昨今、業務効率化の実現手法のひとつであるクラウドツールの導入に取り組み、業務環境の改善に成功している企業が増加しています。
 
今までは担当顧客や取引先との企業に合わせたツールを導入し、運用するという手法がメインでしたが、クラウドツールが適切に運用されると情報の一元管理や教育・運用コストの削減というプラスの効果をもたらします。
 
一方で、まだエクセルをはじめとしたツールを利用し、業務は回っているものの「共同作業ができない」などストレスを感じたまま業務をこなしている担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、脱エクセルをした方が良い理由や、脱エクセルを実現するクラウドツール10選をご紹介します。
 
  • 社内外のあらゆる資料作成にエクセルを用いているが非効率と感じている
  • 業務中、ツールの横断が頻繁に起きている状況を疑問に感じている
  • ツールの導入は決定しているものの、どれが自社にマッチしているのかわからない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入できるだけではなく、非効率と感じていたエクセル業務の効率化が可能です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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クラウドツールを導入し脱エクセルをすべき理由

現在でも多くの企業でエクセルが利用されていますが、ここではなぜクラウドツールが脱エクセルに貢献するのか、脱エクセルをすべきなのかを解説していきます。

業務効率化に繋がる

クラウドツールを利用することで、業務効率化に繋がります。ツールを利用すると必要な情報をまとめて管理できるだけなく、ネット環境さえあれば時間や場所を問わずに利用できるからです。
 
そのため、「自社に戻らなければ情報の編集ができない」という場所の制約がなくなり、効率的な情報管理が実現します。
 
また、エクセルを用いた情報共有では、仮に時間や場所を問わずに編集できたとしても「共同作業」ができないので、編集者以外の社員は編集完了を待つ必要があります。また、作成・編集した分だけファイルが増え、管理も大変になります。
 
しかし、クラウドツールを用いると、インターネットに接続していれば同時に複数人で編集・管理ができ、今まで無駄になっていた時間を有効活用できるようになります。

運用コストを抑えられる

クラウドツールは社内の情報を一元管理でき、自社の情報のほとんどをエクセルで管理でしている状態と比較して、運用コストを大きく削減できます。
 
社内にはさまざまな業務や取引先が存在しているため、それらをすべてエクセルで運用・管理するには、運用体制構築の手間はもちろん、貴重な時間や人件費もその管理業務だけに割り当てる必要が出てきます。
 
一方クラウドツールでは、各ベンダーが供給しているサービスを一人当たり月数百円ほどで利用できます。さらに、システムの管理作業はすべてベンダーサイドが行うので、メンテナンスなどに関わる費用もかかりません。

安心のセキュリティ環境

クラウドツールでは社外に情報を預ける必要があるので、セキュリティ面に懸念を持つ方も多いです。しかし、実際にリリースされているクラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールがほとんどです。
 
そのため情報漏えいの危険性が少なく、むしろ自社で管理するより安全に利用できます。
 
一方、エクセルで管理している場合は権限設定はできるものの、ファイルごとに設定を行う手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もゼロではありません。
 
したがって、セキュリティの観点からもエクセルより、簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理がおすすめです。
 
関連記事: 無料で使える業務効率化ツールおすすめ13選【シーン別】


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業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選

以下では、脱エクセルに貢献し業務効率化に役立つクラウドツール10選をご紹介します。
 
脱エクセルを考えてクラウドツールを導入するのであれば、「エクセルでの管理におけるストレス」の解消ができるものを選択するのがおすすめです。
 
たとえば、エクセルによる情報共有では「ファイルが増えてどれが最新のものかわかりづらい」「ファイルの変更箇所を確認するにはファイルを開きなおさなくてはならない」「共有がスムーズに行えない」といった課題があります。
 
したがって、これらの課題を解決するには、常に最新ファイルがわかりやすく変更箇所の確認に手間がかからない、共有が簡単なツールが必須です。
 
たとえば、今回ご紹介するツールのうちのひとつの「Stock」は、ファイルの作成から管理までを一元化し、情報を正しくストックできる情報共有ツールです。作成したノートには編集履歴が表示されるため、最新のものかどうか・更新箇所がすぐにわかります。
 
また、ノートはリアルタイムで同期されるので、エクセルのように作成したファイルをメールやチャットツールで別途送信する手間もありません。必要であれば「ノートに紐づいた内容でメッセージ」もできるので情報共有もスムーズです。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Slack】チャットツール

Slackのトップページ

<Slackの特徴>

Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。
 
また900種類以上のアプリとの連携が行え、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取れます。

<Slackの機能>

Slackのチャット画面

「チャット機能」ではテキストはもちろん、絵文字やさまざまな形式のファイル添付ができ、メールに比べてよりスムーズな連絡が可能です。
 

Slackのファイル共有画面

「ファイル共有機能」では、チャットに添付したファイルを一覧で確認可能で、探したいファイルをあとからすぐに見つけられます。

<Slackの注意点>

  • チャットが流れてしまう
  • 検索機能はありますが、チャットでのコミュニケーションが主なので、必要な情報は徐々に上へと流れていってしまいます。
  • メンバーが増えると管理が煩雑になる
  • メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • Pro:850円/ユーザー/月
  • Business+:1,600円/ユーザー/月
  • Enterprise Grid:要問合せ

Slackの詳細はこちら

【Dropbox】ファイルストレージサービス

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<Dropboxの特徴>

Dropboxは、どのデバイスからでも利用できるオンラインストレージサービスです。アップロードされたデータはクラウド上に保存されるので活用しやすく、データ紛失や情報漏えいの心配がありません。
 
またフォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを利用して共有できます。

<Dropboxの機能>

Dropboxのファイル管理画面

「ファイル管理機能」ではファイルをフォルダごとに分類できます。フォルダは細かく共有設定が行え、情報共有を促進します。

<Dropboxの注意点>

  • 無料の場合の容量は2GBまで
  • 無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合有料プランでの利用が前提となります。
  • 過去に情報漏えいの事件があった
  • 今は強固なセキュリティですが2012年に情報漏えいで話題となったことがあり、導入への精神的な不安がある点は無視できません。

<Dropboxの料金>

  • Basicプラン:0円
  • Professionalプラン(個人向け):2,000円/月
  • Standardプラン:1,250円/ユーザー/月
  • Advancedプラン:2,000円/ユーザー/月

Dropboxの詳細はこちら

【Workplace from Meta】社内SNSツール

Workplace from Metaのトップページ

<Workplace from Metaの特徴>

Workplace from Metaは、Metaが提供しているビジネス向けのSNSです。企業のコミュニケーションツールとしての利用を想定しており、企業単位でFacebookのようなページを作れます。
 
SNS機能がメインではあるものの、ビジネス利用が想定されているため高度なセキュリティを誇っています。

<Workplace from Metaの機能>

Workplace from Metaのコンテンツ投稿画面

「コンテンツ投稿機能」では、企業のタイムライン、また作成したグループ内のフィードにコンテンツを投稿できます。投稿に対しては「いいね!」やコメントといったアクションがとれます。
 

Workplace from Metaのイベント画面

「イベント機能」では、社内で行われるイベントの登録と出欠確認ができるので、社内でのイベントがある際に活用できます。

<Workplace from Metaの注意点>

  • チャットに関わる機能だけでも多機能
  • チャットはもちろん、投稿機能などコミュニケーションに関わる機能が多く、使い分けや情報の管理が大変になる可能性があります。

<Workplace from Metaの料金体系>

  • コアプラン:1ユーザーあたり$4/月

Workplace from Metaの詳細はこちら

【Trello】タスク管理ツール

Trelloのトップページ

<Trelloの特徴>

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
 
タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

<Trelloの機能>

Trelloのタスク管理画面

「タスク管理機能」では、カードのようにタスクを並べて、直感的な操作性でタスク管理が行えます。また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちといったステータスの管理もできます。

<Trelloの注意点>

  • スマホでは操作がしづらい
  • スマホの場合画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、使いづらいと感じる恐れがあります。

<Trelloの料金体系>

  • フリープラン:$0
  • スタンダードプラン:$6/ユーザー/月
  • プレミアムプラン:$12.50/ユーザー/月
  • エンタープライズプラン:要問合せ

Trelloの詳細はこちら

【Zoom】web会議システム

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<Zoomの特徴>

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用できるのが特徴です。
 
また、ユーザー登録が必要なのは開催者のみであり、参加者は招待用URLをクリックするだけで参加でき、登録の手間がありません。

<Zoomの機能>

ZOOMのビデオ通話画面

「音声通話・ビデオ通話機能」ではweb会議や通話が簡単に行えます。会議の主催者以外は招待用URLのクリックだけで参加できるので、スムーズに始められます。

<Zoomの注意点>

  • 無料プランの場合は3人以上で40分の時間制限がある
  • 無料版を使用している場合、3人以上の利用では40分の時間制限があり、途中で映像が切れてしまいます。
  • ビデオ通話途中でもメッセージが送れない
  • ビデオ通話途中にチャットを送る場合は、別のチャットツールなどを使用して連絡を取る必要があります。

<Zoomの料金体系>

  • 無料(最大100人まで同時接続可能):0円
  • プロ(最大100人まで同時接続可能):2,000円/ユーザー/月
  • ビジネス(最大300人まで同時接続可能):2,700円/ユーザー/月
  • 企業(最大500人まで同時接続可能):2,700円/ユーザー/月

Zoomの詳細はこちら

【Eight】名刺管理ツール

Eightのトップページ

<Eightの特徴>

Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺をカメラで撮影するだけ手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、あとから名刺情報を探して活用できます。
 
また、Eightユーザー同士であれば、わざわざ名刺を出さずともEight内で名刺交換が可能です。

<Eightの機能>

Eightの名刺管理画面

「名刺管理機能」では名刺をスマホで撮るだけでその人の情報を管理できます。登録された名刺はリスト形式で確認できるうえ、検索すればすぐに必要な情報を取り出せます。

<Eightの注意点>

  • 名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる
  • 名刺を撮影してEight内に登録していくので、名刺が大量にある場合は1枚1枚撮影しなければいけません。

<Eightの料金体系>

基本的には無料で利用できます。名刺データのダウンロードなどのオプション機能を利用するには、Eightプレミアム(480円/月)への加入が必要です。

Eightの詳細はこちら

【freee】クラウド会計ソフト

freeeのトップページ

<freeeの特徴>

freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使える全自動のクラウド型会計ソフトです。銀行やカードの入出金明細を取り込むだけで自動で帳簿を作成できたり、入力項目に従うだけで決裁書が作成できたりします。
 
また、自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握でき、経営状況の確認に役立ちます。

<freeeの注意点>

  • 多機能なので慣れるのに時間がかかる
  • 利用できる機能が多く、とくにはじめて会計ソフトを扱う場合は、慣れるまでに時間がかかります。

<freeeの料金体系>

  • ミニマム:2,618円/月(税込)
  • ベーシック:5,258円/月(税込)
  • 従業員が21名以上の場合は、問い合わせが必要です。

【脱エクセル】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選freeeの詳細はこちら

【SmartHR】人事労務ソフト

SmartHRのトップページ

<SmartHRの特徴>

SmartHRは、人事労務の管理がクラウド上で行えるツールです。導入により、今まで書類作成や管理にかかっていた時間の削減に貢献します。情報はすべて本人が入力するため間違いを減らせるうえ、ペーパーレス化も実現可能です。
 
また、社員情報を含む全ての情報がweb上で管理されているので、情報が探しやすく分かりやすくなります。

<SmartHRの機能>

SmartHRの書類作成画面

「書類の作成・管理機能」では、人事労務管理に必要な書類を全てweb上で管理できます。

<SmartHRの注意点>

  • 社員のITリテラシーに依存する
  • 労務担当者ではなく社員一人ひとりがツールを使いこなす必要があるため、ITリテラシーの低い社員が多い企業の場合、活用できるまでに時間がかかります。

<SmartHRの料金体系>

  • ¥0プラン:0円
  • スモールプラン:要問合せ
  • スタンダードプラン:要問合せ
  • 人材マネジメントプラン:要問合せ
  • プロフェッショナルプラン:要問合せ

SmartHRの詳細はこちら

【Misoca】請求書作成サービス

misocaのトップページ

<misocaの特徴>

misocaは、見積書・納品書・請求書をクラウド上で作成できるサービスです。作成から郵送までの一括管理ができるので、作業漏れ・確認漏れが防げます。
 
豊富なテンプレートのなかから必要な形式を選択し、宛名などの内容を入力するだけで誰でも簡単に書類が作成可能です。

<misocaの機能>

misocaの自動作成予約ページ

「自動作成機能」では、予約した日に自動で書類を発行できるので、繰り返し発行する必要のある書類の作業効率向上に役立ちます。

<misocaの注意点>

  • 請求書の作成数が多い場合は有料プランが必須
  • 無料プランでは月5通までしか作成できないため、請求書作成数が6通以上になる場合、有料プランへの加入が必要です。

<Misocaの料金体系>

  • 無料プラン(5通まで):0円
  • プラン15(15通まで):8,800円/年(税込)
  • プラン100(100通まで):33,000円/年(税込)
  • プラン1000(1,000通まで):110,000円/年(税込)
  • 料金に関してはキャンペーンを開催していることもあります。

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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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業務効率化に貢献!脱エクセルができるクラウドツールのまとめ

ここまで、クラウドツールの導入により脱エクセルができる理由や、おすすめのクラウドツール10選をご紹介してきました。
 
エクセルを利用して自社の情報を管理しているという企業の多くは「エクセルであれば誰でも使いこなせるから」という理由でツール選定を行っています。そのため、万が一エクセル以上に直感的に操作できないツールを導入してしまえば、浸透するまでに時間がかかり、最悪の場合エクセルでの管理に逆戻りする可能性すらあるのです。
 
したがって「導入したその日から使えるほどシンプルなツール」を導入し、エクセルからの脱却を成功させなくてはなりません。
 
今回ご紹介したクラウドツールのStockは、シンプルさに特化し非IT企業でもストレスなく使えるので、ファイル・情報共有も即日で効率化します。実際に100,000社以上が導入し、非効率なエクセル管理からの脱却はもちろん、あらゆるジャンルで業務効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で脱エクセルをして社内の情報を適切に管理し、社内の情報格差を解消しましょう。
 
関連記事: 業務効率化の進め方とアイデア25選!有効ツールもご紹介!