 
一般的に業務効率化の効果が著しく発揮できやすい業務は、以下に相当する業務だと言われています。
 
  • 単純作業
  • 発生件数が多い作業
  • マニュアル化しやすい作業
まずは、これらの業務にあたるものを探し出し、実践している業務効率化方法が、本当に自社に適しているのかを判断しましょう。


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業務効率化を実現させるポイント

業務効率化は正しく実践できれば、業務効率を格段に向上させることができますが、一方で間違ったまま進んでしまうと、逆に業務に手間やコストがかかってしまうこともあります。
 
ここでは、業務効率化を実現させるために抑えておくべきポイントについて学んでいきましょう。

効率化する作業・項目を明確にする

 
既に述べた通り、効率化する作業や項目を明確にするのは、業務効率化を成功させるためには必要不可欠です。
 
業務効率化するべき内容が曖昧になっていると、何か改善をしても効果が薄くなってしまうからです。
 
折角業務効率化に取り組んでも、十分な効果が出せなくては意味がありません。
 
効率化する内容や対象を明確にしてから改善するように心がけましょう。

誰がやっても同じクオリティを出せるようにする

業務効率化をする上で、誰が作業をしても「同じ時間」「同じクオリティ」という部分が大事になります。
 
特定の人物だけが出来る作業は、結果として属人化してしまい、業務効率化できたとは言えないからです。
 
特定のスキルがあるからできるようにするのではなく、平準化した作業の落とし込みが必要になります。

運用が可能な状態を保つ

いくら業務効率化のための施策を考えても実際に運用できなければ意味がありません。
 
また、業務効率化はその場しのぎの一時的なものではなく、継続して行っていくものになります。
 
そのためにも、実際に作業をする人を想定した上で、作業手順などを改善していく必要があります。

スピードにとらわれすぎない

業務効率を上げることは大切ですが、効率化にとらわれすぎてしまうと「早く業務を進めなければならない」という過度のプレッシャーを与えてしまうことがあります。
 
こうした結果業務のスピードは上がっても、それと引き換えにミスやクレームが発生してしまっては意味がありません。
 
そのためにも、従業員に対して業務効率化を過度に求めすぎないことが大切です。
 
関連記事: 業務効率化はどのようにすればいい?ツールを導入するなら目的を明確にしよう!


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業務効率化を進める上での注意点とは

業務効率化を進めていくと、さまざまな問題が発生することもあるかと思います。
効果的に業務効率化を進めていくには、どのような点に注意すべきなのでしょうか。

一度に全ての方法を試さない

業務効率化には、さまざまな手法やアイデアがあります。
 
成功事例も数多くあるため、これらを知ると「一度に全ての方法を試してみたい」と思うこともあるかもしれません。
 
一見効率よく手法を取り入れられるため有効に思えますが、この選択はおすすめできません。
 
さまざまな取り組みを一度に実行しようとすることで、全てが中途半端な結果となり、十分な効果が得られない可能性があるからです。
 
まずは、「自社にとって現実的な方法は何か」を考え、それを実行することから始めましょう。

PDCAを回して効果を検証する

よかれと思って始めた業務効率化であっても、さまざまな理由により十分な成果が出せないこともあるでしょう。
 
業務効率化は「いくつかの方法を試すこと」ではなく「いくつかの方法を試すことで時間やコストを削減すること」が目的です。
 
そのためにも、PDCAサイクルを回し続け、効果を検証していく必要があります。
 
作業時間や人件費、ミスの発生頻度などの指標から、この方法が業務効率化に繋がっているのかを検証していきましょう。

方法が合わなかったらすぐに切り替える

PDCAを回し、効果を検証していくうちに、業務効率化が十分な効果を発揮していないと判断せざるを得ないこともあるかと思います。
 
思うように業務効率化が進まないという場合、原因として考えられるのは「手法のミスマッチ」です。
 
業務効率化は、どの方法でも効果が発揮できるわけではなく、自社に合った方法が選択できなければかえって手間やコストを発生させかねないものです。
 
十分な効果が発揮できていないと判断できれば、別の手法を試し、再度PDCAを回して効果検証を行う必要があります。

過度に業務効率化を求めすぎない

前項でも触れましたが、従業員に過度に業務効率化を求めるのは逆に業務効率を下げる要因となります。
 
そのため無駄を削除する際に、実際に作業する従業員の作業を想定して行っていく必要があります。
 
実際の動きを想定せずに、頭の中だけで無駄を削除してしまうと、実際作業を行う従業員への負担が大きくなり、場合によっては退職者が増える要因にもなります。
 
十分な作業時間を確保しつつも品質を落とさない状態が維持出来てはじめて業務効率化の成功といえます。
 
形だけに囚われて本質を見失わないように注意しましょう。

本当に業務効率化が必要なのか考える

企業の特性によっては、そもそも業績を向上させる手段として業務効率化が最適ではないという場合もあります。
 
例えば、クリエイティブな業務が多い企業や、従業員同士のイベントなどを大切にしている企業であれば、業務効率化を進めていくよりもコミュニケーションの活性化を狙った方がより大きな成果に結びつく可能性があります。
 
「自社が抱えている悩みは何か」「自社の強みはどこにあるのか」という特性を考慮したうえで、業務効率化以外の方法を模索していくのも、時として重要です。
 


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業務効率化をするために、いますぐできる6つの方法

ここでは、今日からできる業務効率化の手法についてご紹介します。
代表的なものを6つ挙げましたので、どの方法を取り入れるかお悩みの方は参考にしてみてください。

不必要な業務の廃止

業務効率化で最も手っ取り早いのが、不必要な業務を廃止して無駄をなくすというものです。
 
例えば、形式ばかりになっていて必要がないような会議であれば、それを廃止することで、会場探しや資料作成などの付随する業務をいっぺんになくすことができます。
 
ここで重要なのが、不必要な業務かどうかを判断するために、業務を見える化することが必要だということです。
 
業務の中には、自分にとっては不必要だと思っても、チーム全体や社内全体を見たときに、必要な業務であるものもあるでしょう。
 
その業務を廃止することで、どのような影響が考えられるかも検討したうえで業務の取捨選択を行っていきましょう。

業務の自動化

これまで人の手で行っていた業務を自動化することで、業務を効率化することができます。
 
例えば、「問い合わせ対応をAIのチャットボットに変更する」「エクセルにはあらかじめマクロを組んでおき一度で処理できるようにする」など決まりきった作業を自動化することで、作業時間の大幅な短縮が見込まれます。
 
自動化する際は、なるべく頻繁に発生する作業を選択することがおすすめです。

業務フローの見直し

そもそも業務フローが正常に機能しているのかどうかを見直すのは、業務効率化には欠かせない作業です。
 
ここでいう「正常に機能している」というのは、業務を最短で行えているかということを指します。
 
より効率化を狙う場合は、一旦業務を分業化し、各担当者が自身の役割を最短でこなせているのかどうかを確認する方法がいいでしょう。
 
分業化し担当させることで、担当者の主体性もはぐくむことができるため、人材育成をしながら業務効率化を進めていくことができます。

役割の分担

業務の負担が誰かに偏ってしまっているという場合には、それぞれの業務内容と役割について見直す必要があります。
 
ある程度の仕組みができている場合には、他の人に任せるなど、特定の人が抱え込むことを防ぐことで、本来やらなければならない作業に集中することができます。

タスクの管理

タスク管理を行うことで、各担当者に割り振られた業務を明確に管理できるようになります。
 
タスクの進捗状況や内容、納期の確認などもタスク管理を行うことで容易になるでしょう。
 
タスク管理ツールなどを導入すれば、タスクの優先順位をつけることもできるため、効率的なスケジューリングのためにおすすめです。

ツールの導入

情報共有ツールやビジネスチャット、タスク管理ツールなどを導入することで、業務の無駄を削減し、効率化することができるようになります。
 
ツールを導入する場合には、なるべく複数の機能を持ち合わせているものを導入するようにしましょう。
 
タスク管理、ビジネスチャット、ナレッジ蓄積など目的に応じてツールを変更すると、操作をなかなか覚えられないばかりか使い分けをしなければならないために、逆に非効率な作業が生まれてしまいます。
 
関連記事: 業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選【2021年最新版】


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業務効率を向上できるツールとは

「1つのツールで多機能に使える、業務効率化が促進できるツールを導入したい」とお考えならこのようなツールはいかがでしょうか?

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報などの「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
業務効率化を実践するためにも、まずは、自分達のチームが普段どのような業務をしているのかを、しっかりと明確にすることが大切です。
 
その上で、さまざま施策を実践することで効果的な業務の改善を見込むことができます。
 
是非、今回ご紹介した内容を参考に、自社での業務効率化を実践していただけますと幸いです。
 
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