昨今、業務効率化の実現に向けてクラウドツールを導入し、業務環境の改善を成功させている企業が増加しています。クラウドツールを適切に運用すると、業務効率化の実現だけでなく教育・運用コストの削減などのメリットも得られるのです。
しかし、現在でも業務にエクセルを利用している企業は多く「エクセルを利用した業務に課題を感じているが、どのようなツールを導入したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、脱エクセルをすべき理由や業務効率化に役立つクラウドツール10選を中心にご紹介します。
- 社内外のあらゆる資料作成にエクセルを用いているが非効率と感じている
- 自社の課題に適したクラウドツールを運用して、業務効率化を実現したい
- 選定に失敗しないためにもクラウドツールを選ぶうえでの注意点を把握しておきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入でき、非効率に感じていたエクセル業務の効率化も実現します。
【脱エクセル】クラウドツールを導入すべき理由
まずは、クラウドツールを導入して脱エクセルをすべき理由を解説します。エクセルは多くの企業で利用されているツールですが、課題を把握しておかなければ業務効率の改善はできないため注意しましょう。
業務効率化に繋がる
クラウドツールを利用すると、業務効率化に繋がることが導入すべき理由のひとつです。
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、いずれのツールにも情報共有やタスク管理など、業務の手間を省いて作業効率を向上させる機能が搭載されています。そのため、自社課題に適したクラウドツールを運用すると業務効率化に繋がるのです。
エクセルの場合、作成したデータを複数人でやりとりしていると、最新のデータがわからなくなったり修正のたびにファイルが増えたりと効率的に管理ができません。
そこで、情報の管理に適したクラウドツールを使えば、更新状況を一目で把握しながら、顧客や業務ごとで整理しながら情報を管理できるため、情報共有の効率化が図れます。
運用コストを抑えられる
エクセルと比較して、クラウドツールは運用コストを大きく削減できます。
社内のさまざまな業務や取引先をすべてエクセルで運用・管理するには、運用体制構築の手間だけでなく、時間や人件費も管理業務だけに割り当てる必要があります。
一方、クラウドツールは各ベンダーが供給しているサービスを一人当たり月数百円ほどで利用できます。さらに、システムの管理作業はすべてベンダーが行うので、メンテナンスなどに関わる費用もかかりません。
安心のセキュリティ環境
クラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールが多く、情報漏えいのリスクを回避して安全に利用できます。
一方、エクセルで情報を管理している場合、権限設定はできるもののファイルごとに設定を行う手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もあるのです。
したがって、セキュリティの観点からも、エクセルより簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理をおすすめします。
時間や場所を問わず使える
時間や場所を問わず利用できることも、クラウドツールを導入すべき理由のひとつです。
クラウドツールでは、スマホやタブレットに対応したアプリが用意されていることが多く、移動中や出先でも利用できます。とくに、エクセルの場合、スマホではデータが見づらく、パソコンでなければデータの確認や編集が難しいという問題がありました。
しかし、クラウドツールであればスマホでも簡単にデータの確認・編集を行えます。
時間や場所の制約をなくして情報へのアクセス性を高めるという点でも、脱エクセルをしてクラウドツールを導入する必要があるのです。
クラウドツール選定時の注意点
ここからは、クラウドツール選定時の注意点を紹介します。「有名だから」という理由だけでクラウドツールを導入してしまうと、運用が長続きせず業務効率化が失敗する可能性が高まるため、以下の注意点を確認する必要があります。
課題を解決できる機能がついているか
クラウドツール選定時は、自社の課題を解決できる機能がついているか確認しましょう。
クラウドツールにはさまざまな種類があり、効率化できる作業も異なります。自社課題に対応する機能がなければツールが活用されないため、業務効率化を実現できません。一方、機能が多すぎる場合には、従業員が使いこなせなくなってしまうので、自社に必要な機能が「過不足なく」搭載されたツールを選びましょう。
また、自社課題とのミスマッチを防ぐには、時間のかかっている業務を洗い出して効率化すべき作業を明確にしておくこともポイントです。
簡単に使いこなせるか
選定時には、誰でも簡単に使いこなせるかも確認しておきましょう。
操作が複雑なクラウドツールを導入してしまうと、従業員がツールを使いこなせません。さらに、ツール使用に対する抵抗感から、エクセルを使った従来の手法で作業を進めるようになる可能性もあるのです。
そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるようなツールがおすすめです。たとえば、「Stock」のように非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほど、操作性がシンプルなツールを選べば導入後の定着もスムーズです。
業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選
以下では、脱エクセルに貢献し業務効率化に役立つクラウドツール10選をご紹介します。
エクセルの情報共有では「ファイルが増えてどれが最新のものかわからない」「変更箇所を確認するにはファイルを開く必要がある」「共有に手間がかかる」課題があります。そこで、脱エクセルを実現するには”ファイル共有の手間を解消するツール”が必須です。
ただし、とくに非IT企業において、複雑なツールは社内の抵抗感が発生し使われずに放置されるだけなので、ツールの使いやすさは大前提であることに注意しましょう。
結論として、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に、ファイルの作成・管理までを一元化できるツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へファイルやテキストを簡単に残しつつ、リアルタイムで同期されるので、ファイルをメールやチャットツールで別途送信する手間がありません。また、直感的な「フォルダ」で社内の情報を適切に管理でき、「ノートに紐づくメッセージ」で話題が入り乱れることもありません。
【Stock】情報共有ツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Slack】チャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。
また900種類以上のアプリとの連携が行え、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取れます。
＜Slackの機能＞
「チャット機能」ではテキストはもちろん、絵文字やさまざまな形式のファイル添付ができ、メールに比べてよりスムーズな連絡が可能です。
「ファイル共有機能」では、チャットに添付したファイルを一覧で確認可能で、探したいファイルをあとからすぐに見つけられます。
＜Slackの注意点＞
- チャットが流れてしまう
- メンバーが増えると管理が煩雑になる
検索機能はありますが、チャットでのコミュニケーションが主なので、必要な情報は徐々に上へと流れていってしまいます。
メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：925円/ユーザー/月
- Business+：1,600円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【Dropbox】ファイルストレージサービス
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、どのデバイスからでも利用できるオンラインストレージサービスです。アップロードされたデータはクラウド上に保存されるので活用しやすく、データ紛失や情報漏えいの心配がありません。
またフォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを利用して共有できます。
＜Dropboxの機能＞
「ファイル管理機能」ではファイルをフォルダごとに分類できます。フォルダは細かく共有設定が行え、情報共有を促進します。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料の場合の容量は2GBまで
- 過去に情報漏えいの事件があった
無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合有料プランでの利用が前提となります。
今は強固なセキュリティですが2012年に情報漏えいで話題となったことがあり、導入への精神的な不安がある点は無視できません。
＜Dropboxの料金＞
- Basicプラン：0円
- Professionalプラン（個人向け）：2,000円/月
- Standardプラン：1,250円/ユーザー/月
- Advancedプラン：2,400円/ユーザー/月
- Enterpriseプラン：料金は要問い合わせ
【Workplace from Meta】社内SNSツール
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、Metaが提供しているビジネス向けのSNSです。企業のコミュニケーションツールとしての利用を想定しており、企業単位でFacebookのようなページを作れます。
SNS機能がメインではあるものの、ビジネス利用が想定されているため高度なセキュリティを誇っています。
＜Workplace from Metaの機能＞
「コンテンツ投稿機能」では、企業のタイムライン、また作成したグループ内のフィードにコンテンツを投稿できます。投稿に対しては「いいね！」やコメントといったアクションがとれます。
「イベント機能」では、社内で行われるイベントの登録と出欠確認ができるので、社内でのイベントがある際に活用できます。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- チャットに関わる機能だけでも多機能
チャットはもちろん、投稿機能などコミュニケーションに関わる機能が多く、使い分けや情報の管理が大変になる可能性があります。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- コアプラン：1ユーザーあたり$4/月
【Trello】タスク管理ツール
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。
＜Trelloの機能＞
「タスク管理機能」では、カードのようにタスクを並べて、直感的な操作性でタスク管理が行えます。また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちといったステータスの管理もできます。
＜Trelloの注意点＞
- スマホでは操作がしづらい
スマホの場合画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、使いづらいと感じる恐れがあります。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【Zoom】web会議システム
＜Zoomの特徴＞
Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用できるのが特徴です。
また、ユーザー登録が必要なのは開催者のみであり、参加者は招待用URLをクリックするだけで参加でき、登録の手間がありません。
＜Zoomの機能＞
「音声通話・ビデオ通話機能」ではweb会議や通話が簡単に行えます。会議の主催者以外は招待用URLのクリックだけで参加できるので、スムーズに始められます。
＜Zoomの注意点＞
- 無料プランの場合は3人以上で40分の時間制限がある
- ビデオ通話途中でもメッセージが送れない
無料版を使用している場合、3人以上の利用では40分の時間制限があり、途中で映像が切れてしまいます。
ビデオ通話途中にチャットを送る場合は、別のチャットツールなどを使用して連絡を取る必要があります。
＜Zoomの料金体系＞
- 無料（最大100人まで同時接続可能）：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：2,700円/ユーザー/月
- ビジネスプラス（最大300人まで同時接続可能）：3,125円/ユーザー/月
- 企業（最大1000人まで同時接続可能）：料金は要問い合わせ
【Eight】名刺管理ツール
＜Eightの特徴＞
Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺をカメラで撮影するだけ手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、あとから名刺情報を探して活用できます。
また、Eightユーザー同士であれば、わざわざ名刺を出さずともEight内で名刺交換が可能です。
＜Eightの機能＞
「名刺管理機能」では名刺をスマホで撮るだけでその人の情報を管理できます。登録された名刺はリスト形式で確認できるうえ、検索すればすぐに必要な情報を取り出せます。
＜Eightの注意点＞
- 名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる
名刺を撮影してEight内に登録していくので、名刺が大量にある場合は1枚1枚撮影しなければいけません。
＜Eightの料金体系＞
基本的には無料で利用できます。名刺データのダウンロードなどのオプション機能を利用するには、Eightプレミアム（480円/月）への加入が必要です。
【freee】クラウド会計ソフト
＜freeeの特徴＞
freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使える全自動のクラウド型会計ソフトです。銀行やカードの入出金明細を取り込むだけで自動で帳簿を作成できたり、入力項目に従うだけで決裁書が作成できたりします。
また、自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握でき、経営状況の確認に役立ちます。
＜freeeの注意点＞
- 多機能なので慣れるのに時間がかかる
利用できる機能が多く、とくにはじめて会計ソフトを扱う場合は、慣れるまでに時間がかかります。
＜freeeの料金体系＞
- ミニマム：2,618円/月（税込）
- ベーシック：3,980円/月（税込）
従業員が21名以上の場合は、問い合わせが必要です。
【SmartHR】人事労務ソフト
＜SmartHRの特徴＞
SmartHRは、人事労務の管理がクラウド上で行えるツールです。導入により、今まで書類作成や管理にかかっていた時間の削減に貢献します。情報はすべて本人が入力するため間違いを減らせるうえ、ペーパーレス化も実現可能です。
また、社員情報を含む全ての情報がweb上で管理されているので、情報が探しやすく分かりやすくなります。
＜SmartHRの機能＞
「書類の作成・管理機能」では、人事労務管理に必要な書類を全てweb上で管理できます。
＜SmartHRの注意点＞
- 社員のITリテラシーに依存する
労務担当者ではなく社員一人ひとりがツールを使いこなす必要があるため、ITリテラシーの低い社員が多い企業の場合、活用できるまでに時間がかかります。
＜SmartHRの料金体系＞
- ¥0プラン：0円
- 労務管理プラン：要問合せ
- HRストラテジープラン：要問合せ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：要問合せ
- 人材マネジメントプラン：要問合せ
【Misoca】請求書作成サービス
＜misocaの特徴＞
misocaは、見積書・納品書・請求書をクラウド上で作成できるサービスです。作成から郵送までの一括管理ができるので、作業漏れ・確認漏れが防げます。
豊富なテンプレートのなかから必要な形式を選択し、宛名などの内容を入力するだけで誰でも簡単に書類が作成可能です。
＜misocaの機能＞
＜misocaの注意点＞
- 請求書の作成数が多い場合は有料プランが必須
無料プランでは月5通までしか作成できないため、請求書作成数が6通以上になる場合、有料プランへの加入が必要です。
＜Misocaの料金体系＞
- 無料プラン(5通まで)：0円
- プラン15(15通まで)：8,800円/年（税込）
- プラン100(100通まで)：33,000円/年（税込）
- プラン1000(1,000通まで)：110,000円/年（税込）
料金に関してはキャンペーンを開催していることもあります。
業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ
ここまで、クラウドツールの導入により脱エクセルができる理由やおすすめのクラウドツール10選をご紹介しました。
エクセルを利用して自社の情報を管理している企業の多くは「エクセルであれば誰でも使いこなせるから」という理由でそのまま利用しています。そのため、直感的に操作できないツールを選定すると社内に浸透せず、エクセルでの管理に戻ってしまうのです。
したがって、「ファイルという情報を確実に管理できる」「導入した日から使えるほどのシンプルさ」の2点を押さえたツールであれば、エクセルからの脱却をいち早く成功させられます。
そこで、今回ご紹介したひとつであるStockは、非IT企業の誰もがストレスなく使えるので、ファイル・情報共有も即日で効率化できます。現在非IT企業を中心に120,000社以上へ導入され、エクセルのストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で脱エクセルをして社内の情報を適切に管理し、業務効率化を実現しましょう。
