業務効率化をする上で欠かせないナレッジですが、どのように共有をされていますでしょうか。
共有をする重要性は理解をしていても、後手に回ってしまい、なかなか手を付けられていない方も多いかと思います。
ナレッジをきちんと管理することで、業務効率化に繋がるだけでなく、属人的なものが無くなるため事業継続性も高まります。
そこで今回は、ナレッジを共有するための手順と、オススメの管理ツールについて、ご紹介させていただきます。
目次
ナレッジ共有をするための手順とは？
Step.1 社内の属人化しているナレッジや、散らばっている情報の洗い出しをする
多くのナレッジは属人化してしまい、社内に共有されていない可能であります。
また、ナレッジの共有場所を明確にしていないため、本当はナレッジを残しているにも関わらず、様々な場所に分散して管理されていて、誰も見ていないということもあります。
そのため、何がナレッジと残されているのか、どこで管理されているのかなどを洗い出す必要があります。
Step.２ 管理ツールなどを使って文章化する
紙でナレッジを残していると、更新をするのが手間であったり、そもそも紛失の恐れがや核になります。
そこで、管理ツールを使ってナレッジを残しておくことで、更新を簡単に行うことができ、いつでも最新の状態で共有することができます。
Step.3 必要なナレッジを一箇所にまとめる
ナレッジを残しても、一箇所にまとまっていなくては、意味がありません。
バラバラに管理をしていると、どこに必要にナレッジがあるか分からず、結果として見られなくなってしまいます。
ナレッジ共有ツールの種類
ノート共有型
メモやノートをツールを使うことで、気軽な蓄積と共有が可能になります。
多くの情報が蓄積されていくので、カテゴリーごとに整理をするなど、必要な情報にアクセスしやすい工夫が必要です。
ファイル共有型
エクセルやワード形式でナレッジを残していく場合には、ファイルストレージサービスのようなものが向いています。
しかし、ファイル共有はバージョン管理が難しいため、整理の仕方やアップデート方法は事前に確認する必要があります。
複合型
グループウェアのように様々な機能を併せ持つツールもナレッジ共有を目的として利用できます。
しかし、主にカレンダー機能やメール機能がメインとなっているため、少し機能面で劣ることもあります。
ナレッジを蓄積して共有するためのオススメ管理ツール
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockでは「ノート形式」のプロダクトで、とにかく簡単にナレッジを管理できます。
「ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使うことができる」という説明の通り、とにかくシンプルに情報をストックすることが出来る点が特徴です。
Stockを使えば、「ナレッジ」はもちろん、それ以外の「議事録」や「作業要件」等も含め、チームの情報をすべて一か所に残すことができます。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、ナレッジ蓄積としてのドキュメント作成に最適です。
２．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単にナレッジ情報をストックができるだけでなく、タスク管理も直感的なため、ナレッジに関してのタスクを一緒に管理することが可能になります。
３．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単にナレッジを残すことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルやナレッジと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
管理ツールを使うことで、一度ナレッジを共有する場所を作ってしまえば、新しいナレッジの蓄積や更新が非常に楽になります。
また、共有場所ができると、ナレッジがどこにあるのかがすぐに分かるため、閲覧されるナレッジとなり、社内の資産として残し続けることが可能です。
是非今回ご紹介させていただいたツールを使って、ナレッジの共有場所を作っていただけると嬉しいです。
