一般的に知られている「マニュアル」は分厚い資料のイメージですが、マニュアルのひとつに「動画マニュアル」があります。動画マニュアルはその名の通り動画形式のマニュアルであり、作業手順などの社内で共有されるものや取扱説明書などの顧客に共有されるものがあります。
 
しかし、まだマニュアルは文書ファイルで作成されることが多いので、動画マニュアルを作成するための手順や、企業にもたらすメリットなどはあまり認知されていません。
 
そこで今回は、他社と差別化を図るべく動画マニュアルの作成方法や事例、メリットをご紹介します。
 
  • 動画マニュアルを作る手順を知りたい
  • どのような動画マニュアルがあるのか知りたい
  • 動画でマニュアルを作成するメリットを知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考に社内で動画マニュアルを作成し、教育の効率化を実現しましょう。
 


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動画マニュアル作成の6ステップ

動画マニュアルを作成しようと思って、何も考えずに作り始めてしまうと、思うような効果が得られない場合もあります。そのため、以下6つのステップを経て動画マニュアルを作成する必要があります。

作成する動画マニュアルの目的を設定する

作成に入る前に、再度動画マニュアルを作成する目的を確認しましょう。目的を定めることで、マニュアルの作成方法や内容、管理方法を最適化できます。
 
また、目的は表面的なものではなく、企業の抱える課題に関連するものを設定します。例えば、「テキストのマニュアルではわかりにくい」という課題があったとしたら、さらに深堀をして「マニュアルがわかりにくいことで起こっている課題は何か」まで検討しましょう。
 
「なぜそれが問題なのか?」と自問していくことが、軸となる目的を設定するコツです。

構成案を作成して、情報を収集する

マニュアルにする業務や作業の対象を決定して、動画マニュアルの内容や流れなどの構成を検討します。動画を撮影する前に全体の構成を検討することで、利用者の理解を促すマニュアルの土台ができ、さらに項目の抜け漏れ防止ができます。
 
構成案がある程度まとまったら、完成した項目についての情報収集に入ります。
 
情報収集段階でのポイントは「動画マニュアルの構想をイメージしながら情報を集めること」です。ただ闇雲に情報を集めるのは収集の時間・コストが余計にかかってしまうので、必要な情報に絞って探しましょう。

台本や絵コンテを作成する

全体の構成や収集した情報を基に、台本を作成します。台本を事前に作成しないと、途中で必要な素材が判明し、撮り直しが必要になる等の問題が発生する恐れがあります。
 
また、絵コンテを作成することで、伝えるべき要点やシーンごとの表示時間、テロップの内容などの詳細を設定できます。
台本や絵コンテの作成を怠ると、必要以上にコストがかかるばかりでなく、利用者が理解しにくいマニュアルになってしまうので注意しましょう。

動画を撮影する

台本や絵コンテを常に参照しながら、マニュアルの動画撮影に入ります。
 
撮影の際には、撮影環境に十分注意しましょう。音声が聞こえにくかったり、明るさが適切でなかったりすると、マニュアルの利用者は内容に集中できません。
 
動画はワンカットではなく、短く区切って撮影することで編集がしやすくなります。
 
また、撮影時間に余裕があれば同じシーンを複数のアングルから撮っておくのもおすすめです。動画の編集時に素材を比較できるので、より質の高い動画マニュアルができます。

動画を編集する

撮影した動画素材を編集して動画マニュアルの原型を作成していきます。具体的には「映像をカットする」「映像を繋げる」「テロップをつける」「エフェクトを施す」などが挙げられます。
 
撮影した映像を編集するのは、利用者の理解を深めるためです。必要以上に凝った編集はかえって内容をわかりにくくしてしまうので、適度な編集が大切です。

社内で共有・修正をする

動画マニュアルが完成したら、社内で共有しましょう。実際に運用していく中で修正や改善が必要な点が出てくる可能性があります。
 
テキストのマニュアルとは違い、更新作業に多くの時間やコストがかかる場合があります。しかし、作成前に緻密な構成案を作成していれば、最低限の修正や編集で済ませることができます。
 
また、動画マニュアルの性質上、印刷による共有は難しいのでデータで共有することになります。そのため、利用者がデスク以外でも動画マニュアルを閲覧しながら作業ができるようにマルチデバイスに対応しているツールや、いつでもどこからでも最新の情報にアクセスできるようにクラウド型のツールを導入すると良いです。
 
関連記事: 【7ステップ】読みやすいマニュアルの書き方を徹底解説!


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動画マニュアルの事例紹介

以下では実際に作成された動画マニュアルを3つご紹介します。他社事例を参考にすると、どのような構成で作成すれば良いのかイメージがつきやすくなります。

アネスト株式会社|brizoヘッドライトコーティング スポンジ塗布マニュアル

まずは、アネスト株式会社が作成した、車のヘッドライトをコーティングするための手順を解説した動画マニュアルです。
 
テロップで作業手順を説明しながら、実際の動きや準備するものを映像に残しています。
この動画マニュアルでは「細かい作業は手元をアップして撮影する」「利用者が飽きないようにBGMを挿入する」等の工夫がされています。

株式会社アマナ|shelf Workspace 操作マニュアル

続いては、株式会社アマナが提供している shelf Workspace の操作方法を解説した動画マニュアルです。
 
ヘッドライトコーティングの動画マニュアルと同様に、テロップとBGMを使ったシンプルな動画マニュアルで、パソコン上の操作を録画して編集しています。
この動画マニュアルでは「わかりやすいようにチャプターを3つに分ける」「注目してほしい箇所を赤い線で囲う」等の工夫がされています。

NECプラットフォームズ|NetMeister動画マニュアル

最後に、NECプラットフォームズが作成したNetMeisterの操作方法を解説する動画マニュアルです。
 
上記の2つの事例とは異なり、テロップに加えて音声による補完的な説明がされています。
 
この動画マニュアルでは「今何の説明をしているのかがわかるよう右上に中見出しを表示する」等の工夫がされています。


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動画でマニュアルを作成する3つのメリット

動画マニュアルはテキストのマニュアルでは得られない、以下3つのメリットがあります。社内理解を得るためにも、メリットの把握は必須と言えます。

作業への理解度が向上する

動画マニュアルでは、文字や図だけでは表現できない「動き」を伝えることができるので、利用者は具体的な作業手順をイメージできます。
 
また、マニュアルの利用者はテキストのマニュアルのように書かれている内容を理解する必要がなく、動画と同じような動きを真似るだけなので、負担が少ないという特徴もあります。さらに、動画マニュアルにテロップを入れることで、視聴者の理解に役立ちます。
 
そのため動画マニュアルは、
 
  • 見た情報を覚えることが得意な「視覚優位者」
  • 読んだ情報を覚えるのが得意な「言語優位者」
  • 聞いた情報を覚えるのが得意な「聴覚優位者」
全ての利用者の理解を促進できるので、マニュアルとして最適な形式と言えます。

項目の読み飛ばしを防止できる

動画マニュアルは、利用者が重要な項目の見落としや流し読みを防止します。テキストのマニュアルでは、うっかり読み飛ばしてしまったり、読んではいるが理解できていなかったりと、うまく組織に浸透していかないリスクがあります。
 
しかし、動画マニュアルであれば簡単に最後まで視聴できる上に、テキストマニュアルのように堅いコンテンツではないので、途中で集中力が切れてしまうリスクが減ります。
 
また、動画マニュアルでは映像と音声と文字でそれぞれを補完しながら説明してくれるので、作成者が伝えたい内容がテキストマニュアルよりも確実に伝えられます。
 
以上の理由から、動画マニュアルはテキストマニュアルよりも、利用者に寄り添った形式と言えます。

様々な関連コストが削減される

動画マニュアルを導入することで、様々なコストを削減することができます。
代表的なコスト削減の例は以下の通りです。
 
  • 社内教育のコスト
  • 動画マニュアルを一度作成してしまえば、修正などを加えながら繰り返し活用できます。そのため、社員ひとりひとりにかける教育コストが削減できます。
  • 印刷のコスト
  • 動画マニュアルの性質上、データの共有が可能なので印刷コストを抑える効果があります。
  • 人材のコスト
  • ある商品の操作説明などは、テキストマニュアルよりも利用者の理解度を高められるので、問い合わせ等にかかる人件費を削減できます。
 
関連記事: 仕事を効率化するマニュアルの作り方7ステップ!メリット・デメリットも解説


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動画マニュアルの作成で意識すべき5つのポイント

より多くの人に活用される動画マニュアルを作成するため、意識すべきポイントを5つご紹介します。

利用する人物や環境をイメージする

マニュアルを利用する人や、マニュアルを使用する状況を具体的にイメージして作成しましょう。なぜなら、「内容に関する知識がどれだけあるのか」「どのシーンでマニュアルを利用するのか」によって、内容の構成や考慮すべき事柄、管理する方法などが変わってくるからです。
 
例えば、動画マニュアルをベテランの社員に向けて作成する場合と新入社員に向けて作成する場合では、両者が持っている前提知識に差があるので、同じ内容でも説明すべき事柄に違いが生まれます。
 
また、利用シーンもオフィス、工場、屋外などによって、パソコンで見やすいように作成・管理すべきか、モバイル端末でいつでも確認できるようにすべきかという選択肢があります。マニュアルの内容にも関わる重要なことなので、作成前に十分な検討が必要です。

1テーマ1動画でマニュアルを作る

動画マニュアルのメリットから考えると、動画マニュアルはテキストマニュアルよりも多くの社員に活用できます。しかし、1つの動画に内容を詰め込みすぎると敬遠される恐れがあります。
 
長い動画になると「気軽に確認ができる」というメリットがなくなるので、「1テーマ1動画」を意識して、動画マニュアルを作成しましょう。
 
また、1つの動画に複数のテーマを詰め込むと、確認したい情報を探すのに時間がかかるので非効率です。作成者はマニュアル利用者のことを考えて、テーマごとに数分に収まる程度の動画マニュアルの作成がおすすめです。

動画に文字情報を取り入れる

撮影した動画マニュアルを編集する際には、動画に説明文などを加えましょう。マニュアル利用者の理解度を高めるためには、映像や音声での説明だけでは不十分です。
 
しかし、逆に文字情報が多くなるとマニュアルが見にくくなったり、情報が錯綜してしまったりして、「わかりにくいマニュアル」になります。そのため、文字情報は捕捉的な説明として活用する必要があります。

エフェクトは適度に使う

チャプターの切り替えや見てほしい箇所の強調など、動画編集でエフェクトを施すことは、利用者がマニュアルをスムーズに理解するために有効です。
 
しかし、エフェクトも文字情報と同様、使いすぎるとかえってマニュアル利用者の理解を妨げる原因になります。エフェクトは適度に使うと効果があるものなので、作業手順の中で重要な箇所や注意事項などに限定して加えることをお勧めします。

いつでも簡単にアクセスできるように管理する

完成度の高いマニュアルが作成できても、それがうまく活用されなければ宝の持ち腐れになります。特に、社内で使われる動画マニュアルはいつでも簡単にアクセスできる環境で管理することで、業務効率化や生産性向上の実現が可能です。
 
また、動画マニュアルの更新があった際もリアルタイムで共有ができれば、情報の行き違いや関連するコストを大幅に削減できます。
 
そのため、動画マニュアルを作成する際には、作成したマニュアルを広く・長く活用してもらうために、作成後の管理方法を検討する必要があります。


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動画マニュアルにいつでも簡単にアクセスできるおすすめツール

動画マニュアルには「作業への理解度の向上」「項目の読み飛ばし防止」「関連コストの削減」等のメリットがあることがわかりました。しかし、これらのメリットを得るためには作成した動画マニュアルが社内で活用されなければなりません。
 
そして、マニュアルが社内で活用されるために重要な条件が「情報に簡単にアクセスできること」であり、ツールでのマニュアル管理によって円滑な情報共有が可能です。
 
これからご紹介する情報共有ツール「Stock」は、マニュアルなどの社内の情報が流れずに蓄積されていき、いつでも簡単に必要な情報にアクセスができるツールです。
 
また、「動画マニュアルに関する補足情報を記載できるノート機能」や「意見交換や更新のお知らせができるメッセージ機能」があれば、動画マニュアルに関する情報を一元的に管理し、さらに業務のムダを省きながら生産性を高めることが可能です。
 
「Stock」には、動画マニュアルを添付することができるノート機能や、ノート毎に使えるメッセージ機能が備わっているので、動画マニュアルの管理に最適なツールになっています。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!

動画マニュアル作成のまとめ

動画マニュアルを作成するための6ステップは以下の通りです。
 
  1. 作成する動画マニュアルの目的を設定する
  2. 構成案を作成して、情報を収集する
  3. 台本や絵コンテを作成する
  4. 動画を撮影する
  5. 動画を編集する
  6. 社内で共有・修正をする
動画マニュアルに限らず、あらゆる形式のマニュアルを作成する際には「マニュアルの目的を設定する」ことで作成プロセスを効率化し、より完成度の高いマニュアルを作れるようになります。
 
また、動画マニュアルを社内で活用してもらうための共有方法や、修正や更新に関わる管理方法も忘れずに検討しましょう。
 
今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」は、マニュアルを含む社内のあらゆる情報をストックして活用でき、かつITに詳しくない人でも簡単に使いこなせる程シンプルなツールです。
 
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