ビジネスを成功させるうえで重要なのは「情報の活用」です。とくに、社員が業務を通して得た「ナレッジ」を共有すれば、社員の能力の差を埋めながら業務スキルを底上げできます。
しかし、「ナレッジの共有方法を詳しく把握できておらず、具体的な行動に移せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心にご紹介します。
- チーム内のナレッジをまとめ、業務のスピードと質を底上げしたい
- 優秀な社員のナレッジを共有し、ほかの社員にも反映させたい
- ナレッジ共有の失敗事例を確認し、自社で失敗しないように対策したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジを共有して活用する方法が分かり、社員の業務スキル向上に役立てられます。
目次
ナレッジ共有とは？
以下では、ナレッジ共有の概要を解説します。社員がナレッジ共有の意図を理解していなければ、質の低い情報ばかりが共有され現場に混乱を招く原因になるため、正しく周知させておきましょう。
ナレッジ共有の目的
ナレッジ共有には企業によりさまざまな目的がありますが、主な目的は「ナレッジの流出防止」や「業務効率の向上」です。
- ナレッジの流出防止
- 業務効率の向上
貴重なナレッジが失われるのを防ぐ手段としてナレッジ共有が利用されます。たとえば、引き継ぎ時に業務クオリティを落とさず次の担当者へ確実に引き継いだり、ベテランの退職に伴うノウハウを蓄積したりする例が挙げられます。
ナレッジ共有には、社員の業務効率を向上させる目的もあります。ベテラン社員や優秀な社員がもつ知識・経験を全体に共有すれば、ほかの社員の業務時間が短縮したり業務スキルが向上したりすることが期待できます。
一方で、社内でナレッジ共有をしなければ重要な情報資源が次々と流失し、若手社員の成長スピードが遅くなる事態に陥るのです。
暗黙知・形式知とは
社内のナレッジを適切に活用するには、暗黙知を形式知へ変える必要があります。
ビジネスにおける暗黙知とは「経験や勘といった主観的なものに基づく、言語化できない知識」を指します。一方で、形式知とは「言語化されている知識」を指します。暗黙知のままでは、後任の担当者や周囲の社員に内容を正しく伝えられないため、業務が属人化する原因になってしまうのです。
そこで、知識の共同化・表出化・結合化・内面化を繰り返して知識の継続的な創造を行う「SECIモデル」などのフレームワークを活用し、暗黙知から形式知への転換を行うことが有効です。
ナレッジの共有で得られる3つのメリット
ここからは、ナレッジを共有するメリットを3点ご紹介します。メリットを事前に社内で共有しておけばスムーズに取り組みを展開しやすくなります。
（1）業務効率を向上できる
1つ目のメリットは、業務効率を向上できることです。
社員が独自に業務を効率化する方法を探すには、長い時間をかけて業務経験を積まなければなりません。しかし、優秀な社員やベテラン社員が共有したナレッジを活用すれば、全社員が短期間で高いパフォーマンスを発揮できるのです。
また、ナレッジを残すために言語化されると、ベテラン自身も気づけなかったナレッジを見つけられる可能性もあります。業務効率化によって浮いたリソースを別の業務に振り分けられるため、より多くの成果を出せるようになることが期待できます。
（2）人材育成に役立つ
2つ目のメリットは、スピーディな人材育成に役立つ点です。
業務の経験が少ない新入社員でも、経験豊富な社員が提供したナレッジを参照できます。そのため、短期間でコツを取得したり、業務の見落としやミスが少なくなったりすることが期待できます。
また、上司が新人に常に付きっきりになる(OJT)必要がなくなるので、教育コストを削減できるのです。
（3）ナレッジの消失を防げる
3つ目のメリットは、ナレッジの消失を防げることです。
ナレッジ共有の仕組みが確立していなければ、特定の社員だけが持つ有益なナレッジは社員の人事異動や退職とともに消失してしまいます。
一方で、ナレッジ共有・蓄積の仕組みが確立された環境下では、社内環境が変化しても有益なナレッジを維持し続けることができます。そのため、知識豊富な社員が異動・退職した際にも、残されたナレッジを活用して効率的に業務を回せるのです。
ナレッジ共有の失敗事例
以下では、ナレッジ共有の失敗事例についてご紹介します。自社でナレッジ共有を始める前に失敗事例を把握し、スムーズにナレッジを展開できるように対策しましょう。
社員がナレッジを共有したがらない
ナレッジ共有ができる環境を整備しても、社内で活発なナレッジ共有が起こらず放置されて失敗するケースがあります。
たとえば、個人の売り上げ数値が評価に直結する営業部門では、自分の優位性を高めるためにノウハウや経験を共有することを躊躇する可能性があるのです。
したがって、ナレッジ共有によって個人にどのようなメリットがあるかを明示しなくてはなりません。とくに、「自身では気づかなかったナレッジを得られる」「業務負担の偏りが減る」「教育の手間が省ける」メリットを社員に共有しましょう。
ナレッジ共有のハードルが高い
ナレッジ共有自体に難しさを感じ、手を付けない社員が多く失敗するケースもあります。
ナレッジ共有のハードルの多くは「手間がかかる」「書き方や内容が分からない」などに起因します。ナレッジ共有は「通常の業務と並行するもの」かつ「個人の裁量に委ねられるもの」なので、ハードルを下げて後回しにされないようにしましょう。
そこで、チーム内でナレッジ共有を正しく機能させるためにも「Stock」のようなツールで、作成から共有までのプロセスを簡単にすることが重要です。
企業のナレッジ共有に求められること
ここからは、企業のナレッジ共有に求められることを紹介します。以下の2点に気をつけて施策導入の準備をしなければ、展開後に失敗する可能性が高まるため注意しましょう。
（1）担当者を決める
企業でナレッジ共有を行う場合は、はじめに担当者を決めましょう。
担当者を中心に複数人に限定してナレッジ共有を展開し、試行段階で発生した課題点を改善しながら徐々に共有範囲を拡大していくことがおすすめです。はじめから全社で取り組むと、現場の社員の理解を得にくくなりナレッジが集まらなくなる可能性があります。
また、担当者は試行段階が完了してからも積極的にナレッジを共有したり、ほかの社員がナレッジを共有しやすくなるような導線設計をしたりする運用が必要です。
（2）共有にかかる手間を省く
ナレッジ共有の手間を省いて、後回しにされてしまう状況を変えましょう。
ナレッジ共有にかかる手間を減らすためには「テンプレート」が有効です。テンプレートには入力事項を事前に登録できるので、「何をどのように書けばいいか分からない」と悩む時間が削減できます。
また、「ナレッジの閲覧」も時間がかかりやすいポイントです。そこで、目的の情報をすぐに探し出せるITツールを導入すれば、ナレッジの閲覧にかかる手間も大幅に少なくなります。
共有したナレッジの代表的なまとめ方とは
ここからは、共有したナレッジのまとめ方をご紹介します。多くの企業で利用される方法には失敗につながるデメリットもあるため、以下の内容を確認したうえで管理する方法を決めましょう。
ドキュメントファイル
ナレッジのまとめる方法のひとつとして、WordやGoogleドキュメントのドキュメントファイルを使う方法があります。
方法として、メモ書きのようにナレッジをまとめた後に整理して共有する手法が一般的です。一方、「共有したことを別途報告する必要がある」「ファイルとして共有されたナレッジへのアクセス性が悪い」デメリットがあります。
まとめることは簡単でも、ナレッジ共有に手間がかかると社員のストレスとなり、ナレッジ共有が後回しにされる可能性が高まってしまいます。したがって、担当者には形骸化しないようにルールを正しく設ける、などの対策が求められます。
Excel
Excelにナレッジをまとめて、そのまま共有に利用する企業もあります。
Excelは日常業務の表計算などに頻繁に利用され、Wordとは違いタブで管理すればテーマごとにノウハウをまとめられます。しかし、「修正した場合の該当箇所が分からない」「簡単にコピーできるのでセキュリティ性が低い」といったデメリットがあるのです。
また、ナレッジは常に最新の状態で保存すべきであり、機密情報を含めた情報資産であるため、Excelをナレッジ共有に利用する際は厳重なリスク管理が必要です。
情報共有ツール
ナレッジ共有はもちろん情報をまとめて一元管理をする最適な方法が、情報共有ツールの利用です。
情報共有ツールとは、ナレッジや顧客情報など社内のさまざまな情報を集約して共有するためのツールです。機能として、直接ナレッジを共有する「メッセージ」やキーワードを入力してファイルを探せる「検索機能」が搭載されているので、ファイル管理でナレッジをまとめた際に発生する管理コストが発生しづらくなります。
さらに、変更点は自動的に保存されたり高いセキュリティ性を持っていたりする情報共有ツールであれば、Excelのようにリスク管理に時間をかける必要もありません。
【非IT企業向け】社内のナレッジ共有に役立つおすすめのツール
以下では、社内のナレッジ共有におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
情報共有ツールは、ドキュメントファイルやExcelのような「手間が多くストレスになる」「セキュリティ性が低い」といったデメリットを解消しながら、効率的なナレッジ共有を実現できます。
しかし、多機能なツールでは、ITリテラシーの低い社員が使いこなせず全社での業務スキル向上が達成されません。とくに、長期にわたって勤務するベテラン社員がナレッジを共有できなければ、退職に伴うナレッジ消失のリスクも高まってしまうのです。
したがって、誰でも簡単にナレッジを共有できるツールを選びましょう。結論、社内のナレッジ共有に最適なツールは非IT企業の65歳以上の社員でも操作でき、社内のナレッジ共有・蓄積が簡単に行える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報が残せるうえ、直感的な「フォルダ」で整理しながら簡単に情報共有ができます。また、「メッセージ」がノートに紐づいており、共有したナレッジに関するコミュニケーションのテーマが混ざらない点が大きな特徴です。
最も簡単にナレッジを共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジ共有の概要と共有方法のまとめ
ここまで、ナレッジ共有の目的や事例、具体的な共有方法を中心に解説しました。
社内ナレッジの流出を防いだり社内の業務効率を上げたりするには、ナレッジ共有の仕組みを整えて社内に有益なナレッジを蓄積しなければなりません。そこで、ナレッジがそもそも共有されない事態を防ぐためにも「担当者を設定して小規模で展開させる」「ツールを用いて手間を省く」ことが重要です。
ただし、ツールはWordやExcelのように、逐一ファイル化しなければ共有できないものではなく、豊富な業務経験を持つベテラン社員でも使いこなせる「シンプルな情報共有ツール」でなければなりません。
したがって、今回ご紹介したStockのように、社内のITリテラシーに関わらず誰でも使いこなせる情報共有ツールが求められるのです。現在非IT企業を中心に200,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でナレッジ共有の仕組みを整え、社内情報の活用を進めましょう。
