ビジネスにおける大切な要素のひとつに「情報共有」があります。
情報共有を円滑にすることで、個々人の業務が効率的になり、チーム全体の生産性が向上します。
しかし、他に集中すべき業務が山積みの状態では、情報共有を円滑にするために必要なリソースを割くことは困難です。
そこで活躍するのが「情報共有ツール」です。
情報共有ツールを活用することで、簡単に情報の管理や共有ができるようになります。
一方で、「情報共有ツールの数が多すぎて、何を選べば良いのかわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、「おすすめ情報共有ツール5選」「情報共有ツールを選ぶポイント」「導入する際の注意点」をご紹介します。
- 情報共有ツールを採用する上で大切なポイントを知りたい
- 結局どのツールが良いのかわからない
- 情報共有の導入時に気をつけるべきことを知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして自社にマッチする情報共有ツールを検討してみてください。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
情報共有ツールの分類
情報共有ツールは、大きく5つに分類することができます。
「情報」を扱う上で、どれも重要な機能を持っています。
情報管理ツール
情報管理ツールとは、デジタル化した情報を一括で管理するためのツールです。
デジタルデータの管理方法として、パソコンなどのハードディスクにデータを保存していく方法もあります。しかし、「目的の文書が見つからない」など、検索性が低いというデメリットがあります。
そこで、情報管理ツールを活用すると、フォルダの構造が複雑になっても簡単に素早く、必要な資料の検索が可能になります。
また、情報管理ツールは共有機能を兼ね備えていることが多いので、管理業務が効率的になります。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チームのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。例えば、社内で気軽なコミュニケーションが取れるような機能があります。
具体的には、リアクションスタンプや絵文字などが利用できるので、対面での会話に近いコミュニケーションを取ることができます。
また、テキストチャット以外にも、ファイルやデータを共有できる機能もあり、メールに添付して送信する手間がなくなります。
さらに、ビジネスチャットツールを利用することで、メールよりも素早いレスポンスが可能になるので、業務効率の向上も期待できます。
社内Wikiツール
社内Wikiツールは、組織の蓄積してきた情報をまとめて、いつでも参照できるようにするツールです。
具体的には、メンバーがそれまでに取得したスキルやノウハウ、プロジェクトの情報を、解説やマニュアル化をしてまとめます。
社内Wikiツールを利用した場合、データの保存場所やフォーマットなどの設定は基本的に不要なので、手軽に情報を蓄積していくことができます。
また、社内Wikiツールの導入によって業務やプロジェクトの属人化を防ぎ、事業継続の障害となるリスクを低下させることが可能です。
オンラインストレージツール
オンラインストレージツールは、インターネット上にデータの保存ができるツールです。
データはクラウド上に保存されるので、アクセスできるデバイスであれば、どこにいても必要な情報の確認が可能です。
複数人と同じデータを共有し、同時に編集ができるので、業務を効率化できます。
また、自動バックアップ機能があるので、作業中にパソコンの電源が落ちてしまったときでも、作成していたデータは最新の状態で自動的に保存されます。
オンラインメモツール
オンラインメモツールは、メモした内容がクラウド上に自動保存されていくツールを指します。クラウド上にデータが保存されていくので、あらゆるデバイスからアクセスできます。
もし紙のメモを紛失した場合には、重要な情報を漏洩してしまう可能性がありますが、オンラインメモツールでメモされた内容はセキュリティで保護されていたり、閲覧権限を設定したりできるので外部に見られてしまう心配がありません。
また、紙とペンを用意する必要がなく、手元のデバイスで完結できるなど操作性が優れていることも特徴です。
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【分類別】おすすめの情報共有ツール5選(無料もあり)
上記で説明した5つの分類から、それぞれ1つのツールを厳選してご紹介します。
ツールの代表的な特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
【情報管理ツール】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【ビジネスチャットツール】Chatwork
Chatworkは、テキストのやりとりだけでなく、音声・ビデオ電話も利用可能なビジネスチャットツールです。
＜Chatworkのポイント＞
- メールの課題を解決できる
ファイル送受信の容量制限がないので、どんなファイルでも共有できます。グループチャット機能を使えば、Cc/Bcc漏れによる連絡の二度手間をなくすことが可能です。
- モバイルアプリにも対応している
デスクトップやスマートフォン、タブレット端末など、あらゆる環境で利用可能です。営業などの外出先ではモバイルアプリを利用することで、時間や場所にとらわれずに仕事ができます。
- 3種類の料金プラン
料金プランは「フリー」「ビジネス」「エンタープライズ」の3種類があります。ストレージ容量の制限や使える機能などに違いがあります。
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【社内Wikiツール】esa
esaは、不完全な情報でも気軽に公開して、チームで少しずつ情報を蓄積していくことができる社内Wikiツールです。
＜esaのポイント＞
- 社内のドキュメントを一括管理する
カテゴリ設定を利用して、社内の情報を簡単に整理できます。管理されている情報は、メンバーであれば誰でもアクセスが可能です。
- WIP機能
WIP機能は、ドキュメントを不完全な状態で共有できる機能です。気軽に作成ができるので、早め早めの情報共有が実現できます。
- シンプルな料金プラン
申込後の２ヶ月間はフリートライアルで、その後は月額500円/人の利用料が発生します。
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【オンラインストレージツール】Google ドライブ
Google ドライブは、様々なファイルをクラウド上に保存することができるオンラインストレージツールです。
＜Google ドライブのポイント＞
- あらゆるファイルを保存できる
パソコンに保存できる主要なファイルと同等のものを保存できます。例えば、テキストドキュメントや画像ファイル、動画ファイルなど、よく使うファイルは基本的に全て保存可能です。
- リアルタイムで共同編集ができる
Google ドライブ上で保存されたデータを、複数人で同時に編集できます。編集権限も「編集者」「閲覧者(コメント可)」「閲覧者」から選択できるので、柔軟にデータの共有ができます。
- 無料で利用可能
Google ドライブは無料で全ての機能を利用できます。
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【オンラインメモツール】Evernote
Evernoteは、アイデアを簡単に記録して、後から素早く見つけることができるオンラインメモツールです。
＜Evernoteのポイント＞
- どこにいても使える
保存した内容はクラウド上で同期されるので、使っているあらゆるデバイスからアクセス可能です。自宅でパソコンからメモした内容を、外出先で確認できます。
- Webクリッパー機能
保存しておきたいWebページを、ノートに直接貼り付けることができます。保存したWebページには矢印やテキストを記入できるので、重要な箇所を目立たせることができます。
- 3つの料金形態
「ベーシック」「プレミアム」「Bisiness」の3つの料金形態があり、それぞれ利用できるストレージ量や同期できる端末数の制限などの違いがあります。
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情報共有ツールを選ぶ3つのポイント
数ある情報共有ツールの中から、自社に採用するものを選ぶことは大変です。
失敗しないツール選びのために厳選した3つのポイントをご紹介します。
必要な機能が揃っているか
情報共有ツールを選ぶ際には、「自社の抱える課題を解決するために必要な機能」があるか否かを基準にしましょう。
「ビジネス界隈で流行っている」「記事で紹介されていた」というような基準で情報共有ツールを選んでしまうと、自社の環境に合わないという事態が起きる可能性があります。
「業務の効率化を目的にしていたが管理工数や入力項目が増えてしまい、かえって非効率になった」という事態を避けるためにも、「自社で情報共有ツールを採用する目的から必要な機能を洗い出す」ことをおすすめします。
シンプルで使いやすいか
情報共有ツールをチームに浸透させるためには、シンプルで使いやすいことが最も重要です。
情報共有ツールを導入しても、実際の現場で使われなければ初期コストや運用コストだけがかかってしまい、情報共有ツールのメリットを享受できません。
そのため、ITに詳しくない人でも、直感的に使うことのできるツールを導入することで、業務効率化の実現とチーム全体の生産性向上に貢献します。
利用人数と費用に問題はないか
情報共有ツールの利用人数と費用について慎重に検討しましょう。
情報共有ツールは買い切りの製品ではなく、サブスクリプション型の製品が比較的多いです。
1人単位で月額利用料が発生するプランが多いので、組織規模が大きくなるほどコストがかかることがあります。
ツールを利用する人数は費用に大きく関わるので、低額で利用できるものはないか、オプションごとに課金があるのかの検討が必要です。
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情報共有ツールを活用することの3つのメリット
情報共有ツールをチームで活用すると業務効率化ができるというメリットが得られます。
ここではそのなかでも具体的なメリットをご紹介します。
情報・知識を簡単に管理できる
情報共有ツールを活用することで、情報や知識の整理や分類が簡単になります。
例えば、グループ毎にドキュメントやコンテンツが格納できるので、情報を構造化しておくことで簡単に管理が可能です。
また、情報の管理が簡単になるので、別の集中すべき仕事に割ける時間が増え、生産性が向上していきます。
情報共有ツールの導入は管理者だけでなく、チーム全体にもメリットがあるので、部署やチームで業務を進めるケースが多い企業ほど導入は必須と言えます。
必要な情報にすぐアクセスできる
情報共有ツールは高度な検索機能を兼ね備えています。
作成日や作成者、データの種類などでフィルターがかけられるので、すぐに目的の情報に辿り着くことができます。
「資料を探す」という余計な業務時間を削減し、結果的に業務効率化や生産性の向上に貢献できます。
社内/社外でのコミュニケーションが活性化する
メールや電話と比較して、気軽にやりとりできる機能があるので、社内外を含めて円滑なコミュニケーションを取ることが可能です。
また、過去の会話のログも簡単に確認できるので、情報の伝達漏れや再度連絡をする手間がなくなります。
さらに、既読や未読の確認ができるツールであれば、コミュニケーションエラーを防止できます。
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情報共有ツールを導入する際の3つの注意点
どのツールを導入するか決まった後も、情報共有ツールのメリットを最大限得るため、以下の３つのポイントを押さえておきましょう。
情報共有ツールの目的や利用方法を周知しておくこと
情報共有ツールのメリットを存分に享受するためには、利用するメンバーが「導入の目的」と「利用方法」をあらかじめ理解しておく必要があります。
情報共有ツールを導入する目的をメンバーにまで周知しておくことは必要ないと思われがちですが、利用方法の理解度を高められるのでおすすめです。
逆に、利用方法の理解度が低いとツールが定着しないので、組織の課題を解決することができなくなります。
情報共有のルールを設定すること
あらゆる情報を管理できるのが情報共有ツールですが、無造作に管理してしまうと、利便性が失われてしまいます。
情報共有に関する最低限のルールを設けることで、情報を構造的に管理しながらも、あらゆる情報を管理・共有できる環境を整えられます。
ヒアリングや改善を怠らないこと
情報共有ツール導入後は、実際にツールを使っている現場のヒアリングや改善作業は非常に重要です。
少しの期間、実際に運用してみると、不具合や既存のシステムに合わないトラブルが現場で発生している可能性があります。
無理にツールに現場が合わせたり、現場にツールを合わせたりするのではなく、情報共有ツールのメリットをうまく利用しながら、修正や調整を重ねて業務を向上させていくことが必要です。
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社内で使えるおすすめ情報共有ツールのまとめ
情報共有ツールを選ぶ時のポイントは以下の通りです。
- 必要な機能が揃っているか
- シンプルで使いやすいか
- 利用人数と費用に問題はないか
この3つのポイントを全て押さえた情報共有ツールを採用することで、「情報・知識を簡単に管理できる」「必要な情報にすぐアクセスできる」「社内/社外でのコミュニケーションが活性化する」等のメリットが得られます。
また、今回はツール導入の際に注意すべき点も3点ご紹介しました。
- 情報共有ツールの目的や利用方法を周知しておくこと
- 情報共有のルールを設定すること
- ヒアリングや改善を怠らないこと
この3点は、どの情報共有ツールを導入した場合でも共通するポイントです。
今回ご紹介したなかの情報共有ツール「Stock」は、選び方のポイントを全て満たし、ITに詳しくない人でもシンプルで使いやすく、低額で利用可能な情報共有ツールです。
「Stock」は、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して情報共有ツールのメリットを存分に享受してみてください。
