マニュアルを活用することで、企業は「品質の均一化」「コスト削減」「リスク軽減」等のメリットを享受できます。
 
しかし、一からマニュアルを作る場合、「何から手をつけたら良いのかわからない」「作成のテクニックやポイントがわからない」という方がいるかもしれません。
 
また、読みにくいマニュアルは誰も利用してくれないので、マニュアルがもたらすメリットを社内で共有できません。
 
そこで今回は、「読みやすいマニュアルの作成の7ステップ」「見やすいマニュアルを書くための3つのテクニック」「マニュアル作成で意識したい3つのポイント」をご紹介します。
 
  • 多くの人に読んでもらえるマニュアルの書き方が知りたい
  • 読みやすいマニュアル作成のテクニックやポイントが知りたい
  • マニュアルの管理や共有ができるツールが知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしていただき、読みやすいマニュアルのノウハウを活用してみてください。

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マニュアルの種類とは

マニュアルを作成するうえで、マニュアルの種類や性質、目的を理解しておくことは読みやすいマニュアルを作る第一歩です。
 
以下では、作成する機会が比較的多い3つのマニュアルについてそれぞれ解説します。

業務マニュアル

業務マニュアルは、業務に関するノウハウや業務全体のフロー、業務の進行手順などが記されたマニュアルです。
 
さらに、業務には複数の作業と判断が伴うので、業務を円滑に進行するための規定や規則、業務に関する前提知識など、業務全体を俯瞰できる内容が記載されます。
 
そのため、業務マニュアルには細かな作業手順やシステム・機器の説明は載っていません。つまり、業務マニュアルの目的は、業務に携わるメンバーの知識やマインドを育成し、業務プロセスを俯瞰できるようにすることです。

作業手順書

作業手順書は、業務の目的を達成するための単位作業の方法を具体的に記したマニュアルです。作業のワークフローや作業に必要な道具やツール、注意事項等が記載されています。
 
業務マニュアルと作業手順書はよく同じものとして扱われますが、作業手順書は業務マニュアルよりも、作業の一つ一つにフォーカスしているイメージです。
 
作業手順書の指示に従って作業をすれば、誰でも同じ品質の成果物を作ることが可能なので、作業の標準化を目的に活用されます。

取扱説明書

取扱説明書は、具体的な機器やシステム等の操作方法やエラーの対処法、メンテナンスの仕方などが記載されているマニュアルです。私たちが日常的によく目にする取扱説明書は、性質上マニュアルの一種になります。
 
取扱説明書は作業で使用するアプリケーションや製品等の説明書なので、作業手順書よりも対象範囲の狭いマニュアルというイメージです。
 
取扱説明書は、操作方法のわからない利用者をサポートするという目的だけでなく、作業員のミスや怪我を防止するという重要な役割があります。
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見本となるようなマニュアルの書き方の7ステップ

マニュアルは活用されて初めて、そのメリットや価値を発揮します。
そこで、広く活用され、見本となるようなマニュアを作成する7つのステップをご紹介します。

対象の範囲を設定

まず始めに、マニュアル化する作業や業務、製品・サービスの範囲を設定します。範囲を設定することで、これから作成するマニュアルの内容がぶれにくくなり、読み手に伝わりやすいマニュアルができます。
 
また、業務に関するあらゆる作業を一つのマニュアルで網羅しようとすると、分量が多くなってしまいマニュアル利用者の利便性を損ねます。
そのため、「1つの対象に1つのマニュアル」でまとめることで、より広く活用されるマニュアルになります。
 
しかし、「1つの対象に1つのマニュアル」ではマニュアルの数が多くなってしまい管理が難しくなるという問題があります。このような問題には情報共有ツールを活用すると、誰でも簡単にチームのマニュアルを一元的に管理できるようになります。

マニュアル作成のスケジュールを設定

対象の範囲が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てましょう。具体的には、「作成期間」「修正期間」「仮運用期間」等を考慮しつつ、運用予定の時期から逆算してスケジュールを作成します。
 
単純な作業のマニュアルは比較的短い期間で運用段階まで進みますが、「誰でもできる作業だから詳細まで書かなくても問題ない」という認識になってしまい、マニュアル作成に時間をかけなくなる可能性があります。
 
「マニュアル通りに動けば、誰でも同じ品質のものを生み出せる」ようにするためには、どのようなマニュアルでも緻密なスケジュールに従って作成する必要があります。

マニュアルの形式や管理ツールを検討

作成の前にマニュアルをどの形式で作成・管理するのかを検討しましょう。具体的には、テキストファイル、動画ファイル、情報共有ツールなどがあります。チームでマニュアルをうまく活用できる最適な方法を選びましょう。
 
どのようなツールを選択すべきか迷ってしまう場合には「情報へのアクセスのしやすさ」「情報管理のしやすさ」を基準にすることで、チームにマニュアルの利用が浸透します。

マニュアルの構成と目次の作成

マニュアルの具体的な内容を作成する前に、全体の「構成」を検討しましょう。構成が複雑だったり、整理されていなかったりすると、一つ一つの内容が洗練されていたとしても読み手の理解度を高められません。
 
次に、マニュアルの構成を検討したら、具体的な見出しをつけて「目次」を作成します。
マニュアルの目次は、利用者が必要な情報を瞬時に見つけられる道標なので、丁寧に作りましょう。目次の完成度によって、マニュアルの良し悪しが決まると言われています。

詳細な業務内容を記載

目次の見出しに従って、具体的な内容を記載していきます。作業手順書であれば、作業のフローや作業に必要な機材・システム、注意事項などを記載します。
 
さらに、抜け漏れがないようにするために作業をイメージしたり、実際現場でその作業をしているメンバーにヒアリングしたりすることで内容を充実させられます。
 
また、詳細な業務内容を記述する上で役に立つ3つのテクニックに「画像や図、映像を適度に活用する」「チェックリストを作成する」「1センテンスは35〜55文字程度にする」があります。この後、それぞれの詳細をご説明します。

注意事項やQ&Aを追加

注意事項やQ&Aをまとめたページを作成する必要があります。
 
注意事項を記載するのは、作業を正しい手順で行うことや製品・サービスを適切に扱うことをサポートして利用者の安全を守るためです。そのため、注意事項の項目は必ず設定するようにしましょう。
 
また、マニュアル利用者は「何かわからないことがあった時」にもマニュアルを参照します。つまり、Q&Aをまとめたページを作成することで、瞬時に自分に必要な情報を発見できます。
 
以上の理由からも、「注意事項」と「Q&A」は必ず取り入れるようにしましょう。

マニュアルの運用と改善

最後に、より良いマニュアルを作成するためには、マニュアルを実際の現場で運用して改善することが重要です。初めから完璧なマニュアルの作成は困難なので、修正を繰り返しながらチームに合ったマニュアルにしていきましょう。
 
実際のマニュアル利用者からフィードバックをもらえる環境を整えておくと、スムーズにマニュアルの更新が行えます。
 
例えば、情報共有ツール「Stock」を導入すれば、マニュアルの管理が簡単にでき、マニュアルに紐づいたメッセージのやり取りができるのでフィードバックを見逃す心配もありません。
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見やすいマニュアルにするための3つのテクニック

せっかく作成したマニュアルが社内やチームで活用されなければ、作成にかかった時間やコストが無駄になるばかりか、「品質の均一化」「コスト削減」「リスク軽減」などのマニュアルのメリットが得られません。
 
そこで、マニュアルを組織に浸透させるためには、見やすいマニュアルを作成する必要があります。以下で、見やすいマニュアルを作るための3つのテクニックをご紹介します。

画像や図、映像を適度に活用する

テキストのみで構成されたマニュアルは、読み手が「読みたくない」と感じてしまうので避けましょう。また、テキストを羅列しただけのマニュアルでは、内容の理解に時間がかかるので作業に集中できなくなります。
 
視覚的にわかりやすいマニュアルにすることで、マニュアルを読むハードルを下げ、スムーズな理解を促せます。
 
ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって理解しにくいマニュアルになってしまいます。そのため、画像や図、映像は「テキストではうまく表現できない内容」「テキストの補助的な説明が必要な内容」に限定して、適度に活用することをおすすめします。

チェックリストを作成する

チェックリストを作成するためには、より簡潔な表現で内容を伝える必要があるので、マニュアルの読み手の理解度は大幅に高まります。
 
また、チェックリストがあれば作業の進捗や足りないもの、やるべきタスク等が瞬時に把握でき、関連情報もマニュアルで確認できるので、利便性もさらに良くなります。
 
ただし、チェックリスト作成の際には、チェックリストの抜け漏れがないように実際の作業手順をイメージしたり、必要な要素を洗い出したりする必要があります。リストの抜け漏れがあると、トラブルの発生や事故に繋がる可能性もあるので、丁寧に時間をかけて作成しましょう。

1センテンスは35〜55文字程度にする

伝える内容によって一文の長さは変わってきますが、文章が長すぎると読み手は最初の内容を忘れてしまいます。一般的には、一文の文字数をおよそ35文字〜55文字程度にすると、読みやすい文章になると言われています。
 
また、一文の中に伝えたい内容をいくつも詰め込むと、35文字〜55文字程度に収まっても読みにくい文章になります。一文で伝える事柄は1つまでにしましょう。
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マニュアルを作成する上で意識すべき大切な3つのポイント

読みやすいマニュアルを作成する上で、常に意識しておきたい3つのポイントがあります。
この3つのポイントを押さえることで読みやすいマニュアルが作成できることに加えて、広く活用されるマニュアルになります。

読み手が誰なのかをイメージする

マニュアルを作成する際には、読み手が誰なのか想定することが大切です。読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法等を適切に検討できます。
 
例えば、新入社員向けのマニュアルであれば、専門用語を極力減らすことや注釈を入れる必要が出てきます。また、会社や業界の常識も省略せずに書く必要があるので、マニュアルの分量が多くなることが予測できます。
 
ベテランのメンバーから新入社員まで幅広い人が読む可能性のあるマニュアルは、「誰が読んでも理解できるマニュアル」を目指して作成しましょう。
 
マニュアルが完成したら一度周囲の人に「わかりにくい表現」「全体の構成・レイアウト」などを確認してもらうと、より完成度の高いマニュアルになります。

簡潔で明快なメッセージで伝える

読まれるマニュアルにするためには、伝えたいことを簡潔で明確な言葉で伝える必要があります。そこで、簡潔で明快な文章を書く4つのポイントをご紹介します。
 
  • 5W1Hを意識する
  • マニュアル作成の際に「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識することで、読み手が具体的な手順や状況をイメージできるようになります。
  • 具体的に書く
  • 曖昧な表現や抽象的な表現は、読み手の混乱を招くので避けましょう。また、人によって解釈が異なると、マニュアルの「作業の標準化」というメリットが得られないので、できる限り具体的に内容を記述する必要があります。
  • 正式名称で書く
  • 長い専門用語などは省略して使われることが多いですが、「誰でも理解できるマニュアル」を作成する際には省略を控えましょう。もしくは、注釈を入れて用語の説明をする方法もあります。
  • 表現を統一する
  • 一つのマニュアルの中で同じことを示す表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。
    また、「ですます調」と「である調」が混在する文章も非常に読みにくいので、マニュアルを構成する文章の表現は統一しましょう。

管理や共有のしやすさを考える

マニュアルを作成して共有したら、マニュアルがチームに浸透する訳ではありません。運用していく中で見つかる不具合を適宜改善していく必要があります。
 
そのため、マニュアルを有効活用するためには、修正を加えても常に最新のマニュアルが共有される環境が必要です。具体的には、チームの情報をストックできて、変更や修正の共有がリアルタイムでできるツールを選びましょう。
 
また、マニュアル利用者からのフィードバックを得るために、マニュアルの保管場所に紐づいたメッセージ機能もあれば尚良いです。
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マニュアルの管理・共有がしやすいおすすめなツール

作成したマニュアルは業務フローが追加される可能性もあるため、適宜アップデートをする必要があります。さらに、アップデートしたマニュアルは簡単に共有ができると社内への浸透スピードが向上します。
 
このようなマニュアルの管理・共有ができるツールはいくつかありますが、そのなかでもマニュアルを広く管理・共有ができる情報共有ツールの「Stock」が、マニュアル管理・共有の業務効率化を実現します。
 
さらに、Stockにはマニュアルなどのチームで共有・蓄積された情報ごとにメッセージ機能を活用できます。そのため、「どの情報についてのメッセージかわからない」という事態を防ぎ、リアルタイムで最新の情報を共有可能です。
 
以下では、社内のマニュアルを管理するのに最適なツールである「Stock」の詳細についてご紹介します。

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「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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読みやすいマニュアルの書き方まとめ

読みやすいマニュアルを作成する7ステップは以下の通りです。
 
  • 対象の範囲を設定
  • マニュアル作成のスケジュールを設定
  • マニュアルの形式や管理ツールを検討
  • マニュアルの構成と目次の作成
  • 詳細な業務内容を記載
  • 注意事項やQ&Aを追加
  • マニュアルの運用と改善
また、読みやすく、わかりやすいマニュアルを作るためには、読み手に合わせて文章を考慮し、管理や共有のしやすさを意識することが大切です。
 
特に、マニュアルを作成した後の運用や管理は、「マニュアルをチームに浸透させる」ために非常に重要な段階なので、慎重に管理方法を検討する必要があります。
 
今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」は、マニュアルを含むあらゆる情報をストックできるので、非IT企業でも簡単に活用できるツールです。
 
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