情報共有の円滑化は、個人の業務効率的とチーム全体の生産性向上に必要不可欠です。しかし、他に行うべき業務が山積みになっており、情報共有の活性化に多くのリソースが割けないケースもあります。
こうした状況の打破には、情報共有ツールの導入が最適です。情報共有ツールを活用すると、従来のメールや電話に比べ、簡単に情報の管理・共有ができるようになります。
しかし「数多くリリースされている情報共有ツールのなかで、どれを導入すればいいのかわからない」という企業やチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内外での情報共有に役立つおすすめの情報共有ツール5選と選定ポイント・導入時の注意点をご紹介します。
- 情報共有ツールを採用する上で大切なポイントを知りたい
- 結局どのツールが自社にマッチしているのかわからない
- 情報共有ツールの導入後にストレスなく運用できるようにしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、選定ポイントや注意点を踏まえたうえで、自社にマッチする情報共有ツールを正しく選定できます。
目次
情報共有ツールの分類
以下では、情報共有ツールの分類について解説します。情報共有ツールは大きく5つに分類できます。自社でどのツールを導入すべきか、検討しながら見ていきましょう。
情報管理ツール
情報管理ツールとは、デジタル化した情報を一括で管理するためのツールです。
デジタルデータの管理方法には、パソコンなどのハードディスクにデータを保存していく方法もあります。しかしこうした方法では検索性が低く「目的の文書が見つからない」というデメリットがあります。
一方で、情報管理ツールを活用すると、フォルダの構造が複雑になっていても検索機能を利用して簡単に素早く、必要な資料の検索できます。
また、ツールはインターネット環境さえあれば利用できるので、リアルタイムでデータの共有が行え、管理業務も効率化可能です。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チームのコミュニケーションを円滑化するツールです。
リアクションスタンプや絵文字などを利用すれば、より対面での会話に近いコミュニケーションが取れます。
従来のメールでの連絡は、送る際には細かなルールなどがありすぐに本題を記載できないというデメリットがありました。しかし、ビジネスチャットの場合、メールを送るときのようなルールはないので、気軽に送信ができて相手も返信しやすく、素早いレスポンスが見込めます。
また、ビジネスチャットではテキスト以外にも、ファイルやデータも共有できるため、従来のようにメールに添付して送信する手間もありません。
社内Wikiツール
社内Wikiツールは組織内に蓄積された情報をまとめ、必要なときに閲覧できるツールです。具体的には、メンバーがそれまでに取得したスキルやノウハウ、プロジェクトの情報を、解説・マニュアル化してまとめます。
社内Wikiツールを利用すると、データの保存場所やフォーマットなどを設定せずに、手軽な情報の蓄積ができます。
また、社内Wikiツールの導入によって社員の知識量が一定になるため、業務やプロジェクトの属人化を防ぎながら、事業継続の障害となるリスクを低下させられます。
オンラインストレージツール
オンラインストレージツールは、インターネット上にデータの保存ができるツールです。
データはクラウド上に保存されるので、インターネットに繋がる環境であれば、場所や端末・時間を問わず必要な情報が確認できます。
さらに、オンラインストレージではデータの共同編集も行えます。複数人での同時編集によって、作業効率も向上可能です。
また、多くのオンラインストレージには自動バックアップ機能があり、万が一作業中にパソコンの電源が落ちてしまっても、作成していたデータが最新の状態で自動的に保存されるため安心して利用できます。
オンラインメモツール
オンラインメモツールは、メモした内容がクラウド上に自動保存されていくツールを指します。クラウド上にデータが保存されていくため、オンラインストレージ同様あらゆるデバイスからのアクセスが可能です。
また、オンラインメモツールでメモされた内容はすべてクラウド上で管理され、紙のメモと違って紛失する恐れがありません。さらにセキュリティでの保護や閲覧権限の設定を行えば、情報漏洩のリスクが下げられます。
紙とペンを用意せずとも、メモが手元のデバイスで完結できることから操作性が優れているのも特徴です。
【分類別】おすすめの情報共有ツール5選(無料もあり)
以下では、上記で説明した5つの分類からそれぞれ1つのツールを厳選してご紹介します。
各分類ごとに、それぞれ得意とする情報共有の内容は異なりますが、どの分類のツールを選ぶ場合であっても、それが確実に社内に浸透するツールかどうかの確認が大切です。
とくに、自社内のITリテラシーに差があるような場合、選択する分類が正しくとも、選択するツールによっては社員に馴染まず情報共有が活性化しない恐れがあります。
したがって、ツールを導入する際は、「そのツールが全社員で適切に活用できるかどうか」を確認しましょう。
今回ご紹介するツールの1つである「Stock」は、情報共有における「チャットが流れる」「ファイル共有が面倒」というストレスを解消する情報共有ツールです。その直感的な操作が高い評価を受け、現在100,000社以上の企業に導入されています。
非IT企業の社員でも使いこなせるほど簡単なStockであれば、リテラシーの差による活用の停滞もありません。
【情報管理ツール】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【ビジネスチャットツール】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、ビジネス向けのチャットツール・アプリです。メールに比べて気軽にコミュニケーションを取れ、社内の情報共有が活発になります。既読機能がなくメッセージを自分のタイミングで確認できるのが特徴です。
＜Chatworkの注意点＞
- 大事な情報が流れやすい
- ファイルのプレビューができない
コミュニケーションはすべてチャット形式になるので、投稿した情報が流れやすく、後から見返すのが難しいです。
PDFやパワーポイントなどのファイルは、ツール上でファイルのプレビューができないため、都度ダウンロードの必要があります。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり600円/月
- エンタープライズ：1ユーザーあたり960円/月
チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。
無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。
【社内Wikiツール】esa
＜esaの特徴＞
esaは、情報の育成を前提としたチームのための社内wikiツールです。WIP機能を利用すれば、ドキュメントを不完全な状態であっても共有できるので、早め早めの情報共有が実現できるのが特徴です。
＜esaの注意点＞
- 非エンジニアに馴染みにくい
- フリープランはない
Markdown記法に対応しているため、非エンジニアのメンバーが多い職場やチームでは慣れるまで時間がかかる可能性があります。
フリープランはないので、トライアル期間中に試用して導入するかどうかを判断しなくてはなりません。
＜esaの料金体系＞
- 1ユーザーあたり500円/月
チーム作成後2か月はフリートライアルが利用できます。
【オンラインストレージツール】Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、さまざまなファイルをクラウド上に保存できるオンラインストレージツールです。リアルタイムでの共同編集に対応しており、複数人での同時編集が行えるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 編集履歴の表示が分かりづらい
- 自動同期設定は精度が低い
アップロードしたデータには編集履歴が表示されますが、表示形式に慣れることが求められます。
自動同期設定は動作が不安定になりやすく、保存したつもりができていなかったというトラブルが起こりやすいので注意が必要です。
＜Google Driveの料金体系＞
- Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。15GB以上の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。
【オンラインメモツール】Evernote
Evernoteはアイデアを記録して、後から素早く見つけられるオンラインメモツールです。ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用できるのが特徴です。
＜Evernoteの注意点＞
- 動作が重くなる場合がある
- 高機能なため、使い方が難しい
サイズの大きいファイルの貼り付けで動作が重くなったというユーザーの声があります。
高機能なツールのため、ITリテラシーの低い社員の場合、使いこなすまでに時間がかかる傾向があります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：￥0
- PERSONAL：￥680/月（月間払い）
- PROFESSIONAL：￥850/月（月間払い）
- EVERNOTE TEAMS：￥1,100/ユーザ/月（月間払い）
月60MGまでアップ可能で、25MBまでのノートが利用できるプランです。
月10GBまでアップ可能で、200MBまでのノートが利用できるプランです。
月20GBまでアップ可能で、外部ツールとの連携が可能なプランです。
月20GBまでアップ可能で、1ユーザーあたり2GBの容量が利用可能なプランです。管理機能が充実しているのが特徴です。
情報共有ツールを選ぶ3つのポイント
数ある情報共有ツールの中から、自社に採用するものを選ぶのは難しいです。
そこで以下では、失敗しないツール選びのために押さえるべき3つのポイントをご紹介します。ポイントを正しく押さえて、最適なツール選びを行いましょう。
必要な機能が揃っているか
情報共有ツールを選ぶ際には、自社の抱える課題を解決するために必要な機能があるか否かを基準にしましょう。
とくに「ビジネス界隈で流行っている」「記事で紹介されていた」といった基準で情報共有ツールを選べば、自社の環境に合わないという事態が起きる可能性があるので注意が必要です。
「業務の効率化を目的にしていたが管理工数や入力項目が増えてしまい、かえって非効率になった」という事態を避けるためにも、自社で情報共有ツールを採用する目的から必要な機能を洗い出していきましょう。
シンプルで使いやすいか
情報共有ツールをチームに浸透させるためには、ツールはシンプルで使いやすいものである必要があることが最も重要です。
いくら便利な情報共有ツールを導入しても、実際の現場で使われなければ初期コストや運用コストだけがかかり、情報共有ツールのメリットを享受できません。
ツール導入による効果を最大限に得るためにも、導入するツールはITに詳しくない人でも、直感的に使えるものを選びましょう。
ツールが直感的に利用できれば、社員に教育する手間なく使い始められるので、業務効率化の実現とチーム全体の生産性向上をより早く体感できます。
利用人数と費用に問題はないか
情報共有ツールを導入する際は、利用人数と費用についても慎重に検討しましょう。
多くの情報共有ツールはサブスクリプション型を採用しており、かつ1人単位で月額利用料が発生するプランが設定される傾向があります。
そのため、組織規模が大きくなるほど運用コストがかかる場合があります。
とくにツールの利用人数は費用に大きく関わるので、低額で利用できるものはないか、オプションごとに課金があるのかの検討が必要です。
情報共有ツールを活用する3つのメリット
以下では、情報共有ツールの活用によって得られるメリットについて解説します。ツールでの情報共有によりどんなメリットが得られるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
情報・知識を簡単に管理できる
情報共有ツールを活用すると、情報や知識の整理や分類が簡単になります。
社内に散在しやすいドキュメントやコンテンツも、ツールを利用すればグループごとに格納できるので、情報を構造化した管理が行えます。
また、ツールの導入によって情報の管理が簡単になれば、それに伴いほかのタスクに割けるリソースが増えるため、結果として生産性の向上が見込めます。
このように、情報共有ツールは管理者だけでなく、チーム全体に対してもメリットがあるものです。したがって、部署やチームで業務を進めるケースが多い企業ほど導入は必須と言えます。
必要な情報にすぐアクセスできる
情報共有ツールは高度な検索機能を兼ね備えています。
作成日や作成者、データの種類などでフィルターがかけられるので、すぐに目的の情報に辿り着けます。また、ツールによってはキーワード検索にも対応しているため、情報に関連するキーワードからの絞り込みも可能です。
紙を用いた情報共有で必ず発生していた「資料を探す」という余計な業務時間を削減し、業務効率化や生産性の向上に貢献できます。
社内/社外でのコミュニケーションが活性化する
情報共有ツールはメールや電話と比較して気軽なやりとりができるので、社内外を含めた円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
また、ツール内では過去の会話のログも簡単に確認できるため、情報の伝達漏れを防止します。
コミュニケーションエラーが懸念であれば既読や未読の確認ができるツールもおすすめです。ただし、既読・未読の機能は、時間外の労働や利用者のストレスを生む原因ともなるため、導入の際には注意しましょう。
情報共有ツールを導入する際の3つの注意点
以下では、情報共有ツールを導入する際に注意すべきポイントについて解説します。
どのツールを導入するか決まった後でも、情報共有ツールのメリットを最大限得るために以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
情報共有ツールの目的や利用方法を周知しておく
情報共有ツールを導入する際は、目的や利用方法をあらかじめ社内に周知しましょう。
情報共有ツールのメリットを存分に享受するためには、利用するメンバーが「導入の目的」と「利用方法」を十分に理解しておく必要があります。
十分な理解がないままに導入を進めてしまえば「情報共有を行ったつもり」になる社員が増え、情報共有が上手くいかない原因になりかねないからです。
ツールを定着させ、組織の課題を解決するためにも、社内周知を徹底しておきましょう。
情報共有のルールを設定する
情報共有ツールを導入する前に、利用時のルールを定めておきましょう。
あらゆる情報を管理できる情報共有ツールですが、社員それぞれが無造作に管理してしまえば、途端にツールの利便性が失われます。
利便性を維持するためにも情報共有に関する最低限のルールを設けて、情報の管理・共有ができる環境を整えましょう。
このとき注意すべきなのは、複雑なルールの制定を避けることです。複雑なルールは、社員にとって情報共有にマイナスなイメージを抱かせる原因になります。あくまでも日々のなかで定着できるようなルールを作り、環境を整えましょう。
ヒアリングや改善を怠らない
情報共有ツール導入後は、実際にツールを使っている現場のヒアリングや改善作業が重要です。たとえ短期間であっても実際に運用してみると、不具合や既存のシステムに合わないトラブルが現場で発生している可能性があるからです。
しかし、このとき無理にツールに現場が合わせたり、現場にツールを合わせたりするのはやめましょう。どちらかに合わせてしまえば、どこかでまた不具合がでやすくなります。
したがって、情報共有ツールのメリットをうまく利用しながら、修正や調整を重ねて業務を向上させていく必要があります。
社内・社外で使えるおすすめ情報共有ツールのまとめ
ここまで、社内外で使えるおすすめの情報共有ツールと選定ポイント・注意点を解説しました。
情報共有ツールを選ぶときは「必要な機能があるか」「シンプルで使いやすいか」「利用人数と費用に問題はないか」の確認が必要です。
情報共有ツールは短期的な利用ではなく、長期的な利用を行ってはじめて効果が出るものであり、長期的な利用に十分な機能と操作性が必要不可欠だからです。
したがって、これらの条件がすべて満たされるツールであれば、情報共有ツールのメリットを最大限享受できるとも言えます。
今回ご紹介したツールなかの1つである情報共有ツールStockは、上記の選び方のポイントを全て満たす、ITに詳しくない人でもシンプルで使いやすい情報共有ツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して情報共有ツールによるメリットを享受しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
