仕事を効率化する方法の一つに、業務内容を言語化して利用する「仕事のマニュアル化」というものがあります。
 
マニュアル化が進むことで、業務効率面でさまざまな恩恵が受けられるため、多くの企業が昨今進めている内容です。しかし、業務内容をマニュアル化する方法がわからないために何から手を付け始めるべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
 
また、マニュアル化にはデメリットも存在するので、事前に理解して適切に対処できないと損失を被る結果になります。
 
そこで今回は、業務内容をマニュアル化するための7ステップ、メリットとデメリットやマニュアルの運用におすすめのツールをご紹介します。
 
  • 仕事をマニュアル化する手順を知りたい
  • マニュアル化のメリットとデメリットを知りたい
  • マニュアルを運用できるツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務をマニュアル化に成功し、業務効率向上が期待できます。


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自分で仕事マニュアルを作る7つのステップ

以下では、仕事のマニュアルを一から作成する手順を7つのステップに分けて解説します。正しいステップを踏んで作成されたマニュアルは、さまざまな社員の業務効率化に貢献します。

マニュアル化する作業を決める

マニュアルを作成する際には、はじめに「マニュアル化する作業はどこまでの範囲か」を設定します。業務に関わるあらゆる作業を一度にマニュアル化しようとすると膨大な時間とコストがかかり、導入後に社員の混乱を招いてしまう恐れがあります。
 
そのため、まずは小さな単位作業からマニュアル化しましょう。
 
マニュアル化の対象作業が決められない場合には、「すぐにマニュアル化できそうな作業」から手を付け始めると、マニュアル化の要領が分かるのでおすすめです。
 
また、マニュアルをデータで管理する場合、関連した別作業のマニュアルはファイルを分ける等の工夫をしましょう。同一ファイルで全てのマニュアルを保管すると読みにくくなり、検索性が低下して必要な情報を発見するのが困難になります。
 
もし、まとめて保管したい場合には、マニュアル管理に最適なITツールを活用すれば、チームの情報を一元的に管理しながらも、高いアクセス性を維持できます。

マニュアル化する作業を整理する

マニュアル化する作業内容が決まったら、次は作業に関する情報を収集して整理します。収集すべき情報は以下になります。
 
  • 作業の流れ
  • 作業のコツ
  • 実際の作業で準備しておくもの
  • 注意事項
この段階で注意したいのが「重複や漏れ」です。
 
マニュアルは作業の全てを網羅して、エッセンスをまとめた集合知なので、利用者は内容が正確であると信頼しています。しかし、この段階で項目の抜け漏れが発生すると、マニュアル利用者やチームが損失を被ることになり、その信頼を裏切る結果になります。
 
トラブルを防止するためにも、社員へのヒアリング調査や現場での作業観察など、徹底した業務の洗い出しと整理が必要です。

マニュアルに必要な要素を検討する

マニュアルを社内で有効活用してもらうためにマニュアルの性質を見極めて、必要な要素を検討します。
 
たとえば、システムのメンテナンスマニュアルを作成する場合には、定期点検での見落としを防ぐためにチェックリストの設置や、システムエラーが起きた際にすぐに対処できるようにQ&Aのページの追加などが挙げられます。
 
また、作業の流れをフローチャートを用いてわかりやすく説明するのも効果的です。
 
自社の環境や課題、マニュアルごとに必要な要素は変わってくるので、「どのようなマニュアルが読み手にとって便利か」をイメージしながら作成しましょう。

マニュアルの構成を作成する

これまでに整理した情報をカテゴリー別に分け、順序を入れ替えながら構成を考えます。
 
マニュアルの構成は最終的に「目次」に反映されます。そのため、構成を考えるのに詰まったら、「どのような目次なら、利用者は必要な情報にたどり着けるか」という視点からアプローチしてみましょう。
 
社員は不明点があった際にもマニュアルを参照するので、それを解決するために、マニュアルには目次を活用した高いアクセス性が求められます。「マニュアルの良し悪しは目次で決まる」とまで言われているので、時間をかけて丁寧に構成を検討しましょう。

マニュアルの中身を作成する

構成まで考えられたら、「手順設計」「支援設計」の2つの軸でマニュアルの具体的な内容を記述していきます。
 
「手順設計」の段階では、作業の内容や流れ、確認事項などを明確にします。作業手順は一連の行動で1つのモノや情報が処理される単位で作成しましょう。
 
社員が手順を一つ一つ終えたことを認識できる単位で手順が分けられるので、「正しく手順を終えられたか」「次の手順は何か」が正確に把握できます。
 
「支援設計」の段階では、手順を記載するだけでは補いきれない、ヒューマンエラーを防止するための工夫を施します。たとえば、「確認事項のチェックリストを加える」「ミスに繋がりやすい箇所を強調する」などが挙げられます。
 
支援設計は作業ミスや見落としの防止に役立ち、中長期的なコスト削減に繋がるので、積極的に組み込んでおきます。
 
また、わかりやすいマニュアルを作成するために、曖昧な表現や抽象的な表現は避けましょう。作業者によって解釈が変わるマニュアルでは、マニュアル化によるメリットが得られないからです。

マニュアルを運用・修正する

完成したマニュアルを活用して実務を回していきます。実際にマニュアルを利用しながら進めることで、「マニュアルと作業のズレ」や「使い勝手」を確認し、改善点を探し出すのが目的です。
 
最初から完璧なマニュアルの作成を目標にしてしまうと、途中で挫折してしまうケースや、フィードバックを素直に受け入れられないケースが多くなります。「未完成でも良いのでひとまず形にして運用してみる」というように、修正を前提にマニュアルを作成しましょう。
 
実際にチームや社内全体で共有する前に仮運用することで、企業にとって有益なマニュアルへ近づきます。

マニュアルの管理方法を検討する

マニュアルを社内で有効的に活用するには、マニュアルを適切な方法で管理する必要があります。
 
社内で共有されているマニュアルがあちこちに散らばって保管されていると、目的のマニュアルを探すのに時間がかかります。また、チャットツールでマニュアルを共有している場合には、他のメッセージに埋もれてしまい、大切なマニュアルが流れてしまうことも考えられます。
 
さらに、「作業手順を再度確認したい」「新人教育で利用したい」など、マニュアルを利用する際には必要な情報に瞬時にアクセスできることが求められます。クラウドストレージツールでの管理は、マニュアルが他のメッセージで流れる心配はありませんが、アクセス性が低いのですぐに目的の情報に辿り着けません。
 
したがって、マニュアルの管理に最適なツールは「チームの情報が蓄積される」「目的の情報をすぐに発見できる」の2つの特徴があります。
 
たとえば、情報共有ツール「Stock」はチームの情報が流れることなくストックされつつも、情報への高いアクセス性を持つツールなので、マニュアルの管理に最適です。
 
 
関連記事: 【7ステップ】読みやすいマニュアルの書き方を徹底解説!


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マニュアル化できる仕事とできない仕事

ここまでマニュアルを作成する手順をご紹介しましたが、実は全ての仕事をマニュアル化できる訳ではありません。以下では、マニュアル化に向いている仕事とそうでない仕事の違いをご説明します。

マニュアル化できる仕事

マニュアル化できる仕事は、一言でいうと「誰がやっても同じ作業が発生する仕事」を指します。個人の能力や経験値の差による影響が少なく、創造的な作業が伴わない業務であればマニュアル化が可能です。
 
仕事をマニュアル化することで、レクチャーの時間やコストを削減でき、作業品質の均一化や人的ミスの予防ができます。

マニュアル化できない仕事

マニュアル化できない仕事は、「ケースバイケースでの対応が重要な仕事」が挙げられます。また、個人の能力に大きく影響を受ける仕事の場合、「マニュアル化しても同じように作業ができない」などの理由でマニュアル化が進まないことがあります。
 
しかし、仮にマニュアル化に向かない仕事であっても、ノウハウやコツをまとめて共有できれば、チーム全体の生産性向上に役立ちます。
 
関連記事: 業務マニュアルの作り方って?手順を分かりやすく解説!


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マニュアル化する5つのメリット

マニュアル化には間接的なものも含めれば、多くのメリットがありますが、ここでは、特に重要なマニュアル化のメリットを5つご紹介します。

品質の標準化と業務効率化が可能になる

作業の際にマニュアルを参照することで手順の抜け漏れがなくなり、誰が作業を担当しても同じ品質を維持できます。マニュアルがない場合、作業は個人の能力や経験に品質が依存するため、部署異動や退職のタイミングで大きな損失が発生する可能性があります。
 
誰が業務を行っても同じ品質で作業が行えれば、仮に担当者が変わったとしても企業の生産力への影響はありません。
 
また、マニュアルによって普段、経験則で取り組んでいる業務が言語化されるので、作業のムダやムラの原因が明確になり、改善や修正ができます。ムダやムラから発生していた中長期的なコストを削減できれば、業務効率化が実現します。

教育内容の統一と時間短縮が可能になる

業務をレクチャーする社員によって内容や品質基準に差ができると、社員同士の連携や企業全体の生産性に影響を及ぼします。マニュアルを基準に社内教育をすれば、業務に関する品質が保証できるので、教育者の違いによる生産性の低下リスクが回避できます。
 
また、マニュアルを活用すると時間短縮によるメリットも得られます。たとえば、マニュアルのない環境で作業の引き継ぎをすると、レクチャーする側の「教える時間」とレクチャーされる側の「教わる時間」がかかります。
 
しかし、基本的な事項を網羅しているマニュアルを活用すれば、教育に関する時間的コストが削減でき、その分確保できた時間を別の業務に充てられます。

臨機応変な対応が可能になる

マニュアルの特徴として「やるべき作業が決まっている」ことが挙げられます。そのため、記載されていない事態が発生した場合は、臨機応変な対応が必要な合図と捉えられます。
 
マニュアルがなければ全ての作業に臨機応変な対応が必要になり、最大限のパフォーマンスを維持しながらの仕事が困難です。マニュアルを上手く活用すれば、業務の質は維持しながらも、イレギュラーへの対応が可能な余力を残しておけます。

業務改善のための課題が明確になる

マニュアルを作成すると、業務内容や作業手順の改善点が明確になります。
 
たとえば、「別々にしていた作業を一括にした方が効率的になるケース」や「作業手順を入れ替えることで余計な動作をしなくて良くなるケース」などに気づければ、大幅な業務改善が可能です。
 
また、マニュアルには標準的な内容が網羅されているので、「自身の作業にムダがないか」「さらなる効率化はできないか」を社員一人ひとりが検討できます。

創造的業務へリソースを投下できる

マニュアルの活用により単純作業に費やす時間や労力を削減できるので、空いたリソースをより価値を生み出す可能性のある業務に集中できます。
 
そのため、どの企業も「誰でもできる業務や作業」はできる限りマニュアル化して、本来力を入れるべき仕事に集中できる環境を整備する必要があります。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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マニュアル化する3つのデメリット

マニュアル化にはさまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。
以下では、代表的な3つのデメリットとそれぞれの対策をご紹介します。

マニュアル通りに動くことが目的になる

マニュアル化するデメリットとして「マニュアル通りに行動することが目的になる」が挙げられます。
 
本来であれば、マニュアルは業務効率化や生産性向上のためのサポート役の立場であるはずが、マニュアルに記載のあることだけをやれば良いと解釈されてしまう場合があります。
 
「イレギュラーが発生した際に臨機応変な対応ができる」というマニュアル化のメリットを享受するためにも、社内で「マニュアル化の目的」を再確認しておきましょう。

自発的な行動や自由な発想を阻害する恐れがある

「マニュアル通りに動くことが目的になる」に関連して、マニュアルには自分自身で創意工夫した業務改善や創造的な取り組みを阻害する一面があります。
 
「ミスが発生しても責任をマニュアルに転嫁できること」が原因のひとつとして考えられます。そのため、必要以上にマニュアルを神格化しない文化や創意工夫を称賛する雰囲気を作ることが企業に求められます。
 
また、ヒアリングから得られた改善点や不満をカバーできるように、マニュアルは定期的な修正を行いましょう。社員による修正が適宜加えられていけば、他の社員が自分で考え行動する準備を整えられます。

マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる

マニュアルを一朝一夕で完成させることは困難です。そのため、短期的に見るとマニュアル作成にかかるコストが大きく感じられ、作成に取り掛かりづらいケースもあります。
 
しかし、マニュアル化は中長期的に考えると、「関連コストの削減」「繰り返し利用可能」「変更・修正も可能」などのメリットがあり、高い費用対効果が期待できます。
 
また、マニュアルの管理は情報共有ツールの活用により、手間を省きながらも効果的な運用が可能になります。たとえば、クラウド型の情報共有ツールを活用することで、マニュアルの変更をリアルタイムで反映できます。
 
関連記事: 誰でも理解できる!?見やすいマニュアルの作り方をご紹介!


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マニュアルの作成・管理におすすめなツール

ここでは、マニュアルの作成・管理が誰でも簡単にできるツールをご紹介します。
 
作成したマニュアルを有効活用するためには、ツールによって整備された管理環境が必要になります。具体的には「チームの情報が蓄積される」「目的の情報をすぐに発見できる」という2つの条件を満たすことで、マニュアル化のメリットを最大限に得られます。
 
一方、ITツール上で管理が完結しなければExcelやWordで作成したマニュアルをアナログで管理するのと工数がさほど変わりません。
 
そのため、マニュアルを実際に使用する現場、作成者側の両者の作業効率を向上させる、シンプルさに特化した情報共有ツールの「Stock」のようなツールが求められます。
 
Stockはチームの情報が簡単に蓄積され、目的の情報へ瞬時にアクセスが可能、マニュアルを運用するのに最適な環境が整備されます。また、「以前のマニュアルの方が良かった」というようなケースでも編集履歴機能を使うと、変更前のマニュアルを簡単に確認・復元ができます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
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★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
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仕事マニュアルの作り方 まとめ

ここまで、仕事をマニュアル化するための手順や、マニュアル化によるメリット・デメリットについて解説してきました。
 
マニュアル作成において重要なポイントは「利用者を常に意識すること」です。利用者の業務への理解度や経験値、マニュアルを利用する環境を考慮できれば、内容やレイアウト、管理方法なども最適なものを選択できます。
 
しかし、マニュアルがチームに浸透してくると、マニュアル通りに行動することが目的になり、社員の自発的な行動や発想を阻害してしまうデメリットが出てきます。このような事態を未然に防ぐには、「マニュアル化の目的の共有」と「社員が創意工夫できるような環境」が必要不可欠です。
 
その「目的共有や環境構築」を実現するツールとして、StockのようなITに慣れない非IT企業でも簡単に使えるツールが求められます。必要な情報へすぐに辿り着ける程のアクセス性の高さを持ったツールであり、チャットツールでは流れる情報も確実にストックします。
 
無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のマニュアルの作成・管理を効率化しましょう。
 
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