日々行っている業務を効率化することで、コスト削減を含むさまざまなメリットが受けられるようになります。そのため、今日企業においては業務効率化への取り組みが重要な課題となっています。
 
しかし、その一方で業務効率化の必要性を感じてはいるものの、具体的に何をすればいいのわからず、実践に踏み切れないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務効率化を実現するうえで押さえるべきポイントから注意点、今日から始められる6つのアイデアについてご紹介します。
 
  • 業務効率化を進めるうえで押さえるべきポイントが知りたい
  • 業務効率化を成功させるには何に注意すべきか知りたい
  • すぐに取り入れられる業務効率化のアイデアが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、業務効率化について正しく理解し、アイデアを生かして自社での効率化がすすめられるようになります。


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業務効率化とは

業務効率化とは業務のなかにある「無駄・ムラ・無理」を見つけ出し、それらを減らすまたはなくすことを言います。
 
そして、業務効率化により、業務にかかる時間やコストを削減できます。また、捻出した時間をより重要度の高い作業へと割り当てれば、生産性の向上も見込めるのです。
 
社内にある限られた資源の中で、個々が高いパフォーマンスを発揮し、業績向上につなげるのにまさに必要不可欠な施策です。
 
また、現在の日本では「少子高齢化」による労働力不足が大きな問題となっており、こうした傾向は今後より深刻化していくと言われています。不足しつつある労働力を補い、働き方改革を進めるうえでも、業務効率化は重要な役割を持っています。


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業務効率化のメリットとは

以下では、業務効率化の実行によって得られるメリットについて解説します。業務の見直しによって、どのような利点があるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

個人負担の軽減や評価の向上

業務効率化を行うと、これまで社員ひとりひとりが抱えていた業務負担が軽減されます。
 
業務の無駄や無理がなくなり、必要な業務だけを進められるので、おのずと従業員の業務に対する身体的・精神的な負担がなくなるからです。
 
さらに、業務効率化に積極的に取り組もうとする姿勢は、結果として売上につながる活動であることからも、社内での評価の向上に繋がる可能性があります。

経費削減

業務効率化を行うと、人件費や光熱費といった経費の削減が可能になります。業務の見直しによって不要な業務が減ると、従業員が時間外労働を行って仕事を進める必要がなくなるからです。
 
また「社内で行うよりも外注した方が安くなる作業があれば社内での対応をやめる」「紙媒体で管理している書をペーパーレス化する」など、業務効率化によって実際の業務にかかるコスト自体が下がるケースもあります。

従業員満足度の向上

業務効率化は、従業員満足度の向上にも貢献します。残業や休日出勤などの時間外労働の減少により、社員はワークライフバランスを保って業務に取り組めるからです。
 
さらに、業務効率化によって得られた利益を、福利厚生や社内環境の整備などの形で従業員へ還元すれば、会社に対する信頼感やモチベーションアップへと繋がります。
 
その結果、優秀な人材の流出に起因する、企業力低下のリスクも避けられるのです。


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業務効率化を行う前にすべきこと

以下では、業務効率化を行う前にまずすべきことについて解説します。いきなり効率化を行おうとしても、十分な効果は発揮できません。実施の前には以下の確認が必要です。

現状の業務フローを正しく把握する

業務効率化を成功させるには、業務効率化前の状況を正しく把握する必要があります。
 
業務のどの部分をどのように改善するべきかを理解しないままに、業務効率化ツールや手法を取り入れてみても十分な効果が発揮できないからです。
 
まずは、部署ごとの担当者数や作業時間・社内業務や社外業務の内容について確認し、まとめておきましょう。社内全体の現状を正しく把握することで、何をどのようにどうやって効率化すべきなのかという形が見えてきます。

業務効率化を図るべき業務を抽出する

社内業務の全体像が把握できたら、次は業務効率化を図るべき業務を探していきます。
一般的に、業務効率化による効果を発揮しやすいのは、以下に該当する業務だと言われています。
 
  • 単純作業
  • 発生件数が多い作業
  • マニュアル化しやすい作業
まずは、自社内の業務でこれらに該当するものを探し出しましょう。また、それに合わせて実践しようとしている方法が、本当にその業務の効率化に適しているのかも合わせて確認します。


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業務効率化を実現させるポイント

以下では、業務効率化を実現させる際に抑えておくべきポイントについて解説します。
 
業務効率化は正しく実践できれば、業務効率を格段に向上できる一方で、間違ったまま進めてしまうと、かえって業務に手間やコストがかかる場合があります。

効率化する作業・項目を明確にする

業務効率化の成功には、効率化する作業や項目の明確化が必要不可欠です。
 
業務効率化するべき内容が曖昧になっていると、何か改善をしても効果が薄くなってしまうからです。折角業務効率化に取り組んだにも関わらず、十分な効果が出せなくては意味がありません。
 
効果を最大限得るためにも、効率化する内容や対象を明確にしてから改善するように心がけましょう。

誰がやっても同じクオリティを出せるようにする

業務効率化をするうえでは、その作業を誰がしても「同じ時間」「同じクオリティ」で行えることが大切です。特定の社員だけができるような作業では、結果として属人化してしまい効率化に成功したとは言えないからです。
 
特定のスキルがあるからできるようにするのではなく、誰でも同様に行えるよう、作業を平準化して落とし込む必要があります。

運用が可能な状態を保つ

業務効率化の成功には、運用が可能な状態を保つことも大切です。いくら業務効率化のための施策を考えたところで、実際に運用できないものならば意味がありません。
 
また、業務効率化はその場しのぎの一時的なものではなく、継続して行う必要があるものです。運用はできるものの現場に即していないような施策であれば、次第に実行者がいなくなる恐れがあります。
 
したがって、実際の作業者を想定したうえで、作業手順などの改善に取り組まなくてはなりません。

スピードにとらわれすぎない

業務効率化を成功させるには、スピードにとらわれすぎてはなりません。
 
業務効率の向上は重要ですが、あまりにも効率化にとらわれすぎてしまうと、社員に「早く業務を進めなければならない」という過度のプレッシャーを与える原因になりかねないからです。
 
こうしたプレッシャーのある環境では、業務のスピードは上がったとしても、それと引き換えにミスやクレームが発生する恐れがあります。これでは効率化が成功したとは言えません。
 
過度に効率化を社員に求めるのは避け、無理なく進めていくのがおすすめです。


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業務効率化を進める上での注意点とは

以下では、業務効率化を進めるうえでの注意点を解説します。効率的に業務を進めていくためにどのような点に注意すればいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

一度にすべての方法を試さない

業務効率化を進める際は一度に複数の方法を導入するのを避けましょう。
 
業務効率化には、さまざまな手法やアイデアがあります。また、それと一緒に成功事例も数多くあるので「複数の手法を取り入れてみたい」と考える場合もあるでしょう。
 
これは一見すると短時間で成果が出る効率の良い方法に見えますが、実際はその逆になります。さまざまな取り組みを一度に実行しようとしたせいで、すべてが中途半端な結果となり、十分な効果が得られない恐れがあるからです。
 
確実に業務効率化を成功させるためにも、自社にとって最適な方法を導き出し、着手できる課題からアプローチしていきましょう。

PDCAを回して効果を検証する

業務効率化を成功させるには、必ず行った施策に対する検証が必要です。効果検証を行わないままに次々アイデアを利用するだけでは、かえって業務が非効率的になる恐れすらあるからです。
 
したがって、行った施策については必ずどのような成果が出たのかまでを検証しましょう。
 
検証内容に迷う場合は、効率化後の作業時間や人件費・ミスの発生頻度などを指標とし、従来の方法と比べてどのような成果が出たのかを明確化するのがおすすめです。

方法が合わなかったらすぐに切り替える

取り入れた施策が、業務効率化に貢献していないと感じた際はすぐに切り替えることも大切です。
 
PDCAを回し、効果を検証していくうちに、業務効率化が十分な効果を発揮していないと判断せざるをえない場合もあります。そうした場合、そのまま惰性で続けるのではなく、思い切って方法を変更しましょう。
 
思うように業務効率化が進まないという場合、原因として考えられるのは「手法のミスマッチ」です。業務効率化に役立つアイデアは多数ある一方で、自社に適さない方法を選べばかえって手間やコストが発生しかねません。
 
そのため、十分な効果が発揮できていないと判断できたタイミングで、別の手法を試し再度PDCAを回して効果検証を行う必要があります。


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業務効率化を実現させる6つのアイデア

以下では、業務効率化を実現させるための6つのアイデアについて解説します。自社でどのアイデアを取り入れるべきか悩む場合は、まずはこれらの手法を取り入れるのがおすすめです。

不必要な業務の廃止

業務効率化で最も着手しやすいのが、不必要な業務を廃止して無駄をなくすというものです。たとえば、形骸化しているような会議であれば、思い切って辞めることで会場探しや資料作成といった付随する業務を一度で減らせます。
 
しかし、業務の廃止を行うには注意も必要です。一見不必要な業務であっても、チーム全体・社内全体から見て必要な業務である可能性があるからです。
 
したがって、会社にある業務を見える化し、本当にそれが不必要な業務であるかの判断を行わなくてはなりません。その業務の廃止により、どのような影響が考えられるかも検討したうえで、業務の取捨選択を行いましょう

業務の自動化

これまで人の手で行っていた業務を自動化することで、業務を効率化できます。
 
たとえば、「問い合わせ対応をAIのチャットボットに変更する」「エクセルにはあらかじめマクロを組んでおき一度で処理できるようにする」など決まりきった作業や、判断の必要のない作業の自動化は、作業時間の短縮に貢献します。
 
自動化する際は、その効果を最大限発揮するためにも、なるべく頻繁に発生する作業を選択するのがおすすめです。

業務フローの見直し

「そもそも業務フローが正常に機能しているのかどうか」を見直すのは、業務効率化に欠かせない作業です。ここでいう「正常に機能している」というのは、業務を最短で行えているかどうかを指します。
 
見直しを的確に行うためにも、一度業務を分業化し、各担当者が自身の役割を最短でこなせているのかどうかを確認する方法がおすすめです。
 
分業化し担当させることで、担当者の主体性も育まれるので、人材育成をしながら業務効率化を進められます。

役割の分担

業務の負担が誰かに偏ってしまっているという場合には、それぞれの業務内容と役割について見直す必要があります。
 
作業を平均化するためにも、それぞれの担当する業務を明確化し、ほかの社員でもできる内容であれば、適宜割り振りを行いましょう。
 
作業の抱え込みを事前に防ぐことで、その社員が本来やらなければならない作業に集中できるようになります。

タスクの管理

タスク管理を行うと、各担当者に割り振られた業務の明確な管理が可能になります。
 
やるべきことをすべてタスクにしておけば、作業のやり漏れが防げるからです。その結果、より効率的に業務を進められるようになります。
 
タスク管理を行い業務効率化を図る場合は、タスク管理ツールの導入がおすすめです。;
 
ツール上ではほかのメンバーの進捗状況や、後続タスクの確認などが行えるので、チーム内での業務状況が可視化でき、管理がより簡単になります。

ツールの導入

情報共有ツールやビジネスチャット、タスク管理ツールなどの導入は、業務効率化に直結します。ツールの利用だけで業務の無駄が省けるので、効率化を期待する際に最もはじめやすい方法だと言えます。
 
昨今ではさまざまなベンダーからツールがリリースされており、それぞれ利用できる機能には差があります。したがって、自社で効率化すべき内容に適したツールかどうかの選定が必要です。
 
関連記事: 【脱エクセル】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選


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業務効率の向上に役立つおすすめのツール

以下では、業務効率の向上に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
業務効率化のアイデアはいくつかありますが、そのなかでもツールの導入は手軽かつ効果を感じやすい手法なので、取り入れている企業が多いです。
 
しかし、ITツールであればどれでも良いというわけではありません。とくに効率化したい内容が複数ある場合、それぞれの用途ごとにツールを選択するのは管理工数が増え、逆に効率が悪化してしまうのです。
 
したがって、解消したい課題が複数ある場合は、ひとつのツールで過不足なく解消できるものを選択しましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」は、ノート・メッセージ・タスク機能によって、業務効率化に貢献する情報共有ツールです。
 
他のツールと違い「非IT企業でも簡単に扱える」のでITリテラシーの差によるストレスを与えません。日常業務において必要不可欠な機能が過不足なく搭載されているため、Stockだけであらゆる業務の効率化が実現します。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務効率化の手法まとめ

ここまで、業務効率化を実現するためのポイントや注意点・効率化に役立つアイデアを解説しました。
 
業務効率化の費用対効果が一番高く見込める「ツールの導入」によって効率化を実現する場合、現場にツールを使いこなしてもらう必要があります。そのため、操作が複雑なツールや複数のツールを併用する運用は、ツールの継続利用が難しくなるので避けましょう。
 
そして、ツールを導入する際は、そのツールが自社のITリテラシーに即したものであり、誰でも迷わず使えるものかどうかを見極めなくてはなりません。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業を中心に簡単な操作性が高い評価を受けている情報共有ツールです。実際に100,000社以上に導入され、業界業種問わず業務効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社での業務効率化を実現しましょう。
 
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