仕事を効率化する方法のひとつに「マニュアル」があります。ベテラン従業員しか知らないノウハウを共有したり、誰が作業をしても同じことができたりと、マニュアルにはメリットがあり重宝されているのです。
しかし、「これまで従業員に任せていた業務をマニュアルにする方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「仕事のマニュアルを作成する方法」と「マニュアルのメリット・デメリット」を中心に解説します。
- マニュアル作成の労力と効果が見合っているか分からない
- マニュアルにもデメリットがあるが解消する方法はないのか知りたい
- 誰でもマニュアルを作成できる方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務をマニュアルにする手順だけでなく、今後マニュアルをどのように管理すべきか分かります。
目次
自分で仕事マニュアルを作る7つのステップ
以下では、仕事のマニュアルを作成する手順を7ステップで解説します。マニュアルは業務の基本になるため正しいステップで作成しましょう。
ステップ1｜マニュアル化する作業を決める
はじめに、マニュアル化する作業はどこまでの範囲かを設定します。
業務に関わるあらゆる作業を一度にマニュアル化すると時間とコストがかかり、導入後に混乱を招いてしまう恐れがあります。そのため、まずは小さな作業からマニュアル化しましょう。
マニュアル化の対象作業が決められない場合には「すぐにマニュアル化できそうな作業」から手を付け始めると、マニュアル化の要領が分かるのでおすすめです。
ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する
次に、マニュアル化する作業の情報収集をします。収集すべき情報は以下の通りです。
- 作業の流れ
- 作業のコツ
- 準備しておくもの
- 注意事項
この段階で注意したいのが「重複や漏れ」です。マニュアルは作業のすべてを網羅したエッセンスなので、従業員はマニュアルに間違いがあるとは思いません。
そのため、トラブルを防止するためにもヒアリングや作業観察など、徹底した業務の洗い出しと整理が必要です。
ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する
次に、社内で活用してもらうために、マニュアルに必要な要素を検討します。
たとえば、システムのメンテナンスマニュアルを作成する場合には「定期点検での見落としを防ぐためのチェックリスト」や「システムエラーが起きてもすぐに対処できるQ＆Aページ」が検討すべき要素の例です。
マニュアルの対象業務や職場環境、課題などによって要素は変わってくるので「どのようなマニュアル従業員にとって便利か」をイメージしながら作成しましょう。
ステップ4｜マニュアルの構成を作成する
次に、これまでに整理した情報をカテゴリー別に分け、順序を入れ替えながら構成を考えます。
マニュアルの構成は「目次」に反映されます。何か分からないことがあったタイミングでマニュアルは使われるので、目的のページをすぐに見つけられる目次は重要です。
そのため、構成案で詰まった場合には「どのような目次なら必要なページにたどり着けるか」という視点からアプローチしてみましょう。「マニュアルの良し悪しは目次で決まる」とまで言われているので、時間をかけて丁寧に構成を検討すべきです。
ステップ5｜マニュアルの中身を作成する
次に、「手順設計」「支援設計」の2段階でマニュアルを作成します。
- 「手順設計」の段階
- 「支援設計」の段階
作業内容や流れ、確認事項などを明確にします。
作業手順は具体的な手順が分かるように細分化しましょう。手順を一つひとつ終えたことが分かるため「正しい手順で進められているか」「次の作業は何か」などが簡単に判断できるのです。
手順だけでは補いきれない人的ミス（ヒューマンエラー）を防止します。
たとえば、「チェックリストを追加する」「ミスしやすい箇所を強調する」などが代表的な例です。支援設計は作業ミスや見落としの防止に役立ち、中長期的なコスト削減につながるため積極的に組み込みましょう。
また、分かりやすいマニュアルを作成するために、曖昧な表現や抽象的な表現は避けましょう。従業員によって解釈が変わるマニュアルでは意味がありません。
ステップ6｜マニュアルを運用・修正する
次に、マニュアルを運用し始めます。
マニュアルを実際に利用することで「マニュアルと実務のズレ」や「使い勝手」から改善点を探し出すのが目的です。最初から完璧なマニュアルを目標にすると途中で挫折してしまうことや、フィードバックを素直に受け入れられないことが多くなります。
そのため、「未完成でもひとまず形にして運用してみる」というように、修正を前提にマニュアルを作成しましょう。以上のように、チームや社内全体で共有する前に仮運用することで、企業にとって有益なマニュアルへ近づきます。
ステップ7｜マニュアルの管理方法を検討する
最後に、マニュアルは適切な方法で管理しましょう。
マニュアルがいたる場所で保管されていると、目的のマニュアルを探すのが面倒です。また、チャットツールでマニュアルを共有すると、ほかのメッセージで流れてしまうので意味がありません。
また、クラウドストレージであれば流れる心配はありませんが、フォルダをかき分けて探し出さなければならずバージョン管理も手間です。
したがって、マニュアル管理はチャットツールとクラウドストレージのデメリットを解消するツールでなければなりません。そのため、あらゆる社内情報を蓄積するノートへ簡単にアクセスでき、編集履歴も残る「Stock」のようなツールが必須です。
マニュアルの作成・管理におすすめのITツール
ここでは、マニュアルの作成・管理が誰でも簡単にできるツールをご紹介します。
マニュアルを有効活用するためには、ツールによって整備された管理環境が必要になります。具体的には「チームの情報が蓄積される」「目的の情報をすぐに発見できる」という2つの条件を満たす必要があるのです。
ExcelやWordファイルで作成したマニュアルは、メールやチャットで共有するとほかのメッセージなどで流れてしまいます。また、クラウドストレージに保存する方法もありますがアクセスするのが面倒なので、次第に誰もマニュアルを使わなくなるのです。
そのため、マニュアル管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を蓄積する「ノート」があり、わずかな操作で目的のマニュアルにアクセスできる「Stock」一択と言えます。
StockにはPCだけでなくスマホ版のアプリもあり、小さい画面でもストレスなくサクサクと使えるのが特徴です。また、編集履歴機能があるため、変更前のマニュアルを簡単に復元できます。
【非IT企業向け】マニュアル作成・管理を簡単に効率化する「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアル化できる仕事とできない仕事
ここまでマニュアルを作成する手順をご紹介しましたが、すべての仕事をマニュアルにできる訳ではありません。以下では、マニュアル化に向いている仕事とそうでない仕事の違いをご説明します。
マニュアル化できる仕事
マニュアル化できるのは「誰がやっても同じ作業が発生する仕事」です
個人の能力や経験値の差による影響が少なく、創造的な作業が伴わない業務であればマニュアル化できます。仕事をマニュアル化することで、レクチャーの時間やコストを削減でき、作業品質の均一化や人的ミスの防止も可能です。
マニュアル化できない仕事
マニュアル化できないのは「ケースバイケースの対応が重要な仕事」です。
また、個人の能力に大きく影響を受ける仕事の場合「マニュアル化しても同じように作業ができない」などの理由で進みません。しかし、マニュアル化に向かない仕事であっても、ノウハウやコツをまとめて共有できれば生産性向上には役立ちます。
仕事をマニュアル化する5つのメリット
マニュアル化には間接的なものも含めれば多くのメリットがありますが、以下ではとくに重要なマニュアル化の5つのメリットを解説します。
（1）品質の標準化と業務効率化ができる
作業手順の抜け漏れがなくなり、誰が作業を担当しても同じ品質を維持できます。
マニュアルがない場合には作業品質は個人の能力や経験に依存するため、部署異動や退職のタイミングで大きな損失が発生する可能性があるのです。誰が業務をしても同じ品質で作業ができれば、仮に担当者が変わったとしても生産力への影響はありません。
（2）教育内容の統一と時間短縮ができる
業務をレクチャーする社員によって内容や品質基準に差ができると、社員同士の連携や企業全体の生産性に影響を及ぼします。マニュアルを基準に社内教育をすれば、業務に関する品質が保証できるので、教育者の違いによる生産性の低下リスクが回避できます。
また、マニュアルを活用すると時間短縮によるメリットも得られます。たとえば、マニュアルのない環境で引き継ぎをすると、レクチャーする側の「教える時間」とレクチャーされる側の「教わる時間」がかかります。
しかし、基本的な事項を網羅しているマニュアルを活用すれば、教育に関する時間的コストが削減でき、その分確保できた時間を別の業務に充てられます。
（3）臨機応変な対応ができる
マニュアル最大の特徴は「やるべきことが決まっている」です。そのため、マニュアルに記載されていない事態が発生した場合は、臨機応変な対応が必要な合図と捉えられます。
マニュアルがなければすべての作業に臨機応変な対応が必要になり、最大限のパフォーマンスを維持しながら仕事をするのは困難です。一方、マニュアルを上手く活用すれば業務の質は維持しながらも、イレギュラーな対応ができる余力を残しておけます。
（4）業務改善のための課題が明確になる
マニュアルを作成すると、業務内容や作業手順の改善点が明確になります。
たとえば、「別々にしていた作業を一括にした方が効率的になるケース」や「作業手順を入れ替えることで余計な動作が省略できるケース」などに気づければ、大幅な業務改善が可能です。
また、マニュアルには標準的な内容が網羅されているので「自身の作業にムダがないか」「さらなる効率化はできないか」を従業員一人ひとりが検討できます。
（5）創造的業務へリソースを投下できる
マニュアルの活用により単純作業に費やす時間や労力を削減できるので、空いたリソースをより価値を生み出す可能性のある業務に集中できます。
そのため、どの企業も「誰でもできる業務や作業」は可能な限りマニュアル化して、本来力を入れるべき仕事に集中できる環境を整備しましょう。
仕事をマニュアル化する3つのデメリット
マニュアル化には5つのメリットがある一方で、デメリットが3つあります。しかし、以下のようにデメリットを上手くカバーできれば問題ないので必見です。
（1）マニュアル通りに動くことが目的になる
一つ目に、「マニュアル通りに行動することが目的になる」がマニュアル化するデメリットです。
本来であれば、マニュアルは業務効率化や生産性向上のために活用されますが、マニュアルにあることだけをやれば良いと解釈されてしまう場合があります。そのため、イレギュラーなトラブルが発生したときに、適切に対応できないなどの問題が起こるのです。
そのため、社内で「マニュアル化の目的」を再確認しましょう。
（2）自発的な行動や自由な発想を阻害する恐れがある
二つ目に、マニュアルは創意工夫した業務改善や創造的な取り組みを阻害する一面があります。
ミスをしてもマニュアルに責任を転嫁できることが原因のひとつとして考えられます。そのため、必要以上にマニュアルを神格化しない文化や自発的な動きを称賛する雰囲気をつくる必要があるのです。
また、現場の意見を取り入れながらマニュアルの修正をしましょう。社内の風通しを良くするだけでなく、実務とマニュアルが乖離しないようにできるのでおすすめです。
（3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる
三つ目は、マニュアルの作成・管理・変更には手間がかかることです。
短期的に考えるとマニュアル作成にかかるコストが大きく感じられ、マニュアルを始めづらいケースもあります。しかし、中長期的に考えると「関連コストが削減される」「繰り返し利用できる」などのメリットが得られるのです。
また、マニュアルの管理は情報共有ツールの活用により、手間を省きながらも効果的な運用ができます。たとえば、クラウド型の情報共有ツールを活用することで、マニュアルの変更がリアルタイムで反映されるのです。
仕事マニュアルの作り方まとめ
ここまで、マニュアルを作成する方法やメリット、デメリット、おすすめツールをご紹介しました。
マニュアル作成において重要なポイントは「利用する従業員をイメージすること」です。業務への理解度や経験値、利用環境を考慮すれば、内容やレイアウト、管理方法なども最適なものを選択できます。
そして、マニュアルを従業員に活用してもらうためには「気軽にマニュアルを確認できるツール」が必須です。紙のマニュアルはわざわざ探し出すのが面倒で、Wordのマニュアルは管理に手間がかかります。
そのため、導入すべきマニュアル管理ツールは、スマホでもマニュアルを確認できるうえに、厳格なセキュリティで情報を保護する「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のマニュアルの作成・管理を効率化しましょう。
