マニュアルは教育の時間を減らしたり、業務の均質化を図ったりするうえで不可欠です。さらに、マニュアルが見やすければ認識の齟齬が起こることもなくなります。
 
しかし、書き方のコツが分からず「マニュアルをつくったが、誰も使っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、マニュアルの書き方のコツや作成手順を中心にご紹介します。
 
  • マニュアルをつくったが読みづらく活用されていない
  • 継続的に使われるマニュアルの書き方を知りたい
  • マニュアルをつくる手間を解消して、ほかの業務に時間を割きたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルの書き方が分かり、業務の質を向上させられます。


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マニュアルの種類とは

ここでは、代表的な3種類のマニュアルを解説します。それぞれのマニュアルの性質や目的を理解して、適切に使い分けましょう。

業務マニュアル

業務マニュアルは業務のフローやノウハウ、手順などが記載された資料です。
 
業務を進めるときは多くの作業と判断が伴うので、規則や前提知識の理解が欠かせません。そこで、業務マニュアルを活用すれば必要なことがすべて分かるため、誰でも業務を円滑に進められるようになるのです。
 
ただし、業務マニュアルには作業の詳細な手順が載っていない場合があるので注意しましょう。業務マニュアルの目的は「業務の全体像を理解させること」であるため、具体的なやり方は作業手順書にまとめられていることも多いです。

作業手順書

作業手順書はひとつの作業に関する具体的な説明が記載されたマニュアルです。
 
作業手順書には、各作業のワークフローや必要なツール、注意事項が詳細に記載されています。つまり、作業手順書は業務マニュアルよりも情報の粒度が細かいのです。
 
作業手順書に従って作業をすると、誰でも同じ品質で仕事ができるようになります。そのため、作業の標準化を目的に活用されています。

取扱説明書

取扱説明書は機器やシステムの操作方法、エラーの対処法、メンテナンスのやり方などが記載されたマニュアルです。
 
取扱説明書は製品の適切な使い方を説明するものであり、製品に慣れていない人でも理解できるようになっています。また、作業員の怪我を防ぐため注意事項を伝える役割も担っており、必要な情報を網羅している点が特徴です。
 
したがって、作業手順書よりも情報の粒度が細かく、他部署のユーザーもターゲットにしたマニュアルだと言えます。
 
関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?デメリットと作成方法も紹介


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マニュアル作成における書き方のコツ6選

ここでは、マニュアル作りの上手い人が実践している6つのコツを解説します。見やすいマニュアルをつくるためにも、以下の基本を必ず実践しましょう。

(1)読み手を明確にイメージする

マニュアル作成するうえで重要なのが、読み手を明確にイメージすることです。
 
たとえば、新しく入った従業員向けのマニュアルであれば、混乱を招かないために専門用語を減らしたり注釈を入れたりする必要があります。一方で、経験豊富な従業員に向けたマニュアルであれば、前提などの説明は省いておくべきです。
 
このように、読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法などを適切に検討でき、過不足のないマニュアルをつくれるようになるのです。

(2)分かりやすく簡潔なメッセージで伝える

読まれるマニュアルにするには、内容を分かりやすく簡潔に伝える必要があります。具体的に押さえるべきポイントは以下の4つです。
 
  • 5W1Hを意識する
  • 「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況をイメージできるようになります。
     
  • 具体的に書く
  • 曖昧な表現は読み手の混乱を招くので避けましょう。人によって解釈が異なると、マニュアルのメリットである「作業の均質化」も図れません。
     
  • 正式名称で書く
  • 新しく入った従業員向けのマニュアルの場合、長い専門用語であっても省略せず正式名称で書きましょう。また、注釈を入れて用語を説明するのもおすすめです。
     
  • 表現を統一する
  • ひとつのマニュアルで同じ内容の表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文章の表現は必ず統一しましょう。
以上のポイントを押さえれば「誰でも一目で内容が分かるマニュアル」をつくれます。

(3)業務のノウハウを記載する

担当者がノウハウを持っていれば、積極的にマニュアルに記載しましょう。
 
担当者でなければ分からない知識や気付きをマニュアルで示しておけば、後任がノウハウを活かして業務をスムーズに進められるようになります
 
したがって、社内の引き継ぎにおけるトラブルを減らしたい方は、マニュアルには担当者が持つノウハウを記載するというルールを定め、誰もが業務を進めやすい環境を整えましょう。

(4)画像や図、映像をレイアウトする

画像や図、映像の活用も、読みやすいマニュアルには必須です。
 
マニュアルがテキストのみで構成されていると、理解に時間がかかる恐れがあります。しかし、画像・図・映像を挿入すれば視認性が高まるので、よりスムーズな理解を促せるのです。
 
ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって作業の本旨が分かりづらくなってしまいます。そのため、テキストだけでは伝わりづらい内容や補助的な説明が必要な内容のみに限定して、適度に活用しましょう。

(5)業務の到達目標を明確にする

業務の到達目標も明確に記載しましょう。
 
業務の到達目標が明確であれば、常に最終地点から逆算して作業を進められるようになります。結果として作業が効率化したり、従業員のモチベーションが高まったりという効果が得られるのです。
 
したがって、逆算思考によるパフォーマンスやモチベーションのアップを図るためにも、業務の到達目標は明確に設定しましょう。

(6)管理や共有のしやすさを考える

マニュアルは管理や共有のしやすさも大切です。
 
マニュアルをつくってもチームに浸透するとは限りません。定期的に内容を更新しなければ、マニュアルと実務にズレが生じて、従業員がマニュアルに価値を感じなくなってしまいます。
 
そのため、マニュアルを継続的に運用するには、簡単に更新ができる仕組みが必要です。たとえば、必要な機能に過不足がない「Stock」であれば、ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるほど手間がかかりません。
 
関連記事: 【誰でも簡単】見やすいマニュアルの作り方!無料ツールも紹介


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【必見】最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール

ここでは、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールをご紹介します。
 
紙のマニュアルの場合、作成や共有に時間がかかり負担になります。また、WordやExcelを使っても、レイアウトの調整などに時間がかかり面倒なため、結果としてマニュアルが使われなくなってしまうのです。
 
そこで、マニュアルを作成・管理・共有できる「ITツール」を使えば、マニュアルに関わるすべての手間をなくせます。ただし、複雑なツールでは従業員が使いこなせず、導入が失敗しかねないので「誰でも即日で使いこなせるツール」を選びましょう。
 
結論、選択すべきツールは、ITに慣れていない従業員でもストレスなくマニュアルの作成・共有・管理ができる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」でマニュアルをつくれるほか、チームへすぐに共有されるため手間がかかりません。また、直感的な「フォルダ」でマニュアルを業務ごとに振り分けられるので、目的の資料を瞬時に見つけられるようになります。

非IT企業の社員でも即日で使いこなせるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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上手い人が実践する!マニュアル作成の基本的な手順

以下では、マニュアル作成の基本的な手順を7ステップでご紹介します。マニュアルを効率的に作成したい方は必見です。

(1)マニュアルの対象範囲を決める

まずは、マニュアルの対象範囲を設定します。
 
マニュアル化する作業や製品、サービスの対象を設定しておけば、内容が本旨から外れづらくなり、読み手のニーズに沿ったマニュアルをつくれます
 
また、「1対象につき1マニュアル」を意識すると、情報の混在が起こらず読み手のストレスを生まないのでおすすめです。

(2)作成スケジュールを設定する

マニュアルの対象が決まったら、マニュアル作成のスケジュールを立てます。
 
具体的には、「作成期間」「修正期間」「仮運用期間」を決めましょう。仮運用期間を設けておけば、 従業員からのフィードバックを受けて改善できるので、より実践的なマニュアルをつくれるようになるのです。
 
ただし、急遽マニュアルの修正が必要になるケースもあるため、スケジュールには余裕を持たせましょう。

(3)マニュアルの管理形式を決める

スケジュールの決定後にマニュアルの管理形式を決めます。
 
マニュアルの管理形式にはテキストや動画などがあります。いずれの形式を選ぶ場合でも、継続的に利用してもらうために「必要な情報の見つけやすさ」を基準にすべきです。
 
資料を探す時間が減れば、作業スピードもアップします。したがって、マニュアルの管理形式を決めるときは「目的の情報へすぐにたどり着けるか」を判断しましょう。
 
たとえば、テキスト形式の使いやすいマニュアル作成ツール「Stock」であれば、検索機能を使って必要な資料へすぐにアクセスできるので、仕事をスムーズに進められるようになります。

(4)マニュアルの構成と目次を作成する

マニュアルの管理形式を決めたら、全体の構成と目次を作成します。
 
構成・目次は、見ただけで業務の概要が分かるようにしなければなりません。文章が冗長だったり手順にズレがあったりすると、目的の情報がどこに記載されているか分かりづらくなり、活用されづらいマニュアルになってしまうのです。
 
したがって、従業員が必要な情報を瞬時に見つけられるように、マニュアルの構成・目次は分かりやすく簡潔にしましょう

(5)具体的な業務内容を記載する

次に、構成・目次に従って業務内容を記載します。
 
具体的には、業務の進行手順やノウハウ、遵守すべきポイントなどを記載します。このとき、実際の作業をイメージしたり担当者と連携したりすることで、信頼性の高いマニュアルをつくれます
 
ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなるので、箇条書きを使うといった工夫を適宜取り入れましょう。

(6)注意事項やQ&Aのページを設ける

業務内容だけでなく、注意事項やQ&Aをまとめたページも作成します。
 
注意事項を記載すると、作業の正しい手順や製品・サービスの適切な使い方が明確になるので、従業員の安全を守れます。また、Q&Aがあれば業務の不明点も瞬時に解決できるため、わざわざ担当者に質問する必要もなくなるのです。
 
したがって、注意事項やQ&Aは業務を正確かつ安全に進めるだけでなく、作業時間を短くするうえでも必須の項目と言えます。

(7)定期的に改善をする

最後に、マニュアルの定期的な改善も欠かせません。
 
マニュアルの更新が滞った場合、実務とマニュアルに乖離が生まれるため従業員が活用しづらくなります。したがって、マニュアル運用を失敗させないためには、簡単に内容を更新できる環境が必要なのです。
 
そこで「ITツール」を導入すれば、オンライン上で誰でも簡単にマニュアルを改善できるようになります。また、更新した内容はリアルタイムでメンバーに共有されるため、更新のたびに印刷したりメールを送ったりといった手間もかかりません。
 
そのため、マニュアルを継続的に運用したい方はITツールを活用しましょう。
 
関連記事: 仕事を効率化するマニュアルの作り方7ステップ!メリット・デメリットも解説
 
関連記事: 【誰でも作れる】分かりやすい操作マニュアルの作り方を徹底解説!


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マニュアルを継続的に運用する唯一のポイント

マニュアルを継続的に運用する唯一のポイントはITツールを導入することです。
 
マニュアルをITツールで運用すれば、PC・スマホの双方で使えるため、時間や場所を問わず情報へアクセスできるようになります。その結果、マニュアルが従業員に活用されやすくなるのです。
 
とくに、クラウド型のITツールであれば、変更した情報はリアルタイムでメンバーに共有されるので、更新のたびにメールで送付するといった手間がなくなります。
 
そのため、従業員全員がマニュアルを活用・更新する環境を整えたい方は、クラウド型のITツールを導入しましょう。


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マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ

これまで、マニュアルの種類や書き方のコツ、作成手順を中心に解説しました。
 
「継続的に利用されるマニュアル」をつくるには、従業員を明確にイメージしたり、管理や共有のしやすさを考えたりすることが必要です。
 
しかし、マニュアルを紙やWord、Excelで管理する場合、更新のたびに最新版を共有する手間がかかってしまいます。そこで「ITツール」を活用すれば、更新した内容は自動でメンバーに共有されるので、マニュアルを運用しやすい環境が整うのです。
 
とはいえ、多機能なツールの場合、操作が複雑なため社内に浸透しない恐れがあるため注意が必要です。結論、選択すべきツールは65歳以上の従業員でも使いこなせるほどシンプルなStock一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアル作成のストレスを解消し、継続的に運用できる環境を整えましょう。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめのマニュアル作成ツール16選!選び方も解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。