企業の生産力向上に役立つマニュアルですが、いざ作成に取り掛かろうとしても、「何から手をつけたら良いのかわからない」「作成のテクニックやポイントがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
マニュアル作成にはセンスが必要だと思われがちですが、実はポイントを押さえれば誰でも有用なマニュアルの作成が行えます。
 
そこで今回の記事では、読みやすいマニュアルを作成するための7つステップと、マニュアルを見やすくするためのポイントについてご紹介します。
 
  • 多くの人に読んでもらえるマニュアルの書き方が知りたい
  • 読みやすいマニュアル作成のテクニックやポイントが知りたい
  • マニュアルの管理や共有ができるツールが知りたい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることで、マニュアル作成のポイントを押さえた、活用されやすいマニュアルが作成できるようになります。


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マニュアルの種類とは

わかりやすいマニュアルを作成するには、まずマニュアルの種類や性質・目的を理解する必要があります。
 
ここでは、マニュアルのなかでも作成する機会が比較的多い3つのマニュアルについて解説します。

業務マニュアル

業務マニュアルは、業務に関するノウハウや業務全体のフロー、業務の進行手順などが記載されたマニュアルです。
 
業務には複数の作業と判断が伴うので、業務の円滑な進行をサポートする規定や規則、業務に関する前提知識など、業務全体を俯瞰できる内容が記載されます。
 
そのため、細かな作業手順やシステム・機器の説明は業務マニュアルには載っていません。あくまでも業務に携わるメンバーの知識やマインドを育成し、業務プロセスを俯瞰できるようにするのが目的であり、単位作業の手順の把握は目的ではないからです。

作業手順書

作業手順書は、業務の目的を達成するための単位作業の方法が記載されたマニュアルです。作業手順書のなかには、作業のワークフローや作業に必要な道具やツール、注意事項等が詳細に記載されています。
 
業務マニュアルと作業手順書は一見同じ「作業の流れを確認するためのマニュアル」ですが、作業手順書は、業務マニュアルよりも作業の一つ一つにフォーカスし単位作業あたりでの流れを確認するという点が異なります。
 
作業手順書の指示に従って作業をすると、誰でも同じ品質の成果物を作ることができるため、作業の標準化を目的に活用されます。

取扱説明書

取扱説明書は、具体的な機器やシステム等の操作方法やエラーの対処法、メンテナンスの仕方などが記載されているマニュアルです。私たちが日常的によく目にする取扱説明書は、性質上マニュアルの一種になります。
 
取扱説明書は作業で使用するアプリケーションや製品等の説明書なので、作業手順書よりも対象範囲の狭いマニュアルとなります。
 
取扱説明書は、操作方法のわからない利用者をサポートする目的だけでなく、作業員のミスや怪我の防止という重要な役割があります。
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?意味や目的・作成方法からポイントも紹介


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見本となるようなマニュアルの書き方の7ステップ

マニュアルは活用されて初めて、そのメリットや価値を発揮します。
そこで、広く活用され、見本となるようなマニュアを作成する7つのステップをご紹介します。

対象の範囲を設定

まず始めに、マニュアル化する作業や業務、製品・サービスの範囲を設定します。範囲を設定してから作成に取り掛かると、マニュアルの内容がぶれにくくなり、読み手に伝わりやすいマニュアルとして構成できます。
 
また、マニュアルを作成する際は、1つの対象に1つのマニュアルを意識して作成しましょう。効率を考えると、つい業務に関するあらゆる作業を網羅したくなりがちですが、このようなマニュアルでは文量が多くなってしまいマニュアル利用者の利便性を損ねるからです。
 
「1つの対象に1つのマニュアルでは、マニュアルの数が多くなるので管理が難しい」という場合には、情報共有ツールを活用すれば、誰でも簡単にチームのマニュアルを一元的に管理できるようになります。

マニュアル作成のスケジュールを設定

マニュアルを作成する対象の範囲が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てます。「作成期間」「修正期間」「仮運用期間」等を考慮しつつ、運用予定の時期から逆算してスケジューリングを行います。
 
単純な作業のマニュアルであれば比較的短い期間で運用まで進みますが、逆に「誰でもできる作業だから詳細まで書かなくても問題ない」という認識になってしまい、マニュアル作成に時間をかけなくなる恐れがあるので注意が必要です。
 
マニュアル通りに作業したらクオリティを均一化できるようにするためには、マニュアルの種類によらず、詳細に内容を記載し、緻密なスケジュールに従って作成する必要があります。

マニュアルの形式や管理ツールを検討

マニュアルを作成する前に、マニュアルをどの形式で作成・管理するのかを検討します。
 
マニュアルの管理方法には、テキストファイル、動画ファイル、情報共有ツールなどがあります。チームでマニュアルをうまく活用できる最適な方法を選びましょう。
 
どのツールを選択すべきか迷ってしまう場合には「情報へのアクセスのしやすさ」「情報管理のしやすさ」を基準にすれば、チームのマニュアルの利用の浸透が見込めます。

マニュアルの構成と目次の作成

マニュアルの具体的な内容を作成する前に、全体の「構成」を検討します。
 
マニュアルの構成が複雑だったり、整理されていなかったりすると、仮に内容が洗練されていたとしても読み手の理解度を高められません。全体を俯瞰しやすく、内容が見通せるように構成を立てていきましょう。
 
マニュアルの構成が決まったら、次に具体的な見出しをつけて「目次」を作成します。
 
マニュアルの目次は、利用者が必要な情報を瞬時に見つけられる道標となるため、わかりやすさを意識して作成しましょう。目次の完成度はマニュアルの良し悪しを決める一因ともなるため、過不足なく目次を立てていく必要があります。

詳細な業務内容を記載

目次の見出しに従って、具体的な内容を記載していきます。
 
作業手順書であれば、作業のフローや作業に必要な機材・システム、注意事項などを、業務マニュアルであれば業務の進行手順やノウハウ・規則などを記載します。
 
この際、抜け漏れがないようにするために「実際の手順をイメージしながら進める」「実際その作業をしているメンバーにヒアリングする」と、より内容が充実させられます。
 
詳細な業務内容を記述する際は、後述する作成テクニックを利用するのがおすすめです。

注意事項やQ&Aを追加

業務内容の記載が終わったら、注意事項やQ&Aをまとめたページを作成します。
 
注意事項を記載すると、作業の正しい手順での進行や製品・サービスの適切な利用をサポートができ、結果として利用者の安全が守られます。そのため、注意事項の項目は必ず設定するようにしましょう。
 
また、マニュアル利用者は「何かわからないことがあった場合」にもマニュアルを参照します。Q&Aをまとめたページがあらかじめ作成されていれば、そのページを見るだけで瞬時に自分に必要な情報を発見できます。
 
これにより目次から検索する手間が省けるため、効率的に作業が行えるようになります。

マニュアルの運用と改善

より良いマニュアルを作成するためには、作成したマニュアルを実際の現場で運用し、フィードバックを受けて改善することが重要です。初めから完璧なマニュアルの作成は困難なので、修正を繰り返しながらチームに合ったマニュアルにしていきましょう。
 
このとき、実際のマニュアル利用者からフィードバックをもらえる環境を整えておくと、スムーズにマニュアルの更新が行えます。
 
関連記事: 仕事を効率化するマニュアルの作り方7ステップ!メリット・デメリットも解説


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見やすいマニュアルを作成するための3つのテクニック

せっかくマニュアルを作成しても、社内やチームで活用されなければ、作成にかかった時間やコストが無駄になるばかりか、マニュアル作成によるメリットが得られません。
 
マニュアルを組織に浸透させるためには、はじめから見やすいマニュアルとして作成する必要があります。ここでは、見やすいマニュアルを作成するための3つのテクニックをご紹介します。

画像や図、映像を適度に活用する

テキストのみで構成されたマニュアルは読みづらく、内容の理解に時間がかかるので作業に集中できなくなります。
 
そのため、マニュアルには画像や図・映像を適度に挿入し、視覚的な理解ができるようにしましょう。視覚的にわかりやすくすることで、マニュアルを読むハードルを下げ、スムーズな理解を促せます。
 
ただし、視覚イメージは取り入れすぎると、かえって理解しにくくなってしまいます。したがって、「テキストではうまく表現できない内容」「テキストの補助的な説明が必要な内容」に利用を限定し、適度に活用するのがおすすめです。

チェックリストを作成する

マニュアル内にはチェックリストを作成しましょう。
 
チェックリストでは作業の進捗や足りないもの、やるべきタスク等が瞬時に把握できるため、設置するだけで作業の抜け漏れが防げます。
 
ただし、チェックリストを作成する際には、チェックリストの抜け漏れがないように実際の作業手順をイメージしたり、必要な要素を洗い出したりする必要があります。リスト自体に抜け漏れがあると、トラブルの発生や事故に繋がる可能性もあるので、丁寧に時間をかけて作成しましょう。

一文はなるべく短くする

マニュアルでは一文をなるべく短く記載しましょう。
 
伝える内容によって一文の長さは変わってきますが、文章が長すぎると読み手は最初の内容を忘れてしまいます。一般的には、一文の文字数をおよそ35文字〜55文字程度にすると、読みやすい文章になると言われています。
 
また、一文の中に伝えたい内容をいくつも詰め込むと、文字数が少なくとも読みにくい文章になります。一文で伝える事柄は1つまでにして、一文ごとに作業内容が追えるような構成がおすすめです。
 
関連記事: わかりやすいマニュアルを誰でも作れる!操作マニュアルの作り方を徹底解説!


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マニュアル作成で意識すべき6つのポイント

ここでは、読みやすいマニュアルを作成する上で、常に意識すべき6つのポイントについて解説します。
 
ポイントを押さえることで読みやすく、かつ活用されやすいマニュアルが作成できます。

読み手が誰なのかをイメージする

マニュアル作成の際には、読み手が誰なのかを明確にしましょう。読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法等を適切に検討できます。
 
たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、専門用語を極力減らすことや注釈を入れる必要があります。また、会社や業界の常識も省略せずに書かなくてはならないので、結果としてマニュアルの文量は多くなると想定できます。
 
ベテランのメンバーから新入社員まで幅広い人が読む可能性のあるマニュアルの場合は、どちらか一方によりすぎることなく、「誰が読んでも理解できるマニュアル」を目指して作成しましょう。
 
マニュアルが完成したら一度他の社員に全体の構成や記載内容の表現に不明点がないかフィードバックをもらうと、完成度の高いマニュアルに近づきます。

簡潔で明快なメッセージで伝える

読まれるマニュアルにするためには、伝えたい内容を簡潔かつ明確な言葉で伝える必要があります。簡潔で明快な文章を書くには、以下の4つのポイントを押さえましょう。
 
  • 5W1Hを意識する
  • マニュアル作成の際「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況がイメージできるようになります。
  • 具体的に書く
  • 曖昧な表現や抽象的な表現は、読み手の混乱を招くので避けましょう。また、人によって解釈が異なると、マニュアルの「作業の標準化」というメリットが得られないので、できる限り内容を具体的に記述する必要があります。
  • 正式名称で書く
  • 長い専門用語などは省略して使われるケースが多いですが、「誰でも理解できるマニュアル」を作成する際には省略を控えましょう。省略した方が伝わりやすいという場合は、別途注釈を入れて用語の説明をする方法もあります。
  • 表現を統一する
  • 一つのマニュアルの中で同じことを示す表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在する文章も非常に読みにくいので、マニュアルを構成する文章の表現は統一しましょう。

管理や共有のしやすさを考える

マニュアルを作成して共有すれば、すぐにマニュアルがチームに浸透する訳ではありません。運用していくなかで見つかる不具合を適宜改善していく必要があります。
 
そのため、マニュアルを有効活用するためには、修正を加えても常に最新のマニュアルが共有される環境が必要です。具体的には、チームの情報をストックできて、変更や修正の共有がリアルタイムでできるツールを選びましょう。
 
また、マニュアル利用者からのフィードバックを得るために、マニュアルの保管場所に紐づいたメッセージ機能もあれば尚良いです。

考え方の軸を記載する

作業内容について、「なぜその作業が必要なのか」「なぜこの時間で行う必要があるのか」の意味が分かると、仕事の全体像が掴みやすくなります。
 
そのため、マニュアル内には軸となる理念や考え方の説明を記載しましょう。
 
考え方の軸を記載するためにも、マニュアルに記載した内容が作業内容の説明に終始していないか、全体の作業のなかで立ち位置の説明があるかを意識する必要があります。

到達目標を明確にする

マニュアルには到達目標を明確に記載しましょう。
 
業務全体だけでなく、ひとつひとつの作業についても目的や目標が明記されていると、ゴールが明確になり、業務に取り組みやすくなります。その結果、常に最終地点から逆算して考えられるようになり、業務に対する理解が活性化されます。
 
ワークフローや手順だけではわかりにくいゴールをマニュアル内に記載することで、作業者のモチベーションの維持にも役立ちます。

業務に関わるノウハウを記載する

業務担当者にしかないノウハウがあれば、積極的にマニュアルに記載しましょう。
 
マニュアルには業務を行う手順や流れが記載されていますが、それに加えて実際にその業務を担当している社員のノウハウがあるとより理解が進みやすくなります。
 
作業担当者でなければわからないような気付きをマニュアルを通して事前に学習しておけば、気付きが生まれるまでの時間を短縮し、より効率的な作業が行えるようになります。
 
関連記事: 誰でも理解できる!?見やすいマニュアルの作り方をご紹介!


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マニュアルの管理・共有におすすめのツール

ここでは、マニュアルの管理・共有におすすめのツールをご紹介します。
 
マニュアルは作成後も業務フローが追加・削除される可能性もあるため、適宜アップデートをする必要があります。さらに、アップデートしたマニュアルは、共有が簡単に行えると、より社内への浸透スピードが向上させられます。
 
更新と共有のハードルを下げて活用を促進するためにも、マニュアルはITツールを利用して管理を行うのがおすすめです。
 
マニュアルの管理・共有ができるツールはいくつかありますが、そのなかでもマニュアルを広く管理・共有ができる情報共有ツールの「Stock」は、マニュアル管理・共有の業務効率化の実現に最適なツールです。
 
Stockではマニュアルなどのチームで共有・蓄積された情報ごとにメッセージ機能が利用できます。その結果、「どの情報についてのメッセージかわからない」という事態を防ぎ、リアルタイムで最新の情報が共有可能です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
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    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
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<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
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塩出 祐貴さん
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
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読みやすいマニュアルの書き方まとめ

ここまで、読みやすいマニュアルの作成方法やテクニック・意識すべきポイントについて解説してきました。
 
読みやすく、わかりやすいマニュアルを作るためには、読み手に合わせて文章を考慮し、管理や共有のしやすさを意識することが大切です。
 
特に、マニュアルを作成した後の運用や管理は、マニュアルをチームに浸透させるために非常に重要な段階なので、慎重に管理方法を検討する必要があります。
 
今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」は、マニュアルを含むあらゆる情報をストックし、非IT企業でも簡単に活用できるツールです。
 
操作も直感的に行えるため、リテラシーに差がある企業でも無理なく浸透させられます。
 
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