業務効率化の必要性が叫ばれている中、皆さんのチームでは、どのような手法を試されていますでしょうか。
 
必要性を感じてはいるものの、なかなか実践できなかったり、どんなことをすればいいのか分からない方も多いのではないかと思います。
 
そこで今回は、業務を効率化するために、すぐにできることをご紹介させていただきます。

 
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業務効率化とは

業務効率化とは、業務における時間やコストの無駄を削減することです。
社内の限られた資源の中で、個々が高いパフォーマンスを発揮し、業績向上につなげるために業務効率化は欠かせません。
また、業務効率化に取り組むことで「人件費の削減」や「社員満足度の向上」だけでなく、「働き方改革」や「生産性向上」にも繋がるというメリットがあります。
 
関連記事: 業務効率化のアイデアとは?すぐに取り組むためのポイントをご紹介
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業務効率化を実現させるポイント

①効率化する作業・項目を明確にする

業務効率化するべき内容が曖昧になっていると、何か改善をしても効果が薄くなってしまいます。
そのため、効率化する内容や対象を明確にしてから改善することで、効果測定もしやすいものになります。

②誰がやっても同じクオリティを出せるようにする

業務効率化をする上で、誰が作業をしても「同じ時間」「同じクオリティ」という部分が大事になります。
特定のスキルがあるから業務効率化できるようにするのではなく、平準化した作業の落とし込みが必要です。

③運用が可能な状態を保つ

業務効率化のための施策を考えても実際に運用できなければ意味がありません。
そのため、実際に作業をする人を想定した上で、作業手順などを改善していく必要があります。
 
関連記事: 業務効率化はどのようにすればいい?ツールを導入するなら目的を明確にしよう!
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業務効率化をするために、すぐにできること5選

①不必要な業務の廃止

不必要な業務かどうかを判断するには、業務の見える化が必要です。
 
自分としては不必要だと思っても、チーム全体や社内全体を見たときに、必要な業務である可能性もあるため、各業務を廃止することにより、どのような影響が考えられるかも検討しなければなりません。

②業務のやり方を改善

不必要な業務を無くさなくとも、やり方を変えるだけで効率化に繋がることもあります。
 
例えば、会議の場合であれば、「ペーパーレス化をする」「立ち会議にする」などが挙げられます。
 
関連記事: 会議の効率的な進め方とは?明日からできる方法をご紹介!

③時間の見直し

例えば、各作業の時間を測ることで、自分が1日のうちのどれくらいを使っているのかを把握することが可能です。
 
その上で、思った以上に時間がかかっているものについては、短縮できる要素はないかなど、を検討する必要があります。

④役割の分担

業務の負担が誰かに偏ってしまっている場合には、各人の業務内容と役割を見直す必要があります。
 
ある程度の仕組みができている場合には、他の人に任せるなど、特定の人が抱え込むことを防ぐことで、本来やらなければならない作業に集中することができます。

⑤ツールの導入

ツールを導入することで、業務のムダを削減し、効率化に繋げることが可能です。
 
例えば、「Stock」を使えば、社内のドキュメント・タスクなどの情報を一元管理することが可能となり、どのようなチームだとしても、業務効率化が達成できます。
 

「Stock」とは?
Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
 
3.Stockだけで情報共有が完結する。
 「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。

■Stockの主な機能

ノート

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: 業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選【2021年最新版】
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
まずは、自分達のチームが普段どのような業務をしているのかを、しっかりと明確にする必要があるのではないかと思います。
 
その上で、様々な施策を実践することで効率化に業務の改善に繋げることができるのではないでしょうか。
 
是非、今回ご紹介させていただいた手法を、業務効率化のために実践していただけると嬉しいです。

 

 
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