クラウドツールの利用が当たり前になっていく中で、どのようなクラウドツールを導入されていますでしょうか。
既にビジネスにクラウドツールを導入されている方は、業務効率化を実感されている方もいるのではないかと思います。
まだ、導入されていない方も、今後は多くの業務でクラウドツールが主流になってくるため、今回ご紹介させていただくビジネスクラウドツールを、参考にしていただければと思います。
目次
- 1 ビジネスにクラウドツールを導入すべき理由
- 2 無料でも使えるビジネスクラウドツール10選
- 2.1 シンプルな機能で、チームの情報共有が簡単にできるツール「Stock」
- 2.2 使い方次第で、様々なカスタマイズができるチャットツール「Slack」
- 2.3 情報の保管庫として使える、ファイルストレージサービス「Dropbox」
- 2.4 Facebookのように使える、社内SNS「Workplace by Facebook」
- 2.5 かんばん方式で直感的に操作できる、タスク管理ツール「Trello」
- 2.6 会員登録不要でweb会議ができるシステム「Zoom」
- 2.7 名刺に関する情報を一括管理できる、名刺管理ができるツール「Eight」
- 2.8 初めての決算書作成でも簡単にできる、クラウド会計ソフト「freee」
- 2.9 社内の人事情報をクラウドで一括管理できる、人事労務ソフト「SmartHR」
- 2.10 シンプルな操作で簡単に請求書ができる、請求書作成サービス「Misoca」
- 3 まとめ
ビジネスにクラウドツールを導入すべき理由
①業務効率化に繋がる
クラウドツールを利用することで、必要な情報をまとめて管理できるだけでなく、ネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できます。
そのため、情報を探す時間や移動時間など、今まで無駄になっていた時間を有効活用することができるようになり、業務効率化に繋がります。
②運用コストを抑えることができる
社内では様々な業務が存在しているため、それらを自社の仕組みで運用するためには、一から構築をする必要が出てきます。
クラウドサービスを導入することで、初期コストやその後の運用コストも削減することが可能です。
③安心のセキュリティ環境
社外に情報を預けることになるため、セキュリティ面を不安に思う方が多いですが、実際の利用者からは、セキュリティの高さを評価している調査結果も出ています。
また、②のように、最新のセキュリティを構築する人的リソースの削減にもなります。
無料でも使えるビジネスクラウドツール10選
シンプルな機能で、チームの情報共有が簡単にできるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。
■Stockの特徴
１．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
２．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
３．Stockだけで情報共有が完結する。
「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、同時並行で動いているプロジェクトの管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、チャットツールだと、すべての情報がことごとく流れて行ってしまい、情報の管理ができないという点で悩まれていました。
そのような中、Stockを利用することで『情報を残す場所はStock』というルールが統一されることで、何か社内の情報を探す場合には、Stockだけを探せば良いという状態になり、必要な情報にすぐにアクセスできるようなったということです！
使い方次第で、様々なカスタマイズができるチャットツール「Slack」
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。
世界でも1,000万人以上に利用されており、有名企業にも高く評価されています。
■Slackの特徴
1.あとから参加してもチャットを見ることができる
後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認することができるので、それまでの経緯を追うことができます。
2.豊富な外部連携先
連携できるアプリの数は900種類以上と言われ、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取ることができ、非常に便利です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストはもちろん、絵文字や様々な形のファイルを添付することができます。
メールに比べてよりスムーズな連絡が可能です。
ファイル共有
チャットに添付したファイルを一覧で確認することができるため、後から探したいファイルをすぐに見つけることができます。
■Slackの導入費用
無料で使うこともできますが、無料プランではメッセージの検索可能数(10,000件まで)や連携できるサービスに制限があります。
制限なく利用したい場合には、1人あたり850円~/月の有料プランの契約が必要です。
情報の保管庫として使える、ファイルストレージサービス「Dropbox」
「Dropbox」｜新しい働き方を実現するワークスペース
Dropboxは、どのデバイスからでも利用することができるオンラインストレージサービスです。
常に最新になるよう同期され、チームメンバーと共有もしやすいです。
■Dropboxの特徴
1.データの紛失の心配がない
アップロードされたデータは全てクラウド上に保存されるため、データの紛失の心配や外部に漏れる心配がありません。
2.簡単に共有できる
フォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを送ることで共有できます。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
ファイルをフォルダに分けて分類することができます。
フォルダは細かく共有設定ができるため、情報共有を促進します。
フォルダは細かく共有設定ができるため、情報共有を促進します。
■Dropboxの導入費用
Dropboxは2GBまでは無料で使うことができます。
容量を増やしたい場合は1人あたり1200円~/月の有料プランの契約が必要です。
Facebookのように使える、社内SNS「Workplace by Facebook」
「Workplace by Facebook」｜チームとの共同作業を効率的に行えるスペース
https://www.facebook.com/workplace
Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのSNSです。
企業のコミュニケーションツールとして利用されることを想定されており、企業単位でページを作ります。
■Workplace by Facebookの特徴
1. Facebookのように使うことができる
Facebookの画面構成や仕様とほぼ変わらないので、Facebookを使ったことがあれば馴染みがあり、導入しやすいです。
2. 高度なセキュリティ
SNS機能がメインだといってもビジネスでの利用のため、高度なセキュリティを誇っており、安心して利用することができます。
■Workplace by Facebookの主な機能
コンテンツの投稿
企業のタイムライン、また作成したグループ内のフィードにコンテンツを投稿することができます。
投稿に対しては「いいね！」やコメントといったアクションをとることができます。
イベント
Facebookの「イベント」のように社内で行われるイベントを登録することができます。
出欠確認もできるので、社内でのイベントがある際に活用できそうです。
■Workplace by Facebookの導入費用
Workplace by Facebookは、無料でも利用することができますが、作ることができるグループの数が50個までです。
その他にもある制限を気にせず利用するためには1ユーザー$4~/月の有料プランを契約する必要があります。
かんばん方式で直感的に操作できる、タスク管理ツール「Trello」
「Trello」｜みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
Trelloは、タスクを「ふせん」のようにハッタリはがす感覚で、かんばん方式のプロジェクト管理ツールです。
■Trelloの特徴
1.ボードを見るだけで進捗を把握できる
ボードにタスクの進捗状態のリスト(未着手・着手・完了等)を作成し、ステータスごとにタスクを管理します。
2.見やすいUI
ボードには無駄なものがなく、シンプルで使いやすい構成です。
ふせん感覚でタスクをドラッグ＆ドロップで管理できるのも直感的に操作できるのも高評価です。
ふせん感覚でタスクをドラッグ＆ドロップで管理できるのも直感的に操作できるのも高評価です。
■Trelloの主な機能
タスク管理
かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができます。
直感的に操作することができるので、導入時にも戸惑うことなく利用開始できそうです。
直感的に操作することができるので、導入時にも戸惑うことなく利用開始できそうです。
■Trelloの料金
Trelloは10チームボードまで無料で、無制限のタスク・リストを追加することができます。
それ以上で利用したい場合には、1人あたり$9.99〜/月の有料プランの契約が必要です。
それ以上で利用したい場合には、1人あたり$9.99〜/月の有料プランの契約が必要です。
会員登録不要でweb会議ができるシステム「Zoom」
「Zoom」the leader in modern enterprise video communications
Zoomは、様々なOSで利用することができる高音質・高画質が特徴のweb会議システムです。
会員登録不要で利用することができ、安定した通話が特徴です。
■Zoomの特徴
1.接続が安定している
他のサービスに比べて少ない通信料で通信環境の影響を受けずに、安定して通信することができるので、遅延や切断が起きにくいです。
2.URLだけで簡単に参加できる
主催者から送られるURLをクリックするのみで、会員登録不要で会議に参加することができるため、会議の主催者の負担を大きく減らすことができます。
■Zoomの主な機能
音声通話・ビデオ通話
Zoomは高画質のビデオ出力、音声出力に対応しており、映像にストレスを感じることなく利用することができます。
また、画面共有、会議の録画機能も搭載されているので、欠席者のキャッチアップなど様々に活用できそうです。
また、画面共有、会議の録画機能も搭載されているので、欠席者のキャッチアップなど様々に活用できそうです。
■Zoomの導入費用
Zoomは無料でも利用できますが、3人以上のミーティングは40分までの制限があります。
無制限にミーティングをするには、1ライセンス2000円~/月の有料プランを契約する必要があります。
名刺に関する情報を一括管理できる、名刺管理ができるツール「Eight」
「Eight」｜名刺でつながる、ビジネスのためのSNS
Eightは、スマートフォンから名刺を撮影するだけで、名刺をデータ管理することができるツールです。。
名刺のデータ管理だけではなく、名刺情報の共有も簡単にできます。
■Eightの特徴
1. 名刺を撮影するだけでデータ化できる
データの認識精度が非常に高いことが特徴で、複数枚の名刺も一度に撮影することができます。
2. ビジネスチャンスを逃さない
名刺交換した相手が昇進や転職した場合、情報が自動で更新されます。
また、名刺交換した人と繋がることができる「ビジネスSNS」もあるので、ビジネスチャンスを増やすことができます。
■Eightの主な機能
名刺管理
スマホのカメラで名刺を撮影して、文字情報を読み取ってデータ化し、クラウド上に保存してくれます。
最大4枚まで同時に読み取ることができ、両面の登録もできます。
登録した名刺はリスト形式で表示され、検索することもできるので、必要な相手の情報を見つけることができます。
■Eightの導入費用
Eightは基本機能は無料で利用することができます。
企業むけのプレミアムプラン（480円/月または、4800円/年）を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することができるようになります。
初めての決算書作成でも簡単にできる、クラウド会計ソフト「freee」
「freee」|無料から使えるクラウド会計ソフト
freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使うことができる全自動のクラウド型会計ソフトです。
銀行やカードの入出金明細を取り込み、自動で帳簿を作成してくれます。
■freeeの特徴
1.仕分けから決算書までの作成が簡単にできる
入出金の取引明細の内容を収集し、勘定科目を予測してくれるので簿記の知識がなく大丈夫です。
また画面に従い、操作するだけで決算書まで作成してくれます。
2.経営状況の見える化に役立つ
自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握することができるので、経営状況が確認でき便利です。
■freeeの主な機能
帳簿作成
毎日の記帳や売掛金、買掛金管理、経費の精算まで、スマホアプリを活用して写真を撮ることで必要な情報を読み込まれます。
経営分析
貸借対照表、損益計算書だけでなく、利益を管理する「損益レポート」があるので経営状況の把握に役立ちます。
■freeeの導入費用
freeeは無料で30日間お試しすることができます。
それ以降は、個人事業主は月980円から、法人(20人までのプラン)は月1980円からの有料プランに契約する必要があります。
社内の人事情報をクラウドで一括管理できる、人事労務ソフト「SmartHR」
「SmartHR」｜無料から使えるクラウド人事労務ソフト
SmartHRは、人事労務の管理をクラウド上で行うツールです。
今まで書類にかかっていた時間を圧倒的に削減することを可能とします。
■SmartHRの特徴
1.従業員本人が入力
入社に関する情報や住所の変更に関する情報を従業員本人が入力するので間違いを減らし、ペーパーレス化を実現します。
2.全てweb上で完結
役所への手続きが電子申請でき、社員情報を含む全ての情報がweb上で管理されているので、情報が探しやすく分かりやすいです。
■SmartHRの主な機能
各種書類の作成
人事労務管理に必要な書類を全てweb上で管理することができます。
■SmartHRの料金
SmartHRは15日間無料でトライアルすることができます。
その後も従業員が30名以下であれば無料で利用することができますが、それ以上は1人あたり550円〜/月の有料プランを契約する必要があります。
シンプルな操作で簡単に請求書ができる、請求書作成サービス「Misoca」
「Misoca」｜個人事業主の方に最適なクラウド見積・納品・請求書サービス
Misocaは、見積書・納品書・請求書をオンラインで作成し、データをメールで送信したり印刷して郵送することができます。
■Misocaの特徴
1.書類作成
種類豊富なテンプレートから、必要な書類を簡単な操作で作成することができます。
また、繰り返し発行する必要があるものは、予約した日に自動で作成することも可能です。
2.見積書・請求書・納品書を一括管理
関連する書類を一括管理するため、個別に確認する手間を省くことができます。
■Misocaの主な機能
見積書・納品書・請求書の作成
デザイン性の高いテンプレートがあるため、必要な情報を入力するだけで書類を完成させることができます。
また、データをメールで送信することや、郵送で送る(有料プランで1通160円)ことも可能です。
■Misocaの料金
Misocaは月間請求書作成が5通までの場合、無料で利用することができます。
5通を超え、郵送代行を利用したい場合は、1チームあたり800円〜/月の有料プランの契約が必要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
クラウドツールの利用が主流になることで、社内の様々な業務をクラウド化することが可能になっています。
是非今回ご紹介させていただいたツールをご利用いただき、業務効率化に繋げていただけると嬉しいです。
